數(shù)字化檔案建設(shè)方案

1、數(shù)字化房產(chǎn)檔案建設(shè)方案檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措。隨著城市的發(fā)展和進(jìn)步，房產(chǎn)檔案的形成會(huì)越來(lái)越多，類別越來(lái)越細(xì)，而傳統(tǒng)手工作業(yè)方法已經(jīng)呈現(xiàn)出了許多弊端：效能低、錯(cuò)誤多、易損毀、易丟失。所以數(shù)字化檔案的建設(shè)在當(dāng)前的檔案管理工作中的重要性正日益凸顯出來(lái)。對(duì)于我局檔案館的數(shù)字化建設(shè)特制定以下方案：一、 制定批次為在數(shù)字化處理過(guò)程中對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效的管理及對(duì)數(shù)字化處理進(jìn)行有效控制，需對(duì)館藏的檔案按照類別進(jìn)行批次安排，確保在數(shù)字化過(guò)程中有序進(jìn)行。二、數(shù)字化處理1、檔案出庫(kù)交接根據(jù)數(shù)字化加工批次計(jì)劃進(jìn)行出庫(kù)，對(duì)出庫(kù)的檔案進(jìn)行完整性檢查，對(duì)通過(guò)完整性檢查的檔案，進(jìn)行數(shù)量確認(rèn)，并詳

2、細(xì)登記檔案出庫(kù)單，確保交接中檔案數(shù)量的正確性和完整性。2、目錄制定及檔案整理按照文件數(shù)據(jù)庫(kù)目錄結(jié)構(gòu)及目錄著錄要求，規(guī)范需要目錄補(bǔ)錄的檔案目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字度長(zhǎng)度等規(guī)范要求。對(duì)出庫(kù)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工前，需對(duì)檔案文件進(jìn)行掃描前處理，使之成為能夠進(jìn)行掃描的形態(tài)。對(duì)影響掃描的非成冊(cè)檔案裝訂進(jìn)行拆除裝訂物，對(duì)破損嚴(yán)重，無(wú)法進(jìn)行掃描的文件應(yīng)進(jìn)行技術(shù)處理，如紙張褶皺無(wú)法掃描的應(yīng)進(jìn)行壓平等處理。對(duì)于檔案內(nèi)的資料應(yīng)區(qū)分掃描件和非掃描件，并詳細(xì)記錄，確保檔案內(nèi)的資料不亂不丟。掃描完成后按照檔案館的要求進(jìn)行裝訂，保證每卷檔案不掉頁(yè)，邊緣整齊。3、檔案掃描根據(jù)文件數(shù)據(jù)庫(kù)要求的規(guī)格進(jìn)行檔案掃描，保證

3、掃描件圖像效果與原件吻合。大幅面檔案采用大幅面掃描儀或者小掃描儀掃描后進(jìn)行圖片拼接。核對(duì)每份文件的掃描頁(yè)碼、頁(yè)數(shù)與實(shí)際的文件頁(yè)碼、頁(yè)數(shù)是否一致。對(duì)掃描圖像進(jìn)行命名時(shí)一定要正確，不能出現(xiàn)圖片顛倒、錯(cuò)亂等現(xiàn)象，掃描時(shí)要保證檔案原件不被損壞。4、圖像處理對(duì)顛倒、偏斜的圖像進(jìn)行糾偏處理，以符合閱讀習(xí)慣。對(duì)頁(yè)面中影響閱讀的污點(diǎn)、黑線、黑邊等雜質(zhì)進(jìn)行去污處理。對(duì)顏色深淺度進(jìn)行調(diào)整，確保圖像字跡清晰，對(duì)大幅面掃描所形成多幅圖像進(jìn)行拼接，合并為一個(gè)完整圖像，以保證數(shù)字化圖像的完整性。5、文件錄入根據(jù)數(shù)字檔案管理的軟件以及文件數(shù)據(jù)庫(kù)的要求，將掃描后的圖像按照檔案編碼進(jìn)行錄入，在錄入過(guò)程中要做到不漏頁(yè)、不亂頁(yè)，對(duì)

4、錄入的文件要進(jìn)行準(zhǔn)確性核對(duì)，確保文件的完整。6、目錄整理文件錄入完畢后應(yīng)按照系統(tǒng)內(nèi)的文件目錄制定館藏紙質(zhì)檔案的的索引目錄，以確定每份電子檔案在檔案館中原件的位置，做到不亂、不錯(cuò)。7、檔案入庫(kù)完成數(shù)字化處理后，應(yīng)按照制定的檔案目錄進(jìn)行歸檔上架，由接收人檢查檔案的完整性，并核對(duì)檔案出庫(kù)單，確保文件不丟失。檔案出庫(kù)檔案整理檔案掃描圖像處理文件錄入目錄整理檔案入庫(kù)三、人員培訓(xùn)及安排由于檔案管理的專業(yè)性，在工作開始前，由業(yè)務(wù)單位及產(chǎn)權(quán)檔案室各出一人為工作人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，培訓(xùn)期為10個(gè)工作日。為保證檔案數(shù)字化順利有序進(jìn)行，對(duì)工作流程中各個(gè)崗位做出如下安排：1、檔案出入庫(kù)、批次制定1人，在制定批次后，

5、負(fù)責(zé)提檔并做好記錄以及接檔核對(duì)記錄。2、目錄制定及檔案整理共2人，一人負(fù)責(zé)檔案的分冊(cè)、目錄制定，一人負(fù)責(zé)掃描前檔案處理。3、檔案掃描1人，嚴(yán)格按照批次掃描處理好的檔案。4、圖像處理1人，將掃描好的圖像做去污、調(diào)整、邊框剪切等工作。5、文件錄入4人，將處理好的數(shù)字化文件及相關(guān)信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)。6、目錄整理1人，負(fù)責(zé)錄入完的文件裝訂及編號(hào)。四、所需辦公用品清單為加快檔案數(shù)字化過(guò)程，減少工作繁瑣度?，F(xiàn)需要以下辦公用品：1、電腦+打印機(jī)6套（電腦要求可以進(jìn)行圖像處理，打印機(jī)5臺(tái)激光1臺(tái)針式）2、高速掃描儀1臺(tái)，高拍儀1臺(tái)3、雙面復(fù)印機(jī)1臺(tái)4、裝訂機(jī)1臺(tái)，碎紙機(jī)1臺(tái)5、檔案盒、文件夾、資料冊(cè)、索引紙、檔案袋、標(biāo)簽紙、號(hào)碼機(jī)、拆封刀、裁紙刀、訂書機(jī)、訂書針、曲別針、大頭針、圖章、印油若干檔案館的數(shù)字化能夠通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算檢索及查閱檔案，極大的提高了工作效率，對(duì)紙質(zhì)檔案的