如何使用郵件有效溝通

1、如何使用郵件有效溝通？使用電子郵件（E-mail）是職場(chǎng)重要的溝通方式，在工作中處于難以替代的地位。但就我的了解，目前我們有很多同事不太習(xí)慣使用郵件，和是很方便，但并非適用于所有溝通，尤其是比較重要的工作溝通，作為一名卓越的職場(chǎng)人，一定要培養(yǎng)起使用企業(yè)郵箱的好習(xí)慣哦！現(xiàn)在從網(wǎng)上扒了一些東西，結(jié)合自己的認(rèn)識(shí)，整理了這份文檔，希望能給鳥人們提供參考。時(shí)間倉(cāng)促，錯(cuò)漏難免，請(qǐng)大家指出。用工作郵件溝通有哪些好處？1、 郵件信息不會(huì)像在群里隨時(shí)都被淹沒。重要信息發(fā)在群里，后面跟聊的信息過多，很難越過層層閑聊話題找到或看到應(yīng)該看到的內(nèi)容。2、 內(nèi)容可保存、好查詢，微信里的附件無(wú)法長(zhǎng)時(shí)間保存，QQ可能在不同的

2、手機(jī)或電腦上登錄，記錄與文件無(wú)法完整保留，而郵件能克服這個(gè)不足。3、 針對(duì)特定人或人群，主題清楚，指向性強(qiáng)。郵件群發(fā)、抄送都比較方便，無(wú)須像QQ、微信需要重復(fù)建群。4、 便于管理與移交。一個(gè)賬號(hào)對(duì)應(yīng)一個(gè)崗位，交接與管理方便。5、 是你努力工作的重要證明呵。翻翻你的郵件，回顧工作的每一個(gè)過程，是不是能學(xué)到很多東西，也小有成就感呢！是的，郵件是很好，可是，可是 可混了職場(chǎng)這多年，我依然寫不好一封郵件寫給誰(shuí)？ 準(zhǔn)確理解To，Cc，Bcc，F(xiàn)wd主送TO：即收件人，就是你的郵件要發(fā)給誰(shuí)，需要他對(duì)你所發(fā)內(nèi)容負(fù)責(zé)和回應(yīng)的對(duì)象?？梢允且粋€(gè)人，也可是多個(gè)人。如果是非告知性內(nèi)容，建議主送不要太多人，導(dǎo)致責(zé)任分散

3、。抄送CC：除了主送對(duì)象外，還有哪些與本郵件相關(guān)的人員需要知道你發(fā)的內(nèi)容，請(qǐng)抄送給他，一般抄送的對(duì)象不需要對(duì)方回復(fù)。原則上對(duì)外（或越級(jí)）發(fā)送的重要郵件請(qǐng)抄送給直接上司?？绮块T發(fā)送的郵件可抄送給對(duì)方上司。密送BCC：這個(gè)一般沒有必要。轉(zhuǎn)發(fā)FWD: 為了簡(jiǎn)便，我們經(jīng)常直接轉(zhuǎn)發(fā)出我們收到的郵件，轉(zhuǎn)發(fā)郵件時(shí)請(qǐng)注意在正文中寫上轉(zhuǎn)發(fā)說(shuō)明，而不是直接一發(fā)了事。同時(shí)要考慮收到的郵件、內(nèi)容是否適合全文轉(zhuǎn)發(fā)，如不適宜，則按來(lái)件另擬郵件。如何用主題？ 1、 主題一定不能留空白，空白主題不禮貌，讀信人無(wú)法通過主題了解郵件內(nèi)容及重要性，不便于收件歸檔；2、 主題要簡(jiǎn)明扼要，不要冗長(zhǎng)，方便收件人通過任何收件軟件提醒就能概

4、略了解郵件內(nèi)容；3、 最好在主題中明確郵件來(lái)源，即是誰(shuí)發(fā)的。4、 主題要清晰，高度概括郵件內(nèi)容，最好是一封郵件只有一個(gè)主題5、 主題中不要有夸張的注釋，比如感嘆號(hào)，加急，特別重要 等，如確實(shí)重要或加急，可用電話強(qiáng)調(diào)說(shuō)明。如何寫正文？ 1、 所有郵件必須要有正文內(nèi)容，我們很多人，尤其是公司內(nèi)部之間傳遞文件，經(jīng)常只加附件，沒有正文內(nèi)容。這是不符合行文規(guī)范，也是不利于溝通的。2、 正文稱呼要恰當(dāng)，通常稱姓+職務(wù)，或姓+先生/女士；當(dāng)然公司內(nèi)部另有規(guī)定的遵從內(nèi)部規(guī)定。對(duì)外注意不要弄錯(cuò)性別；正文開始前盡量要有問候語(yǔ)，以示友好。3、 正文要簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)明背景，即為什么寫這份郵件。如果郵件有附附件，需要在正

5、文中說(shuō)明（說(shuō)明附件的主題、主要內(nèi)容、由誰(shuí)提供等，如果附件有多份，最好在正文中說(shuō)明）4、 正文必須要說(shuō)明對(duì)對(duì)方的要求。即你需要對(duì)方收到郵件后如何做。一份有效的工作郵件必須至少有一句祈使句，明確對(duì)方所要做的動(dòng)作。如請(qǐng)知悉，請(qǐng)回復(fù)，請(qǐng)批準(zhǔn)等等，盡可能在這些動(dòng)詞前加上你所期望（或要求）的時(shí)限。5、 郵件正文盡量使用正式規(guī)范、精準(zhǔn)的語(yǔ)句，以減少歧義，盡量少用口頭語(yǔ)。6、 正文版面規(guī)范整潔，要用常見的字體和字號(hào)，不要用奇異的字體，以防止對(duì)方閱讀時(shí)字體變形影響閱讀，對(duì)部分要強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容可以通過加粗、下劃線等來(lái)突出，或用圖表來(lái)說(shuō)明。忌用背景信紙。如何用附件？ 1、 為避免閱讀障礙，附件要使用或轉(zhuǎn)換成常用的文檔格

6、式（WORDEXCELPDFPPTJPG等）2、 附件名稱要精準(zhǔn)規(guī)范，針對(duì)郵件要表達(dá)的意思命名或改名，并保持附件名稱與正文中說(shuō)明的附件名稱一致。如何用簽名？ 使用郵件的簽名檔，會(huì)使郵件顯得更加規(guī)范，也會(huì)提高擬寫郵件的效率，使用簽名檔應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：1、 信息要盡量簡(jiǎn)潔，不要把冗長(zhǎng)的公司簡(jiǎn)介、廣告語(yǔ)無(wú)節(jié)制地羅列，也不要過多地透露個(gè)人信息。信息應(yīng)以實(shí)用、規(guī)范、簡(jiǎn)單為準(zhǔn)。2、 字體字號(hào)恰當(dāng)，使用常規(guī)字體和字號(hào)。電話號(hào)碼使用小寫3、 簽名檔中除單位LOGO外，盡量不要使用其他圖片。4、 如果單位沒有統(tǒng)一規(guī)范的簽名檔，自己盡量設(shè)置兩個(gè)或三個(gè)模板，以適用不同的發(fā)送對(duì)象使用。如何回復(fù)郵件？ 1、 確保每個(gè)郵

7、件都能及時(shí)回復(fù)。養(yǎng)成定時(shí)查看郵件的習(xí)慣，通過電腦桌面提醒或手機(jī)郵箱軟件來(lái)管理郵件，所有郵件收到后第一時(shí)間回復(fù)，即便事項(xiàng)當(dāng)時(shí)沒有處理，也應(yīng)回復(fù)對(duì)方郵件已收到，什么時(shí)候可以給對(duì)方回復(fù)或結(jié)果。2、 如果你對(duì)發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來(lái)RE去，回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要Re Re一大串。面對(duì)這樣的標(biāo)題。我是不是有些抓狂？ 3、 要區(qū)分Reply和Reply All，大部分的問題都可以全部回復(fù)，以盡量達(dá)到信息共享，但如果共享信息對(duì)其他人沒有幫助，則直接單獨(dú)回復(fù)即可。以減少干擾。應(yīng)注意哪些郵件的禮儀 ？ 良好的職業(yè)

8、形象體現(xiàn)在工作的方方面面，郵件傳輸也是公司形象和個(gè)人素養(yǎng)的重要展現(xiàn)通道！1 再次強(qiáng)調(diào)一定不要空白標(biāo)題，這是很失禮的。2 不要隨便用“緊急”“！”之類的字眼，前面已說(shuō)到過。3 不要逮誰(shuí)都用個(gè)“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)，或者帥哥美女之類的那么地輕佻，或是用“親”“童鞋”等過于網(wǎng)絡(luò)化的稱呼4 若對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說(shuō)明的就是自己的身份5 注意Email的論述語(yǔ)氣 尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。哪怕你與收件人很熟悉，但你要知道電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人的，轉(zhuǎn)發(fā)的時(shí)候，可能沒人會(huì)幫你修改表述語(yǔ)句 6 一次郵件交待完整信息 最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。 7 不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。弄得整個(gè)篇幅花花綠綠。合理的提示是必要的，但過多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。也會(huì)顯得你過于自我8 不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用 :) 之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻9 只在必要的時(shí)候使用英文郵件，英文郵件只是交流的工具，