合同管理制度

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上有限公司合同管理制度第一章 總 則第一條 為了加強(qiáng)有限公司（下稱“本公司”或“公司”）的對合同簽訂、履行等事項(xiàng)的管理和內(nèi)部控制，避免或減少因合同管理不當(dāng)而給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或給公司帶來不必要的風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)法律規(guī)定制定本合同管理制度（下稱“本制度”）。第二條 本制度所稱合同是指公司及其所屬各單位與各法人單位、其他組織、自然人或相互之間簽訂的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的協(xié)議。公司對外發(fā)文，需要公司承擔(dān)任何責(zé)任者，按照與合同同等原則適用本制度。第三條 公司應(yīng)根據(jù)以下基本原則強(qiáng)化對合同的管理和風(fēng)險(xiǎn)控制：（一）公司內(nèi)部根據(jù)本制度實(shí)行分工負(fù)責(zé)及合同歸口管理制度；（二）合同談判之前

2、，相關(guān)的業(yè)務(wù)部門（“承辦部門”）應(yīng)當(dāng)在法律部的協(xié)助和支持下對對方簽約人的合法身份和法律資格進(jìn)行合適的審查，必要時(shí)可委托外部律師事務(wù)所進(jìn)行盡職調(diào)查；（三）合同審核上建立不同部門會(huì)同審核制度，承辦部門、財(cái)務(wù)部門和法律部（或外聘律師）應(yīng)當(dāng)參與談判或?qū)贤鼍邔徍艘庖?；（四）合同及合同的訂立?yīng)當(dāng)規(guī)范、合法； （五）合同專用章應(yīng)當(dāng)妥善保管；（六）合同履行應(yīng)有監(jiān)控；（七）合同的簽訂應(yīng)符合公司自身利益，防范合同簽訂過程中的任何舞弊、欺詐、串通等損害公司利益行為，尤其是選擇供應(yīng)商的環(huán)節(jié)。第二章內(nèi)部分工與授權(quán)審批第四條 承辦部門負(fù)責(zé)涉及本部門工作范圍內(nèi)合同的以下工作：合同談判、公司內(nèi)部報(bào)批、簽訂手續(xù)及簽字安排、

3、政府審批（如有必要）和執(zhí)行。有關(guān)這些工作，采購類合同由采購部門為承辦部門，銷售類合同由銷售部門為承辦部門，勞動(dòng)合同及人事相關(guān)合同由人力資源部為承辦部門，其他合同由其他相應(yīng)的部門負(fù)責(zé)承辦；如無負(fù)責(zé)部門，則由法律部負(fù)責(zé)，但是事后法律部認(rèn)為此類合同應(yīng)由其他某個(gè)部門負(fù)責(zé)的，則可向公司管理層（管理層的定義見公司章程）提出承辦分工方案，由管理層作出決定。第五條 關(guān)于合同的簽字，公司建立合同授權(quán)委托代理制度，明確公司內(nèi)部各單位、各部門授權(quán)范圍、授權(quán)期間和被授權(quán)人條件等事項(xiàng)。具體的授權(quán)方案由公司管理層提出，報(bào)公司董事會(huì)批準(zhǔn)通過。金額超過人民幣10萬元的合同，沒有金額但合作期限超過兩年的合同以及雖然低于前述標(biāo)準(zhǔn)

4、但簽署次數(shù)超過5次的合同，必須事先報(bào)管理層批準(zhǔn)。公司對外簽訂合同應(yīng)當(dāng)由董事長簽章，或者在董事會(huì)通過的授權(quán)方案內(nèi)，授權(quán)委托他人代理簽章。代理人應(yīng)當(dāng)在授權(quán)委托的范圍內(nèi)簽訂合同，不得轉(zhuǎn)委托。第六條 各部門必須嚴(yán)格在前述授權(quán)范圍內(nèi)簽訂本部門工作范圍內(nèi)合同。財(cái)務(wù)部、內(nèi)部審計(jì)和法律部對合同談判、公司內(nèi)部報(bào)批、簽訂、政府審批（如有必要）和執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督。所有合同在簽署之前必須報(bào)財(cái)務(wù)部和法律部審核。承辦部門相關(guān)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部相關(guān)負(fù)責(zé)人、法律部相關(guān)負(fù)責(zé)人在合同報(bào)批單上簽字確認(rèn)后，簽字人才能在合同上簽字。第七條 對外支付金額5000元人民幣以上（含5000元人民幣）必須簽訂書面合同，財(cái)務(wù)部才安排付款，特殊情況下管理

5、層批準(zhǔn)的除外。第三章 合同內(nèi)容的確定第八條 各部門應(yīng)盡可能使用公司現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)版本合同和對方談判和簽約。法律部負(fù)責(zé)起草、整理和完善標(biāo)準(zhǔn)合同，盡可能在經(jīng)常需要使用合同的領(lǐng)域都制定標(biāo)準(zhǔn)合同，各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)為法律部所起草的合同提供意見。采購合同、銷售合同（銷售給大客戶的除外）、員工勞動(dòng)合同必須使用公司標(biāo)準(zhǔn)版本，只有在法律部或者公司管理層同意的情況下，才可以使用對方的合同版本。第九條 沒有標(biāo)準(zhǔn)合同之時(shí)，原則上由承辦部門起草合同，法律部予以審核；法律部或者管理層認(rèn)定的重大合同或特殊合同可以直接由法律部起草或聘請外部專家起草。第十條 承辦部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同內(nèi)容對標(biāo)的物的生產(chǎn)商（或服務(wù)提供商）、價(jià)格及變化趨勢、

6、質(zhì)量、供貨期、市場分布以及風(fēng)險(xiǎn)等方面進(jìn)行綜合分析論證，掌握市場情況，合理選擇合同對方。第十一條 承辦部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對合同談判的管理，確保雙方權(quán)利義務(wù)公平對等，談判的有效進(jìn)行。重大合同（尤其是金額較大的合同和公司確定的對公司有重要影響的合同）或法律關(guān)系復(fù)雜的合同應(yīng)當(dāng)指定法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)、審計(jì)等專業(yè)人員參加談判，必要時(shí)可以聘請外部專家參與。涉及公司根本利益或者具有非常重大影響的合同則由管理層直接介入談判。承辦部門對于談判過程中的重要事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)予以記錄。第十二條 合同條款的確定和談判中，談判人員應(yīng)爭取對公司最有利的條款和規(guī)定。管理層可作出合同中所有重要問題的決定，必要時(shí)，管理層應(yīng)按照公司章程的規(guī)定報(bào)董事

7、會(huì)批準(zhǔn)；財(cái)務(wù)部就涉及財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、成本控制、支付以及本部門工作范圍內(nèi)的問題上作出決定或提供意見；法律部就所有涉及法律風(fēng)險(xiǎn)、合法性、公平性以及本部門工作范圍內(nèi)的問題上作出決定或提供意見。第十三條 承辦部門應(yīng)當(dāng)對擬簽約對象的民事主體資格、注冊資本、資金運(yùn)營、技術(shù)和質(zhì)量指標(biāo)保證能力、市場信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量等方面進(jìn)行資格審查，以確定其是否具有對合同的履約能力和獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力，并查證對方簽約人的合法身份和法律資格。其中涉及法律事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)根據(jù)情況尋求法律部的支持。第四章 合同審核第十四條 公司本制度第六條的規(guī)定的分工范圍建立合同會(huì)同審核制度。合同承辦部門在正式訂立合同前，應(yīng)當(dāng)將合同草案送有關(guān)部門會(huì)同審核。

8、第十五條 公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對合同中涉及資金收付、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移等與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)密切相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)關(guān)注：（一）經(jīng)濟(jì)性：符合公司的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)范疇；符合公司的經(jīng)濟(jì)利益。（二）可行性：資信可靠，資金充裕；具有在額定權(quán)限內(nèi)訂立合同的能力；擔(dān)保方式切實(shí)、可靠。（三）嚴(yán)密性：數(shù)量、價(jià)款、金額等標(biāo)示準(zhǔn)確；計(jì)算方式正確；財(cái)務(wù)等有關(guān)附件齊備。（四）合法性：資金來源合法；資金使用合法；結(jié)算方式合法。第十六條 公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)對合同中涉及資金、資產(chǎn)的來源和使用程序進(jìn)行抽查審核，重點(diǎn)關(guān)注：（一）資金來源合法，資產(chǎn)的所有權(quán)明確、合法；（二）資金使用和資產(chǎn)動(dòng)用的審批手續(xù)合法；（三）資金、資產(chǎn)的用途及使用方式合法；（四）價(jià)

9、款、酬金的確定正確、合理、合法，資金結(jié)算、酬金的支付方式明確、具體、合法。第十七條 法律部負(fù)責(zé)對合同合法性以及整體進(jìn)行審核，重點(diǎn)關(guān)注：（一）合法性：包括主體合法、內(nèi)容合法和形式合法。主體合法是指簽約各方具有簽約的權(quán)利能力和行為能力；內(nèi)容合法是指簽約各方意思表示真實(shí)、有效，無悖法律、法規(guī)、政策，無顯失公平的內(nèi)容。（二）嚴(yán)密性：條款齊備、完整；文字表述準(zhǔn)確；權(quán)利、義務(wù)具體明確；手續(xù)完備；附加條件適當(dāng)、合法。（三）可行性：資信可靠，有履約能力；擔(dān)保方式切實(shí)、可靠。（四）程序性：符合合同訂立的一般程序；相關(guān)合同審核部門審核意見齊全。第十八條 合同審核部門對合同進(jìn)行審核后，應(yīng)當(dāng)提出書面審核意見，并由審核

10、人和審核部門相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字。審核意見應(yīng)當(dāng)明確、具體，避免使用模糊性語言。第十九條 對審核中發(fā)現(xiàn)的重大錯(cuò)誤、遺漏和不妥之處，審核部門應(yīng)當(dāng)予以明確并提出修改意見。合同承辦人修改之后，應(yīng)當(dāng)重新提交審核。第五章 合同訂立第二十條 經(jīng)審核同意簽訂的合同，應(yīng)當(dāng)由法律部進(jìn)行編號(hào)并報(bào)公司董事長或授權(quán)代理人簽字，同時(shí)加蓋公司印章或合同專用章。公司印章或合同專用章的保管人必須在有適當(dāng)?shù)暮炞秩撕炞值那闆r下才予以蓋章，除非管理層明確指示可以不簽字而直接蓋章；特殊情況下如果不必在合同上簽字，則必須在合同審批表上簽字。合同編號(hào)的方法為：部門代號(hào)類別年月日編號(hào)，表示某個(gè)部門與某個(gè)年月所簽署的某個(gè)類別的第個(gè)合同。第二十一條

11、公司合同專用章必須由法律部負(fù)責(zé)人保管，不得由任何人攜帶出法律部保管合同專用章的辦公室；公司印章或合同專用章的保管人不得對未經(jīng)編號(hào)或缺少合同審核、報(bào)簽文件以及代簽而缺少授權(quán)委托書的合同用印。特殊情況下，經(jīng)過管理層特別同意后方可攜帶合同專用章出去，但合同用印后，應(yīng)當(dāng)立即歸還法律部，且至遲必須在帶出去的當(dāng)日下班時(shí)間之前歸還；攜帶出法律部辦公室過程中必須時(shí)時(shí)刻刻有兩人同時(shí)在場，做到人不離章。第二十二條 公司對于重要合同，原則上應(yīng)當(dāng)與合同對方當(dāng)事人當(dāng)面簽訂。對于確需公司先行簽字并蓋章，然后寄送對方簽字并蓋章的，應(yīng)當(dāng)采用在合同各頁碼之間加蓋騎縫章、相關(guān)法律顧問在每一頁底部角簽或者使用防偽印記等方法對合同文

12、書加以控制，防止任何人任意增減、修改合同條款和內(nèi)容；并且，寄送出去之前，公司必須有復(fù)印件留存。第二十三條 正式訂立的合同，除即時(shí)清結(jié)外，一律應(yīng)當(dāng)采用書面形式，包括合同書、補(bǔ)充協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù)電文等。因情況緊急或條件限制等原因未能及時(shí)簽訂書面形式合同的，應(yīng)當(dāng)在事后采取相關(guān)補(bǔ)簽或辦理書面確認(rèn)手續(xù)。第二十四條 合同訂立后，承辦部門及時(shí)將合同復(fù)印件及相關(guān)審核資料提交給法律部和財(cái)務(wù)部門等有關(guān)部門備查；合同正本由承辦部門負(fù)責(zé)履行、保管，并按有關(guān)要求及時(shí)歸檔。所有合同的電子版必須分別提交給法律部和財(cái)務(wù)部。第二十五條 國家有關(guān)法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)生效的合同，公司應(yīng)當(dāng)按法律部的指示辦理

13、批準(zhǔn)、登記等手續(xù)。第二十六條 公司應(yīng)當(dāng)建立合同保密制度。任何人不得以任何形式泄露合同在訂立和履行過程中涉及的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密。公司所有有關(guān)保密的制度同樣適用于本制度下的合同保密。第二十七條 各地分公司應(yīng)當(dāng)每個(gè)月月底前對所有已經(jīng)簽署的合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、歸集，并編制合同報(bào)表報(bào)法律部、財(cái)務(wù)部和相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門，由法律部、財(cái)務(wù)部和相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門分別從其各自的職責(zé)角度對各地分公司訂立情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。第六章 合同履行第二十八條 承辦部門應(yīng)當(dāng)定期監(jiān)控合同的履行情況，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)對方有不履約行為，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取應(yīng)對措施，并向公司有關(guān)負(fù)責(zé)人匯報(bào)；對其中的重大合同，應(yīng)當(dāng)向管理層匯報(bào)。第二十九條 對合同已訂立，但發(fā)現(xiàn)有顯

14、失公平、條款有誤或?qū)Ψ接衅墼p行為等情形，已經(jīng)或可能導(dǎo)致公司利益嚴(yán)重受損，承辦部門有責(zé)任及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人或管理層報(bào)告，并采取合法有效措施，制止危害行為的發(fā)生或擴(kuò)大。第三十條 變更或解除合同應(yīng)當(dāng)由合同雙方達(dá)成書面協(xié)議。變更或解除合同的審核程序與合同訂立前的審核程序相同；如有必要，解除合同還應(yīng)當(dāng)報(bào)有關(guān)部門辦理注銷手續(xù)。第三十一條 合同履行完畢后，由承辦部門組成合同履行情況驗(yàn)收小組，根據(jù)合同內(nèi)容制作驗(yàn)收清單，確保合同所有內(nèi)容得以實(shí)現(xiàn)，并將履行和驗(yàn)收情況報(bào)法律部和財(cái)務(wù)部備案。第三十二條 公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同條款審核執(zhí)行結(jié)算業(yè)務(wù)。凡未按合同條款履約的，或符合簽訂合同條件而未簽訂合同的，或驗(yàn)收未通過的業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)拒絕付款，必要時(shí)應(yīng)咨詢法律部的意見。第三十三條 對方違約的情形，應(yīng)當(dāng)按合同條款約定收取違約金；違約金不足以彌補(bǔ)公司損失時(shí)，應(yīng)當(dāng)要求對方賠償損失。凡未經(jīng)批準(zhǔn)擅自放棄追索權(quán)者，公司應(yīng)當(dāng)追究其責(zé)任。公司自身違約的情形，應(yīng)當(dāng)由合同承辦部門以書面形式報(bào)告公司有關(guān)負(fù)責(zé)人，經(jīng)批準(zhǔn)后履行相應(yīng)賠償責(zé)任。第三十四條 合同在履行過程中發(fā)生糾紛的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)中華人民共和國合同法、中華人民共和國民事訴訟法等法律法規(guī)，在規(guī)定時(shí)效內(nèi)，及時(shí)與對方協(xié)商談判并向公司有關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)告。經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的合同糾紛解決方法，應(yīng)當(dāng)簽訂書面協(xié)議，由雙方董事長