《企業(yè)檔案工作規(guī)范》

1、項(xiàng)目檔案工作為“保增長、擴(kuò)內(nèi)需、調(diào)結(jié)構(gòu)、促振興”提供支撐企業(yè)檔案工作規(guī)范企業(yè)檔案工作規(guī)范主要內(nèi)容的宣傳和貫徹主要內(nèi)容的宣傳和貫徹一一. .主要內(nèi)容中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DAT 422009國家檔案局國家檔案局2009年年11月月2日發(fā)布日發(fā)布2010年年1月月1日實(shí)施日實(shí)施第二章 內(nèi)容結(jié)構(gòu)w 共九章和兩個(gè)附錄 內(nèi)容包括適用范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語和定義、檔案工作原則、檔案工作組織、檔案工作制度、檔案業(yè)務(wù)工作、檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備以及附錄。第三章之適用范圍w 本標(biāo)準(zhǔn)適用于大中型工業(yè)企業(yè)，其他類型企業(yè)及事業(yè)單位可參照使用。w 雖然企業(yè)檔案工作規(guī)范主要是依

2、據(jù)工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)類型企業(yè)的檔案管理實(shí)踐而制定，但是有關(guān)企業(yè)檔案工作的方法與技術(shù)指南等，具有普遍的指導(dǎo)意義，因此其它類型企業(yè)（如交通運(yùn)輸、金融證券、電信電力、設(shè)計(jì)研究等）及事業(yè)單位可參照使用。第三章 規(guī)范性引用文件w 規(guī)范性引用文件主要有兩類：一類是標(biāo)準(zhǔn)，另一類是規(guī)范性文件。標(biāo)準(zhǔn)中包括國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和國際標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范性文件主要是國家有關(guān)主管部門制發(fā)的、要求有關(guān)組織機(jī)構(gòu)貫徹執(zhí)行的方針、政策及管理文件。按照標(biāo)準(zhǔn)起草的規(guī)范要求，通常將標(biāo)準(zhǔn)列入“規(guī)范性引用文件”，而其他“規(guī)范性文件”一般放在標(biāo)準(zhǔn)的最后，作為參考文件。w 本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性引用文件有以下22項(xiàng)，其中17項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，列在本章。還有5項(xiàng)規(guī)范性文件，作

3、為參考文獻(xiàn)列在標(biāo)準(zhǔn)最后。對(duì)規(guī)范的規(guī)范性引用文件要注意w 一般而言，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及規(guī)范性引用文件，其內(nèi)容要求體現(xiàn)國家的法律法規(guī)的要求，因此，貫徹企業(yè)檔案工作規(guī)范就意味著依照法律法規(guī)要求規(guī)范企業(yè)檔案工作。（法規(guī)遵從）w 企業(yè)在實(shí)施企業(yè)檔案工作規(guī)范時(shí)，除了了解所引用的規(guī)范性引用文件的章節(jié)要求，更應(yīng)通過全面學(xué)習(xí)這些規(guī)范性引用文件，了解和掌握國家對(duì)檔案工作的基本要求，從而在依法規(guī)范管理中實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作的法規(guī)遵從。第三章之名詞術(shù)語w 3.1 3.1 企業(yè)檔案，是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件。w 企業(yè)檔案管理規(guī)定企業(yè)檔案管理規(guī)定：“企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國

4、家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料”w 規(guī)范與規(guī)定的變化主要是： （1）增加了“研發(fā)” ；（2）去掉了“有保存價(jià)值”前“對(duì)國家、社會(huì)和企業(yè)”的限定詞；（3）將“文件材料”簡(jiǎn)化為“文件”。3.2 企業(yè)檔案工作 企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為和活動(dòng)。w 按照管理活動(dòng)的原則，有些涉及面很廣的管理，其管理的有效性往往不是僅限于具體從事這項(xiàng)工作的崗位和人員。w 由于企業(yè)檔案來源的廣泛性、形成文件的前端性、檔案作用的持久性以及法規(guī)要求其真實(shí)性，因而“企業(yè)檔案工作”不僅是指檔案人員的具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作，而且從廣義上必須包括文件形成者和領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。3.3 電子檔案 具有保存價(jià)值的歸檔電子文件及相應(yīng)元數(shù)據(jù)

5、、背景信息和支持軟件。w 本規(guī)范將電子形成的文件歸檔管理后稱為電子檔案（electronic records），以區(qū)別于正在形成和使用的電子文件及數(shù)據(jù)庫文件（electronic documents）。 w 電子文件歸檔與管理規(guī)范 “指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件”。3.4 檔案信息化 運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)行采集、整合、維護(hù)、處置和提供利用服務(wù)的檔案管理提升過程和工作方式。w “提升過程”，表明運(yùn)用信息技術(shù)形成、管理和利用檔案，是一個(gè)發(fā)展、創(chuàng)新的持續(xù)性提升過程。w “工作方式”，表明這種技術(shù)的創(chuàng)新和進(jìn)步的進(jìn)程中正在形成一種新的工作模式，使過去的幾十年來所形

6、成的管理慣例、模式、方法正在進(jìn)行著根本性轉(zhuǎn)變；同時(shí)也表明，信息化的持續(xù)推進(jìn)過程，將形成一種區(qū)別于傳統(tǒng)檔案工作的管理理念、方法、技術(shù)、規(guī)則、流程的全新的檔案工作模式。第四章 企業(yè)檔案工作總則（基本要求）4.1 企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)的基礎(chǔ)性管理工作。 資源資源是處于靜態(tài)、潛在的，需要開發(fā)才有效益；而是處于靜態(tài)、潛在的，需要開發(fā)才有效益；而資產(chǎn)資產(chǎn)本身就具有價(jià)值，處于動(dòng)態(tài)，管理得當(dāng)隨時(shí)都可產(chǎn)生效本身就具有價(jià)值，處于動(dòng)態(tài)，管理得當(dāng)隨時(shí)都可產(chǎn)生效益。企業(yè)檔案既是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，更具益。企業(yè)檔案既是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)歷史記

7、錄，更具有資源、資產(chǎn)的雙重屬性。資產(chǎn)與資源相近而不同。有資源、資產(chǎn)的雙重屬性。資產(chǎn)與資源相近而不同。w 規(guī)范首先確定了企業(yè)檔案的性質(zhì)，但強(qiáng)調(diào)資產(chǎn)性不代表否定檔案價(jià)值和屬性的多樣性，過去對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)依然是開展檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)。w 規(guī)范將其定位在“企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)的基礎(chǔ)性管理工作?！彪m然企業(yè)檔案工作不直接對(duì)社會(huì)提供產(chǎn)品和服務(wù)，但企業(yè)所有產(chǎn)品、服務(wù)及其形成過程得都需要檔案工作的支撐，否則，所有追溯、查證、確認(rèn)責(zé)任都將無法實(shí)現(xiàn)。4.2企業(yè)檔案工作應(yīng)以以企業(yè)資產(chǎn)企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。w 這一條確定了企業(yè)檔案工作的管理體制。w 以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為

8、紐帶：表明企業(yè)的資產(chǎn)管理范圍就是企業(yè)檔案的管理范圍。企業(yè)（集團(tuán)公司）的子公司、分公司、控股公司及所屬單位的檔案工作，都應(yīng)是企業(yè)（集團(tuán)公司）檔案工作的組成部分。w 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)：表明在企業(yè)資產(chǎn)管理范圍內(nèi)，企業(yè)對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。4.3企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。w 企業(yè)檔案工作任務(wù)：是為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。資源整合是新提法，只有借助信息化，資源的整合與開發(fā)才有可能。4.4 企業(yè)應(yīng)維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。w 明確

9、了企業(yè)依法管理檔案的責(zé)任，反映企業(yè)檔案工作遵循市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)法制經(jīng)濟(jì)的法規(guī)要求。w 市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法制經(jīng)濟(jì)，企業(yè)與企業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)與合作，企業(yè)為顧客提供的產(chǎn)品與服務(wù)，都要符合法律法規(guī)的要求，即依法經(jīng)營。解決糾紛，必須以事實(shí)為依據(jù)、以法律為準(zhǔn)繩來解決。而事實(shí)依據(jù)與法律證據(jù)，就是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案記錄。第五章檔案工作組織第五章檔案工作組織一是建立企業(yè)檔案工作組織體系。一是建立企業(yè)檔案工作組織體系。二是明確檔案工作職責(zé)。二是明確檔案工作職責(zé)。5.15.1組織系統(tǒng)建設(shè)包括四個(gè)方面：組織系統(tǒng)建設(shè)包括四個(gè)方面：領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)構(gòu)機(jī)構(gòu)、人員、人員、工作網(wǎng)絡(luò)工作網(wǎng)絡(luò)n5.1.15.1.1檔案工作領(lǐng)導(dǎo)檔案工

10、作領(lǐng)導(dǎo) n應(yīng)在三個(gè)層次確定檔案工作負(fù)責(zé)人：應(yīng)在三個(gè)層次確定檔案工作負(fù)責(zé)人：n企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)n各職能或承辦部門、項(xiàng)目工作部門負(fù)責(zé)人各職能或承辦部門、項(xiàng)目工作部門負(fù)責(zé)人n檔案部門的負(fù)責(zé)人檔案部門的負(fù)責(zé)人n5.1.2 5.1.2 檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置企業(yè)應(yīng)根據(jù)規(guī)模和管理模式設(shè)置專門的檔案機(jī)構(gòu)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)規(guī)模和管理模式設(shè)置專門的檔案機(jī)構(gòu)，或指定負(fù)責(zé)檔案工作的機(jī)構(gòu)。大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立或指定負(fù)責(zé)檔案工作的機(jī)構(gòu)。大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立檔檔案館。案館。n企業(yè)應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)：檔案室（處、科）企業(yè)應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)：檔案室（處、科）或檔案資料信息中心；或檔案資料信息中心；n有條件的有條件的特大型特大型企

11、業(yè)集團(tuán)應(yīng)建立企業(yè)檔案館。企業(yè)集團(tuán)應(yīng)建立企業(yè)檔案館。n規(guī)模規(guī)模較小較小的企業(yè)或有些專業(yè)需要的企業(yè)，可指定的企業(yè)或有些專業(yè)需要的企業(yè)，可指定相應(yīng)機(jī)構(gòu)承擔(dān)檔案管理的職能；相應(yīng)機(jī)構(gòu)承擔(dān)檔案管理的職能；5.1.3 5.1.3 檔案人員配備檔案人員配備企業(yè)應(yīng)配備企業(yè)應(yīng)配備專職專職檔案人員；企業(yè)各部門、各檔案人員；企業(yè)各部門、各項(xiàng)目應(yīng)配備專職或項(xiàng)目應(yīng)配備專職或兼職兼職檔案人員；檔案人員；企業(yè)應(yīng)保持檔案人員相對(duì)企業(yè)應(yīng)保持檔案人員相對(duì)穩(wěn)定穩(wěn)定。5.1.45.1.4檔案工作體系檔案工作體系: :企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門為企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門為核心，各職能部門、各項(xiàng)目專兼職檔案人員為基核心，各職能部門、各項(xiàng)目專兼職檔案

12、人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系。礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系。 建立企業(yè)檔案建立企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)管理網(wǎng)絡(luò)： 建立文件材料建立文件材料控制體系控制體系:企業(yè)檔案管理模式w 信息一體化管理模式 信息中心（檔案、圖書、情報(bào)的一體化管理）w 檔案集中統(tǒng)一管理模式w 檔案相對(duì)集中統(tǒng)一管理模式 信息集中（大型企業(yè)或集團(tuán)）w 托管模式n.2 .2 企業(yè)管理職責(zé)企業(yè)管理職責(zé) 文件（檔案）管理國際標(biāo)準(zhǔn)文件（檔案）管理國際標(biāo)準(zhǔn)ISO15489ISO15489n第第6 6章方針與職責(zé)：章方針與職責(zé)： (P361)(P361)n“機(jī)構(gòu)應(yīng)該制訂并記錄其文件管理方針，文件管理方針機(jī)構(gòu)應(yīng)該制訂并記錄其文件管理方針，文件管理方針的目標(biāo)

13、是形成并保存的目標(biāo)是形成并保存真實(shí)、可靠和可用真實(shí)、可靠和可用的文件，以便在整的文件，以便在整個(gè)文件保存時(shí)間內(nèi)能對(duì)業(yè)務(wù)職能和活動(dòng)提供支持。同時(shí)，個(gè)文件保存時(shí)間內(nèi)能對(duì)業(yè)務(wù)職能和活動(dòng)提供支持。同時(shí)，要確保文件管理方針在機(jī)構(gòu)內(nèi)的所有層次上都得到貫徹和要確保文件管理方針在機(jī)構(gòu)內(nèi)的所有層次上都得到貫徹和執(zhí)行執(zhí)行”。n“文件管理方針應(yīng)該得到文件管理方針應(yīng)該得到最高決策層最高決策層的采納和批準(zhǔn)并在的采納和批準(zhǔn)并在機(jī)構(gòu)上下進(jìn)行公布。相關(guān)責(zé)任應(yīng)有明確分工和承諾機(jī)構(gòu)上下進(jìn)行公布。相關(guān)責(zé)任應(yīng)有明確分工和承諾”。n“機(jī)構(gòu)應(yīng)該對(duì)文件管理職責(zé)和權(quán)力進(jìn)行明確劃分，并在機(jī)構(gòu)應(yīng)該對(duì)文件管理職責(zé)和權(quán)力進(jìn)行明確劃分，并在整個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)

14、公布整個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)公布”。 企業(yè)管理職責(zé)五個(gè)方面：企業(yè)管理職責(zé)五個(gè)方面：n5.2.1納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，為檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障；持續(xù)發(fā)展提供保障；1.將檔案管理的有關(guān)工作納入崗位責(zé)任制進(jìn)行考核；將檔案管理的有關(guān)工作納入崗位責(zé)任制進(jìn)行考核；2.采取必要的措施確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全；采取必要的措施確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全；完整：完整：一項(xiàng)科技活動(dòng)應(yīng)當(dāng)能夠完整地反映該項(xiàng)目科技活動(dòng)的全部?jī)?nèi)容和歷史面貌，既有原始依據(jù)性文件，又有過程性和成果性文件； 準(zhǔn)確：準(zhǔn)確：一是科技文件應(yīng)該同它所記載和反映的科技對(duì)象或科技過程相一致。二是同一對(duì)象不同類別

15、科技文件之間的圖形、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確一致。如底圖和藍(lán)圖是否一致；更改通知單與圖紙更改情況是否一致等等。系統(tǒng)：系統(tǒng)： 分類科學(xué)、排列合理、編目有序等3.在產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng)時(shí)做好檔案的處置；（依據(jù)檔在產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng)時(shí)做好檔案的處置；（依據(jù)檔發(fā)發(fā)【1998】6號(hào)）號(hào)）基建、設(shè)備儀器檔案基建、設(shè)備儀器檔案隨實(shí)體歸屬；隨實(shí)體歸屬；產(chǎn)品、科研檔案產(chǎn)品、科研檔案按有關(guān)政策法規(guī)辦理，沒有規(guī)按有關(guān)政策法規(guī)辦理，沒有規(guī)定的由雙方商定處理。定的由雙方商定處理。生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理檔案生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理檔案由雙方商定，可由雙方商定，可移交接收方，也可隨黨群工作行政管理檔案移交移交接收方，也可隨黨群工作行政管理檔案移交企業(yè)

16、主管部門或寄存所在地國家檔案館。企業(yè)主管部門或寄存所在地國家檔案館。企業(yè)職工檔案要妥善保管。企業(yè)職工檔案要妥善保管。4.對(duì)檔案管理對(duì)檔案管理獎(jiǎng)成績(jī)、懲損失獎(jiǎng)成績(jī)、懲損失。.3.3企業(yè)部門職責(zé)企業(yè)部門職責(zé)ISO15489.1第七章：檔案應(yīng)該如實(shí)地反映所采取的行動(dòng)及其決策。應(yīng)該能夠滿足相關(guān)業(yè)務(wù)的需要，并支持其責(zé)任目標(biāo)。 ISO15489.2 2.3.2機(jī)構(gòu)內(nèi)的權(quán)力部門及其責(zé)任機(jī)構(gòu)應(yīng)該明確各類員工參與檔案管理的權(quán)力和責(zé)任。這些員工包括以下類型： 高級(jí)管理層；檔案管理專業(yè)人員；業(yè)務(wù)部門或機(jī)構(gòu)團(tuán)體的管理者；機(jī)構(gòu)內(nèi)部的其他人員。 檔發(fā)【2002】5號(hào)是國家檔案局、國家經(jīng)貿(mào)委、國家計(jì)委的企業(yè)檔案管理規(guī)定。第

17、七條 企業(yè)各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。四個(gè)方面：四個(gè)方面：1.部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的責(zé)任；的責(zé)任；2.文件形成者文件形成者的責(zé)任；的責(zé)任； 3.專兼職檔案員專兼職檔案員的責(zé)任；的責(zé)任； 4.職能或承辦部門職能或承辦部門的責(zé)任。的責(zé)任。5.4 企業(yè)檔案部門管理職責(zé)一、統(tǒng)籌規(guī)劃，制定規(guī)章制度（文件歸檔、鑒 定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、移交等）。二、負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利 用。三、監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查各部門、項(xiàng)目、所屬單 位（派出機(jī)構(gòu)、全資子公司、控股企業(yè)）四、移交檔案。（兩種情況：1.屬于國家檔案館 接收范圍；2資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng)，依據(jù)

18、 “處置辦法”移交檔案）n第六章檔案工作制度第六章檔案工作制度n工作規(guī)章（企業(yè)制定）工作規(guī)章（企業(yè)制定）n管理制度（主管檔案部門制定）管理制度（主管檔案部門制定）n業(yè)務(wù)規(guī)范（檔案部門指定）業(yè)務(wù)規(guī)范（檔案部門指定） 三個(gè)不同層次、不同重點(diǎn)內(nèi)容的制度，構(gòu)成企三個(gè)不同層次、不同重點(diǎn)內(nèi)容的制度，構(gòu)成企業(yè)檔案工作的制度體系。業(yè)檔案工作的制度體系。 n6.16.1企業(yè)檔案工作規(guī)章的制訂企業(yè)檔案工作規(guī)章的制訂（1）建立企業(yè)檔案工作崗位責(zé)任制。）建立企業(yè)檔案工作崗位責(zé)任制。明確文件形成、歸檔責(zé)任。包括分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)；辦公室主任（行政工作部部長或總工辦主任）職責(zé)；檔案部門負(fù)責(zé)人職責(zé)；各職能部門（項(xiàng)目部門）分管檔案

19、工作負(fù)責(zé)人職責(zé)；檔案部門專職檔案人員職責(zé)；各部門兼職檔案人員職責(zé)；有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員、管理人員職責(zé)。 （2）制定企業(yè)檔案工作規(guī)定。）制定企業(yè)檔案工作規(guī)定。主要內(nèi)容：檔案工作原則及管理體制、文件的形成，積累與歸檔職責(zé)要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案的處理原則，解釋權(quán)限等（3）要建立責(zé)任追究制度；）要建立責(zé)任追究制度；（4）要制訂應(yīng)急預(yù)案。）要制訂應(yīng)急預(yù)案。n6.2企業(yè)檔案管理制度的制訂n共有八個(gè)方面的制度：共有八個(gè)方面的制度：n歸檔：歸檔：范圍、時(shí)間、質(zhì)量要求、控制措施n保管：保管：“八防”、監(jiān)控報(bào)警；一般：溫14-24 、濕45-60%; 電子：溫1720；濕

20、度3545%n鑒定銷毀：鑒定銷毀：組織、職責(zé)、原則、方法、時(shí)間n統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)：內(nèi)容、要求、數(shù)據(jù)分析n利用：利用：利用的方式、方法、查閱權(quán)限和審批手續(xù)n保密：保密：形成者、管理者、利用者承擔(dān)的保密責(zé)任n電子檔案管理：電子檔案管理：提出歸檔、管理、利用要求n檔案管理系統(tǒng)操作制度：檔案管理系統(tǒng)操作制度：操作人員職責(zé)、系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求n6.36.3企業(yè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的制訂企業(yè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的制訂 文件、檔案整理規(guī)范；文件、檔案整理規(guī)范； 檔案分類方案；檔案分類方案；( (課件課件5656頁）頁） 文件歸檔范圍和保管期限表；文件歸檔范圍和保管期限表； （參見附錄（參見附錄A)A) 特殊載體檔案管理規(guī)范

21、特殊載體檔案管理規(guī)范第七章第七章 檔案業(yè)務(wù)工作檔案業(yè)務(wù)工作7.1企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動(dòng)：企業(yè)檔案工作應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。完整的檔案管理包含三個(gè)階段：完整的檔案管理包含三個(gè)階段： 文件（即未來的檔案）形成階段、文件（即未來的檔案）形成階段、 檔案室保存階段、檔案室保存階段、 檔案館保存階段。檔案館保存階段?！拔募臋n案化管理文件的檔案化管理”一一.企業(yè)檔案在企業(yè)檔案在不同時(shí)段不同時(shí)段的管理職責(zé)分工：的管理職責(zé)分工：文件形成部門：承擔(dān)文件形成階段的管理；檔案人員：承擔(dān)檔案室保存階段和檔案館保存階段的管理；信息技術(shù)人

22、員承擔(dān)電子環(huán)境中檔案的技術(shù)維護(hù)。二二.企業(yè)各企業(yè)各層級(jí)層級(jí)對(duì)檔案工作的責(zé)任：對(duì)檔案工作的責(zé)任：企業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層領(lǐng)導(dǎo)層：企業(yè)的企業(yè)的中層中層：企業(yè)的企業(yè)的基層基層：“三參加”：企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、產(chǎn)品鑒定、科研科研課題成果審定和基本建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收、課題成果審定和基本建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)設(shè)備開箱驗(yàn)收收等活動(dòng)，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。等活動(dòng)，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。“四同時(shí)”：企業(yè)企業(yè)下達(dá)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)同時(shí)提出項(xiàng)目文件的歸項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)同時(shí)提出項(xiàng)目文件的歸檔要求；檔要求；檢查檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目

23、文件積累情況；積累情況；驗(yàn)收、鑒定驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果應(yīng)同時(shí)驗(yàn)收、鑒項(xiàng)目成果應(yīng)同時(shí)驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況；項(xiàng)目定項(xiàng)目文件歸檔情況；項(xiàng)目總結(jié)總結(jié)應(yīng)同時(shí)作好項(xiàng)目應(yīng)同時(shí)作好項(xiàng)目文件歸檔交接。文件歸檔交接。7.2 文件的形成、積累對(duì)文件在形成階段就提出對(duì)文件在形成階段就提出 “檔案化檔案化”的管理要的管理要求。求。兩方面的要求：兩方面的要求：文件記錄載體和記錄方式的要求；（耐久、可靠）文件記錄載體和記錄方式的要求；（耐久、可靠）文件內(nèi)容的要求文件內(nèi)容的要求。7.3 文件整理與歸檔四個(gè)方面的要求：四個(gè)方面的要求： 文件的整理、歸檔范圍、文件的整理、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求。歸檔時(shí)間、歸檔要求。7.

24、3.1文件整理管理類文件管理類文件（黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理）（黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理）的整理的整理應(yīng)該符合應(yīng)該符合文書檔案文書檔案案卷格式案卷格式GB/T9705和和歸檔文件歸檔文件整理整理規(guī)則規(guī)則DA/T22的要求；的要求；文書立卷多媒體教學(xué)片文書立卷多媒體教學(xué)片科技文件科技文件的整理應(yīng)該符合的整理應(yīng)該符合科技檔案案卷構(gòu)成科技檔案案卷構(gòu)成一般要求一般要求GB/T11822的要求；的要求；基本建設(shè)項(xiàng)目文件基本建設(shè)項(xiàng)目文件的整理應(yīng)該符合或可以參照的整理應(yīng)該符合或可以參照國家重大國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范整理規(guī)范DA/T28的要求；的要求；

25、 1.以件為單位整理，其基本保管單位是件，前提是辦公自 動(dòng)化或使用計(jì)算機(jī)為條件2.以卷為單位，基本保管單位為卷。 傳統(tǒng)方法。會(huì)計(jì)文件會(huì)計(jì)文件的整理應(yīng)該符合的整理應(yīng)該符合會(huì)計(jì)會(huì)計(jì)檔案管理辦法檔案管理辦法財(cái)會(huì)字財(cái)會(huì)字199832號(hào)文件的要求；號(hào)文件的要求；職工文件職工文件的整理應(yīng)該符合的整理應(yīng)該符合企業(yè)職工檔案管理企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定工作規(guī)定勞力字勞力字號(hào)文件的要求；號(hào)文件的要求；照片文件照片文件的整理應(yīng)該符合的整理應(yīng)該符合照片照片檔案管理規(guī)范檔案管理規(guī)范GB/T11821的要求；的要求；錄音、錄像、軟磁盤等錄音、錄像、軟磁盤等磁性載體文件磁性載體文件的整理應(yīng)該符合的整理應(yīng)該符合磁磁性載體性載

26、體檔案管理與保護(hù)規(guī)范檔案管理與保護(hù)規(guī)范DA/T15的要求；的要求；電子文件電子文件的整理應(yīng)該符合的整理應(yīng)該符合電子文件電子文件歸檔與管理規(guī)范歸檔與管理規(guī)范GB/T18894和和公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則DA/T32的的要求；要求；計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)文件計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)文件的整理應(yīng)該符合的整理應(yīng)該符合CAD電子文件光盤電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求GB/T17678.1的要求。的要求。 （1）管理類文件（文書檔案）的整理）管理類文件（文書檔案）的整理 管理類（文書檔案）的整理可以使用兩種方法進(jìn)行整理：管理類（文書檔案）的整理可以使用兩種方法進(jìn)行整

27、理： 文書立卷方法；歸檔文件的整理方法。文書立卷方法；歸檔文件的整理方法。 整理方法要相對(duì)穩(wěn)定整理方法要相對(duì)穩(wěn)定 * 介紹以件為單位的歸檔文件整理方法：介紹以件為單位的歸檔文件整理方法： “件件”的確定的確定： 文件正本與不同稿本，正文與附件，正文與文件辦理單，原件與復(fù)文件正本與不同稿本，正文與附件，正文與文件辦理單，原件與復(fù)制件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)，來文與復(fù)文等此類文制件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)，來文與復(fù)文等此類文件可以作為一件。件可以作為一件。保管期限保管期限年度年度問題（機(jī)構(gòu)）分類法問題（機(jī)構(gòu)）分類法分類方案為：分類方案為：永久：永久：2001年年黨群工作、行

28、政管理、經(jīng)營管理黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理 2002年年黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理 2003年年30年：年：2001年年黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理 2002年年黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理 2003年年10年：年：2001年年黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理 2002年年黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理 2003年年排列排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、按事由結(jié)合時(shí)間、重

29、要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列 。編目編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)分類方案和室編件號(hào)順序編順序編制歸檔文件目錄。制歸檔文件目錄。 以件為單位整理，每份文件必須加蓋以件為單位整理，每份文件必須加蓋歸檔章歸檔章。歸。歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置。位置。室編件號(hào)的編制方法為：在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。 歸檔文件目錄及填寫(2) 科技檔案的整理科技檔案的整理: 新的科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求有哪些變化：1.增加了“案卷目錄編制”，

30、強(qiáng)調(diào)案卷內(nèi)以“件”為 單位編寫頁號(hào)，已有頁號(hào)的可不再編，案卷封 面刪除了檔案館號(hào)；案卷脊背取消了色標(biāo)； 卷內(nèi)目錄改為頁數(shù)。（原卷內(nèi)目錄）2.增加了一般性文件的排列要求、科研類“成果 和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)”和建設(shè)項(xiàng)目類“后評(píng)估”；3.增加了插卷方法和建設(shè)項(xiàng)目的組卷方法；4.裝訂方法改為以卷裝訂和以件裝訂兩個(gè)方法； 檔號(hào)章改為蓋在首頁空白處；提出超出卷盒幅 面的科技文件應(yīng)折疊，圖紙折疊按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。7.3.2 文件歸檔范圍(不同企業(yè)歸檔范圍不同） 1.歸檔范圍歸檔范圍:要包括從企業(yè)籌建、運(yùn)營生產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)發(fā)生變要包括從企業(yè)籌建、運(yùn)營生產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng)、直至注銷，各個(gè)階段的文件都應(yīng)在檔案中有所記錄和動(dòng)、直至注銷

31、，各個(gè)階段的文件都應(yīng)在檔案中有所記錄和保存，要能夠真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映企業(yè)的發(fā)展歷程；保存，要能夠真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映企業(yè)的發(fā)展歷程；歸檔歸檔“以我為主以我為主”的原則的原則(而不是而不是“上三級(jí)文件上三級(jí)文件”為主為主)1.本企業(yè)形成的。2.本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購設(shè)備等接收文件。3.所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件，4.本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目、合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件。5.本企業(yè)執(zhí)行辦理的外來文件。2.制訂歸檔范圍的基本方法：掌握依據(jù)，調(diào)查研究；擬定初稿廣泛征求意見；各立檔部掌握依據(jù)，調(diào)查研究；擬定初稿廣泛征求意見；各立檔部門負(fù)責(zé)人審核修改完善后報(bào)批；主管部門審批，發(fā)布執(zhí)行；門負(fù)責(zé)人

32、審核修改完善后報(bào)批；主管部門審批，發(fā)布執(zhí)行；納入相關(guān)制度。納入相關(guān)制度。各類企業(yè)應(yīng)該在制訂歸檔范圍時(shí)，重點(diǎn)列出能夠反映本企業(yè)特點(diǎn)的文件材料：1、制造業(yè)企業(yè)。、制造業(yè)企業(yè)。各類科技文件特別是產(chǎn)品檔案的數(shù)量占有相當(dāng)大的比例。2、交通運(yùn)輸企業(yè)。、交通運(yùn)輸企業(yè)?；ê驮O(shè)備文件材料對(duì)于正常運(yùn)營和安全生產(chǎn)具有重要的保障作用。3、建筑安裝企業(yè)。、建筑安裝企業(yè)。以工程項(xiàng)目為單位的成套性特點(diǎn)較為突出；由于建筑物、構(gòu)筑物等主要產(chǎn)品的使用時(shí)間較長，合同類文件材料一般都需要較長的保存期限。4、金融企業(yè)。、金融企業(yè)。內(nèi)容相對(duì)專一；作用具有多功能性；數(shù)量增長速度快，會(huì)計(jì)和信貸文件量大。5、流通企業(yè)。、流通企業(yè)。經(jīng)營管理性

33、文件材料是主體，擁有一定規(guī)模的基建和設(shè)備文件材料，文件材料呈現(xiàn)出較強(qiáng)的時(shí)間性和項(xiàng)目性等特征。6、郵電通訊企業(yè)。、郵電通訊企業(yè)。業(yè)務(wù)文件材料的日生產(chǎn)量較大，設(shè)備文件材料內(nèi)容復(fù)雜而且存址分散；相當(dāng)一部分文件材料是由多個(gè)企業(yè)共同形成。7、農(nóng)業(yè)企業(yè)。、農(nóng)業(yè)企業(yè)。經(jīng)營性文件材料為主，具有綜合性、情報(bào)性特點(diǎn)。需要注意的問題：需要注意的問題： 1、對(duì)容易忽視或不易收全的文件材料應(yīng)予以特別、對(duì)容易忽視或不易收全的文件材料應(yīng)予以特別注意。注意。將與職工有關(guān)的文件、各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作文件、非紙質(zhì)將與職工有關(guān)的文件、各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作文件、非紙質(zhì)（如音像、實(shí)物、電子等）文件，以及合同、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、法（如音像、實(shí)物、電子等）文件，

34、以及合同、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、法律事務(wù)、信用等文件列入歸檔范圍。律事務(wù)、信用等文件列入歸檔范圍。 2、企業(yè)應(yīng)根據(jù)新變化的需求對(duì)文件材料歸檔的范、企業(yè)應(yīng)根據(jù)新變化的需求對(duì)文件材料歸檔的范圍進(jìn)行調(diào)整和完善。圍進(jìn)行調(diào)整和完善。 3、在確定科技檔案的歸檔范圍時(shí)，也應(yīng)注意體現(xiàn)、在確定科技檔案的歸檔范圍時(shí)，也應(yīng)注意體現(xiàn)“以人為本以人為本”的原則。的原則。 4、編制企業(yè)檔案保管期限表要以國家和上級(jí)已頒編制企業(yè)檔案保管期限表要以國家和上級(jí)已頒發(fā)的有關(guān)檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)的發(fā)的有關(guān)檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)的職能特性和專業(yè)特點(diǎn)職能特性和專業(yè)特點(diǎn)將歸檔范圍和保管期限表將歸檔范圍和保管期限表細(xì)化為本企業(yè)的規(guī)

35、章制度。細(xì)化為本企業(yè)的規(guī)章制度。5、國有企業(yè)檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)經(jīng)過批準(zhǔn)，報(bào)有關(guān)部門備國有企業(yè)檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)經(jīng)過批準(zhǔn)，報(bào)有關(guān)部門備案。案。6、檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)由企業(yè)正式行文公布或通過其他、檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)由企業(yè)正式行文公布或通過其他形式發(fā)布周知。形式發(fā)布周知。7、檔案保管期限表應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行修訂。、檔案保管期限表應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行修訂。檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。會(huì)計(jì)檔案執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案管理辦法會(huì)計(jì)檔案管理辦法。定期保管檔案的。定期保管檔案的年限分為年限分為30年和年和10年。年。新保管期限的執(zhí)行從一個(gè)新的年度開始，以前的不要改新保管期限的執(zhí)行

36、從一個(gè)新的年度開始，以前的不要改變。變。7.3.3 文件歸檔時(shí)間文件材料的歸檔時(shí)間主要有兩種：文件材料的歸檔時(shí)間主要有兩種： 定期歸檔定期歸檔 隨時(shí)歸檔隨時(shí)歸檔 應(yīng)該應(yīng)該隨時(shí)歸檔隨時(shí)歸檔的其它文件：的其它文件： 1、需要嚴(yán)加控制的核心文件；、需要嚴(yán)加控制的核心文件； 2、機(jī)密性強(qiáng)的、特殊的科技文件；、機(jī)密性強(qiáng)的、特殊的科技文件； 3、應(yīng)清退的文件；、應(yīng)清退的文件；（調(diào)動(dòng)、離崗） 4、非紙質(zhì)載體文件；、非紙質(zhì)載體文件； 5、外來文件。、外來文件。 6、更新補(bǔ)充文件、更新補(bǔ)充文件（產(chǎn)品換代、改擴(kuò)建、設(shè)備使用產(chǎn)生的文件，資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)變動(dòng)中的文件）7.3.4 文件歸檔要求七個(gè)方面的要求：七個(gè)方面的要求：

37、第一，部門立卷；第一，部門立卷；第二，歸檔文件的質(zhì)量；第二，歸檔文件的質(zhì)量；第三，歸檔原件；第三，歸檔原件；第四，非紙質(zhì)文件第四，非紙質(zhì)文件（與文字說明）；外文材料；外文材料（與譯文）一同歸檔；一同歸檔；第五，歸檔文件的份數(shù)（一式一份）；第五，歸檔文件的份數(shù)（一式一份）；第六，合作項(xiàng)目文件；第六，合作項(xiàng)目文件；（主辦單位全套，協(xié)辦保存所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件）第七，填寫第七，填寫檔案交接登記表檔案交接登記表。7.4 檔案收集工作兩個(gè)要求：兩個(gè)要求：l做好文件歸檔的交接工作；（做好文件歸檔的交接工作；（檔案交接登記表檔案交接登記表）l企業(yè)應(yīng)該接收檔案與收集資料的范圍。企業(yè)應(yīng)該接收檔案與收集資料的

38、范圍。收集工作有兩種形式：收集工作有兩種形式：n一是對(duì)內(nèi)收集。一是對(duì)內(nèi)收集。接收接收企業(yè)內(nèi)各部門企業(yè)內(nèi)各部門形成的文件材料；形成的文件材料；n二是對(duì)外收集。二是對(duì)外收集。對(duì)對(duì)外單位外單位保存的有關(guān)檔案材料進(jìn)行征集、保存的有關(guān)檔案材料進(jìn)行征集、購買或接收。購買或接收。7.5 檔案整理工作(分類、排列、編目）w 全宗：一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位或個(gè)人在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體，是檔案部門管理館（室）藏檔案的基本單位。可以簡(jiǎn)單地理解為：一個(gè)立檔單位的全部檔案。w 全宗原則：尊重全宗，強(qiáng)調(diào)全宗不可分散，保持全宗內(nèi)文件的歷史聯(lián)系和邏輯聯(lián)系。w 全宗構(gòu)成者：形成檔案全宗的單位，即立檔單

39、位。w 對(duì)企業(yè)來說，構(gòu)成立檔單位的條件： 1. 具有企業(yè)法人資格； 2. 屬于獨(dú)立經(jīng)營的經(jīng)濟(jì)核算實(shí)體。檔案分類方案檔案分類方案（1 1）劃分大類，確定類別。）劃分大類，確定類別。 如設(shè)置如設(shè)置經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群管理經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群管理、產(chǎn)品生產(chǎn)、產(chǎn)品生產(chǎn)、科研開發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)、設(shè)備儀器、科研開發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)、干部職工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)、干部職工等等1010個(gè)一級(jí)個(gè)一級(jí)類目。類目。( (適當(dāng)增減適當(dāng)增減) )（2 2）劃分屬類，形成類系。）劃分屬類，形成類系。( (根據(jù)數(shù)量設(shè)二級(jí)、三級(jí)類目）根據(jù)數(shù)量設(shè)二級(jí)、三級(jí)類目） 如黨群類下設(shè)黨務(wù)工作、組織工作、宣傳統(tǒng)

40、戰(zhàn)工作、紀(jì)檢與監(jiān)如黨群類下設(shè)黨務(wù)工作、組織工作、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)工作、紀(jì)檢與監(jiān)察工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等。察工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等。（3 3）確定排列順序。）確定排列順序。 將反映主體內(nèi)容的企業(yè)檔案放在大類之首，然后根據(jù)各類之間將反映主體內(nèi)容的企業(yè)檔案放在大類之首，然后根據(jù)各類之間的關(guān)系，排列其它大類次序。的關(guān)系，排列其它大類次序。（4 4）明確代字、代號(hào)。）明確代字、代號(hào)。對(duì)每一個(gè)類目給以固定的類目代字或代對(duì)每一個(gè)類目給以固定的類目代字或代號(hào)。號(hào)。（5 5）將類目體系用文字或圖表的形式表達(dá)出來，就形成）將類目體系用文字或圖表的形式表達(dá)出來，就形成一個(gè)完整的企業(yè)檔案分類方案。一個(gè)完整的企業(yè)檔

41、案分類方案。（6 6）撰寫）撰寫“分類方案編制說明分類方案編制說明”，指出分類方案編制依，指出分類方案編制依據(jù)、分類標(biāo)準(zhǔn)、類目代字和代號(hào)的使用方法。據(jù)、分類標(biāo)準(zhǔn)、類目代字和代號(hào)的使用方法。 檔案分類(工業(yè)企業(yè)十大類為例）一級(jí)類目二級(jí)類目 三級(jí)類目：（1 1）按組織機(jī)構(gòu)或問題分類）按組織機(jī)構(gòu)或問題分類（管理類文書檔案）（管理類文書檔案）（2 2）按工程項(xiàng)目分類）按工程項(xiàng)目分類（基本建設(shè)工程檔案）（基本建設(shè)工程檔案）（3 3） 按產(chǎn)品型號(hào)分類按產(chǎn)品型號(hào)分類（產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案）（產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案） （4 4） 按科研課題分類按科研課題分類（科研檔案）（科研檔案）（5 5） 按專業(yè)性質(zhì)分類按專業(yè)性

42、質(zhì)分類（通用性較大的產(chǎn)品檔案和工藝（通用性較大的產(chǎn)品檔案和工藝裝備檔案以及標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)檔案、通用設(shè)計(jì)檔案的分類）裝備檔案以及標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)檔案、通用設(shè)計(jì)檔案的分類）經(jīng)營管理生產(chǎn)技術(shù)管理產(chǎn)品類科技研究會(huì)計(jì)類設(shè)備儀器基本建設(shè)黨群工作行政管理干部職工檔號(hào)的編制：檔號(hào)的編制： 檔號(hào)也稱檔案號(hào)，是企業(yè)檔案部門在整理和管理檔案檔號(hào)也稱檔案號(hào)，是企業(yè)檔案部門在整理和管理檔案過程中，以字符形式賦予企業(yè)檔案實(shí)體的一組代碼。檔號(hào)過程中，以字符形式賦予企業(yè)檔案實(shí)體的一組代碼。檔號(hào)應(yīng)指代單一，具有唯一性。應(yīng)指代單一，具有唯一性。 檔號(hào)的結(jié)構(gòu)形式為：檔號(hào)的結(jié)構(gòu)形式為： 1.1.管理類：全宗號(hào)管理類：全宗號(hào)類別號(hào)類別號(hào)- -件號(hào)件

43、號(hào) 2.2.科技類：全宗號(hào)科技類：全宗號(hào)類別號(hào)類別號(hào)- -案卷號(hào)案卷號(hào) * * 全宗號(hào)：是檔案館（室）給定每個(gè)全宗的代碼。全宗號(hào)：是檔案館（室）給定每個(gè)全宗的代碼。 * * 類別號(hào)類別號(hào): :（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)- -案卷目錄順序號(hào)）案卷目錄順序號(hào)）檔檔 案類目號(hào)，是表示檔案類別的一組代碼。案類目號(hào)，是表示檔案類別的一組代碼。 項(xiàng)目代號(hào)項(xiàng)目代號(hào) 由所反映的產(chǎn)品、課題、項(xiàng)目、設(shè)備儀器等由所反映的產(chǎn)品、課題、項(xiàng)目、設(shè)備儀器等的型號(hào)、代字或代號(hào)確定。的型號(hào)、代字或代號(hào)確定。 案卷號(hào)：在一個(gè)類別內(nèi)案卷的流水號(hào)。案卷號(hào)：在一個(gè)類別內(nèi)案卷的流水號(hào)。 DA/T 13 檔號(hào)編制規(guī)則 科技檔

44、案單份文件裝訂時(shí)，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件首頁右上科技檔案單份文件裝訂時(shí)，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件首頁右上方加蓋、填寫檔號(hào)章。方加蓋、填寫檔號(hào)章。 1.管理類文件：管理類文件：歸檔章歸檔章2.科技類科技類檔號(hào)章內(nèi)容有：檔號(hào)章內(nèi)容有： 檔號(hào)、序號(hào)。檔號(hào)、序號(hào)。 歸檔章樣式歸檔章樣式長45mm ，寬16 mm ，為6格。7.5.9檔案部門應(yīng)對(duì)每個(gè)全宗建立全宗卷。 （1）全宗卷的主要內(nèi)容）全宗卷的主要內(nèi)容 檔案收集：檔案交接文據(jù)、移交目錄，接收征集記錄，檔案來源和價(jià)值說明等。 檔案整理：整理工作方案、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結(jié)等。 檔案鑒定：鑒定小組成員名單、檔案保管期限表、鑒定檔案分析報(bào)告、銷毀檔案的請(qǐng)

45、示與批復(fù)、銷毀清冊(cè)等。 檔案保管：檔案安全檢查記錄、報(bào)告，重點(diǎn)檔案采取的特殊保護(hù)措施，檔案的搶救與修復(fù)情況報(bào)告等。 檔案統(tǒng)計(jì)：檔案收進(jìn)、移出登記，案卷基本情況統(tǒng)計(jì)和重要的利用統(tǒng)計(jì)表等。 檔案利用：全宗指南（全宗介紹），開放利用和控制使用范圍說明材料。7.6檔案保管工作三個(gè)方面的要求：三個(gè)方面的要求：v檔案、底圖、磁性載體文件的存放和備份要求；檔案、底圖、磁性載體文件的存放和備份要求；v檔案入庫前的修護(hù)要求；檔案入庫前的修護(hù)要求；v庫房管理要求。庫房管理要求。磁性載體文件的保管：磁性載體文件的保管：n防磁防磁;n磁帶要平放磁帶要平放;n定期檢查；定期檢查；n長期不用的磁帶要防止相鄰磁帶互相磁化；

46、長期不用的磁帶要防止相鄰磁帶互相磁化；n要及時(shí)對(duì)磁性載體文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換。要及時(shí)對(duì)磁性載體文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換。7.7 檔案鑒定工作7.7.1 企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員組成的檔案鑒定委員會(huì)（或小組），負(fù)責(zé)確定文件保管期限和到期檔案鑒定。按鑒定時(shí)段包括按鑒定時(shí)段包括 歸檔鑒定歸檔鑒定 到期鑒定到期鑒定v按鑒定內(nèi)容包括按鑒定內(nèi)容包括 價(jià)值鑒定價(jià)值鑒定 質(zhì)量鑒定質(zhì)量鑒定 利用范圍鑒定利用范圍鑒定 規(guī)范規(guī)范對(duì)鑒定工作提出六條要求對(duì)鑒定工作提出六條要求：v成立鑒定組織；成立鑒定組織；v確定檔案的保管期限；確定檔案的保管期限；v對(duì)企業(yè)檔案保管期限的劃分；對(duì)企業(yè)檔案保管期限的劃分；v對(duì)永久檔案的界定

47、；對(duì)永久檔案的界定；（有長遠(yuǎn)利用價(jià)值）（有長遠(yuǎn)利用價(jià)值）v對(duì)定期檔案的界定；對(duì)定期檔案的界定；（有參考利用價(jià)值）（有參考利用價(jià)值）v對(duì)到期檔案的鑒定。對(duì)到期檔案的鑒定。7.8 檔案統(tǒng)計(jì)工作三個(gè)要求：三個(gè)要求：u及時(shí)、準(zhǔn)確地填報(bào)本企業(yè)檔案工作年報(bào)及有關(guān)及時(shí)、準(zhǔn)確地填報(bào)本企業(yè)檔案工作年報(bào)及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表；統(tǒng)計(jì)報(bào)表；u要建立檔案工作統(tǒng)計(jì)要建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬臺(tái)賬；u要保持統(tǒng)計(jì)工作的要保持統(tǒng)計(jì)工作的連續(xù)性連續(xù)性。7.9 檔案利用工作(共款要求共款要求)加強(qiáng)檢索系統(tǒng)的建設(shè)；加強(qiáng)檢索系統(tǒng)的建設(shè)； 科技檔案要建立科技檔案要建立總目錄總目錄、分類目錄分類目錄、底圖目錄底圖目錄。文書檔案建。文書檔案建 立立歸檔文

48、件目錄歸檔文件目錄。電子檔案建立電子檔案建立電子文件目錄電子文件目錄。會(huì)計(jì)檔案目錄會(huì)計(jì)檔案目錄 .要設(shè)定利用者權(quán)限；要設(shè)定利用者權(quán)限；要進(jìn)行利用登記；（借閱登記和效果登記）要進(jìn)行利用登記；（借閱登記和效果登記）應(yīng)采取多種方式；應(yīng)采取多種方式；編制各種實(shí)用匯編；編制各種實(shí)用匯編；編寫初加工的專題材料；編寫初加工的專題材料；編寫深加工的研究材料；編寫深加工的研究材料；可舉辦檔案展覽?？膳e辦檔案展覽。檢索系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)符合以下要求：u檢索信息要覆蓋全部庫藏。檢索信息要覆蓋全部庫藏。 u檢索功能要匹配合理。檢索功能要匹配合理。u檢索功能要適合庫藏特點(diǎn)和特定的利用需要。檢索功能要適合庫藏特點(diǎn)和特定的利用需要

49、。u要保持基本檢索工具的穩(wěn)定要保持基本檢索工具的穩(wěn)定企業(yè)檔案資源開發(fā)編研中，注意兩個(gè)方面企業(yè)檔案資源開發(fā)編研中，注意兩個(gè)方面的問題：的問題：檔案資源的開發(fā)編研工作屬于檔案公布檔案資源的開發(fā)編研工作屬于檔案公布的范疇，開發(fā)編研時(shí)要注意檔案公布的法的范疇，開發(fā)編研時(shí)要注意檔案公布的法律規(guī)定。律規(guī)定?？梢宰⒁忉槍?duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的時(shí)空特點(diǎn)，對(duì)可以注意針對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的時(shí)空特點(diǎn)，對(duì)不同時(shí)空范圍實(shí)施不同的開發(fā)利用策略。不同時(shí)空范圍實(shí)施不同的開發(fā)利用策略。第八章 企業(yè)檔案信息化建設(shè)1、檔案信息化的目標(biāo)與原則；2、電子文件歸檔要求；3、檔案數(shù)字化要求；4、電子檔案的保管；5、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)；6、檔案管理軟件要求8.

50、1.1 企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進(jìn)、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)。w這一條明確了企業(yè)檔案信息建設(shè)的“總目標(biāo)”：促進(jìn)、完善企業(yè)信息化；提升檔案管理現(xiàn)代化水平。w應(yīng)當(dāng)明確，沒有檔案的信息化，企業(yè)信息化是有缺陷的；企業(yè)檔案信息化是對(duì)企業(yè)信息化的促進(jìn)和完善。這既是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義所在，也是企業(yè)檔案信息化的總體目標(biāo)之一。w同時(shí)，檔案信息化也是檔案工作發(fā)展的方向和趨勢(shì)，企業(yè)開展檔案信息化建設(shè)也要把提升檔案管理現(xiàn)代化水平作為目標(biāo)。8.1.2 企業(yè)檔案信息化應(yīng)堅(jiān)持技術(shù)與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則。 w 企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須堅(jiān)持技術(shù)與管理并重。信息化不僅是技術(shù)問題，更是一個(gè)管

51、理問題，只有通過不斷的管理提升和流程再造，才能實(shí)現(xiàn)與信息化的良性互動(dòng)。因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)以管理統(tǒng)領(lǐng)信息技術(shù)，以信息技術(shù)促進(jìn)管理創(chuàng)新。企業(yè)檔案管理理念、方法、技術(shù)和手段要充分考慮信息技術(shù)的發(fā)展和最新成果的應(yīng)用，信息技術(shù)應(yīng)用要服從和服務(wù)于企業(yè)管理的需要和企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程的整體要求。8.1.3 企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。w 這一條主要是要求企業(yè)在開發(fā)和實(shí)施各種信息系統(tǒng)時(shí)，要充分考慮檔案管理的要求。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)有關(guān)管理系統(tǒng)（如設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、經(jīng)營、財(cái)務(wù)、材料、管理、服務(wù)等）相銜接，確保檔案部門對(duì)本企業(yè)各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。檔案信息管

52、理系統(tǒng)設(shè)計(jì)，應(yīng)遵循模塊設(shè)計(jì)、分層實(shí)現(xiàn)、循序漸進(jìn)的原則。2 2、電子文件的歸檔要求、電子文件的歸檔要求 電子文件歸檔是檔案信息化資源建設(shè)的重要內(nèi)容，而資源建設(shè)又是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心。因此，在檔案信息化建設(shè)中，必須將電子文件的歸檔作為重要內(nèi)容，列入建設(shè)規(guī)劃。 8.2.1 電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。8.2.2 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸

53、檔。w電子文件的元數(shù)據(jù)（metadata）指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。w背景信息（context）則指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。w由于電子文件的元數(shù)據(jù)和背景信息對(duì)維護(hù)電子文件真實(shí)性和憑證性有著重要的作用，而非通用格式的電子文件生成和閱讀都要借助專用軟件，因此這一條重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)電子文件歸檔時(shí)應(yīng)注意將元數(shù)據(jù)、背景信息以及生成非通用電子文件格式的軟件等“一并歸檔”。8.2.3 歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識(shí)讀、遷移。電子文件通用格式見

54、GBT 18894第6章。w所謂“易于識(shí)讀”，是指歸檔的電子文件能夠在通用的軟硬件環(huán)境下打開并閱讀。所謂“遷移（migration）”，是指將源系統(tǒng)中的電子文件向目的系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)的方法與過程?！耙子谶w移”也是指電子文件遷移方法和過程能夠在通用系統(tǒng)中進(jìn)行。要做到“易于識(shí)讀、遷移”，必須在電子文件歸檔時(shí)使用通用格式。w電子文件歸檔與管理規(guī)范（GBT 18894）第6章規(guī)定：文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式；掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式；視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式；音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。8.2.6 文件形成部門應(yīng)負(fù)責(zé)確保歸檔

55、電子文件具備真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。w可按照CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理（GB/T17678.1-1999）和電子文件歸檔與管理規(guī)范（GBT 188942002）的有關(guān)要求，對(duì)電子文件鑒定、整理和歸檔。w關(guān)于對(duì)歸檔電子文件應(yīng)具備的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性，也可參見15489第七章關(guān)于檔案的特點(diǎn)的描述。電子文件的整理：電子文件的整理： 歸檔要求：文件形成部門或信息管理部門歸檔要求：文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，存儲(chǔ)到脫機(jī)載體上。案部門移交，存儲(chǔ)到

56、脫機(jī)載體上。一式一式3 3套，封套，封存存 異地異地 利用利用 電子文件的整理應(yīng)與紙質(zhì)檔案分類方案相電子文件的整理應(yīng)與紙質(zhì)檔案分類方案相一致。不同門類的電子檔案應(yīng)分類存儲(chǔ)到不同的一致。不同門類的電子檔案應(yīng)分類存儲(chǔ)到不同的脫機(jī)載體上。脫機(jī)載體上。歸檔的電子文件以件為單位整理。歸檔的電子文件以件為單位整理。 保管要求： 防寫處理，避免擦、劃觸摸記錄涂層； 單片載體裝盒豎放，避免擠壓； 遠(yuǎn)離磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源、與有害氣體隔離； 溫度1720；濕度在3545% 電子文件歸檔與管理規(guī)范（GBT 18894）第6章規(guī)定通用格式：文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式；掃描型電子文件以JPEG、TIFF

57、為通用格式；視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式；音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。3、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化要求8.3.1 企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實(shí)際需要，有選擇地對(duì)傳統(tǒng)載體檔案實(shí)施數(shù)字化。w 傳統(tǒng)載體檔案并非都有必要進(jìn)行數(shù)字化。充分考慮以下因素：w 一是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理需求。是否切合企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的需要；是否存在用戶支持；要滿足哪類用戶的需求；是否有利于提高用戶服務(wù)質(zhì)量；提供服務(wù)方式和手段是否更加靈活。w 二是企業(yè)檔案信息資源狀況。是否可以挽救載體狀況差的資源；是否可使其增值；是否可提高利用率；具有特色嗎？是否更方便存取、檢索。w三是企業(yè)檔案工作狀況。是否有足夠的資

58、金；技術(shù)支持程度如何；各部門之間的合作是否充分；領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度；與其他信息機(jī)構(gòu)交流程度如何；是否具備有力的人才隊(duì)伍支撐。w四是預(yù)期收益情況。所取得的效益與支出是否平衡；整體效益大??；對(duì)完成預(yù)定目標(biāo)影響力大??；是否有利于發(fā)揮資源價(jià)值；檔案館（室）藏是否得到了優(yōu)化。w在具體的實(shí)施過程中，由于檔案自身存在狀態(tài)、保存和利用價(jià)值等各方面情況非常復(fù)雜，各個(gè)企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際需求和館（室）藏檔案的情況，依據(jù)信息化的根本要求，將這些要素進(jìn)行綜合考察，制定符合本企業(yè)要求的數(shù)字化原則和標(biāo)準(zhǔn)。8.3.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合DA/T 31的要求，縮微膠片數(shù)字化應(yīng)符合DA/T 43的要求。w2005年4月30日，國家檔

59、案局發(fā)布紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（DA/T 312005），規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要技術(shù)要求。 2009年11月國家檔案局發(fā)布縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（DA/T 432009）w數(shù)字化對(duì)象的確定原則：符合國家法律法規(guī)的原則； 價(jià)值性原則（實(shí)用性、開放性、特色性、價(jià)值性）w“利用優(yōu)先，分步實(shí)施”根據(jù)現(xiàn)實(shí)需要，立足當(dāng)前、著眼長遠(yuǎn)，制定檔案數(shù)字化的先后次序，確定輕重緩急的工作方案。集中力量，優(yōu)先整理編目、優(yōu)先數(shù)字化那些與利用頻繁、與企業(yè)發(fā)展關(guān)系最密切的各類檔案。w內(nèi)容：包括紙張、膠片、錄音帶、錄像帶等傳統(tǒng)載體8.3.3 照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式見DA/T 32的附錄B。數(shù)字化生成的檔案副本

60、檔號(hào)應(yīng)與原檔案對(duì)應(yīng)。wDA/T 32公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則是用于公務(wù)電子郵件的撰寫、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交與保管等規(guī)范化程序與管理的規(guī)則。其附錄B公務(wù)電子郵件存儲(chǔ)格式規(guī)定了文本文件、圖像照片、音頻、視頻、數(shù)據(jù)庫與光盤數(shù)據(jù)表、圖形及網(wǎng)頁等各種類型數(shù)據(jù)保存的推薦數(shù)據(jù)格式、可參考的數(shù)據(jù)格式、存儲(chǔ)格式及傳輸格式。照片檔案和聲像檔案的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式（見指南P103）w由于沒有專門對(duì)照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式的規(guī)范性要求，因此，以上公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則提供的格式可供參考。5、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)w 檔案目錄數(shù)據(jù)庫：包括案卷級(jí)（產(chǎn)品、基建、科研、設(shè)備類）和文件級(jí)(管理類）w 加強(qiáng)檔案原文數(shù)