檔案室各項(xiàng)規(guī)章制度

1、文件立卷歸檔制度1、歸檔文件材料要收集齊全、完整、教育局各科室形成的具有保存價值的文件都應(yīng)收集齊全。2、立卷時，案卷的組合要符合規(guī)定要求，按照文件形成的規(guī)律，區(qū)分文件的價值，本著今后查找利用的原則，以文件的內(nèi)容為主，靈活運(yùn)用文件的內(nèi)容特征進(jìn)行組卷。3、立卷后，案卷標(biāo)題要簡明、確切、標(biāo)題至少要包括三個特征，即：時間、作者、問題。（即案卷的概括內(nèi)容）4、文書卷的裝訂和封面要整潔美觀。裝訂時首先要去掉文件材料中的金屬物，如：大頭針、區(qū)別針、書釘?shù)龋荒艹霈F(xiàn)圓珠筆和鉛筆字跡，文書卷的右側(cè)和底邊要取齊，材料一定要折疊整齊，裝訂牢固。5、訂卷要用統(tǒng)一的裝具，卷內(nèi)目錄和備考表。6、案卷訂好后，由立卷人和科室

2、負(fù)責(zé)人簽字。檔案管理制度1、檔案資料保管工作的基本任務(wù)是積極采取切實(shí)可行的保護(hù)措施，科學(xué)系統(tǒng)的保管文件檔案，維護(hù)文書檔案的完整與安全，保證檔案及時準(zhǔn)確的為領(lǐng)導(dǎo)和各部門的工作提供利用。2、檔案要以全宗為單位，科學(xué)地進(jìn)行分類、排列、編目。3、檔案的排列，按不同保管期限，依次排列做到排放整齊。4、檔案資料的管理，按分類大綱，隨時進(jìn)行分類、登記、編目。5、建立登記、統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的接收、移出、整理、鑒定、銷毀、利用等方面要有詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)記錄，數(shù)字要準(zhǔn)確，做到案卷與目錄數(shù)字相符。6、檔案保管要進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時查明原因，并及時向領(lǐng)導(dǎo)報告。7、檔案管理人員要了解每個檔案的性質(zhì)、任務(wù)、職權(quán)范圍和歷

3、史情況，熟悉檔案內(nèi)容和成份。8、要研究和改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù)，延長檔案壽命，對所保管的檔案定期檢查，發(fā)現(xiàn)被損壞和字跡退色的重要檔案要及時修復(fù)和復(fù)制。9、檔案的接收、移出、查閱要嚴(yán)格履行手續(xù)。10、檔案保護(hù)方面要做到防塵、防潮、防曬、防蟲、防火，文檔室內(nèi)不準(zhǔn)吸煙。11、檔案柜鑰匙要由專人統(tǒng)一管理。12、人員調(diào)動時，對所保管的檔案必須辦理移交手續(xù)。檔案借閱制度1、文檔工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)文檔的知識，提高對文檔工作的認(rèn)識，增強(qiáng)責(zé)任感。2、嚴(yán)格借閱文件檔案的制度，履行借閱登記手續(xù)，并督促及時退回。3、在一般情況下，文書檔案卷不得借閱離室，工作需要，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，才能辦理借閱手續(xù)。4、凡外單位借閱檔案

4、，所借文書檔案不得在上面做記號、記筆記，一定要保持文書檔案的整潔、完整。5、查閱和借閱文件檔案，要執(zhí)行利用效果登記制度。 檔案保管制度一、嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關(guān)制度和規(guī)定，確保其完整、系統(tǒng)和安全。二、檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，庫房內(nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。三、借出的檔案須按時歸還，利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。四、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責(zé)任。五、切實(shí)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。六、做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。七、每學(xué)期開學(xué)初對庫房檔案進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。 檔案保密制度一、高度認(rèn)識檔案保密工

5、作的重要性，嚴(yán)格遵守有關(guān)法規(guī)和制度。二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，必要時報請校長室審批。查閱時須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，注明查閱目的和內(nèi)容。三、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得私自帶檔案出室；檔案工作人員不得私自摘抄、復(fù)制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內(nèi)容 。四、因需要經(jīng)批準(zhǔn)摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷毀，如發(fā)生涉密問題，后果由利用者負(fù)責(zé)。五、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料，須交由學(xué)校集中銷毀。六、在校長室的指導(dǎo)下，做好檔案密級變更和解密工作。七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規(guī)定的，視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。 檔案利用制度一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證，同時填寫查閱登

6、記表；受他人委托者，還須出具他人身份證及委托查閱申請書。二、查閱重要的或密級檔案，按檔案保密制度辦理；查閱本職范圍外的重要檔案，須經(jīng)分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；查閱珍貴檔案時，以復(fù)印件代替原件利用。三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理外借手續(xù)（限5天內(nèi)歸還）；若續(xù)借，需辦續(xù)借手續(xù)。四、 查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規(guī)者，有權(quán)給予勸告、責(zé)令賠償或其它處置，直至追究法律責(zé)任。五、未經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何單位、個人無權(quán)公布檔案內(nèi)容。 檔案室人員崗位職責(zé)一、積極宣傳黨和國家關(guān)于檔案管理的法規(guī)、條例。二、遵守各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)規(guī)章制度

7、。三、維護(hù)檔案的完整、系統(tǒng)和安全，定期檢查檔案保管情況，改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù)，嚴(yán)守機(jī)密。四、積極開展咨詢服務(wù)；熱情接待檔案利用者，迅速、準(zhǔn)確提供所需檔案和資料。五、認(rèn)真開展對兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。 檔案鑒定制度一、在分管校領(lǐng)導(dǎo)主持下，由校辦、檔案室及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人與負(fù)責(zé)該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組，按照分工，個人初鑒、集體審查，具體工作由檔案室組織。二、對在整理的歸檔材料，要以全面的、歷史的和發(fā)展的觀點(diǎn)鑒定其價值，準(zhǔn)確把握歸檔范圍和保管權(quán)限，有異議時由鑒定組裁定。三、檔案達(dá)到開放期，由鑒定組作出是否向社會開放的決定。四、檔案保密期滿，由鑒定組作出是否變更密級或解密的決定。五、檔案存留期滿，由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可存、毀。六、銷毀檔案前登記造冊(注明題名、數(shù)量、鑒定時間、參加鑒定人員)；銷毀時由3人執(zhí)行；事后在清冊上注明銷毀日期并簽字；清冊歸檔。 安全與消防制度一、庫房重地，非本室工作人