公司檔案管理規(guī)定模板

1、xxxxxxxx有限公司檔案管理規(guī)定為進一步加強檔案管理工作，提高公司檔案管理水平，使檔案工作實現(xiàn)規(guī)模化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理。依照中華人民共和國檔案法和企業(yè)檔案工作條例的要求，現(xiàn)將檔案管理規(guī)定整理如下。附件一：檔案管理制度附件二：檔案管理辦法附件三：檔案保險期限表附件四：檔案整理程序標(biāo)準(zhǔn)附件五：檔案分類方案檔案員崗位責(zé)任制（職責(zé)）一、認真學(xué)習(xí)檔案法及其它規(guī)章制度，提高依法治檔的意識。二、對本公司文件材料的形成，積累和歸檔進行指導(dǎo)，具體負責(zé)檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，監(jiān)督檢查和歸檔指導(dǎo)，把好檔案質(zhì)量關(guān)。三、編制檢索工具，為提供利用創(chuàng)造條件。四、提高檔案編沿工作，豐富開發(fā)利用形式，爭創(chuàng)效益。五、做好立卷歸檔檔

2、案材料的分類編號、排列上架及統(tǒng)計工作，保管好各門類檔案。六、做好檔案安全保衛(wèi)工作，確保檔案萬無一失。七、積極參加社會活動，了解檔案利用情況，提供有價值的資料為企業(yè)服務(wù)。八、對前來利用檔案者，熱情接待，堅持原則，維護檔案機密的安全。立卷歸檔制度一、各部門在各項工作中形成的，具有保存價值的文件、材料、圖表、聲像均屬于立卷歸檔范圍，全部實行集中統(tǒng)一管理。二、應(yīng)歸檔的文件、材料、種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)，必須齊全完整，哪個單位承辦形成的，由公司的兼職檔案員負責(zé)收集，任何人不得據(jù)為己有。三、文件材料的組合必須遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。四、案卷

3、整理必須按要求整理歸檔。五、每年三月底前，各部門須將上年度文件材料編制案卷移交清冊向檔案室移交歸檔。檔案利用制度一、檔案室應(yīng)編制案卷目錄，索引等檢索工具，積極開展檔案信息資源，為企業(yè)服務(wù)。二、利用者查閱檔案，必須辦理查閱手續(xù)，填寫查閱檔案登記表和利用效果找反饋記錄及時將利用檔案信息反饋回來，不斷總結(jié)經(jīng)驗，開發(fā)利用檔案。三、檔案員要熟悉室藏檔案分類，編號情況，提高服務(wù)質(zhì)量。四、檔案應(yīng)在閱覽室查閱，外借時要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。五、查閱檔案要注意保護，不得折疊、圈點、勾劃或其它標(biāo)記。六、利用者查閱檔案后，檔案員檢查核對，發(fā)現(xiàn)與原件不符的須酌情處理。檔案管理（保管）制度一、檔案庫專庫專用，屬機要重地，非檔案管

4、理人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得入內(nèi)。案卷按檔案分類方案排列入庫，科學(xué)、合理的管理，方便檔案的入庫和出庫工作，不得任意挪動。二、檔案存放和進去利用均由檔案員進行，檔案的收進、移出、保管、查閱等情況要認真進行登記和統(tǒng)計，做到底子情況清，情況明。三、檔案庫內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁將易燃易爆品帶入庫內(nèi)。四、做到“七防”工作，即“防光、防火、防高溫、防潮、防盜、防蟲鼠、防塵，定期通風(fēng)，保持環(huán)境清潔衛(wèi)生，離開庫房要做到門窗緊閉，加鎖，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案人員因工作變動，須辦理好各類檔案的交接手續(xù)。檔案庫房管理制度一、檔案庫房系機要重地，非管理人員不得進入，查閱者應(yīng)在閱覽室等候檔案管理人員閱卷。二、檔案庫房要具備“

5、三鐵一器”、“七防”措施，“三鐵一器”即鐵門、鐵窗、鐵柜、報警器；“七防”即放火、防光、防高溫、防潮、防盜、防塵、防蟲鼠。三、嚴禁庫房內(nèi)吸煙，不準(zhǔn)存放其他非檔案物品。四、用科學(xué)的方法管理庫房，維護檔案的完整。五、定期檢查檔案的安全保管狀況，及時記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。六、下班時，要關(guān)好門窗上好鎖。檔案保密制度一、不該說的機密絕對不說。二、不該問的機密絕對不問。三、不準(zhǔn)在私人通信中涉及機密。四、不準(zhǔn)在公共場所及家里談?wù)摍C密。五、不準(zhǔn)將檔案資料外借私人。六、不私存機密文件、資料、圖紙等檔案材料。七、不在不利用檔案保密場所談?wù)摍C密。八、利用者利用檔時，由檔案人員負責(zé)調(diào)卷送閱，嚴禁入庫房自行查找檔案。

6、九、秘密級檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。十、要經(jīng)常進行保密情況檢查，檔案人員必須注意檔案庫門窗的關(guān)閉和上鎖，作好安全保密工作。剔除銷毀文件說明一、重份文件予以剔除，應(yīng)當(dāng)立卷的文件材料與已立卷的文件進行核對。二、對無保存價值的材料一律按規(guī)定予以剔除，分類打捆，這些材料有：1、個人起草的文件草稿，無領(lǐng)導(dǎo)簽字，無時間、作者的；2、個人上交的無頭尾的零星記載材料；3、各單位抄送的供參考的文件材料；4、本公司臨時性的通知及考勤表等；5、一些會議的零星講話，發(fā)言等殘件。附件二：檔案的管理辦法一、文書檔案是我公司在各項工作中形成的歷史記錄，具有保存價值的文件材料，具有參考和依據(jù)作用，也是公司的重要組成部分，

7、因此，對文書檔案必須實行由公司集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得據(jù)為已有。二、凡在工作中形成的具有保存價值的行政文件、圖表和其它適用的文書材料的檔案資料，均由各部門統(tǒng)一整理，向檔案部門移交。三、檔案室接收檔案，應(yīng)符合下列要求。1、按公司歸檔范圍規(guī)定應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整歸檔。2、案卷要按立卷程序的規(guī)定立卷。3、案卷質(zhì)量達到山西省企事業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。四、各部門一般在第二年三月底前向檔案室移交檔案，交接雙方移交目錄清點核對，檔案室嚴格把關(guān)、并履行簽字手續(xù)。五、檔案室對接收的案卷，要按照分類編號方案進行分類、排列、編號;分類代號要統(tǒng)一使用阿拉伯?dāng)?shù)字。六、案卷按分類體系排列上架、不得分裂案卷之間的

8、歷史關(guān)系，不得錯亂放轉(zhuǎn)置，以便于檢查利用。七、建立檔案的借閱制度和借閱登記簿，編制案卷分類目錄、全引目錄等檢索工具。八、根據(jù)工作需要，積極開發(fā)信息資源，編制組織機構(gòu)沿革、大事記等參考資料。九、檔案室應(yīng)定期對重復(fù)、超過期限的檔案進行登記建冊，組織鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的存毀，嚴格履行銷毀手續(xù)?？萍紮n案的管理辦法一、科技檔案是公司在逐步擴大、不斷改進、改造、基本建設(shè)管理等工作中直接形成的有保存價值的科技文件材料。二、公司科技檔案是公司的重要組成部分，各部門必須將科技文件形成材料的形成、積累、整理歸檔納入本單位職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制，做好平時收集工作，嚴防檔案材料的流失。三、每項科研，設(shè)備基建項

9、目及其事故等工作鑒定工作結(jié)束后，新形成的全部材料，必須按一個項目、一項工程、一套設(shè)備、一項產(chǎn)品為單位，保持成套完整加以系統(tǒng)分類整理，組成案卷，認真登記卷內(nèi)文件目錄，擬制案卷題名，填寫案卷封面和備考表等。經(jīng)工程負責(zé)人，單位負責(zé)人審查后，及時移交檔案室，集中統(tǒng)一管理，任何人不得據(jù)為己有。四、檔案室對按接收的科技檔案，應(yīng)按分類編號方案進行分類、編號必要的加工整理、排列上架。五、檔案室應(yīng)編制必要的科技檔案檢索工具，積極提供檔案為科研、生產(chǎn)、基建、業(yè)務(wù)建設(shè)服務(wù)。六、檔案室必須高度重視科技檔案的安全保護工作，定期進行安全檢查，對破損褪變的科技檔案要及時修復(fù)措施。附件三檔案保管期限表1、董事會各類會議記錄、

10、決議。11通知、名單、議程、報告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、在會發(fā)言、提案、選舉結(jié)果、討論通過的文件、決議、紀要、公報、董事會議記錄、簡報、重要的照片、錄音（像）帶等文件材料。永久12賀信、賀電、討論未通過的文件。長期13小組會議紀錄、參考文件、會議服務(wù)機構(gòu)的計劃、總結(jié)等文件材料。短期2、本級黨委、人民代表大會、政治協(xié)商會、工會、共青團、婦發(fā)聯(lián)合會的常委員、政府常委員、辦公會議的文件材料。21、公報、通報文件、決議、決定、記錄、紀要、領(lǐng)導(dǎo)講話、討論通過的文件材料。永久22、討論末通過的文件材料等。短期3、上級機關(guān)召開的重要會議文件材料等。31、主要文件材料。長期32、其它文件材料。短期4、上級機關(guān)頒發(fā)的文件

11、材料。41、上級機關(guān)頒發(fā)的文件材料。屬本公司主管業(yè)務(wù)的和非直屬上級機關(guān)頒發(fā)的針對本公司主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件材料。42、 直屬上級機關(guān)頒發(fā)的屬本公司主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的一般文件材料。長期43、其它需要執(zhí)行的文件材料。短期5、國家、省、市級、上級機關(guān)視察、檢查本公司工作時形成的題詞、講話、聲像等重要文件材料。永久6、本公司、董事會、分公司、黨組（包括實行黨委制的黨委）和行政辦公會的記錄、紀要、討論通過后的文件材料。永久7、本公司召開會議的文件材料。71、本公司召開的工作會議和重要的專業(yè)會議文件材料。711通知、名單、日程、報告、講話、決議、決定、紀要、重要的聲像材料。永久712典型材料、代表發(fā)言、

12、簡報。長期713小組會議記錄、參考資料。短期72一般專業(yè)會議文件材料。721 紀要、通知、總結(jié)、講話、報告、重要的聲像材料。永久722典型材料、代表發(fā)言、簡報。短期8、本公司制發(fā)的（包括其它機關(guān)聯(lián)合制發(fā)的）文件材料。81、方針、政策法規(guī)性的、重要業(yè)務(wù)問題的。永久82、一般業(yè)務(wù)問題。長期83、事務(wù)性有參考價值的。短期9、代上級機關(guān)起草并采用的文件材料的最后草稿。91 重要的法規(guī)性的。長期92、其它的。短期10、本公司各種文件工作形成的文件材料。101綜合成果、專題成果、方案、總結(jié)、報告。永久102原始記錄。長期11、本公司專題、典型的調(diào)查報告。111、重要的。永久112、一般的。短期12、本公司

13、的請示與上級機關(guān)的批復(fù)，下級機關(guān)的請示報告與本機關(guān)的批復(fù)、請示。121、方針、政策性的重要問題的。永久122、一般事務(wù)性的問題的。短期13、本公司工作活動的工作總結(jié)、報告。131、重要職能活動年度和年度以上的、重要專題的。永久132、半年的、季度的、一般專題的。長期14、本公司計劃、規(guī)劃控制數(shù)字。141年度和年度以上的。永久142季度的、月份的。短期15、本公司統(tǒng)計報表。151、匯報的、年度和年度以上的、專題的。永久152、季度的、月份的。短期16、本公司機構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、組織簡則、工作條例、人員編制、啟用印信文件材料。永久17、干部任免的文件材料。171、本公司領(lǐng)導(dǎo)人，本公司對直屬單

14、位領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料。永久172、本公司負責(zé)人的任免材料。長期18、本公司勞動模范、先進工作者等的文件材料。181、省級以上的。永久182、市、縣級以下的。長期19、本公司對有關(guān)人員的處分材料。19.1、影響大、問題嚴重的。永久19.2、一般的。長期20、干部職工錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、定級、離退休、職務(wù)聘任、復(fù)轉(zhuǎn)、撫恤、死亡等文件材料。長期21、本機關(guān)職工調(diào)動工作的行政、工資、黨團組織關(guān)系的介紹及存根。長期22、本公司職工、黨員名冊。永久23、本公司黨、團、工會的基層組織形式的工作報告、總結(jié)、會議文件和團員名冊等文件材料。長期24、本公司組織沿革、大事記。永久25、本公司及本機關(guān)批準(zhǔn)的有關(guān)區(qū)域變

15、化和解決邊界糾紛征用土地的文件材料。永久26、本公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證。長期27、本公司編輯的并反映主要職能活動的出版物定稿和樣本。永久28、本公司與國內(nèi)外有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議書等文件資料。永久28.1、有歷史意義和長遠利用價值的。永久28.2、重要的。長期28.3、一般的。短期29、本公司關(guān)于出國考察、友好往來、參加會議等外事活動形成的文件材料。29.1、重大活動的主要文件。永久29.2、一般活動的審批手續(xù)考察報告。長期29.3、其它文件材料。短期30、公司之間協(xié)商工作的往來文件材料。短期31、同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)制發(fā)的非本公司的主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的文件材料。短期32

16、、本公司處理人民來信來訪的文件材料。32.1、有省以上領(lǐng)導(dǎo)人重要批示和處理結(jié)果的。永久32.2、有上級機關(guān)或本公司領(lǐng)導(dǎo)人重要批示和處理結(jié)果的。長期32.3、其它有重要處理結(jié)果的。短期32.4、沒有處理結(jié)果的。短期33、下級單位報送的總結(jié)、統(tǒng)計報表。3 3.1、年度和年度以上的總結(jié)、統(tǒng)計報表、重大問題的專題報告。長期33.2、年度以下的總結(jié)、統(tǒng)計報表、一般專題的報告和備案的。短期附件四檔案整理程序標(biāo)準(zhǔn)立卷的的基本要求，一個年度需要立卷的文件材料必須收集齊全、完整。收集重點：本公司已形成的文件材料，各部門形成的文件材料。立卷是一個分類、組合、編目的過程。一、分類立卷部門在制訂當(dāng)年形成文件的案卷類目

17、，根據(jù)案卷類目做好平時的文件收集，分類工作，在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，將文件按以下特征逐項分開。1、分年度：將文件按其形成或針對的年度分開。2、分級別：將文件按其作者之間的關(guān)系分成上、本、下級，以有緊密聯(lián)系的文件，如請示上級的批復(fù)與本級的文件放在一起。3、分機構(gòu)：將文件按其產(chǎn)生的部門分開問題，將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。4、分期限：要根據(jù)文書檔案保管期限和有關(guān)專業(yè)檔案保管期限表的規(guī)定將檔案材料按相同的保管期限分開。二、組合經(jīng)過分類的文件，按一定形成組合起來，組合的的基本要求：組合應(yīng)以問題為主，兼顧其它特征，使之聯(lián)系緊密，分級適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年代不混，保管期限明確。組合的基本方法：1

18、、在本公司管理和業(yè)務(wù)活動中，形成的各種業(yè)務(wù)文件、基建設(shè)備、制度等、一般按單一問題組合，同一問題的請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)件與原件組合在一起。2、會議文件，根據(jù)文件多少，一會一卷或數(shù)會一卷，文件多時一會數(shù)卷。3、統(tǒng)計、報表、名冊等文件，一般同一種格式名稱，同一公司按時間順序組卷，當(dāng)文件特別少把幾種格式或幾個單位的組卷。4、工作計劃、總結(jié)等文件，一般按作者或名稱組合。5、會計檔案，按時間順序形成的數(shù)定卷。6、簡報、刊物按名稱一年一卷。7、特殊性文件材料根據(jù)具體情況進行組合。三、編目將經(jīng)過組合以后的文件，進行系統(tǒng)排列和編目。1、卷內(nèi)文件排列一般批復(fù)在前，請示在后；原件在前，附件在后；定稿在前，草稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)

19、件在前，原件在后（專門的檔案除外）；其它文件材料按文件重要程度或時間先后排列。2、卷內(nèi)文件編號根據(jù)實際需要，卷內(nèi)文件編頁號或件號，成卷裝訂的卷內(nèi)文件的字跡和圖表的畫面，一面編寫一個頁號，空白頁不編號，頁號的位置在右下角。3、卷內(nèi)文件目錄的編制：卷內(nèi)文件目錄由順序號、文號、作者、文件標(biāo)題、文件日期、所在頁號、備注組成。順序號：卷內(nèi)文件依其排列先后填寫順序，單份文件裝訂的案卷其卷內(nèi)文件件號與順序一致。文號：填寫文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號；作者：填寫文件的署名者；文件標(biāo)題：一般照實抄原文標(biāo)題，過于簡單不能反映文件內(nèi)容的，在標(biāo)題后用括號標(biāo)注文件提要；文件日期：填寫文件的制發(fā)日期，沒有日期的文件考證清楚后再填寫；所在頁號：填寫每份文件首頁號，最后一份文件填寫起止號；備注：對卷內(nèi)文件變化作必要說明。4、卷內(nèi)備考表的編制：卷內(nèi)備考表由本卷情況說明、立卷人、檢