四EXCEL數(shù)據(jù)管理

1、Excel財務(wù)管理中的應(yīng)用數(shù)據(jù)管理篇目 錄第一節(jié) 創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單3第二節(jié) 編輯與查詢數(shù)據(jù)記錄7第三節(jié) 排序數(shù)據(jù)記錄8第四節(jié) 設(shè)置排序條件10第五節(jié) 自動篩選數(shù)據(jù)12第六節(jié) 高級篩選數(shù)據(jù)14第一節(jié) 創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單在中文Excel 中，排序與篩選數(shù)據(jù)記錄的操作需要通過“數(shù)據(jù)清單”來進行，因此在操作前應(yīng)先創(chuàng)建好“數(shù)據(jù)清單”?！皵?shù)據(jù)清單”是工作表中包含相關(guān)數(shù)據(jù)的一系列數(shù)據(jù)行，如前面所建立的“員工工資表”，這張電子報表就包含有這樣的數(shù)據(jù)行，它可以像數(shù)據(jù)庫一樣接受瀏覽與編輯等操作。這與使用中文Visual FoxPro 6相類似，只是在中文Excel 中可以很容易地將數(shù)據(jù)清單用作數(shù)據(jù)庫，而在執(zhí)行數(shù)據(jù)庫操作時，

2、例如查詢、排序或匯總數(shù)據(jù)時也會自動將數(shù)據(jù)清單視作數(shù)據(jù)庫，并使用下列數(shù)據(jù)清單元素來組織數(shù)據(jù)：·數(shù)據(jù)清單中的列是數(shù)據(jù)庫中的字段·數(shù)據(jù)清單中的列標志是數(shù)據(jù)庫中的字段名稱·數(shù)據(jù)清單中的每一行對應(yīng)數(shù)據(jù)庫中的一個記錄那么數(shù)據(jù)清單與電子報表的區(qū)別是什么呢？其實沒有多大的區(qū)別，前者的第一行含有列標題，后者是包含數(shù)據(jù)清單在內(nèi)的數(shù)據(jù)庫，而且還有標題！所以，您能很容易的建立數(shù)據(jù)清單。如員工工資表中的“姓名”、“年齡”、“職務(wù)”、“工資額”，這些就可以作為數(shù)據(jù)清單中的列標題，使用鼠標器選定如圖1所示的單元格區(qū)域，一份數(shù)據(jù)清單就建立好了。圖1 選定這個區(qū)域建立數(shù)據(jù)清單其實，若選定一個區(qū)域，

3、中文Excel 也會在需要的時候自動建立一份數(shù)據(jù)清單，只是該數(shù)據(jù)清單將包含所有的單元格，自動找到的列標題也不一定正確。注意：在每張工作表上只能建立并使用一份數(shù)據(jù)清單。您也應(yīng)避免在一張工作表上建立多份數(shù)據(jù)清單，因為某些數(shù)據(jù)清單管理功能(如篩選)等一次也只能在一份數(shù)據(jù)清單中使用。一旦建立好了數(shù)據(jù)清單，還可以繼續(xù)在它所包含的單元格中輸入數(shù)據(jù)。無論何時輸入數(shù)據(jù)，初學(xué)都應(yīng)當注意遵循下列準則：1.將類型相同的數(shù)據(jù)項置于同一列中在設(shè)計數(shù)據(jù)清單時，應(yīng)使同一列中的各行具有相同類型的數(shù)據(jù)項。這一點在前面建立“員工工資表”時就體現(xiàn)了出來，這是初學(xué)者一眼就能看明白的。2.使數(shù)據(jù)清單獨立于其它數(shù)據(jù)在工作表中，數(shù)據(jù)清單與

4、其他數(shù)據(jù)間至少要留出一個空列和一個空行，以便在執(zhí)行排序、篩選或插入自動匯總等操作時，有利于中文Excel 檢測和選定數(shù)據(jù)清單。3.將關(guān)鍵數(shù)據(jù)置于清單的頂部或底部這樣可避免將關(guān)鍵數(shù)據(jù)放到數(shù)據(jù)清單的左右兩側(cè)。因為這些數(shù)據(jù)在中文Excel 篩選數(shù)據(jù)清單時可能會被隱藏。4.注意顯示行和列在修改數(shù)據(jù)清單之前，應(yīng)確保隱藏的行或列也被顯示。因為，如果清單中的行和列沒有被顯示，那么數(shù)據(jù)有可能會被刪除。圖2 進入“邊框”選項卡5.注意數(shù)據(jù)清單格式如前所述，數(shù)據(jù)清單需要列標，若沒有的話應(yīng)在清單的第一行中創(chuàng)建，因為中文Excel 將使用列標創(chuàng)建報告并查找和組織數(shù)據(jù)。列標可以使用與數(shù)據(jù)清單中數(shù)據(jù)不同的字體、對齊方式、

5、格式、圖案、邊框或大小寫類型等。在鍵入列標之前，應(yīng)將單元格設(shè)置為文本格式。6.使用單元格邊框突出顯示數(shù)據(jù)清單如果要將數(shù)據(jù)清單標志和其他數(shù)據(jù)分開，可使用單元格邊框（不是空格或短劃線）。其操作步驟如下：步驟一、右擊選定的單元格，然后從快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令，進入“單元格格式”對話框后單擊“邊框”選項卡。步驟二、單擊“外邊框”按鈕后，從“線條”區(qū)域的“樣式”列表窗中選擇一種線型，參見圖3。圖3 選擇邊框線的樣式步驟三、從“顏色”下拉列表中選擇邊框線的顏色，接著在“預(yù)覽窗”中單擊要使用邊框線的邊線，參見圖4。圖4 單擊要使用邊框線的邊線步驟四、單擊了每一條要使用邊框線的邊后，單擊“確定”

6、按鈕，然后在中文Excel 的工作窗口中單擊數(shù)據(jù)清單外的任意一處，就能在屏幕上看到所加入的邊框線了，如圖5所示。圖5 上述操作的結(jié)果7.避免空行和空列避免在數(shù)據(jù)清單中隨便放置空行和空列，將有利于中文Excel 檢測和選定數(shù)據(jù)清單，因為單元格開頭和末尾的多余空格會影響排序與搜索，所以不要在單元格內(nèi)文本前面或后面鍵入空格，可采用縮進單元格內(nèi)文本的辦法來代替鍵入空格。圖6 進入數(shù)據(jù)記錄單第二節(jié) 編輯與查詢數(shù)據(jù)記錄對于數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)記錄，中文Excel 允許您做與Visual FoxPro 6中相同的編輯操作，即可新建、刪除數(shù)據(jù)記錄、按某些條件查詢數(shù)據(jù)記錄，而且操作更加簡單，只需要從“數(shù)據(jù)”下拉菜單

7、中選擇“記錄單”命令，進入圖6所示的數(shù)據(jù)記錄單對話框就能完成這些操作。注意：圖6所示的數(shù)據(jù)記錄單對話框中，“新建”按鈕的上方顯示的是“當前記錄號/總記錄數(shù)”。在數(shù)據(jù)記錄單中，查閱數(shù)據(jù)記錄與Visual FoxPro 6中建立表單的操作相類似，這里就不多說了。若要制定一個查詢條件，只需單擊“條件”按鈕，進入圖7所示的數(shù)據(jù)記錄單對話框，然后在各字段框中輸入查詢內(nèi)容即可。圖7 此時可輸入查詢條件注意：在圖7所示的數(shù)據(jù)記錄清單對話框中，“新建”按鈕的上方顯示的內(nèi)容是Criteria(判據(jù))。此時，“條件”按鈕將變成“記錄單”按鈕，單擊它可以返回圖6所示的對話框。隨便說一下，數(shù)據(jù)記錄單是一種對話框，利用

8、它可以很方便地在數(shù)據(jù)清單中輸入或顯示一行完整的信息或記錄。當然了，它突出的用途還是查找和刪除記錄。當使用數(shù)據(jù)記錄單向新的數(shù)據(jù)清單中添加記錄時，數(shù)據(jù)清單每一列的頂部必須具有列標。中文Excel 也將使用這些列標創(chuàng)建記錄單上的字段。注意：在數(shù)據(jù)記錄單中一次最多只能顯示32個字段。第三節(jié) 排序數(shù)據(jù)記錄在中文Excel 中也可以根據(jù)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)資料對數(shù)據(jù)值進行排序。按遞增方式排序的數(shù)據(jù)類型及其數(shù)據(jù)的順序為： 1.數(shù)字，順序是從小數(shù)到大數(shù)，從負數(shù)到正數(shù)。 2.文字和包含數(shù)字的文字，其順序是0 1 2 3 4 5 6 7 8 9（空格）！”# $ % & ' ( ) * + , - . /

9、: ; < = > ? _ | A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z。 3.邏輯值，F(xiàn)alse在True之前。 4.錯誤值，所有的錯誤值都是相等的。 5.空白（不是空格）單元格總是排在最后。 遞減排序的順序與遞增順序恰好相反，但空白單元格將排在最后。 日期、時間和漢字也當文字處理，是根據(jù)它們內(nèi)部表示的基礎(chǔ)值排序。 圖8 單擊這個按鈕按升序方式排序 最簡單的排序操作是使用“常用”工具欄中的按鈕。在這個工具欄上有兩個用于排序的按鈕，圖標上有AZ與向下的箭頭的哪一個按鈕，用于按降序方式重排數(shù)據(jù)，參見圖8。按鈕上標有ZA與向

10、下的箭頭的哪一個按鈕用于遞減排序，參見圖9。 注意：若選定了某一列后來使用圖8與圖9所示的操作，排序?qū)⒅话l(fā)生在這一列中，其它列的數(shù)據(jù)排列將保持不變，其結(jié)果可能會破壞原始記錄結(jié)構(gòu)，造成數(shù)據(jù)錯誤！圖9單擊這個按鈕按降序方式排序 第四節(jié) 設(shè)置排序條件圖8與圖9所示的操作真是太簡單了！利用“數(shù)據(jù)”下拉菜單中的“排序”命令進行操作就不一樣了。此命令對于數(shù)據(jù)內(nèi)容較多的數(shù)據(jù)清單特別有用，若只想對某區(qū)域進行排序，也能讓您非常滿意，因為通過它可以設(shè)備各種各樣的排序條件，并讓中文Excel 自動進行排序。操作時，屏幕上將顯示如圖10所示的“排序”對話框，可以使用的各選項功能如下所述。圖10 進入“排序”對話框1.

11、主要關(guān)鍵字通過一份下拉菜單選擇排序字段，打開位于右旁的單選按鈕，可控制按遞增或遞減的方式進行排序。2.次要關(guān)鍵字通過一份下拉菜單選擇排序字段，打開位于右旁的單選按鈕，可控制按遞增或遞減的方式進行排序。如果前面設(shè)置的“主要關(guān)鍵字”列中出現(xiàn)了重復(fù)項，就將按次要關(guān)鍵字來排序重復(fù)的部分。3.第三關(guān)鍵字通過一份下拉菜單選擇排序字段，打開位于右旁的單選按鈕，可控制按遞增或遞減的方式進行排序。如果前面設(shè)置的“主要關(guān)鍵字”與“次要關(guān)鍵字”列中都出現(xiàn)了重復(fù)項，就將按第三關(guān)鍵字來排序重復(fù)的部分。4.有標題行在數(shù)據(jù)排序時，包含清單的第一行。5.無標題行在數(shù)據(jù)排序時，不包含清單的第一行。在使用“排序”命令時，若要排序

12、的只是某一個區(qū)域，那么招待此命令時屏幕上會顯示“排序報警”對話框，如圖11所示。圖11 屏幕上將顯示此對話框在這個對話框中，若選擇打開“擴展選定區(qū)域”單選按鈕，則在單擊“排序”按鈕后將排序鄰近的相關(guān)字段。若打開“以當前選定區(qū)域排序”則僅排序選定的區(qū)域。注意：如果排序結(jié)果與所預(yù)期的不同，說明排序數(shù)據(jù)的類型有出入。若想得到最好的結(jié)果，就要確保列中所有單元格屬于同一數(shù)據(jù)類型。為了排序，輸入的數(shù)據(jù)可以是數(shù)字或文字，但應(yīng)避免在連續(xù)的單元格中交替輸入數(shù)字或文字，而確保所有數(shù)字都要以數(shù)字或文字方式輸入是排序是否成功的關(guān)鍵所在。若要將數(shù)字以文字方式輸入，如郵政編碼或產(chǎn)品編號，請在數(shù)字之前加上一個省略符號()，

13、如：610000，或在輸入之前把該列格式化為文字，或輸成中文符號，如：610000。第五節(jié) 自動篩選數(shù)據(jù)若要查看數(shù)據(jù)清單中符合某些條件的數(shù)據(jù)，如本月中已有哪些用戶與本公司有業(yè)務(wù)聯(lián)系，就要使用篩選的辦法把那些數(shù)據(jù)找出來。篩選數(shù)據(jù)清單可以尋找和使用數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)子集。篩選后只顯示出包含某一個值或符合一組條件的行，而隱藏其它行。中文Excel 提供有兩條用于篩選的命令：“自動篩選”和“高級篩選”?！白詣雍Y選”命令可以滿足您的大部分需要，當需要利用復(fù)雜的條件來篩選數(shù)據(jù)清單時就可以考慮使用“高級篩選”命令。為了使用“自動篩選”命令，可以按下列步驟進行操作：步驟一、參見圖12，從“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“

14、篩選”命令，然后從“篩選”子菜單中選擇“自動篩選”命令。圖12 選擇“自動篩選”命令注意：如果當前沒有選定數(shù)據(jù)清單中的單元格，或者沒有激活任何包含數(shù)據(jù)的單元格，選擇“自動篩選”命令后，屏幕上會出現(xiàn)一條出錯信息，并提示您可以做的操作。類似的操作還會在其它地方出現(xiàn)。此后，數(shù)據(jù)清單中第一行的各列中將分別顯示出一個下拉按鈕，如圖13所示，自動篩選就將通過它們來進行。圖13 第一行的各列中將分別顯示出一個下拉列表通過圖13所示的列標下拉列表，就能夠很容易的選定和查看數(shù)據(jù)記錄。 例如，這一步操作用于指查看工資額為800元的員工，操作結(jié)束后，它就會顯示在屏幕上，如圖15所示，這就是自動篩選的結(jié)果。圖14 篩

15、選工資額為800元的數(shù)據(jù)記錄圖15 查看工資額為800元的員工注意：若要在數(shù)據(jù)清單中恢復(fù)篩選前的顯示狀態(tài)，只需要進入“數(shù)據(jù)”下拉菜單后從“篩選”子菜單中選擇“全面顯示”命令即可。第六節(jié) 高級篩選數(shù)據(jù)使用高級篩選功能可以對某個列或者多個列應(yīng)用多個篩選條件。為了使用此功能，在工作表的數(shù)據(jù)清單上方，至少應(yīng)有三個能用作條件區(qū)域的空行，而且數(shù)據(jù)清單必須有列標?！皸l件區(qū)域”包含一組搜索條件的單元格區(qū)域，可以用它在高級篩選篩選數(shù)據(jù)清單的數(shù)據(jù)，它包含一個條件標志行，同時至少有一行用來定義搜索條件。有了條件區(qū)域，就可以按下列操作步驟來進行高級篩選：圖16 單擊這個按鈕步驟一、選擇數(shù)據(jù)清單中含有要篩選值的列標，然

16、后單擊常用工具欄中的“復(fù)制”按鈕，參見圖16，或者按下鍵盤上的Ctrl C組合鍵。接著參見圖17，選擇條件區(qū)域第一個空行里的某個單元格，然后單擊常用工具欄中的“粘貼”或者按下鍵盤上的Ctrl V組合鍵。圖17 將選定的列標復(fù)制在條件區(qū)域中圖18 在條件區(qū)域中輸入篩選條件步驟二、在條件區(qū)域中輸入篩選條件，如圖18所示。圖19 進入“高級篩選”對話框步驟三、從“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“篩選”命令，然后從“篩選”子菜單中選擇“高級篩選”命令，進入圖19所示的“高級篩選”對話框。圖20 單擊這個設(shè)置按鈕步驟四、參見圖20，單擊“高級篩選”對話框中“條件區(qū)域”設(shè)置按鈕后，單擊選定條件區(qū)域中的條件，然后再單擊此按鈕返回“高級篩選”對話框，最后單擊“確定”按鈕，結(jié)束操作。在“高級篩選”對話框中進行操作時，若篩選后要隱藏不符合條件的數(shù)