公司檔案管理辦法(doc 10頁)

1、檔案管理辦法FX/QG-XZ 200706-03第一章 總 則第一條 為提高檔案管理水平，規(guī)范檔案工作程序，系統保存企業(yè)資料，有效保守機密，提高檔案利用效率，依據中華人民共和國檔案法和相關法律法規(guī)，結合本企業(yè)工作實際，特制定本辦法。第二條 檔案管理，遵循“歸口管理、分級負責”的原則，確保檔案的完整與安全。本辦法適用于集團及下屬企業(yè)。第二章 檔案范圍第三條 本辦法所稱的檔案，是指集團及下屬企業(yè)在行政管理和生產經營活動中形成的，記錄并反映集團經營管理過程、具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子文檔等資料。包括公文文書、人事、財務、審計、法律事務、技術、證照等。第三章 管理職責第四條 集團總裁辦是

2、全集團檔案的管理部門。事業(yè)部、子公司綜合部或辦公室是本單位檔案管理的責任部門。各單位、部門行政主要負責人是本單位、部門檔案管理的第一責任人，對任期內本單位檔案管理負總責，其間因為檔案管理而發(fā)生的任何問題，均由其負領導責任。檔案專管員負責按照本辦法的規(guī)定具體管理本單位（部門）全部檔案。第五條 集團及下屬各單位均應設立檔案室或檔案柜，配備兼職或專職管理人員，分級負責檔案的具體管理工作。第六條 集團總裁辦負責集團機關檔案管理，并對全集團檔案工作進行規(guī)劃、指導、檢查、考核和培訓等。第四章 資料點收和歸檔第七條 工作職責（一）公文文書、綜合性材料類：由綜合部門點收；（二）人事勞資類：由人事或綜合部點收；

3、（三）財務類：由財務部門點收；（四）工程、技術類：由專業(yè)部門點收；（五）法律、審計類：由法務、審計部門點收；（六）證照類：由綜合部點收。第八條 資料點收及歸檔范圍凡屬本辦法涵蓋范圍內的所有文字、圖表、聲像、電子文檔等資料，均須全部歸檔。（一）集團檔案室歸檔目錄清單1、集團公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料；2、集團股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料；3、本集團歷史沿革、大事記及反映集團重要活動的剪報、照片、錄音、錄像資料等； 4、集團副職以上及集團總部人員人事檔案資料；5、集團證照、印章；6、集團收購、變賣資產等重要文件資料；7、公司重要的會議材料，包括會議

4、的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。8、集團制度體系、會議紀要、內部發(fā)文（包含總裁批示后的各項工作流程、決定等）、董事會會議記錄、總裁辦公會會議記錄；9、項目批文、合同；10、集團下發(fā)文件。11、財務管理、資金信貸、業(yè)務往來方面的文件材料（含合同、重要報表、銀企聯系函件等）；12、各相關業(yè)務單位往來函件；13、集團簽定的各類合同（含商品房買賣合同）；14、重要項目招投標文件資料；15、審計報告；16、集團及各部門月度、年中、年度工作計劃及資金計劃。17、其他具有法律效力及保存價值的文件；（二） 單位（部門或子公司）歸檔目錄清單。1、集團下發(fā)文件及本單位（部門）

5、制發(fā)的文件。 2、證照、印鑒。 3、工程立項、報建、建設、竣工、質監(jiān)、安監(jiān)、權證辦理等一系列資料文件（具體按照房地產事業(yè)部檔案管理規(guī)定及附件目錄進行整理）；4、單位實施或完成的項目資料（從談判、接洽開始形成的文件開始到項目操作完成止，單項目進行歸檔）5、與當地政府職能部門往來函件；6、單位（部門）簽訂的經濟合同；7、客戶、特約商家資料及信息管理；8、公司的媒體宣傳資料、銷售報表；9、財務會計憑證、賬冊、月度、年度財務報表；10、各部門（單位）報請集團批復的工作聯系單、工作計劃、總結、統計報表、簡報；11、人事勞資檔案及信息管理；12、單位（部門）例會會議紀要；13、各部門與其相關業(yè)務單位函件；

6、14、儀器、設備維修保養(yǎng)資料；15、其他具有法律效率或保存價值的文件資料。第九條 資料點收、歸檔的層級和權限：1、公文文書、財務、技術資料：按照權責屬于集團的由集團歸檔，事業(yè)部的由事業(yè)部歸檔，子公司的由子公司歸檔。2、人事資料：集團副職(含)以上人員、集團總部、總部所在地事業(yè)部、子公司的行管人員、全集團財務和審計人員的檔案，由集團歸檔；總部所在地以外的事業(yè)部、子公司的其他行管人員，根據管轄權自行管理。汽修行業(yè)師傅、學徒，旅游度假行業(yè)服務人員的檔案由用人單位歸檔。歸檔內容、目錄按照人力資源中心的統一要求辦理。3、法律事務、審計類資料由職能部門整理，交集團檔案室歸檔，每年六月前向檔案室移交上年度資

7、料。4、證照類資料的歸檔，按證照管理辦法執(zhí)行。第十條 工作要求：（一）時限要求：1、工程、項目、課題等文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；2、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后向檔案部門移交；3、公司領導、職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時移交；4、會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔；5、電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致；6、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。（二）資料點收工作要求：1、檢查資料的文本及附件是否完整，如有短缺

8、應立即追查歸入；2、文件或資料的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏應立即退回經辦部門補辦；3、與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應立即退回經辦部門；4、所有資料辦理完畢后，經辦人應在規(guī)定時間內移交專(兼)職管理員統一歸檔，并附資料詳細清單(附表一)。5、資料點收經辦人調動或離職，應辦理資料移交手續(xù)，主管領導負責監(jiān)交。（三）資料歸檔工作要求：1、所有檔案資料除依規(guī)定應提交有關職能中心外，均一律以原件存檔。提交有關職能中心的檔案資料，須以復印件存檔。文件材料歸檔后，一律不得更改。2、所有文字資料原則上采用電腦打印件或復印件歸檔，須保存手寫資料的，應使用碳素墨水或藍黑墨水書寫；傳真件須復印后合并歸檔。3

9、、電子文檔、圖片等資料須備份保存，必要時刻錄成光盤進行歸檔。外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。4、資料歸檔時，應認真核對是否完整，如有短缺，應立即追查歸入。5、項目、工程等相關證照、文件在辦理完成時，需先移交歸檔，不得私人存放保管。6、歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。7、歸檔時，檔案專管員須使用專門登記簿分門別類予以登記，建立目錄表，便于查詢。第五章 整理與立卷第十一條 集團及下屬企業(yè)應在次年第一季度末前，將上年度檔案資料進行分類整理與立卷。第十二條 檔案整理和立卷工作要求：(一)保證順序、正反面正確

10、；(二)確保圖紙清晰，字跡難辨認的，應附抄件；(三)及時修補殘破檔案資料，特殊情況下應附復印件；(四)材料過窄應加襯邊，過寬應折疊整齊。第十三條 檔案立卷要求：(一)分類準確，同一中心內容的檔案資料須一起組卷；(二)卷宗標準，規(guī)范統一，編號連續(xù)；(三)案卷按序號、標題、文種類別、制發(fā)機關、編碼頁次、備注等進行目錄編制；(四)編碼頁次要求連續(xù)，不增減頁碼；(五)案卷厚度應控制在1-2厘米之間；(六)每一案卷須端正書寫標題和編號；(七)裝訂標準、整齊，裝訂線統一為文書頁面左側2公分處，用厚質牛皮紙作封皮，以細繩裝訂；(八)全集團應采用統一的檔案袋(盒)封存。第六章 保管與使用第十四條 檔案保存要求

11、：（一）防止檔案的損壞，延長檔案使用壽命，維護檔案安全。（二）做好檔案的防火、防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作。第十五條 檔案管理員應保持相對穩(wěn)定，專兼職人員由基層各單位申報，集團審批，下發(fā)確認文件；其崗位調整需報集團總裁辦同意后方可辦理，崗位調整前，須辦理檔案交接手續(xù)，交接由檔案管理員的直接上級監(jiān)交，對重點單位總裁辦可派人監(jiān)交。檔案移交時要認真對照移交人在上次接交時的檔案清單，確保檔案數量。第十六條 接交人員應對移交的所有檔案資料的完整性負責。因監(jiān)交人、接交人失職造成的責任由監(jiān)交人、接交人承擔。交接時，接交人、監(jiān)交人要敦促移交人出示其上次接交時的清單，本次交接內

12、容不得比上次交接內容減少。第十七條 借閱、復制檔案要求：(一)案卷原則上不許借出，只供在檔案室查閱。未歸檔的文件及資料可借出。凡借閱、復制檔案須填寫檔案使用申請表(見附表二)。(二) 檔案管理人員必須嚴格遵守國家保密法及公司各項保密制度，嚴格履行借閱登記手續(xù)，認真審查審批權限是否符合規(guī)定的要求。借閱、復制使用秘密級檔案資料，須經檔案主管領導批準；機密級檔案資料須經使用單位第一負責人核準，報上一級分管領導審批；絕密級檔案資料需報集團總裁審批。密級的劃分見保密制度。（三）借出的檔案材料不得轉借他人，不得帶入公共場所；借閱人不得撕毀、涂改檔案；不得擅自摘錄檔案內容；任何人不許將檔案內容泄露給無關人員

13、，如有泄露和公布檔案內容者，視情節(jié)輕重予以處理。 (四)復制檔案資料需由檔案員辦理，并加蓋 “與原件無異”、“使用用途”和“有效期限”等內容的藍色印章。第十八條 各單位應建立健全檔案管理辦法，添置保管設施，確保各類檔案妥善保管。一旦發(fā)現被盜或丟失，應立即逐級報告。第七章 鑒定與銷毀第十九條 檔案資料須每年綜合鑒定一次：(一)從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價值。(二)依據價值確定各類檔案的保存年限分為永久、長期、短期三種。第二十條 經鑒定已過保存年限、失去保存價值的檔案，由檔案員登記造冊（見附表三），提出處理建議，經檔案主管領導審核，報集團分管副總裁或事業(yè)部總經理核準；

14、重要資料銷毀前須報集團總裁或總裁授權委托人審批。第二十一條 經批準銷毀的檔案資料銷毀時由上一級領導和本單位檔案主管領導監(jiān)銷。第八章 罰 則第二十二條 凡違反本辦法第七、九、十條第一、二款者，未造成損失的處責任人10100元罰款，造成損失的全額賠償。第二十三條 凡違反本辦法第十條第三款者，處責任人50-200元罰款。第二十四條 凡違反本辦法第十二、十三條者，處責任人50-200元罰款。第二十五條 凡違反本辦法第十四、十八條者，處責任人100-400元罰款。第二十六條 凡違反本辦法第十五、十六條者，處責任人10-100元罰款。其中：擅自調整檔案管理員崗位的，處單位第一負責人500元罰款，未及時監(jiān)督辦理交接手續(xù)的處第一負責人400元罰款。造成損失的由責任人承擔全部責任。第二十七條 凡違反本辦法第十七條者，處責任人20-100元罰款，造成經濟損失全額賠償，并處100-200元罰款。第二十八條 凡違反本辦法第十九、二十、二十一條者，處責任人50-200元罰款。第九章 附 則第二十九條 本辦法由集團總裁辦負責解釋。第三十條 本制度自頒布之日起實行。附表一：湖南富興集團檔案資料移交清單移交單位： 接交單位： 序號檔 案 資 料 內 容單位頁數附 件備注移交人： (簽章) 接交人： (簽章) 監(jiān)交人： (簽章)移交時間： 年 月 日附表二：湖南富興集團檔案使