畢業(yè)論文寫作排版技巧—WORD長(zhǎng)篇文檔排版技巧

1、畢業(yè)論文寫作指南：人人網(wǎng)公共主頁(yè)CNKI知網(wǎng)論文檢測(cè)主頁(yè)君系列教程畢業(yè)論文寫作排版技巧 Word2003 長(zhǎng)篇文檔排版2013年12月II目 錄Word 2003 長(zhǎng)篇文檔排版技巧(1)1一、設(shè)置紙張和文檔網(wǎng)格1二、設(shè)置樣式2三、查看和修改文章的層次結(jié)構(gòu)7四、對(duì)文章的不同部分分節(jié)8五、為不同的節(jié)添加不同的頁(yè)眉10六、在指定位置添加頁(yè)碼11七、插入目錄12八、小結(jié)13Word 2003 長(zhǎng)篇文檔排版技巧(2)15一、預(yù)留裝訂線區(qū)域15二、設(shè)置節(jié)和頁(yè)眉頁(yè)腳16三、添加不同內(nèi)容的頁(yè)眉17四、添加不同類型的頁(yè)碼20五、雙面打印設(shè)置23六、小結(jié)25八招挽

2、回受損Word文檔27一、自動(dòng)恢復(fù)尚未保存的修改27二、手動(dòng)打開(kāi)恢復(fù)文件27三、“打開(kāi)并修復(fù)”文件27四、從任意文件中恢復(fù)文本28五、禁止自動(dòng)宏的運(yùn)行28六、創(chuàng)建新的Normal模板28七、轉(zhuǎn)換文檔格式29八、顯示混亂的解決29（留意一下本文各篇文章頁(yè)眉和頁(yè)腳的不同。聞道有先后！ _） cnki知網(wǎng)論文檢測(cè)2013年12月八招挽回受損Word文檔Word 2003 長(zhǎng)篇文檔排版技巧（1）要點(diǎn)：（1）制作長(zhǎng)文檔前，先要規(guī)劃好各種設(shè)置，尤其是樣式設(shè)置；（2）不同的篇章部分一定要分節(jié)，而不是分頁(yè)。下面就看看如何制作一篇幾十頁(yè)的長(zhǎng)文檔。這份報(bào)告要求的格式是：A4紙；要有封面和目錄；

3、單面打?。怀饷婧湍夸浲?，每頁(yè)的頁(yè)眉是報(bào)告的題目；頁(yè)碼一律在頁(yè)面底端的右側(cè)，封面和目錄沒(méi)有頁(yè)碼，目錄之后為第1頁(yè)。一、設(shè)置紙張和文檔網(wǎng)格寫文章前，不要上來(lái)就急于動(dòng)筆，先要找好合適大小的“紙”，這個(gè)“紙”就是Word中的頁(yè)面設(shè)置。 從菜單中選擇【文件】|【頁(yè)面設(shè)置】命令，顯示“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，選擇【紙張】選項(xiàng)卡，如圖1所示。圖1通常紙張大小都用A4紙，所以可采用默認(rèn)設(shè)置。有時(shí)也會(huì)用B5紙，只需從“紙張大小”中選擇相應(yīng)類型的紙即可。很多人習(xí)慣先錄入內(nèi)容，最后再設(shè)紙張大小。由于默認(rèn)是A4紙，如果改用B5紙，就有可能使整篇文檔的排版不能很好地滿足要求。所以，先進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置，可以直觀地在錄入時(shí)看到頁(yè)面

4、中的內(nèi)容和排版是否適宜，避免事后的修改?？紤]到閱讀報(bào)告的領(lǐng)導(dǎo)年齡都比較大，對(duì)于密密麻麻的文字閱讀起來(lái)比較費(fèi)力，還可以調(diào)整一下文字。通常，很多人都采用增大字號(hào)的辦法。其實(shí)，可以在頁(yè)面設(shè)置中調(diào)整字與字、行與行之間的間距，即使不增大字號(hào)，也能使內(nèi)容看起來(lái)更清晰。在“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中選擇“文檔網(wǎng)格”選項(xiàng)卡，如圖2所示。 圖2選中“指定行和字符網(wǎng)格”，在“字符”設(shè)置中，默認(rèn)為“每行39”個(gè)字符，可以適當(dāng)減小，例如改為“每行37”個(gè)字符。同樣，在“行”設(shè)置中，默認(rèn)為“每頁(yè)44”行，可以適當(dāng)減小，例如改為“每頁(yè)42”行。這樣，文字的排列就均勻清晰了。二、設(shè)置樣式 現(xiàn)在，還是不用急于錄入文字，需要指定一下文

5、字的樣式。通常，很多人都是在錄入文字后，用“字體”、“字號(hào)”等命令設(shè)置文字的格式，用“兩端對(duì)齊”、“居中”等命令設(shè)置段落的對(duì)齊，但這樣的操作要重復(fù)很多次，而且一旦設(shè)置的不合理，最后還要一一修改。熟悉Word技巧的人對(duì)于這樣的格式修改并不擔(dān)心，因?yàn)樗梢杂谩案袷剿ⅰ睂⑿薷暮蟮母袷揭灰凰⒌狡渌枰淖兏袷降牡胤?。然而，如果有幾十個(gè)、上百個(gè)這樣的修改，也得刷上幾十次、上百次，豈不是變成白領(lǐng)油漆工了？使用了樣式就不必有這樣的擔(dān)心。樣式是什么？簡(jiǎn)單地說(shuō)，樣式就是格式的集合。通常所說(shuō)的“格式”往往指單一的格式，例如，“字體”格式、“字號(hào)”格式等。每次設(shè)置格式，都需要選擇某一種格式，如果文字的格式比較復(fù)雜，

6、就需要多次進(jìn)行不同的格式設(shè)置。而樣式作為格式的集合，它可以包含幾乎所有的格式，設(shè)置時(shí)只需選擇一下某個(gè)樣式，就能把其中包含的各種格式一次性設(shè)置到文字和段落上。 樣式在設(shè)置時(shí)也很簡(jiǎn)單，將各種格式設(shè)計(jì)好后，起一個(gè)名字，就可以變成樣式。而通常情況下，我們只需使用Word提供的預(yù)設(shè)樣式就可以了，如果預(yù)設(shè)的樣式不能滿足要求，只需略加修改即可。從菜單選擇【格式】|【樣式和格式】命令，在右側(cè)的任務(wù)窗格中即可設(shè)置或應(yīng)用格式或樣式，如圖3所示。要注意任務(wù)窗格底端的“顯示”中的內(nèi)容，在圖3中，“顯示”為“有效格式”，則其中的內(nèi)容即有格式，又有樣式。例如，“加粗”為格式，“標(biāo)題1”為樣式，“標(biāo)題1+居中”為樣式和格式

7、的混合格式。對(duì)于初學(xué)者來(lái)說(shuō)，很容易混淆。為了清晰地理解樣式的概念，可在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“有效樣式”，則顯示如圖4所示的內(nèi)容。這時(shí)，將只會(huì)顯示文檔中正在使用及默認(rèn)的樣式。 圖3 圖4“正文”樣式是文檔中的默認(rèn)樣式，新建的文檔中的文字通常都采用“正文”樣式。很多其他的樣式都是在“正文”樣式的基礎(chǔ)上經(jīng)過(guò)格式改變而設(shè)置出來(lái)的，因此“正文”樣式是Word中的最基礎(chǔ)的樣式，不要輕易修改它，一旦它被改變，將會(huì)影響所有基于“正文”樣式的其他樣式的格式。 “標(biāo)題1”“標(biāo)題9”為標(biāo)題樣式，它們通常用于各級(jí)標(biāo)題段落，與其他樣式最為不同的是標(biāo)題樣式具有級(jí)別，分別對(duì)應(yīng)級(jí)別19。這樣，就能夠通過(guò)級(jí)別得到

8、文檔結(jié)構(gòu)圖、大綱和目錄。在如圖4所示的樣式列表中，只顯示了“標(biāo)題1”“標(biāo)題3”的3個(gè)標(biāo)題樣式，如果標(biāo)題的級(jí)別比較多，可在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“所有樣式”，即可選擇“標(biāo)題4”“標(biāo)題9”樣式?，F(xiàn)在，規(guī)劃一下文章中可能用到的樣式。 （a）對(duì)于文章中的每一部分或章節(jié)的大標(biāo)題，采用“標(biāo)題1”樣式，章節(jié)中的小標(biāo)題，按層次分別采用“標(biāo)題2”“標(biāo)題4”樣式。（b）文章中的說(shuō)明文字，采用“正文首行縮進(jìn)2”樣式。（c）文章中的圖和圖號(hào)說(shuō)明，采用“注釋標(biāo)題”樣式。規(guī)劃結(jié)束之后，即可錄入文字了。 首先，錄入文章第一部分的大標(biāo)題，如圖5所示。注意保持光標(biāo)的位置在當(dāng)前標(biāo)題所在的段落中。從菜單選擇【格式】|【

9、樣式和格式】命令，在任務(wù)窗格中單擊“標(biāo)題1”樣式，即可快速設(shè)置好此標(biāo)題的格式，如圖6所示。圖5圖6用同樣的方法，即可一邊錄入文字，一邊設(shè)置該部分文字所用的樣式。注意在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“所有樣式”，即可為文字和段落設(shè)置“正文首行縮進(jìn)2”和“注釋標(biāo)題”樣式。當(dāng)所需樣式都被選擇過(guò)一次之后，可顯示“有效樣式”，這樣不會(huì)顯示無(wú)用的其他樣式。 文章的部分內(nèi)容錄入和排版之后的效果如圖7所示。為了方便對(duì)照，圖中左側(cè)列出了對(duì)應(yīng)文章段落所用的樣式。在錄入和排版過(guò)程中，可能會(huì)經(jīng)常在鍵盤和鼠標(biāo)之間切換，這樣會(huì)影響速度。對(duì)樣式設(shè)置快捷鍵，就能避免頻繁使用鼠標(biāo)，提高錄入和排版速度。圖7將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到任

10、務(wù)窗格中的“標(biāo)題1”樣式右側(cè)，單擊下拉箭頭，如圖8所示，單擊【修改】命令。顯示“修改樣式”對(duì)話框，如圖9所示。 圖8 圖9單擊【格式】按鈕，選擇【快捷鍵】命令，顯示“自定義鍵盤”對(duì)話框，如圖10所示。此時(shí)在鍵盤上按下希望設(shè)置的快捷鍵，例如【Ctrl】+【1】，在“請(qǐng)按新快捷鍵”設(shè)置中就會(huì)顯示快捷鍵。注意不要在其中輸入快捷鍵，而應(yīng)該按下快捷鍵。單擊【指定】按鈕，快捷鍵即可生效。圖10用同樣的方法為其他樣式指定快捷鍵。 現(xiàn)在，在文檔中錄入文字，然后按下某個(gè)樣式的快捷鍵，即可快速設(shè)置好格式。 文檔中的內(nèi)容采用系統(tǒng)預(yù)設(shè)的樣式后，格式可能不能完全符合實(shí)際需要。例如，“標(biāo)題1”樣式的字號(hào)太大，而且是左對(duì)齊

11、方式，希望采用小一點(diǎn)的字號(hào)，并居中對(duì)齊。這時(shí)可以修改樣式。 將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到任務(wù)窗格中的“標(biāo)題1”樣式右側(cè)，單擊下拉箭頭，如圖8所示，單擊【修改】命令。顯示“修改樣式”對(duì)話框，如圖9所示。選中“自動(dòng)更新”選項(xiàng)，單擊【確定】按鈕完成設(shè)置。這樣，當(dāng)應(yīng)用了“標(biāo)題1”樣式的文字和段落的格式發(fā)生改變時(shí)，就會(huì)自動(dòng)更改“標(biāo)題1”樣式的格式。 選中采用了“標(biāo)題1”樣式的某段文字，例如“一、中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)宏觀狀況”，然后利用“格式”工具欄設(shè)置字號(hào)和居中對(duì)齊。注意文章中所有采用“標(biāo)題1”樣式的文字和段落都會(huì)一起隨之改變格式，不用再像以前那樣用格式刷一一改變其他位置的文字的格式。 因此，使用樣式帶來(lái)的好處之一是大大提

12、高了格式修改的效率。三、查看和修改文章的層次結(jié)構(gòu)文章比較長(zhǎng)，定位會(huì)比較麻煩。采用樣式之后，由于“標(biāo)題1”“標(biāo)題9”樣式具有級(jí)別，就能方便地進(jìn)行層次結(jié)構(gòu)的查看和定位。 從菜單選擇【視圖】|【文檔結(jié)構(gòu)圖】命令，可在文檔左側(cè)顯示文檔的層次結(jié)構(gòu)，如圖11所示。在其中的標(biāo)題上單擊，即可快速定位到相應(yīng)位置。再次從菜單選擇【視圖】|【文檔結(jié)構(gòu)圖】命令，即可取消文檔結(jié)構(gòu)圖。圖11如果文章中有大塊區(qū)域的內(nèi)容需要調(diào)整位置，以前的做法通常是剪切后再粘貼。當(dāng)區(qū)域移動(dòng)距離較遠(yuǎn)時(shí)，同樣不容易找到位置。從菜單選擇【視圖】|【大綱】命令，進(jìn)入大綱視圖。文檔頂端會(huì)顯示“大綱”工具欄，如圖12所示。在“大綱”工具欄中選擇“顯示級(jí)

13、別”下拉列表中的某個(gè)級(jí)別，例如“顯示級(jí)別3”，則文檔中會(huì)顯示從級(jí)別1到級(jí)別3的標(biāo)題，如圖13所示。圖12圖13如果要將“用戶職業(yè)”部分的內(nèi)容移動(dòng)到“用戶年齡”之后，可將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到“用戶職業(yè)”前的十字標(biāo)記處，按住鼠標(biāo)拖動(dòng)內(nèi)容至“用戶年齡”下方，即可快速調(diào)整該部分區(qū)域的位置。這樣不僅將標(biāo)題移動(dòng)了位置，也會(huì)將其中的文字內(nèi)容一起移動(dòng)。從菜單選擇【視圖】|【頁(yè)面】命令，即可返回到常用的頁(yè)面視圖編輯狀態(tài)。四、對(duì)文章的不同部分分節(jié)文章的不同部分通常會(huì)另起一頁(yè)開(kāi)始，很多人習(xí)慣用加入多個(gè)空行的方法使新的部分另起一頁(yè)，這是一種錯(cuò)誤的做法，會(huì)導(dǎo)致修改時(shí)的重復(fù)排版，降低工作效率。另一種做法是插入分頁(yè)符分頁(yè)，如果希

14、望采用不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳，這種做法就無(wú)法實(shí)現(xiàn)了。正確的做法是插入分節(jié)符，將不同的部分分成不同的節(jié)，這樣就能分別針對(duì)不同的節(jié)進(jìn)行設(shè)置。定位到第二部分的標(biāo)題文字前，從菜單選擇【插入】|【分隔符】命令，顯示“分隔符”對(duì)話框，如圖14所示。選擇“分節(jié)符”類型中的“下一頁(yè)”，并單擊【確定】按鈕，就會(huì)在當(dāng)前光標(biāo)位置插入一個(gè)不可見(jiàn)的分節(jié)符，這個(gè)分節(jié)符不僅將光標(biāo)位置后面的內(nèi)容分為新的一節(jié)，還會(huì)使該節(jié)從新的一頁(yè)開(kāi)始，實(shí)現(xiàn)既分節(jié)，又分頁(yè)的功能。用同樣的方法對(duì)文章的其他部分分節(jié)。圖14對(duì)于封面和目錄，同樣可以用分節(jié)的方式將它們?cè)O(shè)在不同的節(jié)。在文章的最前面輸入文章的大標(biāo)題和目錄，如圖15所示，然后分別在“目錄”文字前和

15、“一、中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)宏觀狀況”文字前插入分節(jié)符。 圖15如果要取消分節(jié)，只需刪除分節(jié)符即可。分節(jié)符是不可打印字符，默認(rèn)情況下在文檔中不顯示。在工具欄單擊“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”按鈕 ，即可查看隱藏的編輯標(biāo)記。在如圖16和圖17所示中，分別顯示了不同節(jié)末尾的分節(jié)符。圖16圖17在段落標(biāo)記和分節(jié)符之間單擊，按【Delete】鍵即可刪除分節(jié)符，并使分節(jié)符前后的兩節(jié)合并為一節(jié)。五、為不同的節(jié)添加不同的頁(yè)眉利用“頁(yè)眉和頁(yè)腳”設(shè)置可以為文章添加頁(yè)眉。通常文章的封面和目錄不需要添加頁(yè)眉，只有正文開(kāi)始時(shí)才需要添加頁(yè)眉，因?yàn)榍懊嬉呀?jīng)對(duì)文章進(jìn)行分節(jié)，所以很容易實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。設(shè)置頁(yè)眉和頁(yè)腳時(shí)，最好從文章最前面開(kāi)始，這樣

16、不容易混亂。按【Ctrl】+【Home】快捷鍵快速定位到文檔開(kāi)始處，從菜單選擇【視圖】|【頁(yè)眉和頁(yè)腳】命令，進(jìn)入“頁(yè)眉和頁(yè)腳”編輯狀態(tài)，如圖18所示。圖18注意在頁(yè)眉的左上角顯示有“頁(yè)眉 第1節(jié) ”的提示文字，表明當(dāng)前是對(duì)第1節(jié)設(shè)置頁(yè)眉。由于第1節(jié)是封面，不需要設(shè)置頁(yè)眉，因此可在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕 ，顯示并設(shè)置下一節(jié)的頁(yè)眉。第2節(jié)是目錄的頁(yè)眉，同樣不需要填寫任何內(nèi)容，因此繼續(xù)單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕。 第3節(jié)的頁(yè)眉如圖19所示，注意頁(yè)眉的右上角顯示有“與上一節(jié)相同”提示，表示第3節(jié)的頁(yè)眉與第2節(jié)一樣。如果現(xiàn)在在頁(yè)眉區(qū)域輸入文字，則此文字將會(huì)出現(xiàn)在所有節(jié)的頁(yè)眉中，因此不要

17、急于設(shè)置。圖19在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中有一個(gè)“同前”按鈕 ，默認(rèn)情況下它處于按下?tīng)顟B(tài)，單擊此按鈕，取消“同前”設(shè)置，這時(shí)頁(yè)眉右上角的“與上一節(jié)相同”提示消失，表明當(dāng)前節(jié)的頁(yè)眉與前一節(jié)不同。此時(shí)再在頁(yè)眉中輸入文字，例如可用整篇文檔的大標(biāo)題“中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r”作為頁(yè)眉。后面的其他節(jié)無(wú)需再設(shè)置頁(yè)眉，因?yàn)楹竺婀?jié)的頁(yè)眉默認(rèn)為“同前”，即與第3節(jié)相同。在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中單擊【關(guān)閉】按鈕，退出頁(yè)眉編輯狀態(tài)。 用打印預(yù)覽可以查看各頁(yè)頁(yè)眉的設(shè)置情況，其中封面和目錄沒(méi)有頁(yè)眉，目錄之后才會(huì)在每頁(yè)顯示頁(yè)眉。 六、在指定位置添加頁(yè)碼通常很多人習(xí)慣從菜單選擇【插入】|【頁(yè)碼】命令插入頁(yè)碼，這樣得到的頁(yè)碼，將會(huì)

18、在封面和目錄處都添加頁(yè)碼。而現(xiàn)在希望封面和目錄沒(méi)有頁(yè)碼，從目錄之后的內(nèi)容再添加頁(yè)碼，并且頁(yè)碼要從1開(kāi)始編號(hào)。這同樣要得益于分節(jié)的設(shè)置。按【Ctrl】+【Home】快捷鍵快速定位到文檔開(kāi)始處，從菜單選擇【視圖】|【頁(yè)眉和頁(yè)腳】命令，進(jìn)入“頁(yè)眉和頁(yè)腳”編輯狀態(tài)，如圖18所示。在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中單擊“在頁(yè)眉和頁(yè)腳間切換”按鈕 ，顯示頁(yè)腳區(qū)域，如圖20所示。 圖20注意在頁(yè)腳的左上角顯示有“頁(yè)腳 第1節(jié) ”的提示文字，表明當(dāng)前是對(duì)第1節(jié)設(shè)置頁(yè)腳。由于第1節(jié)是封面，不需要在頁(yè)腳區(qū)域添加頁(yè)碼，因此可在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕 ，顯示并設(shè)置下一節(jié)的頁(yè)腳。第2節(jié)是目錄的頁(yè)腳，同樣不需

19、要添加任何內(nèi)容，因此繼續(xù)單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕。第3節(jié)的頁(yè)腳如圖21所示，注意頁(yè)腳的右上角顯示有“與上一節(jié)相同”提示，表示第3節(jié)的頁(yè)腳與第2節(jié)一樣。如果現(xiàn)在在頁(yè)腳區(qū)域插入頁(yè)碼，則頁(yè)碼將會(huì)出現(xiàn)在所有節(jié)的頁(yè)腳中，因此不要急于插入頁(yè)碼。 圖21在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中有一個(gè)“同前”按鈕 ，默認(rèn)情況下它處于按下?tīng)顟B(tài)，單擊此按鈕，取消“同前”設(shè)置，這時(shí)頁(yè)腳右上角的“與上一節(jié)相同”提示消失，表明當(dāng)前節(jié)的頁(yè)腳與前一節(jié)不同。這時(shí)再插入頁(yè)碼，就能讓頁(yè)碼只出現(xiàn)在當(dāng)前節(jié)及其后的其他節(jié)。 從菜單選擇【插入】|【頁(yè)碼】命令，顯示“頁(yè)碼”對(duì)話框，如圖22所示。采用默認(rèn)設(shè)置即可。單擊【格式】按鈕，顯示“頁(yè)碼格式”對(duì)話框，如

20、圖23所示。默認(rèn)情況下，“頁(yè)碼編排”設(shè)置為“續(xù)前節(jié)”，表示頁(yè)碼接續(xù)前面節(jié)的編號(hào)。如果采用此設(shè)置，則會(huì)自動(dòng)計(jì)算第1節(jié)和第2節(jié)的頁(yè)數(shù)，然后在當(dāng)前的第3節(jié)接續(xù)前面的頁(yè)號(hào)，這樣本節(jié)就不是從第1頁(yè)開(kāi)始了。因此需要在“頁(yè)碼編排”中設(shè)置“起始頁(yè)碼”為“1”，這樣就與前面節(jié)是否有頁(yè)碼無(wú)關(guān)了。 圖22 圖23第3節(jié)之后的其他節(jié)無(wú)需再設(shè)置頁(yè)碼，因?yàn)轫?yè)腳的默認(rèn)設(shè)置為“同前”，而且頁(yè)碼格式默認(rèn)設(shè)置均為“續(xù)前節(jié)”，將會(huì)自動(dòng)為每一節(jié)編排頁(yè)碼。在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中單擊【關(guān)閉】按鈕，退出頁(yè)腳編輯狀態(tài)。用打印預(yù)覽可以查看各頁(yè)頁(yè)腳的設(shè)置情況，其中封面和目錄沒(méi)有頁(yè)碼，目錄之后才會(huì)在每頁(yè)顯示頁(yè)碼，并且目錄之后的頁(yè)碼從1開(kāi)始編號(hào)。

21、七、插入目錄最后可以為文檔添加目錄。要成功添加目錄，應(yīng)該正確采用帶有級(jí)別的樣式，例如“標(biāo)題1”“標(biāo)題9”樣式。盡管也有其他的方法可以添加目錄，但采用帶級(jí)別的樣式是最方便的一種。 定位到需要插入目錄的位置，從菜單選擇【插入】|【引用】|【索引和目錄】命令，顯示“索引和目錄”對(duì)話框，單擊“目錄”選項(xiàng)卡，如圖24所示。 在“顯示級(jí)別”中，可指定目錄中包含幾個(gè)級(jí)別，從而決定目錄的細(xì)化程度。這些級(jí)別是來(lái)自“標(biāo)題1”“標(biāo)題9”樣式的，它們分別對(duì)應(yīng)級(jí)別19。 如果要設(shè)置更為精美的目錄格式，可在“格式”中選擇其他類型。通常用默認(rèn)的“來(lái)自模板”即可。 圖24單擊【確定】按鈕，即可插入目錄。目錄是以“域”的方式插

22、入到文檔中的（會(huì)顯示灰色底紋），因此可以進(jìn)行更新。當(dāng)文檔中的內(nèi)容或頁(yè)碼有變化時(shí)，可在目錄中的任意位置單擊右鍵，選擇“更新域”命令，顯示“更新目錄”對(duì)話框，如圖25所示。如果只是頁(yè)碼發(fā)生改變，可選擇“只更新頁(yè)碼”。如果有標(biāo)題內(nèi)容的修改或增減，可選擇“更新整個(gè)目錄”。 圖25八、小結(jié)至此，整篇文檔排版完畢。在整個(gè)排版過(guò)程中，可以注意到樣式和分節(jié)的重要性。采用樣式，可以實(shí)現(xiàn)邊錄入邊快速排版，修改格式時(shí)能夠使整篇文檔中多處用到的某個(gè)樣式自動(dòng)更改格式，并且易于進(jìn)行文檔的層次結(jié)構(gòu)的調(diào)整和生成目錄。對(duì)文檔的不同部分進(jìn)行分節(jié)，有利于對(duì)不同的節(jié)設(shè)置不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳。有關(guān)樣式和分節(jié)應(yīng)用，以及頁(yè)眉頁(yè)腳的設(shè)置，這里介

23、紹的僅僅是最基本的用法。下一篇文章將會(huì)看到更為精彩和美妙的應(yīng)用。29Word 2003 長(zhǎng)篇文檔排版技巧（2）雜志、書(shū)刊、碩博士論文的編排難點(diǎn)很多，主要有以下幾個(gè)特點(diǎn)：（1）正反面打印或印刷。（2）如果雜志、書(shū)或論文比較厚，每頁(yè)的左側(cè)會(huì)留出一些空白，以便裝訂后不會(huì)遮擋文字。（3）奇數(shù)頁(yè)總是位于翻開(kāi)的書(shū)的右側(cè)頁(yè)上，偶數(shù)頁(yè)總是位于左側(cè)頁(yè)上，如圖1所示。（4）對(duì)于書(shū)而言，每一章的首頁(yè)總是位于右側(cè)頁(yè)（奇數(shù)頁(yè)），如圖1所示中的目錄和第1章首頁(yè)。（5）如果某章的前一頁(yè)沒(méi)有內(nèi)容，會(huì)保留空白頁(yè)，空白頁(yè)總是位于左側(cè)頁(yè)（偶數(shù)頁(yè)），如圖1所示中的目錄左側(cè)的頁(yè)和第1章首頁(yè)左側(cè)的頁(yè)。（6）奇偶頁(yè)的頁(yè)

24、眉可以不同，一般偶數(shù)頁(yè)可顯示文章或書(shū)名，奇數(shù)頁(yè)顯示本章標(biāo)題，如圖1所示。（7）每一章的首頁(yè)都沒(méi)有頁(yè)眉，如圖1所示。（8）目錄和正文部分采用不同的頁(yè)碼格式，（例如：目錄用羅馬數(shù)字，正文用阿拉伯?dāng)?shù)字），并且都從1開(kāi)始編號(hào)。圖1怎么設(shè)計(jì)這樣的文檔呢？抓住以下幾個(gè)關(guān)鍵就行了：（1）頁(yè)面設(shè)置決定了頁(yè)面布局、節(jié)的起始位置、奇偶頁(yè)頁(yè)眉和首頁(yè)頁(yè)眉；（2）分節(jié)時(shí)，每一節(jié)可以從奇數(shù)頁(yè)或偶數(shù)頁(yè)開(kāi)始，而不一定是從下一頁(yè)開(kāi)始；（3）域可以幫助自動(dòng)填寫某些內(nèi)容（例如目錄、頁(yè)眉文字）；（4）打印設(shè)置可以讓紙張實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化或半自動(dòng)化的正反面打?。措p面打?。?。一、預(yù)留裝訂線區(qū)域?yàn)榱俗岆p面打印的比較厚的文檔能夠在裝訂后不會(huì)遮擋文

25、字，可以預(yù)留出裝訂線區(qū)域。從菜單中選擇【文件】|【頁(yè)面設(shè)置】命令，顯示“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，選擇【頁(yè)邊距】選項(xiàng)卡，如圖2所示。圖2在“頁(yè)碼范圍”中，設(shè)置“多頁(yè)”為“對(duì)稱頁(yè)邊距”；在“頁(yè)邊距”中，設(shè)置“裝訂線”為“2厘米”，并可預(yù)覽效果；在“預(yù)覽”中設(shè)置“應(yīng)用于”為“整篇文檔”。 二、設(shè)置節(jié)和頁(yè)眉頁(yè)腳文檔中已經(jīng)用【插入】|【分隔符】|【分節(jié)符類型】|【下一頁(yè)】的方式為不同的章分節(jié)（參見(jiàn)上篇文章的內(nèi)容），現(xiàn)在需要將節(jié)和頁(yè)眉頁(yè)腳進(jìn)一步設(shè)置。在“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中選擇“版式”選項(xiàng)卡，如圖3所示。 圖3在“節(jié)”中選擇“節(jié)的起始位置”為“奇數(shù)頁(yè)”，這樣可以讓每一節(jié)都從奇數(shù)頁(yè)開(kāi)始，從而讓每章的首頁(yè)位于奇數(shù)頁(yè)。

26、 在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”中選中“奇偶頁(yè)不同”和“首頁(yè)不同”，這樣可以分別添加奇數(shù)頁(yè)、偶數(shù)頁(yè)和每一節(jié)的首頁(yè)的頁(yè)眉和頁(yè)腳，并使其內(nèi)容不同。在“預(yù)覽”中選擇“應(yīng)用于”為“整篇文檔”。如果此時(shí)打印預(yù)覽，會(huì)看到在目錄前和第1章前等位置出現(xiàn)空白頁(yè)。這是因?yàn)槊恳还?jié)都從奇數(shù)頁(yè)開(kāi)始的緣故。當(dāng)上一節(jié)的文字在奇數(shù)頁(yè)就結(jié)束時(shí)，為了讓本節(jié)從奇數(shù)頁(yè)開(kāi)始，就會(huì)自動(dòng)加入空白頁(yè)。特別要注意，這個(gè)空白頁(yè)只有打印預(yù)覽時(shí)才可看到，在編輯狀態(tài)下無(wú)法看到，不要誤以為沒(méi)有加入空白頁(yè)。三、添加不同內(nèi)容的頁(yè)眉在添加頁(yè)眉時(shí)，只要充分理解了分節(jié)的作用，就能快速設(shè)置出復(fù)雜的頁(yè)眉。設(shè)置頁(yè)眉和頁(yè)腳時(shí)，從文檔開(kāi)始位置設(shè)置不容易出錯(cuò)。按【Ctrl】+【Home】

27、快捷鍵定位到文檔開(kāi)始位置，從菜單選擇【視圖】|【頁(yè)眉和頁(yè)腳】命令，進(jìn)入頁(yè)眉和頁(yè)腳編輯狀態(tài)，如圖4所示。 圖4首先會(huì)顯示第1節(jié)的首頁(yè)頁(yè)眉，這是封面的頁(yè)眉，無(wú)需設(shè)置。 在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕 ，顯示第2節(jié)的首頁(yè)頁(yè)眉，如圖5所示。圖5第2節(jié)的首頁(yè)頁(yè)眉右側(cè)顯示“與上一節(jié)相同”，表示與上一節(jié)的首頁(yè)頁(yè)眉相同，目錄同樣無(wú)需設(shè)置頁(yè)眉。 在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕 ，顯示第3節(jié)的首頁(yè)頁(yè)眉，如圖6所示。圖6第3節(jié)的首頁(yè)頁(yè)眉右側(cè)顯示“與上一節(jié)相同”，表示與上一節(jié)的首頁(yè)頁(yè)眉相同，每一章的首頁(yè)同樣無(wú)需設(shè)置頁(yè)眉。 在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕 ，顯示第3節(jié)的偶數(shù)頁(yè)頁(yè)

28、眉，如圖7所示。圖7在本文檔中，這是第一次出現(xiàn)正文中的偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉的內(nèi)容。如果文檔的前面部分也有偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉（例如目錄比較長(zhǎng)時(shí)，就有可能在目錄節(jié)首先出現(xiàn)偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉），就應(yīng)該使此處的偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉與上一節(jié)不同。在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄單擊“同前”按鈕 ，使“與上一節(jié)相同”消失。在頁(yè)眉處輸入本文檔的大標(biāo)題（一般是雜志名或書(shū)名），并使其左對(duì)齊，如圖8所示。圖8在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕 ，顯示第3節(jié)的奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉，如圖9所示。 圖9在本文檔中，這是第一次出現(xiàn)正文中的奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉的內(nèi)容。如果文檔的前面部分也有奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉（例如目錄比較長(zhǎng)時(shí)，就有可能在目錄節(jié)首先出現(xiàn)奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉），就應(yīng)該使此處的奇數(shù)頁(yè)頁(yè)

29、眉與上一節(jié)不同。在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄單擊“同前”按鈕 ，使“與上一節(jié)相同”消失。奇數(shù)頁(yè)的頁(yè)眉要顯示每章的標(biāo)題，如果按照常用方法，可以錄入標(biāo)題內(nèi)容，但是，必須在以后的每一節(jié)錄入不同的標(biāo)題，比較麻煩。利用插入域的方法，可以一次性設(shè)置好所有奇數(shù)頁(yè)的標(biāo)題，并使標(biāo)題自動(dòng)采用該節(jié)的標(biāo)題。注意到每一章的標(biāo)題都采用了“標(biāo)題一”樣式，可以用一個(gè)域引用“標(biāo)題一”樣式，這樣就能自動(dòng)根據(jù)當(dāng)前節(jié)的“標(biāo)題一”樣式顯示它所對(duì)應(yīng)的文字內(nèi)容，無(wú)需反復(fù)錄入。定位到頁(yè)眉中，從菜單選擇【插入】|【域】命令，顯示“域”對(duì)話框，如圖10所示。 Word2000的界面如圖10（a）（b）所示。圖10 圖10（a） 圖10（b）在“域名”

30、中選擇“StyleRef”域，并在“樣式名”中選擇“標(biāo)題一”樣式，表示引用“標(biāo)題一”樣式中的文字（Word2000中操作略有不同，參見(jiàn)圖10（a）（b）)。單擊【確定】按鈕后，即可將本節(jié)“標(biāo)題一”樣式對(duì)應(yīng)的文字插入頁(yè)眉，設(shè)置頁(yè)眉右對(duì)齊后，得到如圖11所示的效果。圖11在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄連續(xù)單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕 ，顯示其他節(jié)的首頁(yè)、偶數(shù)頁(yè)和奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉，此時(shí)都保持默認(rèn)設(shè)置即可，讓每個(gè)頁(yè)眉都與上節(jié)相同。其中奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉會(huì)根據(jù)當(dāng)前節(jié)的“標(biāo)題一”樣式所對(duì)應(yīng)的文字的變化自動(dòng)改變。在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄單擊“關(guān)閉”按鈕，退出頁(yè)眉和頁(yè)腳編輯狀態(tài)。去除頁(yè)眉中多余的水平線：在文檔的首頁(yè)頁(yè)眉中會(huì)注意到，雖然沒(méi)有

31、文字，卻保留了一條水平線?？梢匀コ@條多余的水平線。按【Ctrl】+【Home】鍵定位到文檔開(kāi)始位置，在頁(yè)眉處雙擊即可快速進(jìn)入頁(yè)眉和頁(yè)腳編輯狀態(tài)。要成功去除頁(yè)眉中的水平線，必須先選中頁(yè)眉中的段落標(biāo)記，如圖12所示。 圖12從菜單選擇【格式】|【邊框和底紋】命令，顯示“邊框和底紋”對(duì)話框，如圖13所示。圖13在預(yù)覽中可以看到段落底部添加了一條水平線，頁(yè)眉中的水平線實(shí)際上是用段落的下邊框線制作出來(lái)的。在左側(cè)的“設(shè)置”中選擇“無(wú)”，即可去除段落邊框，從而使頁(yè)眉中的水平線消失。由于是在第1節(jié)的首頁(yè)去除水平線，后續(xù)其他節(jié)的首頁(yè)設(shè)置均為“與上一節(jié)相同”，因此后續(xù)節(jié)首頁(yè)的水平線也會(huì)消失，不必再進(jìn)行設(shè)置了。

32、四、添加不同類型的頁(yè)碼在雜志和書(shū)中，目錄和章節(jié)可以分別采用不同類型的頁(yè)碼。例如，目錄的頁(yè)碼用羅馬數(shù)字I，II，III，IV等，章節(jié)的頁(yè)碼用阿拉伯?dāng)?shù)字1，2，3等。要實(shí)現(xiàn)這樣的頁(yè)碼編排，同樣要借助分節(jié)來(lái)實(shí)現(xiàn)。按【Ctrl】+【Home】快捷鍵定位到文檔開(kāi)始位置，從菜單選擇【視圖】|【頁(yè)眉和頁(yè)腳】命令，進(jìn)入頁(yè)眉和頁(yè)腳編輯狀態(tài)。在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄單擊“在頁(yè)眉和頁(yè)腳間切換”按鈕 ，切換到頁(yè)腳，顯示第1節(jié)首頁(yè)頁(yè)腳，如圖14所示。圖14第1節(jié)是封面，不需要添加頁(yè)碼，在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕 ，顯示第2節(jié)的首頁(yè)頁(yè)腳，如圖15所示。 圖15第2節(jié)是目錄，需要添加羅馬數(shù)字的頁(yè)碼。在第2節(jié)

33、首頁(yè)頁(yè)腳的右上方顯示“與上一節(jié)相同”，表示與第1節(jié)首頁(yè)相同，顯然，需要斷開(kāi)和第1節(jié)之間的鏈接。在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄單擊“鏈接到前一個(gè)”按鈕 ，“與上一節(jié)相同”提示文字消失。從菜單選擇【插入】|【頁(yè)碼】命令，顯示“頁(yè)碼”對(duì)話框，如圖16所示。 圖16選擇“對(duì)齊方式”為“外側(cè)”，并可以在對(duì)話框中預(yù)覽頁(yè)碼位于外側(cè)的效果。選中“首頁(yè)顯示頁(yè)碼”。有些書(shū)籍在每章的首頁(yè)不顯示頁(yè)碼，如果是這種情況，也可以不選中此選項(xiàng)。單擊“格式”按鈕，顯示“頁(yè)碼格式”對(duì)話框，可設(shè)置頁(yè)碼的格式和起始編號(hào)，如圖17所示。圖17在“數(shù)字格式”中選擇羅馬數(shù)字格式“I，II，III，”，在“頁(yè)碼編排”中選擇“起始頁(yè)碼”為“I”。單擊

34、【確定】按鈕結(jié)束設(shè)置。注意第2節(jié)的頁(yè)腳提示文字變?yōu)椤捌鏀?shù)頁(yè)頁(yè)腳 -第2節(jié)-”，并且沒(méi)有出現(xiàn)預(yù)期的頁(yè)碼，如圖18所示。這是由于在如圖16所示的對(duì)話框中，選擇了“首頁(yè)顯示頁(yè)碼”，從而使原來(lái)的“首頁(yè)不同”功能失效，自動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)槠鏀?shù)頁(yè)頁(yè)腳，并且會(huì)顯示“與上一節(jié)相同”。如果切換到頁(yè)眉，還會(huì)看到自動(dòng)添加了一條水平線，這是因?yàn)榇斯?jié)已經(jīng)變?yōu)槠鏀?shù)頁(yè)頁(yè)眉，從而與上一節(jié)的首頁(yè)頁(yè)眉格式不再一樣了?？梢栽谕瓿伤械捻?yè)碼設(shè)置后，按照前面“去除頁(yè)眉中多余的水平線”的方法去除水平線。圖18重復(fù)一遍剛才的操作即可設(shè)置好此節(jié)的頁(yè)碼：在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄單擊“鏈接到前一個(gè)”按鈕 ，“與上一節(jié)相同”提示文字消失。從菜單選擇【插入】|

35、【頁(yè)碼】命令，顯示“頁(yè)碼”對(duì)話框，如圖16所示。此時(shí)的頁(yè)碼格式已經(jīng)自動(dòng)采用了上次的設(shè)置，因此只需單擊【確定】按鈕即可?，F(xiàn)在可以看到羅馬數(shù)字頁(yè)碼出現(xiàn)在第2節(jié)奇數(shù)頁(yè)右側(cè)，如圖19所示。 圖19如果目錄較長(zhǎng)，在目錄的第2頁(yè)會(huì)顯示偶數(shù)頁(yè)頁(yè)腳，其中將自動(dòng)采用羅馬數(shù)字格式，無(wú)需再進(jìn)行設(shè)置。在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕 ，顯示第3節(jié)的首頁(yè)頁(yè)腳，如圖20所示。 圖20第3節(jié)的首頁(yè)頁(yè)腳會(huì)顯示“與上一節(jié)相同”提示文字。在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄單擊“鏈接到前一個(gè)”按鈕 ，“與上一節(jié)相同”提示文字消失。在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄單擊“設(shè)置頁(yè)碼格式”按鈕 ，顯示“頁(yè)碼格式”對(duì)話框，如圖21所示。 圖21在“數(shù)

36、字格式”中選擇“1，2，3，”，在“頁(yè)碼編排”中選擇“起始頁(yè)碼”為“1”。設(shè)置完畢，后面的所有節(jié)都會(huì)延續(xù)頁(yè)碼的設(shè)置和編號(hào)。至此，整篇文檔的頁(yè)碼格式和編號(hào)設(shè)置完畢。最后，按照前面“去除頁(yè)眉中多余的水平線”的方法去除第2節(jié)（目錄）頁(yè)眉中的水平線即可完成所有的設(shè)置。五、雙面打印設(shè)置文檔需要雙面打印時(shí)，可以有多種設(shè)置和打印方法。（A）手動(dòng)雙面打印從菜單選擇【文件】|【打印】命令，顯示“打印”對(duì)話框，如圖22所示。 圖22選中“手動(dòng)雙面打印”，其他設(shè)置保持默認(rèn)值。當(dāng)開(kāi)始打印時(shí)，打印機(jī)會(huì)在打印完一面后提示換紙，將紙張背面放入打印機(jī)即可打印出背面內(nèi)容。每張紙都需要手動(dòng)放入打印機(jī)才能打印背面。手動(dòng)雙面打印的方

37、法比較麻煩，適合打印紙張很少的情況。（B）分別打印奇數(shù)頁(yè)和偶數(shù)頁(yè)如果先打印所有的奇數(shù)頁(yè)，再在所有奇數(shù)頁(yè)的背面打印偶數(shù)頁(yè)，就能比較快速地完成雙面打印。 從菜單選擇【文件】|【打印】命令，顯示“打印”對(duì)話框，如圖23所示。圖23在“打印”中選擇“奇數(shù)頁(yè)”，并單擊【確定】按鈕開(kāi)始打印。打印時(shí)，通常會(huì)將紙匣中最上面的紙先送入打印機(jī)。打印完畢，會(huì)得到按1，3，5順序排列的所有奇數(shù)頁(yè)。將這些奇數(shù)頁(yè)重新放入紙匣，一般應(yīng)將背面未打印的部分朝向正面。注意如果開(kāi)始打印，第1張送入打印機(jī)的紙不是第1頁(yè)，而是頁(yè)碼最大的紙。還需要注意紙張方向，不要使背面在打印出來(lái)后文字顛倒。此外，打印背面時(shí)會(huì)從奇數(shù)頁(yè)的最后一頁(yè)開(kāi)始逆頁(yè)

38、序打印，需要注意Word文檔中最后一頁(yè)的頁(yè)號(hào)。如果最后一頁(yè)的頁(yè)號(hào)為偶數(shù)，直接將所有的奇數(shù)頁(yè)放入紙匣；如果最后一頁(yè)的頁(yè)號(hào)為奇數(shù)，應(yīng)取出已打印好的最后一頁(yè)紙，并將余下的奇數(shù)頁(yè)放入紙匣，否則將會(huì)出現(xiàn)偶數(shù)頁(yè)打印錯(cuò)位（例如，最后一頁(yè)為99頁(yè)時(shí)，如果把所有的奇數(shù)頁(yè)放入紙匣，第98頁(yè)會(huì)打印在第99頁(yè)背面，正確的應(yīng)該是打印在第97頁(yè)背面）。在“打印”對(duì)話框的“打印”中選擇“偶數(shù)頁(yè)”，并單擊“選項(xiàng)”按鈕，顯示對(duì)話框，如圖24所示。圖24選中“打印選項(xiàng)”中的“逆頁(yè)序打印”，將會(huì)從最后一頁(yè)開(kāi)始逆序打印。如果紙匣中最上面的紙已打印的頁(yè)面是第97頁(yè)，則背面將會(huì)打印第98頁(yè)，并按照96，94，92的順序打印其他頁(yè)，從而實(shí)

39、現(xiàn)雙面打印。分別打印奇數(shù)頁(yè)和偶數(shù)頁(yè)效率較高，但如果出現(xiàn)卡紙等問(wèn)題，就需要重新打印出現(xiàn)問(wèn)題的奇數(shù)頁(yè)和偶數(shù)頁(yè)。 （C）全自動(dòng)雙面打印全自動(dòng)雙面打印需要采用具備雙面打印功能的打印機(jī)。利用打印機(jī)的設(shè)置，就能在打印完一張奇數(shù)頁(yè)后，自動(dòng)將紙重新卷回并打印背面的偶數(shù)頁(yè)。具體用法可參見(jiàn)雙面打印機(jī)的使用說(shuō)明。在打印設(shè)置中通常采用默認(rèn)設(shè)置即可。 六、小結(jié)無(wú)論多么復(fù)雜的排版，只要用好了分節(jié)、樣式、頁(yè)面設(shè)置和頁(yè)眉頁(yè)腳設(shè)置，就能輕松快捷地制作出專業(yè)水準(zhǔn)的文檔。域是提高效率、自動(dòng)生成文本內(nèi)容的工具。 Word的打印功能極其強(qiáng)大，可以滿足各種打印需求。八招挽回受損Word文檔在你試圖打開(kāi)一個(gè)Word文檔時(shí)，如果系統(tǒng)沒(méi)有響應(yīng)

40、，那么可能的原因是該文檔已經(jīng)損壞。此時(shí)，請(qǐng)?jiān)囋囈韵滤龇椒?，或許能夠挽回你的全部或部分損失。一、自動(dòng)恢復(fù)尚未保存的修改Word提供了“自動(dòng)恢復(fù)”功能，可以幫助用戶找回程序遇到問(wèn)題并停止響應(yīng)時(shí)尚未保存的信息。實(shí)際上，在你不得不在沒(méi)有保存工作成果就重新啟動(dòng)電腦和Word后，系統(tǒng)將打開(kāi)“文檔恢復(fù)”任務(wù)窗格（圖1），其中列出了程序停止響應(yīng)時(shí)已恢復(fù)的所有文件。文件名后面是狀態(tài)指示器，顯示在恢復(fù)過(guò)程中已對(duì)文件所做的操作，其中：“原始文件”指基于最后一次手動(dòng)保存的源文件；“已恢復(fù)”是指在恢復(fù)過(guò)程中已恢復(fù)的文件，或在“自動(dòng)恢復(fù)”保存過(guò)程中已保存的文件?！拔臋n恢復(fù)”任務(wù)窗格可讓你打開(kāi)文件、查看所做的修復(fù)以及對(duì)已

41、恢復(fù)的版本進(jìn)行比較。然后，你可以保存最佳版本并刪除其他版本，或保存所有打開(kāi)的文件以便以后預(yù)覽。不過(guò)，“文檔恢復(fù)”任務(wù)窗格是Word XP提供的新功能，在以前的版本中，Word將直接把自動(dòng)恢復(fù)的文件打開(kāi)并顯示出來(lái)。二、手動(dòng)打開(kāi)恢復(fù)文件在經(jīng)過(guò)嚴(yán)重故障或類似問(wèn)題后重新啟動(dòng)Word時(shí)，程序自動(dòng)任何恢復(fù)的文件。如果由于某種原因恢復(fù)文件沒(méi)有打開(kāi)，你可以自行將其打開(kāi)，操作步驟如下：1 在“常用”工具欄上，單擊“打開(kāi)”按鈕；2 在文件夾列表中，定位并雙擊存儲(chǔ)恢復(fù)文件的文件夾。對(duì)于Windows 2000/XP操作系統(tǒng)，該位置通常為“C:documents and settingsApplication Dat

42、aMicrosoftWord”文件夾；對(duì)于Windows 98Me操作系統(tǒng)，該位置通常為“C: WindowsApplication DataMicrosoftWord”文件夾；3 在“文件類型”框中單擊“所有文件”。每個(gè)恢復(fù)文件名稱顯示為“自動(dòng)恢復(fù)保存file name”及程序文件擴(kuò)展名；4 單擊要恢復(fù)的文件名，然后單擊“打開(kāi)”按鈕。三、“打開(kāi)并修復(fù)”文件Word XP提供了一個(gè)恢復(fù)受損文檔的新方法，操作步驟如下：1 在“文件”菜單上，單擊“打開(kāi)”命令；2 在“查找范圍”列表中，單擊包含要打開(kāi)的文件的驅(qū)動(dòng)器、文件夾或Internet位置；3 在文件夾列表中，定位并打開(kāi)包含文件的文件夾； 4 選擇要恢復(fù)的文件； 5 單擊“打開(kāi)”按鈕旁邊的箭頭，然后單擊“打開(kāi)并修復(fù)”。 四、從任意文件中恢復(fù)文本W(wǎng)ord提供了一個(gè)“從任意文件中恢復(fù)文本”的文件轉(zhuǎn)換器，可以用來(lái)從任意文件中提取文字。要使用該文件轉(zhuǎn)換器恢復(fù)損壞文件中的文本，操作步驟如下： 1 在“工具”菜單上，單擊“選項(xiàng)”命令，再單擊“常規(guī)”選項(xiàng)卡；