接待參觀流程

1、接待參觀流程前言適用范圍：公司各部門規(guī)范目的：為規(guī)范公司對(duì)外接待的管理程序，提高接待管理水平，做好公司對(duì)外來(lái)賓接待，展示公司禮儀好客的形象，特制定本規(guī)定。xxx參觀接待流程和指引（流程圖參見(jiàn)附件一）1、接待來(lái)訪前期確認(rèn)工作1.1 、來(lái)訪時(shí)間及賓客信息確認(rèn)1.1.1 預(yù)約到客人后，盡快確認(rèn)賓客來(lái)訪時(shí)間（年/月/日/時(shí)）。1.1.2 需要盡快確認(rèn)賓客的隨行人數(shù)。1.1.3 需要確認(rèn)接待的地點(diǎn)。1.1.4 需要確認(rèn)賓客信息，確認(rèn)接待級(jí)別。（姓名、單位、職位、頭銜等）1.1.5 需要了解客戶公司經(jīng)營(yíng)性質(zhì)。1.2 、接待活動(dòng)主題以及來(lái)訪情況確認(rèn)1.2.1 確認(rèn)賓客的來(lái)訪目的以及合作誠(chéng)意。1.2.2 客戶

2、預(yù)期談判的內(nèi)容。1.2.3 明確此次來(lái)訪帶來(lái)的深遠(yuǎn)影響。1.2.4 根據(jù)上述確認(rèn)此行活動(dòng)的主題。1.3 、來(lái)訪安排1.3.1 制作客戶接待安排表、一式三份，于客戶到訪前一星期呈總經(jīng)理、副總經(jīng)理和部門負(fù)責(zé)。1.3.2 接待安排（接送、住宿、餐飲、禮品等具體安排）。1.3.3 會(huì)議安排客戶來(lái)訪前應(yīng)根據(jù)客戶級(jí)別相應(yīng)知會(huì)部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理或副總經(jīng)理，以確定參與洽談的人員。如需要總裁參加，必須提前2天通知總經(jīng)辦，以便確認(rèn)。1.4 、資料稿件準(zhǔn)備確認(rèn)1.4.1 根據(jù)每次接待的不同以及需要準(zhǔn)備：匯報(bào)演講PPT匯報(bào)演講稿件、公司品牌宣片、公司品牌傳冊(cè)、產(chǎn)品彩頁(yè)等。1.4.2 辦公室負(fù)責(zé)準(zhǔn)備國(guó)旗、姓名牌、公司介

3、紹、市場(chǎng)版產(chǎn)品目錄、公司介紹投影設(shè)備等。1.4.3 產(chǎn)品參數(shù)表、樣品等，應(yīng)事先與相關(guān)人員聯(lián)系以確保無(wú)誤。1.4.4 重要客戶來(lái)訪，必須制定詳細(xì)的接待方案，呈總經(jīng)理、副總經(jīng)理及市場(chǎng)部經(jīng)理。1.5 、成立接待小組（詳情參見(jiàn)附件二）根據(jù)每次接待情況的不同，組建接待小組。1.5.1 接待接口人：統(tǒng)一受理來(lái)訪需求，并協(xié)調(diào)確定接待負(fù)責(zé)人，接待結(jié)束后負(fù)責(zé)接待信息歸檔、傳遞。1.5.2 接待助理：制定接待計(jì)劃、進(jìn)行接待準(zhǔn)備工作，協(xié)助填寫客人來(lái)訪記錄，可參與實(shí)施接待。1.5.3 接待負(fù)責(zé)人：對(duì)此次接待效果負(fù)責(zé)；需積極配合文件投入處的協(xié)調(diào)安排，承擔(dān)接待工作。1.5.4 各環(huán)節(jié)具體負(fù)責(zé)人（例如：賓客車輛接送、酒店住

4、宿、會(huì)場(chǎng)布置行政部；講解人員技術(shù)支持部；等等。）2、接待來(lái)訪前期準(zhǔn)備工作2.1 、吃、住、行安排（詳情參見(jiàn)附件三）根據(jù)實(shí)際情況安排接送（飛機(jī)、船舶、火車）。2.2 、制定參觀路線2.2.1 根據(jù)來(lái)訪前確認(rèn)的相關(guān)信息，制定參觀路線。2.2.2 根據(jù)我方希望展示的方向，制定參觀路線。2.2.3 根據(jù)來(lái)賓要求制定相關(guān)參觀路線。2.2.4 繪制參觀路線圖/參觀路線流程。2.3 、公司整體布置（詳情參見(jiàn)附表二）2.3.1 外部：歡迎橫幅指示水牌（大堂、電梯出口、樓梯間等）花籃/植物綠化KTR簽名墻紅地毯（以上信息可以根據(jù)每次具體來(lái)訪而定）2.3.2 內(nèi)部：紅地毯（按照參觀區(qū)域布置紅毯）植物/花盆裝飾果盤

5、/茶水/咖啡2.3.3 特殊：展廳一一產(chǎn)品展示、調(diào)試、演示、講解。會(huì)議室一一公司宣傳冊(cè)、產(chǎn)品彩頁(yè)、投影設(shè)備、演示樣品。會(huì)客室一一果盤、茶水/咖啡/飲料、香煙（煙缸）、打火機(jī)等。（以上信息可以根據(jù)每次具體情況而定）2.4 、采購(gòu)接待所需物品（詳情參見(jiàn)附表二）根據(jù)每次接待活動(dòng)的實(shí)際情況而定。操作流程：接待小組提出一定訴求；行政部門制作預(yù)算報(bào)價(jià)呈批；行政部獲批后進(jìn)行采購(gòu)；根據(jù)要求進(jìn)行布置/裝飾。* 消耗用品（果盤、茶包、咖啡、飲料、香煙、一次性紙杯、鮮花等）* 循環(huán)用品（套裝茶具、咖啡機(jī)、裝飾擺件等）* 特殊用品（機(jī)器設(shè)備等）2.5 、員工面貌整理（詳情參見(jiàn)附件四）統(tǒng)一要求全體員工職業(yè)裝接待。2.6

6、 、人員安排（詳情參見(jiàn)附表二）2.6.1 調(diào)配人員（整體調(diào)控各項(xiàng)事物的順利進(jìn)行，例：總經(jīng)理助理、接待助理、接待配合部門經(jīng)理等。）2.6.2 各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人2.6.3 禮儀人員2.6.4 其他人員3、接待來(lái)訪當(dāng)日具體工作3.1 、車輛待命根據(jù)前期確認(rèn)信息具體制定車輛安排計(jì)劃表（具體方案由行政部主要策劃）。3.1.1 車輛等級(jí)：一級(jí)高級(jí)接待* 高級(jí)商務(wù)車（豐田三花、奔馳商務(wù)等）。* 高級(jí)轎車（奔馳、寶馬等）。二級(jí)中級(jí)接待* 中級(jí)商務(wù)車（別克商務(wù)、日產(chǎn)商務(wù)等）。* 中級(jí)轎車（雷克薩斯、大眾等）。三級(jí)普通接待* 普通商務(wù)車（東風(fēng)商務(wù)車、江淮商務(wù)車等）。* 普通轎車/打車。3.1.2 機(jī)動(dòng)車輛：安排一到二

7、輛隨即車輛，應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況。3.2 、設(shè)備調(diào)試產(chǎn)品設(shè)備調(diào)試：第一階段：定下來(lái)訪計(jì)劃后，根據(jù)計(jì)劃所需展示的產(chǎn)品，進(jìn)行調(diào)動(dòng)與調(diào)配。第二階段：來(lái)訪前一天，最終設(shè)備調(diào)試。第三階段：來(lái)訪當(dāng)天，進(jìn)行最終設(shè)備確認(rèn)。3.3 、工作人員到位接待前一日開(kāi)會(huì)，最終確認(rèn)審核各項(xiàng)事物的安排情況。接待當(dāng)日，所有參與接待人員提前到崗。最終確認(rèn)每項(xiàng)環(huán)節(jié)的安排，防止出現(xiàn)維漏。3.4 、領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤陪同人員參與會(huì)晤（接待主負(fù)責(zé)人、副總、經(jīng)理、總助、會(huì)議速記等）。會(huì)晤期間，所有接待人員待命。3.5 、結(jié)束送行根據(jù)身份確定規(guī)格而定。（一級(jí)客戶送至公司門口、汽車旁。二級(jí)三級(jí)客戶送至公司門口等）送行至門口或車旁揮手致意，方可離開(kāi)。4、接待來(lái)訪

8、后期總結(jié)工作4.1 、電話回訪、后期跟進(jìn)接待小組/具體項(xiàng)目組執(zhí)行：4.1.1 接待活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)星期內(nèi)，給予對(duì)方電話回訪，查看此次接待的反響，以及客人的意見(jiàn)。4.1.2 對(duì)于會(huì)議上提出的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行跟進(jìn)并執(zhí)行。4.2 、總結(jié)會(huì)議4.2.1 接待活動(dòng)結(jié)束后，所有參與此次活動(dòng)的重要職能部門參與總結(jié)會(huì)議。4.2.2 總結(jié)并記錄此次接待活動(dòng)的利弊。4.2.3 成員們提出，對(duì)于日后接待活動(dòng)的意見(jiàn)，并逐漸修正完成各項(xiàng)具體流程。4.3 、總結(jié)整理資料留檔4.3.1 接待小組收集每次接待的相關(guān)資料以及圖片，整理歸檔。4.3.2 相關(guān)部門收集整理接待相關(guān)資料以及圖片，便于后期業(yè)務(wù)跟進(jìn)。5、特別注意事項(xiàng)（詳情參見(jiàn)

9、附件三）6、保密原則特別申明接待中涉及機(jī)要事務(wù)、秘密文電、重要會(huì)議，要特別注意保密，接待中既要熟練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴(yán)守本公司商業(yè)機(jī)密，對(duì)不宜對(duì)方攝影攝像的場(chǎng)合，應(yīng)向參觀人員說(shuō)明?！窘Y(jié)束語(yǔ)】茲為促進(jìn)公共關(guān)系擴(kuò)大宣傳效果兼顧公司機(jī)密特制訂本規(guī)定，此規(guī)定從頒布之日起執(zhí)行，請(qǐng)各部門員工嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行公司接待事務(wù)。5xxx客戶來(lái)訪接待流程圖附件接待參觀流程附件二xxx客戶來(lái)訪接待人員職責(zé)說(shuō)明一、接待接口人1、處理接待信息一般有兩個(gè)來(lái)源：一是客人直接向管理工程部提出；二是對(duì)接客戶人員提出的接待需求。并要有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并對(duì)其要求參觀交流的內(nèi)容進(jìn)行審查控制。2、確定接待負(fù)責(zé)人根據(jù)來(lái)訪內(nèi)容協(xié)調(diào)確

10、定接待負(fù)責(zé)人及接待助理，并向接待負(fù)責(zé)人及接待助理提供申請(qǐng)方的基本信息及聯(lián)系方式。3、歸檔保存接待記錄接待接口人歸檔，建立客戶接待信息庫(kù)，對(duì)其中有價(jià)值的信息知會(huì)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。每月向干部處及相關(guān)主管提交接待人員的表現(xiàn)情況，作為工作考核參考。4、資料維護(hù)負(fù)責(zé)組織對(duì)交流資料的維護(hù)。每半年檢查更新一次，督促各資料編寫人更新內(nèi)容。要符合公司宣傳策略，把好信息保密關(guān)。二、接待助理人1、進(jìn)行接待安排制定詳細(xì)接待計(jì)劃。確定來(lái)訪的議題及來(lái)訪時(shí)間、地點(diǎn)。明確雙方與會(huì)人數(shù)、人員姓名、職位。作好接待日程安排及議程安排。與接待負(fù)責(zé)人確認(rèn)此接待計(jì)劃。禮品資料準(zhǔn)備。會(huì)議準(zhǔn)備。填寫任務(wù)令及工作聯(lián)絡(luò)單聯(lián)系相關(guān)部門準(zhǔn)備。2、接待工作記

11、錄/意見(jiàn)反饋填寫接待記錄，記錄會(huì)談的內(nèi)容、來(lái)訪人員的信息資料等。接待后組織會(huì)議，收集意見(jiàn)。三、接待負(fù)責(zé)人實(shí)施接待：主持接待，按接待議程陪同客人參觀，為客人講解與客人交流。8附件三xxx客戶來(lái)訪接待注意事項(xiàng)一、接待注意事項(xiàng)：1、接機(jī)舉的牌子應(yīng)該有公司名、人名和歡迎辭?？腿藖?lái)了要主動(dòng)接行李，而且要挑最重的，就算推辭也要接過(guò)來(lái)。接機(jī)的車子要按生意情況和來(lái)人官階來(lái)定。2、吃飯（根據(jù)情況選定餐廳）飯桌上談生意是中國(guó)的特色。顧客定方向，主人定消費(fèi)額度。菜的個(gè)數(shù)應(yīng)該比人數(shù)多一道，酒水占總金額的40%。問(wèn)過(guò)客人之后再定餐廳，菜可以先點(diǎn)好，依照客戶進(jìn)行小改動(dòng)。3、酒店根據(jù)客人需求和級(jí)別來(lái)訂酒店。（三星五星）具體

12、方案由行政部制定。二、特別注意事項(xiàng)4、送禮送禮；酒店是最好的地方。1.一二級(jí)客人可以旁敲側(cè)擊詢問(wèn)他家里的情況，談到最多的人就是送禮對(duì)象。2.三級(jí)客人應(yīng)先用小禮物試探一下，再用大概兩倍于它的工資的錢活動(dòng)。5、合影這是大部分民營(yíng)企業(yè)忽略的一點(diǎn)。即拍即印，再配上高檔相框的合影也許會(huì)讓客戶收藏一輩子。6、必要擺放在客戶座位前應(yīng)該有名牌，包括公司和姓名，如果官位比較大也要寫上職位。還要筆記本，有關(guān)公司的書(shū)面資料等。7、幻燈片對(duì)于公司的歷史要簡(jiǎn)明扼要，而關(guān)于兩公司的合作歷史要詳之又詳。對(duì)于自己滿足客戶的能力要著重介紹，一定要真實(shí)，但不用什么都說(shuō)。8、參觀廠房在顧客來(lái)之前就要準(zhǔn)備演示，需要有人通知客人即將參

13、觀的車間，而且要專人展示（只展示基礎(chǔ)的東西）。但核心技術(shù)要說(shuō)的比較深?yuàn)W，而且沒(méi)必要展示。9、反饋在最末一次餐飯上，一定要問(wèn)一下賓客他們的感受，一個(gè)為了改善自我，另外也為了了解情況。附件四xxx客戶來(lái)訪接待人員著裝要求事項(xiàng)一、男士：1 、襯衫、領(lǐng)帶、西裝（成套）、皮鞋。2 、不需留長(zhǎng)發(fā)、蓄長(zhǎng)須，留長(zhǎng)指甲；整體儀表干凈整潔。二、女士：1 、職業(yè)套裝/套裙、正裝連衣裙、襯衫一步裙/西褲、絲襪（肉色/黑色）高跟鞋（35公分適宜）。2 、換淡妝、頭發(fā)整潔（盡量要求扎發(fā)或者盤發(fā)）。二、越己.一、刁;心、怪異造型/發(fā)型、夸張首飾、濃妝艷抹、松糕鞋、衣著暴露等。接待參觀流程附件五xxx客戶來(lái)訪接待參觀指引一、

14、禮儀規(guī)范1、儀表：面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。3、言語(yǔ)：語(yǔ)氣溫和、禮貌文雅。4、態(tài)度：誠(chéng)懇熱情，不卑不亢。5、迎接來(lái)賓時(shí)：要注意把握迎候時(shí)間，提前等候與公司門口或車站機(jī)場(chǎng)，接待人員引見(jiàn)介紹主賓時(shí)，要注意順序。6、接受名片時(shí)：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。7、過(guò)走廊時(shí)：通常走在客人的右前方，不時(shí)左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手小意。8、進(jìn)電梯時(shí)：要告訴客人上幾樓，讓客人先進(jìn)、先出。9、座談時(shí)：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領(lǐng)導(dǎo)，后同事。10、送客時(shí)：根據(jù)身份確定規(guī)格，送至公司門口、汽車旁。二、商務(wù)接待中的座次安排1、關(guān)于會(huì)議主席臺(tái)座次的

15、安排1.1 主席臺(tái)必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)號(hào)入座，避免上臺(tái)之后互相謙讓。1.2 主席臺(tái)座次排列，領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時(shí)，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置；領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時(shí)，1、2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置。1.3 幾個(gè)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人同時(shí)上主席臺(tái)，通常按機(jī)關(guān)排列次序排列?？伸`活掌握。如對(duì)一些德高望重的老同志，也可適當(dāng)往前排。另外，對(duì)邀請(qǐng)的上級(jí)單位或平級(jí)單位的來(lái)賓，也不一定非得按職務(wù)高低來(lái)排，通常掌握的原則是：上級(jí)單位或同級(jí)單位的來(lái)賓，其實(shí)際職務(wù)略低于主人一方領(lǐng)導(dǎo)的，可安排在主席臺(tái)適當(dāng)位置就座。這樣，既體現(xiàn)出對(duì)客人的

16、尊重，又使主客都感到較為得體。1.4 對(duì)上主席臺(tái)的領(lǐng)導(dǎo)同志能否屆時(shí)出席會(huì)議，在開(kāi)會(huì)前務(wù)必逐一落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)同志到會(huì)場(chǎng)后，要安排在休息室稍候，再逐一核實(shí)，并告之上臺(tái)后所坐方位。如主席臺(tái)人數(shù)很多，還應(yīng)準(zhǔn)備座位圖。如有臨時(shí)變化，應(yīng)及時(shí)調(diào)整座次、名簽，防止主席臺(tái)上出現(xiàn)名簽差錯(cuò)或領(lǐng)導(dǎo)空缺。還要注意認(rèn)真填寫名簽，謹(jǐn)防錯(cuò)別字出現(xiàn)1.4.1主席臺(tái)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)了53ZM6一1.4.2主席臺(tái)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)J為白2、關(guān)于宴席座次的安排宴請(qǐng)客人，一般主陪在面對(duì)房門的位置，副主陪在主陪的對(duì)面，1號(hào)客人在主陪的右手，2號(hào)客人在主陪的左手，3號(hào)客人在副主陪的右手，4號(hào)客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌

17、握，如果場(chǎng)景有特殊因素，應(yīng)視情而定。2.1中餐桌2.2西餐桌4國(guó)給33、儀式的座次安排簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對(duì)等，按主客左右排列。4、關(guān)于乘車的座次安排小轎車1號(hào)座位在司機(jī)的右后邊，2號(hào)座位在司機(jī)的正后邊，3號(hào)座位在司機(jī)的旁邊。（如果后排乘坐三人，則3號(hào)座位在后排的中間）。中轎主座在司機(jī)后邊的第一排，1號(hào)座位在臨窗的位置。乘車座次安排5、合影座次安排與主席臺(tái)安排相同附：會(huì)議座位安排長(zhǎng)條桌15rwj «1 r«i e 回圓 r«i回國(guó)叵回回回亶tin注：A為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，B為主方席沙發(fā)室InnV與外賓會(huì)談63* fiA1A4注：A為主方，

18、B為客方與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)座談注：A為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，B為主方領(lǐng)導(dǎo)附表xxx客戶來(lái)訪接待通知單（一）來(lái)客基本信息姓名性別年齡單位職務(wù)地址電話郵編（一）、重要來(lái)賓個(gè)人信息：1、背景：2、在項(xiàng)目中的具體作用：3、對(duì)公司技術(shù)、文化管埋的認(rèn)可度：4、來(lái)訪公司、會(huì)見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)歷史記錄：5、個(gè)人愛(ài)好、忌諱等：（三）、來(lái)訪目的：口選型口參觀口簽合同口合作順訪口游玩其它（四）接待級(jí)別口A省級(jí)DB地市級(jí)DC普通級(jí)口其他特殊客戶接口部門：接待日期：接待負(fù)責(zé)人：手機(jī)及電話：責(zé)任部門：責(zé)任款項(xiàng)：配合部門：配合款項(xiàng)：（五）來(lái)訪時(shí)間及安排到達(dá)日期M日航班號(hào)（車、船次）：從至出發(fā)時(shí)刻到達(dá)時(shí)刻預(yù)計(jì)離開(kāi)日期M日返程票：已訂_月日時(shí)_分從至口待定_

19、月日時(shí)_分從至（六）接待要求：1、迎接迎接地點(diǎn)：口機(jī)場(chǎng)口火車站口其它接待人員：司機(jī)口指定人員其它要求：口需持鮮花迎接口需在迎接地點(diǎn)打歡迎口車型有特殊要求2、住宿入住酒店：口一類：五星口二類：四星口三類：三星（快捷類）口其它房間類型：口標(biāo)準(zhǔn)間間口豪華間間口套房間費(fèi)用承擔(dān)：口公司全部承擔(dān)口客人完全自付口公司只承擔(dān)房費(fèi)，其它費(fèi)用自理其它要求：口提前辦好入住手續(xù)口開(kāi)通國(guó)內(nèi)長(zhǎng)話費(fèi)口酒店包早餐口擺放水果擺放鮮花口擺放公司宣傳資料口擺放公司歡迎牌3、就餐費(fèi)用承擔(dān)：口公司全部承擔(dān)口公司承擔(dān)接風(fēng)、送行，其余客人自理客人完全自理口其它接風(fēng)、送行宴建議陪同領(lǐng)導(dǎo)：口總經(jīng)理副總經(jīng)理口部門經(jīng)理指定人員4、游覽5、禮品禮品類別：口電器類口文化類口工藝品類（續(xù)寫申請(qǐng)單）6、