文件控制培訓(xùn)ppt課件

1、Keep Customer Max Takings.1文件控制內(nèi)容培訓(xùn)文件控制內(nèi)容培訓(xùn)培訓(xùn)主導(dǎo)部門:體系課培訓(xùn)員:培訓(xùn)時(shí)間:2015年12月培訓(xùn)地點(diǎn):會(huì)議室Keep Customer Max Takings.2文件是一個(gè)具有符號(hào)的一組相關(guān)聯(lián)元素的有文件是一個(gè)具有符號(hào)的一組相關(guān)聯(lián)元素的有序序列。文件可以包含范圍非常廣泛的內(nèi)容。系序序列。文件可以包含范圍非常廣泛的內(nèi)容。系統(tǒng)和用戶都可以將具有一定獨(dú)立功能的程序模塊統(tǒng)和用戶都可以將具有一定獨(dú)立功能的程序模塊、一組數(shù)據(jù)或一組文字命名為一個(gè)文件。、一組數(shù)據(jù)或一組文字命名為一個(gè)文件。 Keep Customer Max Takings.3 Keep Cus

2、tomer Max Takings.4 Keep Customer Max Takings.5 Keep Customer Max Takings.6 Keep Customer Max Takings.7程序程序(二級(jí)文件二級(jí)文件): 規(guī)定各職能單位為實(shí)施質(zhì)量規(guī)定各職能單位為實(shí)施質(zhì)量/環(huán)環(huán)境管理體系要素需采取的活動(dòng)的文件境管理體系要素需采取的活動(dòng)的文件 Keep Customer Max Takings.8圖紙、工作文件（三級(jí)文件）：程序文件支圖紙、工作文件（三級(jí)文件）：程序文件支持性文件，詳細(xì)描述用于指導(dǎo)作業(yè)的要求及步驟持性文件，詳細(xì)描述用于指導(dǎo)作業(yè)的要求及步驟的文件的文件 Keep Cu

3、stomer Max Takings.9表單表單(四級(jí)文件四級(jí)文件): 表格和記錄表格和記錄 Keep Customer Max Takings.10受控文件：受控文件：蓋有紅色蓋有紅色“受控受控”章或要求編號(hào)的質(zhì)量章或要求編號(hào)的質(zhì)量/環(huán)境體系環(huán)境體系相關(guān)文件以及直接使用于生產(chǎn)、檢查相關(guān)區(qū)域的相關(guān)文件以及直接使用于生產(chǎn)、檢查相關(guān)區(qū)域的指導(dǎo)性文件，檢測(cè)、生產(chǎn)設(shè)備使用的軟件等，受指導(dǎo)性文件，檢測(cè)、生產(chǎn)設(shè)備使用的軟件等，受控文件必須經(jīng)過(guò)審批并發(fā)行，一般都有紅色控文件必須經(jīng)過(guò)審批并發(fā)行，一般都有紅色“受控受控”印章標(biāo)識(shí)，此類文件必需作發(fā)放回收記錄印章標(biāo)識(shí)，此類文件必需作發(fā)放回收記錄Keep Custo

4、mer Max Takings.11非受控文件：非受控文件：只用于參考，限于只用于參考，限于參考使用參考使用。不能直接用于生。不能直接用于生產(chǎn)的質(zhì)量產(chǎn)的質(zhì)量/環(huán)境體系相關(guān)文件將其他作業(yè)指導(dǎo)環(huán)境體系相關(guān)文件將其他作業(yè)指導(dǎo)文件，文件，也就是也就是只限于部門內(nèi)部方便使用的文件，只限于部門內(nèi)部方便使用的文件，如部門內(nèi)部的員工考核制度等。此類文件無(wú)任如部門內(nèi)部的員工考核制度等。此類文件無(wú)任何受控標(biāo)識(shí)，此類文件不必做發(fā)放回收記錄何受控標(biāo)識(shí)，此類文件不必做發(fā)放回收記錄 Keep Customer Max Takings.12外來(lái)文件外來(lái)文件: 包括標(biāo)準(zhǔn)文件、法律法規(guī)、客戶文件、客包括標(biāo)準(zhǔn)文件、法律法規(guī)、客戶

5、文件、客戶圖紙，以戶圖紙，以“外來(lái)受控文件外來(lái)受控文件”章標(biāo)識(shí)章標(biāo)識(shí) Keep Customer Max Takings.13文件的分類文件的分類 管理體系文件共分為管理體系文件共分為9類。它包括以下內(nèi)容：類。它包括以下內(nèi)容： 管理手冊(cè)、程序文件、工作規(guī)范、管理記管理手冊(cè)、程序文件、工作規(guī)范、管理記錄、質(zhì)量計(jì)劃、作業(yè)指導(dǎo)書、外來(lái)文件、設(shè)計(jì)錄、質(zhì)量計(jì)劃、作業(yè)指導(dǎo)書、外來(lái)文件、設(shè)計(jì)文件、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn) Keep Customer Max Takings.14文件的編寫文件的編寫Keep Customer Max Takings.15 公司的質(zhì)量環(huán)境管理者代表：張振文公司的質(zhì)量環(huán)境管理者代表

6、：張振文Keep Customer Max Takings.16程序文件、工作規(guī)范、質(zhì)量計(jì)劃、作業(yè)程序文件、工作規(guī)范、質(zhì)量計(jì)劃、作業(yè)指導(dǎo)書及相對(duì)應(yīng)的管理記錄表單由承擔(dān)相應(yīng)指導(dǎo)書及相對(duì)應(yīng)的管理記錄表單由承擔(dān)相應(yīng)管理職能的各單位負(fù)責(zé)編寫管理職能的各單位負(fù)責(zé)編寫 Keep Customer Max Takings.17 Keep Customer Max Takings.18 。Keep Customer Max Takings.19文件的審核和批準(zhǔn)文件的審核和批準(zhǔn) Keep Customer Max Takings.20 。Keep Customer Max Takings.21Keep Cust

7、omer Max Takings.22文件的發(fā)放文件的發(fā)放 發(fā)放文件加蓋紅色發(fā)放文件加蓋紅色“受控受控”、填寫文件發(fā)放、填寫文件發(fā)放編號(hào)、分發(fā)日期后發(fā)放，原件存放于公共盤編號(hào)、分發(fā)日期后發(fā)放，原件存放于公共盤中中Keep Customer Max Takings.23文件的發(fā)放文件的發(fā)放范圍范圍管理手冊(cè)、程序文件的發(fā)放范圍為各單管理手冊(cè)、程序文件的發(fā)放范圍為各單位主管；位主管；其它文件由發(fā)放部門根據(jù)需要確定發(fā)放其它文件由發(fā)放部門根據(jù)需要確定發(fā)放范圍范圍Keep Customer Max Takings.24文件的歸檔及銷毀文件的歸檔及銷毀 經(jīng)批準(zhǔn)后的文件正本一律交發(fā)放部門保存歸檔；經(jīng)批準(zhǔn)后的文

8、件正本一律交發(fā)放部門保存歸檔；當(dāng)更改文件再重新發(fā)放時(shí)，應(yīng)按原發(fā)放范圍收回原文當(dāng)更改文件再重新發(fā)放時(shí)，應(yīng)按原發(fā)放范圍收回原文件，并在每頁(yè)上加蓋件，并在每頁(yè)上加蓋“作廢作廢”章，收回的作廢文章，收回的作廢文件除發(fā)放部門留存一份原件作為備查外，其余統(tǒng)件除發(fā)放部門留存一份原件作為備查外，其余統(tǒng)一進(jìn)行銷毀一進(jìn)行銷毀Keep Customer Max Takings.25文件的更改文件的更改1、填寫、填寫文件更改申請(qǐng)單文件更改申請(qǐng)單，經(jīng)原審核人、批準(zhǔn)人審，經(jīng)原審核人、批準(zhǔn)人審核批準(zhǔn)后交文控予以實(shí)施核批準(zhǔn)后交文控予以實(shí)施 ；2、修改版本，改版后版本號(hào)應(yīng)改寫，如原、修改版本，改版后版本號(hào)應(yīng)改寫，如原A，改版后

9、，改版后應(yīng)改為應(yīng)改為B，修改狀態(tài)同時(shí)全為，修改狀態(tài)同時(shí)全為0。記錄表格更改只作。記錄表格更改只作版本號(hào)更改，無(wú)修訂狀態(tài)要求（我們公司不存在修版本號(hào)更改，無(wú)修訂狀態(tài)要求（我們公司不存在修改狀態(tài)，即不改版本號(hào)的情況）。改狀態(tài)，即不改版本號(hào)的情況）。Keep Customer Max Takings.26文件的評(píng)審文件的評(píng)審評(píng)審以后不需更改的文件可繼續(xù)使用，需要評(píng)審以后不需更改的文件可繼續(xù)使用，需要更改的文件應(yīng)按文件更改的要求實(shí)施更改，更改的文件應(yīng)按文件更改的要求實(shí)施更改，并再次得到批準(zhǔn)、發(fā)放，有關(guān)評(píng)審的過(guò)程并再次得到批準(zhǔn)、發(fā)放，有關(guān)評(píng)審的過(guò)程應(yīng)作好相應(yīng)的記錄，以備查考應(yīng)作好相應(yīng)的記錄，以備查考 。

10、Keep Customer Max Takings.27外來(lái)文件的控制外來(lái)文件的控制收到外來(lái)文件（體系和技術(shù)類）時(shí)應(yīng)登記、編號(hào)、收到外來(lái)文件（體系和技術(shù)類）時(shí)應(yīng)登記、編號(hào)、存檔及發(fā)放于相關(guān)單位。體系人員人員也應(yīng)經(jīng)常存檔及發(fā)放于相關(guān)單位。體系人員人員也應(yīng)經(jīng)常查詢有關(guān)最新的標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)，以便及時(shí)得到查詢有關(guān)最新的標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)，以便及時(shí)得到更新更新Keep Customer Max Takings.28 電子文檔的管理電子文檔的管理 所有受控文件由編制部門負(fù)責(zé)做成電子文檔，經(jīng)部所有受控文件由編制部門負(fù)責(zé)做成電子文檔，經(jīng)部長(zhǎng)審核后交總經(jīng)辦長(zhǎng)審核后交總經(jīng)辦/技術(shù)部門保存；技術(shù)部門保存；顧客提供的電子

11、文檔，由接收部門審核后輸出一份顧客提供的電子文檔，由接收部門審核后輸出一份打印件，交總經(jīng)辦打印件，交總經(jīng)辦/技術(shù)部門存檔供復(fù)印分發(fā)用。技術(shù)部門存檔供復(fù)印分發(fā)用。電子文檔也同時(shí)交相應(yīng)部門保存電子文檔也同時(shí)交相應(yīng)部門保存 Keep Customer Max Takings.29 電子文檔的管理電子文檔的管理電子文檔文件名由電子文檔文件名由“文件名稱文件名稱+文件編號(hào)文件編號(hào)+版次版次”組成。組成。如有一個(gè)文件：編號(hào)如有一個(gè)文件：編號(hào)“文件與記錄控制程序文件與記錄控制程序_G-PH-A01(L)”，名稱名稱“文件控制程序文件控制程序”。Keep Customer Max Takings.30 電子文檔的管理電子文檔的管理 電子文檔文件也應(yīng)要做到及時(shí)更新！電子文檔文件也應(yīng)要做到及時(shí)更新！ Keep Customer Max Takings.31文件破損文件破損/丟失處理丟失處理 當(dāng)有文件破損當(dāng)有文件破損/丟失時(shí)，須及時(shí)通知發(fā)放部門，同時(shí)填寫丟失時(shí)，須及時(shí)通知發(fā)放部門，同時(shí)填寫文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單向發(fā)放部門申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)，經(jīng)發(fā)放單位經(jīng)向發(fā)放部門申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)，經(jīng)發(fā)放單位經(jīng)理同意后補(bǔ)發(fā)理同意后補(bǔ)發(fā).文件是公司的機(jī)密文件是公司的機(jī)密,丟失文件屬重等級(jí)嚴(yán)重問(wèn)丟失文件屬重等級(jí)嚴(yán)重問(wèn)題，丟失文件的部門部長(zhǎng)和文控