員工檔案管理制度

1、人力資源部.檔案管理制度員工檔案管理制度第一章 總則第一條 目的：為加強(qiáng)公司員工檔案的科學(xué)管理，逐步實(shí)現(xiàn)員工檔案管理科學(xué)化、統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化，特制定本辦法。員工檔案工作，是人力資源工作的重要組成部分，是人力資源工作的基礎(chǔ)之一。第二條 適用范圍：本制度適用于永泰房地產(chǎn)（北京）公司及其下屬項(xiàng)目部，凡在本公司試用、在職和離職的正式員工，自入職開(kāi)始均應(yīng)建立員工檔案。第三條 歸檔范圍：凡員工的簡(jiǎn)歷、由公司保管的證書(shū)、各類證書(shū)復(fù)印件、應(yīng)聘申請(qǐng)表、面試評(píng)價(jià)單、入職體檢單、背景調(diào)查文件、擔(dān)保書(shū)、入職通知單、員工異動(dòng)表、薪資調(diào)整表、公司獎(jiǎng)勵(lì)證明、員工調(diào)查表、轉(zhuǎn)正審批表及轉(zhuǎn)正材料、勞動(dòng)合同、離職通知單等只涉及員工本

2、人的資料均應(yīng)歸入員工檔案。第四條 職責(zé)分工：人力資源部負(fù)責(zé)員工檔案的管理工作，指定專人（兼職）負(fù)責(zé)員工檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和借閱工作。公司全體員工有義務(wù)提供建立檔案所需資料。第五條 密級(jí)分類：公司檔案分為絕密、機(jī)密和一般檔案，公司副總及以上領(lǐng)導(dǎo)檔案密級(jí)為絕密，其它員工檔案除特別注明密級(jí)應(yīng)為機(jī)密。第二章 員工檔案的建立第六條 歸檔時(shí)間：?jiǎn)T工應(yīng)聘申請(qǐng)表審批結(jié)束后，7 個(gè)工作日內(nèi)應(yīng)當(dāng)建立員工檔案。員工在工作過(guò)程中產(chǎn)生的需補(bǔ)充至員工檔案的文件，應(yīng)在文件正式完成后的 7 個(gè)工作日內(nèi)存入檔案。第七條 歸檔要求：（一） 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。（二） 在歸檔的文件材料

3、中，應(yīng)將每份文件的正文與附件、過(guò)程文件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，合并立在一起，不得分開(kāi)；適用于員工檔案歸檔范圍且涉及副總及以上領(lǐng)導(dǎo)的絕密文件可歸入員工檔案，適用于員工檔案歸檔范圍但涉及副總以下員工的絕密文件應(yīng)單獨(dú)立卷歸入其它人事檔案。（三） 員工檔案每名員工分設(shè)一卷，每個(gè)部門(mén)（或項(xiàng)目部）分設(shè)一檔。第 35 頁(yè)，共 7 頁(yè)（四） 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。（五） 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。（六） 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查

4、人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。（七） 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。（八） 案卷裝訂：裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。第二十五條 庫(kù)房檔案按照從左向右、由上至下順序排列，檔案柜與墻壁保持一定距離，成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降溫。（一） 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。（二）（三）（四）（五）（六

5、）（七） 案卷各部分的排列格式：案卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。（八） 歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。（九） 企業(yè)新購(gòu)重要設(shè)備儀器和引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料到貨時(shí)，有關(guān)專業(yè)部門(mén)應(yīng)會(huì)同檔案管理員檢查驗(yàn)收文件材料并及時(shí)歸檔。（十） 企業(yè)工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議，收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定，及時(shí)向檔案管理員歸檔。（十一） 企業(yè)各類文件材料歸檔一式一份，比較重要和利用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。（十二） 照片檔案歸檔要求：照片、底片、說(shuō)明三部分組成

6、；錄像、磁盤(pán)要求附編號(hào)、內(nèi)容、攝制者時(shí)間。第一條 檔案借閱制度（一） 借閱檔案者應(yīng)先向檔案管理員說(shuō)明借閱理由和要求，借閱只限本人工作范圍內(nèi)，查閱后必須在利用登記簿上認(rèn)真登記，寫(xiě)明借閱理由，如借閱要求不當(dāng)，檔案員有權(quán)拒絕借閱。（二） 外單位查閱者一律憑單位公函、介紹信，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。凡抄錄復(fù)制檔案的單位和個(gè)人都必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可復(fù)制抄錄。（三） 檔案利用者，歸還檔案時(shí)，工作人員必須當(dāng)面查清、注銷，如有損壞和丟失應(yīng)及時(shí)追查，并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，追究處理。（四） 借閱密級(jí)檔案，必須經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理員同意批示，方可借閱，手續(xù)不齊，檔案員有權(quán)拒絕借閱，借閱者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制

7、度。（五） 借閱者要精心保護(hù)好檔案，不得在檔案上隨意涂劃、折頁(yè)、作記號(hào)，如造成檔案資料損壞、遺失或失密者，應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面檢查，并視情節(jié)經(jīng)重追究處理。第二條檔案保密制度（一） 檔案管理員對(duì)企業(yè)檔案的保密負(fù)有主要責(zé)任，檔案管理員必須有高度的責(zé)任感，反對(duì)麻痹思想，嚴(yán)防事故的發(fā)生。（二） 不該說(shuō)的機(jī)密絕對(duì)不說(shuō)，不該知道的機(jī)密絕對(duì)不問(wèn)，不該看的機(jī)密絕對(duì)不看，絕對(duì)不利用機(jī)密謀取私利。（三） 各種機(jī)密檔案材料，要實(shí)行定期清查和按時(shí)歸檔，收退、銷毀。銷毀的文件資料均應(yīng)造冊(cè)登記，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得把密級(jí)文件刊物、資料向廢品收購(gòu)部門(mén)投售。（四） 密級(jí)檔案必須按規(guī)定范圍閱讀，嚴(yán)禁外借、外帶。廠內(nèi)借閱要經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)

8、負(fù)責(zé)人同意批示，密級(jí)文件不準(zhǔn)抄錄、復(fù)印、轉(zhuǎn)載。（五） 檔案存放室屬機(jī)要重地，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自進(jìn)入。（六） 經(jīng)發(fā)現(xiàn)泄密事件，應(yīng)按級(jí)負(fù)責(zé)，追究責(zé)任，對(duì)泄密者，要進(jìn)行批評(píng)教育， 嚴(yán)重者給予處分。第三條 保密范圍凡是形式上不能公開(kāi)的，直接影響企業(yè)利益和內(nèi)部團(tuán)結(jié)的文件、表冊(cè)、照片等檔案材料均屬保密范圍。具體內(nèi)容如下：（一） 不作公開(kāi)的廠務(wù)會(huì)議、黨委會(huì)議的記錄以及有關(guān)工作記事。（二） 人事方面的關(guān)于個(gè)人檔案及有關(guān)資料。（三） 來(lái)信、來(lái)訪反映有關(guān)情況記錄等。（四） 上級(jí)規(guī)定的密級(jí)文件。（五） 財(cái)務(wù)檔案中的機(jī)密事項(xiàng)。（六） 重要的出口產(chǎn)品生產(chǎn)技術(shù)。（七） 本企業(yè)創(chuàng)造發(fā)明的新工藝、新技術(shù)、新產(chǎn)品等。（八） 其

9、他應(yīng)該保密的科技技術(shù)檔案。第四條文書(shū)檔案管理制度（一）文書(shū)檔案形成文書(shū)檔案的形成是本公司發(fā)展過(guò)程中逐步積累的資料，經(jīng)辦人員經(jīng)過(guò)收集、記錄， 定期整理、歸類，保持文書(shū)檔案的完整性。文書(shū)檔案書(shū)寫(xiě)一律用鋼筆或毛筆，不得用非文書(shū)用筆或水，字跡要清楚，書(shū)寫(xiě)要端正。（二）文書(shū)檔案的保管立卷的文書(shū)檔案根據(jù)其使用價(jià)值分為永久、長(zhǎng)期、短期三種保管形式。文書(shū)檔案專柜應(yīng)統(tǒng)一集中保管，分類要清楚，取閱要方便。文書(shū)檔案專柜，設(shè)在干燥通風(fēng)，不易漏水的地方，注意受潮變質(zhì)，防止蟲(chóng)蛀。（三）不歸檔的文書(shū)材料 1無(wú)查考價(jià)值的臨時(shí)事務(wù)文件。2無(wú)特殊保存價(jià)值的信封。3各部門(mén)之間互送的一般文字材料。4以參考為目的從各方面搜集來(lái)的文字材

10、料。5參加會(huì)議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文字材料。（四）文書(shū)檔案的銷毀 1已滿保管期限，確認(rèn)失去繼續(xù)保存價(jià)值的。2上級(jí)文件有明文規(guī)定應(yīng)銷毀的。3應(yīng)銷毀的文書(shū)檔案，由檔案管理員填寫(xiě)銷毀文件登記表，召集有關(guān)人員進(jìn)行鑒定和核對(duì)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷毀。第五條人事檔案管理制度（一） 人事檔案由人力資源部在檔案管理員的指導(dǎo)下收集和立卷，并定期向檔案管理員提交檔案目錄。三年以上的人事檔案可移交檔案管理員保管。（二） 人事檔案的保管參照文書(shū)檔案管理制度執(zhí)行。（三） 人事檔案為秘密文件，一般不允許借閱。特殊情況，確實(shí)需要借閱的，需主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可。第六條會(huì)計(jì)檔案管理制度（一） 立卷和歸檔1. 會(huì)計(jì)檔案的歸

11、檔范圍是一個(gè)核算單位在會(huì)計(jì)核算中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，不包括與財(cái)會(huì)工作有關(guān)的政策、制度、預(yù)算、計(jì)劃、工作總結(jié)和報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料及往來(lái)文書(shū)等材料。2. 企業(yè)每年形成的會(huì)計(jì)核算材料，由財(cái)務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)建立案卷，連同移交清冊(cè)交檔案管理員保管。3對(duì)以下會(huì)計(jì)專業(yè)材料另行組卷土地征用及重大固定資產(chǎn)的買賣單據(jù)。債權(quán)債務(wù)單據(jù)。交通肇事、工傷事故處理單據(jù)。涉外（含港、澳、臺(tái)地區(qū)）的會(huì)計(jì)材料。有必要延長(zhǎng)保管期限的其他會(huì)計(jì)材料。4會(huì)計(jì)檔案分類方法年度-形式保管期限5. 會(huì)計(jì)檔案立卷后，可暫由本部門(mén)保存一至三年，保存期滿前移交給檔案管理員。移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，要由財(cái)務(wù)部編造移交清

12、單，檔案管理員根據(jù)移交清單，認(rèn)真核對(duì)清楚后辦理移交手續(xù)，交接雙方和監(jiān)交人需在移交清單上簽名蓋章。6. 撤銷、關(guān)閉、停辦、合并單位的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)隨同本單位的其他檔案一并移交給有關(guān)企業(yè)或檔案管理員，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。（ 二 ） 管 理 和 利 用1企業(yè)要建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等各項(xiàng)制度。3. 檔案館梨園保管的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，不得隨意拆封，如確需要重新加工整理，需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)共同拆封整理，重新整理裝訂后， 雙方應(yīng)加蓋印章。4. 會(huì)計(jì)檔案管理要做到安全，有專柜（箱）存放，不得隨意堆放，不得毀損、散失和泄密。5. 檔案管理員對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管與同

13、其他檔案管理。制定管理制度，對(duì)違反制度的有權(quán)進(jìn)行監(jiān)督糾正，情節(jié)嚴(yán)重的向領(lǐng)導(dǎo)提出處理意見(jiàn)。6. 積極開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)檔案信息資源，為本企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提供利用。會(huì)計(jì)檔案原件原則上不得外借。向外單位提供利用時(shí)，要經(jīng)本企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三） 鑒定和銷毀1. 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期分為 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年 5 類。會(huì)計(jì)檔案的保管期，從會(huì)計(jì)年度終了后第一天算起。2. 會(huì)計(jì)檔案保管期期滿，需要銷毀時(shí)，由檔案管理員提出銷毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)派人監(jiān)銷。3. 企業(yè)銷毀會(huì)計(jì)檔案經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批，報(bào)上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)，同時(shí)派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，銷毀

14、后在清單上簽名蓋章。第七條檔案保管制度（一） 檔案保管1. 接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)。2. 存放檔案必須有專用柜、架，存放方法要科學(xué)和便于查找。3. 底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后底圖入庫(kù)，要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充等情況，底圖存放以平放為宜。4. 存放照片、磁帶要用特制的密封盒，膠片頁(yè)夾和影集按編號(hào)順序存放。5. 要定期進(jìn)行庫(kù)存檔案的清理核對(duì)，做到賬、物相等，對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案， 要進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，庫(kù)存檔案因移交、作廢、遺失等注銷賬卡時(shí)，要查明原因，保存依據(jù)。（ 二 ） 檔 案 庫(kù) 房 的 一 般 要 求1保持檔案庫(kù)房良好的衛(wèi)生環(huán)境，檔案柜、箱、木櫥排列整齊有序。2. 落實(shí)

15、防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害物質(zhì)，防污染等安全措施，發(fā)現(xiàn)隱患，立即整改。3. 保管、保養(yǎng)好庫(kù)房?jī)?nèi)的工具、設(shè)備，定期進(jìn)行保養(yǎng)。4. 庫(kù)房系機(jī)要部位，除檔案員及主管領(lǐng)導(dǎo)外，其他人員未經(jīng)允許，不得進(jìn)入庫(kù)房。大連鐵龍實(shí)業(yè)股份有限公司檔案管理辦法第一章 總則第三章 檔案立卷歸檔第十一條 各單位日常形成的文件、資料要按檔案歸檔范圍及保管期限積累、鑒定， 并在整理立卷后填寫(xiě)案卷目錄一式兩份，在翌年第二季度末以前向檔案室移交。第十二條 各類檔案歸檔范圍（執(zhí)行附錄一、二、三、四）。第十三條 各級(jí)人員因公外出、出國(guó)考察、參加各種會(huì)議所收到的或簽訂的有價(jià)值的文件材料，要按歸檔范圍的規(guī)定及時(shí)向檔案部門(mén)移交。第

16、十四條 凡是增設(shè)、更新、改造的工程項(xiàng)目，均由有關(guān)科技人員對(duì)科技檔案進(jìn)行修改補(bǔ)充后歸檔。第十五條 各專業(yè)工程技術(shù)人員要把科技文件材料的形成、積累納入工作程序，并按科技檔案歸檔范圍把有價(jià)值的準(zhǔn)確資料及時(shí)歸檔。第十六條 修改已歸檔的圖紙，要由移交歸檔單位的有關(guān)科技人員負(fù)責(zé)填寫(xiě)修改許可單，履行審批手續(xù)。修改內(nèi)容較少時(shí)，可直接在圖面“涂改”，刮改時(shí)應(yīng)在修改處標(biāo)注“修改”標(biāo)記，修改內(nèi)容較多時(shí)，應(yīng)另出新圖。第十七條 歸檔的案卷應(yīng)做到：文件齊全、完整，分類清楚，標(biāo)題明確，保管期限劃分準(zhǔn)確，每個(gè)案卷必須填寫(xiě)卷內(nèi)目錄與備考表，案卷封皮書(shū)寫(xiě)要整齊、端正。第十八條 檔案人員接收檔案時(shí)，必須逐卷、逐件進(jìn)行核對(duì)檢查，辦理

17、交接手續(xù)， 由移交單位編寫(xiě)“案卷移交目錄”一式兩份，由交接雙方在移交目錄上簽字蓋章。第十九條 凡歸檔的文件、照片、錄像帶（盤(pán)）和圖紙都應(yīng)做到，圖像、字跡清晰整潔，反差良好。禁止用鉛筆、圓珠筆。藍(lán)色復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)，文件不得用金屬物裝訂。第二十條 檔案的歸檔時(shí)間：1. 文書(shū)檔案：在翌年第二季度前歸檔。2. 會(huì)計(jì)檔案：集團(tuán)公司及分子公司當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案，在本單位財(cái)務(wù)部門(mén)保管兩年， 期滿后不得晚于第二年一季度末歸檔。3. 科研檔案：在每個(gè)項(xiàng)目完成或停止后歸檔。4. 聲像檔案：應(yīng)于翌年一季度末前歸檔。第四章 檔案整理第二十一條 檔案整理工作是檔案室的重要任務(wù)之一。整理工作的基本要求是使檔案系統(tǒng)化，便于保管和利

18、用。主要是對(duì)不符合要求的案卷和收進(jìn)的零散文件進(jìn)行加工整理，并按全宗分類，做好插卷、排列和編制案卷目錄。第二十二條 檔案整理的具體要求，執(zhí)行附錄一、二、三、四。第五章 檔案保管和庫(kù)房管理第二十三條 檔案室必須采用科學(xué)方法，做好檔案材料的保管工作，保護(hù)檔案材料的安全，延長(zhǎng)檔案的壽命。檔案管理工作要貫徹“防重于治，防治結(jié)合”和加強(qiáng)重點(diǎn)、兼顧一般的原則。對(duì)永久和長(zhǎng)期保存的檔案，如有破損或字跡模糊，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。第二十四條 檔案庫(kù)房是保存企業(yè)文獻(xiàn)資料機(jī)密的重地，必須設(shè)在安全地點(diǎn)，結(jié)構(gòu)堅(jiān)固，室內(nèi)要保持適宜的溫濕度，庫(kù)房要有專人管理，做好庫(kù)房保衛(wèi)、保管工作，確保庫(kù)房安全。第二十五條 庫(kù)房檔案按照從左

19、向右、由上至下順序排列，檔案柜與墻壁保持一定距離，成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降溫。第二十六條 庫(kù)房要保持清潔衛(wèi)生，掌握好溫濕度，庫(kù)房溫度應(yīng)控制在 1424， 相對(duì)濕度應(yīng)控制在 4560。第二十七條 庫(kù)房檔案裝具要分別有序地編號(hào)和存放。案卷及查找工具要按規(guī)定擺放，閱后的案卷要及時(shí)放回原處。借出的案卷歸還時(shí)要清點(diǎn)核對(duì)，檢查入庫(kù)。第二十八條 庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，不得存放易燃物品、爆炸品及與檔案無(wú)關(guān)的物品， 要采取相應(yīng)的保護(hù)措施，使庫(kù)房達(dá)到防有害生物、防火、防盜、防鼠、防潮、防塵等， 確保檔案的絕對(duì)安全。第二十九條 檔案庫(kù)房是保存機(jī)密的重地，除檔案工作人員之外，其他人員未經(jīng)許可不準(zhǔn)進(jìn)入庫(kù)房。第六

20、章 檔案鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)第三十條 檔案鑒定應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和作用，用歷史的、全面的觀點(diǎn)去鑒別檔案的價(jià)值， 認(rèn)真負(fù)責(zé)地提出處理意見(jiàn)。第三十一條 檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期（十六至五十年） 短期（十五年以內(nèi)）三種。第三十二條 對(duì)超過(guò)保管期限的檔案，定期進(jìn)行審查、鑒定，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案材料，編造清冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案材料作其他用途或當(dāng)廢紙出賣。第三十三條 銷毀檔案時(shí)，由檔案人員會(huì)同業(yè)務(wù)部門(mén)二人以上在指定處所銷毀，監(jiān)銷人須在銷毀清冊(cè)上簽字，并注明日期，加蓋公章，妥善保管，以作備查。第三十四條 檔案人員對(duì)所管理的檔案，年終要進(jìn)行全年統(tǒng)計(jì)，準(zhǔn)確掌握檔案的數(shù)量和檔案工作

21、情況，認(rèn)真填報(bào)“檔案工作基本情況”年報(bào)，并作為永久卷歸檔。第三十五條 檔案人員對(duì)檔案的改進(jìn)、移出、整理、保管、鑒定的數(shù)字，要清楚地登記在簿上，作為數(shù)據(jù)概括和數(shù)據(jù)分析使用。第七章 檔案利用第三十六條 各部門(mén)借閱本部門(mén)的檔案，須經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，并履行借閱手續(xù)， 借閱其它部門(mén)的檔案，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，辦理登記手續(xù)后方予借閱。第三十七條 外單位借閱檔案，須持介紹信（需說(shuō)明借閱的內(nèi)容、用途、經(jīng)辦人的身份證）經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理登記后方可借閱。第三十八條 借閱檔案只限于在閱覽室查閱，不準(zhǔn)將檔案帶至其他場(chǎng)所，借閱者必須保持案卷原狀，不得抽頁(yè)、折卷、涂改、劃圈、劃道或損壞。歸還檔案時(shí)，檔案人員必須檢查張數(shù)

22、，當(dāng)面清點(diǎn)無(wú)誤，并隨時(shí)簽字注銷。第八章 檔案安全保密第三十九條 檔案人員要樹(shù)立保密觀念，嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密。第四十條 檔案人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱規(guī)定，履行手續(xù)，按時(shí)催還，不許折頁(yè)、丟失和擴(kuò)大借閱范圍。第四十一條 嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室或擅自翻閱檔案，防止泄密和失竊。第四十二條 檔案人員必須嚴(yán)格做到“兩不”（不該說(shuō)的不說(shuō)，不該問(wèn)的不問(wèn)）、“兩緊”（手緊、門(mén)窗緊）“兩嚴(yán)”（執(zhí)行制度嚴(yán)、庫(kù)房管理嚴(yán)），檔案人員不準(zhǔn)私自保管文件或攜帶文件外出。第四十三條 對(duì)檔案庫(kù)房、裝具和檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告，作出記錄，查明原因，保持檔案處于良好狀態(tài)。第四十四條 庫(kù)房門(mén)窗日常要鎖緊，節(jié)假日要加封，上下班時(shí)

23、要檢查。第九章 附則第四十五條 本辦法自公布之日起實(shí)施，由辦公室負(fù)責(zé)修訂和解釋。七 檔案管理制度為加強(qiáng)公司文書(shū)檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書(shū)檔案、聲像檔案資料的及時(shí)歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定：（一） 立卷歸檔1. 立卷歸檔的職責(zé)（1） 公司各部門(mén)均為立卷歸檔部門(mén)。公司行政部負(fù)責(zé)公司的立卷歸檔工作， 各部門(mén)、各員工均要嚴(yán)格執(zhí)行立卷歸檔制度，應(yīng)歸檔的文件材料要妥善保存、及時(shí)歸檔編號(hào)、任何人不得以任何理由拒絕歸檔。（2） 行政部經(jīng)理和各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦理立卷歸檔工作。2. 立卷歸檔的范圍（1） 重要的會(huì)議資料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、

24、會(huì)議紀(jì)要等；（2） 公司的各種規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則；（3） 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料；（4） 公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)；（5） 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；（6） 公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)；公司反映主要工作活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)；（7） 公司內(nèi)部的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要工作記錄（表單）及工作簡(jiǎn)報(bào)；（8） 公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件資料；（9） 公司管理人員任免的文件資料；（10） 關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料；（11） 本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文

25、件材料；（12） 公司重要設(shè)備檔案、財(cái)會(huì)檔案及基建檔案材料；（13） 反映公司各項(xiàng)生產(chǎn)、技術(shù)、科研活動(dòng)的有保存價(jià)值的技術(shù)文件、圖紙、信息、市場(chǎng)營(yíng)銷資料等。3. 平時(shí)歸卷（1） 各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職檔案員集中統(tǒng)一保管。（2） 各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。（3） 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門(mén)專(兼)職檔案員歸卷。（4） 專(兼)職檔案員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款， 放入

26、平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。4. 立卷歸檔的基本要求（1） 各立卷單位應(yīng)使用本單位統(tǒng)一格式的檔案袋裝訂檔案。（2） 文件應(yīng)按不同年份進(jìn)行立卷。（3） 立卷時(shí)應(yīng)根據(jù)文件形式的客觀規(guī)律和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)特點(diǎn)，依照同類合并的原則進(jìn)行歸檔，將一組具有有關(guān)聯(lián)系的文件材料組成一個(gè)卷。（4） 有密切關(guān)聯(lián)的文件不可分散。（二） 檔案的調(diào)用1. 公司員工應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行借閱管理制度，履行借閱手續(xù)。2. 員工調(diào)用本部門(mén)的檔案，應(yīng)征得本部門(mén)經(jīng)理同意。3. 調(diào)用公司檔案，應(yīng)提出申請(qǐng)，并經(jīng)得公司行政部經(jīng)理同意，方可調(diào)用。4. 調(diào)用的檔案，一般不得帶離公司，公司檔案被借出辦公室時(shí)，借用人須在檔案登記本上登記

27、，借閱檔案三日內(nèi)歸還，如需繼續(xù)借閱，必須在登記本上簽字后，方可繼續(xù)借閱。5. 凡屬絕密、機(jī)密技術(shù)資料與本人工作無(wú)關(guān)不得查、借閱，因工作需要必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。6. 嚴(yán)禁私自復(fù)印、摘錄絕秘技術(shù)資料。7. 丟失資料者，應(yīng)及時(shí)書(shū)面通知行政部負(fù)責(zé)人，以便采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。8. 銷毀過(guò)期檔案，應(yīng)由部門(mén)經(jīng)理審批后方可銷毀。9. 凡借出的圖紙、資料，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。10. 凡調(diào)離本公司職工，必須歸還全部技術(shù)資料，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。（三） 檔案管理1. 凡需永久和長(zhǎng)期保存的檔案，應(yīng)使用專柜集中存放，妥善保管。2. 存放永久和長(zhǎng)期檔案的專柜，由行政部指定專人管理。3. 各部門(mén)如需永久

28、和長(zhǎng)期保存的檔案移交給檔案管理部門(mén)或放于檔案庫(kù)內(nèi)， 應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)，并由經(jīng)辦人員在移交單上簽名。4. 檔案管理人員對(duì)集中保管的檔案要進(jìn)行登記編號(hào)和編制目錄以便查閱， 查閱重要帶密級(jí)檔案需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第三章 檔案管理第一條歸檔文件的建立：§ 各項(xiàng)目部由專人負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案、征地拆遷協(xié)議、分承包合同、聲像、照片等的立卷歸檔，并且按時(shí)移交檔案室，不得由個(gè)人掌管；§ 設(shè)備管理部設(shè)專人負(fù)責(zé)各種機(jī)械設(shè)備完整檔案（購(gòu)置發(fā)票復(fù)印件、機(jī)械說(shuō)明、圖紙）的建立，并按期移交檔案室；§ 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)整理規(guī)定會(huì)計(jì)檔案保管期限、編織憑證、財(cái)務(wù)報(bào)告頁(yè)碼，按期移交檔案室；§ 文書(shū)檔

29、案、文書(shū)材料由綜合管理部整理立卷，定期歸檔。§ 人事檔案由人力資源部整理立卷，定期歸檔。第二條歸檔文件的檢查：§ 檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。§ 文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)補(bǔ)辦。§ 與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)。§ 歸檔文件的保存期限：文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：§ 永久保存：1.公司章程；2.股東名簿；3.規(guī)章制度及公司條例；4.董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；5.財(cái)務(wù)報(bào)表；6.政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；7.不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)證及其他債權(quán)憑證；

30、8.工程設(shè)計(jì)圖；9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。§ 十年保存：1.預(yù)算、決算書(shū)類；2.會(huì)計(jì)憑證；3.事業(yè)計(jì)劃資料；4.其他經(jīng)核定須保存十年的文書(shū)。§ 五年保存：1.期滿或解除之合約；2.其他經(jīng)核定保存五年的文書(shū)。§ 一年保存：無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。§ 須銷毀的文件須經(jīng)綜合管理部部長(zhǎng)批準(zhǔn)，并派專人監(jiān)銷。第三條檔案文件的調(diào)用：§ 各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后由綜合管理部檔案管理員調(diào)閱；§ 檔案管理員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于“調(diào)卷單”上填注調(diào)閱的具體文件名稱、總份數(shù)及借出日期，將檔

31、案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單” 則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催；§ 于檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，可免填“調(diào)卷單”；§ 檔案歸還時(shí)，經(jīng)秘書(shū)核查無(wú)誤并于"調(diào)卷單"填注歸還日期及簽字確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾，“調(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椋?#167; 檔案的借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情形欲延長(zhǎng)調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理；§ 調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)案卷，不得抽換增損；§ 調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)， 應(yīng)重新填寫(xiě)“調(diào)卷單”不得私自授受；§ 調(diào)閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)之檔案，需

32、經(jīng)總經(jīng)理、綜合管理部部長(zhǎng)同意。§ 公司重要檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)卷。第四條聲像檔案管理：§ 聲像檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)、各種光電介質(zhì)等及文字說(shuō)明兩部分組成；§ 聲像檔案是本公司檔案的組成部分，由綜合管理部集中統(tǒng)一管理；§ 聲像檔案種類：§ 反映本公司主要職能活動(dòng)工作成果和存在問(wèn)題的聲像資料；§ 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料；§ 本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議，會(huì)見(jiàn)以及外事活動(dòng)的聲像資料；§ 涉及本公司權(quán)益的聲像資料；§ 其它單位

33、形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料；§ 其它具有保存價(jià)值的聲像資料。第五條電子文檔管理：公司所有的檔案應(yīng)盡可能制作成電子文檔，電子文檔與書(shū)面文檔及其他形式的文檔要分別保存。公司綜合管理部秘書(shū)負(fù)責(zé)采用錄入、掃描的形式完成電子文檔的制作。借閱電子文檔的程序同借閱檔案。文件檔案管理規(guī)定第一章總則第二章文件材料的收集管理第一條堅(jiān)持部門(mén)收集、管理文件材料制度。各部門(mén)均應(yīng)指定專(兼)職檔案員， 負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知總經(jīng)理辦公室檔案員。第二條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一收集管理。

34、第三條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門(mén)收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸卷。1. 公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)、相關(guān)人員購(gòu)置技術(shù)資料、工具書(shū)、購(gòu)置設(shè)備儀器核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將相關(guān)的文件、資料向總經(jīng)理辦公室檔案員辦理歸檔手續(xù)，檔案員簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予核報(bào)差旅費(fèi)。2. 本公司召開(kāi)會(huì)議，由會(huì)議主辦部門(mén)指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案員辦理歸檔手續(xù)，檔案員簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予報(bào)會(huì)議費(fèi)用。第四條 對(duì)保管的技術(shù)檔案，每年年終要進(jìn)行鑒定，鑒定工作由主管領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)人員、檔案人員組成的鑒定小組進(jìn)行。對(duì)丟失參考價(jià)值、

35、無(wú)保存意義的資料應(yīng)及時(shí)清理，經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)后指定專人監(jiān)銷。第五條 按密級(jí)劃分的有關(guān)規(guī)定，總經(jīng)辦檔案員應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確的對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行密級(jí)劃分，嚴(yán)格按保密制度履行查、借閱手續(xù)。第 六 條 各 部 門(mén) 專 ( 兼 ) 職 檔 案 員 的 職 責(zé) ： 1.了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門(mén)文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門(mén)的文件材料。2. 認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門(mén)承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向總經(jīng)辦檔案員辦好交接簽收手續(xù)。3. 承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。第三章歸檔范圍第七條重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告

36、、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。第八條上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。第九條本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。第十條本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。第十一條 本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。第十二條 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。第十六條信訪工作材料。第十七條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。第十八條本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。第十九條本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。第二十條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)

37、的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。第二十一條反映公司各項(xiàng)生產(chǎn)、技術(shù)、科研活動(dòng)的有保存價(jià)值的技術(shù)文件、圖紙、信息、人事、財(cái)務(wù)資料、市場(chǎng)營(yíng)銷資料等。第四章平時(shí)歸卷第二十二條各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料， 由專(兼)職檔案員集中統(tǒng)一保管。第二十三條各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。第二十四條公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門(mén)專(兼)職檔案員歸卷。第二十五條專(兼)職檔案員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存

38、文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。第五章 立卷(案卷質(zhì)量要求)第二十六條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，總經(jīng)理辦公室檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。第二十七條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。第二十八條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。第二十九條 在歸檔的文件材料，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)， 文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文

39、電立卷。第三十條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)， 放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第三十一條卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后； 其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。第三十二條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。第三十

40、三條永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。第三十四條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)，備考表應(yīng)置卷尾。第三十五條案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。第三十六條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：案卷裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。第三十七條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入

41、卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。第六章檔案保密第三十八條 詳見(jiàn)保密制度第七章檔案借閱第三十九條嚴(yán)格執(zhí)行借閱管理制度，履行借閱手續(xù)。第四十條公司職工因工作需要，可借閱技術(shù)資料，但必須辦理借閱手續(xù)。第四十一條凡外單位借閱相關(guān)技術(shù)資料，須持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)， 方可查閱，但必須按保密制度要求，機(jī)密級(jí)以上資料不準(zhǔn)查、借閱。第四十二條技術(shù)資料借出時(shí)間不超過(guò)兩周，預(yù)期不還需辦理續(xù)借手續(xù)。第四十三條凡屬絕密、機(jī)密技術(shù)資料與本人工作無(wú)關(guān)不得查、借閱，因工作需要必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。第四十四條 絕密、機(jī)密資料，直接從事該項(xiàng)工作的人員可查閱，工作有部分相關(guān)的人員只能查閱相關(guān)部分、絕密、機(jī)密資料不能帶出檔案室

42、。第四十五條查閱機(jī)密、絕密檔案，必須進(jìn)行登記方可查閱。第四十六條嚴(yán)禁私自復(fù)印、摘錄絕秘技術(shù)資料。第四十七條凡屬保密的技術(shù)資料必須嚴(yán)格按密級(jí)分類進(jìn)行查、借閱，任何人不得擅自借閱、借出，不得查、借閱與本人工作無(wú)關(guān)的技術(shù)資料。第四十八條銷毀過(guò)期保密技術(shù)資料應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，不得擅自銷毀。第四十九條對(duì)保密技術(shù)資料每月應(yīng)清查校對(duì)一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，并采取補(bǔ)救措施。第五十條查、借閱技術(shù)資料和使用相關(guān)技術(shù)文件的各類人員應(yīng)嚴(yán)格遵守“保守機(jī)密慎之又慎”的方針，不失密、不泄密。第五十一條丟失技術(shù)資料者，應(yīng)及時(shí)書(shū)面通知檔案室和主管領(lǐng)導(dǎo)并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，在未作出處理前暫停查閱相關(guān)技術(shù)資料。第五十二

43、條凡調(diào)離本公司職工，必須歸還全部技術(shù)資料，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。第五十三條技術(shù)檔案資料不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借或代借，借出的資料只能帶到工作崗位，并妥善保管好，嚴(yán)禁私自攜帶出公司。第五十四條凡借出的圖紙、資料，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。第八章附則第五十五條本規(guī)定由總經(jīng)辦制訂經(jīng)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后總經(jīng)辦公布實(shí)施，修改亦同。第五十六條本規(guī)定自 1998 年月日起施行。文書(shū)檔案立卷歸檔規(guī)定(一)總則第一條 根據(jù)郵電部郵電文書(shū)立卷歸檔辦法為加強(qiáng)本公司文書(shū)立卷工作， 特制定本規(guī)定。第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本規(guī)定的規(guī)定，分別立卷歸檔。第三條 公

44、文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。(二)文件材料的收集管理第四條堅(jiān)持部門(mén)收集、管理文件材料制度。各部門(mén)均應(yīng)指定專(兼)職文書(shū)人員，負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。第六條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門(mén)收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸卷。1. 公司

45、工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予核報(bào)差旅費(fèi)。2. 本公司召開(kāi)會(huì)議，由會(huì)議主辦部門(mén)指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予報(bào)會(huì)議費(fèi)用。第七條各部門(mén)專(兼)職文書(shū)的職責(zé)： 1.了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門(mén)文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門(mén)的文件材料。2. 認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門(mén)承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。3. 承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供

46、利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。(三)歸檔范圍HT第八條重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。第九條上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。第十條本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。第十一條本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。第十二條本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。第十三條本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。第十四條信訪工作材料。第壹拾伍條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。第壹拾陸條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、

47、處分的文件材料。第十七條本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。第十八條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。(四)平時(shí)歸卷第十九條各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料， 由專(兼)職文書(shū)集中統(tǒng)一保管。第二十條各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。第二十一條公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料， 收集齊全，加以整理，送交本部門(mén)專(兼)職文書(shū)歸卷。第二十二條專(兼)職文書(shū)人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目” 條款，放入平

48、時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)HT第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書(shū)檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。第二十六條在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)， 文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電

49、立卷。第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)， 放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。第二十九條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。第三十條

50、永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。第三十一條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。第條 pnb0 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。第叁拾叁條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案

51、卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。檔案管理規(guī)定第一章總則第一條 為加強(qiáng)公司文書(shū)檔案、聲橡檔案資料的管理工作，保證文書(shū)檔案、聲像檔案資料的及時(shí)歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定。第二條 公司設(shè)檔案室和專職檔案員（簡(jiǎn)稱檔案員，下同。），負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。檔案員對(duì)檔案資料必須按年度立卷，各系統(tǒng)和部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。第三條 堅(jiān)持部門(mén)收集保管、定期歸檔制度。各系統(tǒng)和部門(mén)負(fù)責(zé)人均應(yīng)指定專人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)收集保管本系統(tǒng)或部門(mén)的檔案資料并督促其及時(shí)歸檔。兼職檔案員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，名單報(bào)檔案

52、室備案，如有變動(dòng)須及時(shí)通知檔案室。因工作變動(dòng)或離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。第二章文書(shū)檔案立卷歸檔辦法第一節(jié)文件資料的收集管理第四條 凡公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集保管。第五條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理在工作活動(dòng)中形成的文件資料，由主辦部門(mén)收集保管。會(huì)議文件由會(huì)議召集部門(mén)收集保管。第六條 公司員工外出培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)在核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將有歸檔價(jià)值的文件資料向本部門(mén)兼職檔案員辦理交接手續(xù)，兼職檔案員簽字認(rèn)可后會(huì)計(jì)部才給予核報(bào)差旅費(fèi)。第七條 各系統(tǒng)、部門(mén)兼職檔案員的職責(zé)：（一） 了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù)，

53、掌握本部門(mén)文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門(mén)的文件資料。（二） 認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。對(duì)本部門(mén)承辦的文件資料平時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)。（三） 承辦人員借用文件資料時(shí)，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件資料登記手續(xù)。第二節(jié)歸檔范圍第八條 重要的會(huì)議資料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。第十條公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。第十一條 公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)；公司反映主要工作活動(dòng)的報(bào)告、

54、總結(jié)。第十二條 公司內(nèi)部的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要工作記錄（表單）及工作簡(jiǎn)報(bào)。第十三條 信訪工作資料。第十四條 公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件資料。第十五條 公司管理人員任免的文件資料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料。第十六條 公司的各種規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。第十七條 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。第十八條 公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。第十九條 公司重要設(shè)備檔案、財(cái)會(huì)檔案及基建檔案材料。第三節(jié)平時(shí)歸卷第二十條 各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件資料， 由兼職檔案員集中統(tǒng)一保管。第二十一條

55、各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件資料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。第二十二條公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門(mén)兼職檔案員歸卷。第二十三條兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件資料，按照“案卷類目”條款， 放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在文件處理登記薄上注明。第四節(jié)立卷第二十四條立卷工作由相關(guān)部門(mén)兼職檔案員配合，檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。第二十五條案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。第二十六條歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及

56、每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。 第二十七條在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)。文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。第二十八條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)， 放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十九條卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后； 其它文件資料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。第三十