學(xué)院辦公室人員崗位職責(zé)

1、輪機(jī)工程學(xué)院辦公室人員崗位職責(zé)（2011年 4月）一、辦公室主任：1. 協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)做好學(xué)院辦公室日常工作，負(fù)責(zé)對辦公室成員的日常管理； 2兼任學(xué)院黨委組織員工作；3負(fù)責(zé)學(xué)院各類公文的起草工作； 4兼任學(xué)院信息員工作，協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)做好信息化建設(shè)工作；5. 協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)做好學(xué)院各類會議、活動的組織協(xié)調(diào)；6. 管理學(xué)院印章；7. 協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)做好對外聯(lián)絡(luò)和校友事務(wù)工作；8. 協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做好人事管理；9. 協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)做好學(xué)院培訓(xùn)的相關(guān)工作；10. 協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做好質(zhì)量管理工作；11. 協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)開展綜合治理、消防、安全、衛(wèi)生、計生、保密等工作；12. 協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)做好全院教職工月（年終）考勤、

2、崗貼申報的工作；13. 做好學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)交辦以及其它臨時性工作。二、行政秘書 1：1協(xié)助辦公室主任做好辦公室日常工作； 2兼任資產(chǎn)設(shè)備管理秘書工作； 3負(fù)責(zé)學(xué)院網(wǎng)上公文工作； 4兼任學(xué)院信息員工作，維護(hù)學(xué)院網(wǎng)站，參與學(xué)院網(wǎng)站建設(shè)； 5協(xié)助組織員做好學(xué)院黨務(wù)工作； 6做好各類會議的通知；負(fù)責(zé)會議室、接待室等會議場所管理工作； 7協(xié)助辦公室主任做好教工考勤工作； 8協(xié)助辦公室主任做好校友工作； 9做好辦公用品、后勤保障用品、勞保用具的購買、管理與發(fā)放； 10做好各類文件材料收發(fā)、報刊信件的訂閱和收發(fā)等； 11管理學(xué)院辦公鑰匙；房屋、家具以及設(shè)備報修、維修等； 12做好領(lǐng)導(dǎo)交辦以及其它臨時性工作。三、行

3、政秘書 2： 1協(xié)助辦公室主任做好辦公室日常工作；2協(xié)助辦公室主任做好各類活動、會議的籌備、接待等工作； 3協(xié)助辦公室主任做好對外聯(lián)絡(luò)和校友工作； 4協(xié)助辦公室主任做好綜合治理、消防、安全、保密等工作； 5協(xié)助培訓(xùn)中心做好各類培訓(xùn)的宣傳、招生和培訓(xùn)管理工作； 6做好職工福利發(fā)放工作；7負(fù)責(zé)會議室、接待室等會議場所管理工作； 8做好領(lǐng)導(dǎo)交辦以及其它臨時性工作。四、科研秘書： 1協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)做好科研、學(xué)科和研究生工作日常管理； 2負(fù)責(zé)科研項目申報中的具體工作，完成學(xué)院每年度科研成果的登記和歸檔； 3負(fù)責(zé)學(xué)科評估、申報時材料的填寫、匯總等工作及學(xué)科日常事務(wù)； 4負(fù)責(zé)學(xué)院學(xué)術(shù)與科技交流活動的組織與安排

4、等；5研究生成績和各種相關(guān)文件管理；6辦理研究生休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)導(dǎo)師的學(xué)籍手續(xù)； 7協(xié)助主管院長做好研究生復(fù)試及錄取等相關(guān)工作； 8協(xié)助主管院長做好研究生課程設(shè)置及指導(dǎo)計劃的落實； 9研究生教務(wù)管理，調(diào)度日常研究生教學(xué)（包括實驗教學(xué)） 、安排課程結(jié)束考試及教室落實； 10在職研究生招生宣傳及課程安排、師資落實等；11組織落實研究生開題、中期考核及報告和總結(jié)的匯總，研究生畢業(yè)論文以及答辯的管理 和總結(jié)工作；12辦理與發(fā)放研究生學(xué)歷證書和學(xué)位證書； 13做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作及臨時性工作。五、海上教務(wù)秘書：1學(xué)生證注冊、制作學(xué)生名冊、辦理學(xué)生學(xué)籍手續(xù)； 2協(xié)助教學(xué)院長、系主任等落實本科教學(xué)任務(wù)和教材

5、、編排實驗課表； 3調(diào)度日常本科教學(xué)（包括實驗教學(xué)） 、管理調(diào)配專用教室、安排課程結(jié)束考試； 4教學(xué)管理（1）協(xié)調(diào)主管教學(xué)院長、教學(xué)系主任和全體教師的教學(xué)管理或教學(xué)日常工作；（2）負(fù)責(zé)全院教師調(diào)課或更換教師的申報及送交有關(guān)部門工作，保存有關(guān)記錄；（3）負(fù)責(zé)下發(fā)選課通知， 并于規(guī)定開課時間內(nèi)上報開課人數(shù)不足的課程名稱， 并告知主管教 學(xué)院長、教學(xué)系主任、教師本人；5接收、歸檔學(xué)生成績單、制作各類學(xué)生成績表；6考試環(huán)節(jié)（1）負(fù)責(zé)全校、全院性基礎(chǔ)課程的監(jiān)考人員調(diào)配工作；（2）負(fù)責(zé)印發(fā)考生名單和考場記錄表，考場分布圖；（3）督促教師于考試后規(guī)定時間內(nèi)網(wǎng)上上報成績和書面提交成績表；（4）負(fù)責(zé)全院課程的考

6、試成績書面登記表的上交工作和保管工作； 7辦理學(xué)生棄考、免修、輔修等手續(xù)； 8組織英語和計算機(jī)等級考試報名及發(fā)證工作； 9教學(xué)檢查、教學(xué)成果、教改立項、教學(xué)評價的具體工作； 10期中教學(xué)檢查、其它教學(xué)檢查（1）負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)配合有關(guān)部門和專家組的檢查工作；（2）負(fù)責(zé)期中教學(xué)檢查學(xué)生問卷調(diào)查收交、其它期中教學(xué)檢查表格的統(tǒng)一保管或上交 有關(guān)部門工作；（3）負(fù)責(zé)專家組試卷抽查的教師調(diào)配工作； 11管理教學(xué)計劃、教學(xué)執(zhí)行計劃、課程大綱、實驗大綱、教學(xué)日歷等教學(xué)文件； 12課程設(shè)計或?qū)ｎ}設(shè)計、畢業(yè)實習(xí)、畢業(yè)設(shè)計（1）負(fù)責(zé)收集學(xué)生畢業(yè)實習(xí)報告 ，交給教學(xué)系主任組織實習(xí)指導(dǎo)教師進(jìn)行批改，并上 交有關(guān)表格給相關(guān)部門

7、，保存實習(xí)鑒定、報告、總結(jié)表；（2）負(fù)責(zé)畢業(yè)設(shè)計成績和總結(jié)表的保管和上交工作； 13管理各類實習(xí)（航海技能訓(xùn)練、船舶教學(xué)實習(xí)、畢業(yè)實習(xí)）工作； 14本科學(xué)生畢業(yè)設(shè)計、畢業(yè)答辯的管理工作； 15辦理與發(fā)放本科生學(xué)歷證書和學(xué)位證書； 16日校學(xué)生考輪機(jī)員證書的教務(wù)工作； 17留（降）級學(xué)生成績處理及留（降）級學(xué)生補(bǔ)考資料初核； 18學(xué)院教學(xué)經(jīng)費的管理與報銷19本崗位工作材料的歸檔； 20保存本崗位質(zhì)量體系中要求的各種記錄； 21做好領(lǐng)導(dǎo)交辦以及其它臨時性工作。六、陸上教務(wù)秘書： 1學(xué)生證注冊、制作學(xué)生名冊、辦理學(xué)生學(xué)籍手續(xù)； 2協(xié)助教學(xué)院長、系主任等落實本科教學(xué)任務(wù)和教材、編排實驗課表； 3調(diào)度日

8、常本科教學(xué)（包括實驗教學(xué)） 、管理調(diào)配專用教室、安排課程結(jié)束考試； 4管理學(xué)生各類陸上實習(xí)（金工實習(xí)、校外工廠實習(xí)等） ；5教學(xué)管理（1）協(xié)調(diào)主管教學(xué)院長、教學(xué)系主任和全體教師的教學(xué)管理或教學(xué)日常工作；（2）負(fù)責(zé)全院教師調(diào)課或更換教師的申報及送交有關(guān)部門工作，保存有關(guān)記錄；（3）負(fù)責(zé)下發(fā)選課通知，并于規(guī)定開課時間內(nèi)上報開課人數(shù)不足的課程名稱，并告知主 管教學(xué)院長、教學(xué)系主任、教師本人； 6接收、歸檔學(xué)生成績單、制作各類學(xué)生成績表；7安排重修課程教學(xué)工作；8考試環(huán)節(jié)（1）負(fù)責(zé)全校、全院性基礎(chǔ)課程的監(jiān)考人員調(diào)配工作；（2）負(fù)責(zé)印發(fā)考生名單和考場記錄表，考場分布圖；（3）督促教師于考試后規(guī)定時間內(nèi)網(wǎng)

9、上上報成績和書面提交成績表；（4）負(fù)責(zé)全院課程的考試成績書面登記表的上交工作和保管工作； 9辦理學(xué)生緩考、免修、輔修、重修等手續(xù)； 10組織英語和計算機(jī)等級考試報名及發(fā)證工作； 11教學(xué)檢查、教學(xué)成果、教改立項、教學(xué)評價的具體工作； 12期中教學(xué)檢查、其它教學(xué)檢查（1）負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)配合有關(guān)部門和專家組的檢查工作；（2）負(fù)責(zé)期中教學(xué)檢查學(xué)生問卷調(diào)查收交、其它期中教學(xué)檢查表格的統(tǒng)一保管或上 交有關(guān)部門工作；（3）負(fù)責(zé)專家組試卷抽查的教師調(diào)配工作； 13管理教學(xué)計劃、教學(xué)執(zhí)行計劃、課程大綱、實驗大綱、教學(xué)日歷等教學(xué)文件； 14課程設(shè)計或?qū)ｎ}設(shè)計、畢業(yè)實習(xí)、畢業(yè)設(shè)計（1）負(fù)責(zé)收集學(xué)生畢業(yè)實習(xí)報告 ，交給教學(xué)系主任組織實習(xí)指導(dǎo)教師進(jìn)行批改，負(fù)責(zé) 登記陸上實習(xí)和現(xiàn)場教學(xué)的成績，并上交有關(guān)表格給相關(guān)部門，保存實習(xí)鑒定、實習(xí)報告、 實習(xí)總結(jié)表；（2