XXXX項目定義階段信息與文檔管理程序

1、精品XXXX項目項目定義階段信息與文檔管理程序文件編號 :編制：審核：審批：welcome精品XXXX 項目2015 年11月18日1. 概述信息與文檔管理是XXXX項目定義階段管理的重要基礎(chǔ)工作之一，貫穿項目定義階段管理的全過程。本程序?qū)椖啃畔⒐芾淼哪繕?biāo)、組織和職責(zé)、使用范圍、信息安全、信息集成與交換、信息交付、文檔管理與維護、培訓(xùn)等以及文件編碼、格式、傳輸、存檔、借閱等作出具體規(guī)定。2. 組織與管理2.1.信息與文檔管理的目標(biāo)XXXX 項目定義階段信息與文檔管理的目標(biāo)是：使項目信息的收集、整理、歸檔工作有序，信息的傳遞工作快捷、高效；文檔保存完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案資料在項目

2、定義階段管理中的作用。在項目定義階段，IPMT聯(lián)合管理團隊部根據(jù)項目的管理模式和建設(shè)特點，編制項目信息和文檔管理程序，建立健全項目信息和文檔管理的各項管理制度、工作程序和業(yè)務(wù)流程；信息和文檔管理程序的編制應(yīng)嚴格執(zhí)行國家、行業(yè)及項目所在地有關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合項目建設(shè)特點；程序的編制應(yīng)涵蓋信息和文檔管理的各項工作，例如：文件編碼、文件流轉(zhuǎn)、文件檢查、文件交付與接收、文件借閱、文件歸檔等。項目信息和文檔管理程序在執(zhí)行和落實過程中應(yīng)不斷修改、補充、完善，以達到項目信息和文檔管理工作的有效控制。welcome精品2.2.信息與文檔管理的組織XXXX項目定義階段信息與文檔管理歸口管理部門為技術(shù)部，負責(zé)IP

3、MT聯(lián)合管理團隊各部門信息、檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、接收和管理等工作，組成包括：技術(shù)部（副）經(jīng)理、文檔負責(zé)人、技術(shù)部助理。其中技術(shù)部（副）經(jīng)理負責(zé)項目文檔的所有管理與協(xié)調(diào)工作；文檔負責(zé)人負責(zé)參與項目文檔的檢査與指導(dǎo)，管理各部門產(chǎn)生和接收的文檔，接收和分發(fā)資料以及各參建單位、各部門文檔的整編、歸檔工作；技術(shù)部助理負責(zé)文檔的分發(fā)、登記、匯總等相關(guān)工作。IPMT聯(lián)合管理團隊將通過發(fā)布程序，對各部門、各參與單位的文檔管理提出明確要求，所有部門及參與單位必須確定文檔管理人員和單點聯(lián)系人，以確保各部門、各參與單位與IPMT 聯(lián)合管理團隊之間文檔的有效傳遞。技術(shù)部文檔管理負責(zé)人為日常文件的管理責(zé)任人，負責(zé)全部

4、文書檔案（包括電子版）的收集、整理、組卷、歸檔；負責(zé)電子文件的歸檔工作；協(xié)助技術(shù)部助理做好檔案專業(yè)會議或培訓(xùn)的會務(wù)工作。文檔管理負責(zé)人按要求收集、整理、組卷、歸檔有關(guān)項目立項文件、設(shè)計基礎(chǔ)文件、總體規(guī)劃文件、涉外文件、項目管理文件等項目定義階段文件；組織協(xié)調(diào)最終版項目管理文件（包括紙質(zhì)版、電子版）的出版、分發(fā)等工作；負責(zé)各類文檔文件目錄編制，協(xié)助做好項目檔案的歸檔審查工作。2.3.信息與文檔管理的方法和手段XXXX 項目定義階段信息和文檔管理遵循“IPMT 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)部集中管理、文檔負責(zé)人全面負責(zé)、技術(shù)部助理分級保存”的原則，實行部門牽頭，文檔負責(zé)人為信息和文檔管理工作的負責(zé)人。welco

5、me精品3. 項目信息與文檔管理的內(nèi)容和重點3.1. 項目定義階段歸檔文件項目定義階段形成的各類文件，由技術(shù)部文檔負責(zé)人按相關(guān)程序規(guī)定歸檔，主要包括項目建議書及其報批文件、可行性研究報告及其評估報批文件、環(huán)境評價報告和批復(fù)、項目方案設(shè)計文件、項目管理程序文件。技術(shù)部文檔負責(zé)人負責(zé)與各部門進行信息和文檔管理的溝通與協(xié)調(diào)，負責(zé)統(tǒng)一管理與部門之間往返文件資料的整理、歸檔和上報工作。3.2. 項目定義階段文件的收集及其責(zé)任技術(shù)部文檔負責(zé)人負責(zé)收集、積累和整理項目定義階段技術(shù)類文件以及涉外文件；商務(wù)部助理負責(zé)收集、積累項目定義階段商務(wù)類文件，并按規(guī)定向技術(shù)部提交有關(guān)商務(wù)類文件。3.2.1.項目定義階段文

6、件收集范圍在項目定義階段，所有反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)項目檔案。項目文件歸檔范圍、保管期限及資料提供部門詳見參考國家檔案管理辦法。3.2.2.項目定義階段文件收集時間各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項目進展情況及時收集，工藝包技術(shù)文件應(yīng)首先由技術(shù)部登記，再行復(fù)制、分發(fā)和使用，項目定義階段結(jié)束后，由技術(shù)部將整理好的全部文件向協(xié)鑫集團提交。welcome精品4. 項目信息與文檔管理程序項目定義階段是項目立項和取得合法性、依據(jù)性文件的管理階段。批復(fù)文件是項目前期文檔管理的工作重點，文檔管理人員應(yīng)制定各類批文的工作流程，確定此類文件接收、使用

7、流程和要求，確保與項目有關(guān)的批復(fù)文件能夠及時歸檔到項目文檔管理機構(gòu)。批復(fù)文件歸檔管理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。4.1.項目文件編碼統(tǒng)一項目文件編碼管理，規(guī)范項目文件編碼原則,以實現(xiàn)項目文檔管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。文件編碼的編制原則應(yīng)統(tǒng)籌考慮項目的劃分、WBS 、文件類型、技術(shù)專業(yè)、編制部門等因素，文件編碼代號應(yīng)簡單明了，清晰易懂；在規(guī)范文件編碼的同時，還應(yīng)對文件的類型和格式進行規(guī)范化要求；具體編碼規(guī)則詳見XXXX 項目定義階段文件編號規(guī)定。4.2.項目文檔流轉(zhuǎn)一個文檔的流轉(zhuǎn)過程就是項目檔案形成、積累、整理的過程。項目文件的傳遞必須遵循單點聯(lián)系人之間的點對點傳遞，單點聯(lián)系人發(fā)

8、出或接收文檔時，應(yīng)按程序文件要求先對流轉(zhuǎn)文件進行檢查，檢查的內(nèi)容包括：文件格式、文件編碼、文件份數(shù)、文件版本、文件內(nèi)容、是否符合合同要求等，檢查無誤后方可在傳送單上簽字發(fā)出或接收；具體流轉(zhuǎn)管理詳見 XXXX 項目定義階段文檔流轉(zhuǎn)管理程序。根據(jù)信息分類指引（即文件密級管理）、授權(quán)指引對文檔進行分級管理，各級/ 各類文檔按照分發(fā)范圍或資料發(fā)放單進行文檔的分發(fā)、回收，必要時使用者需簽定保密協(xié)議，防止出現(xiàn)泄密情況。4.3.項目文件查閱4.3.1. 紙質(zhì)文件查閱對于一般紙質(zhì)版本文件，各部門因工作需要借閱時應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并在使用完畢后及時welcome精品歸還。已歸檔的紙質(zhì)文件原則上不對外借閱；特殊情況

9、下因工作需要可查閱文件，但必須申請，經(jīng)批準(zhǔn)后履行書面手續(xù)方可查閱，且不得帶出檔案室。文檔管理人員應(yīng)做好相應(yīng)的文件查閱記錄。外單位因工作需要復(fù)印或拷貝的需經(jīng)過批準(zhǔn)。4.3.2. 電子版文件查閱電子版文件可在電子文檔管理系統(tǒng)上檢索，各部門、單位可按照管理程序進行申請，經(jīng)批準(zhǔn)后查閱。4.3.3. 涉密文件查閱必須執(zhí)行項目保密文件的具體規(guī)定，注意保護國家秘密、相關(guān)方的知識產(chǎn)權(quán)、商業(yè)機密等；文件查閱的具體規(guī)定詳見XXXX 項目定義階段文檔借閱管理程序。5. 項目定義階段文件歸檔范圍1 立項文件1.1項目建議書及報批文件1.2項目選址意見書及其報批文件1.3可行性研究報告、報批文件1.4項目評估 ( 包括借貸承諾評估) 、論證文件1.5環(huán)境評價報告和報批文件1.6設(shè)計任務(wù)書、計劃任務(wù)書、報批文件、詳細設(shè)計2 基礎(chǔ)設(shè)計文件工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計、勘察