學(xué)生干部培訓(xùn)之換屆干部培訓(xùn)

1、 主講：汪曉帆主講：汪曉帆 qq：405197936 日常辦公日常辦公& &文書攥寫規(guī)范文書攥寫規(guī)范學(xué)習(xí)的三大過程 : : 培訓(xùn)、實(shí)踐、練習(xí)培訓(xùn)、實(shí)踐、練習(xí)認(rèn)識(shí)到自己認(rèn)識(shí)到自己不能勝任不能勝任認(rèn)識(shí)不到自己認(rèn)識(shí)不到自己不能勝任不能勝任認(rèn)為自己認(rèn)為自己能勝任能勝任無意之中的無意之中的勝任勝任 辦公文書書寫規(guī)范辦公文書書寫規(guī)范 學(xué)生會(huì)基礎(chǔ)知識(shí)學(xué)生會(huì)基礎(chǔ)知識(shí) 結(jié)束語結(jié)束語 一、 辦公常用軟件基礎(chǔ)操作Word（WPS文字）文字）：文字處理軟件，編寫報(bào)告，文字處理軟件，編寫報(bào)告，排版文章。排版文章。Excel（WPS表格）表格）：表格分析，數(shù)據(jù)處理及管理。表格分析，數(shù)據(jù)處理及管理。Powe

2、rPoint（WPS演示）演示）：ppt，演示編輯、播放，演示編輯、播放演示文稿。演示文稿。二、辦公文書書寫規(guī)范二、辦公文書書寫規(guī)范如何理解文書、應(yīng)用文、公文的概念？如何理解文書、應(yīng)用文、公文的概念？ 公文公文：文件，是黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位在管理過文件，是黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位在管理過程程中所形成的、按照規(guī)定程序辦理并在法定的范圍內(nèi)使用的、具中所形成的、按照規(guī)定程序辦理并在法定的范圍內(nèi)使用的、具有法定效力和規(guī)范體式的文書。有法定效力和規(guī)范體式的文書。 公文和應(yīng)用文都是文書，通常情況下，人們習(xí)慣于把正式的加帶紅色文公文和應(yīng)用文都是文書，通常情況下，人們習(xí)慣于把正式的加帶紅色文件

3、頭的稱為公文，而日常事務(wù)性的稱為應(yīng)用文，其實(shí)這是一種概念上的混淆，件頭的稱為公文，而日常事務(wù)性的稱為應(yīng)用文，其實(shí)這是一種概念上的混淆，兩者概念內(nèi)涵基本相同，廣義上沒有區(qū)別，狹義上應(yīng)用文大于公文，包含了兩者概念內(nèi)涵基本相同，廣義上沒有區(qū)別，狹義上應(yīng)用文大于公文，包含了公文。公文。 文書：文書：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和個(gè)人，辦理公私事所使用，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和個(gè)人，辦理公私事所使用，具有直接使用價(jià)值的一定慣用文章提示的文字材料。具有直接使用價(jià)值的一定慣用文章提示的文字材料。 應(yīng)用文：應(yīng)用文：實(shí)用文，是以實(shí)際應(yīng)用為目的，為人們處理公私事務(wù)實(shí)用文，是以實(shí)際應(yīng)用為目的，為人們處理公私事務(wù)時(shí)常用的一

4、種文體，是行政管理的一種手段時(shí)常用的一種文體，是行政管理的一種手段。文書分類 按照規(guī)范性和頒發(fā)程序的規(guī)范程度、行政約束力的強(qiáng)弱劃分： 規(guī)范性文書有13種：命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議記錄。 常用的非規(guī)范性通用文書：調(diào)查報(bào)告、工作計(jì)劃類、工作總結(jié)類、講話稿、簡報(bào)信息、書信類、啟事類等。 學(xué)生干部常用文書包括工作計(jì)劃、學(xué)生干部常用文書包括工作計(jì)劃、工作總結(jié)、活動(dòng)策劃、新聞稿、通知、工作總結(jié)、活動(dòng)策劃、新聞稿、通知、申請(qǐng)表、邀請(qǐng)函和演講稿等。申請(qǐng)表、邀請(qǐng)函和演講稿等。（一）、通知（一）、通知 通知是我們工作中最常用的一種文書類型，適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文

5、，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，發(fā)布有關(guān)規(guī)章，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免和聘用人員，具有知照性和通用性。 主要對(duì)象：土木、河海、航海、管理、機(jī)電、交運(yùn)、財(cái)經(jīng)、信息、人文、外國語、 理學(xué)院及各學(xué)生社團(tuán)。 1.標(biāo)題：標(biāo)題：有完全式和省略式兩種。 完全式：包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種，如德園小區(qū)2013年校級(jí)評(píng)優(yōu)評(píng)先工作通知（德園10號(hào)文）； 省略式：例如關(guān)于團(tuán)校培訓(xùn)通知。 通知內(nèi)容簡單時(shí)，可只寫“通知”兩字。 寫在第一行正中。緊急事宜寫明“重要/緊急通知”，以引起注意。 2.稱呼：稱呼：寫被通知者的姓名或職稱或單位名稱。在第二行頂格寫。(有時(shí)，因通知事項(xiàng)簡短 ，內(nèi)容

6、單一，書寫時(shí)略去稱呼，直起正文。) 3.正文：正文：另起一行，空兩格寫正文。正文因內(nèi)容而異。開會(huì)的通知要寫清開會(huì)的原因、目的、會(huì)議名稱、（主要議題）、到會(huì)人員、會(huì)議報(bào)到時(shí)間和地點(diǎn)、需要準(zhǔn)備的材料等。布置工作的通知，要寫清所通知事件的目 的、意義以及具體要求和作法。 4.落款：落款：分兩行寫在正文右下方，一行署名，一行寫日期。寫通知一般采用條款式行文，可以簡明扼要。正式通知要寫明發(fā)文單位、聯(lián)系人、發(fā)文日期并加蓋公章。通知的格式，包括標(biāo)題、稱呼、正文、落款。通知的格式，包括標(biāo)題、稱呼、正文、落款。模板：標(biāo)題：標(biāo)題使用小二宋體加黑（居中）標(biāo)題：標(biāo)題使用小二宋體加黑（居中） 正文：四號(hào)、宋體，正文：四

7、號(hào)、宋體， 署名：（四號(hào)署名：（四號(hào) 宋體宋體 加粗）日期（最右側(cè)）加粗）日期（最右側(cè)） 標(biāo)題 通知通知 （機(jī)關(guān)+事由+文種、事由+文種、文種）主要對(duì)象： 正文：（一般寫法）通知的緣由、根據(jù)通知事項(xiàng)執(zhí)行要求 結(jié)語 （特此通知） 單位單位：XXXX 成文時(shí)間 通知的正文多用祈使語通知的正文多用祈使語學(xué)生會(huì)紅頭文件實(shí)例：文鼎CS大宋 36號(hào)仿宋_GB2312 三號(hào)宋體 二號(hào)ps：學(xué)生會(huì)下發(fā)的文件或通知，按規(guī)定應(yīng)經(jīng)由辦公室審定、影印并發(fā)往各學(xué)院、社團(tuán)或個(gè)人等。 （學(xué)生會(huì)內(nèi)部活動(dòng)可由負(fù)責(zé)部門或個(gè)人通知）日常常規(guī)文件的收集也應(yīng)規(guī)范，如各學(xué)院上交的資料應(yīng)統(tǒng)一交往學(xué)生會(huì)指定郵箱賬號(hào)： 各部門在完成某項(xiàng)活動(dòng)計(jì)

8、劃后，應(yīng)將活動(dòng)內(nèi)容及流程以報(bào)告形式向分管主席或老師上報(bào)，經(jīng)討論后再下發(fā)正式通知，避免錯(cuò)誤與重復(fù)。各項(xiàng)大型活動(dòng)完成后，負(fù)責(zé)部門應(yīng)及時(shí)收集好活動(dòng)策劃、照片等相關(guān)資料并進(jìn)行活動(dòng)總結(jié)，最終上交至辦公室存檔。（二）、申請(qǐng)書 申請(qǐng)書是因?yàn)闃I(yè)務(wù)或工作需要，按規(guī)定完成法律或規(guī)申請(qǐng)書是因?yàn)闃I(yè)務(wù)或工作需要，按規(guī)定完成法律或規(guī)定程序，向上級(jí)或職能部門、管理機(jī)構(gòu)、組織、社團(tuán)說明定程序，向上級(jí)或職能部門、管理機(jī)構(gòu)、組織、社團(tuán)說明理由，提出請(qǐng)求，要求批準(zhǔn)或幫助解決問題的專用書信。理由，提出請(qǐng)求，要求批準(zhǔn)或幫助解決問題的專用書信。學(xué)生會(huì)幾種常見的申請(qǐng)： 1.活動(dòng)申請(qǐng)（工作請(qǐng)示） 2.場地申請(qǐng) 3.經(jīng)費(fèi)申請(qǐng) 4.物品借用的申

9、請(qǐng)主要內(nèi)容： 1.標(biāo)題：申請(qǐng)書xx（申請(qǐng)人或單位）關(guān)于xx（申請(qǐng)目的）申請(qǐng) 2.稱謂：頂格寫明接受申請(qǐng)書的單位、組織或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。 3.正文：介紹情況、表達(dá)意愿 4.結(jié)尾：寫明慣用語“特此申請(qǐng)”、“懇請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)幫助解決”、“希望領(lǐng)導(dǎo)研究批準(zhǔn)”等，也可用“此致”“敬禮”禮貌用語。 5.署名：個(gè)人申請(qǐng)要寫清申請(qǐng)者姓名，單位申請(qǐng)寫明單位名稱并加蓋公章，注明日期。 學(xué)生會(huì)常用申請(qǐng)均有特定表格。 （三）、會(huì)議記錄 會(huì)議記錄是由會(huì)議組織者指定專人，如實(shí)、準(zhǔn)確地記錄會(huì)議的組織情況和會(huì)議內(nèi)容的一種機(jī)關(guān)應(yīng)用性文書。會(huì)議記錄一般用于比較重要的會(huì)議或正式的會(huì)議，它要求真實(shí)、全面地反映會(huì)議的本來面貌。 會(huì)議記錄 會(huì)議時(shí)間：

10、 開會(huì)地點(diǎn)：主持人： 出席人：根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、規(guī)模和重要程度的不同，出席人一項(xiàng)的詳略也會(huì)有所不同。 缺席人：如有重要人物缺席，應(yīng)作出記錄，并記錄原因。 記錄人：會(huì)議主題：會(huì)議主要內(nèi)容：會(huì)議講話、會(huì)議討論、會(huì)議決議會(huì)議遺留問題：會(huì)議記錄實(shí)例注意：一、要如實(shí)、準(zhǔn)確反映會(huì)議的精神和議程；二、對(duì)會(huì)議的決定、決議、遺留問題必須詳細(xì)記錄；三、討論中的發(fā)言要按發(fā)言順序逐個(gè)記錄，允許摘其要點(diǎn)記；四、學(xué)習(xí)速記，簡易摘要，忠于原意，字跡清楚。 （四）、邀請(qǐng)函（四）、邀請(qǐng)函 因公務(wù)發(fā)出邀請(qǐng)的函件，是為鄭重邀請(qǐng)有關(guān)人員參加重大會(huì)議、重要儀典及紀(jì)念性活動(dòng)而發(fā)出的書面通知。又稱邀請(qǐng)書、邀請(qǐng)信。 邀請(qǐng)函是一種禮儀性函件。屬

11、于公務(wù)文書中“函”的一種, 用函的形式正式告知邀請(qǐng)對(duì)象參加有關(guān)活動(dòng)事宜。邀請(qǐng)函使用的情形大致有: 邀請(qǐng)參加會(huì)議及儀典、大型文體活動(dòng)、各類學(xué)術(shù)性、專業(yè)性會(huì)議,及各類社交性活動(dòng)等。 1、標(biāo)題：標(biāo)題：一般只寫“ 邀請(qǐng)函”, 字號(hào)比通常標(biāo)題要略大一些。有時(shí)也可以加“事由”, 如“關(guān)于參加中華民族凝聚力研討會(huì)的邀請(qǐng)函”。2、稱謂：稱謂：寫明對(duì)方姓名、職務(wù)、職稱等。有時(shí)也可以用“ 同志”、“先生”、“女士”、“小姐”稱呼。有時(shí)還可以加上“ 尊敬的”之類定語。3、正文：正文： 寫明邀請(qǐng)的主要內(nèi)容,包括參加或活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)及簡單提示，需簡潔。有較為詳細(xì)出席說明的, 通常要另紙說明, 避免邀請(qǐng)函寫得過長。4、

12、敬語：敬語：末尾用“敬請(qǐng)光臨”、“敬請(qǐng)光臨指導(dǎo)”、“請(qǐng)屆時(shí)出席” 之類的敬語。有些邀請(qǐng)函可以用“此致敬禮”、“順致節(jié)日問候”等敬語。 5、落款：落款：寫明發(fā)文單位及時(shí)間。正式邀請(qǐng)函要加蓋公章, 以示莊重。 （五）、活動(dòng)策劃書 第一頁：第一頁：策劃書名稱策劃書名稱（加粗，居中加粗，居中），），下注發(fā)文單位下注發(fā)文單位 （一）標(biāo)題一）標(biāo)題 標(biāo)題要清晰明顯，避免過于籠統(tǒng)。標(biāo)題要清晰明顯，避免過于籠統(tǒng)。 （二）正文二）正文 1.1.活動(dòng)活動(dòng)背景、目的背景、目的 2. 2.活動(dòng)主題活動(dòng)主題 3. 3.活動(dòng)時(shí)間活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、地點(diǎn) 4. 4.活動(dòng)對(duì)象活動(dòng)對(duì)象 5 5. .活動(dòng)活動(dòng)組織單位組織單位（主辦單位

13、、承辦單位）（主辦單位、承辦單位） 6.6.活動(dòng)形式活動(dòng)形式 7.7.活動(dòng)開展（包括活動(dòng)流程安排、獎(jiǎng)項(xiàng)設(shè)置、時(shí)間設(shè)定等，涉及活動(dòng)開展（包括活動(dòng)流程安排、獎(jiǎng)項(xiàng)設(shè)置、時(shí)間設(shè)定等，涉及到獎(jiǎng)項(xiàng)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)、活動(dòng)規(guī)則的內(nèi)容可選擇以附錄的形式出現(xiàn)）到獎(jiǎng)項(xiàng)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)、活動(dòng)規(guī)則的內(nèi)容可選擇以附錄的形式出現(xiàn)） 8.8.宣傳方式宣傳方式 9.9.經(jīng)費(fèi)預(yù)算經(jīng)費(fèi)預(yù)算 10.10.注意事項(xiàng)（包括應(yīng)急預(yù)案等）注意事項(xiàng)（包括應(yīng)急預(yù)案等）（三）落款與日期（三）落款與日期（六）、工作計(jì)劃v 根據(jù)指示精神對(duì)未來一段時(shí)間內(nèi)的工作提出初步設(shè)想和總體安排形成根據(jù)指示精神對(duì)未來一段時(shí)間內(nèi)的工作提出初步設(shè)想和總體安排形成的書面材料。的書面材料。

14、v （一）標(biāo)題（一）標(biāo)題v 正副標(biāo)題型樣式：正標(biāo)題用一主題型語句概括，正副標(biāo)題型樣式：正標(biāo)題用一主題型語句概括，使用使用小二號(hào)宋體小二號(hào)宋體、居、居中中，副標(biāo)題，副標(biāo)題為為四號(hào)宋體，四號(hào)宋體，并并注明部門、時(shí)間，均加粗注明部門、時(shí)間，均加粗。v （二）正文（二）正文v 正文使用四號(hào)或小四號(hào)宋體，正文使用四號(hào)或小四號(hào)宋體，1.51.5倍行距，正文中的小標(biāo)題可加粗。倍行距，正文中的小標(biāo)題可加粗。v 1 1. .前言前言：簡明扼要表達(dá)出制定計(jì)劃的背景、根據(jù)、目的、意義、指導(dǎo)簡明扼要表達(dá)出制定計(jì)劃的背景、根據(jù)、目的、意義、指導(dǎo)思想等思想等。v 2 2. .主體主體：按實(shí)際情況分幾個(gè)小標(biāo)題寫，如部門計(jì)劃

15、可以分為常規(guī)工作、：按實(shí)際情況分幾個(gè)小標(biāo)題寫，如部門計(jì)劃可以分為常規(guī)工作、特色工作和其他工作。特色工作和其他工作。v 3 3. .結(jié)語結(jié)語：該部分可以補(bǔ)充說明有關(guān)問題，也可以立信心，表決心：該部分可以補(bǔ)充說明有關(guān)問題，也可以立信心，表決心。v （三）落款（三）落款v 正文右下方，包括署名和計(jì)劃制定的日期正文右下方，包括署名和計(jì)劃制定的日期，日期用中文，四號(hào)宋體。日期用中文，四號(hào)宋體。v （四）頁眉與頁碼（四）頁眉與頁碼v 應(yīng)插入頁眉與頁碼，頁眉一般是副標(biāo)題的內(nèi)容，居中。頁碼居中。應(yīng)插入頁眉與頁碼，頁眉一般是副標(biāo)題的內(nèi)容，居中。頁碼居中。（七）、工作總結(jié)學(xué)期或年度個(gè)人、部門總結(jié)1 1、標(biāo)標(biāo)題：題

16、：一般由單位名稱、時(shí)間、主要內(nèi)容、文種組成。2 2、正文正文：（1）前言：是總結(jié)的開頭，主要用來說明基本情況。包括單位名稱、工作性質(zhì)、主要任務(wù)、總結(jié)目的、主要內(nèi)容等，文字盡量精簡。（2）主體：主要包括工作開展情況、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、今后工作的設(shè)想和努力方向等內(nèi)容。在該部分可以插入相關(guān)圖片。（3）結(jié)語：是總結(jié)的升華部分，展望未來。3 3、落款落款：署名及總結(jié)完成的日期。4 4、頁眉與頁碼頁眉與頁碼：應(yīng)插入頁眉與頁碼，頁眉一般是副標(biāo)題的內(nèi)容，頁碼居中。（八）、活動(dòng)總結(jié) 1、介紹活動(dòng)的基本情況是怎樣的。將活動(dòng)的準(zhǔn)備過程及具體的實(shí)施過程描述清楚。 2、本次活動(dòng)主要針對(duì)目標(biāo)或結(jié)果實(shí)行了怎樣的措施。 3、說成效。

17、組辦了本次活動(dòng)取得了怎樣的成效。是否達(dá)到預(yù)期效果,效果如何。 4、活動(dòng)的特別之處。與其他活動(dòng)，或者往次活動(dòng)的不同之處。有何特點(diǎn)。 5、總結(jié)活動(dòng)中存在的問題和不足?；I備中、或組織上、或舉辦的過程中有任何的不足之處、不完善之處。 6、下一步如何打算，或者在以后的活動(dòng)中，打算怎樣更好的組織。一、活動(dòng)背景二、活動(dòng)目的三、活動(dòng)前期準(zhǔn)備四、活動(dòng)基本情況五、活動(dòng)效果六、存在的問題及建議 正文間的層次關(guān)系：第一層用（一、，二、，三、,四、）第二層用（一），（二），（三），（四）第三層用（1、，2、，3、，4、）第四層用（1），（2），（3），（4）. 如公文有附件，正文與附件間空一行，左空兩個(gè)漢字），用三號(hào)宋

18、體注明“附件1”等，后標(biāo)冒號(hào)和名稱； 附件在頁面的第一行定格寫上附件標(biāo)識(shí)，有序號(hào)的寫上序號(hào)；附件正文與上相同（宋體）。 文書中常用表達(dá)文書中常用表達(dá)1.1.稱謂稱謂：我、本、我們、您、貴、大家我、本、我們、您、貴、大家2.2.意圖意圖：為了、根據(jù)、悉、據(jù)悉、欣聞、茲有、茲因、茲派、茲定于、鑒于、為了、根據(jù)、悉、據(jù)悉、欣聞、茲有、茲因、茲派、茲定于、鑒于、基于、故此基于、故此3.3.時(shí)間時(shí)間：即日、如期、限期、屆時(shí)、擬于、在即、逾期、迄、曾即日、如期、限期、屆時(shí)、擬于、在即、逾期、迄、曾4.4.期請(qǐng)期請(qǐng)：希、盼、期、敬盼、敬請(qǐng)、務(wù)請(qǐng)、擬請(qǐng)、煩請(qǐng)、切望希、盼、期、敬盼、敬請(qǐng)、務(wù)請(qǐng)、擬請(qǐng)、煩請(qǐng)、切望5.5.征問征問：當(dāng)否、妥否、能否當(dāng)否、妥否、能否6.6.強(qiáng)調(diào)強(qiáng)調(diào)：特、應(yīng)予、一概、亟待、切忌、切勿、務(wù)須、