學(xué)生干部培訓(xùn)之換屆干部培訓(xùn)

1、 主講：汪曉帆主講：汪曉帆 qq：405197936 日常辦公日常辦公& &文書攥寫規(guī)范文書攥寫規(guī)范學(xué)習(xí)的三大過程 : : 培訓(xùn)、實踐、練習(xí)培訓(xùn)、實踐、練習(xí)認(rèn)識到自己認(rèn)識到自己不能勝任不能勝任認(rèn)識不到自己認(rèn)識不到自己不能勝任不能勝任認(rèn)為自己認(rèn)為自己能勝任能勝任無意之中的無意之中的勝任勝任 辦公文書書寫規(guī)范辦公文書書寫規(guī)范 學(xué)生會基礎(chǔ)知識學(xué)生會基礎(chǔ)知識 結(jié)束語結(jié)束語 一、 辦公常用軟件基礎(chǔ)操作Word（WPS文字）文字）：文字處理軟件，編寫報告，文字處理軟件，編寫報告，排版文章。排版文章。Excel（WPS表格）表格）：表格分析，數(shù)據(jù)處理及管理。表格分析，數(shù)據(jù)處理及管理。Powe

2、rPoint（WPS演示）演示）：ppt，演示編輯、播放，演示編輯、播放演示文稿。演示文稿。二、辦公文書書寫規(guī)范二、辦公文書書寫規(guī)范如何理解文書、應(yīng)用文、公文的概念？如何理解文書、應(yīng)用文、公文的概念？ 公文公文：文件，是黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位在管理過文件，是黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位在管理過程程中所形成的、按照規(guī)定程序辦理并在法定的范圍內(nèi)使用的、具中所形成的、按照規(guī)定程序辦理并在法定的范圍內(nèi)使用的、具有法定效力和規(guī)范體式的文書。有法定效力和規(guī)范體式的文書。 公文和應(yīng)用文都是文書，通常情況下，人們習(xí)慣于把正式的加帶紅色文公文和應(yīng)用文都是文書，通常情況下，人們習(xí)慣于把正式的加帶紅色文件

3、頭的稱為公文，而日常事務(wù)性的稱為應(yīng)用文，其實這是一種概念上的混淆，件頭的稱為公文，而日常事務(wù)性的稱為應(yīng)用文，其實這是一種概念上的混淆，兩者概念內(nèi)涵基本相同，廣義上沒有區(qū)別，狹義上應(yīng)用文大于公文，包含了兩者概念內(nèi)涵基本相同，廣義上沒有區(qū)別，狹義上應(yīng)用文大于公文，包含了公文。公文。 文書：文書：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和個人，辦理公私事所使用，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和個人，辦理公私事所使用，具有直接使用價值的一定慣用文章提示的文字材料。具有直接使用價值的一定慣用文章提示的文字材料。 應(yīng)用文：應(yīng)用文：實用文，是以實際應(yīng)用為目的，為人們處理公私事務(wù)實用文，是以實際應(yīng)用為目的，為人們處理公私事務(wù)時常用的一

4、種文體，是行政管理的一種手段時常用的一種文體，是行政管理的一種手段。文書分類 按照規(guī)范性和頒發(fā)程序的規(guī)范程度、行政約束力的強(qiáng)弱劃分： 規(guī)范性文書有13種：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議記錄。 常用的非規(guī)范性通用文書：調(diào)查報告、工作計劃類、工作總結(jié)類、講話稿、簡報信息、書信類、啟事類等。 學(xué)生干部常用文書包括工作計劃、學(xué)生干部常用文書包括工作計劃、工作總結(jié)、活動策劃、新聞稿、通知、工作總結(jié)、活動策劃、新聞稿、通知、申請表、邀請函和演講稿等。申請表、邀請函和演講稿等。（一）、通知（一）、通知 通知是我們工作中最常用的一種文書類型，適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文

5、，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，發(fā)布有關(guān)規(guī)章，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免和聘用人員，具有知照性和通用性。 主要對象：土木、河海、航海、管理、機(jī)電、交運、財經(jīng)、信息、人文、外國語、 理學(xué)院及各學(xué)生社團(tuán)。 1.標(biāo)題：標(biāo)題：有完全式和省略式兩種。 完全式：包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種，如德園小區(qū)2013年校級評優(yōu)評先工作通知（德園10號文）； 省略式：例如關(guān)于團(tuán)校培訓(xùn)通知。 通知內(nèi)容簡單時，可只寫“通知”兩字。 寫在第一行正中。緊急事宜寫明“重要/緊急通知”，以引起注意。 2.稱呼：稱呼：寫被通知者的姓名或職稱或單位名稱。在第二行頂格寫。(有時，因通知事項簡短 ，內(nèi)容

6、單一，書寫時略去稱呼，直起正文。) 3.正文：正文：另起一行，空兩格寫正文。正文因內(nèi)容而異。開會的通知要寫清開會的原因、目的、會議名稱、（主要議題）、到會人員、會議報到時間和地點、需要準(zhǔn)備的材料等。布置工作的通知，要寫清所通知事件的目 的、意義以及具體要求和作法。 4.落款：落款：分兩行寫在正文右下方，一行署名，一行寫日期。寫通知一般采用條款式行文，可以簡明扼要。正式通知要寫明發(fā)文單位、聯(lián)系人、發(fā)文日期并加蓋公章。通知的格式，包括標(biāo)題、稱呼、正文、落款。通知的格式，包括標(biāo)題、稱呼、正文、落款。模板：標(biāo)題：標(biāo)題使用小二宋體加黑（居中）標(biāo)題：標(biāo)題使用小二宋體加黑（居中） 正文：四號、宋體，正文：四

7、號、宋體， 署名：（四號署名：（四號 宋體宋體 加粗）日期（最右側(cè)）加粗）日期（最右側(cè)） 標(biāo)題 通知通知 （機(jī)關(guān)+事由+文種、事由+文種、文種）主要對象： 正文：（一般寫法）通知的緣由、根據(jù)通知事項執(zhí)行要求 結(jié)語 （特此通知） 單位單位：XXXX 成文時間 通知的正文多用祈使語通知的正文多用祈使語學(xué)生會紅頭文件實例：文鼎CS大宋 36號仿宋_GB2312 三號宋體 二號ps：學(xué)生會下發(fā)的文件或通知，按規(guī)定應(yīng)經(jīng)由辦公室審定、影印并發(fā)往各學(xué)院、社團(tuán)或個人等。 （學(xué)生會內(nèi)部活動可由負(fù)責(zé)部門或個人通知）日常常規(guī)文件的收集也應(yīng)規(guī)范，如各學(xué)院上交的資料應(yīng)統(tǒng)一交往學(xué)生會指定郵箱賬號： 各部門在完成某項活動計

8、劃后，應(yīng)將活動內(nèi)容及流程以報告形式向分管主席或老師上報，經(jīng)討論后再下發(fā)正式通知，避免錯誤與重復(fù)。各項大型活動完成后，負(fù)責(zé)部門應(yīng)及時收集好活動策劃、照片等相關(guān)資料并進(jìn)行活動總結(jié)，最終上交至辦公室存檔。（二）、申請書 申請書是因為業(yè)務(wù)或工作需要，按規(guī)定完成法律或規(guī)申請書是因為業(yè)務(wù)或工作需要，按規(guī)定完成法律或規(guī)定程序，向上級或職能部門、管理機(jī)構(gòu)、組織、社團(tuán)說明定程序，向上級或職能部門、管理機(jī)構(gòu)、組織、社團(tuán)說明理由，提出請求，要求批準(zhǔn)或幫助解決問題的專用書信。理由，提出請求，要求批準(zhǔn)或幫助解決問題的專用書信。學(xué)生會幾種常見的申請： 1.活動申請（工作請示） 2.場地申請 3.經(jīng)費申請 4.物品借用的申

9、請主要內(nèi)容： 1.標(biāo)題：申請書xx（申請人或單位）關(guān)于xx（申請目的）申請 2.稱謂：頂格寫明接受申請書的單位、組織或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。 3.正文：介紹情況、表達(dá)意愿 4.結(jié)尾：寫明慣用語“特此申請”、“懇請領(lǐng)導(dǎo)幫助解決”、“希望領(lǐng)導(dǎo)研究批準(zhǔn)”等，也可用“此致”“敬禮”禮貌用語。 5.署名：個人申請要寫清申請者姓名，單位申請寫明單位名稱并加蓋公章，注明日期。 學(xué)生會常用申請均有特定表格。 （三）、會議記錄 會議記錄是由會議組織者指定專人，如實、準(zhǔn)確地記錄會議的組織情況和會議內(nèi)容的一種機(jī)關(guān)應(yīng)用性文書。會議記錄一般用于比較重要的會議或正式的會議，它要求真實、全面地反映會議的本來面貌。 會議記錄 會議時間：

10、 開會地點：主持人： 出席人：根據(jù)會議的性質(zhì)、規(guī)模和重要程度的不同，出席人一項的詳略也會有所不同。 缺席人：如有重要人物缺席，應(yīng)作出記錄，并記錄原因。 記錄人：會議主題：會議主要內(nèi)容：會議講話、會議討論、會議決議會議遺留問題：會議記錄實例注意：一、要如實、準(zhǔn)確反映會議的精神和議程；二、對會議的決定、決議、遺留問題必須詳細(xì)記錄；三、討論中的發(fā)言要按發(fā)言順序逐個記錄，允許摘其要點記；四、學(xué)習(xí)速記，簡易摘要，忠于原意，字跡清楚。 （四）、邀請函（四）、邀請函 因公務(wù)發(fā)出邀請的函件，是為鄭重邀請有關(guān)人員參加重大會議、重要儀典及紀(jì)念性活動而發(fā)出的書面通知。又稱邀請書、邀請信。 邀請函是一種禮儀性函件。屬

11、于公務(wù)文書中“函”的一種, 用函的形式正式告知邀請對象參加有關(guān)活動事宜。邀請函使用的情形大致有: 邀請參加會議及儀典、大型文體活動、各類學(xué)術(shù)性、專業(yè)性會議,及各類社交性活動等。 1、標(biāo)題：標(biāo)題：一般只寫“ 邀請函”, 字號比通常標(biāo)題要略大一些。有時也可以加“事由”, 如“關(guān)于參加中華民族凝聚力研討會的邀請函”。2、稱謂：稱謂：寫明對方姓名、職務(wù)、職稱等。有時也可以用“ 同志”、“先生”、“女士”、“小姐”稱呼。有時還可以加上“ 尊敬的”之類定語。3、正文：正文： 寫明邀請的主要內(nèi)容,包括參加或活動的時間、地點及簡單提示，需簡潔。有較為詳細(xì)出席說明的, 通常要另紙說明, 避免邀請函寫得過長。4、

12、敬語：敬語：末尾用“敬請光臨”、“敬請光臨指導(dǎo)”、“請屆時出席” 之類的敬語。有些邀請函可以用“此致敬禮”、“順致節(jié)日問候”等敬語。 5、落款：落款：寫明發(fā)文單位及時間。正式邀請函要加蓋公章, 以示莊重。 （五）、活動策劃書 第一頁：第一頁：策劃書名稱策劃書名稱（加粗，居中加粗，居中），），下注發(fā)文單位下注發(fā)文單位 （一）標(biāo)題一）標(biāo)題 標(biāo)題要清晰明顯，避免過于籠統(tǒng)。標(biāo)題要清晰明顯，避免過于籠統(tǒng)。 （二）正文二）正文 1.1.活動活動背景、目的背景、目的 2. 2.活動主題活動主題 3. 3.活動時間活動時間、地點、地點 4. 4.活動對象活動對象 5 5. .活動活動組織單位組織單位（主辦單位

13、、承辦單位）（主辦單位、承辦單位） 6.6.活動形式活動形式 7.7.活動開展（包括活動流程安排、獎項設(shè)置、時間設(shè)定等，涉及活動開展（包括活動流程安排、獎項設(shè)置、時間設(shè)定等，涉及到獎項評定標(biāo)準(zhǔn)、活動規(guī)則的內(nèi)容可選擇以附錄的形式出現(xiàn)）到獎項評定標(biāo)準(zhǔn)、活動規(guī)則的內(nèi)容可選擇以附錄的形式出現(xiàn)） 8.8.宣傳方式宣傳方式 9.9.經(jīng)費預(yù)算經(jīng)費預(yù)算 10.10.注意事項（包括應(yīng)急預(yù)案等）注意事項（包括應(yīng)急預(yù)案等）（三）落款與日期（三）落款與日期（六）、工作計劃v 根據(jù)指示精神對未來一段時間內(nèi)的工作提出初步設(shè)想和總體安排形成根據(jù)指示精神對未來一段時間內(nèi)的工作提出初步設(shè)想和總體安排形成的書面材料。的書面材料。

14、v （一）標(biāo)題（一）標(biāo)題v 正副標(biāo)題型樣式：正標(biāo)題用一主題型語句概括，正副標(biāo)題型樣式：正標(biāo)題用一主題型語句概括，使用使用小二號宋體小二號宋體、居、居中中，副標(biāo)題，副標(biāo)題為為四號宋體，四號宋體，并并注明部門、時間，均加粗注明部門、時間，均加粗。v （二）正文（二）正文v 正文使用四號或小四號宋體，正文使用四號或小四號宋體，1.51.5倍行距，正文中的小標(biāo)題可加粗。倍行距，正文中的小標(biāo)題可加粗。v 1 1. .前言前言：簡明扼要表達(dá)出制定計劃的背景、根據(jù)、目的、意義、指導(dǎo)簡明扼要表達(dá)出制定計劃的背景、根據(jù)、目的、意義、指導(dǎo)思想等思想等。v 2 2. .主體主體：按實際情況分幾個小標(biāo)題寫，如部門計劃

15、可以分為常規(guī)工作、：按實際情況分幾個小標(biāo)題寫，如部門計劃可以分為常規(guī)工作、特色工作和其他工作。特色工作和其他工作。v 3 3. .結(jié)語結(jié)語：該部分可以補(bǔ)充說明有關(guān)問題，也可以立信心，表決心：該部分可以補(bǔ)充說明有關(guān)問題，也可以立信心，表決心。v （三）落款（三）落款v 正文右下方，包括署名和計劃制定的日期正文右下方，包括署名和計劃制定的日期，日期用中文，四號宋體。日期用中文，四號宋體。v （四）頁眉與頁碼（四）頁眉與頁碼v 應(yīng)插入頁眉與頁碼，頁眉一般是副標(biāo)題的內(nèi)容，居中。頁碼居中。應(yīng)插入頁眉與頁碼，頁眉一般是副標(biāo)題的內(nèi)容，居中。頁碼居中。（七）、工作總結(jié)學(xué)期或年度個人、部門總結(jié)1 1、標(biāo)標(biāo)題：題

16、：一般由單位名稱、時間、主要內(nèi)容、文種組成。2 2、正文正文：（1）前言：是總結(jié)的開頭，主要用來說明基本情況。包括單位名稱、工作性質(zhì)、主要任務(wù)、總結(jié)目的、主要內(nèi)容等，文字盡量精簡。（2）主體：主要包括工作開展情況、經(jīng)驗總結(jié)、今后工作的設(shè)想和努力方向等內(nèi)容。在該部分可以插入相關(guān)圖片。（3）結(jié)語：是總結(jié)的升華部分，展望未來。3 3、落款落款：署名及總結(jié)完成的日期。4 4、頁眉與頁碼頁眉與頁碼：應(yīng)插入頁眉與頁碼，頁眉一般是副標(biāo)題的內(nèi)容，頁碼居中。（八）、活動總結(jié) 1、介紹活動的基本情況是怎樣的。將活動的準(zhǔn)備過程及具體的實施過程描述清楚。 2、本次活動主要針對目標(biāo)或結(jié)果實行了怎樣的措施。 3、說成效。

17、組辦了本次活動取得了怎樣的成效。是否達(dá)到預(yù)期效果,效果如何。 4、活動的特別之處。與其他活動，或者往次活動的不同之處。有何特點。 5、總結(jié)活動中存在的問題和不足?；I備中、或組織上、或舉辦的過程中有任何的不足之處、不完善之處。 6、下一步如何打算，或者在以后的活動中，打算怎樣更好的組織。一、活動背景二、活動目的三、活動前期準(zhǔn)備四、活動基本情況五、活動效果六、存在的問題及建議 正文間的層次關(guān)系：第一層用（一、，二、，三、,四、）第二層用（一），（二），（三），（四）第三層用（1、，2、，3、，4、）第四層用（1），（2），（3），（4）. 如公文有附件，正文與附件間空一行，左空兩個漢字），用三號宋

18、體注明“附件1”等，后標(biāo)冒號和名稱； 附件在頁面的第一行定格寫上附件標(biāo)識，有序號的寫上序號；附件正文與上相同（宋體）。 文書中常用表達(dá)文書中常用表達(dá)1.1.稱謂稱謂：我、本、我們、您、貴、大家我、本、我們、您、貴、大家2.2.意圖意圖：為了、根據(jù)、悉、據(jù)悉、欣聞、茲有、茲因、茲派、茲定于、鑒于、為了、根據(jù)、悉、據(jù)悉、欣聞、茲有、茲因、茲派、茲定于、鑒于、基于、故此基于、故此3.3.時間時間：即日、如期、限期、屆時、擬于、在即、逾期、迄、曾即日、如期、限期、屆時、擬于、在即、逾期、迄、曾4.4.期請期請：希、盼、期、敬盼、敬請、務(wù)請、擬請、煩請、切望希、盼、期、敬盼、敬請、務(wù)請、擬請、煩請、切望5.5.征問征問：當(dāng)否、妥否、能否當(dāng)否、妥否、能否6.6.強(qiáng)調(diào)強(qiáng)調(diào)：特、應(yīng)予、一概、亟待、切忌、切勿、務(wù)須、