內(nèi)蒙古自治區(qū)電子文件歸檔與電子檔案管理試行辦法

1、內(nèi)蒙古自治區(qū)電子文件歸檔與電子檔案管理試行方法第一章 總那么第一條 為適應(yīng)內(nèi)蒙古自治區(qū)信息化建設(shè)的需要， 標(biāo)準(zhǔn)自 治區(qū)電子文件與電子檔案的管理，保障電子檔案的真實(shí)性、完 整性、有效性和平安性，根據(jù) ?中華人民共和國(guó)檔案法?、國(guó)家 檔案局?電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)? (GB/T18894-2002) 以及有 關(guān)政策法規(guī)，結(jié)合自治區(qū)檔案工作實(shí)際，制定本方法。第二條 本方法適用于內(nèi)蒙古自治區(qū)各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)、團(tuán) 體、企事業(yè)單位及其他組織從事電子政務(wù)與電子商務(wù)及其相關(guān) 公務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子檔案管理。第三條 電子文件， 是在電子政務(wù)與電子商務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生 并依賴(lài)各級(jí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處理后形成的具有標(biāo)準(zhǔn)

2、格式的電 子數(shù)據(jù)。電子檔案，是經(jīng)過(guò)鑒定，具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文 件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說(shuō)明。歸檔電子文件元數(shù)據(jù)， 是描述電子文件的內(nèi)容、 背景、 結(jié)構(gòu) 及管理過(guò)程的數(shù)據(jù)。第四條 電子文件歸檔與管理工作，應(yīng)當(dāng)遵循電子文件保真、保密、保存的原那么， 堅(jiān)持有價(jià)值的電子文件必須歸檔和歸檔 的電子文件必須標(biāo)準(zhǔn)的原那么，確保電子文件平安管理。第五條 內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案行政管理部門(mén)按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、 分級(jí) 管理的原那么，負(fù)責(zé)對(duì)本級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他 組織的電子文件歸檔及電子檔案管理實(shí)行監(jiān)督指導(dǎo)。第六條 利用電腦網(wǎng)絡(luò)在線辦公的單位，應(yīng)當(dāng)在電腦信息 管理系統(tǒng)中設(shè)置相應(yīng)的檔案管理子系統(tǒng)，對(duì)電

3、子文件生命周期 的全部管理活動(dòng)實(shí)行有效控制， 實(shí)現(xiàn)電子文件的邏輯歸檔及在 線管理與利用。第二章 電子文件真實(shí)性、完整性和有效性保證第七條 電子文件的真實(shí)性、 完整性和有效性歸檔前由電子 文件形成部門(mén)負(fù)責(zé)，歸檔后由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)，并逐級(jí)校驗(yàn)。第八條 電子文件運(yùn)行系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)均應(yīng)有與系統(tǒng) 平安和保密等級(jí)要求相符的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備平安技術(shù)保障措施。第九條 為保證電子文件的真實(shí)性， 文件形成單位應(yīng)當(dāng)在電 腦中設(shè)置平安防護(hù)技術(shù)措施。一建立對(duì)電子文件操作者的身份識(shí)別與權(quán)限控制等技術(shù) 措施，防止非法侵入；二 設(shè)置符合平安要求的操作日志， 隨時(shí)自動(dòng)記錄實(shí)施操作 的人員、時(shí)間、設(shè)備、工程、內(nèi)容等；三對(duì)電子文件采

4、用可靠的防錯(cuò)漏和防調(diào)換的標(biāo)記；四對(duì)電子印章、數(shù)字簽名等采取防止非法使用的措施。第十條 為保證電子文件的完整性， 檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)形 成電子文件人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)， 從電子文件形成開(kāi)始， 連續(xù)地對(duì)電 子文件產(chǎn)生、處理、歸檔等一系列操作過(guò)程進(jìn)行管理登記。一 登記處理過(guò)程中相互銜接的各類(lèi)責(zé)任者 如起草者、 修改者、審核者、簽發(fā)者等 ；二 登記處理過(guò)程中的各類(lèi)操作者打字者、發(fā)文者、 收文者、存儲(chǔ)管理者等 ；三 登記處理過(guò)程中產(chǎn)生的責(zé)任憑證信息 批示、 簽名、 印章、代碼等；四 登記電子文件傳遞、交接過(guò)程中的其他標(biāo)識(shí)；五 采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集電子文件背景信息和元數(shù) 據(jù)。第十一條 為保證電子文件的有效性，

5、文件形成單位應(yīng)當(dāng) 建立電子文件有效性管理制度。一根據(jù)電子文件的類(lèi)型和特點(diǎn)注明文件格式、軟硬件環(huán)境、相關(guān)的數(shù)據(jù)及參數(shù)等；二對(duì)于加密電子文件，應(yīng)當(dāng)解密后再收集歸檔，確實(shí)需 要以加密方式保存的，應(yīng)當(dāng)將其解密程序同時(shí)歸檔；三 特殊格式的電子文件，應(yīng)當(dāng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相 應(yīng)的查看軟件。四 定期對(duì)備份的電子文件進(jìn)行抽樣讀取檢驗(yàn)， 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及 時(shí)采取恢復(fù)措施，并根據(jù)軟硬件升級(jí)情況適時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行遷 移。第三章 電子文件的歸檔與整理第十二條 電子文件的歸檔一 歸檔要求1歸檔電子文件根本數(shù)據(jù)類(lèi)型及其存儲(chǔ)格式為：文本文件XML TXT PDF RTF 圖像文件GIF TIFF JPEG 視頻文件AVI MP

6、EG 音頻文件MP3 WAV 數(shù)據(jù)庫(kù)文件 DBF2歸檔的電子文件中應(yīng)當(dāng)包括 ?電子文件元數(shù)據(jù)表?見(jiàn)附件一所列工程信息。二歸檔范圍 電子文件的歸檔范圍參照國(guó)家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有 關(guān)規(guī)定執(zhí)行。三保管期限和密級(jí)的劃分 電子文件保管期限和密級(jí)的劃分， 參照國(guó)家關(guān)于紙質(zhì)文件材 料密級(jí)和保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 電子文件的背景信息和元數(shù) 據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與電子文件的保管期限一致。四歸檔時(shí)間 邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件同步進(jìn)行。五歸檔方式 邏輯歸檔：將電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門(mén)， 在歸檔工作中，存儲(chǔ)格式和位置暫時(shí)保持不變。物理歸檔：凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件， 應(yīng)當(dāng)定

7、期 拷貝至耐久性好的載體上并向檔案部門(mén)移交。第十三條 歸檔電子文件的檔號(hào)按 ?文書(shū)檔案文件級(jí)目錄數(shù) 據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式? DB32/505-2002 的規(guī)定編制。第十四條 把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中， 拷貝至耐久性 好的載體上， 一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。第十五條 本方法推薦采用的載體， 按優(yōu)先順序依次為： 只 讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、硬磁盤(pán)等。不允許用 軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。第十六條 存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)當(dāng)貼有標(biāo)簽， 并 注明載體序號(hào)、 全宗號(hào)、類(lèi)別號(hào)、密級(jí)、保管期限、 存入日期等， 歸檔后的電子文件的載體應(yīng)當(dāng)設(shè)置成禁止

8、寫(xiě)操作的狀態(tài)。第十七條 相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、 相關(guān)軟件、 其他說(shuō)明 等應(yīng)當(dāng)一同歸檔，并附?歸檔電子文件登記表?見(jiàn)附件二。第十八條 歸檔完畢，電子文件形成部門(mén)應(yīng)當(dāng)將存有歸檔前 電子文件的載體保存至少一年。第十九條 歸檔電子文件的整理一歸檔電子文件的整理按 ?中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) ? DA/T 22-2000 規(guī)定的要求進(jìn)行。二歸檔電子文件以“件為單位整理。三同一全宗內(nèi)的電子文件按照年度 -保管期限 -機(jī)構(gòu)問(wèn) 題或保管期限 -年度-機(jī)構(gòu)問(wèn)題等分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)。四 電子文件的著錄應(yīng)當(dāng)參照 ?中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 檔案著錄規(guī)那么? DAT 18-1999 進(jìn)行。第四章 電子檔案的保管與利用

9、第二十條 電子檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案局?磁性載 體檔案管理與保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)? 的要求。存儲(chǔ)電子檔案的載體應(yīng)當(dāng)作防 寫(xiě)處理， 防止擦、劃、觸摸記錄涂層； 單片載體應(yīng)當(dāng)裝盒豎立存 放，防止擠壓；載體應(yīng)當(dāng)存放在防光、 防塵、防磁、 防有害氣體 的裝具中， 應(yīng)當(dāng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、 強(qiáng)熱源，并與有害氣體相隔離；環(huán) 境溫度控制在17 C 20 C,相對(duì)濕度控制在35 % 45 %。第二十一條 檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)保存的電子檔案進(jìn)行 抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，磁性載體每滿 2年，光盤(pán)每滿 4年進(jìn)行一次抽檢， 抽檢率不低于 10 %，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。 磁性 載體上的電子檔案，應(yīng)當(dāng)每 4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保存時(shí)間

10、 不少于 4年。第二十二條 檔案部門(mén)每年均應(yīng)對(duì)電子檔案的讀取、 處理設(shè) 備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)擴(kuò)充或系統(tǒng)設(shè)備 更新，應(yīng)當(dāng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新系統(tǒng)、 新設(shè)備的兼容性。 如不兼容， 應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行遷移操作。第二十三條 對(duì)庫(kù)存電子檔案進(jìn)行遷移操作前，應(yīng)當(dāng)制定 嚴(yán)密的遷移操作方案。庫(kù)存電子檔案必須在完整、準(zhǔn)確和有保障的前提下進(jìn)行更新復(fù)制。 復(fù)制或補(bǔ)救新版后， 原舊版或有問(wèn)題 的載體仍需保存 3年。檔案人員應(yīng)當(dāng)參與遷移工作，并填寫(xiě)?電 子檔案遷移登記表?附件三。第二十四條 電子檔案的利用應(yīng)當(dāng)遵守以下要求： 一封存的電子檔案載體不得外借使用，利用時(shí)使用拷貝 件；二 嚴(yán)格遵守保密制度，

11、 查閱或復(fù)制應(yīng)當(dāng)在權(quán)限規(guī)定的范圍 之內(nèi)，未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或個(gè)人不得擅自復(fù)制電子文件。三 屬于政務(wù)公開(kāi)的現(xiàn)行電子文件和檔案， 經(jīng)整理、鑒定后， 應(yīng)當(dāng)通過(guò)政務(wù)網(wǎng)提供利用效勞。 電子文件采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用 時(shí)，采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制等平安措施和可靠的監(jiān)督保證。第二十五條 電子檔案的鑒定銷(xiāo)毀應(yīng)當(dāng)參照國(guó)家關(guān)于檔案 鑒定銷(xiāo)毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行， 必須在辦理審批手續(xù)后實(shí)施。 銷(xiāo)毀前 應(yīng)當(dāng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)， 指定監(jiān)銷(xiāo)人， 并確保信息徹底銷(xiāo)毀。 屬于保 密范圍的電子檔案，如信息存儲(chǔ)在不可擦除的載體上，應(yīng)當(dāng)采 用物理或化學(xué)的方法連同存儲(chǔ)載體一起銷(xiāo)毀， 并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清 除。第五章 電子檔案的移交與接收第二十六條各級(jí)檔案

12、入館序列單位應(yīng)當(dāng)適時(shí)將屬于永 久保管的電子檔案移交至自治區(qū)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館，進(jìn)行集 中保管。如保管條件達(dá)不到要求或有其它特殊情況，經(jīng)檔案行 政管理部門(mén)同意，可提前移交。第二十七條 檔案入館序列單位在移交電子檔案之前，移交方與接收方均應(yīng)當(dāng)對(duì)準(zhǔn)備移交或接收的每套電子檔案載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，到達(dá)合格要求時(shí)方可進(jìn)行交接。第二十八條檔案入館序列單位在進(jìn)行離線移交電子檔 案時(shí)，應(yīng)當(dāng)做到存儲(chǔ)載體外觀完好、整潔無(wú)損；數(shù)據(jù)完整、內(nèi) 容準(zhǔn)確、編目標(biāo)準(zhǔn)；無(wú)電腦病毒。第二十九條 自治區(qū)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館在接收電子檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)核實(shí)電子檔案真實(shí)性、完整性、有效性的檢驗(yàn)記錄及審核手續(xù)。核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是

13、否齊全。對(duì)特 殊格式的電子檔案，應(yīng)當(dāng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊(cè)等 是否完整。第三十條 自治區(qū)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館在接收電子檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)按照要求及檢驗(yàn)工程對(duì)電子檔案逐一驗(yàn)收。檢驗(yàn)不合格的，應(yīng)當(dāng)退回形成單位重新制作，并再次對(duì)其進(jìn)行檢驗(yàn)，履行 移交手續(xù)。第三十一條 自治區(qū)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館驗(yàn)收合格，完成?電子檔案移交、 接收檢驗(yàn)登記表?附件四填寫(xiě)、簽字、 蓋章環(huán)節(jié)。登記表一式二份，一份交電子文件形成單位，一份 由檔案館自存。第三十二條 撤并單位的電子檔案應(yīng)當(dāng)按規(guī)定向接管單位 或自治區(qū)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。第六章附那么第三十三條各單位可參照本方法制訂實(shí)施的具體方法， 并報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)核準(zhǔn)后

14、實(shí)施。第三十四條 在自治區(qū)直屬機(jī)關(guān)政務(wù)網(wǎng)在線平安措施未 完善前，檔案入館序列單位向自治區(qū)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館移 交電子檔案，均采用脫機(jī)物理入館方式移交。第三十五條 本方法未盡事宜，參照國(guó)家其他有關(guān)電子文件 的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。第三十六條 蒙古文電子文件管理可參照本方法執(zhí)行。 第三十七條 本方法自公布之日起執(zhí)行。內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案局2007年9月26日附件一電子文件元數(shù)據(jù)表兀素類(lèi)型編號(hào)兀數(shù)據(jù)兀素說(shuō)明著錄標(biāo)引1全宗號(hào)*分配給每個(gè)全宗的編號(hào)2分類(lèi)號(hào)*檔案分類(lèi)中的類(lèi)目代號(hào)3文件號(hào)*分配給每份文件的唯一識(shí)別編號(hào)背景信息4文件形成單位*形成文件的單位5文件責(zé)任者*對(duì)文件形成承當(dāng)責(zé)任的人6文件形成時(shí)間*文件產(chǎn)生、

15、簽署和批準(zhǔn)的時(shí)間7接收單位接收文件的單位8接收人對(duì)文件接收承當(dāng)責(zé)任的人9接收時(shí)間接收單位收到文件的時(shí)間10關(guān)聯(lián)對(duì)相關(guān)文件的參照11覆蓋范圍文件內(nèi)容表達(dá)的相關(guān)法律、時(shí)間性和/或地域性等特征12使用日志對(duì)文件使用情況的記錄13文件標(biāo)題*說(shuō)明文件的主題內(nèi)容和性質(zhì)14主題詞*描述文件主題的標(biāo)準(zhǔn)化詞組15內(nèi)容描述內(nèi)容摘要或文本描述16密級(jí)*文件機(jī)密程度等級(jí)17用戶(hù)權(quán)限用戶(hù)利用文件的限制或規(guī)定18保管期限*在米取處置行為前，文件必須保存的時(shí) 間期限19處置授權(quán)機(jī)構(gòu)具有文件處置授權(quán)權(quán)利的機(jī)構(gòu)20處置責(zé)任者事實(shí)處置行為的責(zé)任人21處置行為保管期限期滿時(shí)對(duì)文件米取的處置行動(dòng)22處置時(shí)間對(duì)文件米取處置行為的時(shí)間2

16、3保存日志文件長(zhǎng)期保存中對(duì)所有操作日期及行為 的記錄和描述結(jié)構(gòu)信息24載體*文件存儲(chǔ)的物理性載體25數(shù)據(jù)類(lèi)型*關(guān)于文件數(shù)據(jù)的類(lèi)別信息26數(shù)據(jù)格式*構(gòu)成文件的數(shù)據(jù)的邏輯格式27:存儲(chǔ)位置文件存儲(chǔ)的物理/邏輯位置28應(yīng)用環(huán)境文件創(chuàng)立時(shí)的硬件環(huán)境主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服 務(wù)器型號(hào)、制造廠商等 文件創(chuàng)立時(shí)的軟件環(huán)境操作系統(tǒng)、數(shù) 據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、應(yīng)用軟件的型號(hào)、版本等29加密方式*如何對(duì)文件進(jìn)行加密的信息注：“*標(biāo)記為必選項(xiàng)附件二歸檔電子文件登記表文件形成部門(mén)歸檔日期歸檔人存儲(chǔ)載體載體名稱(chēng)：光盤(pán)口，磁帶口，磁盤(pán)口載體數(shù)量：載體編號(hào)：備份數(shù)：特征歸檔電子文件總數(shù)：其中：永久長(zhǎng)期短期技術(shù)信息硬件環(huán)境：主 機(jī)、網(wǎng)絡(luò)效勞 器型號(hào)、制造 廠商等軟件環(huán)境：型號(hào)、版本等操作系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)相關(guān)應(yīng)用軟件文字 處理工具、瀏覽器、 解壓縮或解密軟件 等交換信息形成部門(mén)簽章通訊地址 聯(lián)系人送交人簽名年 月曰接收部門(mén)簽章通訊地址 聯(lián)系人接收人簽名年 月曰附件三歸檔電子文件