高效商務會議(下)

1、高效商務會議（下） Effective Business Meeting (Part II)會前準備會中控制會后跟蹤Continued from Previous Part4發(fā)送邀請函51確定會議希望達成的目標確定會議召開的必要性2擬定會議議程3做好確認工作 目錄 會議為什么低效如何提高會議效能如何提高會議效能會前準備會中控制會后跟蹤 目錄 會議中做好控制14 結束會議有效開始會議235 明確決策方式管理會議風險會議進程控制有效開始會議 明確決策方式會議進程控制管理會議風險結束會議會中控制 良好的開始是成功的一半，遵循一些簡單的指南可以幫助你有效的開始會議1.切記要提前到會議室。你需要整理資料

2、，布置會議室，調整好電腦和投影儀等設備。如果是視屏會議或電話會議，還需檢查必要的硬件、軟件設備以及網絡連接等，最好可以提前做好測試。2.準時開始會議。等遲到的人都到齊后再開始會議只會浪費準時到達的與會者的時間。3.進行與會者介紹。如果參與者互不相識，可以留出時間進行個人介紹。 4.會議背景和意圖說明。進行介紹性的簡要討論，以確保與會者清楚會議的議程、目標和期望結果，然后進行任何必要的調整。如果事先沒有擬定議程，現在便可“即時”制定。 通?？稍谧疃痰臅r間內實現。在這種情況中，有必要讓所有成員感覺到領導者聽取了他們的觀點。會中控制 有效開始會議 明確決策方式會議進程控制管理會議風險結束會議領導者做

3、決策需要較長時間去實現。聆聽成員意見，把每個人的意見與想法融入，提出解決方案，利于決策執(zhí)行?？稍谳^短時間內得出結果，它需要大家及時表態(tài)，最終可能并非每個人都同意該決策，但他們都愿意支持該方式。團隊達成一致意見預先向與會者提供準確的信息可確保團隊成員做出明智的決策。同時，要確保所有與會者都了解將如何做出決策。會議的決策方式一般有如下三種：投票表決123確定團隊應在何時達成一致意見，所有人都意識到這一點，然后再繼續(xù)進行，從而確保團隊不會偏離任務目標。當你感覺到大家對某個問題興趣濃厚時，可適當引導大家發(fā)言，并關注且傾聽他們的想法。討論問題的過程中，在掛紙板或白板上記錄大家的意見，甚至著重標出某些評論

4、。強調已達成協議的部分，鞏固團隊已達成的共識，防止團隊回到已經解決的問題上。當覺察到會議已經偏離主題時，要即時引導大家回到主題上來。讓會議始終圍繞主題展開不因不相關的話題而偏離正軌有效開始會議 明確決策方式會議進程控制管理會議風險結束會議會中控制 請一位與會者負責定時提醒團隊剩余的時間以及尚未處理的議題，并討論決定優(yōu)先處理，推遲某些議題或另開會議討論。良好的開端是成功的一半。在會議中可以從易于解決的問題開始入手， 隨后再討論較困難的議題，但要確保預留足夠的時間來處理它們。會前需預估每個議題所需時間。會中要控制解決每個問題或做出每個決策所花的時間，否則會影響會議的進程，無法達到最終的會議目標。讓

5、參與者清楚的了解會議進程、動向?？刂茣h節(jié)奏不能在一個問題上草草結束或停留太多時間有效開始會議 明確決策方式會議進程控制管理會議風險結束會議會中控制 監(jiān)控自己的參與程度，以確保自己沒有在討論中壟斷發(fā)言。如果有參與者批評或攻擊其他成員的發(fā)言，應予以調解。找出問題的關鍵，求同存異。 積極看待與會者提出的不同觀點并鼓勵他們提出建議。為沉默靦腆的人提供發(fā)言的機會，避免他人插話或壟斷發(fā)言機會。 有時與會者可能提出一些疑難問題，或者與其他同事不一樣的觀點。這時相關負責人首先要表示感謝，可以解答的問題需當場解答；如當場無法解答，也應確認會后跟進時間。營造氣氛鼓勵與會者進行發(fā)言而不是寧可保持沉默有效開始會議

6、明確決策方式會議進程控制管理會議風險結束會議會中控制 有效開始會議 明確決策方式會議進程控制管理會議風險結束會議會中控制 這 時 你 該 怎 么 辦？會議可能會被以下幾種風險影響，而導致會議無效：如果會議陷入僵局或感到困惑如果參與者為了一個議題爭執(zhí)不休如果參與者陷入沉默如果參與者不直接應對問題如果參與者不斷重復觀點 如果參與者遲到或早退如果參與者遲到或早退始終準時開始和結束會議。在正式會議開始前，應詢問每位與會者行程是否有變，能否參加完本次會議。如果不能，可以考慮調整會議的時間長度，或者將與該人員相關部分提前討論。如果可以，應找出遲到或早退的潛在原因。比如，會議結束后私下詢問遲到或早退者為何未

7、能準時出席會議。會中控制 有效開始會議 明確決策方式會議進程控制管理會議風險結束會議你可以這樣做你可以這樣做如果參與者不直接應對問題會中控制 有效開始會議 明確決策方式會議進程控制管理會議風險結束會議查明未解決的問題存在了多久，牽涉到哪些方面及可能的解決方案有何風險。務必要先表示感謝，再討論爭議點。建設性爭論通常是獲得最佳答案的關鍵。讓與會者了解集思廣益的重要性。與會者所提出各種疑慮、問題和選擇方案，對于解決問題，是非常重要的。你可以這樣做如果參與者不斷重復觀點會中控制 有效開始會議 明確決策方式會議進程控制管理會議風險結束會議可以在掛紙板或白板上記錄提出的觀點，務必要確認與會者都已了解提出的

8、觀點。可以指向掛紙板或白板并詢問“這里已列出這些內容，是否有新的內容要補充？”之類的問題。你可以這樣做如果會議陷入僵局或感到困惑會中控制 有效開始會議 明確決策方式會議進程控制管理會議風險結束會議提醒會議正進行到議程的哪個階段以及具體的目標是什么（如有條件，指著掛紙板、白板上或者投影儀上的對應內容）。找出陷入困境的原因。是缺乏足夠的信息？還是對任務不明確？或是不明確如何執(zhí)行任務？詢問團隊是否準備好繼續(xù)進行，或是否有核心要點與問題尚未提出。休息之后再討論余下的議題，或將該議題轉移到議程表稍后的階段或另一次會議。你可以這樣做如果參與者陷入沉默會中控制 有效開始會議 明確決策方式會議進程控制管理會議

9、風險結束會議詢問大家是否未意識到某個核心要點或問題，或者其他發(fā)言人是否造成了某些疑惑，或是希望說明什么問題。讓與會者思考五分鐘，確認發(fā)生了什么，大家在想什么，稍等一會兒再向他們提供建議，不要過快打破沉默。確保本人的行為不是問題所在。分小組以鼓勵更多的人參與討論。你可以這樣做如果參與者為了一個議題爭執(zhí)不休可以及時打斷，告訴他們這個問題將作為待確認點記錄下來，等開會結束之后，找相關人員解決，然后通過郵件讓大家知道結果。會中控制 有效開始會議 明確決策方式會議進程控制管理會議風險結束會議合理分配好每個議題花費的時間最好不要在某個問題的討論上停留過多時間，切勿大大超過預留的時間，這可能會影響會議的進程

10、，無法達到最終的會議目標。 所有目標都已實現 結束所有議題后，仍有遺留問題未解決會中控制 有效開始會議 明確決策方式會議進程控制管理會議風險結束會議你可以結束會議啦!但在結束前，別忘了進行會議總結。關于行動和溝通計劃的內容，請看下一頁有效的會議總結包括以下項工作，可能會花你 分鐘1. 回顧目標和決策強調每個人的觀點和想法的重要性。重申或總結已實現的目標、所有核心要點或決策，并說明如何將它們傳達給利益相關者。2. 妥善處理遺留問題總結會議的遺留問題，如有需要，安排另一次會議進行處理。有效開始會議 會議進程控制會議風險控制團隊如何決策結束會議會中控制 3. 就行動和溝通計劃達到一致倘若結束會議時，

11、沒有達成一致內容，則會議無效。行動和溝通計劃為參與者提供結論并帶來成就感，提醒所有利益相關者注意重要決策，并確保所有人獲知的都是相同的訊息。會中控制 會議總結中的行動和溝通計劃應具備3個要素：1.工作內容達成了何種決策？會后需要完成什么任務？如有需要，何時召開下一次會議？ 誰負責這些任務？該任務還包括哪些人員參與？何時須完成這些任務？2.相關責任人3.完成時間有效開始會議 會議進程控制會議風險控制團隊如何決策結束會議 目錄 會議為什么低效如何提高會議效能如何提高會議效能會前準備會中控制會后跟蹤目錄 1發(fā)出會議紀要跟蹤行動計劃23評估會議效果把每個人的發(fā)言客觀、詳細地記錄下來。會議紀要會議記錄對

12、比根據會議期間掛紙板或白板上記錄的要點或是你所做的筆記 ，對會議討論意見進行綜合分析、整理加工，分類歸納而成。發(fā)出會議紀要 跟蹤行動計劃評估會議效果會后跟蹤 用途：資料存檔用途：傳達或傳閱，要求貫徹執(zhí)行紀要中的內容，便于多方跟進和追蹤區(qū)分區(qū)分“會議記錄會議記錄”與與“會議紀要會議紀要”？如何寫好會議紀要呢？你可以這樣做：第一，以始為終，把會議要解決的問題記在心上。第二，聽明白發(fā)言人的意思后，記錄他的主要觀點，找出和其他人的異同，切忌埋頭記錄每個人的每一句話。否則，你記下來的只是長篇大論或只言片語，整理的時候很難派上用場。 第三，對于關鍵人物的發(fā)言和觀點不同的發(fā)言，要作上記號。第四，會后寫紀要應

13、趁熱打鐵。寫之前，先回顧整個會議的內容，對記錄的材料進行分類、歸納，確定從哪幾個方面整理。第五，會議紀要應該只寫要點和結論，而非討論過程，用概括、總結性的語言匯總觀點（可借助表格或分條列出）。會后跟蹤 發(fā)出會議紀要 跟蹤行動計劃評估會議效果會后跟蹤 時間，地點，參與人 會議目標或議題 做出的重要決策 后續(xù)步驟、行動計劃 每項跟進事宜的負責人、任務的截止時間 遺留的問題 后續(xù)跟進會議的日期 （如有）建議在會后小時內將會議紀要發(fā)給參加會議的人，并將同一個項目的所有會議紀要都放到同一個文件夾下，有利于多方跟進和追蹤的重要依據和任何問題的回溯。會后跟蹤 會議紀要可以分成幾個要點發(fā)出會議紀要 跟蹤行動計

14、劃評估會議效果會后跟蹤 會議紀要模板日期：_ 地點： _ 參與人： _ 會議紀錄人： _ 待解決的問題：1. _ 2. _ 3. _ 行動及溝通計劃：下次會議時間：_ 下次會議參與人：_ 主要進展：1. _ 2. _ 3. _ 會議目標及背景：工作內容開始時間截止日期批準人負責人備注發(fā)出會議紀要 跟蹤行動計劃評估會議效果會后跟蹤 供參考1）自己或者指定負責人來追蹤待完成的工作進度，并明確指出追蹤的頻率（多久追蹤一次）和匯報的頻率（多久匯報一次），直至所有事項徹底完成。2）如是例行會議，可以在下一次會議前，整理出待完成事項表的追蹤情況，在例會上公開曬進度，以督促相關人員保質保量地完成任務。同時，刪除已完成事項并集中整理未完成事項后作為此次會議的附件再發(fā)送給全體與會人員。發(fā)出會議紀要 跟蹤行動計劃評估會議效果會后跟蹤 發(fā)出會議紀要后，并不意味著會議就結束了，相反，你還要跟蹤行動以確保會議的決議都得到有效執(zhí)行。你可以這樣做：改進方法：除了通過上面兩個方面衡量外，你可以：1.詢問此次會議的關鍵人物，請他們提出改進意見。2.進一步關注那些對會議感到不滿意或發(fā)言不多的人員，必要時進行非正式會面。如何衡量并改進會議發(fā)出會議紀要 評估會議效果跟蹤行動計劃會后跟蹤 通過兩個方面衡量：1.會議是否能夠形成有效的決