物資采購管理制度

1、.密 級：企密 A咸寧市城發(fā)市政工程有限公司文件編碼： 00-05-002物資采購管理制度起稿部門物資管理部起稿時間2016年 5月 19日修訂部門修訂時間財務(wù)部日期分管副總經(jīng)理審核日期日期總經(jīng)理日期版本號第 1 版.目錄第一章總則第二章物資管理部的職責(zé)第三章供應(yīng)商管理第四章物資采購管理第五章采購申請及流程第六章采購付款附件一：城發(fā)市政公司工程物資采購申請單附件二： 城發(fā)市政公司工程物資采購申請附表.第一章總則1.1 為了規(guī)范公司的物資采購行為，降低物資采購成本，確保公司各項物資供應(yīng)，加強企業(yè)物資采購的監(jiān)督管理，特制定本規(guī)定。1.2 本制度對工程施工所需的物資、材料、設(shè)備、機具等物品的采購主體

2、及原則、采購分類及周期、采購申請及流程、入賬及領(lǐng)取等內(nèi)容做了具體規(guī)定，適用于項目部所有物資設(shè)備采購行為。1.3公司的物資部門或具體采購人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場信息做到比質(zhì)、比價采購。大宗的物資采購，具備招標(biāo)采購條件的，應(yīng)實行招標(biāo)采購。1.4公司采購遵循“公開、公正、公平”和確保公司利益最大化的原則。第二章物資管理部的職責(zé)（一）、物資管理部、負(fù)責(zé)項目部物資材料的采購、清關(guān)、驗收、盤點、結(jié)算及物資材料方面與財務(wù)部門的對接工作。、負(fù)責(zé)物資管理制度的制訂和完善，保持物資管理體系有效運行。、負(fù)責(zé)本地供應(yīng)商的信息收集及物資材料的及時供應(yīng)。、負(fù)責(zé)各作業(yè)隊的物資需求計劃審核。、負(fù)責(zé)物資材料的收貨、發(fā)貨及統(tǒng)一調(diào)配。、負(fù)

3、責(zé)物資材料消耗量的跟蹤和監(jiān)控工作。.、負(fù)責(zé)物資材料的盤點，及時更新掌握庫存情況，統(tǒng)計記錄單項工程材料消耗情況。、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。（二）、 物資崗位職責(zé)物資部部長職責(zé)、負(fù)責(zé)建立物資管理規(guī)章制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。、負(fù)責(zé)現(xiàn)場物資的進(jìn)場和消耗控制，既滿足施工進(jìn)度需要，又不超出定額范圍。、負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督各作業(yè)隊施工現(xiàn)場的材料使用、存放管理。、負(fù)責(zé)月度、季度、年度資金計劃編制及上報。、負(fù)責(zé)各材料庫點的巡查、指導(dǎo)和監(jiān)督。、負(fù)責(zé)項目廢舊物資處理工作。、負(fù)責(zé)各作業(yè)隊之間物資的調(diào)配工作。材料管理員、按照經(jīng)審批的計劃進(jìn)行所有零星物資的本地采購及采購過程中問題的溝通和解決。、負(fù)責(zé)所有零星物資采購合同，訂單的

4、編制及合同的審批，建立相應(yīng)的臺賬。、負(fù)責(zé)供應(yīng)商合規(guī)方面的工作及建立相應(yīng)的臺賬。、負(fù)責(zé)零星材料的對賬結(jié)算及相應(yīng)的臺賬。.、負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理及相應(yīng)臺賬建立。、負(fù)責(zé)作業(yè)隊零星材料月度成本統(tǒng)計及核算工作。倉庫保管員、負(fù)責(zé)零星物資倉庫的到場驗收、卸貨、保管及按單發(fā)放，做好原始記錄的保存，、建立零星倉庫收、發(fā)、存臺賬，做好各項目的月度領(lǐng)用統(tǒng)計。、負(fù)責(zé)倉庫的周、月、年度盤點并據(jù)實編制盤點表。、負(fù)責(zé)倉庫的日常檢查及安全管理。、負(fù)責(zé)小型工具的維修和保養(yǎng)工作。、負(fù)責(zé)柴油的日消耗統(tǒng)計及油耗核算、負(fù)責(zé)鋼筋、攪拌站材料的月消耗統(tǒng)計及核算。、負(fù)責(zé)周轉(zhuǎn)材料、小型工具臺賬及消耗專項統(tǒng)計管理。第三章供應(yīng)商管理3.1 供應(yīng)商是指與

5、公司各單位發(fā)生物資采購活動的法人、其它組織或個人。供應(yīng)商管理是指對供應(yīng)商的資質(zhì)、供應(yīng)能力、信譽等進(jìn)行全方位、動態(tài)管理過程。.3.2物資采購管理部要對準(zhǔn)入的供應(yīng)商進(jìn)行分類并建立供應(yīng)商檔案，納入日常管理。每月至少一次交叉人員考察供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務(wù)等。每年根據(jù)供應(yīng)商的資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、信譽度等，對已準(zhǔn)入的供應(yīng)商進(jìn)行一次考核評定，確認(rèn)合格供方。3.3供應(yīng)商準(zhǔn)入的基本條件：資質(zhì)資信證明齊全（企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、企業(yè)組織代碼證、生產(chǎn)許可證等）；有良好的資金、財務(wù)狀況，能提供增值稅專用發(fā)票；能自覺遵守法律、法規(guī)、局有良好信譽；在同行業(yè)中，業(yè)績優(yōu)良、知名度高、產(chǎn)品競爭力強；愿意長期

6、合作，誠實守信，互惠互利，實現(xiàn)雙贏。3.4 發(fā)現(xiàn)有下列行為之一者，立即終止其供應(yīng)業(yè)務(wù)并取消其合格供方資格。提供的相關(guān)證件及資料有偽造現(xiàn)象的；所供物資以次充好，造成公司損失的，或一年內(nèi)出現(xiàn)兩次因質(zhì)量問題而索賠的；中標(biāo)后不能按合同要求履約的；報價不實事求是，采取低價策略進(jìn)入后不履約的；.向采購人員行賄或為其提供不正當(dāng)利益的；已停止生產(chǎn)、經(jīng)營或變更生產(chǎn)、經(jīng)營范圍，不再具備準(zhǔn)入條件的。.合格供應(yīng)商管理流程開始供應(yīng)商選取供應(yīng)商調(diào)查索取樣品樣品驗證記錄表評NGOK預(yù)備合格供方試采購供應(yīng)商業(yè)績評定NGOk合格供方正常供貨.供應(yīng)商業(yè)績評定限期整改NG淘汰結(jié)束.第四章物資采購管理4.1 為節(jié)約采購成本，公司實行

7、按月上報采購計劃。各部門編制采購計劃時，要從實際工作出發(fā)，避免盲目提報物資采購計劃，由于上報物資采購計劃失誤，造成物資積壓損失，由原部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。4.2 各部門物資采購計劃要按程序進(jìn)行上報。在每月的25 日前向物資部門上報下個月的采購計劃，由部門編報，負(fù)責(zé)人簽字，物資部匯總后，分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后，統(tǒng)一上報總經(jīng)理批準(zhǔn)實施。各部門如不按規(guī)定時間上報計劃，造成物資缺口及發(fā)生的經(jīng)濟(jì)損失，由遲報部門承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。4.3 計劃外急需采購的物資，由部門填制城發(fā)市政急需物資申請表，負(fù)責(zé)人簽字，物資部匯總后，分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.4 小批量（ 5 萬元以內(nèi)）的由物資采購

8、部采取詢價、比質(zhì)、比價采購；大批量或固定資產(chǎn)采購必須由公司進(jìn)行招標(biāo)，經(jīng)總經(jīng)理審批后，方可采購。4.5 物資采購時必須嚴(yán)格按照采購原則、采購計劃進(jìn)行采購，保證做到不錯訂、不漏訂，及時準(zhǔn)確做好物資貨源落實工作。簽訂物資采購合同時，要嚴(yán)格執(zhí)行合同法和公司合同管理制度，合同中要明確數(shù)量、規(guī)格、型號、價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、交貨地點、結(jié)算方式、運雜費承擔(dān)者、包裝、運輸、驗收方式、經(jīng)辦人經(jīng)濟(jì)責(zé)任以及其它需要明確的事項，一般按照先驗收后付款的原則進(jìn)行，.特殊情況先款后貨的需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，質(zhì)量、數(shù)量有誤的全部由采購人員承擔(dān)。4.6 對短缺物資，采購員要征求使用單位意見，在使用單位同意后方能采購使用方愿意接受的

9、代用品，否則，出現(xiàn)后果由采購員負(fù)直接責(zé)任。4.7 采購人員必須按采購作業(yè)期限運作，對不按計劃要求及質(zhì)量要求采購，造成的超儲積壓，損失均由采購人員承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。4.8 對采購員未能及時完成采購任務(wù)時，應(yīng)及早報告部門負(fù)責(zé)人說明異常原因，提出相應(yīng)意見方案，擬定補救辦法和處理對策，特別重大事項，應(yīng)匯報總經(jīng)理。.第五章采購申請及流程5.1 由工程部根據(jù)工程施工計劃分別編寫項目部物資需求總計劃單、年度需求計劃單、半年需求計劃單和月度需求計劃單，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)和項目經(jīng)理簽字審批后報送物資部，物資部根據(jù)申請單進(jìn)行上報和采購。5.2 自采物資設(shè)備應(yīng)由項目部填寫工程零星材料設(shè)備需要計劃單，并注明申請日期、物資設(shè)備名稱

10、、規(guī)格型號（必要時提供技術(shù)圖紙）、申請數(shù)量、需要時間、使用具體部位、聯(lián)系人等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理和董事長審批后，將申請單報物資部，由物資部進(jìn)行采購。計劃簽字審批不全的物資部將不予接收，規(guī)格型號不確定的將不予采購，由此造成的供應(yīng)不及時自行負(fù)責(zé)。5.3 為強化物資設(shè)備采購的計劃性，本地采購物資設(shè)備計劃單由項目部每周一中午 12 點前提交物資部；外省采購物資設(shè)備計劃單由項目部每月的 25 日提交物資部，物資部在匯總各單位采購計劃后統(tǒng)一組織采購。5.4如遇設(shè)計變更造成申請物資設(shè)備的品種、規(guī)格、數(shù)量等發(fā)生變化時，項目部應(yīng)第一時間通知物資部，共同協(xié)商解決。5.5現(xiàn)場急需物資，經(jīng)總經(jīng)理同意后，可

11、予以緊急采購，但項目部須在兩天內(nèi)補齊物資申請計劃表。.材料采購工作流程圖申請部門材料計劃部門審 核物資部財務(wù)部無異議審批結(jié)果審批分管副總經(jīng)理物資部采購員匯總報價詢價比價物資部負(fù)責(zé)人材料經(jīng)銷商、供貨方總經(jīng)理確認(rèn)購買意向公司財務(wù)部門簽訂采購合同表示第一階段采購工作表示第二階段采購工作表示工作內(nèi)容保存、整理、歸檔.第六章采購付款6.1 采購人員應(yīng)將收集到的、審批齊全的采購申請單、采購合同、進(jìn)倉單、合法的商業(yè)發(fā)票等相關(guān)資料送交到財務(wù)部門辦理付款手續(xù)，財務(wù)部門按照公司付款審批手續(xù)，要求采購人員在辦理好相關(guān)的審批后，在接受單證進(jìn)行審核付款。6.2 財務(wù)部門應(yīng)對采購人員提交的付款資料進(jìn)行財務(wù)審核，主要審核相

12、關(guān)的審批手續(xù)是否齊全、單證是否完整、發(fā)票是否合法、金額是否正確、數(shù)量是否一致等，核對發(fā)票計算的正確性；應(yīng)將發(fā)票上所記載的品名、規(guī)格、數(shù)量、條件及運費與合同、訂購單、進(jìn)倉單等資料核對一致。在審核無誤后再辦理付款手續(xù)，發(fā)現(xiàn)虛假或重大瑕疵的，應(yīng)查明原因，并及時報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理。6.3 物資部應(yīng)當(dāng)加強對購買、驗收、付款業(yè)務(wù)的系統(tǒng)控制，詳細(xì)記錄供應(yīng)商情況、請購申請、采購合同、驗收證明、入庫憑證、商業(yè)票據(jù)、款項支付等情況，確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。.附件一：城發(fā)市政公司物資采購申請單城發(fā)市政公司工程物資采購申請單審批單編號： SZ-GC-WZ201600日期：2016年月日采購物資信息簡要描述，具體規(guī)格型號詳細(xì)信息見附表。申請部門( 簡要申請信息及意見 )申請人：申請部門負(fù)責(zé)人：物資管理部意見財務(wù)部意見分管副總經(jīng)理意見分管財務(wù)副總經(jīng)理意見總經(jīng)理意見董事長意見附件二： 城發(fā)市政工程物資采購申請附表對應(yīng)審批單編號：SZ-GC-WZ201600.城發(fā)市政公司工程物資采購申請附表序材料規(guī)格材執(zhí)行標(biāo)單數(shù)材料申請送達(dá)地到