01文件、記錄和資料控制程序

1、中鐵二十五局集團公司文件、記錄和資料控制程序文件、記錄和資料控制程序1、目的為了對質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)的文件、記錄和資料 進(jìn)行控制，使所有場所都能及時得到有效版本，防止使用作廢文件，確保 提供符合規(guī)定要求和管理體系有效運行的客觀證據(jù)，特制定本程序。2、適用范圍本程序適用于集團公司（直屬機構(gòu)）、分公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安 全管理體系運行有關(guān)的文件、記錄和資料的控制。3、職責(zé)3.1 公司辦公室是本程序的主管部門，負(fù)責(zé)對質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康 安全管理體系運行中的有關(guān)文件、記錄和資料進(jìn)行編號、登記、標(biāo)識、發(fā) 放、回收、歸檔管理，并對本程序的實施、主管部門負(fù)責(zé)記錄的進(jìn)行監(jiān)督 和指導(dǎo)檢查

2、。集團公司各職能部門（直屬機構(gòu)）、分公司/指揮（項目經(jīng)理） 部設(shè)專（兼）職文件管理人員，負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、登記、標(biāo)識、傳遞、回收、 檔案管理，保證所有場所使用有效文件。同時，負(fù)責(zé)本單位（部門）日常 活動記錄的填寫、收集、整理和保管。負(fù)責(zé)對科技項目竣工文件、記錄和 資料整理的指導(dǎo)及驗收工作。3.2 集團公司企劃部負(fù)責(zé)組織質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理手冊 和質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理程序文件的編寫、登記、發(fā)放，負(fù) 責(zé)修改和換版工作。負(fù)責(zé)核查企業(yè)執(zhí)行國家、行業(yè)及地方有關(guān)質(zhì)量/環(huán)境 /職業(yè)健康安全管理方面的法律、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并確定其文件的有效 性。負(fù)責(zé)本部門記錄的填寫、收集、整理和保管。3.3 集

3、團公司施工管理部負(fù)責(zé)施工技術(shù)/環(huán)境保護(hù)文件、記錄和資料 的管理和控制，并對下屬單位的施工技術(shù)/環(huán)境保護(hù)文件、記錄和資料的 使用管理情況實施監(jiān)督和指導(dǎo)。3.4 集團公司施工管理部負(fù)責(zé)職業(yè)健康安全文件、記錄和資料的管理， 并對下屬單位使用的職業(yè)健康安全文件實施監(jiān)督和指導(dǎo)。3.5 公司各有關(guān)部門（中心）負(fù)責(zé)本部門（中心）管轄范圍內(nèi)的質(zhì)量 /環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系運行文件、記錄和資料管理。3.6 各分公司/項目（指揮）部執(zhí)行集團公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安 全管理體系文件規(guī)定，負(fù)責(zé)對本單位、本項目文件、記錄和資料的管理， 并對管轄單位進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。3.7 辦公室和施工管理部每年在內(nèi)部審核過程中對公

4、司各單位文件資 料管理情況進(jìn)行檢查指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)未按質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系運 行要求記錄或未按規(guī)定要求編制竣工文件資料的單位、部門及時給予糾正4、工作程序4.1 文件資料分類本程序所控制的文件和資料是指與質(zhì)量 /環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系 的建立和實施有關(guān)的文件資料。一般分為以下四種：a、公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理手冊、程序文件，以及審 核文件。b、公司內(nèi)部文件和資料：包括企業(yè)管理文件和技術(shù)文件。質(zhì)量/環(huán) 境/職業(yè)健康安全管理、技術(shù)管理辦法、安全質(zhì)量環(huán)境規(guī)劃、施工組織設(shè) 計/施工工藝/工法、工程項目質(zhì)量計劃、技術(shù)交底資料、竣工資料、作 業(yè)指導(dǎo)書，質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理記錄、匯

5、總登記的質(zhì)量/環(huán)境 /職業(yè)健康安全記錄。c、外來文件和資料：國家、行業(yè)發(fā)布的與產(chǎn)品質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康 安全管理有關(guān)的各種法律、法規(guī)、規(guī)章、規(guī)程、規(guī)定、辦法，質(zhì)量檢測標(biāo) 準(zhǔn)，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖，施工圖、施工組織設(shè)計文件及變 更設(shè)計文件。d、與質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系運行有關(guān)的記錄文件。4.2 文件檢索a、文件檢索采用分類和編號。b、文件需要復(fù)制時按照4.7條款規(guī)定執(zhí)行。4.3 記錄填寫要求4.3.1 記錄形式可采用文件、表格、錄象、報告、電子媒體、磁帶、磁 盤、膠片、照片、會議記錄、協(xié)議等。（電子記錄只針對形成書面的記錄或 軟盤）4.3.2 記錄應(yīng)按規(guī)定的內(nèi)容和表式填寫，當(dāng)

6、需要對規(guī)定內(nèi)容及表式進(jìn)行 調(diào)整時，應(yīng)得到主管部門的認(rèn)可。4.3.3 所有記錄應(yīng)當(dāng)及時、真實、完整地填寫，字跡清晰，文字簡潔明 了，簽字蓋章齊備，日期準(zhǔn)確，內(nèi)容符合實際。4.3.4 記錄一般用碳素筆或鋼筆填寫，除有特殊規(guī)定外，記錄不得使用 鉛筆填寫，記錄不得涂改，有誤需要涂改時要有執(zhí)行者的簽字蓋章。4.3.5 竣工文件、記錄和資料的收集、整理與竣工文件編制、文件形成 積累、竣工驗收與竣工文件交接同步，整理的份數(shù)按施工合同或顧客及相 關(guān)方要求確定。4.4 文件擬制及審核4.4.1 擬制質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)的管理性文件按 中鐵二十五局集團有限公司公文處理實施辦法規(guī)定執(zhí)行，由主管職能

7、部門起草，相關(guān)部門會簽，公司辦公室核稿。4.4.2 質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理手冊和程序文件，由企劃部負(fù)責(zé)組織有關(guān)部門起草、修改，總工程師組織會審。4.4.3 施工管理部負(fù)責(zé)施工技術(shù)、環(huán)境管理文件的編寫，由總工程師審 核。4.4.4 工程項目質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理計劃作業(yè)指導(dǎo)書由各職能部門、指揮（項目經(jīng)理）部組織起草制定，由同級總工程師審核， 并組織實施。4.5 文件評審和批準(zhǔn)發(fā)布4.5.1 質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理手冊程序文件在發(fā)布前由企劃部組織與體系有關(guān)的部門進(jìn)行評審，分別由公司總經(jīng)理和管理者代 表批準(zhǔn)發(fā)布實施。4.5.2 其他的質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理文件在發(fā)布實施前，由

8、 各擬制部門進(jìn)行評審，由總經(jīng)理批準(zhǔn)或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)發(fā)布。4.5.3 文件和資料經(jīng)評審批準(zhǔn)發(fā)布后，在實施過程中，由各職能部門、 單位確認(rèn)其適用性，必要時可予以修訂（按4.10條款執(zhí)行）4.5.4 技術(shù)文件評審：技術(shù)文件包括施工組織設(shè)計、技術(shù)方案、措施、工藝、工法、新 技術(shù)、新材料、新工藝、新方法、新設(shè)備、在實施前進(jìn)行評審，由技術(shù)部 門主持，總工程師批準(zhǔn)。4.5.5 外來文件的評審：所有與質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)的外來文件，由 各級辦公室負(fù)責(zé)簽收、登記，并根據(jù)文件的類別、性質(zhì)等轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)部門、 單位執(zhí)行，由主管部門進(jìn)行識別和評審其適用性。由總公司管代或總工批 準(zhǔn)其分發(fā)范圍，列成外來文件清

9、單，由相關(guān)部門根據(jù)。4.6 文件的編號、登記、標(biāo)識、發(fā)放、回收、處理4.6.1 文件編號：編號方法由公司辦公室統(tǒng)一編號。4.6.2 文件登記：各部門、各單位按收/發(fā)文件登記簿的內(nèi)容逐項 登記，并建立本部門、本單位的有效文件清單。4.6.3 文件標(biāo)識：文件經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由文件擬制部門填寫有效 文件清單并編制發(fā)放號，按文件編號和發(fā)放號組成唯一性標(biāo)識。4.6.4 文件發(fā)放：質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理手冊、程序文件 和管理體系文件由公司企劃部負(fù)責(zé)發(fā)放。施工技術(shù)、環(huán)境保護(hù)、職業(yè)健康 安全管理體系文件發(fā)放由施工管理部負(fù)責(zé)。 文件發(fā)放要嚴(yán)格履行簽字手續(xù)。 并嚴(yán)格按批準(zhǔn)的文件發(fā)放范圍進(jìn)行編號發(fā)放，確定保

10、證各種場所都能得到 文件的有效版本。4.6.5 文件回收：需要收回的文件，由發(fā)文單位根據(jù)發(fā)放清單自下而 上逐級回收，并留下回收記錄。4.6.6 文件處理：所有被替代或作廢的受控文件由各級文件管理員按 文件收/發(fā)文登記薄的記載收回并記錄。作廢文 件單獨存放。由文件 管理人員填寫文件銷毀清單由單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。需作保留的 作廢文件，由留用部門負(fù)責(zé)填寫文件留用申請單，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后， 由管理人員加蓋“保留資料”和“作廢留用”印章后方可留用。4.6.7 新增機構(gòu)領(lǐng)取質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理手冊、程序文 件時，應(yīng)辦理文件領(lǐng)用申請單，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由文件管理部 門發(fā)給。4.6.8 質(zhì)量/

11、環(huán)境/職業(yè)健康安全管理手冊、程序文件因丟失、 破損影響使用時，按4.7.7執(zhí)行。4.7 文件的復(fù)制與管理4.7.1 質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理手冊、程序文件嚴(yán)禁復(fù)制。 因工作需要復(fù)制文件時，應(yīng)征得原擬制發(fā)文單位同意后方可復(fù)制，文件資 料管理人員進(jìn)行核實并編號，加蓋復(fù)制有效章，登記發(fā)放，本 的有復(fù)制 議價朱得作為有效文件處理。標(biāo)準(zhǔn)圖紙、技術(shù)文件資料，質(zhì)量/環(huán)境/職 業(yè)健康安全管理記錄的復(fù)制，由本級總工程師批準(zhǔn)后，復(fù)制并相同的登記 手續(xù)。4.7.2 持有受控文件者因工作崗位變動時，按如下方式管理：a、在公司內(nèi)部調(diào)動，其性質(zhì)相同的崗位，保留原使用文件；資料員 做好轉(zhuǎn)移記錄；b、調(diào)出本公司或與質(zhì)量/

12、環(huán)境/職業(yè)健康安全管理無關(guān)的崗位，文 件資料員負(fù)責(zé)收回。并上交公司原發(fā)放部門。4.7.3 文件資料管理人員因工作調(diào)動，應(yīng)辦理文件交接手續(xù)，各單位負(fù) 責(zé)人應(yīng)監(jiān)督此項工作的實施。4.8 文件和資料的更改4.8.1 文件修改的條件a、文件在運作過程和內(nèi)審、外審中發(fā)現(xiàn)有不適宜之處，可操作性不 適應(yīng)時。b、質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)、國家及地方政府和行 業(yè)法律、法規(guī)發(fā)生變化時。c、公司組織機構(gòu)發(fā)生重大變更時。4.8.2 文件修改要求a、必須滿足 GB/T19001 2000 標(biāo)準(zhǔn)、GB/T24001 1996 標(biāo)準(zhǔn) GB/T28001 2001 標(biāo)準(zhǔn)要求。b、修改后的文件應(yīng)與公司其他現(xiàn)行文件不

13、發(fā)生矛盾。4.8.3 文件和資料需要更改時，更改部門提出文件更改申請單。說明更改原因和理由，并得到批準(zhǔn)人的批準(zhǔn)后方可更改。4.8.4 質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理手冊的修改，由公司企劃部 負(fù)責(zé)，經(jīng)總經(jīng)理審批。4.8.5 質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理程序文件的更改，由執(zhí)行部門提出更改建議，征得編寫部門同意，由管理者代表批準(zhǔn)。由企劃部向文件持有單位和個人發(fā)出文件更改通知單，文件持有者應(yīng)及時實施更改。 施工組織設(shè)計或施工技術(shù)方案、 措施由施工管理部審批。工程項目質(zhì)量/ 環(huán)境/職業(yè)健康安全管理計劃、作業(yè)指導(dǎo)書，由指揮（項目經(jīng)理）部的執(zhí) 行部門提出修改建議，經(jīng)本級總工程師批準(zhǔn)后實施。4.8.6 技術(shù)文件

14、和資料及與質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理密切有關(guān) 的管理性文件只需換發(fā)新文件，不作更改；同時原作廢文件在相關(guān)部門的 接到新文件后要各自加蓋作廢印章或銷毀，并保存銷毀記錄。分管領(lǐng)導(dǎo)簽 發(fā)。技術(shù)文件需局部更改，直接在原文件上更改，并將更改內(nèi)容及時傳遞 相關(guān)單位。4.8.7 國家、地方政府和行業(yè)發(fā)布的法律法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、辦法，按 原主管部門發(fā)布的通知，由各部門確認(rèn)后形成外來文件清單下發(fā)各部門以 清單作為受控依據(jù)，由原轉(zhuǎn)發(fā)部門發(fā)出更改通知。4.8.8 在原文件作局部文字或數(shù)據(jù)修改時，應(yīng)將被修改文字或數(shù)據(jù)劃 去，并在適當(dāng)位置標(biāo)明修改內(nèi)容，修改人及時間，不允許用修改液對正式 文件進(jìn)行修改。4.9 文件換版

15、與作廢4.9.1 質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系文件的修改，應(yīng)對文件的適宜性進(jìn)行評審，經(jīng)評審確需更改時，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.9.2 文件修改后的審批及發(fā)放管理，按本程序 4.5和4.6條款辦理。 當(dāng)采用換版方式時，應(yīng)在發(fā)放新版的同時，收回舊版文件。4.9.3 公司各場所要防止過期作廢文件的非預(yù)期使用。4.10 文件、記錄和資料的保管4.10.1 各單位的文件、記錄和資料應(yīng)指派專人負(fù)責(zé)保管，并分項目、分 類別收集在文件夾（盒）中，放入文件柜妥善保存，以防文件、記錄和資料收 集不齊全或損壞丟失。文件、記錄和資料管理人員在離開工作崗位時，應(yīng)辦 理文件、記錄和資料移交手續(xù)，以保持文件的清晰。4.10

16、.2 與工程產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的工程竣工文件的編制，組卷由承建單位 負(fù)責(zé)編制管理，并負(fù)責(zé)向各級檔案部門歸檔移交。一般性記錄由各單位按 質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系運行活動中按發(fā)生、發(fā)展的時間順序 分類整理歸檔，自行保管。記錄的保存期一般存三年，工程記錄按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，具體記錄保存期在記錄清單中予以規(guī)定。各部門應(yīng)有記錄控制清 單，辦公室保存總公司的有記錄清單及表格式樣。4.10.3 各單位在本年內(nèi)形成的文件、記錄和資料在保管中要注意環(huán)境 對文件、記錄和資料的損壞問題，所以要采取防火、防盜、防光、防有害 氣體、防潮、防高溫、防塵、防蟲措施。4.11 文件、記錄資料管理及歸檔4.11.1 需要歸檔的文

17、件，由辦公室按檔案管理規(guī)定和中鐵二十五局 集團有限公司檔案管理工作實施細(xì)則進(jìn)行分類、編目、歸檔。4.11.2 竣工文件管理，采取“一個項目立一檔”的管理方式，在工程項 目竣工交付后，由承建單位負(fù)責(zé)將該工程竣工資料一份移交公司辦公室歸 檔保存。4.11.3 質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系運行活動的文件和資料， 按中鐵二十五局集團有限公司檔案管理工作實施細(xì)則的要求進(jìn)行歸檔 保存。4.11.4 因工作需要臨時借閱歸檔文件時，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱 登記表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。檔案管理人員應(yīng)在檔案借閱 登記表上作好記錄。4.11.5 文件管理部門每年按有效文件清單匯總一次，向有關(guān)場所 進(jìn)行

18、公布，對文件使用情況進(jìn)行檢查，并做好記錄。4.12 文件和資料的借閱集團機關(guān)內(nèi)部人員借閱文件資料時，必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，外單位 人員借閱檔案時必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。借閱人員要愛護(hù)文件資料，不得隨 意涂改、作標(biāo)記和損壞丟失。4.13 文件資料銷毀4.13.1 一般文件資料的銷毀，經(jīng)各部門文件資料保管員鑒定并列出清 單報部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)后進(jìn)行銷毀。4.13.2 對應(yīng)銷毀的檔案，編造清冊，提出銷毀報告，經(jīng)公司檔案主管 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報上級部門備案后由鑒定組人員及有關(guān)指定的監(jiān)銷人員共同 銷毀，并在銷毀清冊上簽字。4.13.3 對銷毀報告和銷毀清冊按規(guī)定歸檔立卷。5、相關(guān)/支持性文件5.1 中鐵二十五局

19、集團有限公司公文處理實施辦法局辦200438號5.2 中鐵二十五局集團有限公司文件檔案管理工作實施細(xì)則局辦2004號6、記錄下列文件執(zhí)行 GB/T19001 2000、GB/T24001 1996、GB/T28001 -2001標(biāo)準(zhǔn)要求所產(chǎn)生的“記錄'；以提供符合要求和質(zhì)量/環(huán)境/ 職業(yè)健康安全管理體系有效運行的證據(jù)。6.1 中鐵二十五局集團有限公司發(fā)文呈批箋SCA01-01SCA01-02SCA01-03SCA01-04SCA01-05SCA01-06SCA01-07SCA01-08SCA01-096.2 收文登記簿6.3 發(fā)文登記簿6.4 有效文件清單6.5 文件領(lǐng)用申請單6.6

20、文件更改申請單6.7 文件更改通知單6.8 文件銷毀申請單6.9 文件銷毀清單6.10 檔案借閱登記表SCA01-106.11 文件和資料復(fù)制審批表SCA01-116.12 文件留用申請單SCA01-126.13 收文處理箋SCA01-136.14 質(zhì)量記錄清單SCA01-149中鐵二十五局集團公司文件、記錄和資料控制程序發(fā)文呈批箋SCA01-01文件名稱中鐵二十五局集團有限公司標(biāo)題主題詞文號局號秘密等級打印份數(shù)領(lǐng)導(dǎo)批示主送單位抄送單位會簽部門簽名承辦部門擬稿人電話負(fù)責(zé)人校對人辦公室審稿人打字員發(fā)文程序：擬稿人一部室負(fù)責(zé)人核稿一會簽一辦公室審核一領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)一辦公室編號一打印ii中鐵二十五局集團公司文件、記錄和資料控制程序有效文件清單單位：SCA01-04序號文件名稱文件編號發(fā)義范圍備注編制人：編制日期： 年 月 日文件領(lǐng)用申請單文件名稱文件編號領(lǐng)用單位:編號:SCA01-05原因與理由:申請部門領(lǐng)導(dǎo)簽字：年 月日主管領(lǐng)導(dǎo)或質(zhì)量檢查部門意見:簽字：年 月日文件管理部門意見:簽字：年 月日領(lǐng)取人簽字：年 月日備注 1、 遺失、破損文件的分