EXCELL動態(tài)圖表分析在高校財務經(jīng)費管理中的應用

1、EXCELL動態(tài)圖表分析在高校財務經(jīng)費管理中的應用蘇 琴1,.2 鄭愛華1（1. 中國礦業(yè)大學 管理學院 江蘇 徐州 221008；2.徐州師范大學 計財處 江蘇 徐州 221116）摘要 EXCELL辦公軟件越來越多地應用于工作中的方方面面,本文利用EXCELL軟件中函數(shù)sumif（）的條件匯總計算功能、函數(shù)index（）及控件按鈕功能和數(shù)據(jù)圖表功能，結(jié)合高校財務經(jīng)費的使用數(shù)據(jù)，建立一個模型，說明其在高校財務經(jīng)費中的使用動態(tài)分析作用。關鍵詞 動態(tài)分析 高校財務經(jīng)費 EXCELL 函數(shù)中圖分類號F275;F232 文獻標識碼 A1. 引言目前，計算機廣泛應用于工作和日常生活中，財務軟件也被普及

2、使用于單位的財務工作中。這些都大大地提高了工作效率。但工作中財務軟件的使用雖簡化了會計工作，但卻不能針對單位具體情況，為財務管理工作提供方便。傳統(tǒng)的做法是將各財務經(jīng)費的明細賬打印出來，手工匯總計算其各會計科目的發(fā)生額，并據(jù)此編寫財務經(jīng)費使用報告。本文結(jié)合財務軟件和EXCELL工具的使用，借鑒一個動態(tài)的圖表分析模型，對財務經(jīng)費數(shù)據(jù)進行定性和定量地分析，編寫財務經(jīng)費使用報告。這樣不但省時省力，而且看起分析結(jié)果來也是一目了然。2. 模型的創(chuàng)建與具體應用下面以某高校的學科建設經(jīng)費的使用情況分析為例，簡單說明一下利用EXCELL動態(tài)圖表分析高校學科建設經(jīng)費的使用。其步驟如下：（1） 先從財務軟件中導出該

3、項經(jīng)費的使用明細賬。（以EXCELL表格形式表示）(圖1) 圖1如：上表導出的財務明細賬第2行表示：2007年1月8日報銷文學院吳建民參加北京學術(shù)會議差旅費657.00元，記錄于2007年1月1922號會計憑證中。（2） 根據(jù)財務明細賬的各項支出建立一個表格（圖2），匯總計算每月及全年各項支出的總額。如計算2007年1月書報雜志費支出，在E76單元格中運用工具菜單“插入-函數(shù)”SUMIF($C$2:$C$49,$C76,$E$2:$E$49)函數(shù),表示在$C$2:$C$49的區(qū)域內(nèi)匯總科目名稱為$C76(書報雜志費)的單元格數(shù)值,并將$E$2:$E$49區(qū)域內(nèi)符合條件的單元格數(shù)值求和,便得出該

4、月書報雜志費總的支出。用同樣的函數(shù)方法計算出各項支出全年各月及全年匯總數(shù)。（3） 根據(jù)各項支出明細創(chuàng)建一個動態(tài)的匯總表（圖3）。利用工具欄“視圖工具欄控件工具箱列表框類型的控件”在B96單元格中繪制“下拉式菜單圖”。在B96單元格里單擊鼠標右鍵，選擇“設置控件格式控制”菜單下設置數(shù)據(jù)源區(qū)域和單元格鏈接(如圖4)。在B99單元格中插入函數(shù)INDEX(E76:Q76,$B$96),B97至B108單元格都復制此函數(shù)公式(公式中單元格位置相對變動)。這樣可以從下拉菜單控件中選擇不同的月份，自動匯總計算每月及全年費用支出額明細。（4） 以A99:B108區(qū)域（表三）為數(shù)據(jù)源，選擇工具菜單中“插入-圖表

5、”，創(chuàng)建餅狀圖表（如圖3）。選擇不同的月份自動繪制出不同月份的費用使用情況餅狀圖。將鼠標放置在餅圖的不同部位，顯示出該項餅圖代表的費用的絕對數(shù)值，及相對百分比比率。如圖3中標簽顯示紅色的餅塊是“該年1月份招待費5401元，占該月總經(jīng)費比率的7%”。任意點擊B96單元格的下拉按鈕，則可顯示任意月份及全年的經(jīng)費使用明細。 圖2圖3圖4 3. 結(jié)論該模型不僅可用于學科建設經(jīng)費使用情況的財務分析中，更多的可使用于高?？蒲薪?jīng)費的管理中，如國家自然科學基金課題、省、部級課題的結(jié)題管理?？蒲许椖拷Y(jié)題時，財務部門可使用該模型分析填列科研項目經(jīng)費使用情況說明表。運用此模型，導入財務數(shù)據(jù)的方法還可實時檢查、監(jiān)督財務經(jīng)費的使用情況。參考文獻: 1 導向科技. EXCEL2003財務應用M.北京:人民郵電出版社 2 吳權(quán)威,王緒溢. Excel 2003中文版應用基礎教程M.北京:中國鐵道出版社 2004作者簡介 鄭愛華,女、中國礦業(yè)大學管理學院副教授,博士,主要研究方向財務成本管理、公司理財、煤礦安全財務問題研究 蘇 琴,女、徐州師范大學計劃財務處，會計師 姓名工作單