采購結(jié)算管理

1、采購結(jié)算管理第一節(jié) 采購結(jié)算崗位職責(zé)一、采購結(jié)算主管崗位職責(zé)采購部結(jié)算主管主要負(fù)責(zé)采購部應(yīng)付賬款的核算與結(jié)算工作，其崗位職責(zé)如圖7-1所示。職責(zé)1協(xié)助采購經(jīng)理制定本部門的各種規(guī)章制度，并監(jiān)督規(guī)章制度的執(zhí)行情況執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)定負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)往來的分析與監(jiān)督工作負(fù)責(zé)采購結(jié)算管理協(xié)調(diào)和采購結(jié)算的日常監(jiān)督工作負(fù)責(zé)指導(dǎo)采購結(jié)算員解決工作中出現(xiàn)的問題完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5圖7-1 采購結(jié)算主管崗位職責(zé)二、采購結(jié)算專員崗位職責(zé)采購結(jié)算專員的崗位職責(zé)是在結(jié)算主管的領(lǐng)導(dǎo)下，與采購供應(yīng)商進(jìn)行對賬與貨款結(jié)算，具體如圖7-2所示。職責(zé)1按采購合同結(jié)算條款或企業(yè)財(cái)務(wù)結(jié)算進(jìn)度要求供結(jié)算應(yīng)商貨款清算供應(yīng)商

2、的退貨款反饋和處理貨款結(jié)算和退貨款清算中出現(xiàn)的問題協(xié)助財(cái)務(wù)、供應(yīng)商進(jìn)行賬務(wù)核對及時(shí)更新并維護(hù)供應(yīng)商信息完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6圖7-2 采購結(jié)算專員崗位職責(zé)第二節(jié) 采購結(jié)算管理制度一、采購結(jié)算付款管理制度下面是某企業(yè)采購結(jié)算付款管理制度，供讀者參考。制度名稱采購結(jié)算付款管理制度編 號(hào)執(zhí)行部門第1章總則第1條目的為加強(qiáng)采購訂購、付款管理，做好采購結(jié)算工作，確保按合同付款，維護(hù)公司利益，特制定本制度。第2條適用范圍本公司采購的訂購與付款方式，除另有規(guī)定外，均需按照本制度辦理。第3條職責(zé)1采購部負(fù)責(zé)采購訂購、確定付款方式及采購結(jié)算等相關(guān)工作。2財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按合同付款。3

3、采購付款工作需嚴(yán)格遵循公司財(cái)務(wù)部制定的付款申請審批程序。第2章采購合約規(guī)定第4條訂購方式1電話通知方式：小宗交易，可用電話通知下單。2確認(rèn)方式：由公司出具訂單或供應(yīng)商出具售貨單。3合同方式：由公司采購部與供應(yīng)商簽訂采購合同。第5條采購合約可確定雙方應(yīng)盡義務(wù)，作為解決合約糾紛、法律訴訟的證據(jù)。第6條本公司采購合約的種類如下表所示各類采購合約說明合約種類具體說明訂購單其適用范圍如下：1標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品，不易發(fā)生錯(cuò)誤2公司與供應(yīng)商雙方有很高的互信度3在已有長期合約的情況下，每次訂購采用訂購單即可4出現(xiàn)交貨問題，容易處置5交貨、驗(yàn)收流程成熟、嚴(yán)密國內(nèi)采購合同1明確所訂物料之名稱、規(guī)格、編號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)

4、、交貨時(shí)間和地點(diǎn)，并與請購單一致2明確付款方式，包括一次付款、分期付款、下批付款等3規(guī)定延期罰款的責(zé)任、尺度、賠償方式4規(guī)定解約的辦法，保障雙方權(quán)益5商定驗(yàn)收方式與質(zhì)量問題處理方式6規(guī)定供應(yīng)商保證責(zé)任7明確其他認(rèn)為應(yīng)予附加的條款國際采購合同1基本條款包括物資名稱，品質(zhì)與規(guī)格要求，單價(jià)與總價(jià)，數(shù)量，貨款支付方式，裝運(yùn)，包裝，保險(xiǎn)等方面內(nèi)容2一般條款包括不可抗力事件、索賠規(guī)定、仲裁、適用法律、違約及解約等3付款方式包括匯款、信用證付款、托收、貨到付款、憑單付款等第7條 采購部憑借請購單、訂購單、采購合同、進(jìn)料驗(yàn)收單等向財(cái)務(wù)部請款，財(cái)務(wù)部依據(jù)合同規(guī)定的給付方式。與供應(yīng)商結(jié)款。第8條公司國內(nèi)采購一般采

5、用一次性后付款方式，即供應(yīng)商的物資驗(yàn)收合格后，一次性付清該訂單之貨款，特殊情況須總經(jīng)理核準(zhǔn)。第9條國外采購一般采用信用證付款方式，特殊情況須總經(jīng)理核準(zhǔn)。第3章采購付款與結(jié)算第10條采購款項(xiàng)須按采購合同規(guī)定或訂購單所約定的時(shí)間，由采購部向財(cái)務(wù)部申請付款，統(tǒng)一支付。第11條采購部和財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)每天的入庫單或收貨清單分別建立應(yīng)付賬款臺(tái)賬。第12條采購部應(yīng)在每批物資收貨后一周內(nèi)及每月底與供應(yīng)商核對賬務(wù)，防止出現(xiàn)差錯(cuò)。第13條采購部根據(jù)收貨清單、結(jié)算單與訂貨合同、應(yīng)付賬款核對無誤后，統(tǒng)一制訂結(jié)算計(jì)劃。第14條結(jié)算計(jì)劃由采購部結(jié)算專員根據(jù)訂購合同的時(shí)間要求、供應(yīng)商的重要性、采購物資的時(shí)間、公司現(xiàn)有資金情況

6、等制定，分清輕重緩急。結(jié)算計(jì)劃須經(jīng)采購部經(jīng)理審核及主管副總審批。第15條在向供應(yīng)商或配送方支付貨款時(shí)，采購部結(jié)算專員須對照合同、收貨清單等仔細(xì)復(fù)核，并同預(yù)付貨款及應(yīng)收賬款等全部債權(quán)一起清理結(jié)算，防止重復(fù)付款。第16條支付貨款時(shí)，財(cái)務(wù)部一般應(yīng)采用銀行劃賬的支付辦法，采購結(jié)算專員必須在付款后五日內(nèi)向供應(yīng)商索要發(fā)票等有關(guān)票據(jù)或證明文件。第17條在部分物資緊張或供應(yīng)商堅(jiān)持要求先款后貨時(shí)，所需貨款須由采購部、財(cái)務(wù)部和總經(jīng)理嚴(yán)格審查及批準(zhǔn)后方可辦理。第18條確實(shí)需要直接交付支票的，應(yīng)由采購結(jié)算專員帶正式合法發(fā)票到財(cái)務(wù)部辦理借款手續(xù)。第19條采購先款后貨作業(yè)具體見公司的采購預(yù)付管理規(guī)定。第20條采購結(jié)算專員

7、支付采購貨款后，應(yīng)依據(jù)財(cái)務(wù)規(guī)定的報(bào)銷程序每半月辦理一次報(bào)銷手續(xù)，報(bào)銷單據(jù)應(yīng)附上購貨發(fā)票、采購計(jì)劃單、訂購單、驗(yàn)收入庫單，并由采購部經(jīng)理審批。第4章應(yīng)付賬款管理第21條采購部結(jié)算專員負(fù)責(zé)采購應(yīng)付賬款的管理工作，設(shè)立應(yīng)付賬款臺(tái)賬。第22條采購部結(jié)算專員應(yīng)定期編制客戶往來對賬單，發(fā)送至對方單位，每月核對一次并妥善保存對賬記錄。第23條對長期客戶、重點(diǎn)客戶以及金額在一定起點(diǎn)以上的往來客戶，應(yīng)視情況按客戶名稱設(shè)置檔案。第24條采購結(jié)算專員需歸檔保管相關(guān)的采購合同、提貨憑證、收付款憑據(jù)，并設(shè)置備查登記簿，逐筆記錄預(yù)付款、已付款、余款等。第5章附則第25條本制度由采購部負(fù)責(zé)制定、修訂和解釋。第26條本制度自公布之日起執(zhí)行。編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期第三節(jié) 采購結(jié)算管理表格一、預(yù)付申請表編號(hào)： 日期： 年 月 日申請部門申請人付款類別 訂金（尚未開發(fā)票） 分批交貨暫支款付款金額說明審核： 財(cái)務(wù)部： 總經(jīng)理：二、付款申請表申請表編號(hào)： 申請日期： 年 月 日收款供應(yīng)商名稱： 合同編號(hào)：地址： 電話：序號(hào)物資編碼名稱型號(hào)描述合同編號(hào)合同數(shù)量單位單價(jià)入庫數(shù)量金額備注合計(jì)總金額（大寫）佰 拾 萬 仟 佰 拾 元 角 分特別說明后付單據(jù)其他說明付款申請人采購部經(jīng)理審核總經(jīng)理審批財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批三、采購付款進(jìn)程表序號(hào)訂單號(hào)產(chǎn)品/服務(wù)供應(yīng)商訂單金額訂單到貨日驗(yàn)收狀況發(fā)票號(hào)碼付款到期日