收發(fā)文管理制度67456

1、收發(fā)文管理制度一、總則1、為了規(guī)范公司對收發(fā)文的管理,提高文件的利用效率,進而提高公司工作質量和工作效率，結合公司實際，特制定本制度.2、公司文件是傳達方針對政策，發(fā)布公司規(guī)章制度，指導工作，報告情況等的重要工具。因此,必須認真做好文件收發(fā)的管理工作，有效地為公司服務。3、公司所收發(fā)文件由行政辦公室統(tǒng)一簽收、發(fā)放、傳遞、保管和立卷歸檔。行政辦公室指定專職人員負責收文和發(fā)文,必須按照準確、及時、安全、統(tǒng)一的原則做好公司的收發(fā)文管理工作.二、 發(fā)文辦理發(fā)文處理：發(fā)文程序包括擬稿、審核、復核、打印、簽發(fā)、用印、分發(fā)、存檔等。1、公文擬稿：一般公文按照分工負責的原則和日常工作程序，誰主管的事項由誰擬辦

2、，帶有政策性、戰(zhàn)略性、全局性的重要文件,有關負責人要親自擬辦，也可以集體研究，提出方案,再指定專人擬辦。2、公文審核公文審核實行分級負責制，主辦部門負責人要對本部門擬定的公文進行初審并簽字，凡公司發(fā)文應由辦公室審核后送公司領導審簽.審核內容包括有無發(fā)文的必要;用什么名義和文種行文；內容是否符合政策、法規(guī);主送機關、抄送機關是否合適；提出的措施和要求是否明確具體；涉及有關部門和單位的問題是否協(xié)商一致；篇章結構是否緊湊合理，行文是否恰當?shù)?。未經辦公室核稿的公司級公文，公司領導不予簽發(fā).3、 簽發(fā) 審核的公文，填制發(fā)文審批單的提交簽發(fā)人。簽發(fā)人審核修改后在”簽發(fā)”欄內同意簽批，并簽上姓名和時間。公司

3、領導口頭同意印發(fā)的公文,事后,由其助理或下屬讓同意印發(fā)的領導補簽。未經公司領導簽發(fā),辦公室拒絕承印和蓋章。以公司名義發(fā)出的公文由董事長、總經理、行政總經理、副總經理、財務總監(jiān)按照分工負責的原則簽發(fā),其中上行文以及涉及有關重要問題或涉及面廣的公文由有關分管領導審簽后,根據(jù)公司章程的規(guī)定權限送董事長或總經理簽發(fā)。以部門名義發(fā)出的公文，應由部門主要負責人簽發(fā).4、 復核文稿經領導簽發(fā)之后,由文件主辦部門負責校對，辦公室負責審核。5、 打印公文必須依據(jù)簽發(fā)的文稿打印，其全部內容必須與文稿一致，不得在打印過程中擅自增加或減少原文內容.沒有特殊情況，當天簽發(fā)的公文，當天印發(fā).打印文稿清樣必須認真校對，保證

4、不出現(xiàn)錯漏現(xiàn)象.若發(fā)現(xiàn)原稿中有錯漏、疑問之處，應向擬稿人或簽發(fā)人提出檢查核對，由簽發(fā)人考慮改定，校對人員不得擅自修改。6、 用印經審核履行正常公文審批程序，復核無誤的文稿打印成正式文件后,由辦公室專職人員在文件落款部位蓋章.7、 分發(fā)辦公室根據(jù)文件報、送、發(fā)的范圍，負責將文件分發(fā)至相關單位、部門或個人。無特殊情況，收發(fā)人員必須做到當天印制的公文，當天送達,并認真履行發(fā)文登記手續(xù)。8、 存檔要留下領導簽字的稿本和一份正本交檔案室立卷存檔。公文處理人員必須嚴格遵守各項保密制度.對所經手的各類公文、資料要妥善管理，不失密，不泄密，確保安全無事故。三收文辦理收文辦理包括簽收、登記、批辦、傳閱、承辦、催

5、辦、存檔等。1、簽收辦公室人員及時領取文件和郵件.以公司為收件人的文件、郵件由辦公室專員簽收,其中注明絕密、機密的文件、郵件由辦公室主任簽收，以公司領導為收件人的信件由領導助理或本人簽收，領導本人處理，以部門為收件人的文件、郵件由部門收件人簽收。各部門或各領導收到的文件或郵件,如有存檔需求，須及時轉辦公室簽收存檔，不可自行處理。2、登記 文件簽收后，由辦公室逐件進行登記，按照收文日期、來文單位、涉密等級等分類登記、編號.3、批辦 如需批辦的公文，在登記后及時送呈主要領導批辦,交分管領導閱示。4、傳閱公文傳閱要以公文收發(fā)人員為中心進行，即主要領導看完公文后,交公文收發(fā)人員，再由公文收發(fā)人員負責往

6、下傳,不能脫離公文收發(fā)人員自行橫傳，以保證公文收發(fā)人員及時了解公文傳閱情況，防止公文丟失或積壓。公文在傳閱過程中或公文傳閱完畢后，公文收發(fā)人員要及時對公文進行檢查，發(fā)現(xiàn)有領導批示時，要按照批示意見進行處理. 公文傳閱以郵件形式傳閱的,公文收發(fā)人員要及時查看郵件閱讀情況，對未閱讀郵件及時提醒接收人查閱.5、承辦各部門工作人員接到承辦的公文，要按時限要求抓緊辦理需承辦事項。6催辦辦公室或領導助理負責公文催辦工作，實行緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。7、處理辦畢公文.公文辦結后,公文收發(fā)人員要將公文交辦公室登記存檔，并在收文登記中注明辦理情況。四文件寄發(fā)1、文書的郵寄、送發(fā)統(tǒng)一

7、由辦公室負責,遇特殊情況下，由責任部門或領導助理自行寄發(fā)。寄發(fā)文件如需存檔的，要將寄發(fā)文件正本及時轉交辦公室存檔.2、 郵件費用由辦公室統(tǒng)一開支,及時結算報銷。五文件立卷1、公文處理完畢后,要及時送交辦公室整理立卷，個人不得私自保存應歸檔的文件.2、凡本公司印發(fā)的公文辦公室要統(tǒng)一歸檔管理。六文件歸檔1、任何公文正本均需交由辦公室歸檔存查。2、文件使用部門必須使用正本時，經辦人必須報部門負責人、主管副總簽字認可后,可暫時借出，使用后歸還。若正本必須寄出且無法收回,可存檔復印件。3、存檔文件按照公司檔案管理制度進行存檔管理。附件：1、文件審批單2、 發(fā)文簽收單3、 收文登記表附件1文 件 審 批 單保密程度緊急程度報審日期： 年 月 日 文 件 名：審 核 人：擬 稿 人:領導簽發(fā)：發(fā)文范圍：主送： 抄送： 共印 份辦公室發(fā)文經 辦 人:存檔經辦人:備注:以往發(fā)布過的相關同類或相沖突的制度名稱：是否廢止以上制度 是 否 紅頭文件 制度類通知類紅頭文件編號附件2發(fā)文簽收單文件名稱發(fā)件時間發(fā)件部門簽收部門部門負責人簽