利用變更管理工具實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理過程實(shí)時(shí)跟蹤

1、 116 程序員 2004.08概述現(xiàn)代項(xiàng)目管理必須使用先進(jìn)的管理 軟件。 Microsoft Project(Project 是今 天項(xiàng)目管理中被普遍接受并使用的管理 工具軟件, 匯集了許多成熟的項(xiàng)目管理 現(xiàn)代理論和方法。 通過使用 Project , 項(xiàng) 目經(jīng)理可以快速完成項(xiàng)目計(jì)劃、 拆分任 務(wù)、 制定實(shí)施日程、 分配人力資源等工 作。 由項(xiàng)目計(jì)劃生成的甘特圖, 能夠清楚 直觀地幫助管理者了解項(xiàng)目的全局規(guī)劃 和部署, 是項(xiàng)目管理中不可缺少的決策 依據(jù)。但是, 項(xiàng)目經(jīng)理在使用 Project 進(jìn)行 項(xiàng)目管理時(shí)大都會(huì)遇到這樣一個(gè)問題 :由于 Project 不能自動(dòng)獲得項(xiàng)目任務(wù)實(shí)施 和完成情況

2、的信息, 而必須由人工手動(dòng) 更新數(shù)據(jù), 使得項(xiàng)目計(jì)劃及甘特圖與實(shí) 際開發(fā)過程難以同步。 這個(gè)問題在大型 的軟件開發(fā)或集成項(xiàng)目中顯得尤為突出, 軟件開發(fā)的復(fù)雜性以及需求變更的普遍 存在使項(xiàng)目進(jìn)度難以預(yù)料, 不能及時(shí)獲 得任務(wù)實(shí)施和完成的真實(shí)情況, 意味著 不能及時(shí)把握項(xiàng)目發(fā)展?fàn)顟B(tài)、 發(fā)現(xiàn)潛在 風(fēng)險(xiǎn)或調(diào)整資源分配。Hansky B utterfly 為上述問題提供了 極好的解決辦法。 Hansky Butterfly是一 套先進(jìn)的變更管理系統(tǒng), 它能夠通過規(guī) 范化的流程管理和跟蹤項(xiàng)目任務(wù)的實(shí)施 及完成情況, 它所提供的數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)信 息讓項(xiàng)目經(jīng)理可以全面把握項(xiàng)目進(jìn)展及 資源占用等情況。 Butter

3、fly 2.5為 Project 提供了一個(gè)簡(jiǎn)單易用的插件, 即 Project Addin , 可以將 Project 中制定的項(xiàng)目計(jì)劃 和資源分配信息全部導(dǎo)進(jìn) Bu tterfly 系統(tǒng)利用變更管理工具實(shí)現(xiàn) 項(xiàng)目管理過程實(shí)時(shí)跟蹤當(dāng)中, 自動(dòng)生成可被跟蹤的任務(wù)及子任 務(wù)。 同時(shí), 也可以將 Butterfly 中生成的 任務(wù)執(zhí)行狀態(tài)等信息導(dǎo)回 Project 當(dāng)中, 使項(xiàng)目計(jì)劃與實(shí)際進(jìn)展情況同步。與 Butterfly 同步后產(chǎn)生的甘特圖可以真實(shí) 反映項(xiàng)目的進(jìn)度, 而不再是一份形式上 的文檔。Butterfly Project Addin將 Microsoft Project 和 Hansk

4、y B utterfly 兩個(gè)產(chǎn)品緊密 地結(jié)合起來, 充分發(fā)揮它們各自的優(yōu)勢(shì), 為項(xiàng)目管理提供了強(qiáng)有力的支持。將 ProjectPlan導(dǎo)進(jìn) Butterfly中在 Project 中, 項(xiàng)目經(jīng)理可以很方便 地通過 Butterfly Project Addin將已經(jīng)制 定好的項(xiàng)目計(jì)劃(Pro ject Plan導(dǎo)進(jìn) Butterfly 系統(tǒng)的項(xiàng)目中, Project 項(xiàng)目計(jì) 劃中的任務(wù)和子任務(wù), 會(huì)在 Butterfly 的 項(xiàng)目中自動(dòng) 生成某個(gè)指 定狀態(tài)流下 的任務(wù)和子 任務(wù)。這些 任務(wù)和子任 務(wù)的處理過 程完全受到 狀態(tài)流的管 理 和 控 制 。 在 Project 中 設(shè)置的任務(wù) 信息

5、和資源 分配,也將 隨著任務(wù)一 起 導(dǎo) 入 到Butterfly 中。與 Project 資源相對(duì)應(yīng)的 Butterfly 用戶能夠十分便利地在自己的 Butterfly 收件箱 (Inbox 中看到分配給 自己的任務(wù), 以及任務(wù)的進(jìn)度安排等信 息。在從 Project 中導(dǎo)出項(xiàng)目計(jì)劃之前, 項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)首先在 Bu tterfly 系統(tǒng)內(nèi)建 立一個(gè)項(xiàng)目, 并選擇該項(xiàng)目下使用的變 更請(qǐng)求處理流程。 Butterfly 系統(tǒng)提供了 一套在軟件開發(fā)中常用的流程, 即任務(wù) (Task 流程, 缺陷跟蹤 (Defect 流程, 以及建議 (RFE 流程。 其中任務(wù) (Task 流程通常被用來處理從項(xiàng)目

6、計(jì)劃中導(dǎo)入 的任務(wù)。 用戶可以根據(jù)自己的需要修改 這些已經(jīng)建立好的流程, 或者創(chuàng)建新的 流程。下面結(jié)合圖例簡(jiǎn)要講解一下將 Project 項(xiàng)目計(jì)劃導(dǎo)出到 B utterfly 中的過程。圖1指定接收被導(dǎo)出ProjectPlan的Butterfly項(xiàng)目和流程 李春 /文程序員 2004.08 117在 Butterfly Project Addin安裝成功 后, 打開 Microsoft Project軟件, 菜單欄 上會(huì)出現(xiàn)一個(gè)名為 Butterfly 的新菜單, 其中包含了 Butterfly Project Addin的所 有操作。 向 Butterfly 中導(dǎo)出項(xiàng)目計(jì)劃的 過程由 But

7、terfly Integration Wizard引領(lǐng), 在成功登錄 Butterfly 系統(tǒng)后, 首先選中 前面提到的在 Butterfly 系統(tǒng)中建好的項(xiàng) 目以及該項(xiàng)目下的一個(gè)變更流程, 這個(gè) 變更流程將控制項(xiàng)目計(jì)劃中所有任務(wù)的 處理過程。 選擇 Butterfly 項(xiàng)目和流程的 界面如圖 1所示。接 下來需要將 Project 中定義的任務(wù) 屬性字段與指定的 Butterfly 流程的相應(yīng) 字段連接起來。 Butterfly I ntegration Wiz-ard 會(huì)顯示所有系統(tǒng)已經(jīng)自動(dòng)匹配連接好 的字段, 例如 Project 中的 “開始時(shí)間” 對(duì) 應(yīng) Butterfly 中的“計(jì)

8、劃開始日期(AT-Date/Time ” , Project 中的 “名稱” 對(duì)應(yīng) Butterfly 中的 “提要 (AT-Text ” , 等等。 項(xiàng)目經(jīng)理還可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行調(diào)整, 或添加更多的字段匹配。如果項(xiàng)目經(jīng)理在 Project 中制定項(xiàng)目 計(jì)劃的同時(shí), 還對(duì)任務(wù)進(jìn)行了資源分配, 這些信息也能夠通過將 Project 資源與 Butterfly 用戶相匹配的方式導(dǎo)到 Butter-fly 中。 圖 2中顯示了 Butterfly IntegrationWizard 進(jìn)行了資源 /用戶匹配的界面, 項(xiàng) 目經(jīng)理可以很方便地將 Project 的資源與 Butterfly 的用戶逐一關(guān)

9、聯(lián)起來。項(xiàng)目計(jì)劃導(dǎo)出完畢后, 項(xiàng)目經(jīng)理需 要進(jìn)入 Butterfly 系統(tǒng), 確認(rèn)任務(wù)的資源分配情況。確認(rèn)之后,項(xiàng)目組成員的 Butterfly 收件箱中將會(huì)出現(xiàn)所有分配到 自己手中的任務(wù), 等待處理。 這個(gè)確認(rèn)步 驟也可以設(shè)置為自動(dòng)完成。ProjectPlan與Butterfly的同步Butterfly 系統(tǒng)能夠高效便捷地管理 和跟蹤項(xiàng)目任務(wù)及子任務(wù)的實(shí)施。 項(xiàng)目 經(jīng)理可以通過 Butterfly 的查詢功能隨時(shí) 查看項(xiàng)目狀態(tài)和進(jìn)度信息, 如任務(wù)的當(dāng) 前狀態(tài), 已完成和未完成的任務(wù), 任務(wù)實(shí) 際完成時(shí)間等, 查詢的結(jié)果還可以生成 直觀的圖形報(bào)表。 項(xiàng)目任務(wù)在 Butterfly 中發(fā)生的任何

10、變化, 如資源的重新分配, 任務(wù)狀態(tài)的改變 (如待實(shí)施 e 完成 , 起 始和完成時(shí)間的改變, 建立新的子任務(wù) 等等, 都可以通過 Butterfly Project Addin導(dǎo)回 Project 中, 對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行更新。如果在項(xiàng)目計(jì)劃導(dǎo)至 Butterfly 之 后, 項(xiàng)目經(jīng)理又在 Project 中對(duì)同一份項(xiàng) 目計(jì)劃文件進(jìn)行了某些修改, 同樣可以 使用 Butterfly Project Addin把改變后的 項(xiàng)目計(jì)劃再次導(dǎo)入 Butterfly 系統(tǒng)中。 同 一份項(xiàng)目計(jì)劃文件向 Bu tterfly 導(dǎo)兩次或 更多次, 并不會(huì)使 Butterfly 中產(chǎn)生重復(fù) 的 任 務(wù) ,因 為

11、在 第 一 次 導(dǎo) 出 的 時(shí) 候 , Butterfly P roject Addin 已經(jīng)將項(xiàng)目計(jì)劃中 的所有任務(wù)做了唯一標(biāo)識(shí), 因此能避免 在 Butterfly 中建立相同的任務(wù)。因?yàn)?Project 的項(xiàng)目計(jì)劃文件是以文 本形式存在的, Butterfly Project Addin 無 法實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)自動(dòng)的同步。 因此要求項(xiàng)目經(jīng)理手動(dòng)打開 項(xiàng) 目 計(jì) 劃 文 件, 并執(zhí)行同步命令從 But-t er f ly 中 獲 取 項(xiàng)目任務(wù)進(jìn)度 信息。 另外在 使用 Butterfly Pr oject Addin 的時(shí)候, 我們 建議用戶首先 將項(xiàng)目計(jì)劃導(dǎo) 進(jìn) Butt er fly ,然后總

12、是通過與 Butterfly 同步的方式更新項(xiàng)目計(jì)劃, 而不要再手動(dòng)修改項(xiàng)目計(jì)劃文件。 這樣 能避免項(xiàng)目計(jì)劃文件內(nèi)容與 Butterfly 數(shù) 據(jù)發(fā)生沖突。Butterfly系統(tǒng)評(píng)價(jià)Hansky B utterfly 是一套以流程控制 為中心, B /S結(jié)構(gòu)的變更請(qǐng)求管理系統(tǒng)。 這個(gè)系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)和易于使用的 Web 界 面, 將分散在企業(yè)內(nèi)的各個(gè)團(tuán)隊(duì)或個(gè)人 聯(lián)系起來, 使他們?cè)谔幚硗蝗蝿?wù)的不 同環(huán)節(jié)時(shí), 能夠更好地進(jìn)行信息傳遞和 溝通, 從而提高生產(chǎn)效率和生產(chǎn)質(zhì)量。 Butterfly 系統(tǒng)不但配置有完善的預(yù)設(shè)定 解決方案, 可以大大降低用戶實(shí)施變更 請(qǐng)求管理的難度, 同時(shí)更具有強(qiáng)大的定 制功能, 能夠讓用戶根據(jù)實(shí)際需要設(shè)計(jì) 出最適合自己的工作流程。 Butterfly 系 統(tǒng)還為增進(jìn)企業(yè)與客戶、 供應(yīng)商、 及合作 伙伴之間的通信與協(xié)作提供了最佳平臺(tái)。 有效地使用 Butterfly 系統(tǒng), 可以大幅度 提高企業(yè)管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度、 促進(jìn)生產(chǎn) 力和降低成本, 是增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重 要手段。Butterfly 變更請(qǐng)求管理系統(tǒng)主要有 以下一些特點(diǎn) :lB/S結(jié)構(gòu), 不需安裝客戶端 l提供預(yù)設(shè)定的解決方案 l靈活的狀態(tài)流定制功能 l基于腳本語言的可擴(kuò)展性 l全面的過程跟蹤、 監(jiān)控機(jī)制