項目樣板房物資管理辦法(共19頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上樣板房物資管理辦法1 總則1.1 目的為了加強所有項目樣板房物資管理，確保樣板房物資安全及有效使用和運作，結(jié)合公司現(xiàn)狀，特制定本制度。1.2 適用范圍121本管理辦法適用于廣東嘉德豐投資發(fā)展有限公司開發(fā)建設(shè)（以下簡稱為： 開發(fā)公司）的所有項目。 122開發(fā)公司的會所、售樓部、樣板房及外賣場中布置的物資參照本規(guī)定執(zhí)行。13定義131樣板房物資： 指在項目樣板房中布置或擺放的所有物品。含樣板房硬、軟裝的所有部分，例如（家電類物品：電視、空調(diào)、冰箱、微波爐、洗衣機、熱水器、吸塵器等；家俱類物品：茶幾、床、沙發(fā)、床頭柜等；燈具、龍頭、浴盆等五金及潔具類物品；裝修物品和實物模型

2、：壁畫、掛毯、服裝、餐具、及其他各類物資。但不包含樣板房內(nèi)日常清潔維護和接待使用的消耗用品及租用的各類植物。14責(zé)任部門141開發(fā)設(shè)計組1411 負責(zé)根據(jù)設(shè)計方案提出采購申請；1412 負責(zé)樣板房物資的采購與擺放；1413 負責(zé)對樣板房采購物資的驗收；1414負責(zé)在工程實施完后組織相關(guān)部門進行物資移交工作。1415負責(zé)提供所購物資的采購明細表、發(fā)票及照片、移交清單的電子文檔和紙質(zhì)資料（包括軟裝、硬裝及五金等所有資料）合同副本交公司綜合辦公室、計劃財務(wù)部、股份資產(chǎn)管理部門、項目物業(yè)管理處、項目銷售部備案。142 計劃財務(wù)部1421負責(zé)樣板房物資的帳實核對，會同綜合辦公室/股份資產(chǎn)管理部門/項目銷

3、售部對樣板房物資進行定期或不定期的盤點；1422 負責(zé)對樣板房物資的購建、轉(zhuǎn)移、調(diào)撥、報廢等進行相應(yīng)的帳務(wù)處理；1423參與樣板房物資出售（含內(nèi)部出售）的價格核定。1424參與樣板房工程實施完成后或樣板房展示前物資移交工作。143 股份資產(chǎn)管理部門1431負責(zé)組織每半年一次的樣板房物資盤點；1432參與樣板房工程實施完成后或樣板房展示前物資移交工作；1433 負責(zé)對樣板房物資的購建、轉(zhuǎn)移、調(diào)撥、報廢等進行相應(yīng)的監(jiān)督管理；144 綜合辦公室1441負責(zé)建立樣板房物資臺賬和日常登記，確保帳實相符；1442負責(zé)辦理樣板房物資調(diào)撥（轉(zhuǎn)移）、封存、報廢等手續(xù)并執(zhí)行；1443負責(zé)檢查樣板房物資的使用、維護

4、和管理情況并提供指導(dǎo)；1444負責(zé)組織樣板房物資的出售價格制定；（若樣板房物資與樣板房一并銷售時樣板房物資的價格由項目營銷部負責(zé)組織制定）1445負責(zé)組織樣板房物資的定期或不定期的清查盤點，編制盤點報告上報公司領(lǐng)導(dǎo)。1446參與樣板房工程實施完成后或樣板房展示前物資移交工作。1447在樣板房物資與樣板房同時銷售定價前負責(zé)對樣板房物資進行清查盤點。1448在樣板房出售而樣板房內(nèi)物資未出售時，負責(zé)與項目銷售部、項目物管處一起進行物資盤點，并將物資移交項目物管處暫時保管，綜合辦公室辦理物資處置手續(xù)，必須在6個月內(nèi)完成資產(chǎn)處置。145項目銷售部1451提出樣板房需求；1452參與樣板房物資的價格審核、

5、采購與擺放；1453負責(zé)樣板房物資的歸口管理與日常管理維護工作；1454負責(zé)將樣板房物資委托項目物業(yè)管理處進行管理，并同時移交樣板房物資清單的電子文檔和紙質(zhì)資料。1455在樣板房物資與樣板房一并銷售時樣負責(zé)樣板房物資出售的定價。1456參與樣板房工程實施完成后或樣板房展示前物資移交工作。1457參與樣板房出售而樣板房內(nèi)物資未出售時的物資盤點及移交工作。1每周至少清點一次樣板房物資。如發(fā)現(xiàn)物品遺失或毀損，應(yīng)及時向綜合辦公室進行信息備案。146項目物管處1461負責(zé)對樣板房物資在未移交前分批到場的物資協(xié)助保管。1462參與樣板房工程實施完成后或樣板房展示前物資移交工作。1463負責(zé)對樣板間物資的日

6、常管理,及時對樣板房內(nèi)物資進行清潔維護、協(xié)助保養(yǎng)、維修等工作；此過程產(chǎn)生的費用由開發(fā)公司支付。1464在項目銷售部將樣板房物資委托管理后，負責(zé)對樣板房物資每月進行清查盤點，每月10日前根據(jù)樣板房臺帳，填報樣板房物資管理表，報送綜合辦公室和計劃財務(wù)部，及時反映樣板房物資的調(diào)動、損壞、丟失情況。1464公司項目銷售部提出一定期限使用樣板房的需求后，應(yīng)及時辦理樣板房物資移交工作，項目物管處對該樣板房日常清潔及監(jiān)督保管工作。1465在樣板房出售而樣板房內(nèi)物資未出售時，負責(zé)與項目銷售部、綜合辦公室一起進行物資盤點，并在綜合辦公室和項目銷售部移交管理責(zé)任后對物資進行暫時保管，保管期限不超過6個月。2分則2

7、1樣板房物資的購置211工程開發(fā)設(shè)計組根據(jù)公司及項目銷售部提交的珠江嘉園項目室內(nèi)裝飾設(shè)計建議書內(nèi)容，編制珠江嘉園項目裝飾設(shè)計任務(wù)書提交設(shè)計單位作為設(shè)計依據(jù)，進行招標(biāo)，工程開發(fā)設(shè)計組根據(jù)設(shè)計單位的報價組織招標(biāo)。招標(biāo)結(jié)果報工程開發(fā)設(shè)計組第一負責(zé)人及相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)審批，2.1.1.1 軟裝設(shè)計會審：設(shè)計公司需從方案匯報審批通過到配合現(xiàn)場布置交付使用，依據(jù)完成施工圖所確定的軟裝物品類型、形式、數(shù)量、尺寸等進行設(shè)計工作；工程開發(fā)設(shè)計組負責(zé)提供軟裝設(shè)計階段需要完成家具、燈具、布藝、地毯、裝飾畫等準(zhǔn)確選型的各物品詳細照片配圖、編制計劃說明報計劃財務(wù)部審批通過。212項目銷售部在軟裝結(jié)束后提出部分修飾需求時，

8、工程開發(fā)設(shè)計組根據(jù)需求物品的金額和種類決定采用零星采購或者設(shè)計公司的方式，并應(yīng)填寫樣板房物資采購審批表，按樣板房物資采購審批流程審批后，組織項目銷售部、開發(fā)公司相關(guān)部門共同執(zhí)行。212 工程開發(fā)設(shè)計組在組織采購時應(yīng)盡量采用定點采購、比價采購、招標(biāo)采購等方式。213外地采購樣板房物資進行招標(biāo)時應(yīng)有兩個以上公司參與，以比價方式購買。工程開發(fā)設(shè)計組負責(zé)提供兩家以上設(shè)計公司的設(shè)計方案與報價表后，由開發(fā)公司工程成本管理組負責(zé)比價，并最終確定供貨單位。具體要求按股份公司招投標(biāo)管理辦法執(zhí)行。22樣板房物資的驗收與領(lǐng)用221樣板房物資到貨后，由工程管理部統(tǒng)一填寫樣板房物資驗收明細清單（附照片的電子文本），樣板

9、房工程完成后或樣板房開放前由工程管理部組織通知并組織公司綜合辦公室、計劃財務(wù)部、股份公司資產(chǎn)管理部門、銷售部及項目物管處進行驗收。222樣板房物資驗收明細清單一式六聯(lián)，經(jīng)驗收人員簽字確認后，一聯(lián)由工程管理部留存，另五聯(lián)分別交開發(fā)公司綜合管理部、計劃財務(wù)部、集團資產(chǎn)管理部門、銷售部及項目物管處存檔。223樣板房物資若分批到達時,工程設(shè)計開發(fā)組將已到達物資先點交給項目銷售部，由項目銷售部委托項目物管處協(xié)助保管。待物資到齊后工程實施完成時，由研發(fā)管理部組織相關(guān)部門統(tǒng)一辦理驗收手續(xù)。2 24樣板房物資的驗收、移交和托管同時進行,即驗收完畢后,樣板房物資正式移交項目銷售部, 項目銷售部同時委托物業(yè)管理公

10、司保管。225樣板房物資在驗收時如發(fā)現(xiàn)有遺損現(xiàn)象，景觀裝飾組應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。23樣板房物資的調(diào)撥與轉(zhuǎn)移231開發(fā)設(shè)計部根據(jù)設(shè)計方案提出采購申請后，可根據(jù)實際情況對庫存和在用物資進行轉(zhuǎn)移和調(diào)撥，并負責(zé)填制樣板房物資轉(zhuǎn)移（調(diào)撥）單，經(jīng)調(diào)入調(diào)出部門與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后執(zhí)行。232樣板房物資轉(zhuǎn)移（調(diào)撥）單一式四聯(lián)。第一聯(lián)和第二聯(lián)留存調(diào)出、調(diào)入部門；第三聯(lián)和第四聯(lián)分別交公司計劃財務(wù)部及綜合辦公室存檔。233樣板房物資移交之后，樣板房物資在樣板房間之間的轉(zhuǎn)移，項目銷售部可以根據(jù)實際需求來進行，并與項目物管處辦理移交手續(xù)。在轉(zhuǎn)移后的次月10日前將轉(zhuǎn)移物資清單由交接雙方簽字后報公司綜合辦公室、計劃財務(wù)部。23

11、4 物資移交過程中，如相關(guān)部門不按制度規(guī)定辦理物質(zhì)的調(diào)撥與轉(zhuǎn)移，則該部門對此次樣板房移交物資的保管與保全負全部責(zé)任；如發(fā)生物資的損壞及遺失，則必須承擔(dān)賠償責(zé)任，賠償價格不低于該物品價值的30%。235 樣板房物資的實際管理部門對樣板房物資的調(diào)撥和轉(zhuǎn)移負監(jiān)督和管理責(zé)任。如因調(diào)撥與轉(zhuǎn)移的管理不善導(dǎo)致樣板房物資的損壞及遺失，則必須承擔(dān)賠償責(zé)任，賠償價格不低于該物品售價的10%。2.4 樣板房的整改241項目銷售部在軟裝結(jié)束后提出更改軟裝布置需求后，工程開發(fā)設(shè)計組根據(jù)需求提供新的設(shè)計方案，根據(jù)實際情況對庫存和在用物資進行轉(zhuǎn)移和調(diào)撥；如無可用的調(diào)撥物資，則根據(jù)樣板房物資采購的流程進行采購。242工程開發(fā)

12、設(shè)計組在整改結(jié)束后，需組織相關(guān)部門再次進行物資移交，此物資移交流程同前期移交流程一致。需憑相關(guān)部門簽字手續(xù)，方可在計劃財務(wù)部報銷。243工程開發(fā)設(shè)計組在移交時負責(zé)提供所購物資的采購明細表、照片、移交清單的電子文檔和紙質(zhì)資料（包括軟裝、硬裝及五金等所有資料）交公司綜合辦公室、計劃財務(wù)部、股份資產(chǎn)管理部門、項目物業(yè)管理處、項目銷售部備案。244工程開發(fā)設(shè)計組在整改結(jié)束后，如果沒有組織移交工作且不移交相關(guān)物資資料，則工程開發(fā)設(shè)計組對該樣板房物資的保管及保全負全部責(zé)任。如發(fā)生物資的損壞及遺失，則必須承擔(dān)賠償責(zé)任，賠償價格不低于該物品價值的30%。245 樣板房物資的實際管理部門對樣板房的整改過程負監(jiān)督

13、責(zé)任。在整改結(jié)束后，應(yīng)及時與相關(guān)部門辦理移交手續(xù)，如因監(jiān)督不力導(dǎo)致樣板房物資的損壞及遺失，則必須承擔(dān)賠償責(zé)任，賠償價格不低于該物品價值的10%。25樣板房物資的封存、出售/ 內(nèi)部出售與報廢251實景樣板房出售前，項目銷售部組織公司綜合辦公室、計劃財務(wù)部與項目物管處對樣板房物質(zhì)進行清點，應(yīng)將樣板房物資打包整體出售，原則上不得將樣板房內(nèi)物資分開出售。若因特殊情況需分開出售時,項目銷售部應(yīng)提出書面申請,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。252臨時樣板房需要拆除前，項目銷售部需提前十五個工作日以書面方式知會公司綜合辦公室，由公司綜合辦公室組織計劃財務(wù)部、股份資產(chǎn)管理部門、項目銷售部、項目物管處等相關(guān)部門對樣板

14、房物資進行鑒定,如可留待以后再用的，由公司綜合辦公室辦理相關(guān)資產(chǎn)轉(zhuǎn)移手續(xù)，并填制樣板房物資封存清單，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后對樣板房物資進行封存。考慮到樣板房本身的展示性，原則上樣板房物資采取內(nèi)部出售方式，一般不再二次使用。由計劃財務(wù)部對負責(zé)內(nèi)部出售的樣板房物資進行定價。253不再留用的物資，在樣板房在未拆除完畢之前，仍由項目銷售部委托項目物管處對樣板房物資進行保管。由綜合辦公室及時提交內(nèi)部出售申請,按樣板房物資報廢（出售）審批流程/公司固定資產(chǎn)管理流程進行審批后，進行內(nèi)部出售。在樣板房拆除時都還未能完成內(nèi)部出售的樣板房物資由項目銷售部負責(zé)辦理相關(guān)移交手續(xù)，填寫樣板房物資轉(zhuǎn)移（調(diào)撥）單，將樣板房物

15、資交各項目物管處暫時保管，保管期限不超過6個月，綜合辦公室必須在6個月內(nèi)完成資產(chǎn)處置。254整體或分開出售樣板房物資時,公司計劃財務(wù)部應(yīng)根據(jù)物資狀況及當(dāng)前市場情況提出處理價格建議,原則上先對公司內(nèi)部銷售，銷售結(jié)束后再進行對外銷售，原則上處理時間不能超過6個月。銷售價格由計劃財務(wù)部應(yīng)根據(jù)物資狀況及當(dāng)前市場情況提出處理價格建議。255封存的樣板房物資必須切斷電源、水源、氣源，貼上封存標(biāo)志。電器物品需在封存前確定性能，并將性能狀態(tài)標(biāo)識在封存標(biāo)識上。封存的樣板房物資應(yīng)存放在項目物管處指定庫房內(nèi)，由項目物管處負責(zé)保管。256樣板房物資需要報廢時，由公司綜合辦公室部填寫樣板房物資報廢（出售）審批表。按公司

16、樣板房物資報廢（出售）審批流程進行審批后，由綜合辦公室組織計劃財務(wù)部、股份資產(chǎn)管理部門參與進行內(nèi)部出售或報廢處理。26樣板房物資的保管與維護261樣板房物資的使用說明書、保修卡及相關(guān)技術(shù)資料等，由實物最終保管人負責(zé)保管，便于物資的維修及三包期內(nèi)的服務(wù)。262樣板房物資的管理人或使用人，應(yīng)按照使用說明書正確操作，嚴(yán)格執(zhí)行安全操作規(guī)程，嚴(yán)防樣板房物資的損壞、丟失。出現(xiàn)因客戶原因造成的物資損壞、丟失的情況，及時上報項目銷售部并填寫報損表交銷售經(jīng)理簽字確認，并報公司綜合辦公室備案。263因下列原因之一，造成樣板房物資損壞、丟失的，為責(zé)任事故:(1) 不按技術(shù)操作規(guī)程操作；(2) 不熟悉樣板房物資的工作

17、原理和技術(shù)性能進行操作；(3) 擅自拆卸或改裝樣板房物資，致使其損壞；(4) 擅自將樣板房物資挪作自用者；(5) 樣板房物資管理人員工作不負責(zé)任，各項手續(xù)未按規(guī)定辦理；(6) 部門之間未辦理相應(yīng)手續(xù)就轉(zhuǎn)移樣板房鑰匙及管理責(zé)任；(7) 其他原因造成樣板房物資損壞、丟失的。264凡屬責(zé)任事故造成樣板房物資損壞、丟失的，應(yīng)按同類物品時價賠償現(xiàn)金，同時追究當(dāng)事人和有關(guān)負責(zé)人的責(zé)任。如系部分損壞或短缺，經(jīng)修配后尚能完好使用的，可按實際修配費用賠償現(xiàn)金。如引起傷亡或造成重大損失的，還應(yīng)追究法律責(zé)任。事故責(zé)任者為一人以上的，須分清責(zé)任大小，分別承擔(dān)。265樣板房物資的維修由項目銷售部委托項目物管處組織維修。

18、項目物管處無法完成維修且物品保修期限已過，由外部資源維修所產(chǎn)生的維修費用由開發(fā)公司支付。2.6.6各樣板房飾品部分報損率不能超出購買飾品總價的10%，若超出10%由項目物管處按30%實際賠付；若每年報損率不足10%。則按30%獎勵項目物管處。27樣板房物資的盤點清查2.7.1為保證樣板房物資的安全與完整，公司綜合辦公室需定期或不定期組織相關(guān)部門對樣板房物資進行清查盤點，原則上每半年1次，年度內(nèi)盤點次數(shù)應(yīng)不少于2次。272物資盤點清查工作由公司綜合辦公室會同計劃財務(wù)部，組織項目銷售部、項目物管處及相關(guān)物資管理部門參加。清查盤點工作應(yīng)包含帳帳核對，帳實核對，即綜合辦公室與計劃財務(wù)部及項目銷售部、項

19、目物管處的臺帳核對，臺帳與實物核對。2. 7. 3盤點清查工作完成后,由綜合辦公室在10個工作日內(nèi)提交盤點報告。報告內(nèi)容包括：盤點時間、盤點人員、盤點范圍、盤點結(jié)果、處理意見。報告中對盤點清查中發(fā)現(xiàn)的賬實不相符及盤盈、盤虧和壞損情況應(yīng)作詳細說明，并責(zé)成物資管理部門負責(zé)人查明原因，然后提出處理建議。274盤點報告經(jīng)公司總領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由公司綜合辦公室督促相關(guān)部門在15個工作日內(nèi)完善相關(guān)手續(xù)，進行處理。275公司計劃財務(wù)部應(yīng)按會計制度規(guī)定對盤盈、盤虧的樣板房物資在10個工作日進行相應(yīng)的帳務(wù)處理。28樣板房物資采購、報銷、報廢（出售）等操作流程281樣板房物資采購審批流程（見流程圖）281.1工程開發(fā)

20、設(shè)計組業(yè)務(wù)經(jīng)辦人根據(jù)設(shè)計方案提出申請，提交的珠江嘉園項目室內(nèi)裝飾設(shè)計建議書內(nèi)容，編制珠江嘉園項目裝飾設(shè)計任務(wù)書提交設(shè)計單位作為設(shè)計依據(jù)，進行招標(biāo)，工程開發(fā)設(shè)計組根據(jù)設(shè)計單位的報價組織招標(biāo)。招標(biāo)結(jié)果報工程開發(fā)設(shè)計組第一負責(zé)人及相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)審批，詳細審批流程見流程圖。281.2由工程開發(fā)設(shè)計組根據(jù)歷史數(shù)據(jù)和市場調(diào)研情況，確定需采購物資的初步采購價；28.1.3公司綜合辦公室會同工程開發(fā)設(shè)計組根據(jù)采購清單，確認庫存或在用物資可否調(diào)用，審批完成后交計劃財務(wù)部；28.1.4計劃財務(wù)部進行資金審核，準(zhǔn)備協(xié)調(diào)所需采購資金，并對目標(biāo)成本進行審核；281.5開發(fā)公司總經(jīng)理審批，交工程開發(fā)設(shè)計組執(zhí)行采購。282

21、樣板房物資報銷審批流程(見流程圖)282.2工程開發(fā)設(shè)計組應(yīng)在完成樣板房物資完整移交,并完成移交手續(xù)后方可啟動該樣板房物資費用報銷或合同結(jié)算工作。28.2.3樣板房物資費用報銷由工程開發(fā)設(shè)計組業(yè)務(wù)經(jīng)辦人按公司報銷管理流程填寫報銷單，交公司綜合辦公室、計劃財務(wù)部、項目銷售部及物管處驗收簽字后發(fā)，交計劃財務(wù)部對金額進行核對，予以報銷。若有異議返工程開發(fā)設(shè)計組進行完善。28.24開發(fā)公司總經(jīng)理審批后，計劃財務(wù)部在5個工作日內(nèi)完成帳務(wù)管理，綜合辦公室在5個工作日內(nèi)完成固定資產(chǎn)入庫管理。283樣板房物資報廢（內(nèi)部出售）審批流程（見流程圖）。2831樣板房物資需要報廢或內(nèi)部出售時，由公司綜合辦公室填寫樣板

22、房物資報廢（出售）審批表，經(jīng)部門經(jīng)理審核，交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批；2832計劃財務(wù)部對處理價格進行審核；2833總經(jīng)理審批，按公司固定資產(chǎn)管理流程審批完成后由公司綜合辦公室會同公司計劃財務(wù)部共同執(zhí)行。284樣板房物資日常管理、維護要求2841樣板房物資管理人、使用人不得私自使用樣板房內(nèi)的家具、電器，不得使用樣板房內(nèi)的展示物資或為客戶提供的食品；2842樣板房物資管理人員不得在樣板房內(nèi)吸煙、吃零食；2843開放期間的樣板房應(yīng)每日定時進行打掃、時時保持整潔；苗木供應(yīng)商應(yīng)定期進行樣板房的動、植物養(yǎng)護；2844暫關(guān)閉未銷售的樣板間應(yīng)采取防塵措施，應(yīng)每周通風(fēng)、打掃清潔一次2845已封存的樣板間，除采取防塵措施外

23、還應(yīng)每月通風(fēng)一次、打掃清潔一次；2846樣板房物資未按公司流程規(guī)定，不得私自外借；2847樣板房鑰匙管理應(yīng)實行登記制度，不得私自配置。3相關(guān)管理流程圖及管理表格1樣板房物資采購審批流程圖2樣板房物資報廢（出售）審批流程圖3樣板房物資報銷審批流程4樣板房物資采購審批表5樣板房物資移交驗收清單6樣板房物資封存清單7樣板房物資調(diào)撥（轉(zhuǎn)移）單8樣板房物資報廢(出售)審批表9樣板房物資盤點清查表4 附則1本制度由綜合辦公室制訂，由綜合辦公室負責(zé)解釋和修訂。2本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。附件1：樣板房物資采購審批流程圖附件2：樣板房物資報廢（出售）審批流程圖附件3：樣板房物資費用報銷審批流程附件4：樣板房物資采購審