行政采購(gòu)管理制度

1、行政采購(gòu)管理制度為合理控制采購(gòu)價(jià)格，降低采購(gòu)成本，規(guī)范采購(gòu)流程，提高工作效率，特制 訂本制度。一、 本制度所指行政類采購(gòu)范圍：1、單價(jià) 2000 元以下的所有公司行政類低值資產(chǎn)的采購(gòu)，主要 包括筆、紙、本、橡皮、文件夾、文件袋、曲別針、訂書(shū)器 / 釘、打孔 器、文具刀、筆筒、磁釘、等日常月度例行采購(gòu)的辦公用品；應(yīng)急藥 品、飲品等生活用品； 衛(wèi)生紙、擦手紙、吸收液、 消毒液等保潔用品； 辦公家具、照片洗印、噴繪、會(huì)議桌花、橫幅、員工活動(dòng)獎(jiǎng)品、 禮品、 裝飾性刻字、曬圖、印刷制品等臨時(shí)物品。2、公司各類行政服務(wù)的采購(gòu)，主要包括保安、保潔、團(tuán)膳、物 業(yè)、酒店、機(jī)票、維修、宿舍租賃、設(shè)備租賃、花卉租擺

2、等服務(wù)類采 購(gòu)。二、 物品采購(gòu)原則與價(jià)格依據(jù)：（ 一 ） 采購(gòu)原則：（ 1） 所有物品采購(gòu)，本著較高性、價(jià)、的采購(gòu)原則；（2）月度例行采購(gòu)，本著需求合理、適當(dāng)配貨的原則；（ 3） 臨時(shí)采購(gòu)的，本著原則與靈活性并存；（4） 批量采購(gòu)的，須按照招投標(biāo)流程執(zhí)行采購(gòu)；（ 二 ） 價(jià)格依據(jù)：1、月度例行采購(gòu)（1）每年初，由行政部“采購(gòu)主管” 根據(jù)物品常規(guī)使用情況， 擬定常 用物品清單（見(jiàn)附件一） , 并通過(guò) 3家和以上供應(yīng)商詢價(jià)、比價(jià)， 確定常用物品價(jià)目表 （見(jiàn)附件二），報(bào)行政部財(cái)物組經(jīng)理和行政 總監(jiān)審批后，作為本年度、月度例行采購(gòu)依據(jù)。（2）每季度由“采購(gòu)主管” 根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、 公司購(gòu)買需求以和供

3、 應(yīng)商更新報(bào)價(jià)，對(duì)常用物品清單更新一次 , 報(bào)行政部財(cái)物組經(jīng)理 批準(zhǔn)后實(shí)施更新。（3）采購(gòu)過(guò)程中，“采購(gòu)主管”嚴(yán)格按常用物品價(jià)目表采購(gòu)，如 因市場(chǎng)等客觀原因， 采購(gòu)價(jià)格高于 常用物品價(jià)目表 時(shí)，須在采 購(gòu)訂單（見(jiàn)附件三）中說(shuō)明理由。2、臨時(shí)物品采購(gòu)，由“采購(gòu)主管”依據(jù)供應(yīng)商甄選和管理辦法尋找 三家以上有資質(zhì)的供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)。、 月度例行采購(gòu)作業(yè)流程（流程圖見(jiàn)附件四）1、 采購(gòu)申請(qǐng)： 每月 1日、15日，由各部門(mén)助理根據(jù) 常用物品價(jià)目表， 填寫(xiě)常用物品采購(gòu)申請(qǐng)單 （附件五），并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確 認(rèn)后，向行政部“采購(gòu)主管”提交采購(gòu)申請(qǐng)。2、 采購(gòu)審核：由“采購(gòu)主管”對(duì)其采購(gòu)申請(qǐng)的合理性等進(jìn)行

4、初審。并依 據(jù)行政預(yù)算管理辦法進(jìn)行費(fèi)用審核。如對(duì)采購(gòu)需求有疑問(wèn)，須要 求“申請(qǐng)人”給予說(shuō)明。初審確認(rèn)后，將常用物品采購(gòu)申請(qǐng)單和 預(yù)算使用報(bào)表（見(jiàn)附件六）一并提交“財(cái)物組經(jīng)理”審批。如預(yù)算 使用金額超出（），須經(jīng)行政部總監(jiān)審批。3、采購(gòu)實(shí)施：采購(gòu)申請(qǐng)經(jīng)批準(zhǔn)且簽字手續(xù)齊全無(wú)誤后，由行政部“采購(gòu) 主管”填寫(xiě)采購(gòu)訂單一式兩份，一份交公司協(xié)議供應(yīng)商備貨、送 貨；另一份存檔備份。4、入庫(kù)、驗(yàn)收和發(fā)放：（流程見(jiàn)庫(kù)房管理辦法 ）“庫(kù)管專員”憑備份的 采購(gòu)訂單進(jìn)行入庫(kù)驗(yàn)收。庫(kù)管專員依據(jù)采購(gòu)訂單 ，聯(lián)系各部門(mén) 助理，按當(dāng)月申請(qǐng)數(shù)量進(jìn)行發(fā)放，各部門(mén)助理需當(dāng)場(chǎng)驗(yàn)收、領(lǐng)取并在 出庫(kù)單上簽字確認(rèn)。5、采購(gòu)結(jié)算：每月末，“

5、庫(kù)管專員”將本月已簽核常用物品采購(gòu)申請(qǐng)單 、采購(gòu)訂單、送貨單、發(fā)票等交“采購(gòu)主管”初審、 “財(cái)物組經(jīng)理”復(fù)審后，提交0A進(jìn)入結(jié)算流程。四、臨時(shí)物品采購(gòu)作業(yè)流程（流程圖見(jiàn)附件七）1、 采購(gòu)需求由“申請(qǐng)人”（各部門(mén)助理或員工個(gè)人）以郵件方式提報(bào)“采購(gòu)需求” 。2、 判斷是否為行政部采購(gòu)物品由“采購(gòu)主管”根據(jù)物品分類匯總判定擬需采購(gòu)物品是否為“行政和員工關(guān)系部”采購(gòu)權(quán)限之內(nèi)，判斷為“行政部”負(fù)責(zé)采購(gòu)的，走行政采購(gòu)流程；判斷為其他采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)采購(gòu)的，告知“申請(qǐng)人”走其他部門(mén)采購(gòu)流程（如：資產(chǎn)采購(gòu)部或信息部）3、采購(gòu)審核：由“采購(gòu)主管”對(duì)其采購(gòu)申請(qǐng)的合理性等進(jìn)行初審，如對(duì) 采購(gòu)需求有疑問(wèn)，須要求“申請(qǐng)人

6、”給予說(shuō)明。4、詢價(jià)：“采購(gòu)主管” 根據(jù)“采購(gòu)需求”并依據(jù)供應(yīng)商甄選和管理辦法在 3 日內(nèi)進(jìn)行詢價(jià)、貨比三家，確定最終采購(gòu)價(jià)格。5、通知：“采購(gòu)主管”通知“申請(qǐng)人”擬采購(gòu)物品價(jià)格，并由“申請(qǐng)人”填寫(xiě)臨時(shí)物品采購(gòu)申請(qǐng)單 （附件八），并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確 認(rèn)后，向行政部“采購(gòu)主管”提交采購(gòu)申請(qǐng)。6、“采購(gòu)主管”將常用物品采購(gòu)申請(qǐng)單和預(yù)算使用報(bào)表 （見(jiàn)附件六）一并提交“財(cái)物組經(jīng)理”審批。如預(yù)算使用金額超出（） ，須經(jīng)行 政部總監(jiān)審批。7、采購(gòu)實(shí)施：采購(gòu)申請(qǐng)經(jīng)批準(zhǔn)且簽字手續(xù)齊全無(wú)誤后，由行政部采購(gòu)主 管填寫(xiě)采購(gòu)訂單一式兩份，一份交公司協(xié)議供應(yīng)商備貨、送貨； 另一份存檔備份。8、入庫(kù)、驗(yàn)收和發(fā)放：（

7、流程見(jiàn)庫(kù)房管理辦法 ）“庫(kù)管專員”憑備份的采購(gòu)訂單進(jìn)行入庫(kù)驗(yàn)收。 庫(kù)管專員依據(jù)采購(gòu)訂單，聯(lián)系申請(qǐng)人， 按當(dāng)月申請(qǐng)數(shù)量進(jìn)行發(fā)放，申請(qǐng)人需當(dāng)場(chǎng)驗(yàn)收、領(lǐng)取并在出庫(kù)單 上簽字確認(rèn)。9、采購(gòu)結(jié)算：每月末，“庫(kù)管專員”將本月已簽核常用物品采購(gòu)申請(qǐng)單 、 采購(gòu)訂單、送貨單、發(fā)票等交“采購(gòu)主管”初審、 “財(cái)物組經(jīng) 理”復(fù)審后，提交0A進(jìn)入結(jié)算流程。五、保潔用品、飲品等常規(guī)庫(kù)存物品采購(gòu)的特別規(guī)定： （具體管理辦法見(jiàn) 庫(kù)房管理辦法” ）采購(gòu)流程如下：1 提出采購(gòu)需求：“庫(kù)管專員” 根據(jù)庫(kù)存情況， 提報(bào)庫(kù)房管理登記表、 常用物品采購(gòu)申請(qǐng)單至“采購(gòu)主管” 。2 采購(gòu)審核：由“采購(gòu)主管”對(duì)“采購(gòu)申請(qǐng)”的合理性等進(jìn)行初審

8、。并 依據(jù)行政預(yù)算管理辦法進(jìn)行費(fèi)用審核。如對(duì)采購(gòu)需求有疑問(wèn)，須 要求“庫(kù)管專員” 給予說(shuō)明。 初審確認(rèn)后， 將常用物品采購(gòu)申請(qǐng)單 和預(yù)算使用報(bào)表 （見(jiàn)附件六）一并提交“財(cái)物組經(jīng)理”審批。如 預(yù)算使用金額超出（） ，須經(jīng)行政部總監(jiān)審批。3 采購(gòu)實(shí)施：采購(gòu)申請(qǐng)經(jīng)批準(zhǔn)且簽字手續(xù)齊全無(wú)誤后，由“庫(kù)管專員” 填寫(xiě)采購(gòu)訂單一式兩份，一份交公司協(xié)議供應(yīng)商備貨、送貨；另 一份存檔備份。4 入庫(kù)、驗(yàn)收和發(fā)放： （流程見(jiàn)庫(kù)房管理辦法 ）“庫(kù)管專員”憑備份 的采購(gòu)訂單進(jìn)行入庫(kù)驗(yàn)收。庫(kù)管專員依據(jù)采購(gòu)訂單 ，按當(dāng)月 申請(qǐng)數(shù)量當(dāng)場(chǎng)驗(yàn)收、領(lǐng)取并在出庫(kù)單上簽字確認(rèn)。由物業(yè)公司相 關(guān)人員（如：保潔主管、飲料添加員等服務(wù)人員）會(huì)

9、同“庫(kù)管專員” 前往庫(kù)房，雙方登記物品領(lǐng)用簽單后從庫(kù)房領(lǐng)取。5 采購(gòu)結(jié)算：每月末， “庫(kù)管專員”將本月已簽核常用物品采購(gòu)申請(qǐng) 單、采購(gòu)訂單、送貨單、發(fā)票等交“采購(gòu)主管”初審、 “財(cái) 物組經(jīng)理”復(fù)審后，提交 0A進(jìn)入結(jié)算流程。六、其它1 供應(yīng)商選取綱要（1） 采購(gòu)主管負(fù)責(zé)供應(yīng)商開(kāi)發(fā)主導(dǎo)工作；（2） 使用部門(mén)負(fù)責(zé)供應(yīng)商樣品、品質(zhì)的確認(rèn)；（3）使用部門(mén)、行政和員工關(guān)系部財(cái)務(wù)組經(jīng)理和采購(gòu)主管等相關(guān)部門(mén)人員組成廠商調(diào)查小組，負(fù)責(zé)供應(yīng)商的調(diào)查評(píng)核（4）供應(yīng)商評(píng)核主要考慮以下方面：a） 公司概況：如資本額、 成立日期、占地面積、營(yíng)業(yè)額、銀行訊息；b） 資質(zhì)證明；c） 主要客戶；d） 公司所在地距離公司路程（

10、5）有關(guān)食品和健康安全的物品采購(gòu)以品質(zhì)為主價(jià)格為輔， 優(yōu)先選取 資質(zhì)好的知名度度高的品牌廠商。2 本類采購(gòu)將在另行制定并發(fā)布的行政和員工關(guān)系部供應(yīng)商甄選和管 理辦法中詳細(xì)屆定。2、 附件（樣表）1 常用物品清單2 物品分類匯總表3 常用物品價(jià)目表4 詢價(jià)表5 采購(gòu)申請(qǐng)單（常用物品采購(gòu)申請(qǐng)單、臨時(shí)物品采購(gòu)申請(qǐng)單 ）6 采購(gòu)訂單7 庫(kù)房管理登記表8 物品領(lǐng)用簽單9 月統(tǒng)物品采購(gòu)流程圖10 臨時(shí)物品采購(gòu)流程圖采購(gòu)詢價(jià)表年-月-日金額單位：元項(xiàng)目名稱規(guī)格、參數(shù)數(shù)量報(bào)價(jià)金額備注單價(jià)小計(jì)總報(bào)價(jià)金額（大寫(xiě)）：萬(wàn)仟佰拾元角分整（小寫(xiě)）Y:元采 購(gòu) 要 求1、供應(yīng)商應(yīng)具有經(jīng)年檢合格的中華人民共和國(guó)營(yíng)業(yè)執(zhí)照，所投貨物包含在其經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)（詢 價(jià)時(shí)提供副本復(fù)印件）。2、 質(zhì)量要求：提供上述貨物為廠家原裝全新合格產(chǎn)品（需提供產(chǎn)品的合格證、說(shuō)明書(shū)等），并 按國(guó)家規(guī)定、廠家服務(wù)承諾做好售后服務(wù)。3、本表須加蓋企業(yè)公章和法定代表人或委托代理人簽字或蓋章，否則報(bào)價(jià)無(wú)效。4、供應(yīng)商報(bào)價(jià)須包含為實(shí)施和完成采購(gòu)項(xiàng)目所需的勞務(wù)、材料、運(yùn)輸、安裝、調(diào)試、檢修、 售后服務(wù)等方面的一切費(fèi)用。5、成交原則：在實(shí)質(zhì)性響應(yīng)詢價(jià)文件的前提下，采用最低價(jià)成交的原則確定成交候選人。6、成