電力公司物資采的購管理制度

1、電力公司物資采購管理制度 Q/AEPC XX電力建設(shè)第一工程公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)Q/AEPC.G07-1-2009物資采購管理制度XX電力建設(shè)第一工程公司 發(fā)布目 次前 言I1范圍12規(guī)范性引用文件13術(shù)語和定義14職責(zé)25采購原則及方式、方法36物資采購流程47采購物資驗證68采購物資統(tǒng)計69采購資金的計劃和支付管理610考核與獎懲6附錄A （規(guī)范性附錄） 物資采購流程7附錄B （規(guī)范性附錄） 公司物資分級目錄8附錄C （規(guī)范性附錄） 物資總量需求計劃表9附錄D （規(guī)范性附錄） 年度物資需求計劃表10附錄E （規(guī)范性附錄） 施工圖材料預(yù)算表11附錄F （規(guī)范性附錄） 物資申請計劃表12附錄G （規(guī)范

2、性附錄） 物資采購計劃表13附錄H （規(guī)范性附錄） 物資申請計劃表14前 言本標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)Q/AEPC.G06-3工程計劃管理程序、GB/T 50326 建設(shè)工程項目管理規(guī)范、Q/AEPC.G07-2物資招投標(biāo)實施辦法編寫。本標(biāo)準(zhǔn)參照GB/T 1.1-2009標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫起草。本標(biāo)準(zhǔn)由公司質(zhì)量管理部提出并歸口。 本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：李健 本標(biāo)準(zhǔn)審核人：傅勤智 本標(biāo)準(zhǔn)批準(zhǔn)人：李傳玉本標(biāo)準(zhǔn)2002年首次發(fā)布，2004年第一次修訂， 2007年6月20日第二次修訂，本標(biāo)準(zhǔn)為第三次修訂。本標(biāo)準(zhǔn)2005年發(fā)布，2007年6月20日，物資采購管理制度范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司承建項目的物資計劃采購管理。公司控股、

3、參股及全資子公司的物資采購原則上參照本辦法執(zhí)行。規(guī)范性引用文件下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。 凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。Q/AEPC.G04-7 項目資金管理辦法Q/AEPC.G07-7 采購驗證程序Q/AEPC.G17-18 物資統(tǒng)計管理制度術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。項目物資總量需求計劃項目部依據(jù)該項目各類主要物資的合同量和合同價、當(dāng)期市場價編制的全工程物資需求量、需求金額、需求時間及供應(yīng)方式計劃。是公司及項目部組織物資供應(yīng)的總量控制依據(jù)，是編制工程項目計劃成本的主要依據(jù)。年度物資

4、需求計劃分為公司年度物資需求計劃和項目部年度物資需求計劃。項目部年度物資需求計劃是根據(jù)項目物資總量需求計劃以及年度施工進(jìn)度計劃編制的年度物資需求量、需求金額、供應(yīng)方式及需求時間計劃。公司年度物資需求計劃是在各項目年度物資需求計劃的基礎(chǔ)上匯總而來。年度物資需求計劃是控制物資采購成本、編制資金需求計劃的重要依據(jù)。施工圖材料預(yù)算 施工圖材料預(yù)算是備料計劃，是編制A、B類物資申請計劃和C類物資采購計劃的直接依據(jù)；是審核、發(fā)放施工物資的直接依據(jù)。該預(yù)算編報的準(zhǔn)確性和及時性直接決定工程的成本高低和進(jìn)度快慢。物資申請計劃由項目部物資科依據(jù)施工圖材料預(yù)算編制的以A、B類物資為對象、按月定期上報公司的物資需求量

5、及需求時間計劃。物資申請計劃是公司物資管理部編制采購計劃的直接依據(jù)，它的及時性和完整性是施工物資及時訂貨和集中采購目標(biāo)實現(xiàn)的決定因素。公司月度物資采購計劃物資管理部依據(jù)各項目部物資申請計劃編制的月度采購計劃。公司月度物資采購計劃是指導(dǎo)A、B類物資招議標(biāo)活動和簽訂購貨合同的直接依據(jù)，是公司向各項目供應(yīng)物資的直接依據(jù)。它的及時性、準(zhǔn)確性是決定各項目所需物資及時訂購、及時到位的決定因素。項目部物資采購計劃由項目部物資科根據(jù)施工圖材料預(yù)算按月編制的以C類物資為對象的物資需求量、需求時間和供應(yīng)方式計劃。C類物資月度采購計劃是指導(dǎo)C類物資的合同簽訂和市場采購的直接依據(jù)。它的及時性和準(zhǔn)確性是滿足工程需用的地

6、方建材及另星物資供應(yīng)的決定因素。A類物資用于工程實體，對工程質(zhì)量有直接影響，占工程成本比重較大的建筑工程主材、安裝工程裝置性材料及設(shè)備性材料。范圍界定詳見公司物資分級目錄。B類物資用于或輔助用于工程實體，可以批量大宗采購、通過定額消耗管理來控制的消耗性材料。范圍界定詳見公司物資分級目錄。C類物資用于工程實體受地域及批量影響不宜集中采購的主材和裝置性材料、工程臨建材料、消耗性材料及零星物資。范圍界定詳見公司物資分級目錄。職責(zé)物資管理部審核項目物資總量需求計劃；審核各項目年度物資需求計劃，編制公司年度物資需求計劃；平衡庫存，編制公司月度物資采購計劃；負(fù)責(zé)制定公司物資采購策略、采購原則；編制A、B類

7、物資采購計劃；負(fù)責(zé)審查、建立、管理物資合格供應(yīng)廠（商）庫；負(fù)責(zé)審查、建立、管理評標(biāo)專家?guī)欤唤M織物資采購的招標(biāo)活動，組織采購合同的洽談和簽訂并組織物資配送；建立C類物資價格體系和集中采購配送網(wǎng)絡(luò)；負(fù)責(zé)價格管理，科學(xué)預(yù)測市場價格信息；核定物資采購資金的支付。質(zhì)量管理部參與物資采購活動；組織A、B類采購物資技術(shù)協(xié)議的簽訂。合同管理部參與A、B類物資采購活動；工程管理部把物資計劃納入多項目、多資源計劃管理體系。財務(wù)資產(chǎn)部參與物資采購活動。審核物資采購資金計劃，及時撥付所需資金。監(jiān)察部法律顧問對采購合同條款進(jìn)行審核；負(fù)責(zé)簽訂廉政協(xié)議，并對物資采購活動過程實施監(jiān)督。專業(yè)工程公司從專業(yè)成本控制的角度全方位參

8、與本專業(yè)的物資采購活動。項目部項目經(jīng)理審核批準(zhǔn)項目物資總量需求計劃；審核批準(zhǔn)項目部年度物資需求計劃；審核批準(zhǔn)物資申請計劃；審批本項目自行采購的C類物資采購計劃；參與本項目部由公司集中招議標(biāo)供應(yīng)物資的采購控制活動。項目總工（副經(jīng)理）負(fù)責(zé)工程所需物資施工圖材料預(yù)算審批工作；負(fù)責(zé)本項目采購物資技術(shù)協(xié)議的審批工作。工程部負(fù)責(zé)施工圖材料預(yù)算的審核。合同科 負(fù)責(zé)施工圖材料預(yù)算量的審核的控制。專業(yè)科參與編制總量物資需求計劃和年度物資需求計劃；負(fù)責(zé)施工圖材料預(yù)算的編制；負(fù)責(zé)編制本項目采購物資技術(shù)協(xié)議；參與本項目本專業(yè)物資采購控制活動。物資科組織編制并審核工程物資總量需求計劃；組織編制并審核年度物資需求計劃；編

9、制A、B類物資申請計劃和C類物資采購計劃；參與本項目A、B類物資采購活動；負(fù)責(zé)公司暫時無法實行集中采購配送的本項目C類物資采購。采購原則及方式、方法采購原則公司物資采購供應(yīng)實行“統(tǒng)一歸口、分級管理、統(tǒng)購分銷”的原則。在公司和所屬各項目部兩個層面實行物資分級集中采購管理，分級詳見公司物資分級目錄（附錄B）。A、B類范圍物資由物資管理部負(fù)責(zé)組織招議標(biāo)或比價采購；無法實行集中采購配送、由公司授權(quán)采購的C類物資由項目部負(fù)責(zé)組織比價采購。采購方式戰(zhàn)略采購：四大管道、高中壓閥門、高中壓管件、保溫材料、電纜、水泥等物資由各項目部根據(jù)工程需要提出物資申請計劃，公司物資管理部匯總平衡后，提出具體的采購策略，報公

10、司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后組織實施。采購頻次原則上每個項目12次。定期采購：其余A、B類物資，公司實行定期集中采購。應(yīng)急采購：由于下述等原因，項目部通過電話、傳真等手段征得公司物資管理部同意并經(jīng)授權(quán)后，項目部實施物資應(yīng)急采購。技術(shù)或設(shè)計上臨時更改且急需用的物資；突發(fā)事件搶修所需的物資；因現(xiàn)場保管和安裝丟失的設(shè)備配件；日常采購：未實行集中采購配送的C類物資中由項目部按采購計劃組織日常采購。采購方法邀請招議標(biāo)采購：一次性采購金額達(dá)5萬元以上的物資采購。比價采購：主要指C類物資中的一次性采購金額5萬元以下的物資采購（某一供貨商的當(dāng)月發(fā)生單筆5萬元以下物資供貨總額不得超過10萬元）。物資采購流程編制項目物資總量

11、需求計劃在工程項目開工前，依據(jù)工程承包合同、施工圖紙、施工進(jìn)度計劃、當(dāng)期物資市場價格、同類機(jī)組歷史資料等，項目部物資科組織編制項目物資需求總量計劃。工程物資總量需求計劃表見附錄C。項目物資需求總量計劃要明確物資的需求量、需求時間，供應(yīng)方式（甲供、乙供、進(jìn)口、雙包）。項目物資總量需求計劃的編制深度要達(dá)到概算深度。工程物資總量需求計劃的物資范圍是用于工實體的主要物資，包括周轉(zhuǎn)性材料。項目物資總量需求由物資科計劃人員編制，項目物資科長審核，項目經(jīng)理批準(zhǔn)，報公司物資管理部審核，公司物資管理部報工程管理部備案。編制年度物資需求計劃每年12月25日前，項目部物資科組織工程科及各專業(yè)科，依據(jù)項目施工組織設(shè)計

12、、項目年度施工進(jìn)度計劃、項目物資需求總量計劃、施工圖紙等，編制下一年度物資需求計劃。年度物資需求計劃表見附錄D。項目年度物資申請計劃的編制深度要達(dá)到預(yù)算深度。項目年度物資需求計劃，由項目物資科計劃人員編制，項目物資科科長審核、項目經(jīng)理批準(zhǔn)，報公司物資管理部。公司物資管理部匯總各項目年度物資需求計劃，編制公司年度物資需求計劃。公司年度物資需求計劃由物資管理部總計劃編制，物資管理部部長審核，公司分管總經(jīng)理批準(zhǔn)，報工程管理部備案。編制月度物資計劃施工圖材料預(yù)算專業(yè)科依據(jù)施工圖紙及施工進(jìn)度計劃及時編制施工圖材料預(yù)算。施工圖材料預(yù)算表見附錄E。施工圖材料預(yù)算的“定額數(shù)量”欄直接填入圖紙設(shè)計數(shù)量，“計劃數(shù)

13、量”欄根據(jù)作業(yè)指導(dǎo)書等內(nèi)容，計算并填入實際需用數(shù)量。施工圖材料預(yù)算由專業(yè)科技術(shù)員編制，主任工程師和項目工程科審核，項目部合同科再次審核數(shù)量是否準(zhǔn)確。項目總工批準(zhǔn)，報項目物資科。物資申請計劃項目物資科材料計劃人員依據(jù)施工圖材料預(yù)算，平衡項目庫存后，編制A、B類物資申請計劃，物資科科長審核，項目經(jīng)理審批，報公司物資管理部。為保證物資集中采購實施，戰(zhàn)略性物資的申請計劃應(yīng)在圖紙到位距使用期36個月上報，主要物資應(yīng)在圖紙到位后距使用期提前一個月上報，物資申請計劃表見附錄F。物資申請計劃（見附錄F）由項目部在每月1、15日前按月度上報公司物資管理部。各項目部應(yīng)加強物資計劃管理，按規(guī)定的職責(zé)，及時、準(zhǔn)確申報

14、物資采購計劃。規(guī)定時間以外項目部確需申報物資申請計劃，由項目物資科編制補充物資申請計劃（見附錄H），經(jīng)項目部物資科科長審核，項目經(jīng)理審批后，上報公司物資管理部。物資采購計劃項目物資科計劃人員依據(jù)施工圖材料預(yù)算，平衡庫存后（包括對照二三類材料集中采購配送清冊），不足部分及時編制C類物資采購計劃，物資科科長審核，項目經(jīng)理審批。物資采購計劃要明確物資的需用時間、供應(yīng)時間，項目物資采購計劃，應(yīng)于每月底匯總上報公司物資管理部，物資采購計劃表見附錄G。公司物資管理部依據(jù)各項目物資申請計劃，綜合平衡公司及各項目庫存后，編制月度物資采購計劃，物資部部長審核，公司分管副總經(jīng)理審批，組織物資招議標(biāo)采購，物資采購計

15、劃表見附錄G。組織采購A、B類物資一次性采購金額達(dá)5萬元以上的物資采購，公司物資管理部報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后組織招議標(biāo)采購，5萬元以下的比價采購，具體執(zhí)行Q/AEPC- M WZ01物資招標(biāo)實施辦法。對使用量相對集中、一次性采購達(dá)5萬元的C類物資，由公司物資管理部在項目所在地適時組織招標(biāo)，公司物資管理部簽訂合同，項目部物資科組織供應(yīng)。對使用時間較長而又經(jīng)常發(fā)生的物資，如：電線、油漆、一般性工器具、五金等由公司物資管理部組織招議標(biāo)，參照有關(guān)辦法，確定供貨廠商，實行寄售。暫未實行集中采購配送、的經(jīng)項目經(jīng)理批準(zhǔn)的C類物資，項目部物資科進(jìn)行比價采購。采購合同的洽談和簽訂除特種裝置性材料和非標(biāo)加工件以外的

16、A、B類物資，物資管理部應(yīng)在接收物資申請計劃之日起7天內(nèi)完成招議標(biāo)、與供應(yīng)廠商洽談和簽訂合同、以及向相關(guān)項目部傳遞合同副本等活動。對于一些需求數(shù)量難以一次確定、需求時間跨度較大的物資，可以根據(jù)招標(biāo)結(jié)果，同時依據(jù)施工需求，向供應(yīng)單位分期下達(dá)訂單（分期分批簽訂采購合同）。一次性采購超過1萬元以上的C類物資，項目部物資科組織與供貨廠商洽談確定價格，提交公司物資管理部確認(rèn)并與其簽訂采購合同。符合應(yīng)急采購條件、由公司物資管理部授權(quán)項目部采購的屬A、B類范圍的物資采購，項目部物資科在實施采購后，立即將草簽合同文本報公司物資管理部一份備案并轉(zhuǎn)換為規(guī)范合同文本。采購合同下列主要條款應(yīng)逐條填寫，不得為空。標(biāo)的：

17、訂購物資或加工對象，應(yīng)填寫明確、詳實、規(guī)范；數(shù)量：數(shù)量單位應(yīng)使用法定計量單位，不宜使用英制、市制（除特殊情況下）。個別產(chǎn)品需注明正負(fù)合理尾差，自然損耗等。數(shù)量精確，嚴(yán)禁類似一批或大約等概念出現(xiàn)；產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)及質(zhì)量：產(chǎn)品有國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，在合同中寫明國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，沒有上述標(biāo)準(zhǔn)則寫明地方或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，同時寫明對其驗收的具體方式；價款：合同中的產(chǎn)品價格，按招標(biāo)及比質(zhì)比價結(jié)果填寫，采購單的價格可按市場行情或同類產(chǎn)品的價格雙方協(xié)商確定合理的價格，合同總價要大寫，字跡清楚，不得涂改；履行期限、地點和方式：履行期限是指交貨和支付貨款的具體日期，應(yīng)規(guī)定明確、具體，不能含糊不清，履行地點為具體交貨的場所，亦應(yīng)明確規(guī)

18、定。履行方式包括由何方負(fù)責(zé)運輸，具體運輸方式， 運輸包裝費用由何方承擔(dān)，都應(yīng)一一加以具體明確。洽談合同時，要向賣方說明我公司已實施職業(yè)安全健康和環(huán)境管理體系，并將我公司管理體系有關(guān)要求通報給賣方，提請賣方關(guān)注。共同討論賣方產(chǎn)品對職業(yè)安全健康和環(huán)境的影響因素，在滿足設(shè)計、質(zhì)量等要求的前提下，盡可能選擇無危害或危害較小的產(chǎn)品。對在運輸和使用中可能產(chǎn)生的危害和環(huán)境因素應(yīng)在合同中約定控制方案。例如，對化工危險品的包裝、運輸要明確規(guī)定要求，包裝物如對環(huán)境有重大污染或?qū)θ梭w有危害的，應(yīng)要求廠商采取措施并將包裝物在用后回收。洽談簽訂合同時，如果采購的物資在使用過程中，有對環(huán)境和人體有危害因素，應(yīng)在合同里注明

19、，要求廠商提供產(chǎn)品使用說明書；必要時，約定廠商在現(xiàn)場指導(dǎo)使用。采購物資技術(shù)協(xié)議的簽訂根據(jù)采購物資的技術(shù)要求，在簽訂A、B類物資采購合同的同時，由物資管理部組織，質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)，與供貨廠商簽訂技術(shù)協(xié)議。根據(jù)采購物資的技術(shù)要求，在簽訂C類物資采購合同的同時，由項目物資科組織，項目部專業(yè)科負(fù)責(zé)，與供貨廠商簽訂C類物資技術(shù)協(xié)議。采購物資的運輸、交接A、B類物資由公司物資管理部組織運輸送達(dá)現(xiàn)場，或在合同內(nèi)規(guī)定，由供貨廠商直接送達(dá)現(xiàn)場，交項目部物資科辦理入庫手續(xù)。項目部自行采購的C類物資由項目部物資科負(fù)責(zé)采購入庫，或由供貨廠商送達(dá)入庫。實行寄售的物資，由項目部物資科與供方商定每批交貨數(shù)量，雙方辦理交接手續(xù)

20、后，物資科代為保管；多余物資在保持其質(zhì)量和原包裝完好前提下，退回相關(guān)供貨廠商。采購物資驗證項目部物資科負(fù)責(zé)公司及項目部采購物資的到貨驗證工作，具體執(zhí)行Q/AEPC.G07-7-2009采購驗證程序。采購物資統(tǒng)計項目部物資科負(fù)責(zé)本項目各類物資的匯總統(tǒng)計工作，物資管理部負(fù)責(zé)匯總各項目部物資采購消耗數(shù)據(jù)，并據(jù)以加工、分析，具體執(zhí)行Q/AEPC.G17-18-2009物資統(tǒng)計管理制度。采購資金的計劃和支付管理項目部物資科每月1日、15日根椐A、B類物資申請計劃和C類物資采購計劃當(dāng)月預(yù)計消耗總量，結(jié)合同期市場價格，計算出當(dāng)月需用采購資金總額，填入公司項目資金管理辦法規(guī)定的“材料采購月度資金計劃匯總表”，

21、按時報公司物資管理部。公司物資管理部根據(jù)各項目物資科報送的“材料采購月度資金計劃匯總表”，匯總成公司“材料采購月度資金計劃匯總表”，報公司分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送公司財務(wù)資產(chǎn)部。公司財務(wù)資產(chǎn)部依據(jù)“材料采購月度資金計劃匯總表”的實際發(fā)生金額，每下月初將實際物資采購資金撥入財務(wù)物資專戶（該金額以低于項目合同科提供的依據(jù)當(dāng)月計劃完成工作量計算出來的材料費總額為前提）。物資管理部依據(jù)資金到位情況，結(jié)合所有物資當(dāng)月實際采購情況分別承付物資欠款。 由于貨款支付時間及時與否對物資采購價格有直接影響，部分材料如能及時付款對降低材料采購成本有顯著成效，特殊物資須及時付款方能購買，此類物資貨款支付方式將采取特殊政

22、策?？己伺c獎懲公司物資管理部定期對項目部物資計劃采購管理情況進(jìn)行檢查和考核，并依據(jù)考核結(jié)果按公司規(guī)定給予獎懲，考核內(nèi)容：物資申請計劃的及時性按補充物資申請計劃采購金額/物資申請計劃采購金額計算。物資申請計劃的準(zhǔn)確性當(dāng)月庫存金額不大于下月計劃完成工作量應(yīng)含材料費*1.2。應(yīng)急采購物資的比率按項目部應(yīng)急物資采購金額/項目部A、B類物資采購總金額計算。專業(yè)材料成本降低率以單位或分部工程施工周期為準(zhǔn)，季度內(nèi)完工單位（或分部）工程項目材料消耗金額/季度內(nèi)完工單位（或分部）工程項目材料預(yù)算金額不得為負(fù)。附錄A（規(guī)范性附錄）物資采購流程專業(yè)科工程科項目部物資科物資管理部公司分管領(lǐng)導(dǎo)起 始附錄B（規(guī)范性附錄）

23、公司物資分級目錄類別序號物資大類具體種類A類1鋼材鋼筋、型鋼、有色金屬及其制品2木材成材 3水泥各類袋裝、散裝水泥及減水劑、粉煤灰4建筑工程設(shè)備采暖、通風(fēng)、空調(diào)、照明、消防設(shè)施、廠區(qū)采暖加熱站設(shè)備5冷卻塔附件冷卻塔填充料6保溫材料保溫材料、耐酸材料、耐火材料、防火封堵材料7閥門、管件8電纜、導(dǎo)線電纜（含臨建用電纜）、電線、導(dǎo)線、共箱母線、離相母線9橋架電纜橋架10風(fēng)門及補償器風(fēng)門及金屬、非金屬補償器11化工材料油漆、涂料B類12周轉(zhuǎn)性材料鋼模板、金屬腳手管、道木、木模板、竹模板13化工材料氬氣、液態(tài)氧、酸洗藥品14焊接材料電焊條、焊絲15工具單價500元及以上電動、起重工具C類16建筑工程材料地方建材及除A類界定以外的建筑工程主材17安裝工程材料除A類界定以外的裝置性材料18臨建工程材料除電纜及鋼材19消耗性材料及零星物資零星物資及除B類界定以外的消耗性材料附錄C（規(guī)范性附錄）物資總量需求計劃表格式 工程物資總量需求計劃 工程項目：序號物資名稱規(guī)格型號單位需求量供應(yīng)方式需求時間合同價市場價價差單價金額單價金額批準(zhǔn)： 時間： 審核： 時間： 編制： 時間： 附錄D（規(guī)范性附錄）年度物資需求計劃表