集團企業(yè)的大行政體系

1、集團企業(yè)的大行政體系北京納通投資有限公司 康紹勇現(xiàn)代企業(yè)向集團化發(fā)展是企業(yè)方向之一。但在發(fā)展過程中，企業(yè) 對于行政后勤部門的機構設置、職能劃分卻缺乏明確性。本文旨在與 廣大同行探討企業(yè)行政部門的職能、機構設置、工作流程，以期對企 業(yè)行政工作有所裨益。一、集團化企業(yè)的行政職能一般來說，企業(yè)設立行政管理部門的初衷往往是將主營業(yè)務（制造、銷售、研發(fā)等）外的事務性工作剝離開來，使得企業(yè)的管理者能 夠集中精力和時間做主營業(yè)務，保持業(yè)務的迅猛增長并提高市場競爭 力。隨著企業(yè)的逐步發(fā)展壯大，又從行政中分離出市場、人力資源、 客戶服務、售后服務等等專門機構。不斷派生的專門機構因為其職能的單一性而顯得重要，在企

2、業(yè)中 的作用更加明顯，相形之下，作為“母體”的行政工作就日益顯得沒落, 分出去的全部是相對重要的工作，留下來的純粹是事務性工作。因此 對許多企業(yè)來說，行政工作似乎越來越沒有重要性可言， 在管理者眼 中，行政平日里的工作就是東修西補、保潔保安、收發(fā)個傳真和信件， 工作雖不可或缺但也無關大局。這是對企業(yè)行政工作的偏見，真正意義上的企業(yè)行政全然不是這 個樣子。專門的行政管理部門，諸如辦公室、總經理辦公室、行政人 事部、行政部等等雖擔負著企業(yè)行政管理的組織實施、具體操作，但 只是行政管理工作中的一個部分、 一個環(huán)節(jié)，是整個行政管理系統(tǒng)中 的一個小系統(tǒng)。我們知道，企業(yè)需要具備四大功能：研發(fā)、市場、銷售，

3、服務。企業(yè)要實現(xiàn)這四個功能必須具備幾個保障：人、財、物、信息。這些 保障主要來自三個部門：人力資源部門、財務部門、行政部門，三個 部門各有一套復雜的運行規(guī)律，但相對而言人力資源和財務還是屬于 比較專一的部門，職責面較小，行政部門應該是三者里最大最復雜的 部門，其職能也是最多的?？梢哉f，行政部門在行政管理體系擔負著 企業(yè)的管理工作。企業(yè)中除行政管理之外的工作，都是某個方面的”業(yè)務"。行政管理體系推動和保證著企業(yè)的研發(fā)、 市場、資金（財務）、 經營（銷售）、發(fā)展幾大塊業(yè)務的順利、有效進行和相互之間的協(xié)調。對集團企業(yè)的行政管理體系而言，其本身就是一個具體而微的小 企業(yè)。行政工作在其廣度、深

4、度、重要性及敏感性等方面都不同于企 業(yè)其他方面的業(yè)務。行政工作涉及到企業(yè)內部上上下下、左左右右、 里里外外的溝通和協(xié)調。行政管理的廣度涉及到整個集團的全部運作過程；行政管理的深度又涉及到許多局外人難以想象的細微末節(jié)； 行 政管理的重要是因為它是領導和各部門、 眾員工之間的橋梁；行政管 理的敏感是因為它涉及到每個成員的切身利益。行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復雜。企業(yè)行政人員每天 都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務。但這些事務只不過是行政 管理這棵大樹上的枝枝葉葉而已。概括起來說，行政管理在企業(yè)中主要有管理、協(xié)調、服務三大功 能。其中管理是主干，協(xié)調是核心，服務是根本。行政管理的實質就 是

5、服務。首先，行政部門不是停留在滿足于有效處理日常事務的層次，還 應該在公司的經營理念、管理策略、企業(yè)文化等重大問題層次上有自 己的思考，并且高屋建瓴地在實際工作中加以貫徹落實，成為領導不可缺少的"高參和臂膀"。這就要求行政部門的領導者不能滿足于做一 個事務主義者，而是要做一個有思想、敢創(chuàng)新、有沖力的領導者；換 句話說，他不能僅僅滿足于做好一個戰(zhàn)術家， 還要努力做好一個戰(zhàn)略 家。只有有思想、懂戰(zhàn)略、敢創(chuàng)新、有沖力的人才能把行政工作做得 更好，做得上檔次。再次，行政管理者不是簡單地以傳達命令、 完成領導交辦的任務。 行政部門在上與下、左與右、里與外的溝通，并在充分溝通的基礎上

6、做好協(xié)調上實現(xiàn)行政“協(xié)調”的職能。最后，行政部門應以服務為本，甘當幕后英雄的角色。行政以服 務于企業(yè)為最終目，行政部門的工作永遠不會成為企業(yè)關注的 "中心 "。不但不可能，而且不應該。因為如果一個企業(yè)的關注點不幸竟在 于行政部門，那只能說明行政工作做得實在太糟糕， 影響了企業(yè)各方 面的工作，影響了企業(yè)最終目的的實現(xiàn)，以致于引起大家的關注。行政管理的理想境界應該是"潤物細無聲"，它象一部自動化程度 很高的機器，這頭原料（任務）進去，那頭成品（結果）出來，其中的許 許多多曲曲折折，都消化在行政體系之內。在“管理”上做好領導的參謀和助手，在充分溝通的基礎上做好

7、"協(xié) 調"，在"服務"上當好幕后英雄的境界，是行政工作的理想境界。二、集團化行政體系的搭建為了做好紛繁復雜的行政工作，行政部門不能茫無頭緒地整天瞎 忙，或是被領導一會兒支到東，一會兒支到西，結果村村起火，處處冒 煙，吃力不討好，不知道自己整天都忙了些什么。行政部門應該有"泰山崩于前而色不變"的定性，不管風吹浪打， 勝似閑庭信步，有自己的主見，能夠根據事情的輕重緩急，做好安排， 指揮若定。為了能達到這種境界，必須建立健全和認真執(zhí)行行政部門 的各項管理制度、崗位責任制度、工作程序以及一系列規(guī)范化表格、 圖表等，從而建立起行政部門的&quo

8、t;法治"秩序。更重要的是，要培養(yǎng)出 一支高素質、高效率的行政人員隊伍；同時要搞好科學分工、管理層次和合理授權。一旦行政系統(tǒng)的一系列硬件（如辦公設施、生活設施）、 軟件（如規(guī)章制度、工作程序）、人員隊伍、分工協(xié)作和管理層次等等 建立健全起來，整個行政管理體系在很大程度上就會象一部自動機器 一樣運轉，只在較少的場合才需要部門領導和上級領導輔以 "人治"。一個企業(yè)的行政管理體系并不局限于企業(yè)的專門行政部門（如辦 公室、總經理辦公室、行政人事部之類），因此集團化公司比較理想 的行政體系是全面構建行政事業(yè)部體制。以總經理為最高首長、由行 政副總分工負責、由專門行政部門具體

9、實施、操作，其觸角深入到企 業(yè)的各個部門和分支機構內部的方方面面的一個完整的系統(tǒng)、網絡。 它的作用就是承擔著企業(yè)的全部行政管理工作， 推動和保證著企業(yè)的 研發(fā)、生產、市場、銷售、發(fā)展等幾大塊業(yè)務的順利、有效進行和相 互之間的協(xié)調。事業(yè)部下設幾個專門的機構以實現(xiàn)其基本職能：（1）資產管理部： 主要職責是負責集團公司的固定資產管理、調配、報廢，也包含對企 業(yè)無形資產的管理，實際上它是一個資源整合機構；（2）采購事務 部：負責集團的戰(zhàn)略采購。集團越大，它的采購越需要專門的機構和 專業(yè)人員（3）交通安保部：負責集團車輛管理、公共區(qū)域管理、消 防、警衛(wèi)、內保、監(jiān)控（4）工程服務部：負責集團日常修繕、自控

10、、 空調、網絡、水電氣、機房運行等（5）成本控制部：負責行政費用 的記帳、支付、分攤；（6）客戶服務部：負責集團公司的客戶資料 管理、客戶維護（7）公共關系部：負責集團公司的整體對外關系以及法律事務，包括與政府、行業(yè)、協(xié)會、群眾組織的關系維護、信息 和情報工作；上述部門的緊密協(xié)作完全實現(xiàn)集團企業(yè)的行政需求，并能夠高效 率運轉，使集團企業(yè)完全處于順暢運行之中。三、由小行政到大行政的成長集團企業(yè)行政體系的構建并不一定要作到大而全，但其基本框架是要自始至終保持的，公司小就采用主管制度，行政部經理下設專職 人員負責專項工作，逐步發(fā)展了就采用主管制度，在最后向事業(yè)部形 式轉變，從而實現(xiàn)與企業(yè)規(guī)模相一致的

11、增長速度。行政工作以不同的程度滲透到企業(yè)的各個部門和分支機構，任何一塊的工作都需要各個部門和分支機構的協(xié)同作戰(zhàn)。正如前面所說， 企業(yè)行政工作是企業(yè)整個行政系統(tǒng)的工作， 而不僅僅是行政部門的工 作。然而人們在這個問題上普遍有一個認識上的誤區(qū)，以為行政工作就是行政部門的工作，技術工作就是技術部門的工作，銷售工作就是 銷售部門的工作。由此在集團企業(yè)內眾多的分支機構就順理成章 地成立單獨的行政部門、技術部門、經營部門、財務部門。這樣一種認識和安排在很多企業(yè)導致了一系列弊病。首先是各個部門或分支機構互為“獨立王國”，站在自己的立場說話和思考問題，沒有大局觀念和長遠眼光。這就使整個集團的協(xié)調、協(xié)作變得十分

12、困 難，動輒要請集團總經理或董事長出面才勉為其難。其次是重復勞動的增多、資源的閑置和浪費、對外口徑和內部工 作標準的不一致、工作效率的低下、權力與責任的過分集中、企業(yè)主 要領導人的壓力過大、中層管理人員及員工無全局感、無責任感、無 積極性、無創(chuàng)造熱情、作風疲塌，得過且過。為此，集團企業(yè)行政工作的成敗就是要實現(xiàn)從“小”到“大”的轉變 如果我們把整個企業(yè)視為一個"大系統(tǒng)"的話，企業(yè)的各個部門和分支 機構就可以視為一個個“小系統(tǒng)”，在眾多"大"、"小”系統(tǒng)之間還有若 干個"中系統(tǒng)"，一般有行政管理系統(tǒng)、經營銷售系統(tǒng)、技術研發(fā)系統(tǒng)、

13、 市場開發(fā)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)和財務系統(tǒng)，也就是前面所說的集團企 業(yè)通常都有的"幾大塊"工作。但是，無論是用"塊塊"或"條條"來描述 它們都不合適、不確切、不科學，因為它們其實是一個個系統(tǒng)、一個 個網絡。"大系統(tǒng)"包含了"中系統(tǒng)”和"小系統(tǒng)”；然而"中系統(tǒng)”卻不是包含著 "小系統(tǒng)"，而是將其觸角深入各個"小系統(tǒng)"之中。也就是說，"中系統(tǒng) "與"小系統(tǒng)"并不是包含關系，而是交叉關系。集團企業(yè)的“中系統(tǒng)”我們稱之

14、為大行政”、"大市場”、”大技術”、 "大財務"按照這樣的思路，在集團管理體制上應該保證公司之間的"分工不 分家"。集團公司的行政、人力資源、技術、市場、財務都應是在總 公司的領導下、統(tǒng)攬涉及全公司各部門、各分支機構的 "大行政"、" 大技術”、”大市場”、”大財務"、的；不管涉及到哪個部門或哪個分支 機構，只要是"行政方面"的事，都由行政統(tǒng)一領導和出面協(xié)調；只要 是"市場方面"的事，都由市場部門領導和協(xié)調，以此類推；大行政、 大市場、大財務等等不管"部門

15、"或“分支機構”，而只管方面"（即某 一方面工作）。總公司則負責“大行政、大市場、大財務”所代表的” 各大塊"工作（即幾個"中系統(tǒng)"）之間的協(xié)調?？偣窘y(tǒng)領著集團這個"大系統(tǒng)"，負責"大系統(tǒng)"中各個"中系統(tǒng)" 之間的協(xié)調；“大行政”統(tǒng)領著行政中系統(tǒng)"，負責的是所分管的"中系 統(tǒng)"所涉及的各部門和分支機構之間的管理、服務、協(xié)調；各分支機 構統(tǒng)領著本部這個”小系統(tǒng)"，負責該"小系統(tǒng)"即內部的運行。這樣， 行政工作真正得到了成長。四

16、、全面提升行政工作的方法與途徑行政部門工作的效率及成果直接影響企業(yè)的職能發(fā)揮， 一般來說， 集團總部的職能包括：幫助公司增值，保持各子公司人事政策、財務 政策、企業(yè)文化的一致性，負責戰(zhàn)略性的方向與行動。企業(yè)行政工作水平的提升決定企業(yè)轉型成敗與否，尤其是企業(yè)在 向由小而大的轉變中，行政水準的提升是非常重要的。全面提升企業(yè)行政工作的方法與途徑可以從以下幾個方面來認識。首先是行政制度建設的問題，制度化在今天好象已經是過時的東 西了，更多更新的管理思想是講求通過“企業(yè)文化”、“組織”等來實現(xiàn), 制度管理似乎是陳舊的古董，已鮮有人提，但不爭的事實是，制度在 企業(yè)的管理中確是基石，“沒有規(guī)矩不成方圓”還是

17、有道理的。企業(yè)在 發(fā)展中必定會積累若干文字資料，這些文字資料本身就是企業(yè)文化的 一種載體，承載著企業(yè)制度化建設的基礎。因此，集團企業(yè)更應注重 企業(yè)行政制度的建設與加強，通過制度正本清源。其次是全面實行工作流程化管理，行政工作總是千頭萬緒，更多 “人治”的色彩，制度只是基礎，光靠制度是達不到目標的，行政上的 許多環(huán)節(jié)需要靠流程圖來實現(xiàn)，流程圖的好處就在于它能夠簡單明了 地說明工作的關鍵點，做到“分工清晰、責權明確”，使行政的各項工 作條理清楚，有利于工作效率和工作質量的提升。第三是表格化管理在行政工作中的實施，工作流程有了、責任權 利明確了，具體的實施就靠表格實現(xiàn)，表格是行政工作中的一個非常 好

18、的工具，許多復雜的工作只要用表格完全能說清楚， 特別是一些需 要有追溯性的工作，通過簡單的表格就可以實現(xiàn)。最后是提倡“服務&合作”。這已經不是簡單的方法問題了，“服務” 實際上是行政工作的定位，行政永遠是為企業(yè)服務的，行政部門的定 位一定是服務部門，這種觀念應該深入每一個行政人員的意識中， 定 位準確了，工作的方法和方式就清楚了?！昂献鳌笔且粋€高效率的企業(yè) 行政工作質量的衡量標準，行政有沒有合作、合作的如何可以界定企 業(yè)是否“健康發(fā)展”，企業(yè)要發(fā)展，行政部門必須有良好的高效率的合 作意識。五、結論按照“大行政”的思路來建立集團企業(yè)的各個系統(tǒng)之間的分工體 制，可以解決目前許多企業(yè)面臨的一系列問題?！按笮姓备拍詈?/p>