企業(yè)檔案管理質(zhì)量體系研究

1、企業(yè)檔案管理質(zhì)量體系研究摘要：本文圍繞企業(yè)檔案管理標準、管理規(guī)范的現(xiàn)狀及問題進行調(diào)查、分析、研究，以期找到提高企業(yè)檔案管理水平及利用效率效果的方式方法，并使檔案的價值得到充分的發(fā)揮。關鍵詞：企業(yè)檔案；質(zhì)量體系；管理標準近年來，企業(yè)檔案越來越受到企業(yè)各層管理者的重視，管理好企業(yè)檔案對提高企業(yè)的服務效率、經(jīng)濟效益、競爭力、社會地位等大有益處。在企業(yè)檔案實際工作中，存在很多問題，企業(yè)檔案工作開展難度大、進展緩慢、效率低下。針對這些問題，筆者認為，企業(yè)檔案管理應遵守一定的質(zhì)量標準，并納入企業(yè)管理的整體標準體系中，與其他標準體系相互協(xié)調(diào)配合，共同為企業(yè)服務。1企業(yè)檔案管理標準、規(guī)范的現(xiàn)狀及問題1.1企業(yè)

2、檔案管理標準、規(guī)范現(xiàn)狀。企業(yè)檔案管理的行業(yè)規(guī)范有工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則企業(yè)檔案管理規(guī)定企業(yè)檔案工作規(guī)范企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定等。工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則（國檔發(fā)199120號）是國家檔案局1991年發(fā)布的規(guī)范性文件，并于2011年1月28日經(jīng)國家檔案局局務會議審議，屬于繼續(xù)有效的規(guī)范性文件。此規(guī)則的發(fā)布為深化企業(yè)檔案業(yè)務管理，提高現(xiàn)代化科學管理水平，促進企業(yè)檔案工作的整體建設，更好地服務于企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營管理和技術進步。2002年9月，企業(yè)檔案管理規(guī)定由國家檔案局、國家經(jīng)委、國家計委聯(lián)合頒布實施，該規(guī)定是根據(jù)國務院關于加強企業(yè)管理和改善檔案工作的要求，為進一步加強企業(yè)檔案工作，

3、更好地為企業(yè)提高經(jīng)濟效益服務制定的。企業(yè)檔案管理規(guī)定的制定，在規(guī)范企業(yè)檔案工作，為企業(yè)領導、檔案部門和檔案人員提供指導，保證企業(yè)檔案工作正常、有序、規(guī)范開展的同時，為檔案行政管理部門提供業(yè)務指導依據(jù)，也符合國家標準化建設提出的將企業(yè)建設成為標準化的主體的要求。2009年11月，國家檔案局發(fā)布企業(yè)檔案工作規(guī)范，企業(yè)檔案工作規(guī)范對企業(yè)檔案的管理原則、管理人員及組織、管理的制度要求作了具體規(guī)定，給出了企業(yè)檔案業(yè)務工作、檔案信息化建設、檔案工作設施設備配置等方面的方法與技術指南。隨著企業(yè)檔案管理的自主性增強，企業(yè)形式的多樣化發(fā)展以及整個社會信息化的快速發(fā)展，為根據(jù)企業(yè)情況及時調(diào)整檔案工作規(guī)范，2013

4、年2月，國家檔案局第10號令企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定發(fā)布施行。對企業(yè)文件材料，特別是管理類文件材料的歸檔范圍和保管期限作出了明確規(guī)定，具有很強的指導性和可操作性，為企業(yè)提高檔案管理水平提供了標準。1.2企業(yè)檔案管理標準、規(guī)范的問題分析。目前，各企業(yè)雖然部分或全部根據(jù)以上標準、規(guī)范進行檔案管理，但仍存在一些問題，問題包括以下幾點：1.2.1缺乏按標準、規(guī)范進行管理的意識。因?qū)n案的重視不夠，檔案按標準、規(guī)范管理的意識不強、檔案質(zhì)量管理意識不夠完善，檔案管理人員能力欠缺，思想受到局限，使檔案質(zhì)量管理流于形式，不能起到改進檔案質(zhì)量的作用。1.2.2強制性差，任意性強。部分標準和規(guī)范性文

5、件中采用的是推薦性標準，強制性差，任意性強。如企業(yè)檔案管理規(guī)定十九條：“直接責任者，依法進行處理”，沒有明確的處理細則，應有的懲罰措施不明確，在執(zhí)行時，該規(guī)定的執(zhí)行力度就被弱化或者被采取隨意的態(tài)度進行處理，增加了主觀性和可操作的空間。應在檔案質(zhì)量管理的關鍵環(huán)節(jié)，增加強制性規(guī)定，如規(guī)定“任何人不得拒絕歸檔”等。標準、規(guī)范的任意性規(guī)定會使條款無所適從，降低了條款的可執(zhí)行性。1.2.3更新慢，動態(tài)性差。當前經(jīng)濟環(huán)境、信息更新迅速、瞬息萬變，隨著企業(yè)的發(fā)展，機構、職能發(fā)展，企業(yè)檔案收集的內(nèi)容、范圍都在不斷地深化、擴展。構成企業(yè)管理資源的人力、財力資源、物質(zhì)資源等的檔案信息在企業(yè)內(nèi)部相關機構中產(chǎn)生，而標

6、準和規(guī)范的制定有一定周期，等其完善出臺可能已經(jīng)產(chǎn)生了新的檔案類別和檔案內(nèi)容，與檔案標準與規(guī)范不一致。且檔案標準、規(guī)范性文件更新慢，不能很好地滿足企業(yè)日新月異的變化需求，導致遵從性差。2企業(yè)檔案管理質(zhì)量體系建設的必要性和意義企業(yè)檔案質(zhì)量體系是以檔案管理的質(zhì)量為中心、以滿足利用群體的需求為目的，綜合利用各種質(zhì)量控制方法，持續(xù)提高、改進檔案信息來源質(zhì)量、管理質(zhì)量、服務質(zhì)量的系統(tǒng)。將檔案質(zhì)量體系作為一個系統(tǒng)，系統(tǒng)目標的實現(xiàn)取決于每個環(huán)節(jié)職能的完成情況和各環(huán)節(jié)之間的協(xié)調(diào)配合。因此，必須對企業(yè)檔案全過程進行計劃、組織、協(xié)調(diào)，控制檔案實體質(zhì)量與檔案工作各環(huán)節(jié)質(zhì)量的關系。檔案的實體質(zhì)量是檔案工作各環(huán)節(jié)質(zhì)量的前

7、提和保證，檔案工作各環(huán)節(jié)質(zhì)量是實體質(zhì)量的綜合反映和必然要求。檔案工作過程中的每一個環(huán)節(jié)的質(zhì)量都要靠檔案專兼職工作人員去實現(xiàn)，檔案專兼職工作人員的素質(zhì)、質(zhì)量是質(zhì)量體系建設的基本保證。2.1企業(yè)檔案管理質(zhì)量體系有助于提高檔案管理水平。企業(yè)檔案管理質(zhì)量體系是對文件從形成、歸檔、整理、保管、利用、銷毀或永久保存的全過程進行嚴格質(zhì)量控制，使檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)都有章可循、有規(guī)可依，從而彌補了以往檔案工作中的薄弱環(huán)節(jié)，保證檔案工作的有效性和連續(xù)性。企業(yè)檔案管理質(zhì)量體系的建設要求領導重視，全員參與，這樣可使每一位檔案工作人員樹立起檔案質(zhì)量意識?？赏ㄟ^多項措施如講座、培訓、繼續(xù)教育等方式來提高工作人員素質(zhì)。

8、基于標準的檔案質(zhì)量管理體系注重檔案人員業(yè)務能力、創(chuàng)新能力、服務水平的培養(yǎng)和提高。2.2企業(yè)檔案管理質(zhì)量體系是企業(yè)發(fā)展的要求。隨著人們對檔案信息資源的依賴性日益增強，對檔案質(zhì)量的要求也越來越高。因此，提高檔案質(zhì)量及檔案管理質(zhì)量成了當務之急。檔案管理標準體系的建設讓檔案工作滲透到企業(yè)業(yè)務工作中，健全了檔案管理制度，擴大了檔案管理的隊伍，確保了業(yè)務檔案的完整及準確。企業(yè)檔案管理標準體系的建設也是企業(yè)管理建設的重要內(nèi)容。建立檔案管理標準體系，及時了解企業(yè)檔案材料的價值狀態(tài)、自然壽命和保管狀態(tài)不僅對搞好企業(yè)檔案管理，開發(fā)檔案信息資源有積極的作用，同時對全面加強企業(yè)綜合管理，推進企業(yè)建設，促使科研成果轉(zhuǎn)化

9、為生產(chǎn)力產(chǎn)生積極的影響。因此，企業(yè)為了保證工作效率，應該建立檔案管理標準體系。2.3企業(yè)檔案管理質(zhì)量體系是全面質(zhì)量管理的內(nèi)涵之義。全面質(zhì)量管理是指以質(zhì)量為中心，以全員參與為基礎，目的是通過讓顧客滿意和本組織所有成員及社會受益而達到長期成功的一種管理途徑。檔案管理是企業(yè)管理中的一個重要環(huán)節(jié)，按照企業(yè)全面質(zhì)量管理的思想，以及質(zhì)量管理標準的要求，企業(yè)的檔案管理應當也必然要納入企業(yè)的質(zhì)量管理體系當中。企業(yè)檔案部門推行全面質(zhì)量管理的主要途徑就是實施標準，按照該系列標準的要求建立并實施檔案質(zhì)量管理體系。3企業(yè)檔案管理質(zhì)量體系的建設3.1以利用者的滿意度為目標。利用者如同“顧客”，顧客是接受產(chǎn)品和服務的對象

10、，顧客即是上帝。在檔案管理中如是。因此，檔案質(zhì)量管理應以利用者的滿意為目標，通過調(diào)查、研究檔案用戶群體的整體及個性需求及期望，整體需求如：檔案的真實性、可用性等，個性需求如利用檔案的內(nèi)容需求等。確保檔案質(zhì)量體系的建設能直接體現(xiàn)用戶群體的需求，滿足用戶的期望。確保利用者的需求與期望在整個檔案質(zhì)量管理體系中得到溝通，使檔案工作人員能及時了解利用者需求的內(nèi)容、細節(jié)和變化，并采取措施以滿足利用者的需求。3.2運用系統(tǒng)的管理方法。將相互關聯(lián)的過程作為系統(tǒng)加以確認、理解和管理，有助于提高組織目標實現(xiàn)的效果和效率。在檔案質(zhì)量管理過程中采用系統(tǒng)方法，就是將檔案從形成到銷毀的整個過程作為一個系統(tǒng)，對組成檔案管理系統(tǒng)的各個過程加以分析、確認、管理、控制，從而達到檔案高質(zhì)量管理的目標。檔案部門應運用系統(tǒng)的管理方法，采取積極措施建立檔案質(zhì)量管理體系。分析、控制、協(xié)調(diào)檔案質(zhì)量管理體系各過程的運行，并進行各階段的測量和評價，根據(jù)測量和評價結果來持續(xù)改進檔案質(zhì)量管理體系。3.3注重過程管理。過程管理是以目的為導向，將檔案形成及管理過程中所有相關的資源和活動進行管理。檔案形成即管理過程一般包括：（1）檔案管理的基礎：如人員結構、管理方法、設施、環(huán)境等。（2）檔案的形成者、形成單位的職責和權限；（3）檔案歸檔過程順序；（4）檔案管理運行的有效準則和方法。（