職位說明書的編制方法

1、職位說明書的制作方法1議 程n企業(yè)職能設(shè)計與職能分解n組織結(jié)構(gòu)設(shè)計與工作設(shè)計n工作分析：目標/內(nèi)容/程序/方法n職位說明書：重要性/用途/格式/編制n案例解析與摹擬演練2過程框圖職能設(shè)計職能設(shè)計根本職能根本職能 / 關(guān)鍵職能關(guān)鍵職能職能分解職能分解機構(gòu)設(shè)置機構(gòu)設(shè)置工作設(shè)計工作設(shè)計工作分析工作分析職位說明書職位說明書工作標準工作標準3職能設(shè)計n什么是職能設(shè)計？n 對企業(yè)的經(jīng)營和管理業(yè)務(wù)進行總體設(shè)計，確定企業(yè)應(yīng)當從事哪些生產(chǎn)經(jīng)營活動和管理業(yè)務(wù)，并規(guī)定其合理的結(jié)構(gòu)比例。n職能設(shè)計是企業(yè)組織設(shè)計的第一道“工序思想是：n 因事定機構(gòu) 因機構(gòu)配人員4職能設(shè)計的作用n使企業(yè)的戰(zhàn)略任務(wù)和經(jīng)營目標在管理組織上得

2、到落實n為企業(yè)管理組織的框架設(shè)計提供依據(jù)n管理組織的各個層次、部門、職務(wù)和崗位，只是企業(yè)各項職能和業(yè)務(wù)的載體。 n先有職能 才有結(jié)構(gòu)n不能先給病人吃藥，后診斷病情5職能設(shè)計的內(nèi)容n根本職能設(shè)計n關(guān)鍵職能設(shè)計n職能分解6根本職能設(shè)計n目的：對 人、財、物、信息等經(jīng)營資源 研、供、產(chǎn)、銷等經(jīng)營環(huán)節(jié)進行 系統(tǒng)、有效的管理。n參考國內(nèi)、國外較先進同類企業(yè)n應(yīng)考慮的權(quán)變因素： 環(huán)境 戰(zhàn)略 技術(shù) 規(guī)模n案例一：7某投資管理公司根本職能n經(jīng)營開展戰(zhàn)略n財務(wù)審計n投資管理n資產(chǎn)運營管理n人力資源n行政辦公n經(jīng)營方案n公關(guān)與宣傳8建筑公司的根本職能n采購管理：n設(shè)備管理：n本錢管理：n施工管理：n質(zhì)量管理：n平

3、安管理：9房地產(chǎn)開發(fā)公司n工程前期n資金n設(shè)計n市場分析與營銷籌劃n工程監(jiān)理n銷售10練習(xí)一n寫出你所在公司的根本職能11關(guān)鍵職能設(shè)計n各項職能磚瓦材料/構(gòu)件n關(guān)鍵職能承擔(dān)負荷量最大的構(gòu)件n關(guān)鍵職能應(yīng)配置在組織結(jié)構(gòu)中心地位12關(guān)鍵職能確實定n如何確定？由企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略決定n確定關(guān)鍵職能應(yīng)思考三個問題：n？為到達企業(yè)戰(zhàn)略目標，什么職能必須得到出色履行，取得優(yōu)異成績n？什么職能履行不佳，會使企業(yè)遭受嚴重損失，甚至危及企業(yè)生存n？對表達企業(yè)經(jīng)營宗旨具有重要價值的活動是什么13練習(xí)二n投資管理公司總部的關(guān)鍵職能？n你所在子公司的關(guān)鍵職能？n你所在部門的關(guān)鍵職能？14職能分解一n定義：將根本職能、關(guān)鍵職能

4、逐步分解 n 化為獨立、可操作的具體業(yè)務(wù)n目的：n將各項職能具體化 可執(zhí)行、可落實n 如：生產(chǎn)、營銷、財務(wù) 分解 具體業(yè)務(wù)n 分派 不同部門/人來負責(zé)n為后續(xù)組織設(shè)計工作提供前提條件n 部門劃分和組合；縱向：集權(quán)、分權(quán)；橫向：協(xié)調(diào)方式選擇；部門/崗位責(zé)任制；職務(wù)設(shè)計等15職能分解二n根本要求n業(yè)務(wù)活動的獨立性舉例n 不能把性質(zhì)不同的業(yè)務(wù)活動混合為一項活動n業(yè)務(wù)活動的可操作性舉例n防止重復(fù)和脫節(jié)舉例16職能分解三n職能分解的方法：逐級分解法 n一級職能-根本職能設(shè)計列出的職能n二級職能-為完成一級職能必須開展的n 幾方面管理工作n三級職能-由二級職能分解的具體業(yè)務(wù)n 活動 n案例二：某公司職能分

5、解例如17組織結(jié)構(gòu)設(shè)計n縱向組織結(jié)構(gòu)設(shè)計 管理層次/幅度；集權(quán)/分權(quán)；n橫向組織結(jié)構(gòu)設(shè)計 部門/專業(yè)分工；橫向協(xié)調(diào)方式；橫向制約機制n職責(zé)與權(quán)限設(shè)計18工作設(shè)計n方法： 1、事件流法：把相互密切關(guān)聯(lián)的事件或活動歸并在一起形成一個工作 2、歸類法：把性質(zhì)完全相同或相似的活動歸并在一起，形成一個工作 3、目標分解法：把一個部門職能的總體目標分解為各個分目標，以分目標為中心設(shè)定工作。n原那么：n1、相對獨立，防止工作關(guān)系復(fù)雜化。n2、工作結(jié)果易于衡量/考核n3、防止任務(wù)重疊、交叉n4、有一定的深度和廣度n5、相對穩(wěn)定，防止頻繁調(diào)整n6、防止資格要求過高，找不到適宜的人選19工作分析n工作分析職務(wù)分析

6、：是以工作為對象，觀察和分析其內(nèi)容、責(zé)任、特征、必要的資格條件等，將其結(jié)果載入工作說明書職位說明書，判斷與其他工作的性質(zhì)差異的過程。n為管理活動提供信息7Wn工作分析技術(shù)是現(xiàn)代人力資源管理的根本技術(shù)和核心技術(shù)20工作分析術(shù)語n任務(wù)：為到達某一特定目的所進行的一項活動。n職責(zé)：一個人擔(dān)負的一項或多項任務(wù)組成的活動。n職位：由特定人所擔(dān)負的一個或數(shù)個職責(zé)組成，=崗位n工作：由一組主要職責(zé)相似的職位所組成 工作=職務(wù)n工作簇：由兩個或兩個以上的相似的工作組成。n職業(yè)：由不同時間內(nèi)不同組織中的相似工作組成。21工作分析的目標n組織管理n人力決策n聘用管理n績效考核n人力資源開發(fā)n薪資管理n工作評價22

7、工作分析工程一n一般資料分析1.工作名稱： 2.工作代碼： 3.工作地點：n工作實體分析1.主要目的2.工作任務(wù)分析3.工作責(zé)任分析4.督導(dǎo)與組織關(guān)系5.工作量分析23工作分析工程二n工作環(huán)境分析n工作的物理環(huán)境n工作的平安環(huán)境n人際與社會環(huán)境n聘用備件n任職條件分析1.教育培訓(xùn)情況2.必備知識3.經(jīng) 驗4.心理素質(zhì)24工作分析設(shè)計n選擇有代表性、典型性的職位n確定工作分析工程和調(diào)查方法n制訂工作分析標準n 包括工作分析標準用語；工作分析工程標準n選擇信息來源：n 包括：任職人、管理者、客戶、工作分析人員、有關(guān)工作分析資料n選擇工作分析人員n 來源：參謀公司專家n 培訓(xùn)內(nèi)部人員25工作調(diào)查方法

8、n觀察法：n 運用感覺器官或其他工具，觀察特定對象的實際工作動作和工作方式，并以文字、圖表、圖象記錄下來n訪談法：n 與任職人員面對面談話來收集信息和數(shù)據(jù)n 訪談問題舉例n問卷法： 由任職人員填寫經(jīng)過特 別設(shè)計的調(diào)查問卷n方法選?。?三種調(diào)查方法各有利弊， 根據(jù)實際情況選擇使用。26工作分析工具職位問卷n職位問卷是收集工作信息的根本工具n職位問卷框架n根本資料姓名、性別、年齡、職稱、 部門、學(xué)歷、職務(wù)、直屬主管、職等、職級、入職日期n工作時間調(diào)查正常工作時間、休息 時間、加班時間、出差情況、工作均衡27v工作內(nèi)容調(diào)查工作目標、工作概要、工 作程度 工作事項、各事項占全部工作時間的百分比，工作權(quán)

9、限和結(jié)果v工作責(zé)任調(diào)查風(fēng)險控制責(zé)任、本錢控制責(zé)任、協(xié)調(diào)責(zé)任、指導(dǎo)監(jiān)督責(zé)任、組織管理責(zé)任、工作結(jié)果責(zé)任、決策范圍v任職資風(fēng)格查最低學(xué)歷要求、知識多樣性、熟練期、工作復(fù)雜性、工作經(jīng)驗、文字知識、數(shù)學(xué)知識、工作靈活性、綜合能力28v工作強度調(diào)查工作壓力、精力集中程度、體力要求、創(chuàng)新與開拓、工作緊張程度、工作均衡性v工作環(huán)境調(diào)查工作環(huán)境舒適性、工作環(huán)境危險性等v 問卷設(shè)計要點v問卷應(yīng)簡短、填寫起來簡單、方便v調(diào)查工程應(yīng)為具有操作性的具體問題v用語標準、準確、通俗易懂，不能模棱兩可v不能面面俱到，應(yīng)突出重點29問卷形式v開放式問卷v封閉式問卷v開放式與封閉式相結(jié)合工作問卷實例分析v開放式問卷實例v封閉式

10、問卷實例30工作說明書n又稱職務(wù)說明書，是根據(jù)工作分析得到的資料對工作的職務(wù)、條件以及責(zé)任的描述做成的正式文件。它的目的是在某些條件限制下確認工作的職責(zé)，并說明工作的范圍和內(nèi)容。n工作說明書是人力資源管理中最為重要的文件之一。31工作說明書的重要性n說明在公司內(nèi)誰應(yīng)該負責(zé)什么工作n有助于在職者了解該職位的責(zé)任n幫助管理階層分析并改進公司的組織結(jié)構(gòu)n作為職位評價、薪資調(diào)查以及建立薪資結(jié)構(gòu)的根底32工作說明書的用途n人力規(guī)劃n人員招聘及甄選n人員任用及配置n薪資調(diào)查n薪資結(jié)構(gòu)n員工培訓(xùn)與開展n職業(yè)規(guī)劃n工作評價n職位分類n績效評估n目標管理方案n工作流程分析n組織研究33工作說明書格式n依情況不同

11、而異，根本由五大局部構(gòu)成：n職位根本資料n主要目的n工作描述n工作環(huán)境n任職資格34職位根本資料n職位名稱n直屬主管n所屬部門n工資等級n工資標準n所轄人數(shù)n工作性質(zhì)n工作地點n職務(wù)分析日期n職務(wù)分析人35工作描述n工作概要：用簡練的語言說明工作的性質(zhì)、中心任務(wù)和責(zé)任n工作活動內(nèi)容：逐項說明工作活動內(nèi)容；各活動內(nèi)容所占時間百分比；活動內(nèi)容權(quán)限；執(zhí)行依據(jù)n工作職責(zé)：n工作結(jié)果：最好定量n工作關(guān)系：受誰監(jiān)督，監(jiān)督誰；此工作可晉升的職位、可轉(zhuǎn)換的職位以及可以升遷至此的職位；與哪些職位發(fā)生關(guān)系n運用設(shè)備和信息說明36任職資格n所需最低學(xué)歷n所需培訓(xùn)時間/科目n從事本職工作和其他相關(guān)工作的年限和經(jīng)驗n一般能力：如方案、協(xié)調(diào)、實施、組織、控制、領(lǐng)導(dǎo)、公關(guān)等及需求程度n興趣愛好n個性特征：如情緒穩(wěn)定性、責(zé)任心、外向/內(nèi)向、支配性、主動性等n職位所需的性別、年齡特征n體能：視力、聽力、反響、耐力、體力37工作環(huán)境n工作場所：室內(nèi)/室外/其他特殊場所n工作環(huán)境的危險性：發(fā)生可能性；傷害程度；發(fā)生頻率；原因n職業(yè)?。嚎赡苄?輕重程度等n工作時間特性：正常工作時間、加班時間n工作的均衡性：是否忙閑不均及經(jīng)常性程度n工作環(huán)境舒適程度：溫度、濕度、粉塵、噪聲等38編制根本要求n內(nèi)容可依據(jù)職務(wù)分析目標加以調(diào)整，可繁可簡n可以用表格形式，也可采用表達型見范例n使用淺顯易懂的文字，用語要明確，不要