公司報銷費用管理制度

1、xxx公司費用管理制度目的為進一步規(guī)范并完善xxx公司對費用的管理，針對其中一些費用（包括移動電話費、差旅費、招待費等）特制訂本費用管理制度。適用范圍本費用管理制度適用于xxx公司及分公司。審批原則1、原則上各級分管負(fù)責(zé)人（或上級）具有對直屬下級人員標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)費用的審批權(quán)。如直屬上級崗位空缺，可由更上一級領(lǐng)導(dǎo)審批。大額招待費一萬元（含）以上、傭金、超標(biāo)費用（超出規(guī)定限額的費用等）由董事長審批。各級負(fù)責(zé)人應(yīng)承擔(dān)對直屬下級費用的審批責(zé)任。2、原則上上級人員參與到業(yè)務(wù)活動中所發(fā)生的任何費用應(yīng)由上級人員支付并報銷。不允許下級人員支付并報銷上級人員的一切費用。杜絕管理人員自己花費自己審批的現(xiàn)象。管理費用：1

2、、移動電話費1.1適用范圍享受移動話費補貼的人員，在規(guī)定的報銷標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)報銷 ；各類人員自聘用之日起按規(guī)定享受對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)；除本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的能夠報銷個人話費的人員外，其他任何人員不得報銷個人話費。1.2 行政管理人員移動話費補貼標(biāo)準(zhǔn)序列適用職級月補貼限額1董事長、總經(jīng)理4002副總經(jīng)理、3003總監(jiān)、總工程師、總經(jīng)理助理2004部門經(jīng)理、副經(jīng)理1005主管、車間主任、806專員、值班長、司機501.3營銷、采購人員移動話費補貼標(biāo)準(zhǔn)序列適用職級月補貼限額1銷售、采購部經(jīng)理2002銷售、采購部副經(jīng)理、主管1503銷售、采購專員1001.4話費報銷各級人員實行限額報銷制（不報銷住宅電話費），多不報，少不補。核

3、報期限：按季度結(jié)報，當(dāng)年全年話費必須在次年第一季度內(nèi)結(jié)清，過期不得報銷。不實行話費定額報銷的員工出差期間的話費補助5元/天的通訊費，和其它差旅費一并結(jié)報。個人移動話費報銷程序：季度末個人憑有效票據(jù)，并且其費用在規(guī)定范圍內(nèi)。經(jīng)上級主管審核后直接到公司財務(wù)部核報。2、差旅費2.1適用范圍本制度所規(guī)定的差旅費適用公司除司機以外的所有人員。2.2出差審批程序2.2.1除公司司機以外的所有人員，出差前必須填寫“出差申請單”（見附件1），填制要求見出差申請單。原則上所有人員在申請單批準(zhǔn)后方可出差，否則，財務(wù)部門不予領(lǐng)用備用金和報銷。如遇特殊情況的，于出差后立即補辦手續(xù)，并說明理由。出差申請單是報銷時必備單

4、據(jù)之一，否則，財務(wù)不予報銷。國內(nèi)出差申請單的審批： 出差人員逐級上報審批最終報總經(jīng)理審批如遇緊急情況出差時，應(yīng)事先通過電話、手機短信或電子郵件通知上級，并得到確認(rèn)，事后要在3個工作日內(nèi)補辦手續(xù)，否則不予報銷相關(guān)費用。2.2.3 國內(nèi)出差原則上不予領(lǐng)用備用金。2.3國內(nèi)出差住宿費標(biāo)準(zhǔn)： 序列適用職級國內(nèi)住宿費控制標(biāo)準(zhǔn)（元）省會城市地級市及以下1董事長、總經(jīng)理5003002副總經(jīng)理、總監(jiān)、總工程師4003003總經(jīng)理助理、部門經(jīng)理、副經(jīng)理3002004主管、采購專員、銷售、行政人員、司機及其他人員260180說明：兩人以上一同出差應(yīng)本著合理、節(jié)約的原則安排房間，如果同住一個酒店人員的級別不同，則按

5、較高級別人員的報銷標(biāo)準(zhǔn)報銷。公司辦公室應(yīng)盡早簽訂各區(qū)域的協(xié)議酒店，出差人員應(yīng)盡可能住在公司所簽訂的協(xié)議酒店。2.4 國內(nèi)出差交通工具的規(guī)定董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理出差，可以乘坐飛機和軟臥；其他人員出差，若坐飛機、軟臥的，只能在不超過硬臥標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)據(jù)實報銷。乘坐火車硬座超過8個小時的，補貼硬座票價的50%。特殊情況需要乘坐飛機的須事先經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.5國內(nèi)出差的報銷規(guī)定出差天數(shù)的計算：出差時間超過8小時或白天超過半天的按一天計算。出差途中因病或遇意外災(zāi)害，或因工作實際需要延時的，必須電話聯(lián)系請示批準(zhǔn)延時，返回后及時辦理延長出差手續(xù)，否則不予報銷差旅費，并依情節(jié)輕重進行處罰。公司員工因公出差，伙食補

6、貼30元/天。副總經(jīng)理以上人員，公司沒有安排車輛出差的，可以報銷打的費，其他人員在出差地點的市內(nèi)交通費用標(biāo)準(zhǔn)30元/天，憑票據(jù)實報銷。每次出差結(jié)束后5個工作日內(nèi)辦理出差費用報銷手續(xù),須經(jīng)各級部門負(fù)責(zé)人及財務(wù)經(jīng)理審核后報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，予以報銷。如領(lǐng)用出差備用金的，應(yīng)于報銷時一次性還清。雖因公出差，但不需要在外就餐或不需要個人承擔(dān)餐費的（如集體活動，會議統(tǒng)一安排，旅游、參觀、會議等），不得享受出差補貼；在外固定話費一律不予報銷。2.6海外出差的報銷規(guī)定適用于公司各單位任何海外出差人員（副總經(jīng)理以上人員除外），原則上提前一個月申報“萬陽能源科技海外出差申請單（見附件2）”，經(jīng)銷售副總、總經(jīng)理批準(zhǔn)后

7、方能出差。出差辦理業(yè)務(wù)完結(jié)返回后，應(yīng)在兩星期之內(nèi)辦理報銷手續(xù)（沒有附 “萬陽能源科技海外出差申請單”的，財務(wù)部門拒絕報銷）。并應(yīng)附有“萬陽能源科技出差報告”（見附件3）差旅費在正常規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)的，實行實報實銷，由銷售副總、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可報銷。旅館及飛機票應(yīng)盡量提前預(yù)定（一個月為佳），使費用盡可能降低。差旅費開支標(biāo)準(zhǔn)：地區(qū)住宿標(biāo)準(zhǔn)（每人/每晚）伙食、交通費、通訊（每人/每天）單人住雙人住歐洲（歐元區(qū)）80歐元50歐元50歐元北美80美元55美元50美元新澳80美元55美元50美元東南亞65美元45美元25美元中東90美元70美元45美元非洲50美元50美元20美元南美、俄羅斯、歐洲（非歐元區(qū)）7

8、0美元40美元25美元東亞90美元60美元60美元港澳臺70美元50美元50美元報銷時所附票據(jù)都必須是合法、正規(guī)的；原則上飛機票應(yīng)是近期最低價票，火車票須是二等以下票據(jù)；話費報銷以skype形式，每次充值不高于10美元。Skype 的充值費以回復(fù)電郵為依據(jù)報銷。3、招待費3.1招待費用控制的原則 實行預(yù)算管理、總量控制的總原則，由辦公室集中管理。公司年初確定2011年招待費的控制總額及比例，年終考核控制總額年度預(yù)算總額（實際完成銷售/年度預(yù)算銷售額）。各部門應(yīng)提出月度招待費預(yù)算。各部門超過月度預(yù)算控制的招待費，不予報銷。3.2招待費用范圍招待費用范圍包括招待用餐、招待用煙、酒水、禮品及公關(guān)費用

9、等。3.3招待用餐的管理招待用餐應(yīng)本著節(jié)約的原則，嚴(yán)格控制在預(yù)算限度內(nèi)。對外來招待，原則上在公司指定餐廳就餐；并在辦公室進行登記，寫明招待對象及人數(shù)，不符合規(guī)定程序和手續(xù)的招待費用財務(wù)不予報銷。用餐申請：所有招待用餐必須填寫用餐申請單（作為報銷必備憑據(jù)之一），由部門經(jīng)理提出辦公室審核，報總經(jīng)理審批（異地可以通過電子郵件形式報批）。公司各部門內(nèi)部人員聚餐或部門之間相互請客費用（除總經(jīng)理特批的重大節(jié)日、活動，不得超過人均50元標(biāo)準(zhǔn)。）一律不予報銷。公司辦公室主任應(yīng)對業(yè)務(wù)招待費進行嚴(yán)格審核，并每月定期向總經(jīng)理匯報業(yè)務(wù)招待費使用情況。每次業(yè)務(wù)招待結(jié)束后辦理招待費報銷手續(xù),須經(jīng)各級部門負(fù)責(zé)人及財務(wù)經(jīng)理審

10、核后報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，予以報銷。對于公司外部招待及出差期間發(fā)生的招待費用，須填寫“萬陽能源科技招待費使用說明表”（參見附件4），報上級領(lǐng)導(dǎo)及辦公室審批。財務(wù)經(jīng)理有責(zé)任審查每月招待費用的總預(yù)算額度，如超出當(dāng)月總預(yù)算額度須報送總經(jīng)理審批。3.3.7報銷要求：招待費用發(fā)票，應(yīng)以：xxx公司為抬頭，禁止報銷“個人”抬頭的發(fā)票；同次發(fā)生的招待，發(fā)票的公司名稱應(yīng)一致，如以定額發(fā)票的方式，相同金額的定額發(fā)票號碼應(yīng)該連續(xù)。所有類型的招待發(fā)票應(yīng)附銀聯(lián)刷卡簽購單或消費明細(xì)清單，方能報銷。3.4招待用品的管理招待用品包括煙、酒、禮品、禮品卡（卷）等。招待用品的采購管理：由采購部根據(jù)辦公室的招待用品采購申請單采購要求

11、及時安排采購，其它部門不得自行采購，否則取得的發(fā)票不得入賬，財務(wù)不得付款(董事長、總經(jīng)理指定的臨時招待用品除外)。招待用品由辦公室集中存放、專人管理。各部門領(lǐng)用招待用品前應(yīng)填寫招待用品申請單，交部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后到辦公室進行領(lǐng)用，保管員應(yīng)按規(guī)定在招待用品出庫單上注明實際領(lǐng)用的物品準(zhǔn)確規(guī)格及數(shù)量，由領(lǐng)用人、保管員及辦公室負(fù)責(zé)人簽字。若領(lǐng)用的招待用品未用完的，應(yīng)及時將未用部分退還辦公室，并辦理退庫手續(xù)。辦公室每月末對各部門的招待用品使用情況進行匯總，并交公司財務(wù)部門確認(rèn)，財務(wù)部門根據(jù)領(lǐng)用清單，將相關(guān)費用核算到部門、人員。 xxx分公司招待用品不得可自行采購，需招待用品經(jīng)審批同意，辦公室確

12、認(rèn)價格數(shù)量后，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可以授權(quán)xxx分公司自行采購，但單次招待用品價值超過1000元的由采購部采購。財務(wù)經(jīng)理有責(zé)任審查每月招待費用的預(yù)算額度，如超出當(dāng)月預(yù)算額度須報送總經(jīng)理審批。3.5住房補貼公司為特聘人員提供住房，但租住房屋費用上限不超過1600每月（含稅），房屋其它費用由住房者自行承擔(dān)，房租由住房者每季度提供一次合法租房發(fā)票在財務(wù)報銷。3.6交通補貼xxx分公司工作人員交通補貼標(biāo)準(zhǔn)為200元/月/人。補貼以報銷方式按月度發(fā)放。報銷時必須提供合法的相應(yīng)金額的交通發(fā)票。吳江公司不享受交通補貼。3.7午餐補貼xxx公司全體人員正常上班均享受早中晚三餐標(biāo)準(zhǔn)2、5、5元用餐補貼（包括周六、日

13、上班）標(biāo)準(zhǔn)為5元/人/工作日。用餐補貼不發(fā)放個人在后勤部登記用餐，公司統(tǒng)一結(jié)算。吳江公司操作工及上夜班人員工作滿8小時后，（公司同意加班人員）每上班滿一小時補貼1元/人/小時。（司機除外）xxx分公司午餐補貼標(biāo)準(zhǔn)為15元/人/工作日，無加班補貼。3.8附則享受補貼待遇的人員必須由部門負(fù)責(zé)人提報，人力資源部經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)確認(rèn)實施。住房補貼費，交通補貼費報銷時必須提供等額合法租房、交通發(fā)票憑證方可。超出標(biāo)準(zhǔn)之外的費用由員工自己承擔(dān)。此通知自頒布之日起執(zhí)行，原制度同時廢止；本標(biāo)準(zhǔn)由辦公室、人力資源部和財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。 附件1：xxx公司國內(nèi)出差申請單申請日期： 年 月 日以下各欄在出差前由出差

14、人填制申請人 所屬部門職務(wù)出差人數(shù)目的地 交通工具差期自 年 月 日至 年 月 日 共計 天出差目的日程安排費用預(yù)算交通費用預(yù)算住宿費用預(yù)算特別費用預(yù)算招待費市內(nèi)交通及餐飲補助其他費用（請注明）合計實領(lǐng)備用金金額（大寫）萬 千 百元整部門經(jīng)理或直屬領(lǐng)導(dǎo)意見： 簽字： 日期：總經(jīng)理審批：以下各欄在出差回來后由出差人填制實際出差時間自 年 月 日至 年 月 日 共計 天實際發(fā)生費用超支部門負(fù)責(zé)人或直屬領(lǐng)導(dǎo)審核意見： 簽字： 日期：注：出差人請按照要求填寫此單，并作為報銷附件附件2：xxx公司海外出差申請單申請日期： 年 月 日申請人 所屬部門職務(wù)出差人數(shù)目的地（國家、城市） 交通工具差 期自 年

15、月 日至 年 月 日 共計 天出差事由及預(yù)期達到結(jié)果備用金內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)天數(shù)金 額（美元、歐元）機票費交通費住宿費伙食費雜費合計預(yù)計日程安排日 期接洽公司名稱接見人姓名預(yù)期結(jié)果部門經(jīng)理或直屬領(lǐng)導(dǎo)意見： 簽字： 日期：總經(jīng)理意見：簽字： 日期注：1、出差人請按照要求填寫此單，并作為領(lǐng)用備用金和報銷時的必備單據(jù)之一。2、出差事由應(yīng)詳細(xì)說明出差的原因以及要達到的結(jié)果。3、日程計劃安排應(yīng)詳細(xì)說明每天的工作安排，以每半天為單位，記錄工作內(nèi)容。附件3：xxx公司出差報告日期： 年 月 日報告人 所屬部門職 務(wù)出差人數(shù)目的地（國家、城市）交通工具實際差期自 年 月 日至 年 月 日 共計 天出差結(jié)果概述日程實際安排日 期接洽公司名稱接見人姓名實際會談情況是否達到預(yù)期結(jié)果實際發(fā)生的費用內(nèi)容公司標(biāo)準(zhǔn)天數(shù)標(biāo)準(zhǔn)金額實際發(fā)生額超支說明合計部門經(jīng)理或直屬領(lǐng)導(dǎo)意見： 簽字： 日期：總經(jīng)理意見：簽字： 日期注：1、出差人請按照要求填寫此單，與出差申請單一并作為報銷審批時的必備單據(jù)。2、出差結(jié)果概述應(yīng)簡要說明本次出差的結(jié)果，未達到預(yù)期結(jié)果的，請說明原因。若是專門進行海外市場考察、參加展銷會應(yīng)另附詳細(xì)的分析報告。3、日程安排應(yīng)詳細(xì)說明每天的工作安排，以每半天為單位，記錄工作內(nèi)容4、實際發(fā)生的費用與公司的相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)比較