【步驟一】啟動(dòng)計(jì)算機(jī)并確保該計(jì)算機(jī)已經(jīng)連入互聯(lián)

1、操作過(guò)程詳解一、登錄系統(tǒng)【步驟一】啟動(dòng)計(jì)算機(jī)，并確保該計(jì)算機(jī)已經(jīng)連入互聯(lián)網(wǎng)，鼠標(biāo)雙擊桌面IE瀏覽器圖標(biāo)，在“地址”欄中輸入檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)IP地址：202.113.96.254，點(diǎn)擊回車(chē)，進(jìn)入“天津師范大學(xué)檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)版” 登錄界面。如圖1所示。圖1【步驟二】在圖1中輸入“用戶(hù)名”和“密碼”，點(diǎn)擊“登錄”，進(jìn)入“天津師范大學(xué)檔案管理系統(tǒng)”。如圖2所示。圖2二、創(chuàng)建檔案【步驟一】點(diǎn)擊“創(chuàng)建新檔案”（如圖3所示），則會(huì)彈出歸檔者本部門(mén)信息，包括檔案名稱(chēng)，數(shù)量，部門(mén)，創(chuàng)建人，創(chuàng)建時(shí)間等內(nèi)容。點(diǎn)擊彈出信息中“檔案名稱(chēng)”（例如圖3中計(jì)算機(jī)與信息工程學(xué)院），進(jìn)入“編輯檔案信息主頁(yè)面”。圖3【步驟二】添

2、加文件。進(jìn)入“編輯檔案信息主頁(yè)面”后，點(diǎn)擊頁(yè)面左上角“添加文件”按鈕，如圖4所示。圖4【步驟三】在彈出文件著錄信息頁(yè)面中（如圖5所示），圖5歸檔人應(yīng)按照以下規(guī)則，輸入必要文件信息：1一級(jí)目錄：在“一級(jí)目錄”中輸入文件實(shí)際形成的年度。例如， 2006年形成的文件，2007年歸檔，因此，在“一級(jí)目錄”中輸入“2006”。2全宗號(hào)：全宗號(hào)輸入“2”；3. 案卷/盒號(hào)及館編件號(hào)：案卷或卷內(nèi)文件排列順序編號(hào)。小數(shù)點(diǎn)以前為案卷號(hào)，小數(shù)點(diǎn)后為卷內(nèi)文件號(hào)，如第三卷的第一份文件為“001”。同一案卷號(hào)下件號(hào)不能重復(fù)，也不應(yīng)有空號(hào)。例如1號(hào)案卷內(nèi)第一份文件編號(hào)為1.0001，第二份文件編號(hào)為1.0002，依此類(lèi)推

3、；2號(hào)案卷內(nèi)第一份文件編號(hào)為2.0001，第二份文件編號(hào)為2.0002，依此類(lèi)推；15號(hào)案卷內(nèi)第一份文件編號(hào)為15.0001，第二份文件編號(hào)為15.0002，依此類(lèi)推。4保管期：依據(jù)天津師范大學(xué)部門(mén)立卷類(lèi)目及保管期限確定保管期限并著錄。5密級(jí)：一般按文件形成時(shí)所定密級(jí)著錄，對(duì)已升、降、解密的，應(yīng)著錄新的密級(jí)。文件形成時(shí)沒(méi)有定密級(jí)的，應(yīng)著錄“內(nèi)部”。6正題名、 副題名：正題名一般指單份文件文首的題目。正題名照原文著錄。沒(méi)有題名的單份文件依據(jù)其內(nèi)容擬寫(xiě)題名，并加“”號(hào)。例：原文件題名為“通知”，新擬寫(xiě)題名為關(guān)于召開(kāi)天津師范大學(xué)教學(xué)工作會(huì)議的通知；有副題名的，按照原文著錄。7附注：凡內(nèi)容涉及干部任免

4、、市級(jí)以上獎(jiǎng)懲文件時(shí)，一般應(yīng)逐一錄入姓名。8第一責(zé)任者：第一責(zé)任者是指文件上列于首位的責(zé)任者。是指對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造，負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人。責(zé)任者只有一個(gè)時(shí)照原文著錄。責(zé)任者必須著錄全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)。如：“中國(guó)共產(chǎn)黨中央委員會(huì)”簡(jiǎn)稱(chēng)“中共中央”，“天津師范大學(xué)”簡(jiǎn)稱(chēng)“天津師大”，不能簡(jiǎn)稱(chēng)為“師大”或“本?！薄€(gè)人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時(shí)在姓名后著錄職務(wù)，并加“（）”號(hào)。如：靳潤(rùn)成（校長(zhǎng)）。9頁(yè)數(shù)：每份文件的總頁(yè)數(shù)。10文件時(shí)間：每份文件形成時(shí)間。例如2005年1月8日用“2005.”表示。11規(guī)格：分為A4、B5、A3、16開(kāi)等。12歸檔單位：為案卷或文件的整理和歸檔部門(mén)。13文號(hào)/圖號(hào)：是

5、文件制發(fā)過(guò)程中由制發(fā)機(jī)關(guān)編寫(xiě)的順序號(hào)，包括發(fā)文字號(hào)、圖號(hào)。文件編號(hào)照原文字和符號(hào)著錄。例：師大政發(fā)200616號(hào)。14出版項(xiàng)、獎(jiǎng)勵(lì)名稱(chēng)、獎(jiǎng)勵(lì)等級(jí)和獲獎(jiǎng)時(shí)間項(xiàng)：出版項(xiàng)：用于出版、教材類(lèi)等類(lèi)，一般照原文著錄。獎(jiǎng)勵(lì)名稱(chēng)、獎(jiǎng)勵(lì)等級(jí)和獲獎(jiǎng)時(shí)間：一般照原文著錄。15輸入員：是指檔案或文件信息的著錄者。【步驟四】所有信息輸入完后，點(diǎn)擊頁(yè)面左下角“添加”按鈕，如果信息添加成功，則會(huì)彈出顯示“添加案卷、文件完成！”對(duì)話框，如圖6所示，點(diǎn)擊“確定”，完成文件信息的添加。圖6此時(shí)，如果繼續(xù)添加文件，重復(fù)本步驟即可?！静襟E五】添加案卷。點(diǎn)擊“添加案卷”按鈕后，則會(huì)彈出案卷著錄信息頁(yè)面，如圖7所示。圖7其中，一級(jí)目錄、

6、全宗號(hào)、保管期、密級(jí)、歸檔單位、輸入員六個(gè)項(xiàng)目與添加文件著錄規(guī)則一致。1案卷/盒號(hào)及館編件號(hào)：案卷號(hào)為每一案卷的順序號(hào)。2題名：題名即案卷的標(biāo)題，是用最簡(jiǎn)潔的文字，全面、準(zhǔn)確、具體地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容，其結(jié)構(gòu)一般包括卷內(nèi)文件的主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱(chēng)（文種），特定時(shí)間的案卷可加上年度。例1，教育部、市政府、市教委關(guān)于對(duì)天津師大新校區(qū)建設(shè)、人文社科重點(diǎn)基地專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)及新增本科專(zhuān)業(yè)、精品課申報(bào)的請(qǐng)示與批復(fù)。例2，天津師大文學(xué)院2006屆漢語(yǔ)言文學(xué)專(zhuān)業(yè)本科學(xué)生成績(jī)表及入學(xué)登記表。3頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)卷內(nèi)文件總頁(yè)數(shù)。4文件時(shí)間：填寫(xiě)卷內(nèi)文件起止時(shí)間，起止時(shí)間之間用“-”連接。5歸檔份數(shù)：卷內(nèi)文件總件數(shù)?！静襟E六】

7、所有信息輸入完后，點(diǎn)擊頁(yè)面左下角“添加”按鈕，如果信息添加成功，則會(huì)彈出顯示“添加案卷、文件完成！”的對(duì)話框，如圖8所示，點(diǎn)擊“確定”，完成案卷信息的添加。圖8此時(shí)，如果繼續(xù)添加案卷，重復(fù)本步驟即可。三、修改案卷、文件立卷人添加完案卷或文件后，如果想對(duì)已添加的案卷或文件進(jìn)行修改，則可點(diǎn)擊頁(yè)面上想要進(jìn)行修改的文件或案卷。圖9例如，我們想對(duì)圖9中第一個(gè)案卷進(jìn)行修改，則將鼠標(biāo)指向該案卷的“題名”處，并點(diǎn)擊，則會(huì)彈出案卷著錄信息頁(yè)面，如圖10所示，此時(shí)我們可以對(duì)該案卷的信息進(jìn)行修改。修改完畢后，點(diǎn)擊頁(yè)面左下角“保存”按鈕，完成對(duì)案卷的修改。對(duì)文件的修改與此步驟相同。圖10四、電子文件全文、圖像及多媒體

8、信息的上傳該系統(tǒng)還提供了電子文件電子全文、圖像及多媒體信息的上傳功能，并支持多媒體信息的在線播放?！静襟E一】例如，我們想上傳電子文件電子全文、圖像及多媒體信息到圖11中的文件一，可以將鼠標(biāo)指向該案卷的“題名”處，并點(diǎn)擊。圖11在彈出的文件著錄信息頁(yè)面下方，可以通過(guò)點(diǎn)擊“全文”、“圖像”、“視頻、音頻”按鈕，分別進(jìn)行添加，如圖12所示。圖12【步驟二】電子文件上傳點(diǎn)擊“全文”按鈕，在彈出的頁(yè)面中，我們既可以通過(guò)在全文輸入框中輸入全文的方式，也可以通過(guò)瀏覽電子文件地址的方式，上傳電子文件，如圖13所示。圖13特別要注意，當(dāng)通過(guò)瀏覽電子文件地址的方式上傳時(shí)，首先要下載“電子文件上傳插件”（圖13中橢

9、圓線）。所要上傳的電子文件可以是Word，Excel，PDF，Html，txt等格式。在電子文件的上傳中，我們利用第二種方式對(duì)電子文件進(jìn)行上傳，點(diǎn)擊圖14中的“瀏覽”按鈕，并在選擇要上傳的電子文件（即與紙質(zhì)文件相對(duì)應(yīng)的電子文件），填寫(xiě)文件題名后點(diǎn)擊“上傳”按鈕。圖14電子文件被上傳后如圖15，可以通過(guò)點(diǎn)擊“瀏覽”圖標(biāo)來(lái)瀏覽該上傳的電子文件，格式圖標(biāo)會(huì)根據(jù)上傳后的電子文件格式相對(duì)應(yīng)的自動(dòng)更新。圖15點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)換”按鈕可以將Word、Excel文檔轉(zhuǎn)化成不可編輯、只可閱讀的PDF格式的電子文件。由于Word、Excel文檔是可以直接編輯的文件，而PDF文件是不可修改的，所以處于信息安全的角度，建議上

10、傳的電子文件要通過(guò)電子“轉(zhuǎn)換”按鈕將電子文件轉(zhuǎn)換成PDF文件?！疤崛?nèi)容”對(duì)于電子檔案有著很重要的意義，對(duì)于沒(méi)有提取內(nèi)容的電子文件，利用者是無(wú)法通過(guò)檢索全文中的關(guān)鍵字來(lái)檢索到這個(gè)電子文件的，而做了“提取內(nèi)容”這一操作后，查詢(xún)時(shí)，當(dāng)輸入的檢索詞在全文中出現(xiàn)了，這個(gè)電子文件將會(huì)被檢索出來(lái)。點(diǎn)擊“提取內(nèi)容”圖標(biāo)，稍等幾秒后點(diǎn)擊“刷新”按鈕，電子文件的全文內(nèi)容（不含圖片）將會(huì)出現(xiàn)在上面的全文輸入框中，如圖16圖16【步驟三】照片檔案的上傳首先，將照片檔案作為一個(gè)案卷，將每張照片作為文件，著錄到系統(tǒng)中如圖17圖17點(diǎn)擊圖15-4中的“2009年教學(xué)工作會(huì)議大會(huì)會(huì)場(chǎng)”這一文件的“圖像”圖標(biāo)添加它所對(duì)應(yīng)的電

11、子照片。如圖18圖18點(diǎn)擊圖18中的“瀏覽”按鈕，選擇要上傳的電子照片，并填寫(xiě)圖像名稱(chēng)，點(diǎn)擊“上傳”按鈕后，可以看到電子照片已經(jīng)被上傳成功了，通過(guò)點(diǎn)擊“預(yù)覽圖像”可以預(yù)覽照片。將該卷中其他文件對(duì)應(yīng)的照片添加到系統(tǒng)中，重復(fù)上面的操作。多媒體信息的上傳與電子文件上傳的方法類(lèi)似，因此就不再進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明。五、打印目錄在對(duì)案卷及文件信息進(jìn)行輸入后，應(yīng)及時(shí)對(duì)案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄進(jìn)行打印。【步驟一】點(diǎn)擊圖19中“打印所有”按鈕，圖19則會(huì)彈出“目錄打印”頁(yè)面，如圖20所示圖20【步驟二】本系統(tǒng)的目錄打印功能非常強(qiáng)大，提供了目錄類(lèi)型、打印范圍、序號(hào)、外框、顯示文字、頁(yè)面設(shè)置等多個(gè)自定義項(xiàng)目，立檔人可以對(duì)所要

12、打印的目錄進(jìn)行十分詳細(xì)的設(shè)置，以滿足各種不同的需要。在設(shè)置完畢后，可以通過(guò)打印預(yù)覽，來(lái)確定目錄是否符合需要，或者通過(guò)導(dǎo)出到Excel的方式，對(duì)目錄進(jìn)行存儲(chǔ)或進(jìn)一步的修改。六、文件查詢(xún)本系統(tǒng)提供了兩種查詢(xún)方式，一種是表內(nèi)查詢(xún)，另一種是綜合查詢(xún)。【步驟一】表內(nèi)查詢(xún)點(diǎn)擊主頁(yè)面左側(cè)“表內(nèi)查詢(xún)”，如圖21所示。圖21此時(shí)，可以輸入檢索條件，并通過(guò)對(duì)查詢(xún)方式、查尋范圍、以及查詢(xún)類(lèi)型的限制，提高檢索效率。圖22中被橢圓線標(biāo)出的按鈕為“開(kāi)始檢索”按鈕。圖22【步驟二】綜合查詢(xún)點(diǎn)擊主頁(yè)面上方“綜合查詢(xún)”按鈕，如圖23所示。圖23在圖24顯示的綜合查詢(xún)頁(yè)面中，我們可以限定檢索條件，以得到更為準(zhǔn)確的檢索結(jié)果。圖24

13、【步驟三】查詢(xún)檔案點(diǎn)擊主頁(yè)面上方“登錄系統(tǒng)”按鈕，如圖25所示。圖25七、個(gè)人信息修改點(diǎn)擊主頁(yè)面上方“系統(tǒng)設(shè)置”對(duì)立卷者個(gè)人信息進(jìn)行修改。如圖26所示。這里需要特別提醒的是，當(dāng)每個(gè)立卷人首次登陸本系統(tǒng)時(shí)，建議首先對(duì)登陸密碼進(jìn)行修改，以保證立卷人對(duì)該系統(tǒng)的正常、安全使用。圖26附：天津師范大學(xué)檔案著錄規(guī)則（試行）在操作過(guò)程中，如果遇到問(wèn)題，可以及時(shí)與檔案館工作人員進(jìn)行聯(lián)系。聯(lián)系人：楊文剛聯(lián)系電話：23540037（小號(hào)：2743）天津師范大學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)補(bǔ)充說(shuō)明天津師范大學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)經(jīng)過(guò)全校各部門(mén)近兩個(gè)月的使用，普遍反應(yīng)良好，而提出的問(wèn)題主要有兩點(diǎn)：一是有些用戶(hù)無(wú)法進(jìn)行打印預(yù)覽；二是有些用戶(hù)在打印卷內(nèi)目錄時(shí)，打印出每份文件的頁(yè)碼，是文件頁(yè)數(shù)而不是頁(yè)次。針對(duì)以上兩個(gè)問(wèn)題的解決方法如下：一、安裝打印預(yù)覽插件?！静襟E一】打開(kāi)瀏覽器，點(diǎn)擊“工具”“Internet選項(xiàng)”。如圖1所示。圖1【步