商務(wù)接待手冊

1、某公司商務(wù)接待手冊（草案）辦公室X年X月X日一、總則1、為規(guī)范公司商務(wù)接待活動，在保證商務(wù)接待效果的前提下，加強商務(wù)接待費用控制，特制訂本手冊。2、商務(wù)接待工作是公司重要的對外窗口之一，參加接待的工作人員要遵守紀(jì)律，有禮有節(jié)、熱情大方，樹立公司的良好形象。3、本手冊規(guī)定了公司商務(wù)接待的管理職能、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核，適用于公司的全部商務(wù)接待活動的管理。二、管理職能公關(guān)部是公司接待工作的管理部門，公司商務(wù)接待以及宴請用餐等均由公關(guān)部統(tǒng)一安排。三、商務(wù)接待工作原則1、對等接待、各負(fù)其責(zé)、相互配合的原則。商務(wù)接待工作涉及面廣，必須堅持重點、兼顧一股，按照對等接待、各負(fù)其責(zé)、相互配合的原則，上下

2、一致，齊心協(xié)力，共同做好接待工作。2、規(guī)范高效、安全節(jié)儉、服務(wù)一流的原則。商務(wù)接待工作應(yīng)規(guī)范服務(wù)，提高辦事效率、熱情周到，視客情適度接待，提倡節(jié)儉，反對浪費，注重思想情感交流，不推諉扯皮，不應(yīng)付拖拉。3、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算管理、嚴(yán)格控制的原則。按照公司商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)，對各項商務(wù)接待費用實行預(yù)算管理，由公關(guān)部負(fù)責(zé)人根據(jù)核定的預(yù)算嚴(yán)格控制使用，商務(wù)接待費用原則上不得超過限額，如需追加預(yù)算，由管理中心另行審批四、接待職責(zé)分工1、接待工作是公司窗口式工作，對于塑造企業(yè)良好形象、實現(xiàn)公司經(jīng)營目標(biāo)，具有十分重要的意義。各相關(guān)部門及人員必須高度重視且規(guī)范行為。2、接待內(nèi)容包括：迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介

3、紹及招待服務(wù)等。分工如下：公關(guān)部：提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準(zhǔn)備，負(fù)責(zé)接待服務(wù)并陪同洽談及參觀介紹。前臺秘書或總裁秘書：負(fù)責(zé)來客引入及會議室的環(huán)境保持。商務(wù)接待秘書：提供信息溝通保障及調(diào)度控制和來客記錄，安排來賓行程、食宿等。商務(wù)接口部門：負(fù)責(zé)接待洽談并陪同始終。3、公關(guān)部主任對接待工作負(fù)有全面責(zé)任。五、商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)公司商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)來訪者的人員級別及訪問目的不同，適用不同標(biāo)準(zhǔn)。主要劃分為4個級別：普通接待、中級接待、高級接待、特殊接待。1、普通接待項目名稱說明適合人群普通商務(wù)類考察人員、技術(shù)人員、設(shè)計師、供應(yīng)商中層管理者以下人員等；交通標(biāo)準(zhǔn)按對方人員要求協(xié)助訂購，公司不負(fù)擔(dān)費用；住

4、宿標(biāo)準(zhǔn)按對方人員要求，公司/、負(fù)擔(dān)住宿費用；餐飲標(biāo)準(zhǔn)簡餐消費控制在？20_元/人以下，宴請消費控制在?50元/人以下；接待陪同人員接口業(yè)務(wù)人員、部門主管；接待車輛商務(wù)車或出租車；其他接待1、公司會議室布置投影機、白板、飲品（飲用水、茶、咖啡）；2、必要時于來賓臨行時贈送紀(jì)念品，消費控制在?50元/人以下。備注2、中級接待項目名稱說明適合人員企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、地方廣電人員、地方廣電部門經(jīng)理等；交通標(biāo)準(zhǔn)按對方人員要求協(xié)助訂購，公司不負(fù)擔(dān)費用；住宿標(biāo)準(zhǔn)按對方人員要求，公司不負(fù)擔(dān)費用；餐飲標(biāo)準(zhǔn)簡餐消費控制在?50元/人以下,宴請消費控制在?100元/人以下；接待陪同人員接口業(yè)務(wù)人員、部門主管、主管副總；接待車

5、輛公司轎車、司務(wù)車或出租車；其他接待1、必要時制作來賓接待手冊；2、公司會議室布置公司介紹PPT、宣傳資料、文件袋（信箋紙、筆）、飲品（飲用水、茶、咖啡）、香煙、煙具；3、可安排來賓到本地主要景點游玩或娛樂；4、必要時于來賓臨行時贈送紀(jì)念品，消費控制在?500元/人以下。備注3、高級接待項目名稱說明適合人員合作地區(qū)廣電領(lǐng)導(dǎo)、行業(yè)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)、公司特邀人員等；交通標(biāo)準(zhǔn)按對方人員要求訂購，公司不負(fù)擔(dān)費用；住宿標(biāo)準(zhǔn)住宿標(biāo)準(zhǔn)三星級以上酒店，公司負(fù)擔(dān)費用；餐飲標(biāo)準(zhǔn)簡餐便消費控制在？100元/人以下，宴請消費控制在？200元/人以下；接待陪同人員接口業(yè)務(wù)人員、部門主管、主管副總、總裁；必要時安排董事長、股

6、東；接待車輛公司轎車或租用專車；其他接待1、制作來賓接待手冊，必要時安排酒店房間內(nèi)布置迎賓卡、鮮花、水果；2、公司顯著位置布置迎賓條幅等；3、公司會議室布置公司介紹PPT、宣傳資料、文件袋（筆記本、筆）、飲品（瓶裝飲用水、茶、咖啡）、鮮花、水果、香煙、煙具等；4、安排公司領(lǐng)導(dǎo)與來賓合影并制作相框；必要時安排會談記錄、*首、攝杉、攝像；5、安排來賓到本地主要景點游玩或娛樂；6、必要時于來賓臨行時贈送紀(jì)念品，消費控制在?500元/人以下。備注4、特殊接待項目名稱說明適合人員主要行業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)、地方行政領(lǐng)導(dǎo)、公司特邀領(lǐng)導(dǎo)、其他特殊人員等；交通標(biāo)準(zhǔn)按對方人員要求訂購，公司可負(fù)擔(dān)費用；住宿標(biāo)準(zhǔn)住宿標(biāo)準(zhǔn)四星

7、級以上酒店，公司負(fù)擔(dān)費用；餐飲標(biāo)準(zhǔn)不設(shè)定具體標(biāo)準(zhǔn)；接待陪同人員接口業(yè)務(wù)部門主管、公司副總、總裁、董事長必要時安排董事長、股東；接待車輛公司高級轎車或租用高級專車；其他接待1、制作來賓接待手冊，酒店房間內(nèi)布置迎賓卡、鮮花、水果；2、公司顯著位置布置迎賓條幅等；3、公司會議室布置公司介紹PPT、宣傳資料、文件袋（筆記本、筆）、飲品（根據(jù)來賓喜好安排）、鮮花、水果、香煙、煙具等；4、安排公司領(lǐng)導(dǎo)與來賓合影并制作相框，全程安排會談記錄、錄音、攝影、攝像；5、公司安排來賓到本地主要景點游玩或娛樂；6、于來賓臨行時贈送紀(jì)念品，不設(shè)定具體標(biāo)準(zhǔn)。備注六、商務(wù)接待流程1、商務(wù)接待的申請與審批各部門實施商務(wù)接待前

8、，應(yīng)填寫商務(wù)接待申請表，經(jīng)部門主管審核，主管副總裁審批后,報管理中心商務(wù)接待秘書申請安排接待；申請部門在商務(wù)接待申請表內(nèi)應(yīng)明確來賓人數(shù)、級別、接待時間、接待事由、接待負(fù)責(zé)人等信息及相關(guān)接待要求建議;公司高層領(lǐng)導(dǎo)的商務(wù)接待活動，由其助理、秘書填寫商務(wù)接待申請，并作為接待負(fù)責(zé)人;商務(wù)接待秘書接到商務(wù)接待申請表后，應(yīng)根據(jù)公司商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)進行商務(wù)接待行程設(shè)計并核定接待預(yù)算后，填寫接待行程安排表，反饋至接待申請部門確認(rèn)；經(jīng)申請部門確認(rèn)后的接待行程安排表，按接待標(biāo)準(zhǔn)進行審批，審批層級如下：接待標(biāo)準(zhǔn)管理中心主任審核分管副總審批執(zhí)行副總裁審批總裁審批普通接待VV中級接待VVV高級接待VVV特殊接待VVVV如接

9、待申請部門要求部分或全面超標(biāo)準(zhǔn)接待，接待行程安排表應(yīng)按照相應(yīng)接待標(biāo)準(zhǔn)進行審批；商務(wù)接待秘書將獲批后的接待行程安排表報公司財務(wù)部，作為預(yù)支、報銷接待費用的預(yù)算憑證。2、商務(wù)接待的實施商務(wù)接待秘書依據(jù)獲批的接待行程安排表，落實各項接待安排的責(zé)任人及物品置辦；商務(wù)接待秘書將接待行程安排表副本發(fā)至申請部門接待負(fù)責(zé)人，以及接待活動相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便合理安排時間；商務(wù)接待秘書依據(jù)接待行程安排，協(xié)調(diào)接待負(fù)責(zé)人和公司車輛或租用車輛的時間安排；商務(wù)接待秘書依據(jù)接待行程安排，制作來賓接待手冊，交由接待負(fù)責(zé)人，送至來賓；接待負(fù)責(zé)人或公司，應(yīng)根據(jù)接待行程安排，前往車站、機場接送來賓，并陪同來賓辦理入住、結(jié)算手續(xù)；如接待負(fù)

10、責(zé)人無法陪同，可由商務(wù)接待秘書或司機代為行使接待負(fù)責(zé)人職責(zé)；接待負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行接待行程安排，保證各項接待活動的有序銜接；公司領(lǐng)導(dǎo)與來賓合影后，由商務(wù)接待秘書將照片制成相框，交由接待負(fù)責(zé)人送達(dá)來賓，留作紀(jì)念；來賓送行后，接待負(fù)責(zé)人應(yīng)適時致電來賓，在致以問候的同時了解來賓對公司各方面的意見，以及對公司接待安排的滿意度，并及時填寫商務(wù)接待總結(jié)報告，以便公司進行改進3、商務(wù)接待行程的變更商務(wù)接待過程，如來賓要求對行程安排進行調(diào)整，現(xiàn)場陪同人員（接待負(fù)責(zé)人、司機及其他陪同人員）應(yīng)及時將調(diào)整意見通知商務(wù)接待秘書；商務(wù)接待秘書收到行程調(diào)整意見后，應(yīng)立即對接待行程安排表進行調(diào)整；如行程調(diào)整僅限時間安排調(diào)整，

11、商務(wù)接待秘書應(yīng)將調(diào)整后的接待行程安排表報管理中心主任審批后執(zhí)行，并將接待行程安排表副本發(fā)至相關(guān)人員；如行程調(diào)整導(dǎo)致預(yù)算增加，商務(wù)接待秘書應(yīng)將調(diào)整后的接待行程安排表按審批流程重新進行審批后方可執(zhí)行，并替換原接待行程安排表正、副本；商務(wù)接待秘書應(yīng)根據(jù)調(diào)整后的行程安排，重新制作來賓接待手冊，并送至來賓。七、費用報銷1、商務(wù)接待結(jié)束后，參與接待人員應(yīng)在5天內(nèi)將相關(guān)票據(jù)全部交至商務(wù)接待秘書，統(tǒng)一辦理報銷手續(xù)，無故超過30天未提供票據(jù)的，不再予以報銷，由財務(wù)部由責(zé)任人的工資中扣回預(yù)支費用；2、實際發(fā)生費用在已獲批預(yù)算額度內(nèi)的，由商務(wù)接待秘書持發(fā)票至財務(wù)部報銷；3、實際發(fā)生費用超出獲批預(yù)算額度的，由責(zé)任人填

12、寫費用超額審批表說明超額原因，按照商務(wù)接待審批權(quán)限進行審批，獲批后方可報銷；八、商務(wù)接待過程要求1、接待人員須嚴(yán)格遵守公司相關(guān)規(guī)定，不準(zhǔn)有任何越格行為發(fā)生；2、商務(wù)接待秘書于接待進行時，須密切注視接待動態(tài)，做好控制指揮工作，保證規(guī)范進行。3、接待過程中遇有來賓提出辦理限制事宜，須婉言解釋。4、接待環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)物品擺放整齊，且表面無灰塵；地面干凈無臟物，空氣流通清新；室溫適度，燈光合適，電視調(diào)好；備品齊全5、公司參觀規(guī)定安排來賓參觀公司，須報公關(guān)部主任批準(zhǔn)；參觀介紹以商務(wù)接待秘書為主，接待部門配合；參觀過程中，原則上介紹者在來賓前，接待負(fù)責(zé)人在來賓后；參觀所到之處，作業(yè)人員須集中精力做事，不得東張西

13、望，更不許與參觀人員交談，如有必要可禮貌示意。6、接待禮儀要求參與商務(wù)接待人員應(yīng)著正裝，舉止禮貌；接待人員到車站、機場迎接來賓，應(yīng)提前1020分鐘到達(dá)，恭候來賓到達(dá)，對不熟悉的來賓應(yīng)事先準(zhǔn)備迎接牌，注明單位名稱和來賓稱謂；接到來賓后，接待人員應(yīng)主動向來賓致以問候，并主動幫助來賓提取行李；到達(dá)住宿地點后，接待人員應(yīng)主動協(xié)助來賓辦理入住手續(xù)，并提行李送至房間；接待人員到車站、機場送行，應(yīng)根據(jù)航班、列車時刻合理提前到達(dá)，主動幫助來賓拿取、托運行李，辦理相關(guān)手續(xù)；九、附則1、本手冊為公司商務(wù)接待的規(guī)范性文件，各部門應(yīng)嚴(yán)格參照執(zhí)行；2、各子公司應(yīng)參照本手冊開展商務(wù)接待活動；3、本手冊由公關(guān)部依據(jù)實際情況

14、變化，不定期進行修訂；4、本手冊由公關(guān)部附則最終解釋；5、本手冊于2010年2月25日起執(zhí)行。十、備注除有特殊說明外，本制度適用范圍為集團各部門，子公司可參照執(zhí)行。子公司與集團公司發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系時，以尊重集團公司制度為執(zhí)行原則。某公司幾年幾月商務(wù)接待申請表申請部門：負(fù)責(zé)人：1、客人信息：姓名單位職務(wù)電話2、接待時間：年月日至年月日共日3、接待事由：4、洽談參加人員：5、陪同人員：6、招待項目：交通口住宿口宴請口娛樂口游覽其它：7、其它要求：部門主管簽字：日期：分管副總裁簽字：日期：接待行程安排表接待部門：接待負(fù)責(zé)人：制表人：日期/時間接待事項主講/陪同其它參加部門地點第一天(月日)第二天（月日）

15、第三天（月日）配合內(nèi)容清單:配合項目時間配合內(nèi)容責(zé)任人部門招待費用預(yù)算：交通：住宿：口宴請：娛樂等：合計：接待部門確認(rèn)簽字：日期：公關(guān)部主任簽字：日期：主管副總裁簽字：日期：執(zhí)行副總裁簽字：日期：公司總裁簽字：日期：商務(wù)招待費用超額審批表申請部門：負(fù)責(zé)人：1、招待對象:2、招待時間：年_月_日至年_月_日3、招待事由：4、獲批招待費用預(yù)算：交通：住宿：口宴請：娛樂等：合計：5、實際招待費用情況：交通：住宿：口宴請：娛樂等：合計：超額：超額原因說明：接待部門簽字：日期：公關(guān)部主任簽字：日期：主管副總裁簽字：日期：執(zhí)行副總裁簽字：日期：公司總裁簽字：日期：來訪接待總結(jié)報告接待項目：一、來訪目的：口選型口參觀口簽合同口合作順訪口游玩口其它（）二、接待總結(jié)：1、接待情況：2、效果總結(jié)：3、后續(xù)工作:4、費用總結(jié):預(yù)算實際超標(biāo)