技術(shù)文件發(fā)放回收、保管管理規(guī)定

1、文件控制程序（黒體四號）版本Versions: 1.0日期Date: 文件號小四號Page 9 / of 9修訂履歷Document modification record修訂日期Revision date版本Versions修訂內(nèi)容Revision content修訂人Revised by部門Established Dept.制訂Prepared by審核Checked by批準(zhǔn)Approved by發(fā)布部門Release Dept.實(shí)施日期ImplementedDate品管部品管部1目的 Purpose規(guī)定了技術(shù)文件管理職責(zé)、版本控制、發(fā)放、收回、保密等管理要求。2范圍 Scope適用于公

2、司技術(shù)文件發(fā)放、收回與保密管理。3 術(shù)語和定義 Terms and definitions下列術(shù)語和定義適用于本規(guī)定3。1技術(shù)文件企業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件、產(chǎn)品工藝文件、FMEA、控制計(jì)劃以及其它技術(shù)文件。3.2有效版本技術(shù)文件符合審批程序并蓋有紅色印章的最新版本的技術(shù)文件3。3新品試制階段技術(shù)文件指在新品試制階段使用的設(shè)計(jì)文件和工藝文件。3。4小批量試產(chǎn)階段技術(shù)文件指產(chǎn)品進(jìn)入小批量生產(chǎn)時使用的設(shè)計(jì)文件和工藝文件4 職責(zé)和權(quán)限 Responsibility and authority4。1技術(shù)部4。1。1負(fù)責(zé)技術(shù)文件登記、歸檔、流轉(zhuǎn)和保管等日常管理工作.4.1。2負(fù)責(zé)確定文件發(fā)放種類和數(shù)量，

3、發(fā)放至生產(chǎn)部門、品管部的技術(shù)文件均需過塑后下發(fā)。4.1。3對下發(fā)到各部門技術(shù)文件的管理情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，對違反本規(guī)定的責(zé)任人進(jìn)行處罰.4.1。4技術(shù)文件的歸檔、登記、流轉(zhuǎn)、使用與管理按技術(shù)文件管理規(guī)定執(zhí)行.4。2使用部門4.2.1應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的管理,建立必要的登記賬目，格式參考附錄G。4。2。2負(fù)責(zé)技術(shù)文件的登記、流轉(zhuǎn)、保管、使用與管理等工作。5 流程圖 Flow diagram5。1輸入：體系標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品開發(fā)、日常工作等引出的文件資料的需求。5.2流程圖僅限管理文件（技術(shù)文件及行政文件參考相關(guān)規(guī)定執(zhí)行）流程 Processes責(zé)任Responsibility說明Explain輸出O

4、utput制/修訂部門、品管部體系管理員體系標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品開發(fā)、日常工作等引出的文件資料的需求。文件制訂/更改通知單制/修訂部門技術(shù)文件參考技術(shù)文件管理規(guī)定，行政文件參考行政文件管理規(guī)定,文件應(yīng)包含總部的要求。文件草案NoYes歸口領(lǐng)導(dǎo)審核對文件內(nèi)容的適用性等進(jìn)行確認(rèn)。如果需要再修改，返回流程2執(zhí)行內(nèi)部郵箱管理者代表會簽，如果有問題，返回流程2執(zhí)行。OA流程N(yùn)oYes4批準(zhǔn)總經(jīng)理文件批準(zhǔn).如果需要再修改，返回流程2執(zhí)行.內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)5發(fā)布/分發(fā)品管部體系管理員管理體系文件以紙質(zhì)方式發(fā)布，發(fā)布時將PDF文檔發(fā)內(nèi)部郵箱給各部門領(lǐng)導(dǎo).內(nèi)部郵箱6實(shí)施前培訓(xùn)從事行政部對使用、關(guān)聯(lián)部門人員進(jìn)行教育培訓(xùn)/7實(shí)施品管

5、部體系管理員/文件使用人所有使用、關(guān)聯(lián)部門根據(jù)文件的規(guī)定或要求執(zhí)行。/YesNo8修訂品管部體系管理員文件制訂部門確認(rèn)文件是否適用及修改,如果需要修改，按流程2執(zhí)行文件制訂/更改通知單內(nèi)部郵箱9管理及維護(hù)品管部體系管理員對公司共享文件夾文件進(jìn)行管理,所有打印的紙質(zhì)文件,由接收部門自行管理./6、內(nèi)容和要求 Contents and demands5。1技術(shù)文件有效版本控制5.1.1經(jīng)鑒定產(chǎn)品的技術(shù)文件5。1。1。1企業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)復(fù)印件：在封面上蓋有市技術(shù)監(jiān)督局“企業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)備案專用章”（黒色）,簽字頁加蓋紅色“技術(shù)文件（含日期)”章.5.1。1。2設(shè)計(jì)文件、工藝文件復(fù)印件：在每頁上加蓋紅色技術(shù)文

6、件（含日期)”章，設(shè)計(jì)文件標(biāo)題欄標(biāo)注階段標(biāo)記,A為試產(chǎn)鑒定，B為投產(chǎn)鑒定.5。1。1。3產(chǎn)品標(biāo)志圖復(fù)印件：在每頁上加蓋紅色“技術(shù)文件（含日期）”章。5.1.1。4對策表復(fù)印件:在每頁上加蓋紅色技術(shù)文件（含日期)”章。5。1.1。5外來文件復(fù)印件：在每頁上加蓋紅色“外來技術(shù)文件（含日期）"章。5。2新產(chǎn)品技術(shù)文件5。2。1新品試制階段5。2.1。1企業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)復(fù)印件，在封面上加蓋紅色“試制資料一次性使用有效（含日期）"章。5。2.1。2設(shè)計(jì)文件復(fù)印件：在每頁上加蓋紅色“試制資料一次性使用有效（含日期)”章5.2。1。3工藝文件（初樣試驗(yàn)評估后編制的)復(fù)印件：在每頁上加蓋紅色“

7、試制資料一次性使用有效(含日期）"章。5。2。2新品小批量試產(chǎn)階段5。2.2.1企業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)復(fù)印件：在封面上加蓋紅色“技術(shù)文件(含日期)"章，指尚未備案的.5.2。2.2設(shè)計(jì)文件、工藝文件復(fù)印件：在每頁上加蓋紅色“技術(shù)文件（含日期）”章,標(biāo)題欄無階段標(biāo)記。5。3外發(fā)技術(shù)文件格式與用章用于采購、包裝材料與制作工裝的技術(shù)部文件加蓋紅色“外協(xié)技術(shù)文件（含日期）"章5。4外來技術(shù)文件的處理5。4.1技術(shù)部接收外來電子檔文件需轉(zhuǎn)化成公司文件必須為技術(shù)文件的格式，出具“OA技術(shù)通知單"流程審批，并記錄轉(zhuǎn)化后的文件編號（在外來文件接收登記表顯示).5。4.2審批流程后

8、歸檔，復(fù)印件加蓋紅色“技術(shù)文件（含日期)”章下發(fā);5。4。3外來紙質(zhì)文件不需轉(zhuǎn)化直接復(fù)件加蓋紅色“技術(shù)文件(含日期)”章下發(fā)；外來文件接收登記表格式參考附錄D。5.5技術(shù)文件的發(fā)放與收回管理要求5.5。1技術(shù)部根據(jù)生產(chǎn)和工序狀況，確定發(fā)放與產(chǎn)品有關(guān)的整套或部分技術(shù)文件數(shù)量，見附錄A、附錄B.5。5。2零件外協(xié)只發(fā)放零件圖紙。5.5。3由各部門指定專人辦理技術(shù)文件簽收手續(xù),資料員缺勤等，由部門領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)代理人簽收。5。5。4各部門資料員對收到技術(shù)文件進(jìn)行登記，保持最新有效版本的管理，登記表格式參考附錄F,并負(fù)責(zé)退回所有失效的舊版技術(shù)文件。5。5。5技術(shù)部資料員負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督各使用部門的版本控制和

9、管理情況。5。6技術(shù)文件(包括更改文件）發(fā)放5。6.1試制新品“加蓋試制資料一次性使用有效（含日期)"章，轉(zhuǎn)為小批量試生產(chǎn)時,技術(shù)部接到批準(zhǔn)歸檔的（階段轉(zhuǎn)移確認(rèn)審批表二）后，下發(fā)整套技術(shù)文件加蓋紅色“技術(shù)文件（含日期)”章，下發(fā)份額見表A。1、B。1，5.6.2使用部門將原下發(fā)的技術(shù)文件（蓋試制內(nèi)部文件）章的，三天內(nèi)將原下發(fā)技術(shù)文件交技術(shù)部資料員處，由資料員集中銷毀5。6.3因工作需要或使用時間過長看不清或遺失并能合理說明原因的，由使用部門在OA技術(shù)類流程上提出申請，部門主管審核，主管副總批準(zhǔn)后發(fā)放。5。6。4模具設(shè)計(jì)開發(fā)或?qū)Ｓ迷O(shè)備開發(fā)需要的技術(shù)文件,由技術(shù)部啟動OA流程，主管副總批

10、準(zhǔn)后發(fā)放，項(xiàng)目開發(fā)完成后，文件使用單位自行進(jìn)行文件的銷毀(但需建立文件銷毀清單）,登記表格式參考附錄G，技術(shù)部負(fù)責(zé)監(jiān)督。5。6.4產(chǎn)品圖紙更改或新增需要下發(fā)到外協(xié)廠家的，技術(shù)部只下發(fā)一份供外協(xié)廠家使用的零件技術(shù)圖紙加蓋紅色“外協(xié)技術(shù)文件(含日期)”章，如該零件存在不只一個外協(xié)廠家情況時，由采購中心相關(guān)負(fù)責(zé)人開啟OA流程，申請相應(yīng)的零件圖紙。5。6。5經(jīng)OA流程批準(zhǔn)的技術(shù)通知發(fā)放。批準(zhǔn)后歸檔，紙質(zhì)復(fù)印件加蓋紅色“技術(shù)文件（含日期）”章下發(fā)5.7舊版技術(shù)文件收回5。7。1各部門工作現(xiàn)場的所有失效舊版文件,由各部門專職或兼職和管理員負(fù)責(zé)如數(shù)收回，于三天內(nèi)交技術(shù)部。5.7.2由技術(shù)部資料員辦理舊版收回

11、銷毀清單登記，并組織統(tǒng)一銷毀，登記表格式見附錄G。5。7。3技術(shù)部定期抽查文件使用部門的版本管理情況。5。7。4違規(guī)處罰,查到一項(xiàng)不符合項(xiàng)，扣除責(zé)任人10元，所在部門領(lǐng)導(dǎo)10元,以此類推，罰單格式見附錄C.5.8用于外協(xié)件技術(shù)文件5。8。1其版本有效性由采購中心按記錄表附錄H要求負(fù)責(zé)管理和監(jiān)督。5。8。2供外協(xié)使用的零件技術(shù)文件，其版本有效性由采購中心負(fù)責(zé)監(jiān)督和管理，生產(chǎn)廠家收到“記錄表”及文件后,應(yīng)于收件當(dāng)天在“記錄表"上選擇舊版文件處置方式并簽字蓋章，將“記錄表”傳真至采購中心，因新、舊版本技術(shù)文件混合使用而造成經(jīng)濟(jì)損失,由生產(chǎn)廠家自行負(fù)全責(zé)。文件收發(fā)登記表格式見附錄F。5。8.

12、3由于技術(shù)文件未在規(guī)定時間內(nèi)退回所有失效技術(shù)文件的,或在各環(huán)節(jié)仍在使用無效技術(shù)文件的，所造成的后果由使用單位承擔(dān)全部責(zé)任.5。9技術(shù)文件的保密與使用管理5。9。1產(chǎn)品開發(fā)過程輸出的任何載體形式的技術(shù)文件均屬于公司的保密技術(shù)文件,該類文件的發(fā)放、歸檔等均有技術(shù)部負(fù)責(zé)。5。9.2公司任何個人均不得隨意打印、復(fù)制、傳遞和使用.5。9。3因工作需要外出攜帶技術(shù)文件，必須經(jīng)部門主管或公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意，攜帶人應(yīng)保證技術(shù)文件的安全。5.9。4公司各崗位人員保留與個人崗位工作有關(guān)的技術(shù)文件,與崗位工作無關(guān)的技術(shù)文件應(yīng)主動交還歸口技術(shù)部資料管理員。若無法判斷歸口部門的,應(yīng)報(bào)部門主管，由部門主管處理。5.9。5提

13、供給顧客或供應(yīng)商的技術(shù)文件均為受控版本，對外接口部門應(yīng)當(dāng)與顧客或供方簽定包含技術(shù)文件保密的相關(guān)條款，并納入供貨、技術(shù)、質(zhì)量協(xié)議,要求顧客或供方不得向第三方泄密。5。10公司各崗位人員應(yīng)嚴(yán)格按照5。9條款要求使用和保管好公司技術(shù)文件，若違反上述任何一條款規(guī)定并造成經(jīng)濟(jì)損失的,應(yīng)賠償全部經(jīng)濟(jì)損失，情節(jié)嚴(yán)重的，直接追究法律責(zé)任7、相關(guān)文件 Relevant documents7.1技術(shù)文件管理規(guī)定8、相關(guān)表單 Relevant records8.1 FM-設(shè)計(jì)文件發(fā)放部門與份數(shù)8。2 FM工藝文件發(fā)放部門與份數(shù)8。3FM-違規(guī)罰款通知單8。4FM-外來文件接收登記表8.5FM文件收發(fā)記錄表8.6FM

14、舊文件回收銷毀清單記錄表附錄A設(shè)計(jì)文件發(fā)放部門與份數(shù)部門名稱設(shè)計(jì)文件名稱備注產(chǎn)品企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整檢驗(yàn)說明零件或產(chǎn)品圖裝配圖裝配部件圖產(chǎn)品標(biāo)志圖包裝設(shè)計(jì)文件附錄B工藝文件發(fā)放部門與份數(shù)部門工藝文件名稱備注工藝文件工序操作檢驗(yàn)指導(dǎo)卡產(chǎn)品裝配工序操作卡PEMEA控制計(jì)劃工藝流程圖工序圖附錄C違規(guī)罰款通知單部門檢查日期違規(guī)人員姓名連帶責(zé)任人違規(guī)內(nèi)容處罰依據(jù)處罰結(jié)論檢查部門檢查人檢查部門主管日期備注附錄D外來文件接收登記表序號產(chǎn)品名稱文件名稱/圖號數(shù)量文件來源接收人接收日期備注(文件下發(fā)、內(nèi)部轉(zhuǎn)化、文件編號）附錄E文件收發(fā)記錄表序號產(chǎn)品文件名稱文件編號發(fā)文情況舊圖收回情況文件發(fā)放原因分發(fā)人收回人部門收文人日期數(shù)量收回人日期附錄G舊文件回收銷毀清單記錄表文件名稱文件圖號回收部門回收份數(shù)回收人回收日期銷毀人銷毀日期備注附錄H外協(xié)用技術(shù)文件發(fā)行回收記錄表TO供方名稱FM電子有限公司收件人發(fā)行人員供方地址發(fā)行日期收件人郵箱地址傳真:(注明收件后請及時回復(fù)）?？公司:公司向貴單位發(fā)行以下零件技術(shù)文件，請查收。序號文件名稱材料/零件名稱文件編號總頁數(shù)文件性質(zhì)備注注:文件性質(zhì)代號:A表示新設(shè)計(jì)或編制； B表示更改文件; C表示作廢收回文件； D表示其它貴公司收到文件后，請配合以下事項(xiàng)：(表示重點(diǎn);表示一般）1、收到該發(fā)行收