【課件】時間管理培訓PPT

1、時間管理什么是時間！時間無法積蓄無法取代無法失而復得一、關于時間（一）時間的特性（二）時間的內生及外生陷阱時間的內生陷阱時間估計不切實際同一時間內做太多的事 時間的外生陷阱訪客多電話多會議多 （三）時間的成本每個人的時間都是同等的，時間的價位卻完全不同你是在浪費時間還是在投資時間？我們目前的實際狀態(tài)加班沒有時間鍛煉，身體經常處在一種透支的狀態(tài)工作沒有計劃，每天靠慣性進行日程安排像無頭蒼蠅一樣工作，沒有方向感每天列了一大堆的計劃，晚上回顧的時候，卻發(fā)現忙怕都是一些非?，嵥榈氖虑?，重要的事情卻沒有干！時間浪費的原因和癥狀辦事拖拉上班漫談、聊天電話干擾不速之客打擾主管事必親躬不敢拍板，等指示不考慮輕

2、重緩急負責人員“遲到”同樣的問題總是一而再、再而三地出現文山會海，會議冗長經常加班加點窮于應付突發(fā)事件上交待不清，事情做錯完美主義辦事不考慮事情的復雜性憑記憶辦事信息溝通不暢找資料二、關于時間管理時間管理就是自我管理改變時間管理的第一步,從你自覺需要時間管理開始時間管理的益處控制減輕壓力節(jié)省時間更加專注提高工作效率平衡更快樂地工作，更智慧地工作成功人士是時間管理的高手關鍵不在于能活多久，而在于能活多好。你在工作中投入了多少時間都不重要，重要的是你在這段時間內都做了多少工作！把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很對地做完, 叫做效能三、時間管理的途徑（一）個人價值管理（二）自我組織管理（三

3、）組織溝通管理（一）個人價值管理按照工作價值來確定優(yōu)先順序1、把每天要做事列一份清單。2、確定優(yōu)先順序，從最重要的事情做起。3、每天都這么做。人的精力就像桶的容量一樣是有限的測測你平時做事情的優(yōu)先順序通常，什么樣的事情是你優(yōu)先選擇做的？喜歡做的事情熟悉做的事情時間花費少的事情上級臨時交代的事緊急的事情工作量大的事情容易做的事情排定時間的事情資料齊全的事情別人的事情經過籌劃的事情有趣的事情重要性重要性（高）（高）緊迫性緊迫性高度重要低度緊迫高度重要高度緊迫M2M2M1M1M4M4低度重要低度緊迫M3M3高度緊迫低度重要M4優(yōu)先原則：優(yōu)先原則：M1行動M3,思想M2工作價值矩陣工作價值矩陣急（高）

4、（高）輕重緩重要性重要性（高）（高）緊迫性緊迫性（高）（高）防患未然建立人際關系發(fā)掘新機會規(guī)劃危機急迫的問題有壓力的計劃繁瑣的工作打擾信件、電話有趣無意的活動低度緊迫不速之客M2M2M1M1M4M4M3M3M4優(yōu)先原則：優(yōu)先原則：M1行動M3,思想M2工作價值矩陣事物分類表工作價值矩陣事物分類表急某些信件、報告、會議必要而不重要的問題受歡迎的活動輕緩重重要性重要性（高）（高）榜樣，少有危機成為業(yè)績指標的長工緊迫性緊迫性全無責任感，工作不保救濟為生（高）（高）耕別人的田，荒自己的地M2M2業(yè)務隊伍中的M1M1充滿壓力，筋疲力盡M4M4M3M3M4優(yōu)先原則：優(yōu)先原則：M1行動M3,思想M2工作價值

5、矩陣的關注結果工作價值矩陣的關注結果急重岌岌可危，怪罪別人，人際緊張輕緩（高）（高）緊迫性緊迫性（高）（高）多投資時間到M2盡量避免擴大M1重重急急緩緩盡量避免M4輕輕盡量減少M3M4配置原則：配置原則：M2行動M1,思想M3合理時間配置合理時間配置重要性重要性注意陷阱1.舍得2.輕松一下1.勇于拒絕2.交待1.決勝于朝堂之上2.授權1.兵貴神速2.快刀斬亂麻均 衡價值的均衡價值的均衡急急重重輕輕緩緩通過對自身工作方式、方法的改變，達到時間管理的目的。即時間上的四則運算：加、減、乘、除。（二）自我組織管理時間的加、減、乘、除四則運算：找出隱藏時間減少無謂的時間提高工作效率根除浪費時間習慣加法加

6、法如何找出隱藏的時間？（1）善于利用等候和空檔時間（2）創(chuàng)造時間區(qū)。（3）逆勢操作（4）背包原則注意平時積累素材。位移上的批量處理。時間上的批量處理。減法減法時間經常浪費在反復思考，或者是下決心的過程中，需要改變的是我們思考和行動的習慣。五分鐘思考法： 1分鐘；決定目標及課題 2分鐘：思考的擴張及探求 2分鐘：整理思路，定下結論乘法乘法時間管理中的乘法，就是怎樣提高工作的成效。物盡其所，物歸原處。建立有效的工作環(huán)境。有效的文件處理。除法除法對付拖延的辦法：當機立斷逐個擊破、分解進行調整思維方式。不追求盡善盡美（三）組織溝通管理組織時間計劃組織時間溝通組織時間融合時間結構的暗示。個人時間與組織時

7、間的沖突。對于無謂的打擾，暗示無法應酬。在拒絕別人的時候，附以理由并提供其他途徑。對事不對人。懂得說懂得說“不不”避免多重溝通確認溝通到位，不使雙方做無用功管理電話，善用電話進行溝通。善用結束談話的技巧。組織問題盡量集中溝通。善于溝通善于溝通會議溝通會議溝通不參加沒有準備的會議重視會議質量使會議有成效：制定清晰會議目標盡量減少與會人數。邀請可提出建設性建議的人員。選擇適當的開會時間。提前準備議程，使與會者提前預知會議主題。避免長時間的會議。小結（一）個人價值管理（二）自我組織管理（三）組織溝通管理那我們應該用什么方法來實現這三個途徑？四、如何做好時間管理時間管理的方法 贏取時間的技巧時間管理方

8、法（一）美國的管理學家唐納德伯納姆提出：當你處理任何工作時必須自問：能不能取消它？能不能與別的工作合并？能不能用簡便的東西代替它？時間管理方法（二）1. 記錄自己的時間，認清時間耗在什么地方2.管理自己的時間，減少非生產性工作3. 集中零星時間，成為連續(xù)性的時間段。時間管理方法（三）ABC分類法1、將自己工作按輕重緩急分為：A（緊急、重要）、B（次要）、C（一 般）三類；2. 安排各項工作優(yōu)先順序，粗略估計各項工作時間和占用百分比3. 在工作中記載實際耗用時間；4. 每日計劃時間安排與耗用時間對比，分析時間運用效率。5重新調整自己的時間安排，更有效地工作。時間管理方法（四）80%時間20%時間

9、帕雷托二八法則在任何特定的群體中，重要的因子通常只占少數，而不重要的因子占多數，因此只要能控制具有重要性的少數因子即能控制全局。把精力專注于那20%重要的能獲得最大回報事情上，達到事半功倍的效果。20%成效80%成效瑣碎的多數事物重要的少數事物1、目標必須是自己定的。2、目標一定要是書面的。第一，理清自己的思路，知道自己要實現哪些事情第二，把目標書面化，不容易遺忘；第三，時時提醒自己目標在哪里。3、目標必須是切合實際的。4、目標必須是可衡量的。5、目標必須有時限。6、目標是平衡和諧的時間管理方法（五）明確性可衡量性個別性實際性目標的明確性告訴我們什么是我們想要達到的結果。所以我們必須，明確的指

10、出我們將在什么時間范圍內達成何種明確結果。目標目標如果我們能指出某人負責某事，衡量結果就容易，目標這一特征就意味著你必須要說：這是我的責任或我是要完成。這一任務的人目標的可衡量性幫助我們衡量最終結果，就如同一把尺子，明確的衡量目標是否達成。目標要有可行性，即有一定的挑戰(zhàn)性，同時是必須可以達成的。而且目標應是實際工作所需要的，即下級目標必須對上級目標的完成具有支持性。目標的四個特征目標的四個特征目標金字塔長遠目標年目標季目標月計劃周計劃日計劃目標分解大有大目標小有小計劃贏取時間的技巧1、一日之計在昨天下班前 ，一周之計在于周日，一月之計在于月底。“預則立、不預則廢 ”2. 早十五分鐘或半個小時開

11、始工作，計劃全天工作。3. 工作前，先準備好相關資料，把所有需要的資料、報告放在桌上，避免為尋找遺忘東西浪費時間。4. 儲備各種與工作相關的知識，增進處事能力，減少時間浪費。5. 把最困難的事擱在工作效率最高的時候做，例行公事，應在精神較差的時候處理。6、整理重要會議、討論或談話內容，養(yǎng)成將構想、概念、票據及資料，存放在檔案里的習慣7、訓練速讀：速讀可增快 23倍閱讀速度，那么行事效率該有多高？8、別讓閑聊浪費你的時間：愿意和朋友同事談天，但應在下班以后。9、利用空閑時間：順手找些例行公事的工作來做。10.整理好文件：避免浪費時間去找東西11.果斷擺脫瑣事：讓秘書或助手分擔瑣事，專心一致地處理

12、較特殊或富創(chuàng)造性的工作。12.管制你的電話：在拿起電話前，先準備好紙、筆、 姓名、號碼及預定話題、資料等。13.可以早上做完的事 ,決不拖到下午完成 ，可以一天做完的事 ,決不分成兩天完成贏取時間的技巧14. 該做的事都放在桌上，以免遺漏。15. 每天至少完成一件事情 , 特別是在工作情緒低潮時 。16. 選擇在午餐或下班前開會，決定會很快。17. 站著接待健談的人來訪者，他很快就道出來意了。18. 將相關的工作列在一起19. 休息片刻，來杯咖啡、茶、冷欽，甚至只要在窗前伸個懶腰，就足夠使你精神抖擻了。20. 沉思：思索一下可尋求出各種增進工作方法及滿意的靈感，受益匪淺。贏取時間的技巧自我工作檢核1.是否完成了我所有優(yōu)先安排的事情；2.是否達到或超過了日目標；3.是否為說服他人花費了計劃花費的時間；4.是否聯(lián)系了聯(lián)系單上的每一個潛在客戶；5.用于尋找潛在客戶的時間6.未能按計劃行事的原因7.是否能夠避免？如何避免？8.當天最有效率的事情9.當天效率最低的事情10.在與我有切身利益上花費的時間是多少，我能投入更多嗎？11.今天對我和我的公司來說都富有成效嗎？自我工作檢核12所做的全部重