國家開放大學電大?？啤掇k公室管理》2022期末試題及答案

1、國家開放大學電大?？妻k公室管理2022期末試題及答案（試卷號：2180）盜傳必究一、單項選擇題（請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題1分，共10分）1. 文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應該是（）0A. 國名、地址、部門、姓名B. 姓名、地址、部門、國名C. 姓名、部門、地址、國名D. 姓名、國名、部門、地址2. 下列接受名片時唯一正確的做法是（）oA. 接受名片時要用雙手B. 大聲念出名片上的頭銜C. 接過名片馬上放入兜內(nèi)D. 傳遞名片將正面朝向自己3. 以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議？（）A. 口字型B. 圓桌型C. 教室型D. U字型4. 按照美國人類

2、學家愛德華?；魻柌┦繉煌臻g距離的劃分理論，45CM120CM,應該是（）。A. 個人區(qū)B. 社交區(qū)C. 親密區(qū)D. 公眾區(qū)5. 文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮（）。A. 宴會的形式與氣氛B. 有無休息室C. 有無停車場D. 交通是否方便6. 上司參加各種應酬和會議，有時需要更換服裝，文員應（）oA. 通知上司家人把衣服送達B. 自己到上司家里去拿C. 讓上司自己去家里更換D. 去買新的服裝7. 以下關(guān)于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的？（）A. 定好目標，把想做或需要做的事情寫下來B. 想辦法加快處理郵件、信件和其他反復出現(xiàn)的事務C. 開始工作之前要做好準備工作，就不會因遺忘某事而中途

3、停頓D. 把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做8. 文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？（）A. 必要時可形成文字材料，照本宣科B. 不可在普通電話、普通函件里傳達有秘密內(nèi)容的指示C. 傳達可以根據(jù)上司主要意思，溶人自己對問題的意見D. 重要的指示，應該要求被傳達者復述一遍，以免漏聽或漏記9. 有時應上司要求，文員參與會見或會談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務？（）A. 準備資料B. 發(fā)表意見C. 現(xiàn)場服務D. 會議或會談記錄10. 傳真機最好用來傳送以下哪種郵件？（）A. 一般的圖紙B. 機密文件C. 很長的文件D. 感謝信二、判斷題（正確打“ J ”，錯誤打“ X 每小題1分，共1

4、0分）11. 小辦公室的配置，打字、復印間應離上司辦公室稍遠一些。（V ）12. 在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機，效果不受影響。（X ）13. 感謝信、祝賀信或吊唁信最好不用傳真機發(fā)送。（V ）14. 代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數(shù)方粗效，因此文員應仔細核對出席人數(shù)。（J ）15. 如果兩位來訪者均未預約，應該按照先來后到的原則引見給上司。（X ）16. 文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應該一起收藏，以避免被盜用冒領。（X ）17. ±下級之間握手，下級先伸手后，上級才能相握。（X ）18. 有效加強印象的說話要點中，應包括先說出結(jié)論部分內(nèi)容。

5、（V ）19. 文員對于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報告上司。（X ）20. 電子文件歸檔的鑒定，主要是歸檔前由領導在檔案部門的協(xié)助下，對歸檔的電子文件內(nèi)容進行鑒 定。（X ）三、簡答題（每小題10分，共20分）21. 辦公室事務管理的服務性特征表現(xiàn)為哪三個方而？請簡要說明。答：辦公室事務管理的服務性特征表現(xiàn)為哪三個方而？請筒要說明。一是為上司服務；（2分）二是為組織服務；（2分）三是為公眾服務。（2分）一般闡述（4分）22. 文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？答：文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？有電子提示系統(tǒng)和人

6、工提示系統(tǒng)（2分）電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設置日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃以及其他提示事項，文員應該隨著 情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。（3分）人工提示系統(tǒng)的做法：設置基本辦公日程表、固定活動日期一覽表（1分）使用提示性備忘錄（1分）準備約會表（1分）準備特殊提示卡（1分）準備交往提示文件（1分）四、設計題（每小題15分，共30分）23. ±海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工， 共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國代表團一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請 小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？答：（D

7、接受任務（2）了解來賓、制訂計劃（3）預訂食宿（4）歡迎來賓、商議日程（5）禮節(jié)性拜訪、宴請（6）正式會談（7）簽訂協(xié)議書（8）陪同參觀游覽（9）互贈禮品（10）歡送來賓、接待小結(jié)（十項內(nèi)容，回答出七項以上即可給較高分數(shù)。）24. 某公司成立不久，業(yè)務就非常繁忙，電話不斷，上司要求文員小胡設計一個電話記錄單。小胡應該怎么設計？答：來電單位（3分來電號碼以分）來電者姓名H分）分機來電時間（1分）年 月 日 時 分分）手機（1分）內(nèi)容摘要3分）上司批示（2分）處理結(jié)果（1分）記錄人（1分）五、案例分析題（每小題15分，共30分）25. 新上任的公司職員小馬接受領導的指派到機場接一位重要客人，因為是

8、第一次被指派接受任務， 小馬特意向領導征詢應該注意的事項?？紤]到小馬剛到單位不久，領導囑咐小馬對客人一定要熱情、大方, 禮貌方面更應多加注意，小馬一一記在心里。見到客人，小馬熱情地走上前去，大聲說著“歡迎、歡迎”, 伸手就去接客人的行李，見客人要與自己握手并躲開小馬接拿行李的手，才慌忙與對方握手，并執(zhí)意要幫 對方拿行李。來到車旁，順勢將行李放入汽車的行李箱，接著打開副駕駛艙門，引導客人落座，并說：“這 里視野寬闊，可以看看沿途風光?！倍?，自己坐到汽車后排座位上。一路上，小馬熱情地回答客人提出 的問題，還關(guān)切地詢問客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，沒多久，小馬就覺得客 人話語

9、越來越少，客人也不象剛下飛機時那樣熱情了，小馬心里不悅，但又不能表現(xiàn)出什么。請你分析一下小馬在禮儀方面有何不當之舉？應該怎樣做才是正確的？答：（1）握手禮儀，主客之間，應該主人先伸手；（3分）（2）替客人拿行李應征求同意，再行動，哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（3分）（3）乘坐方而，客人應該坐后排，小李應該坐副駕駛座；（3分）（4）客人公司的一些內(nèi)部情況、個人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題；（3分）(5) 應該與客人談一些合適的話題，如夭氣、風土人情、新聞等。(3分)26. 文員小胡正在辦公室忙著，進來了一位西裝革履的男士，自稱與李總經(jīng)理約好的。但小胡一查經(jīng) 理的日程安排，卻并沒

10、有發(fā)現(xiàn)有約會。但既然說與李總經(jīng)理有約，也可能是經(jīng)理親自約定的，接過名片一 看，是某家雜志社廣告業(yè)務部的錢經(jīng)理。憑直覺小胡覺得對方是個推銷員，但仍然很熱情地請坐、端茶， 然后問道；“您是否和李總約在上午見面”對方回答：“如果方便，我希望很快見到李總”。小胡明白了，肯定沒有約會。即便是李總親自約定的，也會有具體準確的約見時間?！澳?，很不湊 巧，今天上午李總剛好有個臨時會談。我馬上設法和他取得聯(lián)系，告訴他您在這等候?；蛘吡砑s時間，可 以嗎？”錢經(jīng)理馬上表示同意。小胡接著說：“您看我怎么向李總匯報您的情況？”經(jīng)交談，小胡很快清楚了，來訪者是為雜志社編撰本市最新工商名錄做廣告，拉客戶的。這類事不是 第

11、一次遇到，小胡知道接待不可草率生硬，來訪者中不乏“無冕之王”，還須“恭敬送神”好。經(jīng)與李總聯(lián)系，從他那里得到的答復是“不見”，小胡當然不能“直言相告”?！板X先生，真對不起，李總正在與一家重要客戶討論談判，我不方便進去打斷。您看已近中午，怕要 耽誤您太多的時間了。您看是這樣，我公司雖在本市，但大多數(shù)的業(yè)務還是在與外省市和外商之間，全國 工商名錄上，我公司已在冊，本市工商名錄上再登當然對本公司也有益，具體事項，我一定請示李總，并 盡快電話與您聯(lián)系，您看，我可以打名片上您的聯(lián)絡電話吧！” “好，好?！弊焐线@么說，錢先生已顯不悅?！傲硗?，剛才看您送來的資料，我想起我的同行馬小姐曾和我談起過她供職的公司

12、正要做公共關(guān)系形象廣告和業(yè)務宣傳，您看我是否可以介紹他們公司與您合作她的聯(lián)系電話是67559831, 這是我的名片，您可以直接與馬小姐聯(lián)系?！薄昂茫?！”錢先生的口氣變得和緩了?！板X先生，這資料您是否可以多留幾份給我：盡管我公司業(yè)務范圍不太適合，但周末的同行聯(lián)誼會上, 我可以幫您向其他合適的公司宣傳，同行介紹，恐怕更方便些，您看是否可以？”錢先生告退時的微笑是 真誠的謝意，因為他受到的熱情的接待彌補了沒有完成任務的缺憾。小胡熱情地送他到電梯口。問題：(1) 小胡回到辦公室的第一件事應該是做什么？(2) 小胡的做法是否正確?有沒有不當之處？(3) 小胡為什么不可直言相告李總經(jīng)理不能接待錢經(jīng)理?是否違背辦公室人員的職業(yè)道德？(4) 秘書對來到公司的每一個人都應該視如貴客，都應該有求必應，引見給領導嗎？答：(1)小胡回