三級秘書培訓(xùn)教程復(fù)習(xí)提綱

1、1 / 8第一章會議管理復(fù)習(xí)提綱第一節(jié) 會前籌備一、會議籌備方案的內(nèi)容：1、確定會議的主題和議題。 2、確定會議的名稱。 3、確定會議的議程。 4、確定會議的 時間和地點。 5、確定會議所需設(shè)備和工具，要滿足會議的需要。 6、確定會議文件的范 圍，并做好印制或復(fù)制工作。 7、確定與會代表的組成。 8、確定會議住宿和餐飲安排。 10、確定會議的籌備機(jī)構(gòu)。二、會議籌備方案的作用： 1、確保會議的周密組織。 2、確保會議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào) 到位。3、確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。三、遠(yuǎn)程會議籌備方案的優(yōu)點： 1、節(jié)省時間和金錢。 2、與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音 帶的形式做永久的記錄。 3、交流更加直接

2、與簡短。四、會務(wù)機(jī)構(gòu)分工的要求： 1、根據(jù)會議的規(guī)模和類型組織人員隊伍。 2、分工明確，責(zé) 任到人。 3、加強協(xié)調(diào)，定期溝通。五、會前準(zhǔn)備工作的基本要求：充分，周密，安全。六、會議座位安排的方法： 1、較大型會場的座次安排：大小方形和半圓形。 2、中小型 會議的座次安排：方拱形，半月形，橢圓形，圓形，長方形和 T 字形。七、會務(wù)籌備情況檢查的主要內(nèi)容： 1、會議準(zhǔn)備是否充分（會期、人員、規(guī)模） 2、能 否排除各種干擾。 3、環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備。 4、文件材料的準(zhǔn)備。 5、會場布置情況。 6、 會議保衛(wèi)工作。 7、其它內(nèi)容。八、會務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式： 1、書面形式。 2、口頭形式。 3、協(xié)

3、調(diào)會形式。九、會議文件的類型： 1、立項方面。 2、籌備工作方面。 3、會議內(nèi)容方面。 4、會議宣 傳報道方面。5、會議管理與服務(wù)方面。 6、不同載體的信息材料。 7、各種形式的文件 材料（指導(dǎo)，主題，程序，參考，管理，成果，宣傳，傳達(dá)文書） 十、會議文件審核的方法：對校法，折校法，讀校法。十一、會議文件審核的程序： 自審，初審，會審，終審。 十二、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的意義： 1、提高效率 2、協(xié)調(diào)整體 3、各自發(fā)揮作用。 十三、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的原則：時間性，及時性，全面性原則。 十四、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的方法： 1、定期提交報告。2、由會議負(fù)責(zé)人定期口頭 匯報 3、領(lǐng)導(dǎo)親自參

4、加。 4、其它途徑 十五、分配會議組織與服務(wù)工作應(yīng)考慮的因素： 1、成員經(jīng)驗 2、承擔(dān)的工作總量 3、統(tǒng) 籌分配 4、會議成員的特長愛好5、合理公平分配 6 靈活實施 十六、會議應(yīng)急方案的內(nèi)容： 1、可能出現(xiàn)的問題（人員，場地，設(shè)備，資料，健康與 安全，行為） 2、出現(xiàn)問題時負(fù)責(zé)解決的會議工作人員） 十七、會議應(yīng)急方案特點：有的放矢，預(yù)防為主，留有余地十八、會議應(yīng)急方案實施的原則： 1、思想上充分重視。 2、人才物方面措施到位。 3、 堅持2 / 8定期檢查。第二節(jié) 會中服務(wù)一、推進(jìn)會議，進(jìn)程應(yīng)遵循的原則： 1、認(rèn)真聽，少打斷。 2、樹立信心，確信能 對任何突產(chǎn)生積極的影響。3、消除交流障礙。

5、4、強調(diào)問題 5、使用精湛的人際交流 技巧。P31二、會議經(jīng)費的類型： 1、與會人員交費 2、參展商交費 3、聯(lián)合主辦者交費 4、廣 告、贊助和捐助 5、公司分配 6、其他收入項目 P34三、會議經(jīng)費使用的主要方面： 1、文件資料費 2、郵電通訊費用 3、會議設(shè)備和 用品費 4、會議場所租用費 5、會議辦會費 6、會議宣傳交際費 7、會議住宿補貼費 8、 會議伙食補貼 9、會議交通費 10、其他開支 P35四、會議經(jīng)費使用的監(jiān)督方法： 1、報告和會議 2、授權(quán)與自我控制 3、質(zhì)量 4、損 益平衡表 5、比率分析 6、審核時逐項細(xì)審 P36五、會中突發(fā)事件的類型：人員、健康與安全、行為問題 P4

6、0六、處理會中突發(fā)事件的程序： 1、對會議中出現(xiàn)的突發(fā)事件及時向領(lǐng)導(dǎo)報告。 2、 啟動會議應(yīng)急方案的各項措施。 3、調(diào)動會議有關(guān)人員及時進(jìn)行補救和處理。 4、必要時 向公共應(yīng)急機(jī)構(gòu)請求支援。 5、處理好突發(fā)事件的善后工作。 P41第三節(jié) 會后落實一、會議總結(jié)的目的： 1、檢查會議目標(biāo)的實現(xiàn) 2、各小組的分工情況 3、自我總 結(jié)與集體總結(jié)相結(jié)合，不斷改進(jìn)。 4、獎懲相關(guān)人員，妥善解決遺留問題 P42二、會議總結(jié)的內(nèi)容：會議名稱，時間，地點，規(guī)模，與會代表人數(shù)，主要議題， 參加會議的上級領(lǐng)導(dǎo)人，會議的主持者，領(lǐng)導(dǎo)報告或講話的要點，對會議的基本評價和 貫徹要求，會議的決議情況及今后工作任務(wù)布置。 P

7、43三、會議總結(jié)的要求： 1、以科學(xué)的績效考評標(biāo)準(zhǔn)為指導(dǎo)。 2、逐項檢查 3、總結(jié)教 訓(xùn)，探索規(guī)律 4、突出重點，有所側(cè)重。 5、一分為二，激勵為主。 6、總結(jié)出簡單易行 的辦會程序和制度。 P43四、會議總結(jié)工作程序： 征詢意見，擬就工作稿， 向領(lǐng)導(dǎo)報告會議結(jié)論， 總結(jié)定稿， 印發(fā)，歸檔，組織全體工作人員總結(jié)。 P44五、撰寫新聞稿件的注意事項： 1、及時 2、準(zhǔn)確反映會議精神 3 發(fā)布前定要審核。 考試大收集整理 P45六、影響會議成效的原因： 1、會議的必要性 2、前期工作的準(zhǔn)備質(zhì)量 3、會議責(zé)任 分工 P46七、會議評估的標(biāo)準(zhǔn)： 1、目標(biāo) 2、會議時間 3、與會人員參與會議的狀態(tài)與收獲

8、 4、 會議服務(wù)評估 5、會議實際費用支出、會議成本評估 6、再度召開同樣的會議時，繼續(xù) 推進(jìn)寫維持的事項。 P48八、設(shè)計會議評估表格需考慮的因素： 1、表格的長度 2、填寫的難易程度 3 所問的 問題 4 問卷的方式 5、分析數(shù)據(jù)方式來 P52第二章事務(wù)管理復(fù)習(xí)提綱第一節(jié) 接待3 / 81、涉外接接待的原則：不卑不亢，依法辦事，內(nèi)外有別，尊重個人，女士優(yōu)先，入鄉(xiāng) 隨俗2、禮賓次序 5 種排列方式：所在國家或地區(qū)的拉丁字母，來賓的具體身份和職務(wù)的高 低，來賓抵達(dá)的具體時間，來賓告知將要到訪的具體時間，不排列。3、禮賓次序確定步驟：確定方案 =提前通知 =按禮賓次序排列座次、名次、出場 次序4

9、、安排涉外迎送儀式的工作步驟：確定迎候人員= 準(zhǔn)備迎賓的物品 =見面講究禮節(jié) =送行前的拜訪 = 安排送行儀式5、會見和會談的區(qū)別6、安排涉外會見會談的工作程序：約定 = 通知對方有關(guān)事項 =準(zhǔn)備工作 （背景資料， 會見場所布置，人員安排 ）=會談 =結(jié)束7、涉外宴請的原則8、西餐禮儀：赴宴前的準(zhǔn)備，西餐的座次安排，入席、退席禮節(jié)，餐具的使用方法與 席間禮節(jié)，西餐的飲酒禮儀9、招待會的禮儀：招待會的請柬，冷餐會的禮節(jié)，酒會的禮節(jié)10、饋贈禮品的要求：各國禁忌，饋贈禮品的禮節(jié) （送禮和受禮 ）11、選擇禮品的注意事項：與受禮者的關(guān)系，明確送禮的原因，了解受禮者的特點為， 經(jīng)濟(jì)方面的限定第二節(jié) 辦

10、公環(huán)境管理1、辦公環(huán)境的種類：在家工作，遠(yuǎn)程工作，虛擬辦公室，臨時辦公桌，彈性時間，兼 職工作，合同工作，交叉工作，項目團(tuán)隊2、不同辦公模式的類型、管理辦法及特點 （見課本圖表 ）3、導(dǎo)致辦公模式變化的原因：費用，交通問題，科技的發(fā)展，人力資源的靈活使用， 企業(yè)間的競爭，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)的變化，寬松的社會環(huán)境。4、辦公布局的種類：開放式，封閉式5、合理辦公布局的作用：形成有效率的工作流程，有利于員工的工作分配，有利于工 作的順利完成。6、開放式和封閉式辦公布局的優(yōu)缺點 （見課本 105 頁圖表 ）7、設(shè)計辦公結(jié)構(gòu)和布局需要考慮的因素：人數(shù)，面積，機(jī)構(gòu)的建制和辦公空間的分類， 組織經(jīng)營的性質(zhì)或內(nèi)容

11、，部門間的工作聯(lián)系，辦公室的間隔方式，走廊、樓梯、通道的 安排，設(shè)計講究靈活性。第三節(jié) 辦公室日常事務(wù)管理1、改進(jìn)辦公室日常事務(wù)工作流程的基本思路：重新安排=修改 =替換 =合并 = 精簡2、工作流程的基本步驟：定義 =評價=分析=改進(jìn)這 =實施3、突發(fā)事件的種類：慶火災(zāi)，傷害，疾病，炸彈威脅或恐慌4、處理突發(fā)事件的原則：快速反應(yīng)，控制事態(tài)的發(fā)展；以人為本，保護(hù)公共利益；公 開透明，真誠面對公眾；重塑形象，置之死地而后生5、事故情況記錄表和工傷情況報告表的內(nèi)容及用途4 / 86、突發(fā)事件的預(yù)防措施和應(yīng)對措施 考試大收集整理7、處理突發(fā)事件的工作流程：及早發(fā)現(xiàn)，馬上報告，并保護(hù)好現(xiàn)場 =查找問題

12、的原因 =成立臨時指揮中心 = 控制源頭，釜底抽薪 =召開新聞發(fā)布會8、秘書督查工作的特點：復(fù)雜性，原則性，時限性，權(quán)威性9、督查工作應(yīng)堅持的原則：實事求是，主動性，分層次落實，時效性，督查與幫辦相 結(jié)合10、督查工作的方法：書面，電話，專項，會議，調(diào)研11、上司交辦事項督查的程序：交辦 =立項=登記=轉(zhuǎn)辦=承辦=催辦 =檢查 =辦 結(jié)=辦結(jié)回告 =審核 =立卷 =歸檔12、查辦、催辦技巧：與信息工作相結(jié)合，與調(diào)查研究工作相結(jié)合，堅持歸口辦理，分 級負(fù)責(zé)，堅持結(jié)報反饋制度13、督查工作注意事項：實事求是，授權(quán)督查，時限要求，辦實事，謙虛謹(jǐn)慎14、工作計劃的種類，制定方法，內(nèi)容與要求及注意事項1

13、5、制定工作計劃的工作程序：估量機(jī)會 = 確定目標(biāo) = 確定計劃工作的前提條件 = 擬定可行方案 =評價備選方案 = 選擇方案 =擬訂分計劃 =編制預(yù)算16、承辦期限的內(nèi)容，承辦期限制度及意義17、辦公室工作評估的意義：提高了工作效率，明確了組織機(jī)構(gòu)的建制，促進(jìn)了員工承 擔(dān)責(zé)任，有助于進(jìn)行控制和監(jiān)督工作。18、辦公室工作目標(biāo)管理過程：建立完整的目標(biāo)體系 = 制定目標(biāo) =組織實施 = =檢查 和評估19、辦公室工作評估：數(shù)量目標(biāo)評估，質(zhì)量目標(biāo)評估 第四節(jié) 辦公用品管理1、獲得設(shè)備使用權(quán)的方式：購買和租用2、政府采購的主體：采購機(jī)關(guān)和供應(yīng)商。主要方式：公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談 判、詢價、單一來

14、源3、辦公用品與設(shè)備的采購程序：提出購買申請 = 審批、落實經(jīng)費 =招標(biāo)、選擇供應(yīng)商 = 簽訂供貨合同 =貨物入庫 =支付貨款4、采購預(yù)算方案制定的原則：真實性，重點性，目標(biāo)相關(guān)性，經(jīng)濟(jì)合理性5、編制采購預(yù)算的一般程序：確定預(yù)算的核算基數(shù) =進(jìn)行市場調(diào)研 =確定采購產(chǎn)品的 種類及型號價格 =編寫預(yù)算方案 = 征求意見，完善方案6、預(yù)算方法：傳統(tǒng)預(yù)算法，零基預(yù)算法第五節(jié)信息管理1、 信息開發(fā)的特性：多次性2、 信息開發(fā)的類型：一次信息開發(fā)，二次信息開發(fā)，三次信息開發(fā)3、 信息開發(fā)的主要形式：剪報，索引，目錄編制，文摘，信息資料冊，簡訊，調(diào)查報 告4、 信息編寫的類型：動態(tài)型， 建議型，經(jīng)驗型，問

15、題型，預(yù)測型5、 信息開發(fā)的工作程序：確定主題=分析信息材料=選擇信息開發(fā)方法=選擇信息開 發(fā)的形式=形成信息產(chǎn)品6、 信息利用的特點：周期性，經(jīng)常性，廣泛性和實效性7、 信息利用的工作程序：熟悉信息的內(nèi)容=確定利用需求=確定信息利用服務(wù)的途 徑=5 / 8獲取信息=提供信息8 信息反饋的特點為：針對性，及時性，連續(xù)性9、 信息反饋的形式：正反饋和負(fù)反饋；縱向反饋和橫向反饋信息；前反饋和后反饋10、信息反饋的工作程序：明確目標(biāo)=選擇信息反饋的方法=獲取反饋信息=加工分 析反饋信息=傳遞反饋信息=利用反饋信息第三章文書擬寫復(fù)習(xí)提綱第一節(jié)文書擬寫公務(wù)文書文種概念類型結(jié)構(gòu)備注通告是公布社會各有關(guān)方面

16、應(yīng)當(dāng) 遵守或者周知的事項的公 文，是各級機(jī)關(guān)、企事業(yè)單 位與社會團(tuán)體通常使用的告 曉性公文制約性通告告知性通告標(biāo)題+正文+落款+成文日期通告與公告的區(qū)別：范圍不同，公 告大于通告；宣布事項不同，公 告重于通告；制發(fā)者不同，公告由 國家行政機(jī)關(guān)或權(quán)力機(jī)關(guān)發(fā)布通報是表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳 達(dá)重要精神或者情況的公文表彰通報批評通報傳達(dá)通報標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正 文 （+附件）+落款+成文日期通報與通告的區(qū)別：通報屬獎勵與 告誡性公文，通告無此意；同屬告 曉性公文，通報重在傳精神，通告重在發(fā)事宜；通報一般不具指令 性，通知具有。決定是一種指令性下行文。是對 重要事項或者重大行動做岀 安排，獎勵有關(guān)單位及人

17、員， 變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項的公文指揮性決定知照性決定標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正 文 （+附件）+落款+成文日期1、不可只用 文種（決定）”做標(biāo) 題2、慎用決定”請批、批答函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間請求批 隹和答復(fù)審批事項的（平行） 公文請批函批答函標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期1、準(zhǔn)確選擇文種。請示和批復(fù)用 于相隸屬機(jī)關(guān)，請示是下對上級機(jī) 關(guān)行文，批復(fù)是上對下級機(jī)關(guān)行 文。2、把握用語分寸事務(wù)文書計劃是各級機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位、 社會團(tuán)體和個人對未來一定按內(nèi)容分按范圍分分文章式表格式兩 種。文章式計劃的結(jié)1、以政策先行，為指導(dǎo)思想 2、從 本部門實際岀發(fā) 3、語言簡潔明了6 / 8時間內(nèi)的

18、沽動擬定出實現(xiàn)目標(biāo)、內(nèi)容、步驟、措施和完 成期限的一種事務(wù)性文書按時間分按性質(zhì)和作用分構(gòu)：標(biāo)題+止文+尾部總結(jié)是各、企、社、個通過對過 去一階段工作的回顧、分析 和研究，從中找岀經(jīng)驗教訓(xùn)， 得岀規(guī)律性的認(rèn)識，用以指 導(dǎo)今后工作的事務(wù)性文書綜合性總結(jié) 專題性總結(jié) （其它分類略）標(biāo)題+止文+尾部1、正確的指導(dǎo)思想2、堅持實事 求是 3、總結(jié)岀規(guī)律性的東西4、分清主次突岀重點5、語言簡明、準(zhǔn)確述職報告特點： 個人性， 具 實性，通俗性標(biāo)題+稱謂+止文+ 落款+成文日期實事求是，突出持點，語言簡潔講話稿是講話者在公共場合就某一 問題發(fā)表自己的見解或闡明 某種事理而事先寫成的文稿按場合分按講話者的身份分按講話的目的分按講話的內(nèi)容分開頭+主體+結(jié)尾1、口齒清晰，吐字準(zhǔn)確