制作電子表格

1、第5章 制作電子表格Excel 2003是微軟公司開發(fā)的辦公軟件Office 2003中的一個(gè)組件，是一個(gè)典型的電子表格處理軟件，它不僅可以制作各種精美的表格，還可以對(duì)表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，是提高辦公效果的得力工具，被廣泛應(yīng)用于財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)、行政管理及辦公自動(dòng)化等領(lǐng)域。本章主要介紹Excel 2003的基本知識(shí)和基本操作技能，旨在幫助用戶掌握Excel 2003軟件的使用方法，學(xué)會(huì)制作各種應(yīng)用表格。5.1 Excel 2003的基本操作Excel 2003是功能十分完善的電子表格處理軟件，它具有強(qiáng)大的表格處理能力，使用它完全能夠處理日常辦公中的各種表格。同學(xué)們知道要學(xué)習(xí)Excel 2003，興致

2、很高，大家早就聽說Excel 2003是個(gè)功能強(qiáng)大的電子表格處理軟件，所以很想一試身手，親自制作簡(jiǎn)單的電子表格。經(jīng)過不懈的努力，同學(xué)們制作出了如樣例5.1所示的學(xué)生情況登記表。樣例5.1：進(jìn)入Excel 2003操作環(huán)境是制作電子表格的前提，輸入具體內(nèi)容、設(shè)置格式是制作電子表格的基礎(chǔ)，可靠有效地保存表格數(shù)據(jù)是完成電子表格制作的關(guān)鍵，因此本任務(wù)操作可以分解成以下過程：· 進(jìn)入Excel 2003并創(chuàng)建工作簿· 輸入和編輯表格數(shù)據(jù)· 保存工作簿，退出Excel 20035.1.1 進(jìn)入Excel 2003、創(chuàng)建工作簿Excel 2003啟動(dòng)后，將自動(dòng)建立一個(gè)名為Boo

3、k1的空白工作簿，用戶可以在此進(jìn)行表格操作。當(dāng)然，用戶也可以自己創(chuàng)建一個(gè)新的工作簿，然后再制作表格。操作步驟（1）單擊Windows的“開始”按鈕，打開“開始”菜單。（2）選擇“開始”“程序”“Microsoft Office”“Microsoft Office Excel 2003”命令，即可啟動(dòng)Excel 2003。提示：Excel窗口和Word 2003窗口大致相同，但也有不同的地方。不同之處在于，Excel包括活動(dòng)單元格、名稱欄、編輯欄、工作表和工作簿等，Excel 2003的主窗口如圖5-1所示。圖5-1 Excel 2003操作窗口（3）選擇“文件”“新建”命令，打開“新建工作簿”

4、任務(wù)窗格，如圖5-2所示。圖5-2 “新建工作簿”任務(wù)窗格（4）單擊“新建”選項(xiàng)組中的“空白工作簿”鏈接，可以新建一個(gè)空白工作簿。5.1.2 輸入和編輯表格數(shù)據(jù)表格是進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的一種有力的工具，利用表格處理數(shù)據(jù)不但能極大地提高工作效率，也可以加大數(shù)據(jù)的信息含量。輸入和編輯表格數(shù)據(jù)是創(chuàng)建表格的基礎(chǔ)性操作。 操作步驟（1）在打開的空白工作簿中，按樣例輸入文字內(nèi)容，如圖5-3所示。圖5-3 學(xué)生情況表提示：打開工作簿是輸入數(shù)據(jù)、編輯表格的前提，選擇“文件”“打開”命令，彈出“打開”對(duì)話框，在“查找范圍”下拉列表框中選擇文件所在的位置，然后雙擊需要打開的工作簿文件名，或選中文檔后，單擊“打開”按鈕，

5、可打開已創(chuàng)建的空白工作簿，如圖5-4所示。圖5-4 “打開”對(duì)話框（2）選中A1:G1單元格區(qū)域，單擊常用工具欄上的“合并居中”按鈕，將7個(gè)單元格合并為一個(gè)單元格，使表格標(biāo)題“學(xué)生情況登記表”居中。（3）將鼠標(biāo)放在列號(hào)之間或行號(hào)之間拖動(dòng)單元格的邊框線，調(diào)整列寬或行高。（4）選中整個(gè)表格內(nèi)容，單擊“格式”工具欄上“邊框”按鈕的下拉箭頭，選擇其中的“所有框線”樣式，設(shè)置表格線。5.1.3 保存工作簿并退出Excel 2003完成表格編輯操作后，應(yīng)該及時(shí)退出Excel 2003，釋放它占用的系統(tǒng)資源。保存創(chuàng)建的表格并正確退出Excel 2003是結(jié)束電子表格制作工作的標(biāo)志。 操作步驟（1）選擇“文件

6、”“保存”命令，彈出“另存為”對(duì)話框，如圖5-5所示。圖5-5 “另存為”對(duì)話框（2）在“文件名”下拉列表框中輸入文件名“Book1.xls”，選擇保存位置，然后單擊“保存”按鈕，編輯完成的表格即在指定位置保存。（3）單擊Excel 2003主窗口中的“關(guān)閉”按鈕，或選擇“文件”“退出”命令，或按“Alt+F4”組合鍵可退出Excel 2003。 相關(guān)知識(shí)鏈接1. 單元格行與列交叉形成單元格，它是存儲(chǔ)數(shù)據(jù)、公式的基本單位，Excel用列號(hào)行號(hào)來表示某個(gè)單元格，行號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3表示，列標(biāo)用英文字母A、B、C表示。例如，B5代表第5行第2列的單元格，第9行第8列處的單元格則命名為H9。2

7、. 單元格操作選定插入位置，選擇“插入”“單元格”命令，彈出“插入單元格”對(duì)話框，進(jìn)行相關(guān)操作可以插入單元格。選定要移動(dòng)或復(fù)制的單元格或單元格的區(qū)域，單擊常用工具欄上的“剪切”或“復(fù)制”按鈕，然后選定目標(biāo)單元格或單元格區(qū)域的左上角單元格，單擊常用工具欄上的“粘貼”按鈕，可以移動(dòng)或復(fù)制單元格。選定要?jiǎng)h除的單元格或單元格區(qū)域，選擇“編輯”“刪除”命令，彈出“刪除”對(duì)話框，進(jìn)行相關(guān)操作可以刪除單元格。3. 工作表工作簿是Excel 2003的基本文件，工作表也稱表單（Sheet），存在于工作簿中，一個(gè)工作簿可以包括一個(gè)或多個(gè)工作表，數(shù)據(jù)存在于工作表中。4. 工作表操作選定當(dāng)前工作表，選擇“插入”“工

8、作表”命令，可以在當(dāng)前工作表的前方插入一個(gè)新的工作表。單擊需要?jiǎng)h除的工作表標(biāo)簽，然后選擇“編輯”“刪除工作表”命令，可以刪除工作表。選定要移動(dòng)的工作表，選擇“編輯”“移動(dòng)或復(fù)制工作表”命令，彈出“移動(dòng)或復(fù)制工作表”對(duì)話框，進(jìn)行相應(yīng)操作可以移動(dòng)或復(fù)制工作表。選定要重命名的工作表，選擇“格式”“工作表”“重命名”命令，使工作表標(biāo)簽處于改寫狀態(tài)，可以重命名工作表。 拓展與提高1. 導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)Excel允許將文本、Access等文件中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入，以實(shí)現(xiàn)與外部數(shù)據(jù)共享，提高辦公數(shù)據(jù)的使用效率。新生入學(xué)時(shí)接待老師按文本文件格式將學(xué)生的基本數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，如何充分利用這些數(shù)據(jù)為后續(xù)管理工作服務(wù)是管理者普遍

9、關(guān)心的問題。在Excel中共享文本文件中的數(shù)據(jù)，需要進(jìn)入Excel操作環(huán)境，并使用專門命令導(dǎo)入數(shù)據(jù)，因此，任務(wù)操作可以分解成以下過程：· 啟動(dòng)Excel· 選擇數(shù)據(jù)源· 導(dǎo)入文本文件中的數(shù)據(jù) 操作步驟（1）啟動(dòng)Excel，打開空白工作簿。（2）選擇“數(shù)據(jù)”“導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)”“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”命令，彈出“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，如圖5-6所示。圖5-6 “選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框（3）選中保存學(xué)生基本數(shù)據(jù)的文本文件后，單擊“打開”按鈕，彈出“文本導(dǎo)入向?qū)?3步驟之1”對(duì)話框，如圖5-7所示。圖5-7 “文本導(dǎo)入向?qū)?3步驟之1”對(duì)話框（4）選擇文件類型和導(dǎo)入起始行后，單擊“下一步”按

10、鈕，彈出“文本導(dǎo)入向?qū)?3步驟之2”對(duì)話框，如圖5-8所示。圖5-8 “文本導(dǎo)入向?qū)?3步驟之2”對(duì)話框（5）單擊“完成”按鈕，彈出“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”對(duì)話框，如圖5-9所示。圖5-9 “導(dǎo)入數(shù)據(jù)”對(duì)話框（6）選擇“現(xiàn)有工作表”單選按鈕，單擊“確定”按鈕，將導(dǎo)入數(shù)據(jù)存放在打開的空白工作簿中，如圖5-10所示。圖5-10 導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)后的Excel表格提示：選擇“數(shù)據(jù)”“XML”“導(dǎo)入”命令，并進(jìn)行相關(guān)操作可以導(dǎo)入XML文件。2. 使用模板若將常用的工作表格式保存為模板，可以節(jié)省制作類似工作表時(shí)重復(fù)輸入數(shù)據(jù)與設(shè)置格式的時(shí)間，所以把經(jīng)常需要的工作表或文件制成模板，可以提高工作效率。由于存儲(chǔ)學(xué)生基本數(shù)據(jù)的電

11、子表格會(huì)在后續(xù)管理中經(jīng)常使用，所以需要將電子表格制成模板，在以后制作相似的表格時(shí)可利用模板快速生成實(shí)用的電子表格。制作模板是為了快速生成電子表格，使用模板制作電子表格必須先生成模板，因此，任務(wù)操作可以分解成以下過程：· 建立模板· 使用模板 操作步驟（1）打開“學(xué)生基本數(shù)據(jù)”工作表。（2）選擇“文件”“另存為”命令，彈出“另存為”對(duì)話框，在“保存類型”下拉列表框中選擇“模板”選項(xiàng)，Excel將自動(dòng)選擇保存位置為“Templates”，如圖5-11所示。圖5-11 “另存為”對(duì)話框（3）單擊“保存”按鈕，工作表以模板形式保存。（4）打開“新建工作簿”任務(wù)窗格，單擊“本機(jī)上的模

12、板”鏈接，如圖5-12所示。圖5-12 選擇使用“本機(jī)上的模板”（5）在“模板”對(duì)話框的“常用”選項(xiàng)卡中，選擇新建的“學(xué)生基本數(shù)據(jù)”模板，如圖5-13所示。圖5-13 “模板”對(duì)話框（6）單擊“確定”按鈕打開模板，此時(shí)用戶可以修改并生成新的表格。5.1.4 練習(xí)與實(shí)訓(xùn)建立一個(gè)“學(xué)生成績(jī)”表格，練習(xí)數(shù)據(jù)的錄入、工作簿、單元格和工作表的基本操作。具體操作要求如下。（1）表格標(biāo)題居中。（2）表頭包括：姓名、性別、數(shù)學(xué)、語(yǔ)文和計(jì)算機(jī)。（3）將工作表更名為“學(xué)生成績(jī)表”。（4）在表格中插入一列，輸入英語(yǔ)成績(jī)。（5）保存工作簿。5.2 制作學(xué)生成績(jī)表對(duì)創(chuàng)建的工作表進(jìn)行必要的修飾，使工作表主題鮮明、風(fēng)格獨(dú)特

13、、外觀靚麗，是使用電子表格的進(jìn)一步追求。通過表格的格式化操作，可以美化表格，制作出樣式精美的電子表格。張老師是實(shí)驗(yàn)中學(xué)初一年級(jí)的班主任，期中考試結(jié)束后，為了向教務(wù)處報(bào)送每個(gè)同學(xué)的考試成績(jī)，張老師使用Excel 2003制作了如樣例5.2所示的學(xué)生成績(jī)登記表。樣例5.2：要完成樣例表格，首先要正確輸入文字信息、設(shè)置字符的格式，然后考慮對(duì)表格進(jìn)行進(jìn)一步的修飾，使表格的主體鮮明、內(nèi)容突出，最后需要根據(jù)顯示要求設(shè)置條件格式，突出顯示特殊數(shù)據(jù)。因此，制作學(xué)生成績(jī)表的任務(wù)可以分解成以下過程：· 編輯文字格式· 編輯表格格式· 設(shè)置條件格式5.2.1 編輯文字格式設(shè)置字體格式的

14、快捷方法是使用“格式”工具欄中的“字體”按鈕，但這種方法只能設(shè)置字體、字號(hào)和字形，如果用戶希望對(duì)工作表中的文本進(jìn)行更加詳盡的設(shè)計(jì)，可以使用“單元格格式”對(duì)話框。 操作步驟（1）啟動(dòng)Excel 2003，建立一個(gè)新的工作表。（2）選中A1:F1單元格區(qū)域，單擊“常用”工具欄中的“合并并居中”按鈕，然后輸入文本“學(xué)生成績(jī)登記表”。（3）選中文本“學(xué)生成績(jī)登記表”，選擇“格式”“單元格”命令，彈出“單元格格式”對(duì)話框，如圖5-14所示。圖5-14 “單元格格式”對(duì)話框（4）在“字體”列表框中選擇“楷體”；在“字形”列表框中選擇“加粗”；在“字號(hào)”列表框中選擇“18”；在“顏色”列表框中選擇“紅色”，

15、單擊“確定”按鈕。（5）在A2:F2單元格區(qū)域中輸入如樣例5.2所示的學(xué)生成績(jī)登記表標(biāo)題，在“常用”工具欄中設(shè)置“字體”為“宋體”，“字號(hào)”為“12”，“顏色”為“藍(lán)色”，“加粗”顯示。（6）選中A3單元格，在“單元格格式”對(duì)話框的“數(shù)字”選項(xiàng)卡的“分類”列表框中選擇“文本”選項(xiàng)，如圖5-15所示。圖5-15 “單元格格式”對(duì)話框的“數(shù)字”選項(xiàng)卡（7）單擊“確定”按鈕。（8）在A3單元格中輸入“001”，將鼠標(biāo)指針指向單元格填充柄，如圖5-16所示。圖5-16 填充柄（9）當(dāng)指針變成黑實(shí)心十字時(shí)，向下拖動(dòng)填充柄至A12單元格，表格數(shù)據(jù)按序列自動(dòng)填充，效果如圖5-17所示。（10）在B3:E12

16、單元格區(qū)域按樣例分別輸入學(xué)生的姓名和各科成績(jī)，在B13單元格中輸入文本“平均分”。（11）選中B5單元格，選擇“插入”“批注”命令，在單元格的右上角將出現(xiàn)紅色小三角符號(hào)，打開“批注”文本框，在文本框中輸入文本“獲得2008年市級(jí)三好學(xué)生榮譽(yù)稱號(hào)”，如圖5-18所示。 圖5-17 數(shù)據(jù)填充 圖5-18 輸入批注內(nèi)容（12）選中A2:F13單元格區(qū)域，打開“單元格格式”對(duì)話框，如圖5-19所示。圖5-19 “單元格格式”對(duì)話框（13）在“對(duì)齊”選項(xiàng)卡“文本對(duì)齊方式”選項(xiàng)組的“水平對(duì)齊”下拉列表框中選擇“居中”，使單元格區(qū)域內(nèi)的所有數(shù)據(jù)居中顯示，效果如圖5-20所示。圖5-20 文字格式效果5.2.

17、2 編輯表格格式為了使表格更加美觀，其中的部分?jǐn)?shù)據(jù)顯示得更加突出，可以為表格添加邊框和底紋。 操作步驟（1）選中A2:F13單元格區(qū)域，打開“單元格格式”對(duì)話框，切換到“邊框”選項(xiàng)卡，如圖5-21所示。圖5-21 “單元格格式”對(duì)話框的“邊框”選項(xiàng)卡（2）在“線條”選項(xiàng)組的“樣式”中選擇“細(xì)線條”，在“顏色”下拉列表框中選擇“紅色”，在“預(yù)置”選項(xiàng)組中單擊“外邊框”。（3）在“線條”選項(xiàng)組的“樣式”中選擇“虛線條”，在“顏色”下拉列表框中選擇“紅色”，在“預(yù)置”選項(xiàng)組中單擊“內(nèi)部”，單擊“確定”按鈕。提示：使用工具欄中的“邊框”按鈕，也可以設(shè)置表格邊框。（4）選中A1:F1單元格區(qū)域，單擊鼠標(biāo)

18、右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令，彈出“單元格格式”對(duì)話框，切換到“圖案”選項(xiàng)卡，如圖5-22所示。（5）在“顏色”選項(xiàng)中選擇“黃色”，單擊“確定”按鈕。（6）選中A2:F12單元格區(qū)域，在“單元格格式”對(duì)話框的“圖案”選項(xiàng)卡中單擊“圖案”下拉按鈕，選擇“12.5% 灰色”，如圖5-23所示。圖5-22 “單元格格式”對(duì)話框的“圖案”選項(xiàng)卡圖5-23 填充選中區(qū)域（7）單擊“確定”按鈕，給選中的區(qū)域進(jìn)行圖案填充，效果如圖5-24所示。圖5-24 表格格式效果5.2.3 設(shè)置條件格式設(shè)置條件格式是指設(shè)置的格式有條件限制，當(dāng)符合設(shè)置條件時(shí)，將設(shè)置格式應(yīng)用于設(shè)置對(duì)象，使?jié)M足條件的記

19、錄突出顯示，對(duì)于不符合設(shè)置條件的對(duì)象則不應(yīng)用設(shè)置格式。 操作步驟（1）選中E3:E12單元格區(qū)域。（2）選擇“格式”“條件格式”命令，彈出“條件格式”對(duì)話框，選擇條件為“單元格數(shù)值”介于90與100之間，如圖5-25所示。圖5-25 “條件格式”對(duì)話框提示：當(dāng)用戶還需要增加其他的條件時(shí)，可以單擊“添加”按鈕，為條件公式添加一個(gè)新的條件。不過在一個(gè)工作表中，最多只能設(shè)置3個(gè)條件。在已設(shè)置條件格式的單元格中，若其值發(fā)生變化，不再滿足設(shè)定的條件時(shí)，Excel將恢復(fù)這些單元格原來的樣式。（3）單擊“格式”按鈕，彈出“單元格格式”對(duì)話框，在“字體”選項(xiàng)卡中設(shè)置“顏色”為“紅色”，在“圖案”選項(xiàng)卡中設(shè)置“

20、圖案”填充色為“淺青綠色”，單擊“確定”按鈕，如圖5-26所示。圖5-26 設(shè)置格式（4）在“條件格式”對(duì)話框中，單擊“確定”按鈕，完成條件格式的設(shè)置，效果如圖5-27所示。圖5-27 顯示效果（5）以“學(xué)生成績(jī)登記表”為文件名保存文件。 拓展與提高常見的數(shù)據(jù)表格形式大同小異，使用系統(tǒng)給出的表格形式創(chuàng)建工作表可以提高工作效率。Excel 2003內(nèi)置了多種表格形式，使用它們可以輕松地創(chuàng)建帶有各種格式效果的表格。張老師修飾完表格后，發(fā)現(xiàn)表格雖然美觀，但是制作過程比較麻煩，有沒有一種快捷的方式來創(chuàng)建表格呢？張老師經(jīng)過一番思考想到了使用“自動(dòng)套用格式”命令來創(chuàng)建表格，以簡(jiǎn)化表格的設(shè)置。使用“格式”“

21、自動(dòng)套用格式”命令可以快速編輯表格，因此本任務(wù)操作較為單一，僅需要調(diào)用內(nèi)置格式。 操作步驟（1）打開“學(xué)生成績(jī)登記表”。（2）選中A2:F13單元格區(qū)域。（3）選擇“格式”“自動(dòng)套用格式”命令，彈出“自動(dòng)套用格式”對(duì)話框，如圖5-28所示。圖5-28 “自動(dòng)套用格式”對(duì)話框（4）單擊“選項(xiàng)”按鈕，展開“要應(yīng)用的格式”選項(xiàng)。（5）在表格樣式列表中拖動(dòng)滾動(dòng)條選擇“序列1”表格樣式，單擊“確定”按鈕，表格格式效果如圖5-29所示。圖5-29 表格格式效果5.2.4 練習(xí)與實(shí)訓(xùn)1. 建立如樣例5.3所示的工作表，操作要求如下。樣例5.3：（1）在單元格A1:G1區(qū)域中輸入“勝利中學(xué)希望競(jìng)賽成績(jī)表”，字

22、體格式為22磅、紅色、楷體、居中對(duì)齊。（2）以文本的方式輸入考生的準(zhǔn)考證號(hào)碼，并使用自動(dòng)填充的方式輸入其他考生的準(zhǔn)考證號(hào)碼。（3）輸入考生的出生年月和各科成績(jī)，并把全部?jī)?nèi)容居中顯示。（4）在李龍同學(xué)的總成績(jī)單元格中插入批注，批注內(nèi)容為“李龍同學(xué)曾在2005年獲得省級(jí)三好學(xué)生稱號(hào)”。（5）調(diào)整第2行的行高為“24”，并把第2行的字體全部加粗顯示，把C列單元格隱藏。（6）把G3:G12單元格區(qū)域的條件格式設(shè)置成數(shù)據(jù)條形式。 （7）把sheet1重新命名為“競(jìng)賽成績(jī)表”。2. 建立如樣例5.4所示的工作表，操作要求如下。樣例5.4：（1）輸入如圖所示的表格數(shù)據(jù)。（2）按字體格式進(jìn)行排版。（3）設(shè)置表

23、格外邊框的樣式為“粗實(shí)線”，“顏色”為“紅色”，內(nèi)線條的樣式為“虛線”，顏色為“淺藍(lán)色”。（4）設(shè)置“單價(jià)”單元格區(qū)域?yàn)?5%的灰色圖案填充，填充顏色為“橙色”，整個(gè)單元格區(qū)域用灰色顏色填充。（5）將單價(jià)數(shù)額大于1500小于2500的記錄以紅色字體，黃色底紋顯示。（6）用自動(dòng)套用格式編輯“產(chǎn)品庫(kù)存信息表”。5.3 計(jì)算學(xué)生成績(jī)數(shù)據(jù)計(jì)算是表格應(yīng)用過程中的重要內(nèi)容，也是數(shù)據(jù)管理者必須面對(duì)的繁重任務(wù)。在現(xiàn)實(shí)工作中，表格數(shù)據(jù)計(jì)算不僅僅數(shù)據(jù)量大，計(jì)算形式也很復(fù)雜，有些計(jì)算對(duì)象可能會(huì)頻繁變化。若要手工計(jì)算則工作量較大，操作起來也比較煩瑣，利用公式和函數(shù)的計(jì)算功能完成計(jì)算任務(wù)，會(huì)大幅提高工作效率，所以表格計(jì)

24、算是用戶應(yīng)該掌握的重要內(nèi)容。張老師制作完成“學(xué)生成績(jī)登記表”后，對(duì)表格進(jìn)行了修飾，但是學(xué)生的總成績(jī)還沒有計(jì)算出來。他準(zhǔn)備使用Excel 2003的自動(dòng)求和功能計(jì)算出每個(gè)同學(xué)的總成績(jī)，使用函數(shù)的計(jì)算功能統(tǒng)計(jì)各科的最高分和最低分。使用工具欄中的“自動(dòng)求和”按鈕，可以快捷方便地進(jìn)行求和運(yùn)算，使用Excel 2003中的函數(shù)功能可以方便地完成多種統(tǒng)計(jì)工作，因此本任務(wù)可以分解成以下過程：l 計(jì)算學(xué)生總成績(jī)l 統(tǒng)計(jì)各科的最高分和最低分5.3.1 計(jì)算學(xué)生總成績(jī)使用Excel 2003提供的“自動(dòng)求和”運(yùn)算功能，可以方便快捷地計(jì)算數(shù)據(jù)累加結(jié)果。 操作步驟（1）打開“學(xué)生成績(jī)登記表”。（2）單擊F3單元格。（

25、3）單擊“常用”工具欄中的“自動(dòng)求和”按鈕的下拉箭頭，打開下拉列表，選擇“求和”命令，如圖5-30所示。（4）在C3和E3單元格區(qū)域四周出現(xiàn)虛線框，表示需要求和的單元格區(qū)域，如圖5-31所示。圖5-30 “自動(dòng)求和”按鈕下拉列表圖5-31 顯示求和區(qū)域（5）按“Enter”鍵，完成求和運(yùn)算。（6）單擊F3單元格右下角的填充柄，當(dāng)指針變成黑色十字時(shí)，拖動(dòng)至F12單元格，然后釋放鼠標(biāo)，求出其他同學(xué)的總成績(jī)，如圖5-32所示。圖5-32 拖動(dòng)求和（7）單擊“常用”工具欄中的“保存”按鈕，保存文件為“學(xué)生成績(jī)登記表1”。5.3.2 統(tǒng)計(jì)各科的最高分和最低分使用MAX() 函數(shù)可以在多個(gè)數(shù)據(jù)中計(jì)算出最大

26、值，而使用MIN() 函數(shù)則可以在多個(gè)數(shù)據(jù)中計(jì)算出最小值。 操作步驟（1）打開“學(xué)生成績(jī)登記表1”。（2）鼠標(biāo)指針指向“平均分”所在的行，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“插入”命令，新插入兩行，在B13和B14單元格內(nèi)分別輸入文本“最高分”和“最低分”。（3）選中C13單元格，選擇“插入”“函數(shù)”命令，彈出“插入函數(shù)”對(duì)話框（見圖5-33），同時(shí)編輯欄將自動(dòng)添加“=”。圖5-33 “插入函數(shù)”對(duì)話框（4）在“選擇函數(shù)”列表框中選擇“MAX”函數(shù)，單擊“確定”按鈕，彈出“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框，如圖5-34所示。圖5-34 “函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框（5）選擇計(jì)算區(qū)域參數(shù)，確認(rèn)無誤后單擊“確定”按鈕，計(jì)

27、算結(jié)果將顯示在C13單元格中。（6）單擊C13單元格右下角的填充柄，當(dāng)指針變成黑色十字時(shí)，拖動(dòng)至F13單元格，釋放鼠標(biāo)，求出其他科成績(jī)的最高分，結(jié)果如圖5-35所示。圖5-35 計(jì)算結(jié)果（7）選中C14單元格，選擇“插入”“函數(shù)”命令，彈出“插入函數(shù)”對(duì)話框，同時(shí)編輯欄自動(dòng)添加“=”。（8）在“插入函數(shù)”對(duì)話框的“或選擇類別”下拉列表框中選擇“全部”選項(xiàng)，在“選擇函數(shù)”列表框中選擇“MIN”函數(shù)，如圖5-36所示。圖5-36 “插入函數(shù)”對(duì)話框（9）單擊“確定”按鈕，返回到“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框，選擇計(jì)算區(qū)域參數(shù)，確認(rèn)無誤后單擊“確定”按鈕，在C14單元格將顯示最低分結(jié)果。（10）使用填充拖動(dòng)的方

28、法計(jì)算其他項(xiàng)的最低分。 （11）選中C15:F15單元格區(qū)域，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令，彈出“單元格格式”對(duì)話框，在“數(shù)字”選項(xiàng)卡的“分類”列表框中選擇“數(shù)值”選項(xiàng)，在“小數(shù)位數(shù)”文本框中輸入數(shù)值“2”（見圖5-37），單擊“確定”按鈕。圖5-37 “單元格格式”對(duì)話框（12）參照第（3）（6）步的操作，求出各科及總分的平均值，結(jié)果如圖5-38所示。（13）以“學(xué)生成績(jī)登記表2”為文件名保存文件。圖5-38 計(jì)算結(jié)果 相關(guān)知識(shí)鏈接1. 公式公式是由常量、單元格引用、單元格名稱、函數(shù)和運(yùn)算符組成的字符串，也是在工作表中對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的算式。公式可以對(duì)工作表中的數(shù)

29、據(jù)進(jìn)行加、減、乘、除等運(yùn)算。在使用公式運(yùn)算過程中，可以引用同一工作表中不同的單元格、同一工作簿不同工作表中的單元格，也可以引用其他工作簿中的單元格。（1）運(yùn)算符運(yùn)算符是連接數(shù)據(jù)組成公式的符號(hào)，公式中的數(shù)據(jù)根據(jù)運(yùn)算符的性質(zhì)和級(jí)別進(jìn)行運(yùn)算。運(yùn)算符可以分為4種類型，如表5-1所示。表5-1 運(yùn)算符類型、符號(hào)及優(yōu)先級(jí)運(yùn)算符類型運(yùn)算符符號(hào)運(yùn)算符優(yōu)先級(jí)算術(shù)運(yùn)算符+（加）-（減）*（乘）/（除） %（百分號(hào)） （乘方）（1）先計(jì)算括號(hào)內(nèi)的運(yùn)算（2）先乘方先乘除后加減（3）同級(jí)運(yùn)算按從左到右的順序進(jìn)行比較運(yùn)算符=（等于） >（大于） <（小于） >=（大于等于）<=（小于等于） <

30、;>（不等于）文本運(yùn)算符&引用運(yùn)算符：（區(qū)域運(yùn)算符，對(duì)在兩個(gè)引用之內(nèi)的區(qū)域所包含的所有單元格進(jìn)行引用），（聯(lián)合運(yùn)算符，將多個(gè)引用合并為一個(gè)引用）空格（交叉運(yùn)算符，產(chǎn)生同時(shí)隸屬于兩個(gè)引用單元格區(qū)域的引用）（2）公式的組成Excel中所有的計(jì)算公式都以“=”開始，除此之外，它與數(shù)學(xué)公式的構(gòu)成基本相同，也是由參與計(jì)算的參數(shù)和運(yùn)算符組成。參與計(jì)算的參數(shù)可以是常量、變量、單元格地址、單元格名稱和函數(shù)，但不允許出現(xiàn)空格。（3）公式的顯示、鎖定和隱藏在默認(rèn)情況下，Excel只在單元格中顯示公式的計(jì)算結(jié)果，而不是計(jì)算公式，為了在工作表中看到實(shí)際隱含的公式，可以單擊含有公式的單元格，在編輯欄中顯示

31、公式，或者雙擊該單元格，公式會(huì)直接顯示在單元格中。鎖定公式就是將公式保護(hù)起來，使別人不能修改。若不希望別人看到所使用的公式，可以將公式隱藏。需要注意的是，在鎖定、隱藏公式后，必須執(zhí)行“保護(hù)工作表”的操作，這樣才能使鎖定、隱藏生效。2. 單元格引用使用“引用”可以為計(jì)算帶來很多的方便，但同時(shí)也會(huì)出現(xiàn)一些問題，尤其是在用戶進(jìn)行公式復(fù)制的時(shí)候。當(dāng)把計(jì)算公式從一個(gè)單元格復(fù)制到另一個(gè)單元格后，公式會(huì)發(fā)生改變，改變的原因就是在創(chuàng)建公式時(shí)使用了引用。（1）相對(duì)引用 相對(duì)引用是指單元格引用會(huì)隨公式所在單元格位置的變化而變化，公式中單元格的地址是指當(dāng)前單元格的相對(duì)位置。當(dāng)使用該公式的活動(dòng)單元格地址發(fā)生改變時(shí)，公

32、式中所引用的單元格地址也相應(yīng)地發(fā)生變化。（2）絕對(duì)引用絕對(duì)引用是指引用特定位置的單元格，公式中引用的單元格地址不隨當(dāng)前單元格位置的改變而改變。在使用時(shí)，單元格地址的列號(hào)和行號(hào)前增加一個(gè)字符“$”。（3）混合引用根據(jù)實(shí)際情況，在公式中同時(shí)使用相對(duì)引用和絕對(duì)引用稱為混合引用。例如：$A1，A$1都是混合引用，其中$A1表示列地址不變，行地址變化；而A$1表示行地址不變，列地址變化。3. 函數(shù)函數(shù)是一些已經(jīng)定義好的公式，大多數(shù)函數(shù)是經(jīng)常使用的公式的簡(jiǎn)寫形式。函數(shù)由函數(shù)名和參數(shù)組成，函數(shù)的一般格式為：函數(shù)名（參數(shù)）輸入函數(shù)有兩種方法：一種是在單元格中直接輸入函數(shù)，這與在單元格中輸入公式的方法一樣，只需

33、先輸入一個(gè)“=”， 然后輸入函數(shù)本身即可；另一種是通過命令的方式插入函數(shù)。5.3.3 練習(xí)與實(shí)訓(xùn)建立如樣例5.5所示的“學(xué)生成績(jī)登記表”，并按以下要求計(jì)算表中數(shù)據(jù)。樣例5.5：（1）利用公式方法計(jì)算“總分”列中的值。（2）計(jì)算各科平均成績(jī)。（3）利用函數(shù)計(jì)算“總分”列的值。5.4 使用圖表圖表是以圖形表示工作表中數(shù)據(jù)的一種方式，將實(shí)際工作中呆板的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成形象的圖表，不僅具有較好的視覺效果，也能直觀地表現(xiàn)出工作表中數(shù)據(jù)的變化信息，為工作決策提供依據(jù)。如果說，用Excel電子表格只是將數(shù)據(jù)信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的羅列，那么在表格信息的基礎(chǔ)之上建立圖表，則是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行一種形象化的再加工。圖表是辦公環(huán)境中經(jīng)常

34、使用的工具，它不僅可以清晰地顯示數(shù)據(jù)本身的變化，還可以提供數(shù)據(jù)以外的信息，擴(kuò)大數(shù)據(jù)信息含量。小趙是教育局的一個(gè)統(tǒng)計(jì)人員，近年來高考人數(shù)不斷地增加，為了更好地比較近年參考人數(shù)增加的情況，直觀呈現(xiàn)高考人數(shù)的增長(zhǎng)趨勢(shì)，他使用Excel的圖表功能制作了統(tǒng)計(jì)高考學(xué)生圖表。Excel 2003創(chuàng)建圖表的方法有兩種：一種是使用圖表向?qū)?；一種是使用“圖表”工具按鈕。創(chuàng)建圖表后，若感覺效果不佳，可以對(duì)圖表進(jìn)行編輯，因此任務(wù)操作可以分解成以下兩個(gè)過程：· 使用圖表向?qū)?chuàng)建圖表· 編輯圖表5.4.1 使用圖表向?qū)?chuàng)建圖表使用表格數(shù)據(jù)表示多個(gè)數(shù)據(jù)之間的關(guān)系存在表述困難的問題，若將表格數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成圖表

35、，就可以很容易地建立數(shù)據(jù)關(guān)系，方便數(shù)據(jù)項(xiàng)的比較，所以建立圖表是擴(kuò)大表格數(shù)據(jù)應(yīng)用范圍的重要方法。 操作步驟（1）建立用于創(chuàng)建圖表的“高考學(xué)生統(tǒng)計(jì)表”工作表，如圖5-39所示。圖5-39 創(chuàng)建圖表（2）在工作表中，選擇要繪制圖表的A1:C10單元格數(shù)據(jù)區(qū)域，最好將行和列的標(biāo)題選入，以便生成用標(biāo)題表示行、列坐標(biāo)的圖表。（3）選擇“插入”“圖表”命令，彈出“圖表向?qū)?4步驟之1-圖表類型”對(duì)話框，如圖5-40所示。（4）在“標(biāo)準(zhǔn)類型”選項(xiàng)卡的“圖表類型”列表框中選擇“柱形圖”，在“子圖表類型”選項(xiàng)組中選擇“三維簇狀柱形圖”。單擊“下一步”按鈕，彈出“圖表向?qū)?4 步驟之2-圖表源數(shù)據(jù)”對(duì)話框，如圖5-

36、41所示。 圖5-40 “圖表向?qū)?4步驟之1-圖表類型”對(duì)話框 圖5-41 “圖表向?qū)?4步驟之2-圖表源數(shù)據(jù)”對(duì)話框（5）在“數(shù)據(jù)區(qū)域”選項(xiàng)卡的“數(shù)據(jù)區(qū)域”文本框中選擇數(shù)據(jù)單元格的范圍，這里已經(jīng)選擇了A1:C10單元格區(qū)域。選擇“系列產(chǎn)生在”選項(xiàng)中的“列”單選按鈕，使數(shù)據(jù)系列來源于列。單擊“下一步”按鈕，彈出“圖表向?qū)?4步驟之3-圖表選項(xiàng)”對(duì)話框，如圖5-42所示。圖5-42 “圖表向?qū)?4步驟之3-圖表選項(xiàng)”對(duì)話框（6）在“標(biāo)題”選項(xiàng)卡的“圖表標(biāo)題”文本框中輸入“高考學(xué)生統(tǒng)計(jì)表”。單擊“下一步”按鈕，彈出“圖表向?qū)?4步驟之4-圖表位置”對(duì)話框，如圖5-43所示。圖5-43 “圖表向?qū)?/p>

37、-4 步驟之4-圖表位置”對(duì)話框（7）選擇“作為其中的對(duì)象插入”單選按鈕，單擊“完成”按鈕。單擊圖表，將鼠標(biāo)指針放在圖表區(qū)空白的任意一個(gè)位置上，使用鼠標(biāo)拖曳圖表至新的位置，生成的圖表如圖5-44所示。圖5-44 生成圖表提示：若選擇“作為新工作表插入”單選按鈕，圖表將以單獨(dú)的工作表插入。（8）單擊圖表，當(dāng)圖表四周出現(xiàn)8個(gè)黑色的控制點(diǎn)時(shí)，拖動(dòng)控制點(diǎn)可調(diào)整圖表的大小和位置。（9）以“高考學(xué)生統(tǒng)計(jì)表”為文件名保存圖表。5.4.2 圖表編輯常見的圖表編輯是添加縱橫坐標(biāo)、向圖表添加和刪除數(shù)據(jù)及改變圖表類型等。若對(duì)圖表進(jìn)行修飾操作，可使圖表的外觀效果和表現(xiàn)力進(jìn)一步增強(qiáng)。 操作步驟（1）打開“高考學(xué)生統(tǒng)計(jì)表

38、”。（2）修改2007年高考錄取人數(shù)，這里將“6800”改為“7000”，圖表中的數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)改變，如圖5-45所示。圖5-45 修改數(shù)據(jù)后的結(jié)果（3）在“高考學(xué)生統(tǒng)計(jì)表”工作表中新增加一行，添加2008年的報(bào)名人數(shù)和錄取人數(shù)。（4）選中圖表，選擇“圖表”“添加數(shù)據(jù)”命令，彈出“添加數(shù)據(jù)”對(duì)話框，如圖5-46所示。圖5-46 “添加數(shù)據(jù)”對(duì)話框（5）單擊“選定區(qū)域”文本框后面的“折疊對(duì)話框”按鈕，選擇新增加的數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊“確定”按鈕，將新增加的數(shù)據(jù)在圖表中顯示出來，如圖5-47所示。圖5-47 添加數(shù)據(jù)后的圖表（6）單擊圖表，使圖表處于選定狀態(tài)。然后選擇“圖表”“圖表選項(xiàng)”命令，彈出“圖表選項(xiàng)

39、”對(duì)話框，如圖5-48所示。圖5-48 “圖表選項(xiàng)”對(duì)話框（7）在“標(biāo)題”選項(xiàng)卡的“分類（X）軸”文本框中輸入“年份”，在“數(shù)值（Z）軸”文本框中輸入“人數(shù)”，單擊“確定”按鈕，在圖表中出現(xiàn)X軸和Z軸標(biāo)題。（8）選中“圖表標(biāo)題”，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“圖表標(biāo)題格式”命令，彈出“圖表標(biāo)題格式”對(duì)話框，如圖5-49所示。圖5-49 “圖表標(biāo)題格式”對(duì)話框（9）在“字體”選項(xiàng)卡中設(shè)置“字體”為“楷體”，“字形”為“加粗”，“字號(hào)”為“16”， “顏色”為“紅色”，單擊“確定”按鈕。（10）分別單擊縱橫標(biāo)題，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“坐標(biāo)軸標(biāo)題格式”命令，彈出“坐標(biāo)軸標(biāo)題格

40、式”對(duì)話框，如圖5-50所示。（11）在“字體”選項(xiàng)卡中，設(shè)置“字體”為“楷體”，“字形”為“常規(guī)”，“字號(hào)”為“12”，“顏色”為“紅色”，單擊“確定”按鈕，圖表的標(biāo)題和坐標(biāo)軸標(biāo)題格式如圖5-51所示。 圖5-50 “坐標(biāo)軸標(biāo)題格式”對(duì)話框 圖5-51 顯示設(shè)置結(jié)果（12）雙擊圖表中的數(shù)值軸，彈出“坐標(biāo)軸格式”對(duì)話框，在“刻度”選項(xiàng)卡的“自動(dòng)設(shè)置”選項(xiàng)組中設(shè)置“最小值”為“0”，“最大值”為“20000”，“主要刻度單位”為“5000”，“次要刻度單位”為“1000”，“基底（XY平面）交叉于”為“0”，如圖5-52所示。（13）雙擊分類軸，彈出“坐標(biāo)軸格式”對(duì)話框，在“刻度”選項(xiàng)卡的“分類

41、數(shù)（分類軸刻度線標(biāo)簽之間）”文本框中輸入數(shù)值“4”，在“分類數(shù)（刻度線之間）”文本框中輸入數(shù)值“1”，如圖5-53所示。（14）雙擊“背景墻”，彈出“背景墻格式”對(duì)話框，在“邊框”選項(xiàng)組中選擇“自定義”單選按鈕，設(shè)置背景墻線條顏色為“紅色”，如圖5-54所示。（15）單擊“填充效果”按鈕，彈出“填充效果”對(duì)話框，如圖5-55所示。 圖5-52 設(shè)置數(shù)值軸刻度 圖5-53 設(shè)置分類軸刻度 圖5-54 “背景墻格式”對(duì)話框 圖5-55 “填充效果”對(duì)話框（16）在“顏色”選項(xiàng)組中選擇“雙色”單選按鈕，并設(shè)置“顏色1”為“白色”，“顏色2”為“淺藍(lán)色”。在“底紋樣式”選項(xiàng)組中選擇“水平”單選按鈕，在

42、“變形”選項(xiàng)組中選擇第一種變形效果。（17）選擇“圖表”工具欄中的“圖表類型”命令，彈出“圖表類型”對(duì)話框，如圖5-56所示。（18）在“標(biāo)準(zhǔn)類型”選項(xiàng)卡的“圖表類型”中選擇“折線圖”，在“子圖表類型”中選擇“數(shù)據(jù)點(diǎn)折線圖”類型，單擊“確定”按鈕，圖表類型變成折線圖形，如圖5-57所示。 圖5-56 “圖表類型”對(duì)話框 圖5-57 顯示設(shè)置結(jié)果 （19）選中圖表，選擇“圖表”“添加趨勢(shì)線”命令，彈出“添加趨勢(shì)線”對(duì)話框，如圖5-58所示。圖5-58 “添加趨勢(shì)線”對(duì)話框（20）在“添加趨勢(shì)線”對(duì)話框的“類型”選項(xiàng)卡中，選中“趨勢(shì)預(yù)測(cè)/回歸分析類型”選項(xiàng)組中的“對(duì)數(shù)”選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕。（2

43、1）在圖表中雙擊趨勢(shì)線，彈出“趨勢(shì)線格式”對(duì)話框，切換到“圖案”選項(xiàng)卡，選擇“線條”選項(xiàng)組中的“自定義”單選按鈕，設(shè)置線條的樣式、顏色和粗細(xì)，如圖5-59所示。（22）單擊“確定”按鈕，為圖表加上趨勢(shì)線，如圖5-60所示。 圖5-59 “趨勢(shì)線格式”對(duì)話框 圖5-60 添加趨勢(shì)線提示：趨勢(shì)線只能在二維面積圖、折線圖、條形圖和氣泡圖等平面圖形中添加，不能在三維立體圖、雷達(dá)圖、餅圖和圓環(huán)圖中添加。 相關(guān)知識(shí)鏈接在Excel中有兩類圖表，如果建立的圖表和數(shù)據(jù)是放置在一起的，這樣圖和表結(jié)合得就比較緊密、清晰和明確，也更便于對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和預(yù)測(cè)，此種圖表稱為內(nèi)嵌圖表。如果建立的圖表不和數(shù)據(jù)放在一起，而是

44、單獨(dú)占用一個(gè)工作表，則稱為圖表工作表，也叫獨(dú)立圖表。圖表由圖表標(biāo)題、數(shù)值軸、分類軸、繪圖區(qū)和圖例等部分組成。其中，圖表標(biāo)題是為建立的圖表所命名的標(biāo)題；繪圖區(qū)是圖表中的數(shù)據(jù)圖形顯示區(qū)，包括網(wǎng)格線和數(shù)據(jù)；數(shù)值軸是圖表的垂直軸，用來區(qū)分?jǐn)?shù)據(jù)的大小，數(shù)值軸標(biāo)題在圖表的左邊，用來說明數(shù)據(jù)數(shù)值的種類；分類軸是圖表的水平軸，用來區(qū)分?jǐn)?shù)據(jù)的類別；圖例是用來區(qū)分?jǐn)?shù)據(jù)各系列的彩色小方塊和名稱。5.4.3 練習(xí)與實(shí)訓(xùn)1. 根據(jù)樣例5.6創(chuàng)建商品銷售表格圖表，具體要求如下。（1）圖表類型是三維堆積柱形圖。（2）圖表中含有圖表標(biāo)題。（3）圖表作為新工作表格插入。樣例5.6：2. 修改樣例5.6所示的圖表，具體要示如下。

45、（1）改變圖表的顯示類型，添加趨勢(shì)線。（2）增加、刪除圖表的數(shù)據(jù)記錄。（3）改變縱橫坐標(biāo)標(biāo)題的字體大小、顏色、字形和字體。5.5 管理使用工作表數(shù)據(jù)表格的管理對(duì)象是數(shù)據(jù)，如何有效地管理、應(yīng)用表格數(shù)據(jù)，是表格數(shù)據(jù)處理的重要內(nèi)容。Excel 2003具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能，在Excel 2003中可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、篩選和分類匯總等操作。進(jìn)行數(shù)據(jù)處理既可以方便管理，同時(shí)也方便使用，因此數(shù)據(jù)管理是Excel 2003的重點(diǎn)知識(shí)。由于Excel中的各種數(shù)據(jù)管理操作都具有廣泛的應(yīng)用價(jià)值，所以只有全面了解和掌握了數(shù)據(jù)管理方法才能有效提高數(shù)據(jù)管理水平。張老師計(jì)算出學(xué)生的總成績(jī)后，想要對(duì)學(xué)生的總成績(jī)進(jìn)行排序，

46、以排列出全部學(xué)生的成績(jī)名次，然后從中挑出幾個(gè)總成績(jī)和單科成績(jī)都比較好的同學(xué)參加市里組織的數(shù)學(xué)和計(jì)算機(jī)的比賽。使用工具欄中“升序”和“降序”按鈕，可以非常方便地對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，但是只能按照單個(gè)字段的內(nèi)容進(jìn)行排序，當(dāng)遇到有多個(gè)數(shù)據(jù)相同的情況時(shí)，可以使用“數(shù)據(jù)”“排序”命令，根據(jù)多個(gè)關(guān)鍵字進(jìn)行排序。使用Excel 2003的篩選功能，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)查找滿足設(shè)定條件的學(xué)生。所以，可以將張老師的任務(wù)分解成以下過程：· 數(shù)據(jù)排序· 數(shù)據(jù)篩選5.5.1 數(shù)據(jù)排序使用Excel 2003的排序功能，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)從高到低或者從低到高的自動(dòng)排列，排序后的數(shù)據(jù)一目了然。 操作步驟（1）打開“學(xué)生成績(jī)

47、表2”文件，刪除“最高分”、“最低分”和“平均分”的所有數(shù)據(jù)。（2）單擊F2:F14單元格區(qū)域中的任一單元格。（3）選擇“數(shù)據(jù)”“排序”命令，彈出“排序”對(duì)話框，如圖5-61所示。（4）在“主要關(guān)鍵字”下拉列表框中選擇“總分”，在“次要關(guān)鍵字”下拉列表框中選擇“語(yǔ)文”，在“第三關(guān)鍵字”下拉列表框中選擇“數(shù)學(xué)”，全部按降序排列。 （5）單擊“確定”按鈕，排列結(jié)果如圖5-62所示。 圖5-61 “排序”對(duì)話框 圖5-62 顯示排序結(jié)果（6）以“學(xué)生成績(jī)表3”為文件名保存文件。5.5.2 數(shù)據(jù)篩選利用數(shù)據(jù)的篩選功能，讓系統(tǒng)自動(dòng)查找滿足條件的數(shù)據(jù)并顯示給用戶，無疑會(huì)使數(shù)據(jù)檢索工作的效率大幅提高。 操作

48、步驟（1）打開“學(xué)生成績(jī)表3”。（2）單擊“學(xué)生成績(jī)表3”中的任一單元格。（3）選擇“數(shù)據(jù)”“篩選”“自動(dòng)篩選”命令。（4）此時(shí)，“學(xué)生成績(jī)表3”中數(shù)據(jù)的第一行處于可篩選狀態(tài)，并且每一列字段名的右邊都出現(xiàn)一個(gè)下拉按鈕，如圖5-63所示。圖5-63 顯示下拉按鈕（5）單擊“總分”字段名后面的下拉按鈕，打開下拉列表框，選擇“自定義”命令，彈出“自定義自動(dòng)篩選方式”對(duì)話框。（6）在“自定義自動(dòng)篩選方式”對(duì)話框中，設(shè)置篩選條件為“（總分>=260）與（總分<300）”，如圖5-64所示。圖5-64 設(shè)置篩選條件（7）單擊“確定”按鈕，篩選結(jié)果如圖5-65所示。圖5-65 顯示篩選結(jié)果提示：

49、選擇“數(shù)據(jù)”“篩選”“全部顯示”命令，可以將數(shù)據(jù)還原，顯示全部數(shù)據(jù)。（8）在D14:E15單元格區(qū)域中輸入高級(jí)篩選的條件“數(shù)學(xué)>=80”，“算機(jī)>=90”，如圖5-66所示。（9）選擇“數(shù)據(jù)”“篩選”“高級(jí)篩選”命令，彈出“高級(jí)篩選”對(duì)話框，如圖5-67所示。 圖5-66 輸入篩選條件 圖5-67 “高級(jí)篩選”對(duì)話框（10）在“方式”選項(xiàng)組中，選擇“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”單選按鈕。（11）在“列表區(qū)域”文本框中輸入要篩選的數(shù)據(jù)區(qū)域，或單擊“折疊對(duì)話框”按鈕，用鼠標(biāo)選擇數(shù)據(jù)區(qū)域。（12）在“條件區(qū)域”文本框中輸入或選擇篩選條件的區(qū)域，這里選擇D14:E15單元格區(qū)域。（13）在“

50、復(fù)制到”文本框中輸入或選擇篩選結(jié)果的放置位置，可以隨意選擇區(qū)域。（14）如果結(jié)果中要排除相同的行，選中“選擇不重復(fù)的記錄”復(fù)選框即可。（15）單擊“確定”按鈕，篩選結(jié)果如圖5-68所示。圖5-68 顯示篩選結(jié)果 相關(guān)知識(shí)鏈接1. 排序排序可以對(duì)一列或多列的數(shù)據(jù)按文本（升序或降序）、數(shù)字（升序或降序）、日期和時(shí)間（升序或降序）進(jìn)行排序，也可以按自定義序列（如大、中和?。┻M(jìn)行排序。主要關(guān)鍵字是數(shù)據(jù)排序的依據(jù)，在主要關(guān)鍵字相同時(shí)，按次要關(guān)鍵字進(jìn)行排序，當(dāng)次要關(guān)鍵字相同時(shí)，按第三關(guān)鍵字排序，依此類推。2. 篩選篩選就是顯示出符合設(shè)定條件的表格數(shù)據(jù)，隱藏不符合設(shè)定條件的數(shù)據(jù)。對(duì)于篩選功能，Excel提供

51、了“自動(dòng)篩選”和“高級(jí)篩選”命令。“自動(dòng)篩選”只能設(shè)置簡(jiǎn)單的篩選條件，需要設(shè)置復(fù)雜篩選條件時(shí)要使用高級(jí)篩選方式。在設(shè)置高級(jí)篩選時(shí)，需要建立一個(gè)條件區(qū)域，一個(gè)條件區(qū)域需用兩行，至少需用兩個(gè)單元格，在第一行的單元格中輸入指定的字段名稱，在第二行的單元格中輸入字段的篩選條件值。構(gòu)造篩選條件是條件檢索的基礎(chǔ)，篩選條件越精細(xì)合理，篩選結(jié)果就越準(zhǔn)確。篩選條件是由關(guān)系運(yùn)算符構(gòu)成的關(guān)系表達(dá)式，其中可以使用通配符“？”和“*”。若篩選條件較多時(shí)，應(yīng)使用“與”、“或”邏輯運(yùn)算符連接關(guān)系表達(dá)式。為了能清楚地看到篩選結(jié)果，系統(tǒng)將不滿足條件的數(shù)據(jù)暫時(shí)隱藏起來，當(dāng)撤銷篩選條件后，這些數(shù)據(jù)又重新出現(xiàn)。設(shè)置完自動(dòng)篩選后，再次

52、單擊篩選按鈕，可以取消篩選，回到原始狀態(tài)。5.5.3 練習(xí)與實(shí)訓(xùn)對(duì)樣例5.7中的數(shù)據(jù)按要求進(jìn)行處理。樣例5.7：（1）按總工作量排序，找到工作量最大的教師。（2）在次要關(guān)鍵字中依次選擇課時(shí)量、論文數(shù)量、課件數(shù)量和出版著作數(shù)量，全部按降序進(jìn)行排列。5.6 打印電子表格使用打印機(jī)可以把電子表格變成紙質(zhì)文檔，但是要打印出樣式精美的文檔，必須進(jìn)行打印設(shè)置。打印設(shè)置不但能使電子表格和打印紙張相互匹配，也能強(qiáng)化打印效果，把電子表格中沒有的內(nèi)容添加到紙質(zhì)文檔中。張老師決定把學(xué)生成績(jī)表打印出來，以便讓每位學(xué)生知道自己的考試成績(jī)和名次。為了強(qiáng)化打印效果，需要對(duì)電子表格的打印參數(shù)進(jìn)行設(shè)置，若想節(jié)省打印成本則需要考慮設(shè)置打印機(jī)，在打印前預(yù)覽可以發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，保證打印成功率。因此，打印任務(wù)可以分解成以下操作過程：· 設(shè)置打印參數(shù)· 設(shè)置打印機(jī)屬性· 預(yù)覽和打印表格5.6.1 設(shè)置打印參數(shù)打印Excel表格之前，應(yīng)設(shè)置紙張大小、頁(yè)面邊距及頁(yè)眉頁(yè)腳等內(nèi)容，使打印出來的表格格式美觀正確。