會展活動中大學(xué)生志愿者的管理與培訓(xùn)(共9頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上會展活動中大學(xué)生志愿者的管理與培訓(xùn) 摘要：會展活動需要大量的大學(xué)生志愿者作為臨時工作人員，才能保證會展按照預(yù)期開展。在會展實踐中，大學(xué)生愿者發(fā)揮著重要的作用，也存在一些問題。通過研究會展組織方對大學(xué)生志愿者的管理原則以及培訓(xùn)設(shè)計，筆者探討了如何做到企業(yè)與大學(xué)生志愿者的雙贏。 關(guān)鍵詞：會展活動;大學(xué)生志愿者;管理;培訓(xùn) 中圖分類號：F20 文獻標識碼：A 文章編號：1005-913X（2015）03-0150-02 隨著中國會展業(yè)的快速發(fā)展，志愿者對于展會活動的作用和影響日益凸顯。從會展行業(yè)來看，專業(yè)水準的志愿者隊伍，正是行業(yè)發(fā)展到一定高度的重要標準。筆者通過對展會項目

2、中大學(xué)生志愿服務(wù)的觀察和經(jīng)驗，對會展業(yè)大學(xué)生志愿者的現(xiàn)狀進行分析，探討了如何更好地發(fā)揮大學(xué)生志愿者在會展項目中的作用，如何對其進行管理，從而確保企業(yè)和學(xué)生的雙贏。 一、會展活動中大學(xué)生志愿者的作用與問題 會展是指圍繞特定主題多人在特定時空的集聚交流活動，有廣義和狹義之分。狹義的會展僅指展覽會和會議;廣義的會展是會議、展覽會和節(jié)事活動的統(tǒng)稱。本文主要探討?yīng)M義的會展。其中展覽是一種具有一定規(guī)模、定期在固定場所舉辦、參會人員來自不同地方的有組織的商業(yè)聚會;會議的研究對象為各類行業(yè)會議、協(xié)會會議以及商業(yè)會議。 展覽和會議在短時間內(nèi)聚集大量的人群，進行信息、產(chǎn)品的交流和溝通。盡管展覽和會議的成功取決于籌

3、備期間的大量工作，但是展覽和會議現(xiàn)場才是實現(xiàn)會展價值的依托體。會展的集中性和聚眾性導(dǎo)致現(xiàn)場需要大量的工作人員，協(xié)助會展組織方實現(xiàn)展覽和會議的功能。會展企業(yè)的人力資源結(jié)構(gòu)以會議和展覽銷售籌備期的工作人員為主，一般規(guī)模不大，而展覽和會議的召開則需要補充大量的工作人員，而這些人員需要臨時招募。在我國實踐中，大學(xué)生以志愿者形式參與到展會現(xiàn)場工作，是比較理想的臨時工作人員招募方式。 （一）會展活動中大學(xué)生志愿者的作用 1.招募大學(xué)生志愿者完成會展現(xiàn)場的部分工作可以降低企業(yè)成本。與長期雇傭合同或臨時雇傭社會人員相比較，志愿者的勞務(wù)報酬較低;而且企業(yè)的招募成本較低，因為大學(xué)生人力資源比較集中，特別是高校中有

4、一些行政管理部門或社會團體可以協(xié)助企業(yè)可以用較短的時間完成招募工作;志愿者來源的集中，也可以節(jié)省企業(yè)的培訓(xùn)費用和交通成本。 2.大學(xué)生志愿者的素質(zhì)對于會展企業(yè)很重要。高素質(zhì)臨時人員的招募往往比較困難，特別是會展活動的周期一般較短。大學(xué)生志愿者文化素養(yǎng)高，紀律性強，積極性高，有較高的精神追求，比較自由充裕的時間，較好的精力和體力。 3.學(xué)生以志愿者形式參與會展活動可以實現(xiàn)學(xué)校、企業(yè)和學(xué)生三方受益。高校希望搭建實踐平臺，提升學(xué)生社會實踐能力，為學(xué)校樹立良好口碑;學(xué)生希望可以通過社會實踐，積累經(jīng)驗，增長見識，實現(xiàn)自我價值;企業(yè)可以以較低的成本開展商業(yè)活動，而且可以通過志愿者的口碑宣傳會展活動，從而實

5、現(xiàn)三方的共贏。 （二）存在的問題 雖然大學(xué)生志愿者參與會展活動是多贏的合作，但是在工作實踐中，存在著以下幾方面的問題： 1.志愿者的忠誠度和責(zé)任感差異可能導(dǎo)致工作人員隊伍的不穩(wěn)定。 由于是臨時招募，志愿者工作目的和意向存在多樣性，而且大學(xué)生缺乏社會工作經(jīng)驗，對工作期望值存在偏差，與會展組織單位不能建立起緊密的心理認同感，因此可能會導(dǎo)致部分志愿工作者的服務(wù)意識和責(zé)任意識不能達到要求。 2.志愿者工作能力欠缺，展會專業(yè)化服務(wù)水平不高。會展志愿者的專業(yè)與會展主題可能不相關(guān)，與志愿者的服務(wù)崗位相關(guān)性也不強，如果會展組織者不能夠提供充分的培訓(xùn)，志愿工作人員因為缺乏溝通技巧以及全局觀，將無法開展針對會展客

6、戶專業(yè)化、個性化的服務(wù)。 3.志愿者的滿意度不高，導(dǎo)致大學(xué)生參與展會活動的熱情不高。由于志愿者行為的短期性特點，管理者很難進行有效的團隊溝通和協(xié)調(diào)管理，忽視志愿者工作的重要性，缺乏應(yīng)有的尊重，工作信息溝通交流不暢，導(dǎo)致志愿者感覺到忽略和排擠，沒有集體歸屬感。一些大學(xué)生志愿者認為工作過于簡單，對其能力提升有限，不能發(fā)揮特長，也無法實現(xiàn)精神滿足，因此認為參與會展活動的價值不大。 二、會展活動中大學(xué)生志愿者的管理原則 志愿服務(wù)的無償或低酬勞以及服務(wù)的短期性特點，使得對志愿者的管理不同于對從業(yè)人員的管理，簡單的利益調(diào)控機制在此失效，志愿者的有效管理成為成功辦好會展活動必須解決的問題。評定一個大型展會活

7、動的好壞，主要取決于會展現(xiàn)場能夠按照籌備開展的情況。會展企業(yè)需要制定好的志愿者管理計劃，能夠使志愿者實現(xiàn)自我價值并發(fā)揮最大價值，以期達到活動效果。 首先要認識大學(xué)生志愿者在展會中的作用，才能更好地制定管理計劃。志愿者在會展活動中，在不同的活動工作崗位，在組織方工作人員的領(lǐng)導(dǎo)下，開展一定職責(zé)范圍內(nèi)的比較簡單的工作，從而完成會展活動人員接待、信息咨詢、現(xiàn)場引導(dǎo)、門禁管理、設(shè)備管理、資料物品運送與派發(fā)、數(shù)據(jù)收集等工作，幫助會展活動參與者最大限度地參與會展活動，獲取更好的服務(wù)體驗。因此，在大學(xué)生志愿者管理實施方案的選擇中，決不能把志愿者視為會展活動的“配角”，認為他們是正式員工的“輔助人員”。大學(xué)生志

8、愿者是會展成功開展的服務(wù)細節(jié)的具體實施者，為會展活動參與者在現(xiàn)場提供最直接的服務(wù)，是會展活動按照既定計劃執(zhí)行的保證。因此，需要重視志愿工作人員的個人需求，關(guān)注他們的志愿服務(wù)的回報形式，防止過于注重志愿者的短期價值。另外從長遠角度，大量的志愿者對于會展活動的滿意體驗可以為展會進行口碑宣傳，大學(xué)生群體占據(jù)著社交媒體的話語權(quán)，他們也是即將步入職場的人員，他們的口碑傳播對于會展項目的持久生命力起到一定的作用。 志愿者的管理中，需要遵循以下幾個原則。 （一）協(xié)調(diào)性原則 在志愿者的配置與管理過程中遵從協(xié)同性原則，使志愿者的管理主體之間、志愿者與正式員工之間、不同部門的志愿者之間以及同一部門的志愿者之間，通

9、過合理的組合及有效的分工合作，形成一種大于個體分力之和的整體合力;要告知志愿者在整個項目中的作用，從而使他們對項目有全局觀的把握，從大局出發(fā)處理事務(wù)，而不僅僅局限于自己的崗位。 （二）彈性原則 志愿者崗位配置柔性化，崗位配置不僅要周詳，還要留有適當(dāng)?shù)膹椥钥臻g。在遇到緊急任務(wù)時能夠在有效時間內(nèi)，動員充足的志愿者，而不受其所在崗位和分工的約束。會展現(xiàn)場招募大量的大學(xué)生志愿者的目的是服務(wù)眾多活動參與對象，而參與對象的活動范圍以及高峰時段沒有明確的規(guī)律性，因此需要現(xiàn)場臨時調(diào)配志愿者，而且這一調(diào)配活動需要在短時間內(nèi)完成。 （三）集中與分權(quán)相協(xié)調(diào)原則 集權(quán)與分權(quán)的協(xié)調(diào)。既要賦予志愿者一定的自主權(quán)，充分調(diào)動

10、他們的積極性和創(chuàng)造性，又要保證他們按照預(yù)定的目標開展工作，同時要在特定的環(huán)境中，把賦予他們的權(quán)力收回來。 （四）權(quán)利與義務(wù)的平衡原則 在志愿者的管理中需注重其權(quán)利和義務(wù)的平衡。志愿者的權(quán)利可以包括了解工作政策、表達工作崗位意愿、獲得志愿者服務(wù)證明、獲得工作必須的工作條件、對志愿工作提出意見和建議、申請退出。志愿者的義務(wù)包括遵守法律規(guī)定和主辦方的相關(guān)規(guī)定、履行服務(wù)承諾、參加統(tǒng)一的培訓(xùn)和相關(guān)活動、服務(wù)組織方的指揮和調(diào)配、遵守保密協(xié)議等。 （五）注重精神滿足原則 對于志愿的回報形式的設(shè)計要更加貼近他們的精神需求，提供獨一無二的回報形式。比如：展覽會最后一日下午的參觀活動，會議結(jié)束后的聚餐聯(lián)歡活動，展

11、覽紀念品的發(fā)放，對優(yōu)秀志愿者的表彰等，這樣的活動安排，一方面可以讓大學(xué)生志愿者獲得受尊重的精神感受，這符合曼吉特（Manjit Monga，2006）提出的“全面五元模式”中的志愿者的利己動機，即追求道德和心理意義上的自我，其中被需要和尊重的感覺是非常重要的。 三、會展活動組織方對大學(xué)生志愿者的培訓(xùn) 志愿者的培訓(xùn)就是通過對志愿者進行有關(guān)會展活動的相關(guān)知識和能力的培養(yǎng)，使其獲得為會展活動服務(wù)所需的知識和技能的活動過程。志愿者服務(wù)水平的高低往往是評價一個大型活動成功與否的重要指標，而這與培訓(xùn)水平的高低緊密相關(guān)。會展活動的周期一般在3到7天，對志愿者的培訓(xùn)應(yīng)控制在1-2天之內(nèi)，因此需要制定詳細周密的

12、培訓(xùn)計劃以及培訓(xùn)方法，從而讓大學(xué)生體會到培訓(xùn)的價值，而培訓(xùn)的價值也是對志愿者工作最有意義的回報。根據(jù)曼吉特（Manjit Monga，2006）提出的“全面五元模式”，志愿者參與活動的實用性和利他性動機是重要的驅(qū)動力。實用性動機指志愿者希望通過參與活動獲得個人利益，比如：知識提升、技能提升、工作經(jīng)驗等。因此會展組織方，需要認真準備崗前培訓(xùn)，不僅僅要列出需要大學(xué)生志愿者掌握的知識和技能以及對他們提出的要求，更要從大學(xué)生的角度，確定培訓(xùn)內(nèi)容如何與他們的需求相結(jié)合。 在培訓(xùn)內(nèi)容方面，首先對大學(xué)生志愿者的培訓(xùn)應(yīng)當(dāng)是在“求共同發(fā)展”的目標定位下，尋求多元化的志愿者個性化素質(zhì)的培訓(xùn)，包括待人接物的禮儀和社

13、會公眾責(zé)任心的加強等，而最重要的是組織歸屬感的培養(yǎng)、注重精神層次的培養(yǎng)。崗前定位培訓(xùn)主要是通過多種方式使志愿者了解大型活動志愿者服務(wù)的政策、程序，以及可能面臨的日常事務(wù)的處理，這樣可以使志愿者盡快地、盡可能多地了解會展活動，以適應(yīng)會展活動的要求。此外，還要對其進行分類培訓(xùn)。這是根據(jù)志愿者所從事的具體服務(wù)工作的不同，而進行的不同內(nèi)容的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容不僅僅局限于志愿者要做的具體工作的技能要求和說明，要給志愿者提供一些可供參考的樣例，通過具體和規(guī)范化的指導(dǎo)，使志愿者可以更好地完成工作。同時可以為志愿者準備培訓(xùn)資料，一方面作為工作手冊，也可以讓志愿者選擇合適的學(xué)習(xí)方法，適當(dāng)減少對自愿者的集中培訓(xùn)。 此外，對大學(xué)生自愿者的培訓(xùn)，還要加強保密制度以及安全意識的培訓(xùn)等，通過簽訂保密協(xié)議工作協(xié)議等，使志愿者意識到他們是參與到商業(yè)活動中，他們的行為可能對企業(yè)造成的影響。這樣的培訓(xùn)可以降低企業(yè)的用人風(fēng)險，也可以讓志愿者提升商業(yè)意識，認識到他們所從事的工作的價值。 為了實現(xiàn)企業(yè)、學(xué)校和大學(xué)生志愿者的三方共贏，會展類企業(yè)或會展行業(yè)協(xié)會可以