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文檔簡介

1、第1章 Project入門本章內(nèi)容:n 了解Microsoft Office Project 2007產(chǎn)品系列n 了解優(yōu)秀的項目管理工具如何幫助完成任務n 啟動Project Standard或Project Professional,辨別Project窗口的主要組成部分n 使用視圖以不同方式顯示項目計劃的詳細信息n 使用報表打印項目計劃的詳細信息n 創(chuàng)建項目計劃和輸入項目開始日期n 設置項目的工作和非工作時間n 輸入項目計劃屬性項目管理是一門實踐豐富的藝術與科學。不論您正在參與項目管理,還是將要進行項目管理,閱讀本書都是一個絕佳的學習機會。就其核心而言,項目管理是一種融合技能與工具的“工具箱

2、”,有助于預測和控制組織工作的成果。除了項目,組織還有其他工作。項目(如電影項目)與持續(xù)業(yè)務(Ongoing Operation)(如工資單服務)截然不同,因為項目是臨時性的工作,產(chǎn)生唯一性的成果或最終結(jié)果。憑借優(yōu)秀的項目管理系統(tǒng),您可以解決以下問題:n 要取得項目的可交付成果,必須執(zhí)行什么任務,以何種順序執(zhí)行?n 應于何時執(zhí)行每一個任務?n 誰來完成這些任務?n 成本是多少?n 如果某些任務沒有按計劃完成,該怎么辦?n 對那些關心項目的人而言,交流項目詳情的最佳方式是什么?良好的項目管理并不能保證每個項目一定成功,但不良的項目管理卻會是失敗的成因之一。在您的項目管理工具箱中,Microsof

3、t Office Project 2007應是最常用的工具之一。本書會介紹如何使用Project建立項目計劃(包括任務和資源的分配),如何使用Project中擴展的格式化特性來組織和格式化項目計劃的詳細信息,如何跟蹤實際工作與計劃是否吻合,以及當工作與計劃脫軌時如何采取補救措施。如果是剛剛接觸項目管理,可以在此處暫停,先閱讀附錄A,然后再繼續(xù)閱讀本章。這樣做不會占用多長時間,有助于恰當?shù)卦u估和組織自己的項目日程安排需求,進而利用Project建立穩(wěn)固的計劃。本書的大部分練習圍繞著一個虛構的電影公司 (Southridge Video and Film Productions)展開。您

4、任職于電影公司的可能性不大,但您肯定看過電視廣告或電影。每個電視廣告或電影就是一個項目,事實上,有一些還是相當復雜的項目,涉及成百上千的資源但時間限制卻很嚴苛。Southridge Video遇到的許多日程安排問題,您可能都會覺得似曾相識,如此一來,您可以將它們的解決方案應用于自己的日程安排需求。本章會粗略瀏覽一下Project界面并介紹在Project中創(chuàng)建新計劃的必要步驟。本章沒有練習文件。1.1 使用Project管理項目世界上最好的管理工具也不能替代您自己的準確判斷。但是,工具可以也應該有助于您完成下列工作。n 跟蹤您收集的與工作有關的所有信息:項目的工期、成本和資源需求。n 以標準、

5、美觀的格式形象具體地呈現(xiàn)項目計劃。n 一致而高效地安排任務和資源。n 與其他Microsoft Office 系統(tǒng)應用程序交換項目信息;n 作為項目經(jīng)理的您在保持對項目的最終控制權的同時,又能與資源和其他項目干系人交流。n 使用外觀和操作類似桌面程序的應用來管理項目。Microsoft Office Project 2007系列包括的產(chǎn)品眾多,具體有以下幾種。n Microsoft Office Project Standard 2007 用于項目管理的基于 Windows的桌面應用程序。此版本為單一項目管理人員設計,并且不能與Project Server交互。n Microsoft Offi

6、ce Project Professional 2007 基于 Windows的桌面應用程序,包括Standard版的完整特性集,還有使用Project Server時需要的項目團隊計劃和通信功能。Project Professional加上Project Server是Microsoft的企業(yè)項目管理( Enterprise Project Management,EPM)產(chǎn)品的代表。n Microsoft Office Project Server 2007 基于內(nèi)聯(lián)網(wǎng)的解決方案。結(jié)合Project Professional使用時支持企業(yè)級的項目合作、時間表報表和狀態(tài)報表。n Microso

7、ft Office Project Web Access 2007 使用Project Server時所用的基于Internet Explorer的界面。n Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 組合(Portfolio)管理解決方案。提示 如需了解Project 2007的新特性以及Standard版本和Professional版本之間的區(qū)別,請查詢微軟的Office Online網(wǎng)站中的Project區(qū)域:先進入網(wǎng)站,然后瀏覽至Project頁?;谄髽I(yè)項目管理的Project Server的產(chǎn)品組成列表參見本書20.1節(jié)。本書的大部

8、分章節(jié)著重講述Project Standard版本的特性集,Project Standard版本是入門級的桌面項目管理工具。第部分介紹Project Professional版本和Project Server中可用的EPM特性。本書介紹的Project Standard版本的所有內(nèi)容同樣適用于Project Professional版本,所以學習本書第部分至第部分時可選用任一版本(本書的大部分截圖均使用Project Professional版本完成譯者注)。如果您有Project Professional并可訪問Project Server,就可仔細研讀第部分介紹的特性。否則,可以粗略瀏覽第

9、部分內(nèi)容以確定您或您的公司是否應使用Project Professional版本和Project Server。日程安排引擎的功能大部分項目并沒有使用真正的日程安排工具(如Project)來管理,但它們應該使用。工作中常見到的有:用電子表格程序(如Microsoft Office Excel)做出的任務和資源列表,或用繪圖程序(如Visio)做出的格式優(yōu)美的甘特圖。Project優(yōu)于以上程序的一大特點就是它包括日程安排引擎它是計算核心,可以處理諸如連鎖反應之類的問題。例如,當由100個任務組成的工作序列中的任務1的工期發(fā)生改變,日程安排引擎便會做出相應調(diào)整。計算任務的開始和結(jié)束日期時,日程安排

10、引擎還可以考慮非工作時間(如周末)。諸如Excel和Visio之類的應用程序在項目管理工具箱中占有一席之地,但您需要日程安排引擎(如Project)來獲得真正的成功。1.2 啟動Project Standard重要提示 如果使用的是Microsoft Office Project Standard版本,請按照本節(jié)步驟操作。如果使用的是Microsoft Office Project Professional版本,跳過本節(jié),參考1.3節(jié)。如果不能確定使用的Project版本,有一種簡單的方法可以解決:啟動Project后,查找“協(xié)作”菜單,它位于“報表”和“窗口”菜單之間。如果有此菜單,就表明版

11、本為Project Professional;如果沒有,則表明版本為Project Standard。也可在啟動Project后,單擊“幫助”菜單中的“關于Microsoft Office Project”,隨后出現(xiàn)的對話框會提示您使用的是何種版本。在此練習中,將啟動Project Standard版本,基于模板(包含一些初始數(shù)據(jù),可作為創(chuàng)建新項目計劃的起點)創(chuàng)建文件,查看默認Project界面的主要區(qū)域。(1)在Windows任務欄上,單擊“開始”按鈕,顯示“開始”菜單。(2)在“開始”菜單上,指向“所有程序”,單擊Microsoft Office,然后單擊Microsoft Office

12、Project 2007。Project Standard顯示,如圖1.1所示。提示 在Project工具欄中,并不是每一個工具欄的所有按鈕都會顯示,這要根據(jù)對計算機屏幕分辨率的設置以及最常用的工具欄按鈕而定。如果本書提及的按鈕沒有顯示在工具欄中,單擊工具欄上“工具欄選項”下拉箭頭,即可顯示可用的其他按鈕。如果使用過其他Office應用程序或正在更新舊版本的Project,您會對Project窗口的主要界面元素很熟悉。下面簡單介紹一下。¨ 主菜單欄和快捷菜單提供Project指令。¨ 工具欄提供對常見任務的快速訪問,大多數(shù)工具欄按鈕對應于某一菜單欄命令。彈出的屏幕提示會描述

13、您指向的工具欄按鈕。Project會根據(jù)您使用特定工具欄按鈕的頻率來為您定制工具欄。最常用的按鈕會在工具欄上顯示,而較少使用的按鈕則暫時隱藏。圖1.1 Project Standard界面¨ 項目計劃窗口包含活動的項目計劃(我們將Project要處理的文件類型稱為項目計劃,而不是文件或進度表)的視圖,活動視圖的名稱會顯示在視圖左邊緣上,此例中為“甘特圖”視圖。¨ “鍵入需要幫助的問題”框用于快速查找在Project中執(zhí)行常見操作的命令。只需輸入問題,按Enter鍵即可。本書會給出一些建議性的問題供您在框中輸入,以獲得某特定特性的詳細信息。如果您的計算機連接到因特網(wǎng),搜索查詢

14、會訪問Office Online(微軟網(wǎng)站的一部分),顯示的結(jié)果會反映微軟提供的最新內(nèi)容。如果計算機沒有連接到因特網(wǎng),搜索結(jié)果會局限于Project的幫助內(nèi)容。接下來會查看Project中包含的模板,并根據(jù)其中之一創(chuàng)建項目計劃。(3)在“文件”菜單中單擊“新建”,此時會顯示“新建項目”窗格。(4)在“新建項目”窗格中,在“模板”下單擊“計算機上的模板”,顯示“模板”對話框。(5)單擊“項目模板”標簽,屏幕如圖1.2所示。(6)單擊“開辦新業(yè)務”(可能需要向下滾動項目模板列表才能看到),然后單擊 “確定”。提示 模板可能此時沒有安裝,這要根據(jù)您在計算機上安裝Project的過程而定?!笆状伟惭b使

15、用”設置是安裝選項之一,用于確定Project中包括的可選元素。如果以前從未見過Project中包含的模板,可以花一些時間瀏覽一下。您可能會找到一個模板與某個將要進行的項目吻合,而您正想為這個項目開發(fā)完整計劃。以預定義的模板為起點可以節(jié)約不少精力。圖1.2 項目模板Project根據(jù)“開辦新業(yè)務”模板創(chuàng)建項目計劃并關閉“新建項目”窗格。屏幕應與圖1.3相似(此為英文版Standard版本的截圖 譯者注)。圖1.3 “開辦新業(yè)務”模板本章接下來的幾個練習中,將使用模板所提供的樣本數(shù)據(jù)來標識Project界面的幾個主要組成部分。值得一看的項目向?qū)roject包含類似向?qū)У慕缑?,可以利?/p>

16、它創(chuàng)建精細的項目計劃,此幫助程序稱為項目向?qū)???梢允褂庙椖肯驅(qū)?zhí)行許多與任務、資源和分配有關的常見操作。在Project 2007中,項目向?qū)J是關閉的,顯示方法有兩種:單擊“視圖”菜單中的“啟用項目向?qū)А?;或者單擊“工具”菜單中的“選項”,在“界面”選項卡中,勾選“顯示項目向?qū)А睆瓦x框。照此操作后,“項目向?qū)А睍@示在Project窗口的左窗格中,如圖1.4所示(此為英文版Standard版本的截圖 譯者注)。圖1.4 項目向?qū)挥赑roject窗口的左窗格項目向?qū)О噶睢⒍x和命令,它們不僅可以使常用操作一目了然,還可以改變視圖和Project中的其他設置來幫助您完成所選操作

17、??梢酝ㄟ^項目向?qū)Чぞ邫趤聿榭错椖肯驅(qū)е械乃胁僮鳌4斯ぞ邫诜譃镻roject中最常見的4個子區(qū):任務、資源、跟蹤和報表。1.3 啟動Project Professional 重要提示 如果使用的是Microsoft Office Project Professional版本,請按照本節(jié)步驟操作。如果使用的是Microsoft Office Project Standard版本,跳過本節(jié),參考1.2節(jié)。如果不能確定使用的Project版本,有一種簡單的方法可以解決:啟動Project后,查找“協(xié)作”菜單,它位于“報表”和“窗口”菜單之間。如果有此菜單,表明版本為Project Professi

18、onal;如果沒有,則為Project Standard。也可在啟動Project后,單擊“幫助”菜單中的“關于Microsoft Office Project”,出現(xiàn)的對話框會提示您使用的是何種版本。在此練習中,將啟動Project Professional,基于模板(包含一些初始數(shù)據(jù),可作為新建項目計劃的起點)創(chuàng)建文件,查看默認Project界面的主要區(qū)域。如果使用Project Professional連接到Project Server,還要進行一次性的設置,指定Project Professional的啟動方式,以便使用本書的練習文件時不致影響Project Server。(1)在Wi

19、ndows任務欄上,單擊“開始”按鈕,顯示“開始”菜單。(2)在“開始”菜單上,指向“所有程序”,單擊Microsoft Office,然后單擊Microsoft Office Project 2007。根據(jù)您在Project Professional中設置的企業(yè)選項的不同,可能會被提示登錄或選擇一個Project Server賬戶。如出現(xiàn)提示,請完成步驟(3),否則跳至步驟(4)。(3)如果“登錄”對話框(圖1.5)顯示,在“配置文件”框中選擇“計算機”,然后單擊“確定”。圖1.5 “登錄”對話框選擇此選項會將Project Professional設置為獨立于Project Server工

20、作,并有助于確保本章使用的練習文件數(shù)據(jù)不會無意中發(fā)布到Project Server。(4)單擊“工具”|“企業(yè)選項”|“Microsoft Office Project Server賬戶”,顯示“Project Server賬戶” 對話框。如圖1.6所示。圖1.6 “Project Server賬戶” 對話框(5)注意當前賬戶值:¨ 如果當前賬戶值不是“計算機”,單擊“手動控制連接狀態(tài)”,單擊“確定”,然后完成步驟(6);¨ 如果當前賬戶值是“計算機”,單擊“取消”,然后跳過步驟(6)。選擇“手動控制連接狀態(tài)”會導致啟動Project Professional時提示用戶選擇

21、要使用的賬戶,這有助于確保本章使用的練習文件數(shù)據(jù)不會無意中發(fā)布至Project Server。(6)關閉并重啟Project Professional。如果提示選擇配置文件,單擊“計算機”,然后單擊“確定”。此時顯示Project Professional,如圖1.7所示。圖1.7 Project Professional主界面提示 在Project工具欄中,并不是每一個工具欄的所有按鈕都會顯示,這要依您對計算機屏幕分辨率的設置以及您最常使用的工具欄按鈕而定。如果本書提及的按鈕沒有顯示在工具欄中,單擊工具欄上“工具欄選項”下拉箭頭,顯示可用的其他按鈕。如果您使用過其他Office應用程序或正在

22、更新舊版本的Project,您會對Project窗口的主要界面元素很熟悉。下面簡單介紹一下。¨ 主菜單欄和快捷菜單提供Project指令。¨ 工具欄提供對常見任務的快速訪問,大多數(shù)工具欄按鈕對應于某一菜單欄命令。彈出的屏幕提示會描述您指向的工具欄按鈕。Project會根據(jù)您使用特定工具欄按鈕的頻率來為您定制工具欄。最常用的按鈕會在工具欄上顯示,而較少使用的按鈕則暫時隱藏。¨ 項目計劃窗口包含活動的項目計劃(我們將Project要處理的文件類型稱為項目計劃,而不是文件或進度表)的視圖,活動視圖的名稱會顯示在視圖左邊緣上,此例中為“甘特圖”視圖。¨ “鍵入需

23、要幫助的問題”框用于快速查找在Project中執(zhí)行常見操作的命令。只需輸入問題,按Enter鍵即可。本書會給出一些建議性的問題供您在框中輸入,以獲得某特定特性的詳細信息。如果您的計算機連接到因特網(wǎng),搜索查詢會訪問Office Online(微軟網(wǎng)站的一部分),顯示的結(jié)果會反映微軟提供的最新內(nèi)容。如果計算機沒有連接到因特網(wǎng),搜索結(jié)果會局限于Project的幫助內(nèi)容。接下來會查看Project中包含的模板,并根據(jù)其中之一創(chuàng)建項目計劃。(7)單擊“文件”菜單中的“新建”,此時會顯示“新建項目”窗格。(8)在“新建項目”窗格中,在“模板”下單擊“計算機上的模板”,顯示“模板”對話框。(9)單擊“項目模

24、板”標簽,屏幕如圖1.8所示。圖1.8 “模板”對話框(10)單擊“開辦新業(yè)務”(可以需要向下滾動項目模板列表才能看到),然后單擊 “確定”。提示 模板可能此時沒有安裝,這要根據(jù)您在計算機上安裝Project的過程而定?!笆状伟惭b使用”設置是安裝選項之一,用于確定Project中包括的可選元素。如果您以前從未見過Project中包含的模板,可以花一些時間瀏覽一下。您可能會找到一個模板與某個將要進行的項目吻合,而您正想為這個項目開發(fā)完整計劃。以預定義的模板為起點可以省去不少精力。Project根據(jù)“開辦新業(yè)務”模板創(chuàng)建項目計劃并關閉“新建項目”窗格。屏幕應與圖1.9相似。圖1.9 “開辦新業(yè)務”

25、模板有本章后續(xù)的幾個練習中,將使用模板提供的樣本數(shù)據(jù)來標識Project界面的主要組成部分。值得一看的項目向?qū)roject包含類似向?qū)У慕缑?,可以利用它?chuàng)建精細的項目計劃,此幫助程序稱為項目向?qū)А?梢允褂庙椖肯驅(qū)?zhí)行許多與任務、資源和分配有關的常見操作。在Project 2007中,項目向?qū)J是關閉的,顯示方法有兩種:單擊“視圖”菜單中的“啟用項目向?qū)А?;或者單擊“工具”菜單中的“選項”,在“界面”選項卡中,勾選“顯示項目向?qū)А睆瓦x框。照此操作后,“項目向?qū)А睍@示在Project窗口的左窗格中,如圖1.10所示。項目向?qū)О噶睢⒍x和命令,它們不僅可以使常用操作一目了然,還可以改變視圖

26、和Project中的其他設置來幫助您完成所選操作??梢酝ㄟ^項目向?qū)Чぞ邫趤聿榭错椖肯驅(qū)е械乃胁僮?。此工具欄分為Project中最常見的4個子區(qū):任務、資源、跟蹤和報表。圖1.10 項目向?qū)挥赑roject窗口的左窗格1.4 視圖Project中的工作區(qū)稱為視圖。Project包含若干視圖,但通常一次只使用一個(有時是兩個)視圖。使用視圖輸入、編輯、分析和顯示項目信息。默認視圖(Project啟動時所見)是“甘特圖”視圖,如圖1.11所示。通常,視圖著重顯示任務或資源的詳細信息。例如,“甘特圖”視圖在視圖左側(cè)以表格形式列出了任務的詳細信息,而在視圖右側(cè)將每個任務圖形化,以條形表示在圖中?!案?/p>

27、特圖”視圖是顯示項目計劃的常用方式,特別是要將項目計劃呈送他人審閱時。它對于輸入和細化任務詳細信息及分析項目是有利的。在此練習中,將以“甘特圖”視圖啟動Project,然后切換到突出項目計劃不同部分的其他視圖。最后,學習復合視圖,以便更容易聚焦于特定的項目詳細信息。(1)單擊“視圖”菜單中的“資源工作表”。此時,“資源工作表”視圖代替“甘特圖”視圖,如圖1.12所示。圖1.11 “甘特圖”視圖圖1.12 “資源工作表”視圖“資源工作表”視圖以行列格式(稱為表)顯示資源的詳細信息,一行顯示一個資源。此視圖是工作表視圖的一種。另一種工作表視圖稱為任務工作表視圖,用于列出任務的詳細信息。注意,“資源

28、工作表”視圖并沒有告訴您資源所分配到的任務的任何信息。如想查看此類信息,需要切換到不同視圖。(2)單擊“視圖”菜單中的“資源使用狀況”,此時,“資源使用狀況”視圖代替“資源工作表”視圖。此使用狀況視圖將每一個資源所分配到的任務組織在一起。另一種使用狀況視圖是“任務分配狀況”視圖,其用途與前一種視圖相反,用于顯示分配到每一個任務的所有資源。使用狀況視圖也可以將每一個資源的工時分配以不同時間刻度顯示,如每天或每周。(3)單擊“視圖”菜單中的“任務分配狀況”。此時,“任務分配狀況”視圖代替“資源使用狀況”視圖。(4)在視圖左側(cè)的表部分,單擊“定義業(yè)務構想”(第三個任務的名稱)。(5)在“標準”工具欄

29、上,單擊“滾動到任務”按鈕。視圖的時間刻度一側(cè)可滾動顯示每一任務的工時值,如圖1.13所示。圖1.13 單擊“滾動到任務”后的“任務分配狀況”視圖使用狀況視圖是用于查看項目詳細信息的相當復雜的方式,下面將切換到更簡單的視圖。(6)單擊“視圖”菜單中的“日歷”,顯示“日歷”視圖,如圖1.14所示。圖1.14 “日歷”視圖這種簡單的月或周的概略視圖沒有前一視圖中的表結(jié)構、時間刻度或圖元素。任務條會顯示在它們各自被排定的起始日期中,如果任務的工期長于一天,條會延展跨越數(shù)日。項目管理中的另一常用視圖是網(wǎng)絡圖。(7)單擊“視圖”菜單中的“網(wǎng)絡圖”,顯示“網(wǎng)絡圖”視圖,如圖1.15所示。使用滾動條查看“網(wǎng)

30、絡圖”視圖的不同部分。此視圖重點強調(diào)任務關系?!熬W(wǎng)絡圖”視圖中的每個框或節(jié)點顯示某個任務的詳細信息,框之間的線表示任務間的關系。和“日歷”視圖一樣,“網(wǎng)絡圖”視圖沒有表結(jié)構,整個視圖就是一個圖。在本練習的結(jié)尾將介紹一下復合視圖。復合視圖將項目計劃窗口拆分為兩個窗格,每個窗格包含不同視圖。此時的視圖是合成視圖,因此選擇一個視圖中的任務或資源會導致另一視圖顯示所選任務或資源的詳細信息。(8)單擊“視圖”菜單中的“其他視圖”,顯示“其他視圖”對話框。此對話框列出了Project中所有預定義的可用視圖。(9)在“視圖”框中,單擊“任務數(shù)據(jù)編輯”,然后單擊“應用”,顯示“任務數(shù)據(jù)編輯”視圖,如圖1.16

31、所示。圖1.15 “網(wǎng)絡圖”視圖圖1.16 “任務數(shù)據(jù)編輯”視圖此視圖是預定義的拆分屏幕或復合視圖,“甘特圖”在上窗格中,“任務窗體”在下窗格中。窗體是本章介紹的最后一個視圖元素。窗體用于顯示所選任務或資源的詳細信息,類似于對話框。可以在窗體中輸入,修改或?qū)忛嗊@些詳細信息。(10)如果“甘特圖”部分選擇的不是任務3,即“定義業(yè)務構想”,請單擊此任務 名稱。任務3的詳細信息顯示在視圖的“任務窗體”部分中。(11)在“甘特圖”部分中,單擊任務4的名稱,即“確定可供使用的技能、信息和 支持”。任務4的詳細信息顯示在任務窗體中。提示 除了使用預定義的復合視圖,還可以自行選擇顯示兩個視圖,方法是單擊“窗

32、口”菜單中的“拆分”。Project窗口被拆分為兩個窗格后,單擊上窗格或下窗格,然后選擇想要顯示的視圖。如要返回單一視圖,單擊“窗口”菜單中的“取消拆分” 即可。重要的是要理解,在所有上述視圖和Project的所有其他視圖中,所看到的只是一個項目計劃同一詳細信息集的不同方面。一個單一的項目計劃可能包含許多數(shù)據(jù),以至于無法一次顯示完全。使用視圖可以幫助您只關注特定的詳細信息。下面將介紹更多視圖,進一步關注最密切相關的項目信息。1.5 報表項目包含兩種類型的報表:表格報表用于打?。豢梢晥蟊碛糜趯roject數(shù)據(jù)輸出到Excel和Visio??梢晥蟊硎褂肞roject中的Excel和Visio模板

33、來生成設計美觀的圖表??梢灾苯訉?shù)據(jù)輸入報表。Project包括數(shù)個預定義的任務和資源報表,可以使用它們來獲得想要的信息。在下面的練習中,將在“打印預覽”窗口中查看一個報表,然后生成一個可視報表。(1)單擊“報表”菜單中的“報表”,顯示“報表”對話框,其中顯示Project中可用的6大報表種類,如圖1.17所示。圖1.17 “報表”對話框(2)單擊“自定義”,然后單擊“選定”按鈕。“自定義報表”對話框顯示,列出了Project中所有預定義的報表和所有已加入的自定義報表。(3)在“報表”列表中,單擊“資源(工時)”,然后單擊“預覽”按鈕。Project在“打印預覽”窗口中顯示“資源(工時)”報表

34、,如圖1.18所示。圖1.18 預覽“資源(工時)”報表此報表為項目計劃中可用資源的完整列表,類似于“資源工作表”視圖中所見。如想放大觀看,可移動鼠標指針(形如放大鏡)到報表的特定部位,然后單擊。再次單擊則返回全頁預覽。(4)在“打印預覽”工具欄上單擊“關閉”按鈕。“打印預覽”窗口關閉,“自定義報表”對話框再次顯示。(5)在“自定義報表”對話框中,單擊“關閉”,然后再次單擊“關閉”,關閉“報表”對話框。接下來創(chuàng)建一個可視報表以便仔細查看總的資源工作量及其在項目生命周期中的可用性。此練習要求計算機上安裝有Microsoft Office Excel 2003或更高版本,如果沒有,請?zhí)敛襟E(11

35、)。(6)單擊“報表”菜單中的“可視報表”,顯示可視報表對話框,其中列出了Project中所有預定義的可視報表,如圖1.19所示。圖1.19 可視報表對話框?qū)τ诿恳粋€可用報表而言,Project都會將數(shù)據(jù)輸出到Excel或Visio,然后在上述任一程序中生成圖表。(7)在“顯示以下應用程序中創(chuàng)建的報表模板”選項區(qū)中,確保選中Microsoft Office Excel,并且“全部”選項卡處于可見狀態(tài)。(8)單擊“資源剩余工時報表”,然后單擊“視圖”。Excel啟動,Project將資源數(shù)據(jù)輸出到Excel(此過程可能會花一點時間),如圖1.20所示?!皥D表1”工作表中包含了每個資源實際和剩余工

36、時的多層線條圖表。也可以通過“資源摘要”工作表查看圖表反映的數(shù)據(jù)。因為圖表是基于Excel的數(shù)據(jù)透視表的(“資源摘要”工作表中可見),所以可調(diào)整數(shù)據(jù)和相應的圖表。(9)關閉Excel并且不保存可視報表。提示 Project用戶在將特定格式的特定信息引入自定義視圖時常會遇到許多問題。在自定義之前,請查看預定義的視圖(對于聯(lián)機工作或打印)、報表(對于打印)或可視報表(對于圖表)。因為Project的設計人員很可能已經(jīng)將您的需要考慮進去,并為您提供了預定義的解決方案。(10)單擊“關閉”,關閉可視報表對話框。在練習的結(jié)尾,關閉用于學習視圖和報表的文件。圖1.20 資源剩余工時報表(11)單擊“文件”

37、菜單中的“關閉”,關閉“開辦新業(yè)務”計劃。在被提示是否保存修改時,單擊“否”按鈕。1.6 創(chuàng)建新項目計劃項目計劃本質(zhì)上是您為參與的實際項目的某幾方面的內(nèi)容(您預想會發(fā)生的以及希望發(fā)生的,二者最好差別不大)構建的模型。此模型關注實際項目的某些(不是全部)方面:任務、資源、時間框架及其相關成本。正如您所預期,Project主要關注時間問題。您可能想知道項目的計劃開始日期、完成日期或兩者。但是,使用Project時,只需指定一個日期:項目的開始日期或完成日期。為什么?因為輸入項目的開始日期(或完成日期)和項目工期后,Project會自行計算其他時間。記住,Project不只是一個進度信息的統(tǒng)計庫,它

38、還是一個日程安排工具。大多數(shù)項目應該使用開始日期來安排進度,即使您知道項目必須在某一期限完成。從開始日期安排進度的后果是所有任務都會盡早開始,并會提供最大程度的日程安排的靈活性。在后文中,在處理一個以開始日期進行日程安排的項目時,可以通過實際操作領略到這種靈活性。項目管理重點:Project只是項目管理的一部分根據(jù)您的需要和要訪問的信息的不同,您所開發(fā)的項目計劃可能會處理實際項目的其他重要方面。例如,許多大型項目是在有正規(guī)修改管理流程的組織中進行的。在對項目范圍進行主要修改之前,應由管理和實施項目的負責人進行評估和批準。盡管這是重要的項目管理操作,但卻不是在Project內(nèi)直接進行的。既然您已

39、經(jīng)對Project界面的主要部分有了大概了解,現(xiàn)在可以創(chuàng)建您在本書的第部分使用的項目計劃。在下面的練習中,將創(chuàng)建新的項目計劃。(1)單擊“文件”菜單中的“新建”。在“新建項目”任務窗格中,單擊“空白 項目”。Project新建一個空白項目計劃,接下來,設置項目的開始日期。(2)單擊“項目”菜單中的“項目信息”。顯示項目信息對話框。(3)在“開始日期”框中,輸入或選擇“2008年1月8日”,如圖1.21所示。圖1.21 項目信息對話框提示 在大多數(shù)情況下,需要在Project中輸入日期時,可單擊“日期”框旁邊的下拉箭頭,顯示一個小型月歷。在此處您可以瀏覽任意月份,然后單擊選定的日期,或單擊“今日

40、”快速選擇當前日期。重要提示 如果使用的是Project Standard,“項目信息”和其他對話框選項會有所不同。本書的大部分截圖都是針對Project Professional的(原書使用的是Project Standard,譯者使用的是Project Professional,故截圖與原書略有不同,相關譯文也做相應的調(diào)整 譯者注)。(4)單擊“確定”,關閉項目信息對話框。(5)在“標準”工具欄中,單擊“保存”按鈕。因為項目計劃之前沒有保存過,所以顯示“另存為”對話框。(6)定位到硬盤上Project 2007 SBS文件夾中的Chapter 1 Getting Started文

41、件夾。Project 2007 SBS的默認位置為 DocumentsMicrosoft Press(如操作系統(tǒng)為Windows XP,則為My DocumentsMicrosoft Press,后文同,不再逐注解譯者注)。(7)在“文件名稱”框中,輸入Wingtip Toys Commercial 1。(8)單擊“保存”,關閉“另存為”對話框。Project將項目計劃保存為Wingtip Toys Commercial 1。提示 可以指示Project按預定間隔自動保存激活的項目計劃,如每隔10分鐘保存一次。單擊“工具”菜單中的“選項”,在“選項”對話框中,單擊“保存”標簽,選擇“每隔”復選

42、框,然后指定時間間隔。1.7 設置非工作日本練習中引入日歷 這是在Project中為每個任務和資源安排工時的主要控制手段。在后文中,會用到其他類型的日歷;在本章中,只使用項目日歷。項目日歷為任務定義常規(guī)的工作時間和非工作時間??蓪㈨椖咳諝v視為組織的正常工作時間。例如,周一到周五的早上8點到下午5點,中間有一小時的午餐休息時間。您的組織或特定資源在此正常工作時間內(nèi)可能存在例外日期,如法定假日或帶薪假期。在后面的章節(jié)中會解決資源休假問題,此處解決項目日歷中的法定假日問題。(1)單擊“工具”菜單中的“更改工作時間”。顯示“更改工作時間”對話框,如圖1.22所示。(2)在“對于日歷”框中,單

43、擊下拉箭頭。顯示的列表包含Project中的3個基本日歷,具體如下所述。¨ 24小時:沒有非工作時間。¨ 夜班:夜晚輪班安排,周一晚到周六晨,時間從晚上11點到早上8點,中間有1小時休息時間。¨ 標準:傳統(tǒng)的工作日,周一到周五的早上8點到下午5點,中間有1小時午餐休息時間。只能有一個基本日歷作為項目日歷。對本項目而言,將使用“標準”基本日歷,因此讓它保持選中狀態(tài)。您知道在1月28日全體職員有個集體活動,在那一天不應該安排工作,因此將那一天記為日歷的例外日期。(3)在“例外日期”選項卡中的“名稱”域中輸入Staff at morale event,然后單擊“開始時間

44、”域。(4)在“開始時間”域中,輸入2008-1-28,然后按Enter鍵。您應該已經(jīng)在“例外日期”選項卡上部的日歷中或在“開始時間”域的下拉日歷中選中該日期,如圖1.23所示。圖1.22 “更改工作時間”對話框圖1.23 設置例外日期此日期已被定為項目的非工作時間。在對話框中,該日期有一下劃線,并呈深青色,表明是例外日期。(5)單擊“確定”,關閉“更改工作時間”對話框。要驗證對項目日歷的更改,向右滾動“甘特圖”視圖的圖部分(右側(cè)),直到顯示2008年1月27日。和周末一樣,1月28日格式化為灰色,表明是非工作時間,如圖1.24 所示。圖1.24 查看項目日歷的更改結(jié)果提示 如想了解日歷的更多

45、詳情,在“鍵入需要幫助的問題”框中輸入Overview of using calendars in Project。1.8 輸入項目屬性和其他Microsoft Office程序一樣,Project會跟蹤一些文件屬性。其中一些屬性是具統(tǒng)計意義的,如文件被修訂了多少次。其他屬性包括您想記錄的項目計劃的信息,如項目經(jīng)理的名字或支持文件搜索的關鍵字。在打印時,Project也會利用頁眉和頁腳的屬性。在下面的練習中,將輸入一些屬性,這些屬性用于稍后打印項目信息或其他用途。(1)單擊“文件”菜單中的“屬性”,顯示屬性對話框。(2)如果“摘要”選項卡不可見,請單擊“摘要”標簽。(3)在“主題”框中,輸入V

46、ideo production schedule。(4)在“作者”框中,輸入自己的名字。(5)在“經(jīng)理”框中,輸入經(jīng)理的名字或保留空白。(6)在“單位”框中,輸入Southridge Video。(7)勾選“保存預覽圖片”復選框,如圖1.25所示。圖1.25 修改屬性下一次,此文件在“打開”對話框中出現(xiàn)時,如果對話框的“預覽”視圖選項處于選中狀態(tài),則會顯示一幅小圖像,此圖像會顯示項目的前幾個任務。(8)單擊“確定”,關閉對話框。關閉Wingtip Toys Commercial 1文件。了解時間的數(shù)據(jù)庫在Project中創(chuàng)建的項目計劃在許多方面與數(shù)據(jù)庫(例如在Access中處理的內(nèi)容)相同。如

47、果對微軟項目計劃(Microsoft Project Plan,MPP)一窺究竟,您會發(fā)現(xiàn)它與數(shù)據(jù)庫文件格式頗為相似。數(shù)據(jù)存儲在表集合中;關系連接不同表之間的信息。實際上,大型組織中的Project用戶以數(shù)據(jù)庫格式保存項目計劃的情況并不多見,只是有時會將它們保存到網(wǎng)絡服務器上的中央數(shù)據(jù)庫中。但是,Project能提供而常規(guī)數(shù)據(jù)庫應用程序不能提供的就是前文提過的日程安排引擎。我們所知道的一名Project專家將Project描述為“了解時間的數(shù)據(jù)庫”。1.9 小結(jié)n Project產(chǎn)品系列包括Project Standard,Project Professional,Project Server

48、和Project Web Access。通常,Project Standard用于桌面應用,而后三個則組合使用以構建EPM解決方案。n Project有別于其他列表保存工具(如Excel)的關鍵因素之一就是Project擁有可以處理時間的日程安排引擎。n Project包括數(shù)種高級模板,這些模板可作為全新項目計劃的良好起點。n Project中的主要工作區(qū)是視圖。通常一次顯示一個(有時是兩個)視圖?!案侍貓D”視圖是Project中默認的也是最為人熟知的視圖。n Project包括大量內(nèi)置報表,這些報表設計用于查看(不是編輯)Project數(shù)據(jù)。n 可以使用Project中的日歷來控制何時可安排

49、工作。第2章 創(chuàng)建任務列表第2章 創(chuàng)建任務列表本章內(nèi)容:n 輸入任務信息n 估計并輸入任務持續(xù)的時間n 創(chuàng)建里程碑來跟蹤重要事件n 分階段組織任務n 通過鏈接任務創(chuàng)建任務間的關系n 在備注中記錄任務的詳細信息并插入對因特網(wǎng)內(nèi)容的超鏈接n 核查項目計劃的總體工期重要提示 在使用本章的練習文件之前,需要先將它們安裝到默認位置,參見前言獲得安裝提示。2.1 輸入任務任務是所有項目最基本的構件,它代表完成項目最終目標所需要做的工作。任務通過工序、工期和資源需求來描述項目工作。在本章后文中,會處理兩種特殊類型的任務:摘要任務(即Summary Task,它概括了子任務的工期、成本等)和里程碑(表明項目生

50、命周期中的重大事件)。在下面的練習中,輸入video項目需要的第一個任務。確保已啟動Microsoft Office Project 2007。重要提示 如果使用的是Project Professional,可能需要一次性的設置,使用“計算機”賬戶并脫機工作。這樣確保使用的本章練習文件不會影響Project Server數(shù)據(jù),詳情參見1.3節(jié)。打開DocumentsMicrosoft PressProject 2007 SBSChapter 2 Simple Tasks 文件夾下的Wingtip Toys Commercial 2a。也可以通過下述方法訪問本書的練習文件:單擊“開始”|“所有程

51、序”| Microsoft Press | Project 2007 SBS,然后選擇想打開的文件所屬章的文件夾。(1)單擊“文件”菜單中的“另存為”,顯示“另存為”對話框。(2)在“文件名”框中,輸入Wingtip Toys Commercial 2,然后單擊“保存”。(3)在“任務名稱”(即Task Name,軟件漢化不完全,但譯文使用中文名稱,不會影響閱讀 譯者注)列標題下的第一個單元格中,輸入Pre-Production,然后按Enter鍵,如圖2.1所示。圖2.1 輸入任務名稱輸入的任務會被賦予一個標識號(ID)。每個任務的標識號是唯一的,但標

52、識號并不一定代表任務執(zhí)行的順序。Project為新任務分配的工期為一天,問號表示這是估計的工期。在甘特圖中會顯示相應的任務條,長度為一天。默認情況下,任務的開始日期與項目的開始日期相同。(4)在Pre-Production任務名稱下輸入下列任務名稱,每輸入一個任務名稱,按一下Enter鍵。Develop scriptDevelop production boardsPick locationsHold auditionsProductionRehearseShoot videoLog footage完成此步驟后,應總共輸入9個任務,如圖2.2所示。圖2.2 9個新任務提示 除了向Project

53、直接輸入信息外,還可以在其他應用程序中制作任務列表,然后將它們導入Project。例如Project安裝有名為Microsoft Project任務列表導入模板(Microsoft Project Task List Import Template)的Excel模板,您或其他人可以將其完善,然后以恰當?shù)慕Y(jié)構導入Project。在Excel中,此模板顯示在“模板”對話框的“電子表格方案”選項卡中。您還可以將Outlook任務列表導入項目計劃,方法是單擊“工具”菜單中的“導入Outlook任務”。項目管理重點:為了正確的可交付成果定義正確的任務每一個項目都有最終的目標或意圖,即項目開始的理由。它被

54、稱為項目可交付成果??山桓冻晒ǔJ钱a(chǎn)品(如電視廣告),或是服務或事件(如軟件訓練會話)。定義正確的任務以產(chǎn)生正確的可交付成果是項目管理者具備的基本技能。在Project中創(chuàng)建的任務列表應該描述成功完成項目所必需的所有工作,而且只描述必需的工作。在制定任務列表時,你可能會發(fā)現(xiàn)區(qū)別產(chǎn)品范圍和項目范圍是有益的。產(chǎn)品范圍描述的是項目可交付成果的質(zhì)量、特性和功能。例如,在本書第部分使用的場景中,可交付成果是電視廣告,其產(chǎn)品范圍可能包括它的長度、主題和觀眾群。而項目范圍則描述要產(chǎn)生這樣的產(chǎn)品或服務所必需的工作。在本書的場景中,項目范圍包括與制作電視廣告相關的詳細的任務,如拍攝、編輯等。2.2 估計工期任

55、務的工期是您預期的完成任務所需的時間。Project能處理范圍從分到月的工期。根據(jù)項目的范圍,您可能希望處理的工期的時間刻度為小時、天和星期。例如,項目的項目日歷定義的工作時間可能是周一到周五的上午8點到下午5點,中間有一小時午休時間,晚上和周末為非工作時間。如果您估計任務將花費的工作時間為16小時, 您應該在工期中輸入2d,將工時安排為兩個八小時工作日。如果工作在周五上午8點開始,那么可以預料在下周一下午5點之前工作是不能完成的。不應將工作安排為跨越周末,因為周六和周日是非工作時間。提示 可以通過計算任務最早的開始日期和最晚的完成日期之間的差值來確定項目的總工期。項目工期也受其他因素影響,例

56、如任務關系(在2.5節(jié)介紹)。因為Project區(qū)分工作和非工作時間,所以任務的工期并非一定與經(jīng)過的時間相關。在Project中,可以對工期使用縮寫,如表2.1所示。表2.1 工期的縮寫形式縮 寫代 表含 義mmin分hhr小時dday天wwk周momon月提示 可以安排任務在工作和非工作時間執(zhí)行。為此,可為任務分配占用的工期(Elapsed Duration)。在工期前加上縮寫e表示占用的工期。例如,輸入3ed表示連續(xù)的三天??梢詫δ骋粋€不能直接控制但對項目而言很關鍵的任務使用占用的工期。例如,建筑項目中可能有“灌注地基”任務和“去除地基模具”任務,那么應該也有“等待混凝土凝固”任務,因為在混凝土凝固之前不會去除模具?!暗却炷聊獭比蝿諔姓加玫墓て?,因為混凝土凝固經(jīng)過的是連續(xù)的日期,不管它們是工作時間還是非工作時間。如果混凝土凝固需要48小時,可以在該任務工期內(nèi)輸入2

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