用Word批量制作并打印準考證

1、使用Word的郵件合并功能可以完成很多重復(fù)項目的勞動。不知道大家是否意識到，我們最熟悉的準考證也是使用這個完成的。當(dāng)然，我們不否認很多專業(yè)化的考證制作工具已經(jīng)完全把這項任務(wù)承擔(dān)了，但是作為Word中實用又很重要的功能，郵件合并在日常工作中還是有重要的應(yīng)用。我們以制作一張高考的準考證為例，把整個過程展示給大家，希望您能在每個步驟中學(xué)到有用的東西。需要說明的是，本實例僅僅為熟悉Word操作而撰寫，請勿用于非法用途。1.準備數(shù)據(jù)庫，定立制作思路（圖1）首先找一個準考證的實例。從例子中學(xué)習(xí)知識是很有效的。在著手制作之前分析一下文稿的特點，制定相應(yīng)的策略，可以使你在后面的過程中事半功倍，正所謂“磨刀不誤

2、砍柴工”。就本例而言，準考證是一個獨立的頁面，需要完成頁面設(shè)置(尺寸，頁邊距等等)、證件名稱、具體信息和備注等等。還有一些特殊格式設(shè)置，比如邊框、下劃線等。準考證跟一般文檔的不同在于它是在固定的內(nèi)容，也就是母版上填充不同的數(shù)據(jù)，如考生姓名。當(dāng)我們有打印要求時，每一張證件是都不同的，依據(jù)的就是數(shù)據(jù)庫中一個個記錄。這就是Word郵件合并的用處所在了。首先應(yīng)該打好模板，也就是將頁面不變的部分整理好，留出需要填充的空格，再將它們 與數(shù)據(jù)庫聯(lián)系起來，最后完成輸出。我們從頁面的基本設(shè)置開始做起。根據(jù)準考證的規(guī)格，首先要把打開Word時默認的紙張改變成需要的格式。這里采取了一個近似的大小，設(shè)置窗口長寬為15

3、12cm。關(guān)于頁面的設(shè)置都被放在了Word“頁面設(shè)置”選項卡中，因為這是特殊的格式，所以要選擇“自定義大小”來完成。（圖2）頁面設(shè)置好之后，就要將模板中的各個部分輸入并定位了。這個時候您應(yīng)該想到使用表格。朋友們或許有疑問，為什么要插入表格?要知道，我們完全可以采用添加空格的方法來對頁面的內(nèi)容進行定位，這是很多Word初學(xué)者理所當(dāng)然想到的。但我們很不提倡使用這樣的方法。Word頁面的格式定位最理想的方法就是使用表格，這跟我們制作網(wǎng)頁時候的思路是一樣的。尤其是面對復(fù)雜的各式需要更是如此，朋友們一定要通過例子熟悉起來。從實例的照片可以看出。按照行列數(shù)從多的原則，插入一個310的表格。（圖3）下面就是

4、按照位置進行填充內(nèi)容，這可是一項基本功，所設(shè)計到的基本操作有：合并單元格、移動表格邊線位置。表格對齊方式以及對表格中的字體格式進行設(shè)置等等。大家要在實踐中慢慢摸索，熟練掌握，制作完成后如圖(因為照片的引用稍有復(fù)雜，我們暫時插入一張圖片示意，實現(xiàn)方法在文后另附)。（圖4）表格的邊線是不需要的。文字部分完成之后，要做的就是在視覺上轉(zhuǎn)變的重要一步了。這就是去除這些多余的表格線。當(dāng)然，并不是真正的刪除，只不過是把不必要的框線去掉或者隱藏，將需要的框線改成需要的格式，比如本例中的雙下劃線。設(shè)置框線顯示與否首先要選中單元格。請注意，選中單元格和選中單元格中的文字是不同的。朋友們會發(fā)現(xiàn)如果單元格中沒有數(shù)據(jù)，

5、選擇起來會比較困難，那么您只要往其中輸入一個空格就可以了。選中單元格后，在“段落”工具組中可以使用下拉菜單直接選擇需要的框線，您也可以右鍵“單元格格式”中進行設(shè)置。準考證外圍的大框線框粗細和顏色都有不同，由于涉及到的部分比較多，請大家務(wù)必細心。我們在此僅展示最后的效果。（圖5）大家注意，在最后需要增添數(shù)據(jù)的地方也要設(shè)置好格式，當(dāng)我們在后面的步驟進行郵件域合并時會自動按照預(yù)先設(shè)置的格式進行填充。我們只是照葫蘆畫瓢，這并不代表最完美的頁面呈現(xiàn)方式。在制作過程中需要您盡力發(fā)揮自己的想象力，把頁面的呈示做到最美，這也是增長技能最重要的環(huán)節(jié)?，F(xiàn)在輪到進行數(shù)據(jù)填充了，這個步驟在Word中被稱作“郵件合并”

6、，主要意思就是在Word中將模板與一個數(shù)據(jù)源進行鏈接。為了更好說明這個步驟，先來看一下我們的數(shù)據(jù)源，一個預(yù)先設(shè)置好的Excel文件，大家可以看到，其中每一列數(shù)據(jù)都有加黑顯示的數(shù)據(jù)標題，也稱之為數(shù)據(jù)項目。（圖6）第一步：確認數(shù)據(jù)已經(jīng)完好后轉(zhuǎn)回到Word中，打開“郵件合并分步向?qū)А遍_始本實例的核心步驟。注意一定要選擇合并類型為“信函”。（圖7）第二步：選擇收件人，要在下方選擇數(shù)據(jù)源，點擊“瀏覽”找到數(shù)據(jù)源所在的表格。（圖8）第三步：接下來會出現(xiàn)這樣的窗口。（圖9）很多朋友到了這里往往摸不清楚怎么回事。其實稍加觀察就會發(fā)現(xiàn)，因為我們添加的excel一個工作薄默認是含有三個工作表，名稱分別是“shee

7、t1”“sheet2”“sheet3”，此處不正是讓您來選擇其中的數(shù)據(jù)表么?我們選擇“sheet1”?？梢愿鶕?jù)數(shù)據(jù)表格的具體格式選擇“數(shù)據(jù)首行包含列標題”，Excel還是不能完全智能化，需要手工完成的部分依然有很多。第四步：將Excel中的數(shù)據(jù)項目跟Word中建立聯(lián)系，這叫做“插入合并域”，這個過程是非常簡單的，首先將鼠標移至相應(yīng)的區(qū)域，右側(cè)窗口中選擇“其他項目”，在對話框中選擇好對應(yīng)的項目插入即可。建議您在制作表格時候就做好名稱的對應(yīng)關(guān)系，這樣不會使您的工作出錯。（圖10）這是插入完成后的樣子，各個區(qū)域還僅僅顯示域的名稱，未能顯示具體內(nèi)容。（圖11）此時，只要選擇“預(yù)覽結(jié)果”，效果立刻就可以

8、呈現(xiàn)，在右側(cè)的“預(yù)覽信函”任務(wù)窗中可以使用左右箭頭來依次查看各個內(nèi)容。（圖12）現(xiàn)在我們看到的還僅僅是一個人的準考證，怎樣怎樣看按照不同考生分列的準考證呢?這就是最后的合并環(huán)節(jié)，意思是將結(jié)果整合在某個單元之中。這個單元可以直接是打印機輸出，也可以是Pdf文檔。在合并之前還可以選擇起始和結(jié)束的位置，相當(dāng)方便。如果您選擇“合并到PDF文檔”，那么就可以分文件生成生成獨立的PDF文檔。（圖13）至此，郵件合并的步驟基本介紹完成了，諸如此類需要數(shù)據(jù)源的證件都可以使用郵件合并的方法來完成?；氐轿覀冞€未完成的一個重要的問題，那就是照片的合并，因為它需要使用到特殊的方法，我們把他單列在最后。這里我們采用的是cro提出的解決方法，具體實現(xiàn)過程如下。1.在文件夾中建立統(tǒng)一的照片庫，編碼最好統(tǒng)一排序;2.在表格中輸入照片的完整路徑，并將“”改為“”（圖14）3.將光標定位于需要插入照片的單元格內(nèi)，按“Ctrl+F9”來插入一個域，此時單元格內(nèi)會出現(xiàn)一對大括號，在其中輸入“INCLUDEPICTURE MERGEFIELD 照片 ”(不含外邊引號)，其中的大括號也是按“Ctrl+F9”來插入的，不可以自行添加。這樣就可以顯示照片了。這就是最后制作完成