SZ2100300公文管理規(guī)定(Document 5頁(yè))

1、最新資料推薦1.0總那么(nà me)1.1目的(mùdì)：為標(biāo)準(zhǔn)(biozhn)管理，統(tǒng)一公司行文標(biāo)準(zhǔn)和要求(yoqiú)，制定本規(guī)定。1.2定義：公文(gngwén)是指各中心/部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)正式發(fā)布的令、決定、通知、通報(bào)、公告、批復(fù)、意見(jiàn)、報(bào)告、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要等內(nèi)部文件。1.3管理部門(mén)：人力資源中心負(fù)責(zé)公司公文的管理。1.4適用范圍：本規(guī)定適用于全公司。2.0公文種類(lèi)2.1公司的公文按用途劃分為十類(lèi)：2.1.1令適用于總經(jīng)理直接簽發(fā)的用于嘉獎(jiǎng)、懲辦相關(guān)單位或人員的公文。2.1.2決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，人事任免，獎(jiǎng)懲有

2、關(guān)單位及人員，變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定等事項(xiàng)。2.1.3通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)或平級(jí)單位的公文，人事任免，傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和需要有關(guān)單位了解或者執(zhí)行的事項(xiàng)。2.1.4通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)落后，傳達(dá)重要精神或事項(xiàng)。2.1.5批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)。2.1.6意見(jiàn)適用于對(duì)重要問(wèn)題提出建議和處理方法。2.1.7報(bào)告適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)單位的詢問(wèn)。2.1.8請(qǐng)示(qngshì)適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求(qngqiú)指示、批準(zhǔn)。2.1.9會(huì)議紀(jì)要適用(shìyòng)于記錄、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。2.

3、1.10函適用于平級(jí)單位或無(wú)隸屬(lìsh)關(guān)系的單位之間商洽或聯(lián)系工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題。2.2公文按層級(jí)(cén jí)劃分為三層：2.2.1公司級(jí)公文公司級(jí)公文是指由公司統(tǒng)一發(fā)布的公文，包括機(jī)構(gòu)調(diào)整、制度頒發(fā)、人事任免、獎(jiǎng)懲、公司重大決定與活動(dòng)、企業(yè)理念等，由總經(jīng)理或總經(jīng)理助理簽發(fā)。2.2.2中心/部門(mén)級(jí)公文中心/部門(mén)級(jí)公文是指各中心/部門(mén)業(yè)務(wù)范疇的公文，由中心主任或獨(dú)立部門(mén)經(jīng)理簽發(fā)。2.2.3分支機(jī)構(gòu)級(jí)公文分支機(jī)構(gòu)級(jí)公文是指分支機(jī)構(gòu)發(fā)布的日常公文，由分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。3.0公文格式3.1公文一般由發(fā)文單位標(biāo)識(shí)：發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、正文、附件說(shuō)明、簽發(fā)人、簽發(fā)日

4、期、主題詞、主送單位、抄送單位和附件等局部。3.1.1緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度，在公文首頁(yè)右上角標(biāo)明“特急、“急件。3.1.2發(fā)文單位標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在后。3.1.3發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括單位簡(jiǎn)稱或代碼、年份、序號(hào)。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào)。3.1.4公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類(lèi)，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文(f wén)單位。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。3.1.5主送單位指公文的主要(zhyào)受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者標(biāo)準(zhǔn)(biozhn)化簡(jiǎn)稱(jinchng)。3.1.6公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明(z

5、hù mín)附件順序和名稱。3.1.7簽發(fā)人要求簽署姓名，清晰可辨。簽發(fā)日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。3.1.8公文如有附注(需要說(shuō)明的其他事項(xiàng))，應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。3.1.9公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。3.1.10抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或了解公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者標(biāo)準(zhǔn)化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。3.1.1l文字從左至右橫排書(shū)寫(xiě)。3.2編號(hào)規(guī)那么3.2.1公司級(jí)公文格式見(jiàn)SZ2100301由人力資源中心根據(jù)管理權(quán)限統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)格式為：RST總字年份第XXX號(hào)3.2.2中心/部門(mén)級(jí)公文格式見(jiàn)SZ2100302由各中心/部門(mén)自行編號(hào)，各機(jī)

6、構(gòu)根據(jù)業(yè)務(wù)工作需要和分類(lèi)原那么，按規(guī)那么以26個(gè)英文字母進(jìn)行區(qū)分，依次編號(hào)，編號(hào)格式為：總經(jīng)理辦公室 SZ總A字年份第XXX號(hào)法律事務(wù)部 SZ法A字年份第XXX號(hào)考核指導(dǎo)工作小組 SZ考A字年份第XXX號(hào)人力資源中心 SZ人A字年份第XXX號(hào)財(cái)務(wù)管理中心 SZ財(cái)A字年份第XXX號(hào)籌劃(chóuhuà)中心(zhngxn) SZ策A字年份(niánfèn)第XXX號(hào)營(yíng)銷(xiāo)中心 SZ營(yíng)A字年份(niánfèn)第XXX號(hào)技術(shù)(jìshù)管理中心 SZ技A字年份第XXX號(hào)方案管理部 SZ計(jì)A字年份第XXX號(hào)3.2.3分支

7、機(jī)構(gòu)級(jí)公文由各分支機(jī)構(gòu)編號(hào)，其中“部門(mén)簡(jiǎn)稱取部門(mén)第一個(gè)漢字，編號(hào)格式為：3.2.3.1市場(chǎng)管理部格式見(jiàn)SZ2100303遼寧市場(chǎng)管理部 AS+部門(mén)簡(jiǎn)稱+字+年份+第XXX號(hào)河北市場(chǎng)管理部 BS+部門(mén)簡(jiǎn)稱+字+年份+第XXX號(hào)西北市場(chǎng)管理部 CS+部門(mén)簡(jiǎn)稱+字+年份+第XXX號(hào)河南市場(chǎng)管理部 DS+部門(mén)簡(jiǎn)稱+字+年份+第XXX號(hào)山東市場(chǎng)管理部 ES+部門(mén)簡(jiǎn)稱+字+年份+第XXX號(hào)江蘇市場(chǎng)管理部 FS+部門(mén)簡(jiǎn)稱+字+年份+第XXX號(hào)湖北市場(chǎng)管理部 GS+部門(mén)簡(jiǎn)稱+字+年份+第XXX號(hào)四川市場(chǎng)管理部 HS+部門(mén)簡(jiǎn)稱+字+年份+第XXX號(hào)浙江市場(chǎng)管理部 IS+部門(mén)簡(jiǎn)稱+字+年份+第XXX號(hào)廣東市場(chǎng)管理

8、部 JS+部門(mén)簡(jiǎn)稱+字+年份+第XXX號(hào)上海溢祥 YX+部門(mén)簡(jiǎn)稱+字+年份+第XXX號(hào)3.2.3.2生產(chǎn)廠格式見(jiàn)SZ2100303深圳日化廠 AC+部門(mén)簡(jiǎn)稱+字+年份+第XXX號(hào)匯中宜恒廠 BC+部門(mén)簡(jiǎn)稱+字+年份+第XXX號(hào)3.2.3.3配貨站格式見(jiàn)SZ2100303沈陽(yáng)配貨站 AP函年份(niánfèn)第XXX號(hào)蘭州配貨站 BP函年份(niánfèn)第XXX號(hào)鄭州配貨站 CP函年份(niánfèn)第XXX號(hào)重慶(zhòn qìn)配貨站 DP函年份第XXX號(hào)上海配貨站 EP函年份(niánf&#

9、232;n)第XXX號(hào)廣州配貨站 FP函年份第XXX號(hào)3.2.4聯(lián)合行文格式見(jiàn)SZ2100302的編號(hào)按主辦單位編號(hào)規(guī)那么編列。3.3字型、字體與間距標(biāo)準(zhǔn)3.3.1大標(biāo)題：黑體二號(hào)加粗3.3.2小標(biāo)題：黑體三號(hào)加粗3.3.3文檔號(hào)：宋體四號(hào)3.3.4正 文：宋體四號(hào)、小四號(hào)或五號(hào)3.3.5主題詞：黑體四號(hào)加粗3.3.6抄 送：宋體小四號(hào)3.3.7頁(yè) 碼：宋體五號(hào)3.3.8行間距：?jiǎn)伪缎芯?.3.9字間距：標(biāo)準(zhǔn)3.4公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(210mmx297mm)，左側(cè)裝訂，公文頁(yè)面上間距為20mm，下間距為15mm，左右間距均為25mm。3.5由于篇幅所限，發(fā)文單位標(biāo)識(shí)等內(nèi)容與正文不能

10、在同一頁(yè)紙上出現(xiàn)的，應(yīng)于公文末頁(yè)第1-4行頂格處標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文 。3.6落款形式：發(fā)文單位空二行印制簽發(fā)人的職務(wù)、姓名，職務(wù)、姓名上方用頂劃線作簽字(qin zì)位置，發(fā)文單位名稱與簽發(fā)人職務(wù)、姓名之間相互對(duì)稱。簽發(fā)人職務(wù)、姓名下空一行標(biāo)注發(fā)文年、月、日。3.7公文(gngwén)收尾包括主題詞、抄送、頁(yè)碼三局部(júbù)。3.7.1主題詞3.7.1.1為便于計(jì)算機(jī)檢索(jin su)和管理公文，文件應(yīng)包含主題詞。主題詞由類(lèi)別詞和類(lèi)屬詞兩局部(júbù)組成。3.7.1.2標(biāo)引方法3.7.1.2.1一份文件的標(biāo)引，除類(lèi)別詞外最多

11、不超過(guò)5個(gè)主題詞。主題詞標(biāo)在文件的抄送欄之上，頂格寫(xiě)，每個(gè)主題詞之間空一格，。3.7.1.2.2標(biāo)引順序是先標(biāo)類(lèi)別詞，再標(biāo)類(lèi)屬詞。在標(biāo)類(lèi)屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞。3.7.1.2.3一份文件如有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容，先集中對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對(duì)第二個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。3.7.1.2.4根據(jù)需要，可將不同類(lèi)的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。3.7.2抄送單位：整個(gè)標(biāo)注區(qū)域用二條等寬的平行實(shí)線作界線，平行實(shí)線的下面一條位于頁(yè)面上的最后一行。3.7.3頁(yè)碼：位于公文紙正面頁(yè)腳正中的位置，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)：“第X頁(yè) 共X頁(yè)。4.0公文行文規(guī)那么4.1行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。4.2

12、行文關(guān)系根據(jù)隸屬(lìsh)關(guān)系和職權(quán)范圍確定。4.2.1屬于主管單位職權(quán)范圍內(nèi)的具體問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)直接(zhíji)報(bào)送主管單位處理，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。4.2.2屬于單位職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由單位自行行文。非獨(dú)立運(yùn)作部門(mén)未經(jīng)所屬中心/部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽批或授權(quán)(shòuquán)不得向外單位發(fā)文。4.3“請(qǐng)示(qngshì)應(yīng)當(dāng)一文一事(yshì)；一般只寫(xiě)一個(gè)主送單位，需要同時(shí)送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式?！皥?bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。4.4草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng)：4.4.1符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的制度、規(guī)

13、定等，要切實(shí)可行并加以說(shuō)明。4.4.2情況詳實(shí)，觀點(diǎn)明確，表達(dá)準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清晰，用詞標(biāo)準(zhǔn)，篇幅力求簡(jiǎn)短。4.4.3公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)文目的、發(fā)文單位職權(quán)、與主送單位的行文關(guān)系確定。4.4.4人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)領(lǐng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)具體到年、月、日。4.4.5結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、，第二層為“(一)，第三層為“1.，第四層為“(1)。4.4.6要求使用國(guó)家法定計(jì)量單位。4.4.7文內(nèi)使用非標(biāo)準(zhǔn)化簡(jiǎn)稱，應(yīng)領(lǐng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫(xiě)形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明中文含義。4.4.8公文中的數(shù)字(shùz

14、ì)，除日期、局部(júbù)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)及具有修辭色彩語(yǔ)句中作為(zuòwéi)詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其它應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。5.0發(fā)文辦理(bànl)流程5.1公司(n s)級(jí)公文5.1.1公司級(jí)公文由人力資源中心起草，統(tǒng)一格式并編號(hào)，公文反面由起草人、審核人及中心/部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，交簽發(fā)人簽發(fā)。5.1.2人力資源中心負(fù)責(zé)公文的編號(hào)、分發(fā)和登記。在印制公文前，復(fù)核審批簽發(fā)手續(xù)是否齊全、附件是否完整、格式是否標(biāo)準(zhǔn)，否那么不得下發(fā)。5.2中心/部門(mén)級(jí)公文5.2.1中心/部門(mén)單獨(dú)發(fā)文：屬中心/部門(mén)職權(quán)范

15、圍內(nèi)的事務(wù)，由相關(guān)中心責(zé)任人起草，由中心/部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)：其中屬分管副總經(jīng)理權(quán)限的，必須由分管副總經(jīng)理簽發(fā)。 5.2.2中心/部門(mén)聯(lián)合發(fā)文；涉及其他單位職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，主辦中心/部門(mén)應(yīng)當(dāng)與相關(guān)中心/部門(mén)聯(lián)合發(fā)文，并由主辦中心/部門(mén)起草，經(jīng)中心/部門(mén)審核后，交相關(guān)中心/部門(mén)共同簽發(fā)。5.2.2.1公文發(fā)布單位對(duì)以下情況承當(dāng)責(zé)任：越權(quán)行文；公文內(nèi)容涉及其他中心/部門(mén)而未送交其他中心/部門(mén)會(huì)簽；與相關(guān)中心/部門(mén)未達(dá)成一致意見(jiàn)而自行發(fā)文；與現(xiàn)行制度或有關(guān)公文發(fā)生沖突：公文本身存在較大矛盾或失誤。5.2.2.2公文會(huì)簽單位對(duì)以下情況承當(dāng)責(zé)任：越權(quán)審批；公文與現(xiàn)行制度或有關(guān)公文發(fā)生沖突；公文本身存在較大

16、矛盾或失誤。5.3總部各中心/部門(mén)向分支機(jī)構(gòu)發(fā)文應(yīng)嚴(yán)格遵循歸口管理原那么。5.3.1各中心/部門(mén)向市場(chǎng)管理部發(fā)文(f wén)，由營(yíng)銷(xiāo)中心轉(zhuǎn)發(fā)。5.3.2各中心(zhngxn)/部門(mén)向生產(chǎn)廠、配貨站行文，由分管生產(chǎn)副總經(jīng)理簽批轉(zhuǎn)發(fā)。6.0收文辦理(bànl)流程 6.1各單位收到公文(gngwén)后，應(yīng)及時(shí)登記、傳達(dá)。6.2各單位收到公文后，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。重點(diǎn)為：是否應(yīng)由本單位辦理；是否符合(fúhé)行文規(guī)定；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定。6.3經(jīng)審核無(wú)誤的公文，應(yīng)及時(shí)提出擬辦意見(jiàn)送單位負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門(mén)辦理，需要兩個(gè)以上

17、部門(mén)辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)。6.4各單位對(duì)公文要及時(shí)傳達(dá)，特急件立即批復(fù)，急件當(dāng)天批復(fù)，一般文件兩個(gè)工作日內(nèi)批復(fù)。確有困難的，應(yīng)及時(shí)向發(fā)文單位說(shuō)明原因。對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回發(fā)文單位并說(shuō)明理由。6.5審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)、姓名和審批日期，其他審批人簽字視為同意；沒(méi)有請(qǐng)示事項(xiàng)的，簽字表示閱知。6.6送單位負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門(mén)辦理的公文，主辦人要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文、重要公文跟蹤催辦，一般公文定期催辦。7.0公文歸檔及管理7.1公文發(fā)布完畢后，根據(jù)公司?檔案管理規(guī)定?和其他有關(guān)規(guī)定，發(fā)文部門(mén)應(yīng)及時(shí)存檔，個(gè)人不得保存公

18、文。公司級(jí)公文發(fā)布后原件由總經(jīng)理辦公室存檔。7.1.2中心/部門(mén)級(jí)公文發(fā)布后原件由中心/部門(mén)自行存檔。7.1.3分支機(jī)構(gòu)級(jí)公文發(fā)布后原件由分支機(jī)構(gòu)自行存檔。7.1.4聯(lián)合發(fā)布的公文，原件由主辦單位自行存檔。8.0其它(qít)8.1?協(xié)調(diào)(xiétiáo)便簽?格式(gé shi)見(jiàn)SZ2100304僅用于各中心/部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)平級(jí)單位之間工作知會(huì)、協(xié)調(diào)(xiétiáo)往來(lái)，由各中心/部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)自行編號(hào)、存檔。8.2總部各中心/部門(mén)以公司名義對(duì)外行文(xíngwén)，如業(yè)務(wù)致函、證明文書(shū)等統(tǒng)一使用公司信箋格式見(jiàn)