時間管理方法

1、GEC China 時 間 管 理GEC China 一、什么是時間? 時間是物理學(xué)中七大物理量之一。 哲學(xué)上,時間是抽象概念,表達事物的生滅序列。 我們今天講的時間專指我們個體生命存在的過程?！皶r”表示過程全部,“間”則指我們把這一過程劃分出不同的階段。GEC China 論語子罕:子在川上曰:“逝者如斯夫!不舍晝夜?！?希臘哲學(xué)家赫拉克利特說:“人不能兩次踏進同一條河流”。 西洋記第11回:“可嘆一寸光陰一寸金,寸金難買寸光陰。寸金使盡金還在,過去光陰哪里尋?”GEC China 時間的特性 供給毫無彈性 無法蓄積 無法取代 無法失而復(fù)得GEC China 二二、時間需要管理嗎? 假設(shè)一個

2、人的生命中有三枚硬幣,一枚硬幣代表財富,一枚硬幣代表健康,還有一枚硬幣代表時間,這三枚硬幣哪一個最重要呢? 我們試著把它演繹為3個小故事GEC China 故事1: 如果在這三枚硬幣中,把代表財富的硬幣拿掉,則表示這個人有足夠多的健康,也有足夠多的時間,他有可能重新去創(chuàng)業(yè),贏得財富,把代表財富的硬幣重新放進自己的生命中。GEC China 故事2: 如果在這三枚硬幣中,把代表健康的硬幣拿掉,則表示這個人有足夠多的財富,也有足夠多的時間,他可以花費無以計數(shù)的金錢來治療自己的疾病,至少可以拖延一定的時間,或借助高科技手段來延長生命,他可能把代表健康的硬幣重新放進自己的生命中。GEC China 故

3、事3: 如果把代表時間的硬幣拿走,讓一個人沒有自己的時間了,這時候,即使他有無數(shù)的財富,有很強壯的身體,可是生命留給他的只有一剎那,他無法用1億美元去換取10分鐘,這就好比無數(shù)的0前面沒有了1,是沒有任何意義的,他不僅不能將代表時間的硬幣重新放進自己的人生,而且財富和健康對他也變得毫無意義了。GEC China 看了這三個故事,你有何感受?請回答下列問題: (1)你的時間夠用嗎? _ (2)你如何看待以下問題? 時間就是金錢嗎? 時間和金錢,哪個于你的意義更重? 于你來說,時間和金錢哪個更有價值? 你的答案是什么?_GEC China 時間的價值無形價值?？赡苁菬o法用金錢來衡量的。有形價值。G

4、EC China 其實: 時間對每個人都是平等的; 每個人都有相同的時間; 但時間在每個人手里價值卻不同。GEC China 【算一算】你的時間價值是多少,你計算過嗎?假設(shè)你每年工作250天。請根據(jù)你的年薪（如5萬,6萬,7萬,。）來計算:每天_元每小時_元每分鐘_元GEC China 那么,該如何讓自己的時間增值,讓自己更有成就感呢? 答案就是: 時間管理 GEC China 時間管理是在日常事務(wù)中執(zhí)行并有目標(biāo)地應(yīng)用可靠的工作技巧,引導(dǎo)并安排管理自己及個人的生活,合理有效地利用可以支配的時間。GEC China 三、時間管理是一門學(xué)問 第一代著重利用便條與備忘錄 第二代強調(diào)長/中/短期日程表

5、,反映出時間管理已注意到規(guī)劃未來的重要性 第三代注重優(yōu)先順序的觀念,將有效的時間和精力加以分配,爭取最高效率 第四代在于個人管理。注重提高個人生活和工作的質(zhì)量。幫助平衡發(fā)展工作和生活中的不同角色,并且全盤規(guī)劃日常生活。GEC China GEC China 第四代時間管理的要素與核心: 改變的是思想而不是行為,是一種思維方式的變革。這種時間管理強調(diào)的是一種人生的遠景,而這種人生遠景的一個宗旨就是要學(xué)習(xí)怎么去思考未來。GEC China 時間管理的關(guān)鍵 時間管理的關(guān)鍵就是事件的控制,即把每一件事情都能夠控制得很好。 時間管理是日常事務(wù)中執(zhí)行的一種有目標(biāo)的可靠的工作技巧,例如,如何安排你的生活,怎

6、樣去規(guī)劃你的職業(yè)生涯或者工作的步驟,關(guān)鍵是合理有效地利用可以支配的時間。GEC China 時間管理的兩大步驟規(guī)劃與實施 細致的規(guī)劃是必須的。 實施是需要能力的。 時間管理的兩大能力執(zhí)行與應(yīng)變 分享一個故事。 GEC China 有一名18歲的高中學(xué)生,她在高中的時候去看了一部電影,那部電影描述的是法國巴黎鐵塔。她對這部電影印象非常深刻,她就給自己許下了一個承諾,等她畢業(yè)的時候她一定要去巴黎參觀一下巴黎鐵塔。結(jié)果高中畢業(yè)就忙著考大學(xué)。她的夢想是在高中就醞釀而成的,大學(xué)四年她就一直對自己期許,等她大學(xué)畢業(yè)以后她想去一趟。大學(xué)四年很快就過去了,但是她的夢想并沒有實現(xiàn)。當(dāng)大學(xué)畢業(yè)以后,她就急于想找一

7、份安定的工作,當(dāng)她找到工作的時候,她又說等她工作穩(wěn)定的時候她一定要去巴黎。而在她工作穩(wěn)定的時候她又開始戀愛了。談了戀愛她又跟自己做了一個許諾,等她結(jié)婚她一定要去一趟巴黎。結(jié)果結(jié)婚以后就是家里的柴米油鹽醬醋茶,接著她懷孕了。她又想等她生了小孩她再去巴黎玩。但是生了小孩以后,她目標(biāo)也轉(zhuǎn)移了,開始忙著照顧先生,處理家里的事情,還要去照顧小孩。GEC China 當(dāng)時她又給自己做了一個許諾,等孩子長大了,她一定要去巴黎玩。這個夢就從高中到大學(xué)時代到她工作到她結(jié)婚,到她生了孩子,一直到孩子也長大了。后來,她的孩子結(jié)婚了,也生了小孩。有一天這名女人已經(jīng)老態(tài)龍鐘了,說了一句話:嗨,我這一輩子最渴望的就是有一

8、天去巴黎玩。而這個時候她已經(jīng)躺在病床上了。GEC China 不能管理時間的人,就不能夠管理一切。 彼得杜拉克GEC China 四、時間管理方法階梯圖明確目標(biāo)分清輕重緩急制定計劃立即行動1234GEC China （一）明確目標(biāo)明確目標(biāo)分清輕重緩急制定計劃立即行動1234GEC China 1.什么是目標(biāo)? 目標(biāo)是一種未來的遠景,為了實現(xiàn)它,人們愿意做些努力。 如果說你沒有去做努力,那只不過是一個企圖。GEC China 案例: 1953年,美國耶魯大學(xué)對應(yīng)屆畢業(yè)生做了一項研究調(diào)查,他們發(fā)現(xiàn)有3%的同學(xué)還沒有畢業(yè)就設(shè)定了他們?nèi)松哪繕?biāo),20年后,也就是1973年,這3%的同學(xué)比其他97%的同

9、學(xué)更顯得富裕。 這3%的同學(xué),他們做了7件事情:w 他們曾經(jīng)很確實地寫下了他們想做的事情;w 他們列出了達成目標(biāo)所得到的好處;w 他們列出達成目標(biāo)要克服的障礙;w 他們列出了達成目標(biāo)必須必備的知識以及信息;w 他們列出了達成目標(biāo)需要共同協(xié)力的團隊、人員或者組織;w 他們總結(jié)出一套行動計劃;w 他們寫出了達成目標(biāo)的具體時間。GEC China 另外97%的人他們沒有去設(shè)定目標(biāo)。原因在于:w 他們對目標(biāo)不了解;w 他們不知道如何去設(shè)立目標(biāo);w 對失敗有一種恐懼感;w 害怕被拒絕;w 自我形象不佳;w 他們對自己缺乏熱忱。GEC China 2.目標(biāo)設(shè)定的理由? 目標(biāo)刺激我們奮勇向前 有目標(biāo)才會有結(jié)

10、果 目標(biāo)引導(dǎo)我們發(fā)揮潛能GEC China 3.有效目標(biāo)的特征 可以實現(xiàn);具體可以衡量;完成有期限;請教完成目標(biāo)的人;白紙黑字寫下來,注明完成時間表;具備彈性。GEC China 4.設(shè)訂目標(biāo)的原則 原則一:符合自己的價值觀 原則二:了解自己目前的狀況 原則三:制定目標(biāo)的SMART原則GEC China 原則一:符合自己的價值觀 你希望聽到別人如何評價你? 你這一生有任何成就、貢獻或值得懷念的事嗎? 你是個稱職的丈夫/妻子/父母/子女/親友嗎? 你是個令人懷念的同事或伙伴嗎? 失去了你,對關(guān)心你的人會有什么影響?GEC China 一起來做個游戲?，F(xiàn)在給每個人都發(fā)500元錢,你可以用這些錢去買

11、下列的每一種商品,直到把錢花完為止。同時買完商品以后,不能退貨,請慎重考慮。GEC China 原則二:了解自己目前的狀況 請問: 你現(xiàn)在最想 得到的是什么?GEC China 幸福人生的要素: 就觀念上來說,幸福的人生就得靠4項均衡的要素組成,即:健康、事業(yè)、人際關(guān)系、金錢。GEC China 原則三:制定目標(biāo)的SMART原則SPECIFIC 具體的可實施的行動計劃MEASURABLE 可度量的（數(shù)量,質(zhì)量）ACHIEVABLE 可達到的RELEVANT 與個人價值觀吻合的TIMING 有時間限制的GEC China 5.目標(biāo)設(shè)定的方法（一）重視書面目標(biāo)。GEC China 5.目標(biāo)設(shè)定的方

12、法（二）目標(biāo)設(shè)定要用文字描述出來。 在設(shè)定目標(biāo)的時候,最好的方法就是找出10個理由,重要的不是做什么,而是為什么要做這些事情。 目標(biāo)是一種挑戰(zhàn),它能激發(fā)你的行動。目標(biāo)是成績判斷標(biāo)準(zhǔn),沒有目標(biāo),就缺乏評估標(biāo)準(zhǔn)。沒有目標(biāo),即使最好的工作方法也沒有用。GEC China 5.目標(biāo)設(shè)定的方法（三）我要什么?（目標(biāo)的分析） 目標(biāo)可以按照時間的長短和目標(biāo)的對象進行分類。w 以目標(biāo)時間的長短分類,包括: 長期目標(biāo)、中期目標(biāo)、短期目標(biāo)w 根據(jù)目標(biāo)的對象進行分類,包括: 家庭目標(biāo)、健康目標(biāo)、工作目標(biāo)、財務(wù)目標(biāo)、 人際關(guān)系目標(biāo)、學(xué)習(xí)成長目標(biāo)、娛樂目標(biāo)、公益目標(biāo)GEC China GEC China 5.目標(biāo)設(shè)定的

13、方法（四）搜尋目標(biāo)。 目標(biāo)搜尋的原則: 設(shè)定可以立刻轉(zhuǎn)化成行動的目標(biāo) 努力使目標(biāo)清晰 目標(biāo)搜尋的四個階段: 勾勒出生命遠景;依據(jù)時間標(biāo)準(zhǔn)區(qū)分遠景目標(biāo)及生命體系;職業(yè)理想的推擬;目標(biāo)清單。GEC China 【自檢】根據(jù)自己的實際情況填寫下表,明確你的目標(biāo)是什么,把你的目標(biāo)進行排序。在你設(shè)定目標(biāo)的時候要考慮SMART原則。同時說明如何才能達到你的目標(biāo)?GEC China （二）分清輕重緩急明確目標(biāo)分清輕重緩急制定計劃立即行動1234GEC China 方法一:時間管理的80/20法則 決策就是設(shè)定優(yōu)先順序,80/20時間法則是時間管理的重要原則,時間管理的重要意義在于你能經(jīng)常以20%的付出取得8

14、0%的成果。因此,在你的工作或生活中,你應(yīng)該把十分重要的項目挑選出來,專心致志地去完成,即把時間用在更有意義的事情上。GEC China 設(shè)定優(yōu)先順序的好處:只做重要而且是必要的任務(wù)。每一次只集中在一件事情上。GEC China 時間管理80/20原則主要點:w 假定工作項目是以某價值序列排定的,那么80%的價值來自于20%的項目,而20%的價值則來自于80%的項目。w 時間管理的重要意義在于能經(jīng)常以20%的付出取得80%的成果,最后的結(jié)果占了80%的大部分。因此,在你的工作或生活中,你應(yīng)該把十分重要的項目挑選出來,專心致志地去完成,即把時間用在更有意義的事情上。GEC China GEC C

15、hina 方法二:運用ABC分析法 這個技術(shù)是來自于經(jīng)驗,也就是重要和次重要的任務(wù)。在所有任務(wù)的集合中,由不同任務(wù)所組成的百分比通常是固定的。字母A、B、C將不同的任務(wù),依照它們對達成職業(yè)與個人目標(biāo)的重要性分成三個等級。特別重要的稱為A,比較重要的為B,不重要的為C。GEC China 一天里最重要的一件事情,可能占很少數(shù),稱為A級任務(wù),次等重要的B級任務(wù)不多,其他都是不重要的,是C級任務(wù)。從功能有效的達成角度去看,C級任務(wù)的成果比較低,次要任務(wù)成果平平,而重要任務(wù)的成果比較大,這就是ABC法則。GEC China 方法三:時間管理矩陣圖 危機危機 緊急的問題緊急的問題 有限期的任務(wù)、會議有限

16、期的任務(wù)、會議 準(zhǔn)備事項準(zhǔn)備事項 細瑣、忙碌的工作細瑣、忙碌的工作 無關(guān)緊要的電話、信件無關(guān)緊要的電話、信件 浪費時間的事浪費時間的事 “逃避性逃避性”活動活動 看太多的電視看太多的電視 干擾，一些電話干擾，一些電話 一些信件、報告一些信件、報告 許多緊急事件許多緊急事件 許多湊熱鬧的活動許多湊熱鬧的活動 準(zhǔn)備事項、預(yù)防工作準(zhǔn)備事項、預(yù)防工作 價值觀的澄清價值觀的澄清 計劃計劃 關(guān)系的建立關(guān)系的建立 真正的休閑充電真正的休閑充電緊急緊急不緊急不緊急重要重要不重要不重要GEC China 不同類的事情要如何去安排,時間如何加以調(diào)整,加以運用,這些事情讓你去做一個什么樣的人,有四種可以參考。 緊急

17、 不緊急 重 要 不 重 要GEC China 時間管理矩陣的應(yīng)用案例張主任把要做的當(dāng)天任務(wù)羅列出來張主任把要做的當(dāng)天任務(wù)羅列出來:制定明天時間計劃制定明天時間計劃接待一個老同學(xué)接待一個老同學(xué)向局長匯報工作向局長匯報工作舉行辦公會議舉行辦公會議給外地同行打電話給外地同行打電話與同事聊一部電影與同事聊一部電影到門診部看病到門診部看病GEC China 步驟一:打分標(biāo)準(zhǔn)非常重要非常重要重要重要不很重要不很重要可有可無可有可無4分分3分分2分分1分分非常緊迫非常緊迫緊迫緊迫不很緊迫不很緊迫可以推遲可以推遲4分分3分分2分分1分分GEC China 步驟二:重要性、緊急性分數(shù)表重要性分數(shù)重要性分數(shù)緊迫

18、性分數(shù)緊迫性分數(shù)任任 務(wù)務(wù)制定明天的時間計劃制定明天的時間計劃接待一個老同學(xué)接待一個老同學(xué)向局長匯報工作向局長匯報工作舉行辦公會議舉行辦公會議給外地同行電話給外地同行電話與同事聊一部電影與同事聊一部電影到門診看病到門診看病步驟三:任務(wù)次序表任務(wù)指數(shù)任務(wù)指數(shù)任任 務(wù)務(wù)制定明天的時間計劃制定明天的時間計劃接待一個老同學(xué)接待一個老同學(xué)向局長匯報工作向局長匯報工作舉行辦公會議舉行辦公會議給外地同行電話給外地同行電話與同事聊一部電影與同事聊一部電影 分分 分分= 分分 分分= 分分 分分= 分分 分分= 分分 分分= 分分 分分=到門診看病到門診看病 分分 分分=GEC China （三）制定計劃明確目

19、標(biāo)分清輕重緩急制定計劃立即行動1234GEC China 今天所做的每一種選擇,以及所做的每一個決定都有兩種可能性,或者兩種結(jié)果:一種是離你的目標(biāo)越來越近,一種是離你的目標(biāo)越來越遠。因此,你所做的每一種決定,離目標(biāo)越近,就要去做;離目標(biāo)越遠,就要靈活地去修正。在這個過程中,要讓你的目標(biāo)規(guī)劃更具合理性,就要制定計劃。GEC China 制定計劃的原則確保最寶貴的資產(chǎn)“時間”的經(jīng)濟價值;最高標(biāo)準(zhǔn)是將可以使用的時間投入到最有益處、最有成就的作為中;最低標(biāo)準(zhǔn)是用最少的時間去完成追求與設(shè)定的目標(biāo)。GEC China 制定計劃的意義為實現(xiàn)目標(biāo)作準(zhǔn)備,為時間效率的最大化作架構(gòu);在個人的工作范圍,規(guī)劃使用有限

20、的時間以達到目標(biāo);規(guī)劃自己的工作可以節(jié)省時間。GEC China 計劃制定的規(guī)則1.基本原則60/402.行事與時間分析表3.任務(wù)總表行事計劃表4.規(guī)則的、系統(tǒng)的、執(zhí)著的5.務(wù)實的規(guī)劃6.學(xué)習(xí)保持彈性GEC China 時間管理規(guī)劃系統(tǒng)GEC China 全方位檢查GEC China 制定你的日計劃日計劃就是每天要花一些時間規(guī)劃你的活動。你曾經(jīng)做過計劃,付諸行動的就是你的每一天。無論選擇何時你都可以寫下你當(dāng)天的工作,即使你的日計劃僅能成為一個有效快速的過程GEC China 日計劃的五步驟w 寫下任務(wù)w 估計做事的時間長短w 留些緩沖時間給未預(yù)見的事情（60/40規(guī)則）w 確定優(yōu)先順序,簡化及

21、授權(quán)w 追蹤與檢討GEC China （四）立即行動明確目標(biāo)分清輕重緩急制定計劃立即行動1234GEC China 1.克服拖延不要把難事往后拖不要把不喜歡的事往后拖不要把喜歡的事做過了頭工作細分自律防范于未然GEC China 2.避免混亂辦公室桌上的“5S”運動處理信息洪流GEC China 辦公桌上的“5S”運動 整理廢紙簍的作用 文件存檔系統(tǒng) “各就各位”的擺置 集中精力做一件事 不要總是重復(fù)處理同一文件 不要為了表面的整潔而塞入一處 下班前的清理GEC China GEC China 處理信息洪流報紙和雜志報紙和雜志備忘錄備忘錄電子郵件電子郵件和內(nèi)聯(lián)網(wǎng)和內(nèi)聯(lián)網(wǎng)外部郵件外部郵件和傳真和

22、傳真速讀速讀委派委派 細讀細讀添入添入閱讀文件夾閱讀文件夾留出時間細讀留出時間細讀復(fù)印和傳閱復(fù)印和傳閱丟棄丟棄歸檔、委派歸檔、委派或傳閱或傳閱采取措施采取措施GEC China 3.告別完美清楚你所從事的工作對質(zhì)量的要求80分標(biāo)準(zhǔn)不要為自己預(yù)留太充裕的時間GEC China “完美根本就不存在,了解這句話的人就等于人性智能的極致,期待擁有完美者是人類最瘋狂危險之舉。”19世紀法國詩人馬塞特GEC China 4.及時行動 “我其實沒有什么輝煌燦爛的功績。只有一點令我自豪的是:凡是我覺得應(yīng)該做的,我就去做而當(dāng)我決心做后,我便著手去做了?！?美國羅斯福GEC China 5.做好個人效率管理 時間

23、管理的目的就是將時間投入與你的目標(biāo)相關(guān)的工作,達到“三效,即效果、效率、效能。w效果是確定的期待結(jié)果;w效率是用最小的代價或花費所獲得的結(jié)果;w效能,是用最小的代價或花費,獲得最佳的期待結(jié)果。GEC China GEC China 個人高效管理的原則 一致（角色、目標(biāo)、工作重點、計劃,要前后一致。） 平衡（有效管理有助于你的工作、生活的平衡發(fā)展。） 有重心（秘訣在于不要先定出時間和先后順序,而要就事件本身的重要性來安排你的工作或辦法。） 有人性（有人性的個人管理有時會犧牲效率。） 能變通（任何的管理方法,都是在隨著或者是朝著你制定的目標(biāo)前進。） 攜帶方便（建議采用以周為單位的時間管理方式）GEC China 有效的個人時間管理步驟 確定角色（不必想得太嚴肅;只需要考慮未來一周你應(yīng)當(dāng)扮演好的角色。） 選擇目標(biāo)（短程目標(biāo)應(yīng)當(dāng)同中級目標(biāo)有聯(lián)系;在未來一周的目標(biāo)中,必須有一些是屬于真正重要但是并不緊迫的事情。） 安排進度（進度的安排可以根據(jù)所列的目標(biāo)來安排7天的行程。） 逐日調(diào)整（每天