辦事處管理制度

1、（辦事處）管理制度第一章工作職能與崗位職責(zé)孫學(xué)佇:經(jīng)再I導(dǎo)曲代表者.1人一 一用盧中心主行I人用戶中心主任1A哲幫代表若干人媒介管建機(jī)IA一、設(shè)置原則：辦事處：營銷經(jīng)理、用戶中心主任、綜合管理員，其中綜合管理員工資由營銷公司負(fù)責(zé)；可設(shè)營銷代表若干人。二、辦事處工作職能各辦事處是成都高威節(jié)能科技有限公司的駐外銷售機(jī)構(gòu)，是企業(yè)向市場延伸的重要窗口，其管理直屬于公司銷售部。辦事處代表公司的利益履行如下職能：1,辦事處根據(jù)公司的年度營銷方案，承擔(dān)公司下達(dá)的年度銷售任務(wù)，并組織銷售人員的二次任務(wù)分配。2 .辦事處根據(jù)公司的任務(wù)指標(biāo)，可按要求報招聘計劃，經(jīng)審批后，由辦事處負(fù)責(zé)組織、招聘、培訓(xùn)所需要的營銷代

2、表。3 .辦事處負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)厥袌龅拈_拓、客戶資源開發(fā)和管理；4 .辦事處代表公司負(fù)責(zé)與當(dāng)?shù)乜蛻舻穆?lián)系協(xié)調(diào)和銷售業(yè)務(wù)的往來。5 .辦事處負(fù)責(zé)對所轄區(qū)域高威產(chǎn)品的售前、售中、售后服務(wù)，處理客戶和用戶的投訴。6 .辦事處負(fù)責(zé)組織、策劃、執(zhí)行公司在當(dāng)?shù)厥袌龅漠a(chǎn)品宣傳、品牌宣傳、企業(yè)形象宣傳，提升晶牌和企業(yè)在當(dāng)?shù)氐闹取? .辦事處負(fù)責(zé)對當(dāng)?shù)芈毮懿块T的聯(lián)系、協(xié)調(diào)，處理好公司在當(dāng)?shù)氐墓碴P(guān)系，確保銷售業(yè)務(wù)工作的順利進(jìn)行。8 .辦事處行使對公司在當(dāng)?shù)氐呢敭a(chǎn)的保護(hù)管理權(quán)，確保公司的財產(chǎn)安全。9.負(fù)責(zé)收集、整理、反饋當(dāng)?shù)厥袌鲂畔⒓巴懈偁幘频臓I銷動態(tài)。10.根據(jù)公司的有關(guān)規(guī)定，執(zhí)行和負(fù)責(zé)各項資金回籠、費(fèi)用結(jié)算工

3、作。三、辦事處崗位職責(zé)（一）辦事處經(jīng)理的職責(zé)：1 .對本區(qū)域銷售工作的管理代表辦事處，接受公司分配給該區(qū)域的全年銷售任務(wù)，并確保如期完成。辦事處經(jīng)理在接受公司分配的任務(wù)后，要認(rèn)真分析研究市場，并對所負(fù)責(zé)區(qū)域進(jìn)行合理細(xì)分。負(fù)責(zé)作出全年銷售工作計劃，并對本區(qū)域的銷售任務(wù)進(jìn)行二次分配。將本區(qū)域的營銷代表分區(qū)域、定任務(wù)，以書面形式呈交銷售部作為全年工作考核依據(jù)。落實二次承包方案，作為工資核算依據(jù)。各辦事處經(jīng)理負(fù)責(zé)公司有關(guān)政策精神的傳達(dá)和安排執(zhí)行，督促本區(qū)域營銷代表的工作，定期完成公司下達(dá)的各項工作指標(biāo)，同時指導(dǎo)、幫助營銷代表提高業(yè)務(wù)水平。各辦事處經(jīng)理行使對該辦事處的管理權(quán)，按有關(guān)規(guī)定統(tǒng)籌好辦事處的營銷

4、代表的工作，負(fù)責(zé)辦事處人員的工作安排調(diào)動。對該區(qū)域的促銷費(fèi)用進(jìn)行區(qū)域和階段合理計劃分配。管理、監(jiān)控、指導(dǎo)辦事處所有人員對公司規(guī)定的各項管理辦法流程的執(zhí)行，杜絕違反公司規(guī)定及損害公司利益的違法行為發(fā)生，如有違反公司管理規(guī)定造成公司利益蒙受損失的，經(jīng)理要承擔(dān)直接管理責(zé)任和經(jīng)濟(jì)處罰。負(fù)責(zé)對辦事處的各項費(fèi)用的計劃、分配、監(jiān)控，合理、公開、公平地開支各項費(fèi)用。負(fù)責(zé)對辦事處各項固定資產(chǎn)辦公用品管理和保護(hù)，保證公司財產(chǎn)不受損失。每月根據(jù)辦事處人員的工作表現(xiàn)，進(jìn)行工作成績和業(yè)務(wù)能力的考核，填寫“月度評分表”，配合公司對辦事處人員的工資核算及定級考核工作。負(fù)責(zé)建立辦事處的銷售臺帳，對各經(jīng)銷單位的投款和提貨情況隨

5、時檢查，嚴(yán)格執(zhí)行公司銷售政策。每月必須組織駐外人員召開一次業(yè)務(wù)會議，并負(fù)責(zé)組織營銷代表按時完成“本月工作總結(jié)、下月工作計劃”，以及所有公司要求反饋的各項報表。2與各部門的協(xié)調(diào)管理辦事處經(jīng)理要與公司市場、營銷管理、用戶服務(wù)等部門密切配合，確保銷售工作的順利開展。協(xié)同用戶服務(wù)中心主任處理好與當(dāng)?shù)馗髀毮懿块T的關(guān)系。協(xié)助廣告代表公司的廣告員、廣告執(zhí)行人員，合理進(jìn)行廣告投放，配合經(jīng)銷單位共同策劃促銷活動，并監(jiān)督形象廣告的執(zhí)行情況。協(xié)同用戶服務(wù)中心主任，組織營銷代表加強(qiáng)對本區(qū)域的安裝維修服務(wù)網(wǎng)點的建設(shè)和管理工作，處理好客戶的投訴以及與商業(yè)單位的關(guān)系。協(xié)助營銷管理部，監(jiān)督和管理好中轉(zhuǎn)倉的貨物進(jìn)、出、存，每月

6、督促中轉(zhuǎn)倉保管員做出當(dāng)月的進(jìn)、出、存月報表，發(fā)現(xiàn)問題及時追查處理。3辦事處經(jīng)理的權(quán)限：行使辦事處的銷售任務(wù)的計劃分配權(quán)。行使辦事處人員的定崗分區(qū)，調(diào)動權(quán)。行使辦事處聘用人員的招聘權(quán)。行使辦事處人員的考核和解聘、建議調(diào)離權(quán)。行使辦事處的各項費(fèi)用計劃、開支、監(jiān)督使用權(quán)。行使辦事處人員的工資考核、分配建議權(quán)。行使促銷方案的計劃、審核權(quán)，品牌廣告建設(shè)執(zhí)行權(quán)。行使售后、售前服務(wù)的處理和建，議處理權(quán)。行使辦事處財產(chǎn)的管理、控制保護(hù)權(quán)。行使辦事處所需貨源的計劃調(diào)度權(quán)。（二）、用戶服務(wù)中心主任的工作職責(zé)：1協(xié)助辦事處經(jīng)理開展辦事處的各項管理工作，為搞好本區(qū)域的銷售工作，共同領(lǐng)導(dǎo)和組織分公司辦事處人員開拓市場，

7、服務(wù)市場、培育市場。2負(fù)責(zé)辦事處服務(wù)人員的組織、領(lǐng)導(dǎo)工作，并對本區(qū)域內(nèi)的售后服務(wù)工作全面負(fù)責(zé)。3負(fù)責(zé)監(jiān)控管理中心所轄網(wǎng)點的安裝維修質(zhì)量，按公司的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行考核。4積極配合營銷代表開拓市場，對符合建點條件的單位按程序及時設(shè)置特約維修安裝點。5負(fù)責(zé)辦事處售后服務(wù)員工的工作安排及工作考核，對嚴(yán)重違紀(jì)的員工有申請調(diào)離權(quán)（對公司員工）和解聘權(quán)（對聘用員工）。6負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)的經(jīng)銷網(wǎng)點的技術(shù)指導(dǎo)，定期進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，提高各經(jīng)銷網(wǎng)點技術(shù)人員的技術(shù)水平和服務(wù)素質(zhì)。7結(jié)合實際需要制定配件安全庫存量，定期提交合理的配件需求計劃，保證零配年的及時供應(yīng)。8完善配件及周轉(zhuǎn)機(jī)的管理，建立健全領(lǐng)用臺帳，每月定期盤點，確保帳、物

8、、卡相符。9嚴(yán)格控制網(wǎng)點零配件的領(lǐng)用情況，防止零配件流失。10組織人員認(rèn)真審核下屬網(wǎng)點安裝維修單的真實性、規(guī)范性，并做好用戶回訪工作。11及時處理用戶或有關(guān)部門委托處理的投訴事件，及時組織對特殊用戶的上門服務(wù)，并跟蹤結(jié)果，最大限度防止惡性投訴事件的發(fā)生。12每月及時收集產(chǎn)品信息和服務(wù)信息，按要求反饋用戶服務(wù)部，并對轄區(qū)內(nèi)產(chǎn)品質(zhì)量信息和維修技術(shù)難點，及時以書面形式反饋。13及時向網(wǎng)點傳達(dá)公司下發(fā)的安裝、維修工藝文件及通知，并按要求對網(wǎng)點進(jìn)行指導(dǎo)。14以不符合要求或違反公司規(guī)定的網(wǎng)點提出整改建議。經(jīng)批準(zhǔn)后負(fù)責(zé)網(wǎng)點撤銷的善后工作。15加強(qiáng)與消費(fèi)者協(xié)會、用戶委員會、技術(shù)監(jiān)督局等職能部門和各種傳媒的聯(lián)系

9、，確保樂華產(chǎn)品的有利地位。16了解競爭對手的情況和新舉措，并及時反饋部門。17負(fù)責(zé)每月按用戶服務(wù)部和分公司辦事處要求提供各種報表、帳目及工作總結(jié)。（三）、營銷代表的工作職責(zé)：1營銷代表必須全力配合辦事處經(jīng)理、用戶服務(wù)中心主任開展銷售及售后服務(wù)工作，如期完成本區(qū)域分配的銷售任務(wù)。2在接受公司分配的任務(wù)和區(qū)域內(nèi)二次分配任務(wù)后，必須擬定一份全年工作計劃，交辦事處經(jīng)理審核，并呈交營銷管理部作為工作考核依據(jù)。3必須按公司要求努力開拓目標(biāo)市場，協(xié)調(diào)好各商業(yè)單位的關(guān)系，管理好所負(fù)責(zé)區(qū)域的市場價格，監(jiān)督所轄區(qū)域內(nèi)的貨物流向，并負(fù)責(zé)處理所轄地區(qū)的用戶服務(wù)工作。4每月25號做出“當(dāng)月工作總結(jié)及下月工作計劃”，交分

10、公司經(jīng)理審核，并作為工作考核。5營銷代表要嚴(yán)格執(zhí)行公司的營銷方案，堅持現(xiàn)款現(xiàn)貨的原則，對收到的匯款、銀行承兌，要認(rèn)真檢查，去當(dāng)?shù)劂y行辨別真?zhèn)危?0萬元以上的匯票要求向開出行查詢，確保貨款安全。6對商業(yè)單位的來款匯票，必須當(dāng)天傳真回公司財務(wù)科，在傳真件上簽名確認(rèn)收訖日期。并做好分類登記，詳細(xì)記錄，如：投款日期、匯票日期、匯票號碼、金額、承兌匯票到期時間及承兌期幾個月等。7營銷代表必須定期與公司儲運(yùn)、財務(wù)科核對帳目，確保與經(jīng)銷商的經(jīng)濟(jì)帳目準(zhǔn)確。8根據(jù)當(dāng)?shù)厥袌鎏攸c，配合經(jīng)銷商及廣告代理公司共同策劃促銷活動，并負(fù)責(zé)對市場推廣部提供的廣告發(fā)布方案進(jìn)行有效論證，提出適合當(dāng)?shù)氐氖袌銮闆r的合理化建議。9認(rèn)真執(zhí)

11、行經(jīng)市場推廣部論證后的廣告促銷策劃方案和廣告代理公司制定的媒介組合計劃，搞好當(dāng)?shù)氐拇黉N工作。10負(fù)責(zé)本區(qū)域的樣機(jī)、宣傳資料的需求計劃制定、分發(fā)登記及使用跟蹤等。11負(fù)責(zé)對本區(qū)域內(nèi)發(fā)布的廣告進(jìn)行監(jiān)控，要求促銷活動每次一小結(jié)，并將書面報告反饋回市場推廣部。12密切與當(dāng)?shù)匦侣劽浇榈年P(guān)系，負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)氐膭討B(tài)新聞宣傳工作。13協(xié)同辦事處經(jīng)理，對銷售代表進(jìn)行招聘面試，將初試合格的詳細(xì)資料（身份證復(fù)印件，個人簡歷，學(xué)歷證書，銷售代表聘用登記表傳真回公司銷售部審核，并報營銷辦公室批準(zhǔn)。14每月對銷售代表的工作進(jìn)行考核，根據(jù)銷售代表的銷售實績定期填報銷售代表底薪及獎金匯總表，經(jīng)導(dǎo)購人員簽名，辦事處經(jīng)理確認(rèn)后，連同銷

12、售報表傳真回公司銷售部，以便結(jié)算銷售代表的工資和獎金。15通過各種信息渠道，積極收集當(dāng)?shù)厥袌鲂畔?，并及時將信息反饋回公司市場推廣部。16及時處理用戶的或有關(guān)部門委托處理的投訴事件，并跟蹤處理結(jié)果。（四）市場推廣經(jīng)理的職責(zé)1直接接受市場推廣部部長的領(lǐng)導(dǎo)，并接受分公司經(jīng)理的日常工作的管理。*依據(jù)公司整體市場推廣計劃，在市場推廣部的統(tǒng)一指揮下，執(zhí)行市場推廣部全國統(tǒng)一的市場推廣計劃。結(jié)合當(dāng)?shù)厥袌鎏攸c，制定本地區(qū)的市場推廣計劃，報市場推廣部備案。* 配合地區(qū)媒介執(zhí)行對媒體的購買，并進(jìn)行地區(qū)媒介監(jiān)測。* 配合辦事處經(jīng)理根據(jù)當(dāng)?shù)厍闆r，及廣告費(fèi)分配情況制訂階段性計劃，并報市場部備案。2負(fù)責(zé)促銷現(xiàn)場的布置、監(jiān)督

13、以及促銷材料的管理。* 按公司的CI要求，負(fù)責(zé)指導(dǎo)促銷現(xiàn)場的布置，并對宣傳、促銷效果進(jìn)行監(jiān)督，確保達(dá)到應(yīng)有廣告質(zhì)量。* 負(fù)責(zé)市場推廣部統(tǒng)一制作的POP與促銷計劃材料的申領(lǐng)與發(fā)放工作。*負(fù)責(zé)提出本地區(qū)辦事處產(chǎn)品樣機(jī)、POP與促銷材料制作需求計劃，報市場推廣部備案，并對制作成本、制作質(zhì)量加以控制。3負(fù)責(zé)區(qū)域?qū)з徣藛T的招聘、培訓(xùn)與管理：* 協(xié)助市場推廣部、分公司經(jīng)理對區(qū)域?qū)з徣藛T進(jìn)行招聘、培訓(xùn)、考核。* 依據(jù)市場部整體工作要求，指導(dǎo)導(dǎo)購人員的日常工作（賣場標(biāo)準(zhǔn)化陳列、導(dǎo)購人員行為規(guī)范、信息反饋等）* 建立地區(qū)導(dǎo)購人員管理檔案并報市場推廣部備案。4市場信息的收集與反饋：* 密切關(guān)注競爭對手的市場動態(tài)，

14、承擔(dān)區(qū)域市場的市場信息收集、匯總和分類整理工作，并及時反饋給分公司經(jīng)理和市場推廣部。* 建立地區(qū)市場推廣費(fèi)用分類登記臺帳并上報市場推廣部。（五）、分公司財務(wù)人員工作職責(zé)：1、組織與職責(zé)：1）、分公司財務(wù)人員由營銷公司直接委派，行政上接受所在分公司領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上接受營銷公司財務(wù)科領(lǐng)導(dǎo)；2）、貫徹執(zhí)行營銷公司財務(wù)管理制度和銷售管理政策；3）、根據(jù)營銷公司財務(wù)管理制度和銷售管理政策，協(xié)助經(jīng)理制定分公司各項管理制度；4）、主管分公司日常財務(wù)會計業(yè)務(wù)，協(xié)助分公司經(jīng)理搞好銷售財務(wù)管理，參與分公司的銷售管理；5）、對于營銷公司的調(diào)入的各類存貨建立進(jìn)、出、存管理制度，完善手續(xù)，保證公司資產(chǎn)的安全、完整、增值；負(fù)

15、責(zé)分公司客戶往來帳目的核對、清收。6）、協(xié)助分公司經(jīng)理，制定銷售回款回籠計劃，組織銷售貨款回籠營銷公司；7）、協(xié)助經(jīng)理制定費(fèi)用管理制度，正確劃分費(fèi)用種類，控制各項費(fèi)用額度，嚴(yán)把費(fèi)用開支關(guān)；8）、按時向營銷公司填報各類報表及提供其他信息；9）、負(fù)責(zé)分公司財務(wù)資料的審核，對分公司日常業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)控；11）、配合營銷公司各項業(yè)務(wù)審12） 、保管分公司各種財務(wù)資料；13） 、完成營銷公司臨時交給其他任務(wù)。2、權(quán)限：1）、對分公司銷售管理實施財務(wù)監(jiān)督；2）、對營銷公司制定的財務(wù)管理制度和銷售管理政策享有實施權(quán)。3、工作要求：1）、正確設(shè)置和使用會計科目，組織安排分公司會計核算工作；2）、嚴(yán)格執(zhí)行營銷公司存

16、貨管理規(guī)定，負(fù)責(zé)存貨出庫單據(jù)的填開、保管；3）、嚴(yán)格執(zhí)行分公司費(fèi)用管理制度，履行費(fèi)用報銷審核權(quán)，對違反公司財務(wù)管理規(guī)定的行為及時制止、糾正，對重大問題提出處理建議并上報營銷公司；4）、按存貨的品種、型號、數(shù)量建立商品調(diào)撥明細(xì)帳。5）、按客戶提貨型號、數(shù)量、金額及回款等明細(xì)內(nèi)容設(shè)置應(yīng)收帳款明細(xì)帳，并及時與各客戶核對。6）、建立并登記現(xiàn)金收支日記帳，掌握分公司費(fèi)用基金的使用情況。7）、每月底與倉庫對帳，并實施實地盤點，確保帳實相符。8）、按公司規(guī)定，設(shè)置客戶待開發(fā)票登記臺帳，序時登記、跟蹤客戶開具增值稅發(fā)票之?dāng)?shù)據(jù)資料。9）、設(shè)置客戶銀行票據(jù)登記臺帳，序時登記、跟蹤客戶開具的銀行票據(jù)的傳遞情況。10

17、）、按時向營銷公司報送各類報表。11）、嚴(yán)守公司秘密，維護(hù)公司利益。12）、定期與營銷公司核對各個會計科目，并將核對情況反饋營銷公司。13）、月底費(fèi)用備用金流水帳復(fù)印件，寄回營銷公司審核、備案。14）、協(xié)助分公司經(jīng)理處理日常業(yè)務(wù)。（六）、辦事處綜合管理員工作職責(zé)：1負(fù)責(zé)分公司辦事處的文件管理工作。2負(fù)責(zé)分公司辦事處發(fā)貨開單工作。3做好經(jīng)銷商檔案、安裝維修網(wǎng)點檔案、職能部門檔案、媒體檔案、用戶檔案等工作。4協(xié)助營銷代表做好宣傳資料的分發(fā)登記工作。5協(xié)助分公司辦事處經(jīng)理做好人員考勤及辦公用品購買及發(fā)放。6做好經(jīng)銷商的貨款登記及銷售臺帳工作。7做好分公司辦事處向公司信息反饋的組織督促工作。第二章辦事

18、處日常事務(wù)管理一、辦事處地點設(shè)立條件1各辦事處應(yīng)在各省的省會城市或直轄市居民小區(qū)設(shè)立。* 辦事處應(yīng)選在市區(qū)交通便利，有停車地點的地方；二、辦事處文明辦公規(guī)定1上下班紀(jì)律：* 分公司辦事處全體人員必須嚴(yán)格按規(guī)定時間上下班（8：0018：00），不遲到、不早退，不得無故曠工（包括開會、學(xué)習(xí)培訓(xùn)等）。* 各分公司人員每日上班必須按要求著裝和佩戴工作牌；* 在辦公區(qū)域要精神飽滿，積極工作，不打瞌睡，坐立要端正，不準(zhǔn)有坐在桌面上、腳放在桌面上等不雅觀行為。* 不準(zhǔn)在辦公場所進(jìn)行娛樂活動，做與工作無關(guān)的事。* 辦公場所要保持環(huán)境清潔，不隨地吐痰、亂丟廢棄物、辦公用品擺設(shè)整齊（包括門口一帶的環(huán)境清潔及門口通道不堵塞）。* 必須遵守崗位操作規(guī)程，履行崗位職能，未經(jīng)分公司經(jīng)理同意不能代崗，確保工作質(zhì)量。2禮儀：* 接待客人時，服務(wù)要周到（包括就座、茶水等），并且要注意個人形象及保證環(huán)境干凈舒適。* 辦事處經(jīng)理、業(yè)務(wù)員會見客戶時要著裝得體、注意形象、禮貌待客、言行舉止大方得體等。* 要按約定時間赴約，不遲到、不失約，如有特殊情況不能準(zhǔn)時到約定地點，則要向?qū)Ψ绞孪嚷暶鞑⒌狼浮?電話用語規(guī)范* 電話三聲鈴響要接聽，禮貌用語要牢記。接電話：“喟！您好，