資料室管理制度-18

1、-精品 word 文檔值得下載值得擁有 -山東天弘化學(xué)有限公司實(shí)驗(yàn)室資料室管理制度為保證實(shí)驗(yàn)室文件的完整、安全、保密，便于查找利用，增強(qiáng)資料的實(shí)用性和有效性，特制定本規(guī)定。第一章總則資料員，切實(shí)做好文件的收集、分類、整理、立卷、歸檔及印章的管理工作，保證文件資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件資料管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求。資料員形成書面臺(tái)賬與電子臺(tái)賬，建立資料入檔與借閱流程。第二章立卷歸檔的范圍最先獲取文件、資料的員工為第一責(zé)任人，有責(zé)任按照文件、資料的利用價(jià)值在獲得質(zhì)量負(fù)責(zé)人及技術(shù)負(fù)責(zé)人同意后，轉(zhuǎn)交資料室保存。文件、資料范圍包括但不限于以下資料：具有查考利用價(jià)值的原始記錄、報(bào)

2、告單、設(shè)備資料、圖標(biāo)、照片、聯(lián)絡(luò)單、電子文檔、質(zhì)量記錄及與實(shí)驗(yàn)室經(jīng)營建設(shè)活動(dòng)有關(guān)的記錄、會(huì)議紀(jì)要、各類評(píng)定、證件；實(shí)驗(yàn)室受控文件及非受控文件、 任命、人事資料、總結(jié)發(fā)言材料、 年度規(guī)劃材料、 經(jīng)營計(jì)劃、責(zé)任狀、合同（協(xié)議、備忘錄等具有債權(quán)、債務(wù)等明確權(quán)責(zé)的書面（雙方簽字或蓋章）材料，以下統(tǒng)稱合同）。資料分為機(jī)密資料與普通資料。機(jī)密資料包括但不限于以下資料：實(shí)驗(yàn)室受控文件、管理人員及各職能負(fù)責(zé)人人事資料、建設(shè)資料、管理規(guī)定、年度規(guī)劃材料、經(jīng)營計(jì)劃、責(zé)任狀等涉及不宜公開的經(jīng)營信息（包含電子版） 。第三章資料的移交歸檔資料的移交應(yīng)由移交雙方簽寫交接單，交接雙方應(yīng)對(duì)資料進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，并履行簽字

3、手續(xù)。各職能負(fù)責(zé)人形成或接收與本部室相關(guān)資料，收到七日內(nèi)必須列明清單移交資料室備案歸檔，比如程序文件由質(zhì)量負(fù)責(zé)人從中國合格評(píng)定國家認(rèn)可委員會(huì) CNAS獲取，并負(fù)責(zé)移交資料室；中國合格評(píng)定國家認(rèn)可委員會(huì) CNAS紅頭文件由質(zhì)量負(fù)責(zé)人獲取后移交至資料室。所歸檔資料要求均為正本或原件，若需歸檔復(fù)印件，則需書面說明，由實(shí)驗(yàn)室主任批示后進(jìn)行存檔。任何職能負(fù)責(zé)人和班組人員不得以任何理由拒絕歸檔。資料歸檔后若有更新，相應(yīng)職能負(fù)責(zé)人要及時(shí)通知資料員及使用班組人員進(jìn)行更新資料。-精品 word 文檔值得下載值得擁有 -精品 word 文檔值得下載值得擁有 -各班組人員及各職能負(fù)責(zé)人必須嚴(yán)格遵守資料移交制度，不得

4、無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料。逾期歸檔給予10 元 / 天處罰，造成損失的另行追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。第四章資料的管理資料員分類建立資料臺(tái)賬，同時(shí)建立電子臺(tái)賬具備電子搜索功能，方便查找。資料分類存放、便于存取，整潔衛(wèi)生、防火、防盜并定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保資料資料的完整與安全。資料員要做到隨時(shí)登記入賬、隨時(shí)歸檔。接待借閱時(shí)嚴(yán)格把關(guān)，確保資料的歸檔、借閱流暢、安全與保密。資料歸檔前，資料員對(duì)資料進(jìn)行劃分，加蓋“受控”或“非受控”標(biāo)志。按照相應(yīng)要求進(jìn)行存放與借閱。歸檔時(shí)，應(yīng)將同一資料的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)等附屬文件立在一起，在同一案卷中歸檔，不得分開。每份資料在右上角標(biāo)注資料號(hào)

5、，多份資料合訂一本，于封面明確案號(hào)起始，資料臺(tái)賬中明確目錄與之相應(yīng)。每份存檔的中國合格評(píng)定國家認(rèn)可委員會(huì) CNAS相關(guān)文件必須保證最少有兩套，可以對(duì)外進(jìn)行查閱，若只剩兩套或者兩套以下文件不能對(duì)外進(jìn)行借閱、提取，只剩三套文件可以對(duì)外進(jìn)行借閱，多于三套文件可以進(jìn)行提取。資料員每月 25 號(hào)進(jìn)行資料的統(tǒng)計(jì)核對(duì)，履行制度。第五章資料的借閱1 原則上資料均可借閱、 利用，借閱時(shí)間一般不超過七日。 本著既能保守資料機(jī)密，又能發(fā)揮資料的利用價(jià)值的原則，資料借閱只面對(duì)實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部。機(jī)密資料一般不借出、不復(fù)制、不攝影。2 普通資料的查閱，須登記并在資料室內(nèi)進(jìn)行。資料的借閱必須先經(jīng)過資料員審核資料存檔情況，符合借閱

6、標(biāo)準(zhǔn)后借閱人填寫資料借閱單 。借閱本人或其它的資料，由質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)及資料員審批，借用人在資料登記本上登記后方可借出。如需繼續(xù)借閱，必須提前辦理續(xù)借申請(qǐng)，經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人簽批同意后，方可繼續(xù)借閱。對(duì)于未辦理續(xù)借手續(xù)逾期歸檔給予 50 元/ 天處罰，造成損失的另行追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。3 外單位人員借閱、提取資料的，須有其相關(guān)職能負(fù)責(zé)人陪同擔(dān)保，經(jīng)以上批示后，質(zhì)量負(fù)責(zé)人、實(shí)驗(yàn)室主任逐級(jí)批準(zhǔn)后方可查閱、提取。借閱資料需延期的，必須提前辦理資料延期申請(qǐng)，經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人、實(shí)驗(yàn)室主任逐級(jí)批準(zhǔn)后方可繼續(xù)借閱。-精品 word 文檔值得下載值得擁有 -精品 word 文檔值得下載值得擁有 -5 機(jī)密資料的借閱，經(jīng)以

7、上批示后，實(shí)驗(yàn)室主任批準(zhǔn)后方可查閱。非本實(shí)驗(yàn)室人員不允許查閱機(jī)密資料。6 借閱的資料要妥善使用、不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁、掃描等，防止丟失和泄密。如遇丟失或損壞，要及時(shí)報(bào)告資料室，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，盡可能縮小可能造成的損失。否則將給予嚴(yán)肅處理。7 無審批手續(xù)或?qū)徟掷m(xù)不全， 不準(zhǔn)私自提供借閱； 對(duì)私自提供借閱造成不良后果，屬普通資料的，給予借閱人、資料員罰款100 元、 50元；屬機(jī)密資料的分別罰款500元、 200 元，并依法追究相關(guān)責(zé)任。8 凡調(diào)離或辭職的員工， 必須歸還其借閱或保存的資料， 方可辦理調(diào)離或辭職手續(xù)。第六章資料的保管期限及銷毀實(shí)驗(yàn)室資料保管期限暫定為永久保管，原則上資料不進(jìn)行銷毀處理。若存在更新?lián)Q代性質(zhì)的替代銷毀，資料員應(yīng)形成書面報(bào)告，說明銷毀理由、時(shí)間、替代內(nèi)容，經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人、實(shí)驗(yàn)室主任批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀；銷毀資料時(shí)，應(yīng)指定兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在資料銷毀清冊(cè)上簽字。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得銷毀任何資料。對(duì)私自銷毀資料的，給予相關(guān)責(zé)任人處以 200-1000 元的處罰，并追究相關(guān)責(zé)任。第七章資