會(huì)議室管理制度

1、會(huì)議室標(biāo)準(zhǔn)簡章1. 目的為了合理管控、標(biāo)準(zhǔn)及維護(hù)公司會(huì)議資源的使用，特制定該流程作業(yè)指導(dǎo)2. 范圍鶴壁天海所有會(huì)議資源3. 關(guān)鍵角色及應(yīng)負(fù)責(zé)任序號(hào)角色應(yīng)負(fù)責(zé)任001會(huì)議室管理員1. 統(tǒng)籌管理公司會(huì)議資源，指導(dǎo)并監(jiān)控各部門會(huì)議 資源的使用；2. 負(fù)責(zé)對公司所有會(huì)議資源進(jìn)行統(tǒng) 管理， 對會(huì)議 資源進(jìn)行例行化以及非例行檢查，并相應(yīng)做好記 錄，對于違規(guī)記錄進(jìn)行登記和月度匯總；3. 負(fù)責(zé)日常會(huì)議資源協(xié)調(diào)、設(shè)備整理、糾紛調(diào)節(jié)等 管理工作。002其他情況1. 會(huì)議資源鑰匙由會(huì)議管理員、保衛(wèi)科、清潔工 各保管一套；2. 清潔工負(fù)責(zé)清掃時(shí)間會(huì)議室開關(guān)門；3. 保衛(wèi)科負(fù)責(zé)節(jié)假日及17: 30分以后會(huì)議需求的 開關(guān)

2、門。003會(huì)議資源預(yù)疋者文員、助理1. 會(huì)議資源預(yù)訂者，對部門內(nèi)部會(huì)議資源需求協(xié) 調(diào)，填寫會(huì)議資源申請；2. 對部門內(nèi)部會(huì)議時(shí)間進(jìn)行建議與控制；3. 對部門內(nèi)部進(jìn)行會(huì)議室使用標(biāo)準(zhǔn)宣傳與設(shè)備操 作指導(dǎo)；4. 與部門職工溝通，對不需要的資源及時(shí)釋放。004會(huì)議室使用人1. 會(huì)議資源維護(hù)者之一，會(huì)前會(huì)后會(huì)議室6S整理、 會(huì)議設(shè)備保護(hù)者；2. 合理使用會(huì)議室時(shí)間管理、設(shè)備等、會(huì)后及 時(shí)關(guān)閉投影、電腦等；3. 會(huì)議資源使用人協(xié)助監(jiān)督者，對會(huì)議室前后使用 情況進(jìn)行監(jiān)控。005IT設(shè)備管理員IT部相關(guān)責(zé)任人對會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行全面檢查，每 周一次。4.內(nèi)容描述4.1會(huì)議資源申請4根據(jù)部門業(yè)務(wù)需求，通過行政部進(jìn)行

3、會(huì)議資源預(yù)定；4預(yù)定者預(yù)定成功后向需求人反應(yīng)預(yù)定情況，并指導(dǎo)部門職工對會(huì)議設(shè)備 的正確操作方法，提醒其遵守會(huì)議資源使用管理規(guī)定， 并催促會(huì)議組織者 在會(huì)議結(jié)束后做好會(huì)議室6S工作；如遇緊急會(huì)議或接待需協(xié)調(diào)會(huì)議資源，由部門文員負(fù)責(zé)資源協(xié)調(diào)；4日常會(huì)議資源預(yù)定可提前三天填寫申 請表，適用于內(nèi)部會(huì)議、公司級會(huì) 議、接待、會(huì)議等會(huì)議；預(yù)定視頻會(huì)議：請請按需求選擇第三會(huì)議室，并在會(huì)前通知IT進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)；預(yù)定 會(huì)議：請按需求選擇第二第三會(huì)議室；請盡量預(yù)定沒有門禁限制的第一會(huì)議室、第二會(huì)議室。會(huì)議室優(yōu)先權(quán)：展廳會(huì)議室：優(yōu)先政府接待及重大接待使用；第三會(huì)議室：原那么上只用于視頻會(huì)議，為緩解日常會(huì)議和接待所需

4、 會(huì)議室，可臨時(shí)供所有會(huì)議使用，但如果有視頻會(huì)議需要召開，必 須由優(yōu)先視頻會(huì)議使用。第四會(huì)議室： 優(yōu)先研發(fā)工程使用且僅限研發(fā)鎖定使用。4.2 會(huì)議資源使用4 會(huì)議前：4.2.1.1 會(huì)前 10 分鐘到會(huì)議室進(jìn)行確認(rèn)準(zhǔn)備， 假設(shè)會(huì)議室沒開門那么向管理 員申請翻開門鎖或借用鑰匙開門；4 當(dāng)會(huì)議室椅子不夠用時(shí)， 可借用 職工椅 ，但會(huì)議結(jié)束后務(wù)必將椅子歸還 至職工椅區(qū)相應(yīng)的位置并擺放整齊；4.2.1.3 會(huì)議如需使用較大的設(shè)備儀器， 請對會(huì)議桌面做好保護(hù)措施， 如： 在桌面上放置較厚的膠皮等，輕拿輕放、搬動(dòng)時(shí)不能在桌面上拖拉挪動(dòng)， 防止劃傷桌面；4 如會(huì)議不能正常召開， 請?jiān)谠桨笗?huì)議時(shí)間前告知文員

5、對會(huì)議資源進(jìn)行 釋放；4 當(dāng)會(huì)議資源發(fā)生協(xié)調(diào)時(shí)， 會(huì)議室預(yù)定人應(yīng)該及時(shí)反應(yīng)管理員對預(yù)定信息 進(jìn)行更改，否那么會(huì)議室使用時(shí)發(fā)生的不良記錄，將記錄原預(yù)定人部門。4.2.2 會(huì)議中：4 使用會(huì)議室時(shí)，所有與會(huì)人員必須自覺遵守會(huì)議資源使用管理相關(guān)規(guī)定；4 與會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議室整潔、 不亂丟垃圾、 不用在桌椅上亂寫亂畫， 不 用堅(jiān)硬的物品劃花桌面和皮椅；4 與會(huì)人員應(yīng)做好時(shí)間管理， 在自己所預(yù)定的時(shí)間內(nèi)完成會(huì)議， 不能占用 和延用他人資源時(shí)間。4.2.3 會(huì)議后：4 會(huì)議結(jié)束后，必須關(guān)閉投影儀、電腦電源，將遙控?cái)[放好，關(guān)閉會(huì)議室 照明燈，不帶走會(huì)議室線材、遙控、白板筆及白板擦等會(huì)議室標(biāo)配物質(zhì)；4.2.3

6、.2 將借來的職工椅歸還到原來的位置，并擺放整齊；4.2.3.3 會(huì)議提前結(jié)束較預(yù)定時(shí)間提前 30 分鐘以上請及時(shí)通知部門文 員對資源信息進(jìn)行釋放。會(huì)議室設(shè)備配置表樓層會(huì)議室名稱投影電視電腦VGA視頻鏈接線會(huì)議二套視頻會(huì)議一套一樓展廳VV按需按需二樓第一VV按需按需第二VVVV按需第三VVVV第四VVV按需按需4.4巡查及懲罰方法441管理員不定期對會(huì)議室使用情況進(jìn)行巡查以上所有內(nèi)容，并對 檢查情況根據(jù)表02?會(huì)議室檢查表日常使用情況?進(jìn)行登記記錄； 會(huì)議室清潔人員協(xié)助監(jiān)控以上所有內(nèi)容；管理員對會(huì)議室物質(zhì)進(jìn)行檢查，保障根本設(shè)備的根本配置，并對檢 查情況根據(jù)表01?會(huì)議室巡查表硬件設(shè)施?進(jìn)行登記記錄；4.4.4 IT設(shè)備管理員每周對IT設(shè)備例行巡查一次，并做好相應(yīng)的記錄；所有人員都有權(quán)對會(huì)議室使用情況進(jìn)行監(jiān)督，對因會(huì)議資源影響到 會(huì)議正常召開的情況均可反應(yīng)到管理員郵箱；上述人員反應(yīng)的信息經(jīng)核實(shí)屬違規(guī)行為后，將記當(dāng)次會(huì)議資源預(yù)定 人員不良一次如當(dāng)天預(yù)定多個(gè)會(huì)議室均未使用且未通知釋放，將按會(huì)議室個(gè)數(shù)記不