香港中文大學(xué)科技服務(wù)處處長(zhǎng)香港高校引進(jìn)教務(wù)管理erp系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)

1、中文大學(xué) 資訊科技服務(wù)處光漢 .hk高校引進(jìn)教務(wù)管ERP 系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)第五屆高校化可持續(xù)發(fā)展研討會(huì)May 7-8, 2009中 文 大 學(xué)University of特區(qū)教育界的一件大事n 2004 10 月：特區(qū)教育統(tǒng)籌局發(fā)表名為高中及高等教育學(xué)制對(duì)未來(lái)的投資的主文件， 并展開(kāi)為的公眾咨詢n 2005 5 月：發(fā)布高中及高等教育學(xué)制投資未來(lái)的動(dòng)方案報(bào)告n 2009 9 月：首屆新高中學(xué)生入學(xué)n 2012 9 月：首屆新學(xué)制大一學(xué)生入學(xué)中 文 大 學(xué) University of11/05/20097新舊學(xué)制比較3+3+4新學(xué)制時(shí)間表對(duì)大學(xué)極為關(guān)鍵的一年：20

2、12高校必須做事情n 應(yīng)付額外學(xué)生的硬件配套 (中文大學(xué)：+3,000)n 教學(xué)樓、宿舍、餐廳、體育館、交通等設(shè)施n 應(yīng)付額外一的課程n 修訂、學(xué)系、主副修、通識(shí)教育等學(xué)制n 增聘教授、職工n 檢討評(píng)核和畢業(yè)要求n 解決復(fù)雜的個(gè)案n 同級(jí)同制、交換生、轉(zhuǎn)系、休學(xué)、級(jí)n 現(xiàn)教務(wù)系統(tǒng)能否順過(guò)渡？各高校教務(wù)系統(tǒng)檢討結(jié)果n 繼續(xù)使用自n 浸會(huì)大學(xué)、工大學(xué)n 繼續(xù)使用現(xiàn) ERP 系統(tǒng)n 城市大學(xué)、嶺南大學(xué)、教育學(xué)院n 同屬 SunGard Bannern 引進(jìn) ERP 系統(tǒng)取代自開(kāi)發(fā)方案n 科技大學(xué)、大學(xué)、中文大學(xué)n 同屬 Oracle Peoplesoft Campus Solution大學(xué)教育資助委

3、員會(huì)的角色n 教資會(huì) (UGC) 的一些期望n 院校間某種程的合作和n 經(jīng)驗(yàn)、項(xiàng)目需求、目標(biāo)n 跟供應(yīng)商議價(jià)n 共享資源n 、系統(tǒng)啟動(dòng)后的支援服務(wù)n 聘請(qǐng)外判顧問(wèn)n 進(jìn)協(xié)調(diào)、建議和撰寫(xiě)報(bào)告中大學(xué)生系統(tǒng)UniversityInformation System (CUSIS)項(xiàng)目簡(jiǎn)介中 文 大 學(xué)University ofCUSIS 項(xiàng)目動(dòng)機(jī)n 提升教學(xué)與學(xué)習(xí)的支援n 為師和同學(xué)提供工具n 提供教學(xué)為本的入門(mén)(portal)n 加強(qiáng)管功能n 單一來(lái)源 (single-source) 而具權(quán)威性 (authoritative) 的學(xué)校n 消除孤島n 為學(xué)校提供及時(shí)和具價(jià)值的數(shù)據(jù)分析n 應(yīng)付 3+3+

4、4n 配合新學(xué)制n 處自 2012 開(kāi)始同級(jí)同制的問(wèn)題中 文 大 學(xué) University of11/05/200910為個(gè)別學(xué)處)建(如：入為個(gè)別設(shè)計(jì)有關(guān)全權(quán)擁有程式與數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)的獲取、管、儲(chǔ)存只照顧某些特定程(如：招生)系統(tǒng)設(shè)計(jì)采用當(dāng)時(shí)最合的技術(shù)和傳統(tǒng)的系統(tǒng)招1970s孤島 (Information Silos)University of1970sAdmissions 1970sJUPAS1990sTime-tabling1990sAlumni 1980sEarly Admissions2000sCourse Reg1980s11/05/200911Records中 文 大 學(xué) 架設(shè)橋 (B

5、ridging the Silos)Admissions 1970sJUPAS 1990sTime-tabling 1990sAlumni 1980sEarly Admissions 2000s11/05/200912Records中 文 大 學(xué) Course Reg 1980sERP 整合方案的優(yōu)勢(shì)n 提升學(xué)生服務(wù)n 個(gè)人數(shù)據(jù)新、上課時(shí)間表、網(wǎng)上選課、課程修讀要求等n 提升教師服務(wù)n 監(jiān)督學(xué)生進(jìn)、上課時(shí)間表、數(shù)字教學(xué)整合、學(xué)生等n 提升管效n 教務(wù)管、 院系報(bào)告、統(tǒng)計(jì)、非形式教學(xué)、獎(jiǎng)學(xué)管、畢業(yè)要求等n 整合n 單一和權(quán)威性管n 有于數(shù)據(jù)挖掘和情報(bào)分析11/05/200913中 文 大 學(xué) U

6、niversity of 中大學(xué)生系統(tǒng)UniversityInformation System (CUSIS)和顧問(wèn)的挑選中 文 大 學(xué)University of挑選和顧問(wèn)的基本n 目標(biāo)n 時(shí)間：必須在 2010 中投產(chǎn)n 資源：內(nèi)部人有限，以外判顧問(wèn)為骨干n 經(jīng)費(fèi)有限n 盡減低風(fēng)險(xiǎn)n 策n 將、顧問(wèn)公司、硬件和其他相關(guān)，避免分析過(guò)于復(fù)雜中 文 大 學(xué) University of11/05/200923前期準(zhǔn)備工作n 文獻(xiàn)研究n 邀請(qǐng)商n 邀請(qǐng)顧問(wèn)公司服務(wù)和安裝經(jīng)驗(yàn)n 拜訪本地和海外學(xué)校，吸取經(jīng)驗(yàn)，收集評(píng)語(yǔ)n 、英國(guó)、澳大亞n UGC 顧問(wèn)安排研討會(huì)n 三所本地院校交文獻(xiàn)參考：比較Source

7、: Gartner (October 2008)招標(biāo)程序n 發(fā)出意向征集書(shū) (Request for Information, RFI) 以掌握市場(chǎng)情況n 制訂標(biāo)書(shū)分析程序 (確游戲規(guī)則)n 正式招標(biāo) (Request for Proposal, RFP)n 1.使用權(quán)、2. 顧問(wèn)整合服務(wù)n 舉投標(biāo)簡(jiǎn)報(bào)會(huì)n 解釋目標(biāo)、程序、日標(biāo)書(shū)評(píng)核評(píng)核步驟 (1)n 采用建議方案和費(fèi)用遞交方式 (double-envelop system)n 先分析方案、后參考費(fèi)用n 參與守則n 一須作出公正(probity)n 并申報(bào)任何益n 避免與投標(biāo)公司私下接觸評(píng)核步驟 (2)n 成評(píng)選工作小組 (Selection

8、 Committee)n 下設(shè)四個(gè)獨(dú)小組 (Expert Groups)n 供應(yīng)商和系統(tǒng)顧問(wèn)公司 (VENDOR)n 成員：資訊科技服務(wù)處處長(zhǎng)，聯(lián)同校內(nèi)各部分管n 功能 (FUNCTION)n 成員：教務(wù)長(zhǎng)，聯(lián)同教務(wù)處、研究生處、學(xué)院等n 技術(shù)方案 (TECH)n 成員：資訊科技服務(wù)處各應(yīng)用與技術(shù)部門(mén)代表n 價(jià)格 (PRICE)n 成員：財(cái)務(wù)長(zhǎng)，聯(lián)同商務(wù)采購(gòu)組等代表評(píng)核步驟 (3)n 與供應(yīng)商面談、提問(wèn)、n 各小組進(jìn)獨(dú)評(píng)分、撰寫(xiě)評(píng)核報(bào)告n 綜合各組評(píng)分 (consolidate scores)n 開(kāi)啟報(bào)價(jià)信封n 合并方案得分與價(jià)格n 選出頭兩名最佳建議書(shū)作下一階段評(píng)核評(píng)核步驟 (4)n 兩家入

9、圍公司團(tuán)隊(duì)分別撰寫(xiě)工作計(jì)劃(statement of work, SOW)，并適地調(diào)整價(jià)格 (只能下調(diào))n 邀請(qǐng)用戶參加研討會(huì)n 盡明白各和業(yè)務(wù)程的需求n 顧問(wèn)根據(jù)對(duì)和大學(xué)業(yè)務(wù)程的認(rèn)識(shí)，系統(tǒng)集成和改所需的資源 (gap analysis)n 為期約一評(píng)核步驟 (5)n 用戶對(duì)顧問(wèn)能的評(píng)核n 顧問(wèn)是否明白我們的業(yè)務(wù)需要？n 是否有信心跟顧問(wèn)長(zhǎng)久和衷心合作？n 對(duì)顧問(wèn)可設(shè)置系統(tǒng)是否有信心？n SOW 是否完整？計(jì)劃是否完備？n 綜合考慮和服務(wù)的報(bào)價(jià)n 議價(jià)和商討各項(xiàng)合約條款 (約3星期)n 作出最終決定中文大學(xué)的選擇：Oracle Peoplesoft Campus Solution顧問(wèn)：Glob

10、al Business Services中 文 大 學(xué)University of參與項(xiàng)目實(shí)施的n 學(xué)生系統(tǒng)項(xiàng)目督導(dǎo)委員會(huì) (CUSIS Steering Committee)n 項(xiàng)目執(zhí)組n 熟悉業(yè)務(wù)程的用戶代表n 資訊科技服務(wù)處政管系統(tǒng)部、技術(shù)服務(wù)部、部n 大學(xué)教資會(huì) (UGC) 顧問(wèn)n 各持分者 (stakeholders)積極參與中 文 大 學(xué) University of11/05/200933項(xiàng)目的一些難點(diǎn)n 時(shí)間緊迫，工作大n 把過(guò)去三十的工作、業(yè)務(wù)、經(jīng)驗(yàn)的積，在內(nèi)全面審視并確定正確無(wú)誤n 讓用戶明白為何要把過(guò)去一直做得錯(cuò)的推倒重來(lái)n 用戶部門(mén)得同時(shí)兼顧日常工作和參與項(xiàng)目，人需求緊張n

11、 、：永遠(yuǎn)做得夠的工作n 本地缺乏顧問(wèn)n 懂得高校業(yè)務(wù)的顧問(wèn)足n 三所院校差多同時(shí)啟動(dòng)項(xiàng)目項(xiàng)目的一些潛在風(fēng)險(xiǎn)n 實(shí)施時(shí)間較長(zhǎng)n 能否把現(xiàn)時(shí)系統(tǒng)完全凍結(jié)？n 高成本、高資源需求n 復(fù)雜性高n 參與數(shù)目眾多n 必須在指定時(shí)間內(nèi)完成n 決策效受到考驗(yàn)n 持分者對(duì) ERP 項(xiàng)目認(rèn)識(shí)足n 完全是一個(gè)技術(shù)項(xiàng)目n 必須強(qiáng)調(diào)、探、學(xué)習(xí)、目下碰到的幾個(gè)大問(wèn)題 (1)n 學(xué)號(hào)格式需要改n 從 YYNNNNCD 改為 NNNNNNNNNNNn 課程編號(hào)格式需要改n 從意義豐富的-NNNN 改為意義豐富的X-NNNNNn 跟院系重新分工n 用多個(gè) 分別收集 、用填各種各樣的表格，工作只須做一次就可以，但究竟是那個(gè) 負(fù)

12、這個(gè)責(zé)任呢？目下碰到的幾個(gè)大問(wèn)題 (2)n 跨部門(mén) 共享 模式的改變n 當(dāng)所有 孤島的人們都跑到一個(gè)大陸上來(lái)，世界就從此和平嗎？n 孤島上光有 ，還有很多人n 系統(tǒng)正式啟用前后的微觀規(guī)劃n 每暑假前后的工作已經(jīng)排得很滿，如何把換系統(tǒng)的工作插進(jìn)去？n 每天正在使用的數(shù)據(jù)必須凍結(jié)，并轉(zhuǎn)移到新的數(shù)據(jù)庫(kù)，有足夠時(shí)間嗎？其他業(yè)務(wù)愿意為你延誤一點(diǎn)嗎？目下碰到的幾個(gè)大問(wèn)題 (3)n 沒(méi)法進(jìn)平使用測(cè)試 (parallel run)、也能后退的項(xiàng)目n 學(xué)號(hào)、課程編號(hào)、選課程序都改變。所有人都已接 到通知，還可以回頭嗎？n 個(gè)人隱私的權(quán)，可以是整合系統(tǒng)的一個(gè)n 獨(dú)自向服務(wù)對(duì)象收集和創(chuàng)造 ，它們有很強(qiáng)的由與其他部門(mén)

13、共享n 特區(qū)個(gè)人私隱公署建議，向任何個(gè)人收集資前，得 先清楚告訴有關(guān) 其收集的目的，收集后未得當(dāng)事人同意，能把資作其他用途管 (Change Management)n 憂慮轉(zhuǎn)變是人的天性？n 宣傳推廣，讓所有人知道項(xiàng)目的必要性、涉及范圍和日程n 管層積極參與，顯示校方的重視n 加強(qiáng)教育，減少擔(dān)憂n 及早通報(bào)，避免引起項(xiàng)目帶來(lái)的新思維n 數(shù)據(jù)整合n 現(xiàn)在：各自管分隔的數(shù)據(jù)庫(kù)n 將來(lái)：分擔(dān)維持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)的責(zé)任n 現(xiàn)在：各自數(shù)據(jù)庫(kù)的使用n 將來(lái)：重新定義存取數(shù)據(jù)的權(quán)限n 數(shù)據(jù)的擁n 從這是數(shù)據(jù)到這是我們的數(shù)據(jù)n 采用最優(yōu)化的業(yè)務(wù)程n 沒(méi)有需要因循以往的做法n 重要的是能達(dá)到有關(guān)程的目的項(xiàng)目時(shí)間表 (簡(jiǎn)化版)n 2007/07 成項(xiàng)目督導(dǎo)委員會(huì)n 2008/01 大學(xué)管層通過(guò)以 ERP 取代內(nèi)部開(kāi)發(fā)n 2008/