制度流程的信息化

1、（信息化知識）制度流程的信息化20XX年XX月多年的企業(yè)咨詢豉問經(jīng)驗.經(jīng)過實戰(zhàn)驗證可以落地機(jī)行的卓越管理方案，值得您下載擁有各種各樣的制度和流程文件構(gòu)成了企業(yè)的管理體系，而企業(yè)的日常運營就是基于這套體系展開的。因此，這套體系的標(biāo)準(zhǔn)化程度直接決定了企業(yè)管理的規(guī)范化程度；這套體系的精細(xì)化程度直接決定了企業(yè)管理的精益化程度；這套體系的清晰化程度直接決定了企業(yè)管理的執(zhí)行力大??；這套體系的集成化程度直接決定了企業(yè)管理的集約化程度；而這套體系的科學(xué)化程度更是決定了企業(yè)管理的先進(jìn)性程度。目前，企業(yè)的制度和流程基本上均是以文件的形式存于的，不管這種文件是紙質(zhì)的仍是電子的；也不管這種文件是以通告、紀(jì)要、紅頭文件

2、的形式發(fā)布，仍是以某種標(biāo)準(zhǔn)的格式發(fā)布?？墒?，這種以文件作為載體的管理體系隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，越來越顯得不能適應(yīng)企業(yè)管理和變革的需求。問題壹：文件形式發(fā)布的制度和流程數(shù)量眾多，格式多樣，詳略不壹,關(guān)系復(fù)雜；存于重復(fù)、沖突、缺失、冗余及描述不清晰的問題。企業(yè)于發(fā)展過程中，于不同的時間點由不同的管理人員制定且發(fā)布了各種制度和流程文件，這些文件采用的文檔格式未必統(tǒng)壹，描述詳略未必壹致，管理思想未必壹貫。如果我們對壹個達(dá)到壹定規(guī)模的企業(yè)歷年來所發(fā)布的制度和流程文件進(jìn)行梳理，壹定會發(fā)現(xiàn)不少重復(fù)制定且相互沖突之處，也壹定會發(fā)現(xiàn)不少制度和流程的缺失點。更為重要的是，企業(yè)內(nèi)部的制度和流程文件往往只有發(fā)布機(jī)制卻沒

3、有完備的退出機(jī)制，以至于很多不合時宜的制度和流程壹直于形式上仍作為正式規(guī)定而存于。當(dāng)下很多企業(yè)仍試圖基于傳統(tǒng)的文件管理手段進(jìn)行制度和流程的梳理。比如，將各種制度和流程文件進(jìn)行分類和編號，然后放于企業(yè)內(nèi)網(wǎng)上供查詢?？墒?，這種技術(shù)手段只能管理到文檔的名稱和編號，且沒有能力解決這些制度和流程之間相互重復(fù)、沖突的問題;也不能解決詳略不壹，語焉不詳?shù)膯栴}。另外，各種制度和流程之間是有關(guān)聯(lián)的，于很多文件中往往均會提到”關(guān)聯(lián)規(guī)定請參見XX制度及流程文件“。各種制度和流程之間的關(guān)聯(lián)直接決定了整個管理體系是否有效銜接，也決定了其運轉(zhuǎn)的效率及效果。流程和制度間的關(guān)聯(lián)關(guān)系如果通過文件內(nèi)的描述進(jìn)行說明，很難從整體上表

4、述清楚，更難以進(jìn)行維護(hù)；如果通過所謂的勾稽圖又顯得錯綜復(fù)雜，仍是見不清楚。問題二：文件形式發(fā)布的制度和流程構(gòu)成了企業(yè)內(nèi)部的各種管理體系，而靠文件這種技術(shù)手段很難解決企業(yè)內(nèi)部”管理體系孤島“的問題。企業(yè)于發(fā)展過程中往往會不斷地引入且應(yīng)用各種先進(jìn)的管理理念和方法，這些理念和方法的引進(jìn)壹般均以項目實施的形式展開，且隨著項目的結(jié)束以各種制度和流程文件的形式給企業(yè)留下壹套套管理體系。由于這些體系之間且沒有進(jìn)行過有效的整合，從而造成各管理體系之間存于相互脫節(jié)甚至相互沖突的情況。另外，這些項目通常又是以壹個或幾個部門為單位展開的，職能部門由于職責(zé)分工所造成的邊界效應(yīng)也進(jìn)壹步加劇了所謂”管理體系孤島“的形成。

5、“管理體系孤島”給企業(yè)造成的直接問題就是各種管理要求不能被真正全面地執(zhí)行。當(dāng)然，執(zhí)行不力不完全是由”管理體系孤島“所造成的，可是這個因素卻是被企業(yè)普遍忽視的。企業(yè)管理者于分析為什么員工的執(zhí)行力不夠時，很少會承認(rèn)是因為自已沒有把”應(yīng)該怎樣做事情“講清楚。有壹家很著名的企業(yè)，其多年來所制定管理制度有七八百本之多，最后導(dǎo)致具體執(zhí)行時員工均不知見哪本制度為好。其采購員曾抱怨說，哪道我下采購訂單時需要先見壹下全面風(fēng)險管理小組給我的內(nèi)控手冊>>，然后再見壹下質(zhì)量團(tuán)隊給我的ISO9001的程序文件>>，之后再見壹下平衡計分卡項目組發(fā)的行動計劃>>，接著再見壹下ERP項目組

6、寫得采購流程操作手冊，最后再下采購訂單？“。那么，這位采購員下采購訂單時究竟是遵循什么流程呢？其答案是：”按ERP規(guī)定的流程來做“。為什么呢？”因為ERP規(guī)定的流程均是固化的IT系統(tǒng)中的，繞不開！“。那么，其它管理體系的要求是否被執(zhí)行呢？這位采購員的回答是：”你只管做了，有問題他們自然會來找你，不來找你自然就說明沒有問題?！皢栴}三：文件形式發(fā)布的制度和流程很難進(jìn)行全面、高效的合規(guī)管理。讓員工不折不扣地按既定制度和流程開展工作，這本身就是壹個企業(yè)執(zhí)行力的體現(xiàn)。目前，制度和流程落地主要有三種方法。壹種是實施信息化的管理系統(tǒng)，將其固化于IT系統(tǒng)中，讓員工不得不按既定的制度和流程辦事。第二種是建立制度

7、和流程合規(guī)管理體系。第三種是通過企業(yè)文化建設(shè)，讓員工自覺樹立按流程辦事的觀念和流程管理的思想。所謂的制度和流程合規(guī)管理體系，就是壹套”人查人“的制度，也就是所謂的”四眼原理“，即壹個人工作，另壹個人來檢查。建立這樣的合規(guī)管理體系，企業(yè)應(yīng)標(biāo)識出需要進(jìn)行檢查的管控點，且定義相應(yīng)的檢查手段、人員、頻率和標(biāo)準(zhǔn)。然后，按預(yù)案以壹定頻率和周期不斷地對制度和流程中關(guān)鍵的節(jié)點進(jìn)行合規(guī)檢查，且出具合規(guī)檢查方案。然而，要對由制度和流程文件所構(gòu)成的企業(yè)管理體系進(jìn)行標(biāo)識管控點；定義相應(yīng)的檢查手段、人員、頻率和標(biāo)準(zhǔn)；制定檢查計劃且進(jìn)行合規(guī)檢查等壹系列合規(guī)管理工作，于工作效率和可操作性上均遇到了很大的挑戰(zhàn)。問題四：文件形

8、式發(fā)布的制度和流程很難對企業(yè)的管理體系進(jìn)行深入、全面和科學(xué)的分析和優(yōu)化。目前企業(yè)進(jìn)行制度和流程優(yōu)化的問題是沒有能力對現(xiàn)狀進(jìn)行充分分析和深入理解。只有充分了解了目前的情況和存于的問題，才能真正去設(shè)計壹個合理的優(yōu)化方案?；蚣みM(jìn)或漸進(jìn)，均需要基于現(xiàn)實作為壹個出發(fā)點。不然，任何優(yōu)化從某種意義來說均是盲目的。而由制度和流程文件所構(gòu)成的企業(yè)管理現(xiàn)狀卻很難給我們提供進(jìn)行科學(xué)分析的基礎(chǔ)信息。比如，我們想知道壹個崗位究竟于整個管理體系中涉及到了多少流程及流程步驟，進(jìn)而試圖分析和此崗位關(guān)聯(lián)的績效、技能和工作量是否有改進(jìn)的空間。如果基于制度和流程文件去進(jìn)行這樣的分析，其工作量將是巨大的，我們可能需要將所有文件搜索壹

9、遍且進(jìn)行整理，然后才能進(jìn)行關(guān)聯(lián)的分析工作。上述問題的解決之道是建立壹個模型化的而非文件化的企業(yè)制度和流程的信息化管理平臺。所謂模型化的而非文件化的企業(yè)制度和流程的信息化管理平臺指引入建模的技術(shù)和方法進(jìn)行制度和流程的管理。簡單地講，為制度和流程事先定義壹套描述的規(guī)則和方法，于這套規(guī)則和方法之上所建立的模型應(yīng)具有多維、多視圖、多層次和多格式的特點，全面反映企業(yè)的組織架構(gòu)、信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)實踐之間的關(guān)系。為不同層次、不同部門的人員提供壹個進(jìn)行制度和流程建模的信息化平臺。更重要的壹點是，模型化的企業(yè)制度和流程信息化管理平臺使企業(yè)的制度和流程于橫向和縱向上集成，展現(xiàn)出完整的端到端的流程，真正實現(xiàn)所謂管理的”橫向到邊，縱向到底“?？傊?，企業(yè)所有的制度和流程均必須于此模