辦公物資管理制度

1、辦公物資管理制度一、總則（一）為使辦公物資管理合理化，遵從“保證供應、方便工作、節(jié)省開支”的原則，特制定本制度。（二）本制度所指辦公物資是指文具、紙張等文案用品，辦公桌椅、檔案柜等家具、器具，電話機、傳真機、復印機、計算機、打印機、電扇、空調(diào)等辦公設備。二、適用范圍本制度適用于XXXXXXXXXX 有限公司。三、物資采購（一）各部門所需的辦公物資應統(tǒng)籌計劃，納入年度費用預算中，經(jīng)批準后，按月實施。（二）辦公物資采購及發(fā)放實行集中管理，由公司行政部負責。（三）辦公物資的月度采購：1、 部門負責人根據(jù)批準的月度費用預算，結(jié)合本部門的實際需要，填寫 辦公用品申購登記表（一式兩聯(lián)），將本部門下月需用的

2、辦公物資分類填寫，并于每月 25日報至公司行政部內(nèi)勤進行匯總，行政部內(nèi)勤根據(jù)庫存情況和各部門的緩急需要編制辦公用品申購匯總表，交財務部審核后報總經(jīng)理批準，由行政部實施采購。2、 對于紙張及物資價值在10 元人民幣以下的文具等低值易耗品不需填報采購計劃，由行政部內(nèi)勤根據(jù)各部門需求情況直接報外勤適時采購。（四）辦公物資的臨時采購：各部門因臨時或預算外需要而申請采購時，價值在人民幣100元以下的，經(jīng)行政部負責人審核后，由行政部外勤或直接采購；價值超過人民幣100元的，應填寫采購申請單，經(jīng)本部門負責人、行政部負責人、財務部審核、項目負責人審批后，由行政部實施采購；價值超過人民幣2000元的，三家比選后

3、制作價格比選表，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可實施采購。四、采購工作細則（一） 由行政部外勤負責公司辦公物資的采購，在每個預算年度開始前選擇三家以上的中等物資供應商進行比選，確定年度的供應商名單報總經(jīng)理審批。（二）外勤在實施采購業(yè)務時，應充分了解所購物資的品名、規(guī)格、質(zhì)量要求及其他特別要求，保證物美價廉。（三） 對供應商，應每季度對其價格進行徹底調(diào)查，并將調(diào)查結(jié)果報行政部負責人核定。如有必要，應確定新的供應商。（四）采購后要及時辦理入庫手續(xù)并登記采購臺賬。五、入庫工作細則（一）由行政部內(nèi)勤負責辦理采購物資的驗收、入庫手續(xù)。（二）辦理入庫手續(xù)時，內(nèi)勤應根據(jù)辦公用品申購登記表或采購申請單進行認真核對，仔細檢查

4、品名、規(guī)格、 數(shù)量和質(zhì)量是否符合要求，如不符合要求，有權(quán)拒絕入庫并督促外勤辦理退貨。如果符合要求，應填寫“入庫單”（本單一式三聯(lián)， 一聯(lián)內(nèi)勤留存，一聯(lián)交外勤辦理請款或報銷手續(xù)并留存于財務部，一聯(lián)每月 25日連同本月物資發(fā)放統(tǒng)計表一同交財務部用于盤點），辦理入庫手續(xù)，并登記庫存數(shù)量賬。六、庫房管理規(guī)定（一）內(nèi)勤應確保庫房及庫存物資的安全完整和庫容整潔，做到“八防四檢”：1、八防：防火、防盜、防潮、防霉、防鼠、防塵、防爆、防漏電。2、四檢：2.1 上班必須檢查倉庫門鎖有無異常，物品有無丟失。2.2 下班檢查是否已鎖門、拉閘、斷電及是否存在其它不安全隱患。2.3 經(jīng)常檢查庫內(nèi)溫度、濕度，保持通風。2

5、.4 檢查易燃、易爆物品是否單獨存儲、妥善保管。（二）內(nèi)勤應合理有效地使用庫容，分門別類碼放物品，保證出入方便、整齊有序。（三）內(nèi)勤應嚴格遵守倉庫保管工作紀律。倉庫保管工作紀律內(nèi)容如下：1、嚴禁在倉庫內(nèi)吸煙、動用明火。2、嚴禁無關(guān)人員進入倉庫。3、嚴禁在倉庫堆放雜物。4、嚴禁在倉庫內(nèi)存放私人物品。5、嚴禁私領、私分倉庫物品。6、嚴禁在倉庫內(nèi)談笑、打罵。7、嚴禁隨意挪動倉庫的消防器材。8、嚴禁在倉庫內(nèi)私拉亂接電源電線。（四）內(nèi)勤對庫存物資做到日清月結(jié)。發(fā)現(xiàn)盈余、短少、殘損必須查明原因，分清責任， 寫出書面報告，呈報行政部負責人和財務部門。財務部每半年應對物資庫房進行清查，并提出書面報告，報公司總

6、經(jīng)理。七、辦公物資發(fā)放細則（1） 辦公物資的發(fā)放應集中辦理：各部門指定專人負責辦公物資的領用、內(nèi)部發(fā)放及統(tǒng)計工作，需要時負責同財務部核對。未辦理入庫手續(xù)的物資不得發(fā)放，若需緊急發(fā)放需于發(fā)放同時辦理入庫手續(xù)。（2） 辦公物資應由行政部內(nèi)勤按照每月部門上交的辦公用品申購登記表簽字領用并同時辦理出庫手續(xù)，內(nèi)勤要認真核對和控制辦公物資的領用支出，準確無誤辦理發(fā)放，并登記庫存數(shù)量賬。（三）內(nèi)勤應于每月25日填報月度辦公物資領用匯總表（本表一式三份，一份自存，一份報行政部負責人，一份報財務部），財務部根據(jù)內(nèi)勤上報的月度辦公物資領用匯總表審核各部門的辦公物資領用是否超出了預算，視情況采取相應的措施。（四）對

7、家具器具、辦公設備和家電設備的登記與管理，按公司固定資產(chǎn)管理制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（五）職員離職時，必須向行政部辦理辦公物品歸還手續(xù)，未經(jīng)行政部認可的，不得為其辦理離職手續(xù)。八、盤點及報廢細則（一）每月30日前，內(nèi)勤應會同財務部指定人員對庫房進行盤點，將庫房盤點表的盤點數(shù)量與賬面數(shù)量核對。（二）若有盤虧，由內(nèi)勤填寫盤虧處理報告（一式兩份），由行政部負責人確認后，呈總經(jīng)理批準，一聯(lián)自存，一聯(lián)送財務部。（三）擬以“報廢”方式處理物品，財務部應會同行政部查明原因，并由行政部出具情況說明或處理意見，報公司領導審批簽字后，財務作出相應的處理。九、處罰辦法（一）違反以上規(guī)定，責任人處以人民幣20 元以上的罰款。（二）若人為原因致使辦公用具、設備損壞的，如責任人清楚，視情況由責任人賠償修理費的70% 100%，造成報廢或丟失的視情況由責任人賠償原值的70% 100%。如責任人不清楚，由該部門負責人承擔賠償額的50%，保管人或使用人承擔另外50%。十、附則（一）本制度由XXXXXXXXXX 有限公司行政部負責修訂和解釋。（二）本制度自20XX 年 1 月 1 日起試行。（三）附件1、辦公用品申購登記表2、辦公物資申購匯總表3、采購申請單（四）附加說明本制度審核人：公司總經(jīng)理：公司董事長：附件1:年 月辦公用品申購登記表部門:名稱型號單位