酒店管理系統(tǒng)操作手冊

1、.目錄第一章系統(tǒng)介紹2第一節(jié)系統(tǒng)特點簡介2第二節(jié)系統(tǒng)功能簡介3第三節(jié)系統(tǒng)運行4第四節(jié)系統(tǒng)退出5第二章客房預訂6第一節(jié)個人預訂6第二節(jié)團體預訂9第三節(jié)預訂信息9第三章入住登記10第一節(jié)床位入住10第二節(jié)套房入住11第三節(jié)團體入住11第四章交費退房12第一節(jié)床位退房12第二節(jié)套房退房14第三節(jié)團體退房15第四節(jié)轉房15第五節(jié)收銀記賬16第六節(jié)催繳欠款17第七節(jié)夜間稽查17第五章信息查詢17第一節(jié)團體信息17第二節(jié)旅客信息18第六章系統(tǒng)管理18第一節(jié)基礎資料18第二節(jié)營業(yè)資料19第三節(jié)客房設置20第四節(jié)操作員管理21第五節(jié)系統(tǒng)口令22第六節(jié)操作日志22第七節(jié)房態(tài)管理23第八節(jié)交接班23.第一章系統(tǒng)介

2、紹本章內容提要：?系統(tǒng)特點簡介?系統(tǒng)功能簡介?系統(tǒng)運行?系統(tǒng)退出第一節(jié) 系統(tǒng)特點簡介系統(tǒng)融合國內外先進的酒店管理思想，結合中國國情和管理基礎，采用MS SQL Server7.0大型數(shù)據(jù)庫、組件式開發(fā)等先進技術，優(yōu)化酒店管理流程，強化過程控制，構建企業(yè)數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)， 實現(xiàn)信息化管理。 為企業(yè)管理層提供最佳的企業(yè)管理手段，使企業(yè)信息資源充分共享，能有效提高企業(yè)工作效率和節(jié)約資源。系統(tǒng)實現(xiàn)了從客房預訂、 客人入住、 退房、交費的酒店業(yè)務全過程進行管理，對所有客房的狀態(tài)進行即時的更新和統(tǒng)計，對收費和欠費情況進行即時的統(tǒng)計、對欠費進行跟蹤和及時追繳， 從而有效地優(yōu)化酒店資源配置， 幫助酒店加速資金周轉

3、， 降低成本， 提高經(jīng)濟效益。界面風格清新靚麗、 簡潔流暢，用戶還可進行個性化設置， 操作方便、快捷，具有 Windows風格?；A資料可擴展性強， 對操作人員進行嚴格的口令管理、 操作日志管理和交接班管理，保障系統(tǒng)在安全，受控的狀態(tài)下運行。采用大型數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)真正的分布式網(wǎng)絡計算。能夠在大用戶量和大數(shù)據(jù)量的情況下，保證應用的穩(wěn)定性、數(shù)據(jù)的完整性和系統(tǒng)的可擴展性。.第二節(jié)系統(tǒng)功能簡介一、功能模塊圖圖1功能模塊圖二、功能摘要（一）客戶預訂錄入和查詢個人和團體預訂信息， 包括預訂房間的號碼、 房間名稱、 入住時間和預住天數(shù)以及定金交付情況。（二）入住登記分為三種入住方式：床位入住、套房入住、團體入

4、住。分別進行管理，可錄入和查詢客人入住的基本信息。包括房間號、 房租折扣、 交付押金、 客人姓名、 證件類型、 證件號碼等。確認后系統(tǒng)自動更新已入住房間的狀態(tài)。（三）交費退房既包括與入住對應的三種退房方式： 床位退房、套房退房、團體退房， 還可處理客戶轉房，收銀記帳、催收欠款等業(yè)務。（四）信息查詢可查詢所有正在入住或曾經(jīng)入住的團體和旅客的相關信息，包括團體名稱、 團體負責人、客人姓名、證件名稱及號碼等。（五）系統(tǒng)管理錄入和查詢酒店的基本信息、所有客房的基本信息，對操作員進行管理，還可修改客房.狀態(tài)，處理操作人員交接班。所有基礎資料一旦錄入，即可在需要的地方以查找方式錄入，充分共享。嚴格的口令管

5、理保證了系統(tǒng)的安全運行。第三節(jié)系統(tǒng)運行運行 Windows 開始 程序 酒店管理系統(tǒng) 酒店前臺管理系統(tǒng) V1.0 登錄到建好的賬套，系統(tǒng)登錄界面如下圖：圖 2操作員登陸界面錄入用戶名和密碼后，點擊確定，即可成功進入系統(tǒng)主界面：.圖3系統(tǒng)主界面第四節(jié)系統(tǒng)退出在系統(tǒng)初始界面中，退出系統(tǒng)有三種方式：點擊 ”文件 ”菜單欄，按 ”退出 ”菜單項。點擊系統(tǒng)初始界面最右上角圖符。點擊系統(tǒng)初始界面右上角命令按鈕執(zhí)行以上三種方式之一，系統(tǒng)都出現(xiàn)以下提示：圖 4系統(tǒng)退出提示界面用戶如果確定要退出，按是按鈕，系統(tǒng)退出。否則，按否按鈕，系統(tǒng)回到主界面。.第二章客房預訂本章內容提要：? 個人預訂? 團體預訂? 預訂信

6、息第一節(jié)個人預訂在主界面點擊客房預訂模塊的個人預訂圖標，系統(tǒng)彈出個人預訂單過濾窗口：可將過濾條件保存為方案圖 5 過濾窗口定義條件時，從“字段” 、“條件”下拉列表中選擇，有必要時在值中填列內容，組成一條過濾條件，點擊“添至列表”按鈕，則會將此條過濾條件添至列表中，作為當前的過濾條件，過濾條件可以有多條。點擊“保存”可將常用過濾框中的組合條件保存為.方案，在下次進入只要從過濾條件下拉列表中找出此方案即可。過濾條件編輯好后，單擊“確定”按扭，序進薄中顯示的是過濾出的單據(jù)列表：圖 6個人預訂單列表雙擊光標所在行，可打開已錄入的個人預訂單：圖 7個人預訂單界面也可點擊工具條上的按鈕，新增一張個人預訂

7、單，新增個人預訂單時需錄入預定客名，聯(lián)系電話、房間號碼、入住日期、預住天數(shù)等信息，錄入房間號碼時，應點擊該欄右側的按鈕，會顯示出系統(tǒng)已建好的客房資料：.圖 8查找客房資料界面通過光標上下移動， 選中某一房間， 雙擊該行或點擊 返回 按鈕，即可自動錄入房間號碼，并攜帶出該房間類型。 若客人交付定金， 還需錄入定金金額和幣別。 在單據(jù)上還可錄入備注信息。錄入完畢后， 點擊確定按鈕保存， 系統(tǒng)會自動檢查預訂的房間在預訂期間的是否為空，若為空則保存成功，若不為空，則會提示保存失敗。保存成功后，系統(tǒng)會自動將該房間的狀態(tài)置為預訂狀態(tài)。按鈕介紹：按鈕：新增一張個人預訂單。修改：對已錄入的個人預訂單進行修改。

8、按鈕：刪除光標所在行對應的個人預訂單，已入住后不能修改和刪除。按鈕：重新過濾個人預訂單。按鈕：對單據(jù)進行打印預覽。按鈕：對當前單據(jù)進行打印。按鈕：刷新當前屏幕內容。按鈕：退出個人預訂單模塊。.第二節(jié)團體預訂點擊團體預訂圖標， 可處理團體預訂業(yè)務。 過濾框的使用以及界面操作與個人預訂類似，對相同的操作不再贅述。 團體預訂業(yè)務與個人預訂業(yè)務不同的是， 團體預訂業(yè)務可在同一單據(jù)上同時預訂多個房間，應錄入團體名稱和聯(lián)系人：圖 9團體預訂單界面在查找錄入預定房間時，可使用 Shift 鍵或 Ctrl 鍵進行多選。必要項目填列完整后，點擊確定按鈕可對單據(jù)進行保存。系統(tǒng)會自動將預定房間的狀態(tài)由空房置為預定狀

9、態(tài)。第三節(jié)預訂信息點擊預訂信息圖標， 可對所有的預訂信息進行查詢， 通過該模塊， 可隨時掌握客房的預訂情況。錄入過濾條件后，點擊確定，進入預訂信息綜合查詢界面：圖 10預定信息查詢.第三章入住登記本章內容提要：? 床位入住? 套房入住? 團體入住第一節(jié)床位入住客人入住的方式分為床位入住、 套房入住和團體入住。 采用床位入住時， 同一房間中的剩余床位還可租給其他客人。 在入住登記模塊點擊床位入住按鈕， 選擇篩選條件后， 進入床位入住列表界面：圖 11床位入住列表該列表顯示了已入住房間和旅客的基本情況， 雙擊光標所在行， 可調出單據(jù)界面， 點擊新增按鈕，可辦理客人床位入住手續(xù)：圖12床位入住單.當

10、查找錄入房間號時， 界面只會顯示有空床位的房間信息， 操作人員須錄入房租折扣、 選擇付款方式，錄入預住天數(shù)，交付押金數(shù)額及幣別?？腿诵畔㈨椣聭腥肟腿诵彰?、性別、證件類型、證件號碼，入住原因等信息，客人也可隸屬某個團體，由該團體統(tǒng)一結賬。錄入完整后，點擊確定按鈕，系統(tǒng)即保存了入住信息。該房間的狀態(tài)變?yōu)槿胱顟B(tài)。第二節(jié)套房入住點擊套房入住按鈕， 處理套房入住業(yè)務， 套房入住以整個房間為出租單元， 而非以床位為出租單元。套房入住單的錄入項目與床位入住略有不同，如下圖：圖13套房入住單只需錄入房間號，不顯示房位號。其他項目的錄入?yún)⒄沾参蝗胱?。第三?jié)團體入住辦理團體入住業(yè)務時，通過團體入住模塊進行。

11、點擊團體入住圖標，進入團體入住模塊，以下顯示的是團體入住單：.圖14團體入住單團體入住單須錄入團體信息，包括團體名稱、負責人、聯(lián)系地址等?？蛇x多個入住房間，每個房間須錄入旅客姓名。錄入完整后，點擊確定按鈕，即可完成團體入住業(yè)務。第四章交費退房本章內容提要：? 床位退房? 套房退房? 團體退房? 轉房? 收銀記賬? 催繳欠款? 夜間稽查第一節(jié)床位退房同入住對應，退房也分為床位退房、套房退房、團體退房，處理相應的退房和收費業(yè)務。在交費退房模塊點擊床位退房圖標，選擇過濾條件后進入床位退房列表界面：.圖 15床位退房列表選定了需辦理退房的賬單后，打開編輯下拉菜單：圖 16打開編輯下拉菜單點擊退房，出現(xiàn)

12、退房處理界面：圖17床位退房單用戶可錄入結算幣別， 選擇付款方式， 錄入各費用項目的消費金額， 系統(tǒng)自動計算出應收金額，若押金超過消費金額之和，則為找零金額。項目錄入完畢，點擊確認退房按鈕后，完成床位退房業(yè)務。用戶也可在此界面點擊旅客信息，查看相關的旅客信息，如下圖：.圖 18旅客信息退房業(yè)務完成后， 系統(tǒng)會自動將此房間或引床位的狀態(tài)置為待清潔。用戶可在系統(tǒng)管理 房態(tài)管理中調整為空房。用戶還可利用編輯下拉菜單中的賬單查詢功能，來查詢已辦理完退房手續(xù)的賬單的明細情況。第二節(jié)套房退房套房退房業(yè)務與床位退房略有不同，套房退房以房間為單元，如下圖：圖 19套房退房項目錄入完畢后，點擊確認退房后， 完成

13、退房手續(xù)，系統(tǒng)自動記錄收入的金額，并更改房間的狀態(tài)。.第三節(jié)團體退房團體退房往往涉及多個房間，且可能一次入住，分次退房和結賬，比套房退房更為復雜，團體退房單包括需結賬房間、未結賬房間、團體信息三頁：圖20團體退房單用戶可在需結賬房間頁選擇相應的房間進行退房或結賬處理，在已結賬房間頁查詢已結賬房間的賬單，還可在團體信息頁查詢該團體的信息。第四節(jié) 轉房客人入住后， 因為種種原因可能需要轉房，可點擊轉房圖標辦理客人的轉房手續(xù)，選擇一張入住單，在編輯下拉菜單中選擇轉房，出現(xiàn)以下界面：.圖 21轉房單以查找方式錄入轉往房間號，預住天數(shù)， 若補交押金還需錄入押金金額，幣別，房租折價和付款方式。 錄入完畢后

14、， 點擊確認轉房， 即可完成轉房業(yè)務。 系統(tǒng)會自動將原房間消費金額轉到客人轉到的房間下，并更新原房間的狀態(tài)。第五節(jié)收銀記賬該模塊處理入住客人的消費記賬業(yè)務， 點擊收銀記賬圖標， 進行收銀記賬界面， 選擇入住信息行，在編輯下拉菜單中點擊收銀記賬，出現(xiàn)以下單據(jù)界面：圖22收銀記賬單選擇收銀項目， 本例中為中餐， 錄入消費金額的幣別后， 點擊記賬， 該收費即記入客人賬單，可在退房與房費一起結算。.第六節(jié)催繳欠款該模塊可顯示和打印入住客人未結算的消費賬單，用戶可利用該模塊即時查詢和打印催款單。點擊催繳欠款圖標，進入入住客人未結算消費賬單列表：圖 23入住旅客賬單第七節(jié)夜間稽查第五章信息查詢本章內容提要

15、：? 團體信息? 旅客信息第一節(jié)團體信息點擊團體信息圖標，可過濾和查看目前正入住或曾經(jīng)入住的團體的信息，如下圖：圖 24團體信息.第二節(jié)旅客信息點擊旅客信息圖標，可過濾和查看目前正入住或曾經(jīng)入住的旅客的詳細信息，如下圖：圖 25旅客信息第六章系統(tǒng)管理本章內容提要：? 基礎資料? 營業(yè)資料? 客房設置? 操作員管理? 系統(tǒng)口令? 操作日志? 房態(tài)管理? 交接班第一節(jié)基礎資料在系統(tǒng)管理模塊點擊基礎資料圖標，進行基礎資料管理界面，系統(tǒng)基礎資料包括性別資料、幣別資料、房間狀態(tài)、房間朝向、消費項目、客源資料、信用卡、掛帳單位、證件類型、旅客類型、訂單執(zhí)行狀態(tài)、付款方式、住宿原因、入住類型等。.圖 26基

16、礎資料房間類型、消費項目等資料可新增和刪除，新增時可在資料行點擊右鍵，出現(xiàn)以下界面：圖 27新增基礎資料點擊新增條目， 出現(xiàn)條目錄入界面， 錄入后點擊保存按鈕即可。 以上建好的資料可供業(yè)務處理時查找，充分共享。第二節(jié)營業(yè)資料點擊營業(yè)資料圖標， 出現(xiàn)系統(tǒng)設置界面， 分為酒店資料、 核算幣別、 營業(yè)資料、 其他頁，如下圖所示：.圖 28營業(yè)資料酒店資料錄入酒店的基本信息， 如酒店名稱、 電話、 地址等。核算幣別頁錄入結算的本位幣及代碼， 本版本以單一幣種核算， 外幣需折算為本位幣錄入。 營業(yè)資料頁錄入酒店規(guī)定的加收半天房租和全天房租的時間， 以及包房固定服務費， 包房全房租服務費比率等資料， 用于

17、結算。 其他項包括密碼最短長度設置， 操作日志文件大小設置等， 只有系統(tǒng)管理員才有權限進行以上設置。第三節(jié)客房設置該模塊用于建立詳細的客房資料， 供辦理酒店日常業(yè)務時查詢和引用， 是系統(tǒng)最重要的基礎資料之一，必須開始用本系統(tǒng)處理業(yè)務系統(tǒng)前完整錄入。每一個房間的信息包括房間號碼、房間名稱、樓層、房間朝向、房間類型、床位數(shù)、套房價格、床位價格等，其中房間朝向、房間類型可從基礎資料查找錄入。若房間存有圖片文件，還可指向該圖片文件。.圖 29客房設置錄入完畢后，點擊確定即可保存此房間資料。還可對房間資料進行修改、刪除、過濾、打印等操作，請查閱相關章節(jié)的按鈕使用說明。第四節(jié)操作員管理可利用本模塊進行操作員管理，包括新增、刪除操作員，錄入和更改操作員密碼等。圖30操作員管理.若操作員為系統(tǒng)管理員， 則具有所有操作權限。 若系統(tǒng)管理員欄為否， 則不能執(zhí)行系統(tǒng)管理模塊。第五節(jié)系統(tǒng)口令本模塊可更改當前操作員的密碼，點擊系統(tǒng)口令圖標，出現(xiàn)更改密碼對話框：圖 31更改密碼錄入老密碼和新密碼，并驗證密碼， 點擊確定，即可修改當前操作員的密碼，當前操作員下次登錄時，須錄入新密碼。第六節(jié)操作日志系統(tǒng)管理員可利用該模塊查詢系統(tǒng)使用記錄：圖 32操作日志.第七節(jié)房態(tài)管理該模塊可顯示每一個房間的詳細信息以