采購管理控制程序(1)詳解

1、3.1.3采購管理控制程序1 目的對采購過程及供貨方進行控制，確保所采購的產(chǎn)品符合規(guī)定要求。2 范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了物資采購管理規(guī)范。適用于對生產(chǎn)所需的原輔材料采購的全過程。包含對供應(yīng)商進行選擇、評價和控制。3 職責(zé)3.1供應(yīng)部 .3.1.1負責(zé)對各類原輔材料的評審、選定；3.1.2負責(zé)對供應(yīng)商的選擇、評價及控制；負責(zé)采購過程的管理，確保所購原材料符合規(guī)定的要求。制定采購過程管理辦法，包括對大宗原料、一般原料、包裝材料等的采購程序，制定選擇評價和重新評價供應(yīng)商的準(zhǔn)則；3.1.4供應(yīng)部對供應(yīng)商的能力進行評價, 并選擇合格的供應(yīng)商（采用奇數(shù)票否決制），將合格的供應(yīng)商作為供貨來源，確保采購的產(chǎn)品符合要求

2、，并將評定合格的供應(yīng)商列入合格供應(yīng)商名錄；3.1.5供應(yīng)部負責(zé)建立并保存供應(yīng)商業(yè)績記錄。其中包括：評價記錄、業(yè)績考核記錄以及對出現(xiàn)質(zhì)量問題的整改記錄；3.1.6 供應(yīng)部負責(zé)制定采購計劃， 明確采購產(chǎn)品的品名、 規(guī)格、數(shù)量、價格范圍、時限要求、供應(yīng)商名稱等；3.1.7 供應(yīng)部依據(jù)計劃單采購生產(chǎn)所需原輔材料， 要求優(yōu)質(zhì)低價，保質(zhì)保量、按時進貨；3.1.8 第一次大批量向新合格供應(yīng)商采購關(guān)鍵和重要原輔材料時，供應(yīng)部應(yīng)與供應(yīng)商簽定采購合同，明確品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任及到貨時間等，其中技術(shù)指標(biāo)應(yīng)依據(jù)原輔材料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)； 當(dāng)某些原輔材料需要供應(yīng)商在現(xiàn)場實施驗證時，供應(yīng)部應(yīng)與供應(yīng)商簽定

3、合同時說明驗證的具體事宜及產(chǎn)品的放行方式；3.1.9供應(yīng)部經(jīng)理審核年度、月度采購計劃，負責(zé)批準(zhǔn)周、日采購計劃；3.2質(zhì)檢部3.2.1負責(zé)編制原輔材料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及采購物資分類明細表原輔材料部分，明確采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、質(zhì)量技術(shù)指標(biāo)等，必要時對供應(yīng)商的生產(chǎn)或服務(wù)過程、 人員資格、質(zhì)量管理體系等提出要求；3.2.2參與對關(guān)鍵及重要原輔材料供應(yīng)商的現(xiàn)場考察和評價；3.2.3 當(dāng)采購信息發(fā)生臨時變化時，以質(zhì)檢部為主下發(fā)用料更改通知單至供應(yīng)部、生產(chǎn)單位、品管部以及相關(guān)部門。3.2.4負責(zé)編制原輔材料檢驗細則；3.2.5 依據(jù)原輔材料采購標(biāo)準(zhǔn)對采購物質(zhì)進行驗證，出具外購物料檢驗記錄表；3.2.6負責(zé)消殺劑及

4、消殺服務(wù)的質(zhì)量驗證。3.2.7參與對部分供應(yīng)商的現(xiàn)場考察和評價。3.3庫房3.3.1 負責(zé)對所有進庫貨物的有效管理， 嚴(yán)格執(zhí)行庫存物資管理規(guī)定，對庫存物料的質(zhì)量和數(shù)量負責(zé)。4 工作程序4.1確定需控制采購產(chǎn)品的品種和控制程度.4.1.1 確定所需控制的采購產(chǎn)品品種主要取決于該采購產(chǎn)品對隨后的產(chǎn)品實現(xiàn)或最終產(chǎn)品的質(zhì)量影響 ;4.1.2構(gòu)成最終產(chǎn)品的主要原輔材料必須控制;4.1.3 從公司經(jīng)濟利益考慮 , 大宗或涉及采購數(shù)量較大的采購產(chǎn)品必須控制 .4.1.4控制程度可以分為批批進貨檢驗、抽樣檢驗加驗證、供方檢驗報告或合格證加驗證活動方式。4.1.5供應(yīng)商的選擇、評價及控制4.1.5.1采購物資的

5、分類4.1.5.2 公司將采購物資分為三大類，對于 A類和 B類物資由質(zhì)檢部在采購物資分類明細表原輔材料中加以明確；4.1.5.3 關(guān)鍵物資（ A類）：關(guān)鍵原輔材料、能直接影響產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)效率的關(guān)鍵材料。4.1.5.4 重要物資（B 類）：紙箱、包裝膜、棒簽等間接影響產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)效率的為重要物資4.1.5.5一般物資（ C類）：零星采購的物品4.1.6供方的評價標(biāo)準(zhǔn)： 供應(yīng)部根據(jù)原輔材料驗收標(biāo)準(zhǔn)和生產(chǎn)要求，通過對原輔材料的質(zhì)量、價格、供貨期、售后服務(wù)進行比較，初步選定至少 2 家供應(yīng)商，確定該材料的主要供應(yīng)商及次要供應(yīng)商，記錄于供應(yīng)商選擇評審表中存檔，供應(yīng)部負責(zé)建立并保存供應(yīng)商業(yè)績記錄，并

6、根據(jù)采購物資的重要性，明確對供應(yīng)商的控制方式和程度。4.1.6.1對老供應(yīng)商：對提供關(guān)鍵和重要物資2 年時間以上的供應(yīng)商，應(yīng)定期（每年一次）向供應(yīng)部提供書面證明材料，可以包括以下內(nèi)容之一，以證實其質(zhì)量保證能力；4.1.6.1.1質(zhì)量體系認(rèn)證證書，對已按 ISO9000標(biāo)準(zhǔn)取得第三方認(rèn)證證書的供應(yīng)商可視為合格供方；4.1.6.1.2本公司對供應(yīng)商生產(chǎn)和質(zhì)量保證能力的調(diào)查結(jié)果；4.1.6.1.3供應(yīng)商產(chǎn)品的質(zhì)量、價格、交貨能力等情況的書面調(diào)查；4.1.6.1.4 供應(yīng)商近兩年供貨業(yè)績（包括質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)）評定情況。4.1.6.1.5供應(yīng)部組織人員對以上供應(yīng)商每一年評價一次。4.1.6

7、.1.6對新原輔材料及新供應(yīng)商的評價：4.1.6.2 對第一次供應(yīng)關(guān)鍵和重要物資的供應(yīng)商，采用小批量試用的方法，具體步驟如下：4.1.6.2.1供應(yīng)部要求新供應(yīng)商按原輔材料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)提供試驗樣品；4.1.6.2.2供應(yīng)部將樣品轉(zhuǎn)與質(zhì)檢部；4.1.6.2.3 質(zhì)檢部將小樣制成真實產(chǎn)品，產(chǎn)品研發(fā)小組進行效果測評，將評定結(jié)果記錄在供應(yīng)商評審表內(nèi)；4.1.6.2.4 驗證合格后，質(zhì)檢部對小樣進行理化指標(biāo)、衛(wèi)生指標(biāo)驗證；將驗證結(jié)果記錄在供應(yīng)商選擇評審表中；4.1.6.2.5對與生產(chǎn)使用關(guān)聯(lián)很大的原輔材料， 需生產(chǎn)部提出使用效果意見表；4.1.6.2.6樣品不合格時可再送樣一次；4.1.6.34.1.6.2

8、.104.1.6.2.94.1.6.2.84.1.6.2.7驗證合格后，供應(yīng)部通知供應(yīng)商小批量送貨；質(zhì)檢部對來料檢驗合格后， 交生產(chǎn)部門試用， 并由品管部在供應(yīng)商選擇評審表 中批量試用一欄中出具相應(yīng)試用后的報告， 反饋供應(yīng)部；對小批量進貨檢驗及試用不合格材料，則取消其供貨資格；對小批量進貨檢驗及試用都合格的供貨方，可列入合格供應(yīng)商名錄。對批量供應(yīng)的包裝材料，品管部在進貨時對其進行驗證并出具檢驗報告，并將檢驗結(jié)果填寫在供應(yīng)商選擇評審表中，可列入合格供方名錄；供應(yīng)商產(chǎn)品出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題，供應(yīng)部應(yīng)向供方發(fā)出質(zhì)量反饋表，并按損失索賠，如兩次發(fā)出質(zhì)量反饋表而質(zhì)量沒有明顯改進的，應(yīng)取消其供應(yīng)商資格。4.1

9、.6.4 供應(yīng)部每年對合格供方進行一次跟蹤評審，評審依據(jù)為外購物料檢驗記錄 質(zhì)量反饋表及按時、按量、售后服務(wù)等資料及狀況，填寫供方業(yè)績評定表，評價時按百分制，質(zhì)量評分占 60 分，交貨期評分占 20 分，其它（如價格、售后服務(wù)等）占 10，評定總分低于 80 分（或質(zhì)量評分低于 54 分），應(yīng)取消其合格供方資格；如因特殊情況留用， 應(yīng)經(jīng)研發(fā)小組評定后重新確認(rèn)。 品管部應(yīng)加強對其供應(yīng)物資的進貨驗證。 連續(xù)第二次評分仍不及格， 應(yīng)取消其供貨資格。4.2.54.1.6.64.1.6.5本公司的服務(wù)供方（如運輸）也可執(zhí)行本程序；對于外包物資的采購：外包裝箱、各種包裝袋、杯等包裝材料以及定做的各種輔屬設(shè)

10、備， 由設(shè)計部或設(shè)備部制定圖樣， 提供材料標(biāo)準(zhǔn)分別給供應(yīng)商和公司有關(guān)部門， 該類供應(yīng)商的選擇與上述的選擇辦法相同，以研發(fā)小組的意見為主。4.2采購流程每周五下午 5：30 銷售部將下周銷售計劃轉(zhuǎn)與生產(chǎn)調(diào)度部；4.2.1 生產(chǎn)部依據(jù)庫存報表及供應(yīng)部提供的物料采購最短周期 ，對于短缺物料填制申購單一式三聯(lián)，需生產(chǎn)部經(jīng)理批準(zhǔn)，供應(yīng)部及倉儲部各一聯(lián)，便于采購和收貨；4.2.2 對于零星采購的物資， 公司所有相關(guān)部門均需填制 申購單，報部門經(jīng)理批準(zhǔn)，交供應(yīng)部實施；4.2.3供應(yīng)部根據(jù)批準(zhǔn)的申購單，對在合格供方名錄中的供應(yīng)商電話要貨，核對到貨數(shù)量、到貨時間，并按原料、食品添加劑、包裝分類記錄于物資采購臺帳

11、；4.2.4對于新產(chǎn)品的首批物資采購， 應(yīng)由供應(yīng)部結(jié)合庫存實物報表及新產(chǎn)品用料計劃單填制申購單，發(fā)至倉儲部；物資到倉庫后，倉庫保管員首先核對申購單，確認(rèn)供應(yīng)商、來料名稱、數(shù)量無誤后， 開具報檢單，向品管部原材料檢驗員報檢；申購單與來料有異議時，保管員應(yīng)反饋供應(yīng)部及調(diào)度部；4.3.14.2.74.2.6采購物資的驗證：原材料檢驗員按照原輔材料驗收標(biāo)準(zhǔn)關(guān)于原輔材料進廠檢驗的有關(guān)規(guī)定對原料、包裝材料實施進貨驗證，并出具檢測報告，發(fā)至倉儲及供應(yīng)部；4.2.8檢驗合格后，保管員開具驗收單，原材料檢驗員簽字蓋章；檢驗結(jié)果不符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)時，如果不影響使用，經(jīng)品管經(jīng)理批準(zhǔn)讓步接收，供應(yīng)部與供應(yīng)商協(xié)商給予一定補償，并將協(xié)商結(jié)果轉(zhuǎn)與財務(wù)部；4.2.9 對于不合格物料，原材料檢驗員發(fā)出不合格品通知單至倉儲部及供應(yīng)部，供應(yīng)部通知供應(yīng)商退貨。4.3緊急放行物資的控制若因生產(chǎn)急需或其他原因， 原材料來不急檢驗 , 或檢驗結(jié)果不能及時出來在可追溯的情況下